مکاتبات اداری
شیوه نامه مکاتبات اداری
شیوه نامه مکاتبات اداریمقدمهسازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.1 تعریف نامه اداریهر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.2 مشخصات نامه اداریویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.3 یادداشت اداریبرای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.4 اجزای نامه های اداریهر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.4.1 سرلوحهنامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، ...
مکاتبات اداری
گروه حسابداری استان مرکزی فرم بودجه بندی وطرح درس مکاتبات اداری شاخه فنی وحرفه ای نام رشته:حسابداری نام درس:مکاتبات اداری تعدادواحد:2 واحد ساعات درهفته:3 ساعت ساعات عملی هفته :3 ساعت ساعات نظری هفته:1 ساعت
نگرشی بر بایگانی مکاتبات اداری
نگرشی بر بایگانی مکاتبات اداری مؤلف: تيم اتوماسيون اداري شركت رايورز الف) مدیریت اسناد سند به آنچه قابل استناد باشد سند میگویند. سند و مدرک دو واژه مترادف میباشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده میشوند. از نظر ارزش یک سند میتواند حاوی ارزشهای زیر باشد: اداری (مانند نامه های اداری، صورتجلسه های اداری و ...) مالی (مانند چک، اوراق بهادر و ...) حقوقی (مانند سند مالکیت، گواهی امضا و ...) تاریخی (مانند عهد نامه های بین کشورها، نامه های قدیمی و ...) علمی (مانند پایان نامه دانشگاهی، گواهی اختراع و ...) فرهنگی (مانند اسناد مربوط به خط، اسناد مربوط به آداب و رسوم و ...) نظامی (مانند نقشه های جنگی، اسناد تولید سلاح های نظامی و ...)مدیریت اسناد مدیریت اسناد عبارت است از تهیه، تنظیم و اجرای مکانیزم مناسب برای تسهیل و تسریع در دسترسی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد سند تا مرحله امحا سند. شاخه های مختلف مدیریت اسناد مدیریت ارسال و مراسلات: مجموعه روشهای عملیاتی جهت نگهداری، تنظیم و طبقه بندی اسناد به منظور تسهیل در مراجعه به آنها مدیریت فرمها: مجموعه عملیات به منظور یکنواخت (استاندارد) سازی فرمها در تمام سطوح سازمان مدیریت گزارش ها: جمع آوری اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیمات صحیح مدیریت دستور العمل ها: ایجاد شیوه قابل اطمینان جهت دسترسی به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین، مقررات و دستورات مدیریت مکاتبات: ایجاد یک مکانیزم صحیح به منظور "ایجاد ضوابط و معیارهای صحیح مکاتبات"، "بکار بردن روش های نو برای اداره توده های انبوه نامه ها"، "تسهیل نگارش اداری از طریق تهیه و توزیع مجموعه نامه های یکسان" و "اصلاح کیفیت نامه های اداری" ب) مکاتبات اداری و دبیرخانه انواع مکاتبات اداری مکاتبات اداری از لحاظ فرم و ماهیت و نحوه استفاده به انواع زیر تقسیم میشوند: نامه های وارده: کلیه نامه هایی که از خارج سازمان یا خارج از حوزه عملیاتی دبیرخانه دریافت شده باشد. نامه های صادره: تمامی نامه هایی که به خارج سازمان یا خارج از حوزه عملیاتی دبیرخانه فرستاده شده باشد. نامه های محرمانه: مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و افراد خاصی از آن آگاهی دارند.به آن مکاتبات طبقه بندی شده نیز میگویند که شامل سطوح طبقه بندی زیر می باشد: محرمانه خیلی محرمانه سری به کلی سریسازمان دبیرخانه وظایف اصلی دبیرخانه عبارتند از: دریافت نامه ها کنترل و بازبینی نامه ها تفکیک و طبقه بندی نامه ها ثبت نامه های وارده و صادره ارسال و ارجاع نامه ها پیگیری مکاتبات سازمانی پاسخگویی امور مکاتباتی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع ...
