انواع كتابخانه اداري
بخش هاي مختلف يك كتابخانه:
بخش هاي مختلف يك كتابخانه:1) ورودي و سرسرا2) اطلاعات:در جلوي ورودي اصلي3)پذيرش و امانات كتاب: ارتباط با سالن مطالعه و محل سرچ4)ناحيه سرچ و برگه دانها5)محلي براي نمايشگاه نسخ خطي:ترجيحا در لابي و در مركز ديد6)سالن هاي مطالعه:در طبقات تا مكاني دور از سر و صداي ساير مراجعين باشد7)كتابخانه كودكان:بهتر است در همان سرسرا از ساير فضاها جدا شده و در طبقه همكف باشد8)سالن مرجع:در طبقات9)مديريت و كاركنان:داراي ورودي مجزا10)مخزن كتاب ها :طبقه همكف و در نزديكي قسمت كاركنان تا كتابها بعد از شماره زني به راحتي به انجا حمل شود11)فضايي براي نشريات و مجلات:نزديكي بخش مرجع12)سرويس بهداشتي13)انتشارات بخش هاي جنبي يك كتابخانه:1)واحد سمعي و بصري2)سالن اجتماعات يا امفي تئاتر:داراي يك پاركينگ مجزا و نزديك به ان (براي هر سه صندلي يك پاركينگ)3)بوفه4)فروشگاه كتاب5)نمازخانه6)سايت كامپيوتري عواملي كه در برنامه فيزيكي كتابخانه موثرند:1)جمعيت استفاده كننده2)مجموعه مواد كتابخانه 3)سازماندهي مواد4)پرسنل كتابخانه ضوابط مربوط به تفكيك زمين در سطوح مختلف:_حداقل تفكيك در محله : 500 متر مربع_ حداقل تفكيك در ناحيه : 1000 متر مربع_ حداقل تفكيك در منطقه و شهر :2500 متر مربع_حداقل عرض دسترسي سواره در مقياس محله :12 متر_ حداقل عرض دسترسي سواره در مقياس ناحيه :14 متر _پاركينگ:به ازاي هر 100 متر مربع در طبقات دو واحد پاركينگ انواع دسترسي داخل فضاي كتابخانه:1)اداري : دسترسي هاي مخزن و كتابدار و مدير و فضاهاي كار: درجه يك فضاي ابدارخانه و سرويس اداري و فضاي استراحت: درجه دو2)عمومي :دسترسي هاي مخاطب با كتابدار و سالن هاي مطالعه: درجه يك دسترسي به قسمت هاي مجلات- سمعي و بصري و اينترنت: درجه دو فضاي مورد نياز براي كتابخانه در حوزه ي جمعيتي 50000 نفر در حدود 1500 متر مربع ورودي:1)جذاب بوده2) به راحتي بتوان از ان عبور كرد ولي وسعت ان به اندازه اي نباشد كه انسان را با ايستادن تشويق كند 3) براي عرصه و نمايش مناسب باشد امفي تئاتر:1)ارتفاع متوسط سالن نبايد از 40 درصد طول ان تجاوز كند2) عرض حداقل براي راهروهاي مجاور سالن كه درهاي ورودي به انها باز مي شود 5/3 متر است3)حداقل درهاي سالن راهرو خروجي اصلي 3 عدد4)تمام درها از داخل به خارج باز شود5)زاويه ديد افراد در سالن 30 تا 35 درجه زير بناي تالار با مفروضات زير به دست مي ايد:1)شمار استفاده كنندگان از تالار2)صحنه و تاسيسات پشت ان3)تالار براي استفاده 15 تا 20 درصد مراجعين در نظر گرفته شود4)زير بناي سرانه 2/1 تا5/1 متر مربع براي هر نفر← براي 100 نفر مساحتي حدود 150 متر مربع فضا نياز داريم مرجع:_ براي هر1000 جلد كتاب مساحت 10 متر ...
