مجموعه نامه های اداری
انواع نامه نگاری
انواع نامه نگاری به مجموعه ی مبادلات اداری در شکل های مختلف، مکاتبات اداری می گویند. درتعریف دیگر، به کلیّه ی مکاتباتی گفته می شود که در اداره ها و سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی نوشته و ردّ و بدل می شود. گونه های مختلف مکاتبات اداری شامل نامه، حکم، بخش نامه، دستور العمل، صورتجلسه، آگهی، اطلاعیّه، احکام اداری، اسناد و نوشته های حقوقی می باشد. انواع نامه ها: نامه های غیررسمی: [1] است. اینگونه نامه ها بطور رسمی و با آداب خاص نوشته می شوند. نامه های رسمی از سوی افراد، سازمانها و نهادها و مؤسّسات دولتی و خصوصصی و بالعکس نوشته شده و مبادله می شوند و معمولاً از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شوند. [2] می باشد. نامه های درون سازمانی: انواع نامه از لحاظ محتوا: نامه های عادی و غیرعادی: علت اهمّیت مکاتبات اداری 2- تمامی اشکال ارتباط( نمابر- ایمیل- تلفن گرام- تلکس و .....) بر بنیاد نامه نگاری استوار است. 4- نامه ها و مکاتبات اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است. 6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا قابل استناد باشد یک سند است و نامه های اداری مهمترین اسناد اداری و سازمانی هستند که اثرات حقوقی آنها برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشکار است. هر نامه عنوان یک سند در مقام دعوی یا قابل ارائه است. 1- نام خداوند: در نامه های اداری [3] تعالی» استفاده می شود. در غیر اینصورت نوشته می شود. اداری از قبل چاپ می شود. محل قرار گرفتن نشانی سازمانی و مشخصات دفتری ( بهتر است از فرم شماره یک استفاده شود. الف: از (فرستنده):....................... ب: به( گیرنده):........................... در عنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمانی هم سطح، معمولاً عنوان واحد یا بخش سازمانی قید می شود: به:اداره خدمات ماشینی جناب آقای احدی در نامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده هم عنوان وزارت خانه ذکر می شود و هم واحد سازمانی موردنظر: به:وزات جهاد کشاورزی – دفتر رسیدگی به شکایات. 7- آغازنامه: نامه ها معمولاً با یکی از اشکال زیر آغاز می شوند: شروع نامه باکلمات احترام آمیز پسندیده است و کاربرد هر یک از آنها به ذوق نویسنده وموقعیت مخاطب بستگی دارد. ممکن است کلمات احترام آمیز در سطری جدا نوشته شود و یا در آغاز نامه: با احترام، به استحضار می رساند............... احتراماً به آگاهی می رساند....................................... با احترام، پیرو نامه ی شماره..................................... با درود و دعای خیر، ...
نامه های اداری
بسماللهالرحمنالرحیم نامه اداری چیست؟ به کلیه مکاتباتی که برای وظایف محوله سازمان و توسط یکی از کارکنان ان سازمان و در فرم مخصوصی و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد، نامه اداری گفته می شود. نامه رسمی اداری سند اداری محسوب شده و در تهیه ان این نکات باید رعایت شود: روی فرم و کاغذ اداری سازمان مربوط نوشته شود. محتوای ان با وظایف سازمان مرتبط باشد. اصول نگارش مورد توجه قرار گیرد. مقررات اداری در تهیه،ثبت و صدور ان رعایتشود. شیوه نگارش نامه اداری شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي خصوصي واداري وحتي کتب ومقالات را شامل مي شود ، متأسفانه از ابتداي سوادآموزي وتا زمان بهره برداري مورد توجه واقع نشده است ودر نتيجه اين امر ضعف گروهي از باسوادان وحتي فارغ التحصيلان مدارس متوسطه ودر بعضي از فارغ التحصيلان دانشگاهي نيز ديده مي شود که اغلب از نوشتن روان نويسي زبان فارسي ( زباني که به آن تکلم مي کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبيان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور مي شود که اين فن خاص گروهي است که ذوق آن را داشته ويا در رشته هاي خاصي مثلاً زبان وادبيات فارسي تحصيل نموده باشند وبقيه اشکالي بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به اين فن آشنايي نداشته باشند در صورتيکه مسئله اين طور نيست . نوشتن متون فارسي ودر حقيقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و يا فکر کردن است و مي بايد بعداً بر روي کاغذ بصورت نوشته در آيد نبايد بي اهميت تلقي گردد وتهيه يک گزارش ويا نامه خوب اداري نياز فراوان به آگاهي در شيوه نگارش دارد . در تهيه آن نيز رشته شغلي وتخصص ودر جه تحصيلي وذوق واستعداد سرشار نيز کافي نيست ، بنابراين يک نفر متخصص در امور فني ويا مهندسي نيز فرضاً در تهيه يک نامه اداري ويا فني ويا تهيه يک گزارش حتي براي موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ، ترکيب وتنظيم آنها با يکديگر اقدام نمايد ودر نتيجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ويا گزارش علاوه بر عدم دسترسي به نتيجه مورد نظر ، خود مشکلاتي را نيز بدنبال خواهد داشت ودر نهايت خالي از اشکال نخواهد بود . بي اعتنايي بعضي از مردم وحتي تحصيلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمي تواند دلايل آنان را در بي ارج نموده اين فن توجيه کند ، زيرا بايد قبول کرد که نگارش صحيح در هر زماني به عنوان يک نياز اجتناب ناپذير وضروري براي همه افراد جامعه مي باشد وبه ويژه براي افراد تحصيل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادي از اين گروه بيشتر است وعلاوه بر آن اين گروه از جامعه به جهت فعاليت هاي سياسي واداري واجتماعي وفرهنگي که دارند ، خوب ويا بد نوشتن ...
