نحوه گزارش نویسی اداری

  • گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

      نطق پیش از دستور: این هفته در محل کار برایمان کلاس آموزش گزارش نویسی و مکاتبات اداری گذاشته اند.هنوز نمیدانم که از این کلاس چیز بدرد بخوری درمیاد یا نه،ولی هم برای اینکه مجبور به مطالعه دوباره جزوه کلاس شوم و هم شاید یک بنده خدایی نفعی این وسط ببرد، جزوه کلاس را روزبروز اینجا می نویسم .راستی منبع کلاس هم کتاب گزارش و نگارش در روابط عمومی نوشته حسین عماد افشار از انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی است.<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />   گزارش: عبارت است از دادن اطلاعات سازمان یافته یا نظر مشورتی در امری که بر مبنای آن اتخاذ تصمیم آگاهانه برای گیرنده امکانپذیر باشد.   انواع گزارش: اطلاعی، تحقیقی، تحلیلی   گزارش اطلاعی : اینگونه گزارش بر مبنای وقایع و حقایق تهیه و تنظیم می شود و در آن گزارشگر اطلاعات لازم را اعم از پیشامدها و ارقام و آمار در اختیار گیرنده گزارش قرار می دهد بدون آنکه درباره مطالب گزارش توضیح بیشتری دهد یا به تفسیر و تحلیل اطلاعات بپردازد.مانند :گزارش روزانه، ماهانه و سالانه   گزارش تحقیقی: گزارشهای تحقیقی یا پژوهشی بر پایه تحقیق و بررسی استوار است.این نوع گزارشها گاهی صرفاً پژوهشی است و در آن گزارشگر تنها به ذکر تحقیقات و کشفیات تازه خود می پردازد و به گزارش خود کاملاً جنبه علمی و فنی می دهد و گاهی نحوه بهره برداری از کشف و تحقیق نیز مورد توجه قرار می گیرد و راههای استفاده پژوهش و انطباق آن با محیط خارج هم در گزارش منعکس می شود.   گزارش تحلیلی: این نوع گزارش را می توان کاملترین نوع گزارش دانست زیرا که آمیخته ای از گزارش اطلاعی و تحقیقی است. در این نوع گزارشها اطلاعات موجود و تجربه های اندوخته از یکسو و تحقیق آزمونهای جدید از سوی دیگر بکار گرفته می شود و گزارش با تجزیه و تحلیل و تفسیر مطالب همراه است معمولا در این نوع گزارش به حل مشکلات و مسائل می پردازند و آینده را پیش بینی می کند و برای مبنای تحقیق و به صورت علمی پیشنهادهایی ارائه می دهند.   پ.ن1:اینکه رئال مادرید با خاک یکسان شد هم مثل برد استقلال خیلی حال داد.ولی امشب با شنیدن ویران شدن رم در برابر یوونتوس چه شبی شد.خیلی کیف کردم.   پ.ن۲:اینکه اینجا دو روز مطلب نداشت تقصیرآبدارچی بود با این نظرش: هنوز نخوندم ... حقیقتش وقتم ندارم چون باید برم خونه تا شنبه اپ نکنی که بیام نظر بدم چشمک ... حالا یکی نیست بگه اخه مرتیکه تو چه نظر بدی چه نظر ندی چه به درد صادق خان میخوره ... خیلی بدی تو ذوق بچه میزنی باشه ...   پ.ن۳:وبلاگستان با معرفی راهیان سپیده بروز است



