گزارش اداري
گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1
نطق پیش از دستور: این هفته در محل کار برایمان کلاس آموزش گزارش نویسی و مکاتبات اداری گذاشته اند.هنوز نمیدانم که از این کلاس چیز بدرد بخوری درمیاد یا نه،ولی هم برای اینکه مجبور به مطالعه دوباره جزوه کلاس شوم و هم شاید یک بنده خدایی نفعی این وسط ببرد، جزوه کلاس را روزبروز اینجا می نویسم .راستی منبع کلاس هم کتاب گزارش و نگارش در روابط عمومی نوشته حسین عماد افشار از انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی است.<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> گزارش: عبارت است از دادن اطلاعات سازمان یافته یا نظر مشورتی در امری که بر مبنای آن اتخاذ تصمیم آگاهانه برای گیرنده امکانپذیر باشد. انواع گزارش: اطلاعی، تحقیقی، تحلیلی گزارش اطلاعی : اینگونه گزارش بر مبنای وقایع و حقایق تهیه و تنظیم می شود و در آن گزارشگر اطلاعات لازم را اعم از پیشامدها و ارقام و آمار در اختیار گیرنده گزارش قرار می دهد بدون آنکه درباره مطالب گزارش توضیح بیشتری دهد یا به تفسیر و تحلیل اطلاعات بپردازد.مانند :گزارش روزانه، ماهانه و سالانه گزارش تحقیقی: گزارشهای تحقیقی یا پژوهشی بر پایه تحقیق و بررسی استوار است.این نوع گزارشها گاهی صرفاً پژوهشی است و در آن گزارشگر تنها به ذکر تحقیقات و کشفیات تازه خود می پردازد و به گزارش خود کاملاً جنبه علمی و فنی می دهد و گاهی نحوه بهره برداری از کشف و تحقیق نیز مورد توجه قرار می گیرد و راههای استفاده پژوهش و انطباق آن با محیط خارج هم در گزارش منعکس می شود. گزارش تحلیلی: این نوع گزارش را می توان کاملترین نوع گزارش دانست زیرا که آمیخته ای از گزارش اطلاعی و تحقیقی است. در این نوع گزارشها اطلاعات موجود و تجربه های اندوخته از یکسو و تحقیق آزمونهای جدید از سوی دیگر بکار گرفته می شود و گزارش با تجزیه و تحلیل و تفسیر مطالب همراه است معمولا در این نوع گزارش به حل مشکلات و مسائل می پردازند و آینده را پیش بینی می کند و برای مبنای تحقیق و به صورت علمی پیشنهادهایی ارائه می دهند. پ.ن1:اینکه رئال مادرید با خاک یکسان شد هم مثل برد استقلال خیلی حال داد.ولی امشب با شنیدن ویران شدن رم در برابر یوونتوس چه شبی شد.خیلی کیف کردم. پ.ن۲:اینکه اینجا دو روز مطلب نداشت تقصیرآبدارچی بود با این نظرش: هنوز نخوندم ... حقیقتش وقتم ندارم چون باید برم خونه تا شنبه اپ نکنی که بیام نظر بدم چشمک ... حالا یکی نیست بگه اخه مرتیکه تو چه نظر بدی چه نظر ندی چه به درد صادق خان میخوره ... خیلی بدی تو ذوق بچه میزنی باشه ... پ.ن۳:وبلاگستان با معرفی راهیان سپیده بروز است
گزارش نویسی
گزارش نویسی در زیر به بیان ارکان یک گزارش پرداخته و آن را تشریح می کنیم : اركان گزارش اركان گزارش هاي اداري وفني درحالت متعارف عبارتنداز: - عناوين - متن گزارش - امضاء - گيرندگان گزارش - ضمائم موارداول تاسوم يعني عناوين ،متن وامضاءجزواركان اصلي بوده ودرصورتي كه گزارش فاقدهركدام ازآنهاباشد،مصداق خودراازدست مي دهد. مواردچهارم وپنجم دردرجه دوم اهميت قراردارد.