نگرشی بر بایگانی مکاتبات اداری
نگرشی بر بایگانی مکاتبات اداری مؤلف: تيم اتوماسيون اداري شركت رايورز الف) مدیریت اسناد سند به آنچه قابل استناد باشد سند میگویند. سند و مدرک دو واژه مترادف میباشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده میشوند. از نظر ارزش یک سند میتواند حاوی ارزشهای زیر باشد: اداری (مانند نامه های اداری، صورتجلسه های اداری و ...) مالی (مانند چک، اوراق بهادر و ...) حقوقی (مانند سند مالکیت، گواهی امضا و ...) تاریخی (مانند عهد نامه های بین کشورها، نامه های قدیمی و ...) علمی (مانند پایان نامه دانشگاهی، گواهی اختراع و ...) فرهنگی (مانند اسناد مربوط به خط، اسناد مربوط به آداب و رسوم و ...) نظامی (مانند نقشه های جنگی، اسناد تولید سلاح های نظامی و ...)مدیریت اسناد مدیریت اسناد عبارت است از تهیه، تنظیم و اجرای مکانیزم مناسب برای تسهیل و تسریع در دسترسی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد سند تا مرحله امحا سند. شاخه های مختلف مدیریت اسناد مدیریت ارسال و مراسلات: مجموعه روشهای عملیاتی جهت نگهداری، تنظیم و طبقه بندی اسناد به منظور تسهیل در مراجعه به آنها مدیریت فرمها: مجموعه عملیات به منظور یکنواخت (استاندارد) سازی فرمها در تمام سطوح سازمان مدیریت گزارش ها: جمع آوری اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیمات صحیح مدیریت دستور العمل ها: ایجاد شیوه قابل اطمینان جهت دسترسی به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین، مقررات و دستورات مدیریت مکاتبات: ایجاد یک مکانیزم صحیح به منظور "ایجاد ضوابط و معیارهای صحیح مکاتبات"، "بکار بردن روش های نو برای اداره توده های انبوه نامه ها"، "تسهیل نگارش اداری از طریق تهیه و توزیع مجموعه نامه های یکسان" و "اصلاح کیفیت نامه های اداری" ب) مکاتبات اداری و دبیرخانه انواع مکاتبات اداری مکاتبات اداری از لحاظ فرم و ماهیت و نحوه استفاده به انواع زیر تقسیم میشوند: نامه های وارده: کلیه نامه هایی که از خارج سازمان یا خارج از حوزه عملیاتی دبیرخانه دریافت شده باشد. نامه های صادره: تمامی نامه هایی که به خارج سازمان یا خارج از حوزه عملیاتی دبیرخانه فرستاده شده باشد. نامه های محرمانه: مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و افراد خاصی از آن آگاهی دارند.به آن مکاتبات طبقه بندی شده نیز میگویند که شامل سطوح طبقه بندی زیر می باشد: محرمانه خیلی محرمانه سری به کلی سریسازمان دبیرخانه وظایف اصلی دبیرخانه عبارتند از: دریافت نامه ها کنترل و بازبینی نامه ها تفکیک و طبقه بندی نامه ها ثبت نامه های وارده و صادره ارسال و ارجاع نامه ها پیگیری مکاتبات سازمانی پاسخگویی امور مکاتباتی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع ...