  • نحوة تنظيم وارائه گزارش

    بدون شك ارتباط در شكل ها واز ديدگاههاي گوناگون تعريف شده و در مجموع بيانگر اين واقعيت است كه : ارتباط اساس شكل گيري جوامع و گرداننده چرخ هاي عظيم آن و نهايتاً لازمه زندگي است، ارتباط عبارت است از فن انتقال اطلاعات، افكار و رفتارهاي انساني از يك شخص به شخص ديگر، بطور كلي هر فرد براي ايجاد ارتباط با ديگران و انتقال پيام هاي خود به ايشان از وسايل مختلف استفاده مي كند مثلاً وقتي انسان با نگاه يا لبخند نشاط خود را به ديگري نشان مي دهد؛ يا هنگامي كه شخص به شخص ديگر صبح بخير مي گويد؛ با بيان شفاهي دوستي و صميميت خويش را به او مي فهماند، به همين ترتيب، موقعي كه انسان به ديگري نامه مي نويسيد، با بيان كتبي مقصود خود را به نظر او مي رساند و با وي ارتباط برقرار مي سازد.  عنـاصـر مهـم ارتبــاط( شكل گيري ارتباط ): 1-پيام دهنده (مبدأيا فرستنده): شخص (كلام)، نوشته، تصاوير و يا حركات فرد 2- پيام: نوشته (نامه،روزنامه،كتاب)، امواج (راديو،تلويزيون،تلفن،تلگراف و..)، حركات دست وعلائم رمزي و... 3- گيرنده پيام (مقصديا مخاطب ) : فرد شنونده، بيننده يا خواننده و يا يك گروه اجتماعي 4- بازگشت : (اثر ياباز خورد) 5- وسيله ارتباط :‌(كانال يا مجرا)  پيام دهنده: برقرار كننده ارتباط است، پيام خود را با هدفي خاص به صورت گفتار و نوشته، بطور حضوري و يا با استفاده از رابط به پيام گيرنده منتقل مي نمايد. گيرنده پيام: فرد يا افراد و يا گروهي مي باشند كه پيام به خاطر و براي آنها ارسال گرديده است. ممكن است گيرنده پيام يك شخصيت حقيقي، يك  گروه اجتماعي و يا جامعه اي             خاص باشد. پيام: همان چيزي است كه ارتباط به منظور انتقال آن برقرار گريده است، پيام ممكن است انتقال اطلاعات و اخبار، فرمان، درخواست و ... باشد كه به اشكال مختلف ماننده علائم، گفتار، تصوير و نوشته منتقل مي شود. وسيله ارتباط: منظور ابزار و وسايلي كه در ارسال پيام، پيام دهنده و پيام گيرنده را كمك          مي نمايد، وسايل ايجاد ارتباط به دو گروه عمده، اصلي و كمكي تقسيم مي شوند. الف) وسايلي كه پيام بوسيله آن ارائه مي گردد مانند بيان (گفتار)، نوشته و علائم ب) ابزاري كه وظيفه انتقال پيام را بر عهده دارند ماننده تلفن،فكس، راديو، روزنامه،مجلات، پست، نامه رسان و...   آثار يا بازخورد (Feed-baek) : طبق يك اصل كلي هر عملي را عكس العملي است، مستقيم و مخالف جهت آن، بدون شك ارسال پيام در ايجاد ارتباط يك عمل مي باشد كه به عكس العمل بوجود آمده باز خورد گفته ميشود. انواع ارتباط از لحاظ محتوا و كاركرد: 1- ارتباط خصوصي : اين ارتباط بدون واسطه ، رو در رو، فوري و مستقيم است                      (قابل رويت بودن آثار ...

  • گزارش نویسی

    گزارش نویسی در زیر به بیان ارکان یک گزارش پرداخته و آن را تشریح می کنیم :    اركان گزارش   اركان گزارش هاي اداري وفني درحالت متعارف عبارتنداز: -        عناوين -        متن گزارش -        امضاء -        گيرندگان گزارش -        ضمائم   موارداول تاسوم يعني عناوين ،متن وامضاءجزواركان اصلي بوده ودرصورتي كه گزارش فاقدهركدام ازآنهاباشد،مصداق خودراازدست مي دهد. مواردچهارم وپنجم دردرجه دوم اهميت قراردارد.ممكن است برخي ازگزارش هانيازي به آن نداشته وبدون رونوشت وضميميه تهيه ودرجريان كارقرارگيرد. اينك براي توجه بيشترهركدام به شرح هريك مي پردازيم .   الف –عناوين : منظورازعناوين گزارش ،ذكرمطالبي درابتداوآغازكاراست كه معرف وشناسنامه گزارش بوده ودرآغازبيان مي گردد. اين قسمت همانندعناوين نامه هاي اداري نمايشگرگيرنده ،تهيه كننده وموضوع بوده كه باافزودن ابعادديگري چون زمان ومكان تهيه درامرگزارش نويسي ودرقالب واژه هاي ماننده :به ،از، موضوع ،زمان ومكان مورداستفاده قرارمي گيرد. كه اينك به شرح هريك ازآنهامي پردازيم . عنوان گيرنده گزارش :  منظورازگيرنده گزارش :شخص مقام سازماني ،گروهي خاص ،سازمان وياواحدمعيني است كه گزارش درارتباط وخطاب به آن تهيه مي گردد. عنوان گيرنده گزارش راواژه ((به )) مشخص مي شود . درجلوواژه مزبورممكن است عناويني مشابه جملات ذيل قيدشود. به :آقاي الف –مديركل امورمالي به : موسسه تجارتي ستاره به: اعضاءكميسيون حل اختلاف به :اداره كل كارگزيني به :سازمان امورمالياتي كشور   عنوان گزارش دهنده : منظورازگزارش دهنده عبارتست ازشخص ،مقام سازماني ،سازمان وياواحدي  كه گزارش تهيه وارائه مي نمايد.واژه مبين اين عنوان ((از))مي باشد. گزارشگرممكن است يك فرد،يك موسسه ياسازمان ،يك گروه ويافردي ازسازمان وموسسه اي خاص بامأموريت ويژه اي باشدمانند: از:الف –كارشناس اموراداري   عنوان موضوع :  منظورازموضوع عبارت كوتاه وگويايي است كه بيان كننده محتوي گزارش باشد. موضوع گزاش باكلمه ((موضوع ))مشخص وبعدازعناوين گيرنده وفرستنده گزارش قيد مي‌گردد،مانند: به :      اداره كل بازرسي ورسيدگي به شكايات از:       آقاي الف –كارشناس حقوقي موضوع :گزارش رسيدگي به پرونده ساختمان نيمه تمام انبارتهران دربرخي ازمواردايجاب مي نمايدكه بجاي ذكركله عنوان ((موضوع ))هدف گزارش طرح گردد. دراين صورت فقط واژه ((هدف  ))بجاي كلمه موضوع نوشته مي شودمانند: هدف:بررسي وضع ديپلمه هاي بيكارجهت شناخت مشكلات آنها. روال برخي ازگزارش هاايجاب مي نمايدكه هم موضوع قيدگرددوهم هدف  مطرح شود. مانند: موضوع :گزارش نتيجه بررسي درباره ترافيك شهرستان ...

  • گزارش نویسی (قسمت هفتم - فصل سوم)

    3-4 تقسیم بندی بر حسب تعداد نفرات درگیر در کار گزارش گزارش­های ادواری و اتفاقی به دو صورت تهیه می­شوند: الف- گزارش فردی: برای مواقعی است که کار محدود و کوچک باشد و یا در آن سازمان کارشناس کافی وجود ندارد تا به مسایل آگاه باشد و یا مدیران ترجیح می­دهند یک نفر را که به او اعتماد دارند برای گزارش بفرستند و در بیشتر مواقع وقتی مسئولیت متوجه یک نفر است نتیجه بهتری بدست می­آید. ب- گزارش گروهی: در تهیه این گزارش چند نفر همکاری می­کنند و بیشتر برای مواقعی است که کار گسترده می­باشد و مسئولان می­خواهند همه جوانب امر در نظر گرفته شود، در این صورت باید افراد گروه در علوم و فنون گوناگون که مربوط به مسایل مورد تحقیق می­باشد آگاه باشند و همه خود را مسئول حسن تنظیم بدانند. 3-5 تقسیم بندی بر اساس هدف تنظیم گزارش­ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می­شوند 1- گزارش کار: گزارشی است که به شغل، با شرح وظایف هر عضو اداری، پیوند دارد. این مانند گزارشی است که هر مسئول در برنامه یا باشگاه به سرپرست مربوط خود ارائه می­دهد. 2- گزارش حقایق امر: در این نوع گزارش نویسنده تنها وظیفه دارد، حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد. این گزارش در کوهنوردی گزارشی است که شرح ماجرا بدون علل و نتیجه­گیری برنامه نوشته می­شود. 3- گزارش فنی: گزارشی است کاملا تخصصی در زمینه­های فنی کار مانند گزارشی در مورد اطلاعات فنی و یا دلایل فنی عدم صعود. این گزارش در برنامه­های کوهنوردی غالبا توسط مسئول فنی هر گروه باید تهیه شود. 4- گزارش علل مسئله: گزارشی است که در آن علل پاره­ای از مسئله بحث می­شود، بی­آنکه کوششی برای نتیجه­گیری به عمل آید. 5- گزارش و راه­حل مسئله: گزارشی است که در آن راه­حل مسئله ارائه می­شود و از علل و نتیجه آن بحثی به میان نمی­آید. 6- گزارش اطلاعی: هدف از تنظیم این نوع گزارش اطلاعی است که می­خواهیم به خواننده بدهیم. غالبا این نوع گزارش­ها موضوعی محدود را بررسی می­کنند بنابراین بهتر است جزییات به صورت خلاصه آورده شود. این گزارش همانند خیلی از گزارش­های کوهنوردی می­باشد. 7- گزراش مشورتی: معمولا تنظیم این گزارش از عهده یک نفر خارج است و نیاز به مشورت با افراد ذیصلاح را دارد. در این نوع گزارش کسی حق ندارد نظر شخصی خود را اعمال کند. بلکه نظرات جمع­آوری شده و رهبر جلسه و گروه است که تصمیمی نهایی را می­گیرد. در پایان گزارش مشورتی باید ارزش­ها، فواید و موارد کاربرد بهترین راه­حل تشریح شود. 8- گزارش انتقادی: در این نوع گزارش انتقاد می­تواند به صورت­های گوناگون عرضه شود: -         فکر و نحوه عمل، مورد ارزشیابی قرار گیرد. -         از فکر یا ...