ممكن است برخي ازگزارش هانيازي به آن نداشته وبدون رونوشت وضميميه تهيه ودرجريان كارقرارگيرد. اينك براي توجه بيشترهركدام به شرح هريك مي پردازيم . الف –عناوين : منظورازعناوين گزارش ،ذكرمطالبي درابتداوآغازكاراست كه معرف وشناسنامه گزارش بوده ودرآغازبيان مي گردد. اين قسمت همانندعناوين نامه هاي اداري نمايشگرگيرنده ،تهيه كننده وموضوع بوده كه باافزودن ابعادديگري چون زمان ومكان تهيه درامرگزارش نويسي ودرقالب واژه هاي ماننده :به ،از، موضوع ،زمان ومكان مورداستفاده قرارمي گيرد. كه اينك به شرح هريك ازآنهامي پردازيم . عنوان گيرنده گزارش : منظورازگيرنده گزارش :شخص مقام سازماني ،گروهي خاص ،سازمان وياواحدمعيني است كه گزارش درارتباط وخطاب به آن تهيه مي گردد. عنوان گيرنده گزارش راواژه ((به )) مشخص مي شود . درجلوواژه مزبورممكن است عناويني مشابه جملات ذيل قيدشود. به :آقاي الف –مديركل امورمالي به : موسسه تجارتي ستاره به: اعضاءكميسيون حل اختلاف به :اداره كل كارگزيني به :سازمان امورمالياتي كشور عنوان گزارش دهنده : منظورازگزارش دهنده عبارتست ازشخص ،مقام سازماني ،سازمان وياواحدي كه گزارش تهيه وارائه مي نمايد.واژه مبين اين عنوان ((از))مي باشد. گزارشگرممكن است يك فرد،يك موسسه ياسازمان ،يك گروه ويافردي ازسازمان وموسسه اي خاص بامأموريت ويژه اي باشدمانند: از:الف –كارشناس اموراداري عنوان موضوع : منظورازموضوع عبارت كوتاه وگويايي است كه بيان كننده محتوي گزارش باشد. موضوع گزاش باكلمه ((موضوع ))مشخص وبعدازعناوين گيرنده وفرستنده گزارش قيد ميگردد،مانند: به : اداره كل بازرسي ورسيدگي به شكايات از: آقاي الف –كارشناس حقوقي موضوع :گزارش رسيدگي به پرونده ساختمان نيمه تمام انبارتهران دربرخي ازمواردايجاب مي نمايدكه بجاي ذكركله عنوان ((موضوع ))هدف گزارش طرح گردد. دراين صورت فقط واژه ((هدف ))بجاي كلمه موضوع نوشته مي شودمانند: هدف:بررسي وضع ديپلمه هاي بيكارجهت شناخت مشكلات آنها. روال برخي ازگزارش هاايجاب مي نمايدكه هم موضوع قيدگرددوهم هدف مطرح شود. مانند: موضوع :گزارش نتيجه بررسي درباره ترافيك شهرستان ...
گزارش نویسی و مکاتبات اداری 2
شكل گزارش:هر گزارش مفصل از 3 بخش متمايز تشكيل شده است:<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> الف-بخش مقدماتي ب-بخش اصلي ج-بخش مراجعه الف-بخش مقدماتيمطالب ذيل را دربر مي گيرد: 1-جلد: معمولاً عنوان گزارش ، تاريخ تهيه گزارش ، تهيه كننده گزارش ، دستوردهنده گزارش اطلاعاتي هستند كه بر روي جلد منعكس مي شوند. 2-صفحه عنوان: همان اطلاعات روي جلد اينجا هم منعكس مي شود تا اگر روزي جلد كنده شد ، خلاصه اطلاعات بر روي گزارش منعكس باشد. 3-دستوردهندگان 4-پيشگفتار:در اين قسمت معمولا دليل وجودي گزارش و مراحل تهيه آن ذكر مي شود. 5-فهرست مطالب 6-فهرست پيوستها ب-بخش اصلي شامل موارد ذيل است:مقدمه ، متن گزارش ، نتيجه گيري 1-مقدمه: كه در آن هدف گزارش و خلاصه اي از آن ذكر مي شود. 2-متن گزارش: از حيث محتوا به ترتيب مطالب زير را در بر مي گيرد: الف-بررسي و تحليل دقيق مساله ب-بيان سير تاريخي با توجه به تحقيقات پيشينيان ج-جريان تحقيق در گزارش نوشته شود د-بيان نكات مثبت و نتيجه بخش تحقيق ه-آخرين اطلاعات بدست آمده در خصوص تحقيق و-بيان نكات منفي در خصوص موضوع ي-توصيه هاي لازم به گيرنده گزارش 3-نتيجه گيري ج-بخش مراجعه شامل قسمتهاي زير مي باشد: 1-پيوستها 2-واژه نامه 3-نامنامه 4-:فهرست منابع و مآخذ نكات مهم اخلاقي در تهيه گزارش: 1-در گزارش هدف را به وضوح تعيين نمائيد 2-گزارش را با توجه به نيازهاي گيرنده گزارش تهيه نمائيد. 3-گزارش را به نحوي تعيين نمائيد كه در برگيرنده احاطه شما به كليات و جزئيات موضوع باشد. 4-در هر مساله اي يا موضوعي حقيقت و واقعيت امر را به آگاهي گيرنده گزارش برسانيد. 5-در تهيه گزارش منظور خود را روشن ، باصراحت و وضوح بيان نمائيد. 