ساختار و اجزاء نامه هاي اداري
ساختار و اجزاء نامه هاي اداري حاصل كوشش و فعالیت سازمانهای اداری به اقتضای هدفی كه دارند و وظایفی كه ملزم به انجام آن هستند بصورت اوراق اسنادی در می آید كه مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشكیل می دهد، این مكاتبات و اسناد كه بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در این صورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند كه با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و كوشش ها انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد كه با علاقمندی و بر مبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود.واحد های سازمانی هریك قسمتی از وظایف و خط مشی كلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظايف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات كاركنان سازمان است كه منفرداً و مجتمعاً تبدیل به اسناد و اوراق و نامه ها می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعكس كننده فعالیتهای صورت گرفته است كه اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می كند. -1 تعریف نامه اداری هر نوشته ای كه حاوی یك یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد. ۲-مشخصات نامه اداری ویژگیها و مشخصاتی كه نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء كننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی كاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری. - 3 یادداشت اداریبرای سرعت بخشیدن به جریان برخی از كارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرك می تواند ملاك عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیكاتور ثبت گردد. - 4 اجزای نامه های اداریهر نامه اداری از پنج جزء زير تشكیل میشود:الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء كننده. هـ - گیرندگان رونوشت الف - سرلوحه نامه های اداری به نامه اطلاق می گردد كه معمولاً در بالای كاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا آموزشگاه، شماره، تاریخ،پیوست ...
شیوه نامه مکاتبات اداری
شیوه نامه مکاتبات اداریمقدمهسازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.1 تعریف نامه اداریهر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.2 مشخصات نامه اداریویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.3 یادداشت اداریبرای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.4 اجزای نامه های اداریهر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.4.1 سرلوحهنامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، ...
دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری بایوتک
تولید کننده: www.biotechsoft.ir نرم افزار اتوماسیون اداری یا به عبارت بهتر نرم افزار دبیرخانه الکترونیک ، نرم افزاری است که در آن می توانید مکاتبات اداره و یا شرکت خود را بصورت هوشمند کنترل نمایید یکی از مشکلات ادارات و شرکت های امروزی انبوه مبادلات کاغذی (درون و برون سازمانی) است که میز کار مدیران و پرسنل را همراه با انبوهی از اسناد کاغذی و نامه مواجه و مدیریت و بایگانی آنها را بشدت سخت می کند.در این میان پیگیری نامه ها و درخواست ها در این انبوه کاغذ همواره با مشکلاتی همراه است که باعث نارضایتی مدیر، کارمندان، مراجعه کنندگان و مشتریان می شود.به وسیله سیستم اتوماسیون اداری بایوتک سند کاغذی به وسیله اسکنر، اسکن شده و به صورت الکترونیک وارد کارتابل کارمند مورد نظر می شود، شخص پس از ورود به کارتابل خود پس از بررسی نامه آن را پاراف کرده و در صورت نیاز آن را به کارتابل کارمند دیگری ارجاع می دهد و یا آن را بایگانی و دسته بندی می کند. آیا تا به حال به این فکر رسیده اید که بصورت کاملا ساده مکاتبات خود را به بهترین حالت ممکن مدیریت نمایید؟ آیا نیاز به سیستم پیگیری و یادآور مکاتبات دارید؟ آیا نیاز به یک سیستم paper less دارید؟ آیا هزینه های شرکت شما برای مدیریت دبیرخانه افزایش یافته است؟ آیا برای اطلاع رسانی مجموعه افراد شرکت خود مجبور به استفاده از تلفن و وسایل ارتباطی هستید؟ پاسخ همه این سوالات : استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب است. سیستم اتوماسیون اداری بایوتک میتواند پاسخگوی همه نیاز های شما باشد و ما بعنوان برنامه نویسان این مجموعه درراستای سیاست تولید بهترین نرم افزار ها با ارزان ترین قیمت ممکن ،مفتخریم که سیستم اتوماسیون اداری بایوتک ،یکی از کاربردی ترین نرم افزار های دبیرخانه الکترونیک موجود در بازار را پس از مدت 3 سال کار برنامه نویسی با بهترین امکانات تولید نرم افزار دنیا آماده و در اختیار شما کاربران محترم قرار داده ایم. تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک تصاویر محیط سیستم اتوماسیون اداری بایوتک قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری بایوتک : * تعریف کاربر همراه با تعریف سطح دسترسی به منو های سیستم بصورت هوشمند * ایجاد نسخه پشتیبان از اطلاعات نرم افزار * ایجاد نامه صادره و شماره شدن نامه ها و استفاده از محیط واژه پرداز Microsoft Word 2007 * ...
متن نامه های اداری و رسمی
متن نامه های اداری و رسمی متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود. دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود " فواید سلام کردن " درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود، مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات . این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است . اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟ ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ... مقدمه مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است . و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است . نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل و حکایت و لطیفه . در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب و جذب خواننده استفاده کرد. بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیر رایج است : پیام یا پیکره اصلی : این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان ...