آیین نگارش نامه های اداری
آیین نگارش و نامه نگاری اداری
====== نامه نگاری اداری با عرض سلام خوشحال میشم متن نامه های اداری در زمینه های مختلف رو اگر در دسترس دارید برام ارسال کنید تا در وبلاگ قرار بدم تا دیگر دوستان بتونند از اون استفاده کنند. با تشکر نمونه نامه درخواست امریه نوی جناب آقای فلانی مدیر محترم سازمان .... استان ... موضوع : درخواست امریه با سلام و احترام بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی فارغ التحصیل مقطع کارشناسی رشته ..... دانشگاه .... شهر .... که به تازگی فارغ التحصیل گردیده ام تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذرانم و ضمن اخذ تجربه از راهنمایی ها ی متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره مند گردم. در صورت پذیرش تقاضا اینجانب متعهد می گردم طی تمام مدت خدمت ، ضمن رعایت نظم و انضباط کاری؛ مقررات اداری آن سازمان را مد نظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام رسانم. امید وارم که با این درخواست موافقت فرمایید. پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی نهایت سپاسگذارم. و من الله توفیق فلانی نمونه تعهد نامه پرداخت اقساط وام تعهد نامه پرداخت اقساط وام اینجانب کارمند 007 به شماره کارمندی 006 و تاریخ استخدام 0000 که در واحد فلان خدمت می نمایم ضمن تشکر از مساعت صورت گرفته درخصوص موافقت با پرداخت وام به اینجانب ، ضمن قبول تعهدات مندرج در این ورقه و با اطلاع از مقررات وام به شرکت اختیار و وکالت بلاعزل می دهم تا بتواند در صورتی که بهر نحوی از انحاء در پرداخت اقساط ماهیانه این وام تاخیری حاصل گردد، باقیمانده وام را دفعتاً از حقوق و مزایای اینجانب کسر و عندالاقتضاء از سایر درآمدها و داراییهایم استیفا نماید. نام و امضا تاریخ ( 6) نمونه نامه درخواست اعلام شماره حساب بانکی جهت پرداخت بدهی جناب آقای شوت زاده مدیر محترم شرکت شوتی و رفقای زبل موضوع : درخواست اعلام شماره حساب بانکی جهت پرداخت بدهی با سلام و احترام بدینوسیله به استحضار می رساند این شرکت تمایل دارد بدهی خود از بابت خرید کالای بنجل در تاریخ فلان و شماره فاکتور 0 را پرداخت و بدهی مربوطه را تسویه نماید. خواهشمند است دستور فرمایید اطلاعات شماره حساب بانکی و شعبه مربوطه را برای واریز مبلغ یاد شده به این شرکت اعلام نمایند. پیشاپیش از حسن اعتماد آن شرکت محترم سپاسگزاری می گردد. با تشکر و سپاس ریش قرمز رییس شرکت نمونه نامه اداری رفع سوء تفاهم فی مابین شرکتها نویسند جناب آقای پدر مدیر محترم شرکت زیزی گولو ...