  • دانلود جزوات مکاتبات اداری

    برای دانلود جزوات روی عبارات زیر کلیک کنید : 1- دانلود جزوه اصول گزارش نویسی اداری 2- دانلود جزوه آشنایی مسئولان دفاتر با اصول و مهارتهای لازمه 3- دانلود جزوه مدیریت اسناد و بایگانی 4- دانلود جزوه مکاتبات اداری (سید کاظم امینی) 5- دانلود جزوه آموزش و نگارش مکاتبات اداری و گزارش نویسی 6- دانلود جزوه آیین نگارش و مکاتبات اداری (دفتر آموزش سازمان امور مالیاتی کشور) 7- دانلود جزوه آیین نگارش مکاتبات اداری (دفتر آموزش و پژوهش استانداری البرز) 8- دانلود جزوه نکته هایی در آیین نگارش نامه های اداری (دانشگاه شهید بهشتی) 9- دانلود جزوه اصول و روش های بایگانی (دکتر کامران صحت)   10- نحوه تماس تلفنی موثر

  • آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری

    هدف دوره: - آشنایی بیشتر شرکت کنندگان با نقش و اهمیت ارتباط در سازمان وضرورت و اهمیت مکاتبات اداری - با مراحل تهیه و تنظیم نامه‌ها و گزارشهای اداری و همچنین شیوه نگارش متن نامه‌ها و گزارشها ، ساده‌نویسی و پرهیز از عبارت پردازی - با ضرورت و اهمیت خلاصه‌سازی مکاتبات اداری ، انواع روشها و اصول خلاصه‌سازی - در جهت کمک به مدیران و مسئولینبه منظور ایجاد سهولت در دستیابی به اطلاعات مورد نیاز با صرف زمان کمتر که در نهایت منجر به تصمیم‌گیری و اعمال مدیریت صحیح توسط آنان خواهد شد.     محتوای دوره: -        کلیاتی در مورد نقش و اهمیت ارتباط در سازمان -        ضرورت و اهمیت مکاتبات اداری در سازمان -        آشنایی با مشخصات و اجرای نامه ‌ها و گزارشها -        طبقه بندی انواع نامه‌ها و گزارشهای اداری -        مراحل تهیه نامه ها و گزارشهای اداری -        شیوه نگارش متن فارسی (آیین نگارش) -        نشانه گذاری در متن -        ویژگیهای نامه و گزارش خوب و مطلوب -        ساده نویسی و پرهیز از عبارت پردازی -        توضیحاتی در مورد فرم کلی گزارش (قسمت‌های اصلی یک گزارش جامع و کتبی) -        توضیحاتی در مورد روشهای جمع آوری اطلاعات -        توضیحاتی در مورد روشهای استفاده از منابع و مأخذ در گزارش نویسی -        نکات لازم و قابل توجه در گزارش نویسی -   آشنایی با نقش کامپیوتر و بسته‌های نرم افزاری پیشرفته Microsoft office و نحوه استفاده هر یک از آنها در تنظیم مکاتبات ، گزارشها، نحوه دستیبابی به منابع اطلاعاتی و ارتباط آنها با مدیریت امور دفتری و بایگانی -        تمرین عملی (کار در کلاس) -        آشنایی با ضرورت و اهمیت خلاصه سازی مکاتبات اداری -        آشنایی با مفاهیم -        آشنایی با فواید و اهداف خلاصه سازی -        آشنایی با عوامل موثر در تهیه خلاصه -        آشنایی با انواع روش‌های تلخیص -        آشنایی با مراحل تلخیص -        آشنایی با اصول خلاصه سازی -        آشنایی با روشهای تنظیم خلاصه -        آشنایی با مراحل نگارش خلاصه مکاتبات -        آشنایی با اشکال مختلف ارایه و تنظیم خلاصه -        کار عملی