6-در گزارش بيطرفي خود را به طور كامل رعايت نموده و به اين حقيقت واقف باشيد كه اعمال غرايض شخصي و تعصبات خشك و خالي و دخالتهاي بيجا در گزارش نويسي به هيچ وجه جايز نيست. 7-از به كار بردن افعال مجهول در گزارش خودداري نمائيد. 8-هيچ مطلبي را بيان ننمائيد مگر آنكه صد در صد به درستي آن اطمينان داشته باشيد. 9-فوراً و بدون تامل به سخنان و گفته هاي افراد اعتماد نكنيد. 10-در تحقيقات خود از شتابزدگي و عجله خوداري نمائيد. حاشيه كاغذ A4 براي نوشتن تحقيق: حاشيه بالا و پايين و سمت چپ صفحه بايد 3.5 تا 4 سانتي متر باشد. حاشيه سمت راست صفحه بايد 4.5 تا 5 سانتي متر باشد. پ.ن۱: این مطلب وارطان عزیز را بخوانید بسیار تکان دهنده است. پ.ن۲:وبلاگستان پ.ن۳:بدون شرح:دبير شوراي نگهبان در نخستين يادواره سرداران شهيد گفته‌اند، «بشر غير از اسلام، همان حيواناتي هستند كه روي زمين مي‌چرخند و فساد مي‌كنند».
نحوة تنظيم وارائه گزارش
بدون شك ارتباط در شكل ها واز ديدگاههاي گوناگون تعريف شده و در مجموع بيانگر اين واقعيت است كه : ارتباط اساس شكل گيري جوامع و گرداننده چرخ هاي عظيم آن و نهايتاً لازمه زندگي است، ارتباط عبارت است از فن انتقال اطلاعات، افكار و رفتارهاي انساني از يك شخص به شخص ديگر، بطور كلي هر فرد براي ايجاد ارتباط با ديگران و انتقال پيام هاي خود به ايشان از وسايل مختلف استفاده مي كند مثلاً وقتي انسان با نگاه يا لبخند نشاط خود را به ديگري نشان مي دهد؛ يا هنگامي كه شخص به شخص ديگر صبح بخير مي گويد؛ با بيان شفاهي دوستي و صميميت خويش را به او مي فهماند، به همين ترتيب، موقعي كه انسان به ديگري نامه مي نويسيد، با بيان كتبي مقصود خود را به نظر او مي رساند و با وي ارتباط برقرار مي سازد. عنـاصـر مهـم ارتبــاط( شكل گيري ارتباط ): 1-پيام دهنده (مبدأيا فرستنده): شخص (كلام)، نوشته، تصاوير و يا حركات فرد 2- پيام: نوشته (نامه،روزنامه،كتاب)، امواج (راديو،تلويزيون،تلفن،تلگراف و..)، حركات دست وعلائم رمزي و... 3- گيرنده پيام (مقصديا مخاطب ) : فرد شنونده، بيننده يا خواننده و يا يك گروه اجتماعي 4- بازگشت : (اثر ياباز خورد) 5- وسيله ارتباط :(كانال يا مجرا) پيام دهنده: برقرار كننده ارتباط است، پيام خود را با هدفي خاص به صورت گفتار و نوشته، بطور حضوري و يا با استفاده از رابط به پيام گيرنده منتقل مي نمايد. گيرنده پيام: فرد يا افراد و يا گروهي مي باشند كه پيام به خاطر و براي آنها ارسال گرديده است. ممكن است گيرنده پيام يك شخصيت حقيقي، يك گروه اجتماعي و يا جامعه اي خاص باشد. پيام: همان چيزي است كه ارتباط به منظور انتقال آن برقرار گريده است، پيام ممكن است انتقال اطلاعات و اخبار، فرمان، درخواست و ... باشد كه به اشكال مختلف ماننده علائم، گفتار، تصوير و نوشته منتقل مي شود. وسيله ارتباط: منظور ابزار و وسايلي كه در ارسال پيام، پيام دهنده و پيام گيرنده را كمك مي نمايد، وسايل ايجاد ارتباط به دو گروه عمده، اصلي و كمكي تقسيم مي شوند. الف) وسايلي كه پيام بوسيله آن ارائه مي گردد مانند بيان (گفتار)، نوشته و علائم ب) ابزاري كه وظيفه انتقال پيام را بر عهده دارند ماننده تلفن،فكس، راديو، روزنامه،مجلات، پست، نامه رسان و... آثار يا بازخورد (Feed-baek) : طبق يك اصل كلي هر عملي را عكس العملي است، مستقيم و مخالف جهت آن، بدون شك ارسال پيام در ايجاد ارتباط يك عمل مي باشد كه به عكس العمل بوجود آمده باز خورد گفته ميشود. انواع ارتباط از لحاظ محتوا و كاركرد: 1- ارتباط خصوصي : اين ارتباط بدون واسطه ، رو در رو، فوري و مستقيم است (قابل رويت بودن آثار ...
گزارش شورای اداری
مركزآموزش‌عالي دولتی درخوي ايجادمي‌شود دكتر دانشجو پس از افتتاح پروژه مسكن مهر به عنوان نماينده تام الاختيار رئيس جمهور در شوراي اداري خوي شركت كرد. گزارش: رقیه گل صنملو دكتر كامران دانشجو پس از افتتاح پروژه مسكن مهر به عنوان نماينده تام الاختيار رئيس جمهور در شوراي اداري شهرستان خوي شركت كرد. وزير علوم، تحقيقات و فناوري از تهيه طرح جامع توسعه آموزش عالي كشور خبر داد و بيان داشت:در استان آذربايجان غربي بيش از 100 مركز آموزش عالي وجود دارد اما بسياري از آنها حالت انفعالي به خود گرفته اند چرا كه بر مبناي مطالعه و برنامه ايجاد نشده اند. كامران دانشجو،در جلسه اداري شهرستان خوي بيان داشت: در طرح جامع توسعه آموزش عالي علاوه بر اروميه چند نقطه به عنوان مركز آموزش عالي اين استان مد نظر قرار گرفته است كه شهرستان خوي يكي از آنها است. وزير علوم، تحقيقات و فناوري گفت: اقدامات بسياري در دولت نهم و ابتداي دولت دهم صورت گرفته است به طوري كه خدماتي كه در چهار سال و نيم اخير به مردم ارائه شده از بسياري جهات معادل كل خدماتي است كه طي 16 سال گذشته صورت گرفته است اما شان مردم ايران بالاتر است . وي با تاكيد براينكه شأن مردم خوي به حديست كه هر چه خدمات به آنها ارائه شود باز هم كم است، گفت: شهرستان خوي فرهنگستاني كهن از ايران زمين است. دانشجو با اشاره به تواماني علم با ايمان، تصريح كرد: دانشگاه‌ها بايد بيشتر در اين مسير حركت كنند تا شاهد تحول و شكوفايي در همه جاي ايران اسلامي باشيم. وي با بيان اينكه در سفر سوم هيات دولت بيشتر به مسائل فرهنگي پرداخته ميشود، خاطرنشان كرد: بودجه فرهنگي خوبي براي استان آذربايجان غربي پيش‌بيني شده است سوال امام جمعه از وزير علوم: آيا اين شهر با اين سابقه علمي و فرهنگي لياقت اين را ندارد كه يك دانشگاه دولتي داشته باشد؟ در جلسه شوراي اداري شهرستان خوي، قبل از سخنان وزیر علوم، امام جمعه اين شهر به تبين اهداف مقام معظم رهبري از نامگذاري سال 89 به سال «همت مضاعف و كار مضاعف» پرداخت وپيشنهاد داد ستاد پيگيري پيام نوروزي مقام معظم رهبري حداقل در شهرستان خوي تشكيل شود. حجه الاسلام سيد رضي شكوري درادامه خطاب به دكتر دانشجو اظهار داشت: از آقاي وزير سوالي دارم كه درخواست مي كنم پاسخ داده شود و درخواست انجام كاري را هم ندارم و اگر صرفاً به اين سوال پاسخ بدهند براي بنده به عنوان امام جمعه كافي است. امام جمعه خوي سوالش را با يك مقدمه در خصوص سابقه 800 ساله علمي و فرهنگي شهرستان خوي آغاز كرد و گفت: خوي از قرن ششم به بعد 6 حوزه علميه بنام دارد كه الان خيلي از اين حوزه ها در اثر سياست هاي حاكمان ستمگر از ...
آشنائی مختصر با مکاتبات اداری
- مقدمه نامه، گزارش، بخشنامه، صورت‌جلسه، دستورالعمل، ابلاغيه، حكم، اطلاعيه و ... همگي در زمره مكاتبات اداري و نوعي ارتباط نوشتاري در سازمانها به حساب مي‌آيند. مكاتبات اداري مهم‌ترين و اصلي‌ترين شكل ارتباط نوشتاري در سازمانها به حساب مي‌آيند. مكاتبات يكي از روشهاي برقراري ارتباط است كه در سازمانهاي مختلف اعم از اقتصادي، سياسي، فرهنگي، تجاري، آموزشي و پژوهشي و ... از آن استفاده‌هاي زيادي ميشود. تحقيقات نشان مي‌دهد كه نزديك به 70 درصد از خطاها در محيط كار صرفاً از ارتباطات ضعيف ناشي ميشود. بيشتر مديران عوامل زير را مانع از برقراري ارتباط صحيح در محيط كار مي‌دانند: فقدان يا كمبود دانش و اطلاعات مشخص نكردن اهداف و اولويتها گوش نكردن به پيامها فقدان درك كامل سخن گوينده و نيز قصور در پرسش تكرار پيش پنداشته‌ها عدم توجه به نيازهاي ديگران خوب فكر نكردن و زود نتيجه‌گيري كردن از دست دادن تحمل و وارد بحث و جدل شدن كمبود وقت بي‌حوصلگي عدم تلاش براي چاره‌جويي شايد شما هم مشاهده كرده‌ايد كه بعضي از نامه‌ها و گزارشات اداري به شيوه‌اي بسيار جذاب تنظيم مي‌شوند به طوري كه خواننده را مجذوب ساخته و آماده برقراري ارتباط مي‌سازند. متأسفانه گاهي هم عكس آن رخ مي‌دهد. گفته‌اند كه قلم مي‌تواند از شمشير هم نيرومند‌تر باشد. اما اين امر زماني صحيح است كه قلم به وجود آورنده يك كلام مكتوب و تاثيرگذار باشد. برخي از مديران پي‌درپي نامه و يادداشت رسمي يا غير رسمي ضعيف و كم تاثير مي‌نويسند. آنان ترجيح مي‌دهند كه بيشتر مكاتبه كنند و از ارتباط چهره به چهره هراس دارند. در نتيجه به دليل ضعف در برقراري ارتباط نوشتاري كارها خوب پيش نمي‌رود. در این مقاله پس از شناخت مهارتهاي ارتباط نوشتاري، بعضي از اصول و مباني تقويت این مهارتها در مدیران ارایه می‌شود. 2- نامههاي اداري مكاتبات اداري يكي از انواع ارتباط نوشتاري به حساب مي‌آيد. امروزه با وجود گسترش انواع رسانه‌هاي ارتباطي هنوز هم مكاتبات اداري به منزله يك محمل تسهيل ارتباط، جايگاه ويژه‌اي در ارتباطات سازماني دارند. مكاتبات اداري انواع مختلفي دارند كه نامه با سابقه‌اي ديرينه، مهم‌ترين آنها است. نامه‌نگاري اداري تابع آداب و شيوه‌هاي ارتباطي خاصي است. تمامي اشكال برقراري ارتباط نوشتاري (مانند نمابر، تلكس، ايميل و ...) نيز بر اساس نامه‌نگاري مورد استفاده و بهره‌برداري قرار مي‌گيرند. در واقع تهيه و تنظيم آنها در قالب تهيه نامه صورت مي‌گيرد. شما به عنوان مدير در يك سازمان، روزانه با انواع مختلف نامههاي اداري با ساختار و محتواي گوناگون مواجه‌ايد. ...
چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟
مقدمه : شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي خصوصي واداري وحتي کتب ومقالات را شامل مي شود ، متأسفانه از ابتداي سوادآموزي وتا زمان بهره برداري مورد توجه واقع نشده است ودر نتيجه اين امر ضعف گروهي از باسوادان وحتي فارغ التحصيلان مدارس متوسطه ودر بعضي از فارغ التحصيلان دانشگاهي نيز ديده مي شود که اغلب از نوشتن روان نويسي زبان فارسي ( زباني که به آن تکلم مي کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبيان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور مي شود که اين فن خاص گروهي است که ذوق آن را داشته ويا در رشته هاي خاصي مثلاً زبان وادبيات فارسي تحصيل نموده باشند وبقيه اشکالي بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به اين فن آشنايي نداشته باشند در صورتيکه مسئله اين طور نيست . نوشتن متون فارسي ودر حقيقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و يا فکر کردن است و مي بايد بعداً بر روي کاغذ بصورت نوشته در آيد نبايد بي اهميت تلقي گردد وتهيه يک گزارش ويا نامه خوب اداري نياز فراوان به آگاهي در شيوه نگارش دارد . در تهيه آن نيز رشته شغلي وتخصص ودر جه تحصيلي وذوق واستعداد سرشار نيز کافي نيست ، بنابراين يک نفر متخصص در امور فني ويا مهندسي نيز فرضاً در تهيه يک نامه اداري ويا فني ويا تهيه يک گزارش حتي براي موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ، ترکيب وتنظيم آنها با يکديگر اقدام نمايد ودر نتيجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ويا گزارش علاوه بر عدم دسترسي به نتيجه مورد نظر ، خود مشکلاتي را نيز بدنبال خواهد داشت ودر نهايت خالي از اشکال نخواهد بود . بي اعتنايي بعضي از مردم وحتي تحصيلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمي تواند دلايل آنان را در بي ارج نموده اين فن توجيه کند ، زيرا بايد قبول کرد که نگارش صحيح در هر زماني به عنوان يک نياز اجتناب ناپذير وضروري براي همه افراد جامعه مي باشد وبه ويژه براي افراد تحصيل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادي از اين گروه بيشتر است وعلاوه بر آن اين گروه از جامعه به جهت فعاليت هاي سياسي واداري واجتماعي وفرهنگي که دارند ، خوب ويا بد نوشتن آنها تاثير مستقيمي بر روي ديگران خواهد گذاشت . براي کارکنان سازمانهاي دولتي بسيار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ويا ناقص بودن نامه اي موجب ، سرگرداني ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبيهوده ونهايتاً صرف وقت وايجاد هزينه ونيروي انساني بيموردي را شامل گرديده است . بنابراين براي کارمندان اداري بخصوص آگاهي از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقياسي که آنها را قادر به نامه نگاري صحيح و کافي براي انجام وظايف محوه نمايد ، ضروري است وبراي رسيدن به اين مقصود لااقل مي بايستي ...
شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري
مقدمه نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند. نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند : الف- نامه هاي رسمي و اداري ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از : - نامه هاي اداري - پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ... در جزوه حاضر تلاش كرده ايم همكاران عزيز را تا آنجا كه امكان دارد با طرز درست نوشتن نامه هاي رسمي و اداري آشنا كنيم . نوشته ي حاضر شامل چند بخش است : 1- تعريف نامه هاي رسمي و اداري 2- آشنايي با انواع ويرايش ها ( ويرايش فني ، ويرايش ساختاري و ويرايش تخصصي ) 3- نمونه اي از يك نامه رسمي و اداري . 4- منابع نوشته نامه هاي رسمي و اداري نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد. كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و اقدام لازم . قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري 1) سرآغاز ( ذكر نام خداوند ) 2) تاريخ ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ). 3) موضوع نامه ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... ) 4) عنوان ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...) 5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...) 6) متن نامه 7) امضا نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم 1) نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد . 2) در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست. 3) اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد. 4) كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً 21 × 15 يا 30 × 21 ) باشد. 5) نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) . 6) گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است. 7) ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است. 8) سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد. ويراش ...