آیین نگارش مکاتبات اداری
مقدمه : شیوه نگارش ویا فن نویسندگی که معمولاً نامه های خصوصی واداری وحتی کتب ومقالات را شامل می شود ، متأسفانه از ابتدای سوادآموزی وتا زمان بهره برداری مورد توجه واقع نشده است ودر نتیجه این امر ضعف گروهی از باسوادان وحتی فارغ التحصیلان مدارس متوسطه ودر بعضی از فارغ التحصیلان دانشگاهی نیز دیده می شود که اغلب از نوشتن روان نویسی زبان فارسی ( زبانی که به آن تکلم می کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبیان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور می شود که این فن خاص گروهی است که ذوق آن را داشته ویا در رشته های خاصی مثلاً زبان وادبیات فارسی تحصیل نموده باشند وبقیه اشکالی بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به این فن آشنایی نداشته باشند در صورتیکه مسئله این طور نیست . نوشتن متون فارسی ودر حقیقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و یا فکر کردن است و می باید بعداً بر روی کاغذ بصورت نوشته در آید نباید بی اهمیت تلقی گردد وتهیه یک گزارش ویا نامه خوب اداری نیاز فراوان به آگاهی در شیوه نگارش دارد . در تهیه آن نیز رشته شغلی وتخصص ودر جه تحصیلی وذوق واستعداد سرشار نیز کافی نیست ، بنابراین یک نفر متخصص در امور فنی ویا مهندسی نیز فرضاً در تهیه یک نامه اداری ویا فنی ویا تهیه یک گزارش حتی برای موضوعات فنی هم باید با گزینش کلمات ، جملات ، ترکیب وتنظیم آنها با یکدیگر اقدام نماید ودر نتیجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ویا گزارش علاوه بر عدم دسترسی به نتیجه مورد نظر ، خود مشکلاتی را نیز بدنبال خواهد داشت ودر نهایت خالی از اشکال نخواهد بود . بی اعتنایی بعضی از مردم وحتی تحصیلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمی تواند دلایل آنان را در بی ارج نموده این فن توجیه کند ، زیرا باید قبول کرد که نگارش صحیح در هر زمانی به عنوان یک نیاز اجتناب ناپذیر وضروری برای همه افراد جامعه می باشد وبه ویژه برای افراد تحصیل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادی از این گروه بیشتر است وعلاوه بر آن این گروه از جامعه به جهت فعالیت های سیاسی واداری واجتماعی وفرهنگی که دارند ، خوب ویا بد نوشتن آنها تاثیر مستقیمی بر روی دیگران خواهد گذاشت . برای کارکنان سازمانهای دولتی بسیار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ویا ناقص بودن نامه ای موجب ، سرگردانی ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبیهوده ونهایتاً صرف وقت وایجاد هزینه ونیروی انسانی بیموردی را شامل گردیده است . بنابراین برای کارمندان اداری بخصوص آگاهی از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقیاسی که آنها را قادر به نامه نگاری صحیح و کافی برای انجام وظایف محوه نماید ، ضروری است وبرای رسیدن به این مقصود لااقل می بایستی ...
آیین نگارش نامه های اداری
مراحل تهيه نامه هاى ادارى معمولاً براى تهيه يك نامه، نگارنده قلم را به دست مى گيرد و به روى قطعه كاغذى كه در دسترس است پيش نويس لازم را تهيه مى كند. گرچه اين يك رويه متداول است اما به هيچ وجه نمى تواند وافى به مقصود باشد. بنابراين لازم است كه با عنايت به اهميت ويژه نامه هاى ادارى براى تهيه آن دقت بيشترى مبذول داشت و با طى مراحل لازم آن را به صورت كاملاً علمى تنظيم و تدوين نمود. مرحله اول بررسى قبل از نگارش پيش از آن كه نامه نوشته شود و يا دستور نوشتن صادر گردد، لازم است با طرح چند سئوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. به اين مرحله از كار، بررسى قبل از نگارش اطلاق مى شود.بررسى قبل از نوشتن باعث خواهد شد از مكاتبات اضافى و بيهوده جلوگيرى گردد. به اين ترتيب در هزينه ها و وقت صرف جويى به عمل خواهد آمد. طرح چند سئوال و پاسخ دادن به آن مى تواند نويسنده را در بررسى قبل از نگارش كمك كند. نمونه سئوالاتى كه مىتوان در اين مورد مطرح نمود و جهت بررسى و نتيجه گيرى به آن پاسخ داد به شرح ذيل است: • آيا مىتوان به جاى نوشتن، از وسائل ديگر ايجاد ارتباط استفاده نمود؟• آيا نوشتن نامه به خاطر آن است كه بايگانى نسخه هايى از نامه ضرورى است؟• آيا نوشتن نامه سريع ترين و مطمئن ترين وسيله ارتباط در اين مورد است؟• آيا هزينه و زمانى كه صرف تهيه نامه خواهد شد، نوشتن آن را ايجاب مى كند؟ بديهى است پس از تجزيه و تحليل پاسخها، مشخص خواهد شد كه نامه نوشته شود و يا براى انجام كار و ايجاد ارتباط به طريقى ديگر اقدام نمود. مرحله دوم نگارش مقدماتى (تهيه پيش نويس) آنگاه كه لزوم نوشتن نامه محرز گرديد، مهمترين مرحله، يعنى تهيه و تنظيم پيش نويس آغاز مى گردد. تهيه پيش نويس، پايه و اساس نامه و در حقيقت طى كامل مراحل نگارش آن از ابتدا تاپايان كار مى باشد. تهيه پيش نويس نياز به فراهم آوردن مقدماتى دارد كه براى سهولت در امر مطالعه، موضوع را در دو قسمت آماده سازى مقدمات و تدوين نامه، مورد بررسى قرار مى دهيم. آماده نمودن مقدمات مقدماتى كه براى تهيه نامه ادارى و يا اصولاً هر نوع نوشته علمى ديگر بايد فراهم شوند، عبارتند از تعيين و تحصيل منابع مورد نياز و سپس تعيين چهارچوب و ياتنظيم فهرست مطالبى كه بايد ملاك عمل قرار گيرد. تعيين منابع و تحصيل و فراهم كردن آنها: براى تهيه يك نامه خوب و مؤثر كه مطالب و محتواى آن، مستند و مستدل و متكى بر اصول منطق باشد، معمولاً نويسنده نامه پيش از هر چيز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود يارى مى جويد. ولى در بيشتر موارد ناگزير است كه به منابع مختلف، جهت تحصيل اطلاعات مراجعه نمايد. ...
آیین نگارش نامه های اداری ،اصطلاحات و واژه‌هاي پر کاربرد در نامه نگاری اداری
آیین نگارش نامه های اداری ،اصطلاحات و واژه‌هاي پر کاربرد در نامه نگاری اداری: آشنايي مخاطبان محترم اين وبلاگ با واژه‌هاي نامه‌نگاري يا اصطلاحات اداري بسيار مغتنم و ضروري بوده و خالي از لطف نيست. از اين رو به ترتيب حروف الفباي فارسي و به‌طور مختصر به شرح برخي از آنها مي‌پردازيم : آييـن‌نـامـه مجموعة مقرراتي است كه هر مؤسسه اعم از عمومي يا خصوصي به‌منظور تنظيم امور مؤسسة خود تهيه و تدوين مي‌كند. همچون آيين‌نامه‌هاي مؤسسات دولتي، انجمن‌هاي محلي، احزاب، شركت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن. ابـلاغ ابلاغ، در لغت به معناي رساندن است؛ رساندن نامه يا پيامي‌به كسي يا كساني، اما در اصطلاح اداري و قضايي كاربردهاي مختلفي دارد. در اصطلاح اداري، حكمي‌است كه از مقام بالا به مقام پايين‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموريت و غيره نوشته ميشود. در اصطلاح قضايي و حقوقي عبارت است از : ”تسليم رونوشت حكم غيابي به محكوم عليه غايب يا قائم مقام قانوني او” (فرهنگ معين). ابلاغ گاه به‌صورت ”ابلاغيه” نيز به‌كار مي‌رود كه نادرست است، چون در فارسي تك واژ مؤنث نداريم. كلمة ابلاغ، گاه در نامه‌ها و به‌ويژه در پايان‌نامه‌ها، به معناي اعلام و رساندن، در عبارت‌هايي همچون : ”ابلاغ فرماييد” ، ”امر به ابلاغ فرماييد” نيز به‌كار مي‌رود. ارزش‌يـابي ارزشيابي، واحدي است در اداره كه مسؤوليت رسيدگي به چگونگي كار و وضع كاركنان و شكايات رسيده به آن اداره را بر عهده دارد. گاه به جاي ارزشيابي، ارزيابي به‌كار مي‌رود كه به‌اين معنا درست نيست. اسـاس‌نـامـه قانوني است كه براي ادارة هر انجمن، مجلس يا سازماني اجتماعي، سياسي و فرهنگي تنظيم ميشود، يا مجموعة مواد يا ويژگي‌هايي است كه براي تشكيل شركت، حزب يا انجمني تنظيم ميشود. استـناد اين كلمه عربي و مصدر لازم و در لغت به معناي پشت دادن، توجه يا تكيه كردن به موضوع يا مطلبي است و براي توجه ...
آیین نگارش مکاتبات اداری
نکاتی در باب نوشتن نامه اداری: - نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت. - متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. - متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود. - در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود. - از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود. - در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد. - از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد. - در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد. - نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد. - نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود. - سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود. - اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود. - اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست. اسکلت کلی یک نامه اداری: - نامه را با نام خدا آغاز می کنیم. - تاریخ را درج می کنیم. - موضوع نامه را می نویسیم. - نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان........... یا مدیریت محترم سازمان ............ جناب آقای جمال زارعی - نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم. - انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم. - دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد. - نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم. این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم. به ...
شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري
مقدمه نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند. نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند : الف- نامه هاي رسمي و اداري ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از : - نامه هاي اداري - پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ... در جزوه حاضر تلاش كرده ايم همكاران عزيز را تا آنجا كه امكان دارد با طرز درست نوشتن نامه هاي رسمي و اداري آشنا كنيم . نوشته ي حاضر شامل چند بخش است : 1- تعريف نامه هاي رسمي و اداري 2- آشنايي با انواع ويرايش ها ( ويرايش فني ، ويرايش ساختاري و ويرايش تخصصي ) 3- نمونه اي از يك نامه رسمي و اداري . 4- منابع نوشته نامه هاي رسمي و اداري نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد. كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و اقدام لازم . قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري 1) سرآغاز ( ذكر نام خداوند ) 2) تاريخ ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ). 3) موضوع نامه ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... ) 4) عنوان ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...) 5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...) 6) متن نامه 7) امضا نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم 1) نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد . 2) در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست. 3) اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد. 4) كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً 21 × 15 يا 30 × 21 ) باشد. 5) نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) . 6) گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است. 7) ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است. 8) سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد. ويراش ...
آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری
هدف دوره: - آشنایی بیشتر شرکت کنندگان با نقش و اهمیت ارتباط در سازمان وضرورت و اهمیت مکاتبات اداری - با مراحل تهیه و تنظیم نامه‌ها و گزارشهای اداری و همچنین شیوه نگارش متن نامه‌ها و گزارشها ، ساده‌نویسی و پرهیز از عبارت پردازی - با ضرورت و اهمیت خلاصه‌سازی مکاتبات اداری ، انواع روشها و اصول خلاصه‌سازی - در جهت کمک به مدیران و مسئولینبه منظور ایجاد سهولت در دستیابی به اطلاعات مورد نیاز با صرف زمان کمتر که در نهایت منجر به تصمیم‌گیری و اعمال مدیریت صحیح توسط آنان خواهد شد. محتوای دوره: - کلیاتی در مورد نقش و اهمیت ارتباط در سازمان - ضرورت و اهمیت مکاتبات اداری در سازمان - آشنایی با مشخصات و اجرای نامه ها و گزارشها - طبقه بندی انواع نامه‌ها و گزارشهای اداری - مراحل تهیه نامه ها و گزارشهای اداری - شیوه نگارش متن فارسی (آیین نگارش) - نشانه گذاری در متن - ویژگیهای نامه و گزارش خوب و مطلوب - ساده نویسی و پرهیز از عبارت پردازی - توضیحاتی در مورد فرم کلی گزارش (قسمت‌های اصلی یک گزارش جامع و کتبی) - توضیحاتی در مورد روشهای جمع آوری اطلاعات - توضیحاتی در مورد روشهای استفاده از منابع و مأخذ در گزارش نویسی - نکات لازم و قابل توجه در گزارش نویسی - آشنایی با نقش کامپیوتر و بسته‌های نرم افزاری پیشرفته Microsoft office و نحوه استفاده هر یک از آنها در تنظیم مکاتبات ، گزارشها، نحوه دستیبابی به منابع اطلاعاتی و ارتباط آنها با مدیریت امور دفتری و بایگانی - تمرین عملی (کار در کلاس) - آشنایی با ضرورت و اهمیت خلاصه سازی مکاتبات اداری - آشنایی با مفاهیم - آشنایی با فواید و اهداف خلاصه سازی - آشنایی با عوامل موثر در تهیه خلاصه - آشنایی با انواع روشهای تلخیص - آشنایی با مراحل تلخیص - آشنایی با اصول خلاصه سازی - آشنایی با روشهای تنظیم خلاصه - آشنایی با مراحل نگارش خلاصه مکاتبات - آشنایی با اشکال مختلف ارایه و تنظیم خلاصه - کار عملی
شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي
شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي نگارش اصولي نامه های اداری نقش بسيار مهمي در بيان درست مفاهيم در هر سازمانی را به عهده دارند . بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را ديده اند ، بخش قابل توجهی از اين مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسياری مواقع پيچده و نامفهوم است . برای نامه نگاری پيش از آنکه به نوشتن اقدام شود بايد به چند نکتهتوجه داشت : - ابتدا يکبار آنچه را که می خواهيم ، در ذهن مرور کنيم . - دايره لغات مورد استفاده را گسترش دهيم و ايجاز در سخن را فراموش نکنيم ( کم گوی و گزيده گوی چون در ) ساختار نامه : نامه نگاری پيش از آنکه ساختار تعريف شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمينه نويسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری ديگر بنا به سنت يا تمايل مجموعه اداری از ساختار ويژه ای استفاده می کند . در اين مقاله سعی شده تا به شيوه های رايج و پر کاربرد ساختار نامه نويسی اشاره شود . الف) عنوان نامه عنوان نامه يا مخاطب نامه می تواند شخصيت حقيقی يا حقيقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه بايد به چند نکته توجه داشت : 1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصيت حقيقی فرد، سپس شخصيت دقيق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال : جناب آقای دکتر ... رئيس محترم ... 2- چنانچه به هر دليل از ذکر شخصيت حقيقی افراد خودداری می کنيم به شيوه های زير از شخصيت های حقوقی نام می بريم : - رئيس محترم سازمان ، بهتر است بنويسيم رياست محترم سازمان - مدير کل محترم ، بهتر است بنويسيم مديريت کل محترم - مدير محترم ، بهتر است بنويسيم مديريت محترم 3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بين عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال برای سازمان بهتر است بنويسيم رياست نه اينکه مدير محترم سازمان برای اداره کل بهتر است بنويسيم مدير کل نه اينکه رئيس اداره کل برای اداره بهتر است بنويسيم رئيس اداره نه اينکه رئيس محترم اداره نکته : در برخی اداره ها ، به ويژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه رابه صورت زيرمی آورند : از : به : موضوع : اين روش گرچه مزايايی مثل صرفه جويی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پيروی می کند به ويژه اينکه اگر موضوع در خواستی يا اطلاع رسانی شما با توضيحات همراه باشد بايد بنويسيد ((در زير آمده است )). اين روش همانگونه که گفته شد ، در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد . شرايط حاشيه هاي خالي در نامه هاي اداري: تمامی نامه های اداری يک سند محسوب می شود . لذا همانگونه ...
آیین نگارش و نامه نگاری اداری
چگونه یک نامه اداری بنویسیم(۱) نامه های اداری نقش اساسی در بیان مفاهیم بهره وری در هر سازمانی را به عهده دارند . در واقع با تحلیل محتوایی نامه های یک اداره می توان نقش آموزش ، سازماندهی ، هدف گذاری و .... را بازیابی کرد. بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را دیده اند ، بخش قابل توجهی از این مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسیاری مواقع پیچده و نامفهوم است . برای نامه نگاری پیش از آنکه به نوشتن اقدام شود باید به چند نکته توجه داشت : - ابتدا یکبار آنچه را که می خواهیم ، در ذهن مرور کنیم . - دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهیم و ایجاز در سخن را فراموش نکنیم ( کم گوی و گزیده گوی چون در ) ساختار نامه : نامه نگاری پیش از آنکه ساختار تعریف شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمینه نویسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری دیگر بنا به سنت یا تمایل مجموعه اداری از ساختار ویژه ای استفاده می کند . در این مقاله سعی شده تا به شیوه های رایج و پر کاربرد ساختار نامه نویسی اشاره شود . الف) عنوان نامه عنوان نامه یا مخاطب نامه می تواند شخصیت حقیقی یا حقیقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه باید به چند نکته توجه داشت : 1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصیت حقیقی فرد، سپس شخصیت دقیق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال : جناب آقای دکتر ... رئیس محترم ... 2- چنانچه به هر دلیل از ذکر شخصیت حقیقی افراد خودداری می کنیم به شیوه های زیر از شخصیت های حقوقی نام می بریم : - رئیس محترم سازمان ، بهتر است بنویسیم ریاست محترم سازمان - مدیر کل محترم ، بهتر است بنویسیم مدیریت کل محترم - مدیر محترم ، بهتر است بنویسیم مدیریت محترم 3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بین عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال: برای سازمان بهتر است بنویسیم ریاست نه اینکه مدیر محترم سازمان برای اداره کل بهتر است بنویسیم مدیر کل نه اینکه رئیس اداره کل برای اداره بهتر است بنویسیم رئیس اداره نه اینکه رئیس محترم اداره نکته : در برخی اداره ها ، به ویژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زیر می آورند : از : به : موضوع : این روش گرچه مزایایی مثل صرفه جویی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پیروی می کند به ویژه اینکه اگر موضوع در خواستی یا اطلاع رسانی شما با توضیحات همراه باشد باید بنویسید ((در زیر آمده است )). این روش همانگونه که گفته شد ، در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد . حاشیه نامه تمامی نامه های اداری یک سند محسوب می شود . لذا همانگونه ...
جزوه آموزش مکاتبات اداری- مدرس: سیدرضا نیری
باسمه تعالی آمـوزش نگارش اداری مقدمه: نگارش نامه های اداری از دیرباز به عنوان مجاری مهم ارتباطی در سازمانها محسوب می شود و در برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی یک ابزار بسیار مهم می باشد. سازمانها برای تبادل اطلاعات و برقراری ارتباطات از نامه های مختلف اداری استفاده می کنند، واین موضوع به حجم فعالیتها و توزیع واحدها و تشکیلات آن ارتباط مستقیم دارد. در زمان حاضر با ورود سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطی و دستگاه های رایانه ای به عرصه سازمانی، نامه نگاری اداری اهمیت بیشتری پیدا کرده است. با کاربرد وسیع شبکه های رایانه ای وسیستمهای بودن کاغذ(PaperLess) در سازمانها و ادارات، نه تنها اهمیت نوشتار اداری کاهش نیافته است، بلکه استفاده صحیح و موثر از آن مورد تاکید می باشد. نوشتار به عنوان ساده ترین شیوه ثبت و ضبط وقایع و قصد و منظور افراد(درمفهوم سند)، اهمیت زیادی در تبادل اطلاعات و ارتباطات اداری و سازمانی برعهده دارد و همواره به عنوان یک عامل مهم و موثر در بهره وری سیستم و مدیریت سازمان محسوب می شود؛ از این جهت استفاده از انواع نوشتارهای اداری یک ضرورت سازمانی است. اطلاع از انواع مکاتبات و چگونگی نگارش و تنظیم آنها برای تمامی کارکنان سازمانهای اداری، آموزشی، تولیدی و توزیعی به عنوان یک مهارت و ضرورت تلقی می شود. توانایی در نگارش و مهارتهای نوشتاری، توسط استادان، متخصصان و صاحب نظران زبان و ادبیات فارسی مورد بررسی و دقت نظر قرار گرفته است و موضوعاتی مانند رعایت دستور زبان، ساده نویسی، کاربرد صحیح کلمات و اصطلاحات، ویرایش و بخصوص استفاده از نشانه گذاری و دستور خط فارسی، مورد توجه و تاکید این عزیزان می باشد. نگارش نامه های اداری(مکاتبات اداری)؛ به عنوان یک نوشتار تابع این ملاحظات است(رعایت اصول نگارش و نامه نگاری)، ولی بخاطر محدوده موضوع این اثر که نگارش در حیطه سازمانی است، نوشته هایی مانند حکم، آیین نامه، دستورالعمل و ... مورد توجه قرار می گیرد. انواع نوشتار و مشخصات یک نوشته خوب : انسانها معمولاً منظور و مقصود خود را با نوشتن ثبت و ضبط و بیان می کنند و با خواندن نوشته ها می توان به افکار، اهداف، سطح آگاهی و دانایی و حتی احساسات و عواطف نویسنده پی برد. نوشته ها را از جنبه های گوناگونی می توان تقسیم و طبقه بندی کرد: ü به اعتبار زبان نوشته ها به ادبی، علمی، اداری، مطبوعات، گوفتاری، کودکانه و ... قابل تقسیم است. ü به اعتبار موضوع نوشته ها به دینی و مذهبی، سیاسی، اخلاقی و تربیتی، آموزشی و ... قابل تقسیم است. ü به اعتبار بیان نوشته ها به جدی و طنز، رسمی و غیر رسمی قابل تقسیم است. ü به اعتبار قالب ...