  • گزارش نویسی ویادداشت برداری

                                                            به نام خالق توانا مقدمه:      روش نگارش نثرفارسی به دلیل ماهیت این زبان هیچ گاه صورت یکنواختی نداشته وهمواره براثر سلیقه های متفاوت وشرایط زمانی دستخوش دگرگونی وتحول گردیده است. دردوره ی هزارساله ی اخیر نثرفارسی،درهرعصری سبکی خاص برآن غلبه داشته وشیوه ای تازه مورد توجه بوده است. رواج سبک های گوناگون نه تنها دردوره های مختلف ،بلکه درمیان افرادیک دوره نیزبه چشم می خورد. ولی باوجوداین گوناگونی، به جز آثاری چندکه نویسندگان آنها سخن را به تکلف آمیخته اند،بیشترآثاربه جامانده ازیک هزارسال پیش تاکنون برای فارسی زبانان خواندنی وقابل درک استوهرسبک وشیوه ای برای خواننده صاحب نظر لطفی خاص دارد.این گوناگونی وتحول پذیری ازاختصاصات نیکوی زبان فارسی است.البته این تحول نباید به گونه ای وباشتابی پیش رود که نتایج زیانباری درپی داشته باشدوباعث قطع پیوند باسنت فرهنگی ومهجورماندن وفــــــــــراموش شدن زبــــــــــــــــان گذشتگان گردد.                      (آریان پور علیرضا1389)      معمولاً تدوین گــــــــــــزارش تحقیق آخرین مــــــــــرحله ی فرایند پژوهش به شمارنمی رود؟زیرااغلب پژوهش های علوم رفتاری،اجتماعی به منظور هدف های بنیادی وکاربردی وزمینه های مختلف انجام می شود.بنابراین اشاعه ی یافته های پژوهشی بایدچنان باشد که استفاده کنندگان بالقوه ازاین یافته ها،نسبت به اطلاعات به دست آمده آگاهی یابندواز آن درزمینه های مختلف استفاده کنند.(ظفری عادل1390)      از زماني كه «خط» پديد آمد و زندگي اجتماعي شكل گرفت و پيشبرد اهداف اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فرهنگي احتياج به تحقيق و بررسي پيدا كرد، لزوم تداوم و پيگيري مسائلي از اين دست، اهميّت گزارش‌نويسي را مشخص‌تر كرد و ارتباط كتبي را ناگزير ساخت، تا هم مردم از كند و كاوهاي انجام شده باخبر باشند و هم مبنايي باشد براي اين كه آيندگان كار را ادامه دهند.(احمدی گیوی حسن1347)      روانشناسان مي‌گويند: نوشته ی هر شخصي بازتاب انديشه‌ها و تمايلات دروني و بروني و پرتوي از شخصيت اوست.اگر اهل مطالعه به ويژه اهل تحقيق و تفحص در تاريخ باشيد. به كَرّات نسبت به شخصيتهاي اساطيري كشور خود و يا ملل جهان قضاوت كرده‌ايد، اين قضاوتها چيزي نيست جز دركي كه از لابه‌لاي نوشته‌ها و گزارش‌هايي كه محققين و تاريخ‌نويسان براي ما تهيه كرده و به امانت باقي گذاشته‌اند.(صداقت کیش جمشید1383)      دربین آثار به جامانده ازگذشته ،نامه هاوگزارش های اداری که خود شیوه ای خاص واصطلاحات مخصوص به خود رادارد وسایر نوشته وگزارش های ...