مکاتبات اداری
پیام را تعریف کنید؟ .................................................................................................................... ارتباط غیر حضوری را تعریف کنید؟ ................................................................................................................... ویزگیهای نوشته را بنویسید؟ .................................................................................................................... از مکاتبات در داخل سازمان دو مورد را ذکر کنید؟ .................................................................................................................... چهار مورد از ارکان نامه های اداری را نام ببرید؟ ................................................................................................................... از عناصر شناخت و تشخیص موضوع " عنصر چرا" را شرح دهید؟ .................................................................................................................... متن نامه از چند قسمت تشکیل شده نام ببرید؟ .................................................................................................................... بخشنامه را تعریف کنید ؟ .................................................................................................................... چهار مورد از وظایف دبیر جلسه را بنویسید ؟ .................................................................................................................... از گزارش های اداری دو مورد را ذکر کنید؟ .................................................................................................................... فرم های موقت را تعریف کنید ؟ .................................................................................................................... چهار مورد از فهرست وارسی در رعایت دستور زبان فارسی را بنویسید؟ سوالات عملی: آقای علی مدد کارمند واحد آموزش سازمان دولتی الف در تاریخ 18/3/91 در محل کار خود حضور نداشته (غیبت غیر موجه )، شما به عنوان کارمند کارگزینی یک گزارش غیبت به واحد حسابداری جهت کسر حقوق از نامبرده صادر نمایید؟ -----------------------------------------------------------------------------------------------
گزارش نویسی و مکاتبات اداری
فصل اوّل : تعریف و ویژگی های مهم نامه های اداری نوشته های اداری و دانشگاهی دارای مشخصات و ویژگیهای خاص خود می باشد ، چه از حیث مفهوم و محتوا و پیام و چه از حیث سبک و آیین درست نویسی ، که موارد زیر را می توان از ویژگیهای مهم آن بر شمرد : 1- ساده نویسی : سادگی از ضروریات نوشته اداری است ، ولی نویسنده نباید در این امر افراط ورزد بلکه باید نوشته او ساده و روان و در عین حال شیوا و رسا باشد و عبارات مبهم و جملات پیچیده و کلمات نامأنوس در آن به کار نرود و نوشته به آسانی قابل فهم بوده و دارای وحدت موضوع باشد . 2- پرهیز از به کار بردن واژه های دشوار و بیگانه : باید در نوشته های اداری از کاربرد لغات و اصطلاحات دشوار و دور از ذهن و همچنین واژه ها و ترکیباتی که معنی و مورد استعمال آنها را دقیقاً نمی دانیم احتراز جوییم و نیز سعی کنیم تا می توانیم لغات بیگانه را که مترادف آنها در فارسی موجود است در نوشتۀ خود نیاوریم . در نوشته های اداری و دانشگاهی می باید واژه های بیگانه ای که معادل مناسبی برای آنها ساخته شده است از معادل فارسی آنها استفاده نماییم به عنوان مثال به جای واژۀ بیگانۀ "تئوری " از واژه مصوب فرهنگستان "نظریه "و به جای واژۀ بیگانۀ " تست " ، واژۀ مصوب فرهنگستان "آزمون "را به کار ببریم . 3- رعایت شیوۀ املای کلمات : در املای واژه ها و وصل و فصل ترکیب ها باید دقّت کنیم و هرگز لغاتی که املای درست آنها را نمی دانیم به کار نبریم . در شیوۀ املای فارسی کلمه هایی است که پیوسته نوشتن آنها ، دارای مفهومی دیگر می شود ؛ بنابر این ، برای آنکه صورت مکتوب کلمه ، گویا و نمایندۀ مفهوم و معنای کلمه و دیگر خصوصیت های دستوری آن باشد ، آشنایی با شیوۀ املای چنین کلمه هایی اهمیتی بسزا دارد بدین ترتیب در شرح شیوۀ املای فارسی می توان به نکات زیر اشاره کرد : الف – هر کلمة مستقل ، جدا از کلمه های دیگر نوشته شود ؛ یعنی می نویسیم « جناب عالی » ، نمی نویسیم « جنابعالی » یا می نویسیم « هیچ کس » ، نمی نویسیم « هیچکس » یا می نویسیم « کتاب را » ، نمی نویسیم « کتابرا » . ب- هرگاه دو یا چند کلمه با هم ترکیب بشود و از ترکیب آنها کلمه ای تازه با مفهوم و معنی دیگری غیر از مفهوم هر یک از اجزای ترکیب شونده ، پدید بیاید ، باید به یکدیگر پیوسته نوشته شود ، یعنی می نویسیم « اینجا » نمی نوسیسم « این جا » یا می نویسیم « اینجانب » نمی نویسیم « این جانب ...
مکاتبات اداری
نامه های اداری دانلود کتاب شیوه های نگارش نامه های اداری انواع نامه های اداری: چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟ انواع نامه نگاری طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری) نمونه نامه ها
مکاتبات اداری+درست نوشتن
سازمانها و اداره‌هاي دولتي و غيردولتي همواره با نوشتن سرو كار دارند و مي‌بينيم كه بسياري از اصول نوشتاري در پيچ و خم مكاتبات اداري تحريف و يا حتي به صورت واژگون مصطلح شده است و بدتر از آن، از كلمه‌هايي استفاده مي‌شود كه در فرهنگستان زبان و ادبيات فارسي معادل درست آن معرفي شده است. با تكيه بر رسالت روابط عمومي‌ها در زمينه تصحيح امور نوشتاري و ترويج استفاده از واژه‌هاي درست و به ویژه فارسي، سعي بر آن داريم با استفاده از منابع معتبر در چند بخش به آموزش درست نويسي بپردازيم. بخش اول: رعايت برخي از ادات، پيشوند و پسوند v رعايت همزه در كلمات مي‌نويسند دوماً، سوماً، ... كه غلط است و بايد به جاي آنها از كلمات عربيشان، ثانياً، ثالثاً، رابعاً... استفاده شود، ولي بهتر است به جاي آنها از كلمات فارسي استفاده كنيم و بنويسيم: يكم، دوم، سوم، چهارم، .... *همزه پاياني كلمات مأخوذه از عربي در بالاي «الف» قرار مي‌گيرند. مثال: ننويسيم بنويسيم خلاء خلأ ملجاء ملجأ منشاء منشأ غير از اين مورد همه جا به صورت «ء» نوشته مي‌شود. مثل: جزء، سوء، شي‌ء *همزة اين دسته از كلمات هنگام چسبيدن به «ي» نسبت يا وحدت به ثورت «ئـ» نوشته مي‌شود و بايد توجه داشته كه از گذاشتن كسره زير خودداري كرد. ننويسيم بنويسيم جزاي جزئي شي‌اي شيئي سواي سوئي همزه پاياني پس از مصوت بلند «ا» معمولاً حذف مي‌شود (به استثناي چند مورد كه واژه عربي آنها رواج بيشتري دارد (مثل: لقاءالله) ننويسيم بنويسيم ابتداء � ...
نمونه سوال مکاتبات اداری و سازمان و مدیریت
باسمه تعالی سؤالات امتحانی هنرستان دخترانه 17شهریور آستانه اشرفیه سال تحصیلی 90 ـ 89 تاریخ امتحان : درس : مکاتبات اداری سال : سوم حسابداری ساعت شروع : نام و نام خانوادگی : نام دبیر : علیزاده مدت امتحان : 70 دقیقه ردیف سؤالات تئوری بارم 1 ارتباطات افقی در سازمانها به چه منظور برقرار می شوند؟ 1 2 سه نمونه از مستندسازی اداری را بیان کنید. 75/0 3 نامه های اداری چه ویژگیهائی دارند که باعث مشخص شدن آنها از نامه های عادی می شوند؟ ( 4 مورد) 1 4 بیان مقدمه در نامه های اداری را بیان کنید. 5/0 5 سه مورد از اهداف صدور بخشنامه را بیان کنید. 75/0 6 تفاوت صورتجلسه نیمه مشروح با صورتجلسه خلاصه در چیست؟ 5/0 7 ارائه ضمائم در گزارش به چه صورتهایی انجام می گیرد آنها را بیان کنید. 1 8 دو مورد از کاربرد فرم در سازمان را بنویسید. 5/0 9 در اصطلاح اداری حکم به چه نوشته ای گفته می شود و انواع آن را نام ببرید. 1 10 اصطلاح برش در نوشته به چه مفهومی است؟ 5/0 11 دو مورد از مواردی را که به جهت پردازش نوشته باید رعایت نمود نام ببرید. 1 سؤالات عملی 12 عناوینی گیرنده و فرستنده در نامه ای که از مسئول واحدی به مقام بالاتر در داخل سازمان نوشته می شود چگونه تنظیم می گردد؟ 75/0 13 در طرح نامه های اداری ، مشخصات امضاء کننده چگونه درج می شود؟ 75/0 14 در طرح تکمیلی گزارش بررسی یک کارخانه تولیدی ، چه اطلاعاتی در سرفصل «اطلاعات کلی» درج می شود.( 4 مورد) 1 15 برای طراحی شکل فرم ، چه استانداردی برای حاشیه گذاری باید رعایت شود؟ 1 16 نامه ای به اداره برق منطقه تان مرقوم داشته و تقاضا نمایید برق منزل مسکونی شما را که قطع شده است وصل نمائید. 5/3 17 در شهرداری شهرستان آستانه اشرفیه در روز شنبه 21/3/90 ساعت 10 صبح ، جلسه ای با حضور شهردار و اعضای شورای شهر برای زیباسازی شهر و رعایت نظافت هرچه بیشتر تشکیل خواهد شد. بعنوان دبیر جلسه صورتجلسه ای تهیه نمایید. 5 جمع نمره موفق باشید 20 باسمه تعالی سؤالات امتحانی هنرستان دخترانه 17شهریور آستانه اشرفیه سال تحصیلی 90 ـ 89 تاریخ امتحان : درس : سازمان و مدیریت سال ...