فساد اداری
فساد اداریمقدمهتجربه هاي به دست آمده از كشورهاي مختلف نشانگر اين است كه فساد امري پيچيده، پنهان و متنوع است. از اين رو، مبارزه با آن نيز بايد امري مستمر، طولاني و پيچيده باشد. درحقيقت، فساد (در ابعاد اداري و ابعاد ديگر جامعه) مانند عفونت است كه اگر به اندام و پيكر جامعه راه يابد، اعضاي آن را يكي پس از ديگري عفوني كرده و از كار مي اندازد و چه بسا گسترش اين عفونت، كل پيكره جامعه را فاسد كند. اصطلاح فساد اداري كه آن را در برابر سلامت اداري به كار مي برند، مدت زيادي است كه موردتوجه انديشمندان و صاحبنظران مختلف سازماني قرار گرفته و تلاش كرده اند با ارا ئه تعاريف منطبق با اصول سازماني در جهت رفع آن گام بردارند كه وجه اشتراك اغلب تعاريف ارائه شده درباره فساد دستگاههاي دولتي را مي توان رشوه و سوءاستفاده از موقعيتهاي شغلي، براي نفع شخصي دانست. پيامدهاي فساد اداري نيز در قالب معضلات و ناهنجاريهايي همچون سوءاستفاده از موقعيتهاي شغلي، ارتشاء و اختلاس، كلاهبرداري، پارتي بازي، بي عدالتي، باج خواهي، ايجاد نارضايتي براي ارباب رجوع (ذينفع ها)، سرقت اموال و دارائيهاي سازمان، فروش اطلاعات محرمانه سازمان به ديگران و نظاير آن بــــه صورت فردي، گروهي و سازمــــان يافته پديدار مي گردد. عوامل......دانلود متن کامل
نحوه تهیه گزارش
مكاتبات اداري مكاتبات اداري، يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است، كه در نهايت، قسمت عمده ي آن، به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل ميگردد. با توجه به اهميت مكاتبات اداري و سهم بزرگ آن به پيشبردن هدف يا اهداف موردنظر، لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارآيي ميشود توجه گردد.. نامههاي اداري در بحث اداره امور دفتري و گردش مكاتبات همانطور كه ملاحظه ميگردد، ذكر كلمه نامههاي اداري و به كار بردن پسوند و احتمالاً پيشوندهايي همراه آن در بحث امور دفتري بسيار به كار برده شده است. اصولاً از نطر مقررات گردش مكاتبات در سازمان، «نامه» به عنوان وسيله انتقال اطلاعات درنظر گرفته ميشود. انتقال اطلاعات در وزارت‌خانه‌ها و سازمانهاي دولتي كه مكاتبات اداري و نامههاي وارده و يا صادره نيز گفته ميشود، معمولاً از طريق مكاتبات و همانطور كه در ابتداي بخش نيز بيان گرديد، انجام ميشود. اكنون كه نامه در بحث اداره امور دفتري به عنوان وسيله و ابزار انتقال اطلاعات مطرح است، مي‌تواند داراي طبقه‌بندي و خصوصيات ويژه‌اي باشد كه در زير به آنها اشاره ميگردد. اصولاً نامههاي اداري به دو دسته تقسيم مي‌شوند: الف- نامههاي وارده: كلية اطلاعاتي كه به صورت مكتوب و با خصوصيت‌هاي ويژه از شخص و يا سازماني به وزارت‌خانه و سازمانهاي دولتي برسد «نامههاي وارده» اتلاق ميگردد. ب- نامههاي صادره: كليه اطلاعاتي كه به صورت مكتوب و با خصوصيت‌هاي ويژه از مؤسسه و يا سازمانهاي دولتي به اشخاص و يا سازمانهاي ديگر فرستاده ميشود، «نامه صادره» خوانده ميشود. ج- هريك از دو نوع نامههاي وارده و صادره مي‌توانند به دو صورت ديگر نيز تقسيم مي گردند:1- نامههاي عادي: نامه‌هايي هستند كه از طبقه‌بندي خاصي برخوردار نمي‌باشند.2- نامههاي طبقه‌بندي شده: نامه‌هايي هستند كه از طبق‌بندي خاصي برخوردار هستند. و در نظام اداري و در بين كاركنان سازمانها به «نامههاي محرمانه» معروف هستند، در حاليكه اين اصطلاح نمي‌تواند درست باشد، چرا كه نامههاي طبقه‌بندي شده خود به چهار دسته تقسيم مي‌شوند كه عبارتند از: - نامههاي محرمانه: افراد محدودي امكان دسترسي به آن نامه را دارند.- نامههاي خيلي محرمانه: افراد محدودتري امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند.- نامههاي سري: افراد بسيار محدودتري در سازمان امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند.- نامههاي به‌كلي سري: افراد بسيار محدودتري در سازمان امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند. همانطور كه ملاحظه ميگردد، ...