  • گزارش نویسی و مراحل تنظیم آن

    انواع گزارش            به طور کلی گزارش ها از نظر ارایه به دو نوع متفاوت تقسیم می شود: الف- گزارش کتبی: چنانچه ارایه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی می نامند. ب- گزارش شفاهی: هرگاه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت سخنرانی و مشاوره ( بحث و گفتگو ) ارایه شود، آن گزارش را شفاهی گویند. گاهی فوریت مطالب و عدم نیاز به نگهداری آن در پرونده جهت مراجعه های بعدی، ایجاب می کند که گزارش ها به صورت شفاهی عنوان شود. مزایا و مشکلات گزارش های کتبی و شفاهی هر یک از این دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت که با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرید و یکی از دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش برگزیند. در سازمان های اداری غالباً که کارکنان، گزارش های خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم خود ارایه می دهند و حتی در مواردی که گزارش های کتبی نیز به وسیله آن ها تهیه و ارایه گردیده است، در عین حال همان گزارش ها را از نوبه صورت شفاهی بیان می کنند. بدیهی است هرگاه فاصله میان کارکنان و رؤسای آن ها زیاد نباشد و گزارش ها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد، می توان در مواردی آن هارا شفاهاً ارایه کرد، ولی غالباً گزارش های اداری به صورت کتبی تنظیم و ارسال می گردد.   مزایای گزارش های شفاهی - کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطالب برحسب شرایط زمانی و مکانی و نوع شنوندگان. - امکان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفه جویی در وقت. - امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود. - استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلوایزل ( تابلو با چهار پایه به نحوی که متحرک باشد)، اورهد یا اوپک و غیره. - آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد. - مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات. - تأثیری که م یتواند از راه بکار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ کلمات، حرکات چشم، سکوت در موقعیت های گوناگون و استفاده از تعابیر، اصطلاحات، لطیفه ها و غیره بر شنوندگان بگذارد. - امکان حذف بخشی از گزارش ها بر حسب، موقعیت و تکمیل آنها بر حسب ضرورت. مشکلات گزارش های شفاهی - نامناسب بودن محل گزارش  نداشتن نور و شرایط لازم و کافی. - نبودن وسایل مورد نیاز. - نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط. - استنباط های گوناگون افراد از مطالب طرح شده. - فراهم نبودن امکانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پاره ای از موارد. - محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت ...

  • آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

    نامه ی غیر رسمی : نامه ای است که خارج از مجرای سلسله مراتب سازمان بین دو قسمت مبادله می گردد . نامه مزبور معمولا با ذکر نام طرف مکاتبه و کلمات احترام آمیز و دوستانه همراه است . نامه بازگشتی : نامه ای است که درپاسخ موضوع معینی نوشته می شود و در آن به منظور سهولت دسترسی به سوابق مربوطه شماره و تاریخ نامه و یا نامه های مربوطه به موضوع ، قبل از متن درج می گردد. نامه پیرو: نامه ای است که به منظور پیگیری و یا ارسال اطلاعات اضافی به دنبال نامه یا نامه های قبلی که در این باره نوشته شده اند ارسال و برای تسهیل دستیابی به سوابق موضوع قبل از متن به شماره نامه یا نامه های مزبور اشاره می گردد. گردش کار: گزارشی است که به وسیله رده های پایین تهیه شده و به منظور آگاهی از جریان کار و تصمیمی که باید برای حل مساله شکل گرفته شود به رده بالاتر ارائه می گردد. نحوه تنظیم گردش کار معمولا به شرح زیر است : الف- خلاصه مشکل یا مساله ب- بررسی وارائه راه های کار برای رفع مشکل پ- پیشنهاد و پیشنهادات برای حل مشکل گزارش : نوشته ای است که رده پایین تر به منظور اطلاع رده بالاتر از چگونگی و یا نتیجه انجام کاری تنظیم و ارائه می نماید. نامه های اداری: این دسته از نامه ها که محور اصلی بحث این کتاب است . به نامه هایی گفته می شود که محتوای آن درچار چوب شر ح وظایف سازمانی و گردش کار موسسه باشد . خواه آن تشکیلات دولتی باشد و یا غیردولتی . فرستندگان و گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و یا پرسنل اداری می باشند. تعریف نامه اداری : هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شود . توجه : نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه "عمومی " و پس ازتشریفات ثبت " اداری " تلقی می شود.   ویژگی های نامه ی اداری : مشخصاتی که نامه های اداری را از هرگونه های دیگرنامه ها متمایزمی سازد می توان از دو دیدگاه مورد بررسی قرارداد: الف-دیدگاه محتوای نامه یا ویژگی های اصلی موضوع : پیام اصلی در این نامه ها یک موضوع اداری است . بدیهی است که نامه اداری برای احوالپرسی نوشته نمی شود و یک ضرورت اداری در چارچوب شرح وظایف ، انگیزه نوشتن  را باعث شده تا در قالب یکی از انواع نامه های اداری نوشته شود. در این گونه نامه ها تنها به شرح یک موضوع پرداخته می شود و در صورت تعداد موضوع هر  یک در پاراگراف جداگانه و با ذکرشماره ای ازهم جدا می شوند. 2-عنوان گیرنده : در نامه های شخصی به طور معمول عنوان مخاطب رسمی نیست . اما در نامه اداری عنوان گیرنده خواه به صورت عنوان سازمانی یا عنوان مدیران ومسوولان دقیق ...

  • اهمیت و روش گزارش نویسی (نحوه تهیه گزارش رساله پایان دوره تحصیلی و پروژه پایان درس)

    همگی ما با گزارش های خبری که از رادیو و تلویزیون بخش و یا در روزنامه و مجله چاپ می شود آشنا هستیم . معمولاً این گزارش ها نسبت به یک واقعه ی اجتماعی ، اقتصادی و یا خبری مهم تهیه می شوند. آن چه که در گزارش توسط گزارش دهنده ارائه می شود تفسیر ، شرح و اطلاع رسانی نسبت به موضوع گزارش است . در واقع گزارش دهنده سعی دارد گزارش خود را به صورت شفاف و واضح نسبت به عواملی که مورد نظر مخاطب می باشد عرضه کند. - تعریف گزارش:گزارش در لغت به معنی تفسیر قضیه ،‌شرح و تفصیل خبر یا کاری است که انجام یافته است (فرهنگ عمید) البته گزارش دارای تعاریف دیگری نیز می باشد ولی آن چه که در این جا به آن توجه می شود « معنی گزارش با تعریف ارائه ی توضیحات و مشخصات از آن چه که طی تجربه ، تحقیق و یا مشاهده آموخته شده است » می باشد. هدف از این بخش ارائه ی راهکاری است برای تهیه ی گزارش اطلاعات فنی از مشاهدات و بازدید از یک چاپخانه . ولی قبل از ارائه ی راهکار ضرورت دارد به توضیح مختصر مفهوم برخی از واژه های مورد نیاز بپردازیم.پایگاه اطلاعاتی علمی: مجموعه از مستندات، گزارشات و مقالات علمی که توسط تجربه ، تحقیق و یا مشاهده دانشمندان و مهندسان تهیه شده است. واژه ی فنی ، ویژگیهای یک فن ، هنر ، تخصص، علم ، حرفه و یا شغل را بیان می کند.بنابراین تهیه ی گزارش روشی است برای ارائه ی اطلاعات نسبت به تجزیه ، تحقیق و مشاهدات خود نسبت به یک موضوع بخصوص.الف ـ ارائه ی اطلاعات و پاسخ گوئی به سوالاتب ـ تجربه ، تحقیق و مشاهداتپ ـ موضوع ارائه ی اطلاعات :تنظیم و ارائه ی اطلاعات به صورت یک گزارش ، نیاز به تمرین دارد و عوامل مختلفی بسته به نوع گزارش می بایست مورد نظر قرار بگیرد از قبیل :- گزارش برای چه شخصی یا چه پایگاه اطلاعاتی تهیه می گردد ؟- چه عواملی مورد نظر خواننده ی گزارش می باشد ؟- چه سوالات علمی و کاربردی مطرح است(مسائل گلوگاهی) ؟- چه استفاده ای از گزارش انتظار می رود ؟- و …بسیار مهم است که قبل از شروع تهیه ی گزارش ، نسبت به شکل گزارش نیز توجه شود. گزارش می تواند به شکل های مختلف تهیه شود.در این بخش توجه نسبت به تهیه ی گزارش به شکل کتبی می باشد. تجربه ، تحقیق و مشاهدات :تهیه ی گزارش ابزار مهمی خواهد بود تا آموخته ها و تجربیات خودمان را بتوانیم مکتوب کنیم و در دسترسی دیگران قرار بدهیم و بدین وسیله از نظریات دیگران نسبت به آموخته های خود استفاده کنیم. این تبادل اطلاعات زمانی صورت می گیرد که نسبت به مشاهدات ، مطالعه و تحلیل انجام داده و در گزارش نسبت به این اطلاعات و تحلیل ها اطلاع رسانی انجام دهیم. موضوع گزارش :همان طور که اشاره شد می توان نسبت به موضوعات مختلف ازقبیل ،‌بازی ...