انواع كتابخانه‌ها و اصول طراحی کتابخانه
انواع كتابخانه‌هاميزان فضاهاي كتابخانهعوامل مؤثر بر تخصيص ميزان فضاهاي كتابخانه عبارتند از حجم مواد ومتون وبخصوص كتابها، ميزان سطح كه در كتابخانه اشغال مي‌كنندو ميزان جمعيت كتابخانه كه از طريق ميزان گردش كتابها در سال تعيين مي‌گردد. فضاي مورد مياز براي محاسبه زيربناي يك كتابخانه طبق فرمولي بنام VSCاستاندارد IFLAبه دست مي‌آيد(110 / تعداد كتابها) + (مقدار محلهاي نشستن + 72/3) + (430 / گردش كتابها)مثلا براي جا دادن 110 كتاب يك متر مربع در نظر گرفته ميشود. محل نشستن يك خواننده 72/3 متراست.ابعاد و استانداردهاي پيشخوان و برگه دانحداكثر ارتفاع قفسه‌هاي فهرست معمولا به اندازه ارتفاع 6 كشو است و در هر كشو نيز در حدود 100 كارت جاي مي‌گيرد. فهرست معمولا در ارتباط مستقيم با ميز امانت و ميز اطلاعات مرجع قرار دارند و اغلب در مجاورت آنها مجموعه‌اي از كتابهاي مرجع عمومي يا موارد استفاده همگاني نيز قرار مي‌گيرند. از اين رو محل قرار‌گيري فهرستها معمولا فضايي باز است كه در نزديك ورودي قرار دارد و بوسيله رديفهايي از قفسه‌هاي فهرستها و پيشخوان بررسي و جستجو كشوها تشكيل شده است. وسعت چنين محلي براي 4 رديف قفسه‌هاي دو طرفه در حدود 12 متر مربع برآورد ميشود. وضعيت قفسه‌هاي استانداردعمق قفسه‌ها: در اغلب كتابخانه‌ها حداقل 90% كتابها داراي عرضي كمتر از 230 ميلي‌متر هستند و عملا مي‌توان قفسه‌هاي با عمق 230-200 ميلي‌متر را استاندارد كرد. در صورت بكارگيري قفسه‌هاي دو طرفه با عمق 450 ميلي‌متر حتي صرفه‌حويي بيشتري در فضا به عمل مي‌آيد. چنانچه نگهداري كتابهايي با ابعاد كمي بزرگتر مورد نظر باشد عمق 490 ميلي‌متر جوابگوست. طبق يك قاعده تجربي در يك كتابخانه 80% قفسه‌ها 200 ميلي‌متري، 15% آنها 250 ميلي‌متري و 5% باقيمانده 30 ميلي‌متر هستند. طول قفسه‌ها:طول استاندارد سالها برابر 1940 ميلي‌متر بوده است. زيرا كه پذيرفته شده بود كه چشم خواننده توانايي دربرگرفتن بيش از اين اندازه در يك نگاه ندارد. مطالعات بعدي اندازه بزرگتر تا 2220- ميلي‌متر را نيز تاييد كرد.ارتفاع قفسه‌ها:ارتفاع كتابها بر فاصله ميان طبقات و در نتيجه تعداد طبقات تاثير مي‌گذارد. در اكثر كتابخانه‌ها حداقل 90% كتابها را مي‌توان در طبقات مركز تا مركز 280 ميلي‌متر جاي داد. به اين ترتيب 7 طبقه و يك پاخور 150 ميلي‌متري مجموعا ارتفاع 2120 ميلي‌متر را براي قفسه‌ها به وجود مي‌آورند كه بالاترين قفسه در ارتفاع 1830 ميلي‌متري با دسترسي آسان قرار مي‌گيرد. در مورد معلولين ارتفاع مناسب و دسترسي 1370 ميلي‌متر براي زنان و 1500 ميلي‌متر براي مردان است. پايين‌ترين طبقه در ارتفاع 300 ميلي‌متري است ...
بررسی کتابخانه های آموزشگاهی کشور
دانشگاه تهران دانشکده روانشناسی و علوم تربیتی گروه کتابداری و اطلاع رسانی بررسی کتابخانه های آموزشگاهی کشور مربوط به درس: تاریخ اجتماعی کتابخانه ها استاد مربوطه:آقای دکتر نقشینه تهیه کنندگان:سمیرا گودرزی،نرگس فصیحی نیمسال تحصیلی اول88-1387 مقدمه : درعصرحاضرودردنياي امروزدرحال توسعه وپيشرفت ،اطلاعات وعلم ازاهميت فراواني برخورداراست وبركسي پوشيده نيست كه امروزرا زمان رسانه ها وزمان ارتباطات مي نامند. كتاب به عنوان يك رسانه البته با وجود رسانه هاي نوين فراگير،هيچگاه اهميت خود را ازدست نداده است . ايران كه سابقه فرهنگ مكتوبش بسيارزياد است به كتابخانه‌ها توجه ديگرگونه‌اي تا كنون كرده است اگرچه نيازدارد اين توجهات درعصررسانه فراوان ترشود. آموزش وپرورش به عنوان متولي تعليم و تربيت رسمي كشورنيازمند به يك تحول جدّي درحوزه كتاب وكتابخواني است چرا كه درعصرحاضركتابخانه‌ها به عنوان معلم دوم دردانش افزايي دانش آموزان نقشي انكارناپذيردارند ودردنياي مدرن كه تمامي آموزش‌ها برپايه‌ي پژوهش‌ها قراردارد كتابخانه به عنوان يك مركزآموزش وپژوهش مي تواند راهگشاي همه‌ي فراگيران باشد . دراين جستارتلاش برآن است كه اهميت كتابخانه آموزشگاهي برشمرده شود وپس ازآن ارتباط كتابخانه‌هاي آموزشگاهي با دانش اندوزي فراگيران ودانش آموزان تبيين گردد . 1. واژه كتابخانه : واژه كتابخانه ازدو جزء كتاب + خانه تشكيل شده است ودرحقيقت خانه‌ي كتاب مي باشد. در لغت نامه دهخدا آمده است:« جاي نگهداري كتاب اعم ازآن كه اطاق مانند وجاي مسقفي باشد يامحلي كه درآن كتاب ها را فراهم آورند وبا نظم وترتيب خاصي درقفسه ها بچينند » ( دهخدا ، ذيل واژه كتابخانه ) اما درباره‌ي مفهوم كتابخانه درعلوم كتابداري تعابيرمتعددي آمده است كه اين تعريف به نظرمي‌رسد جامع‌ترباشد:« كتابخانه نهادي است كه دانش مدون را گرد مي‌آورد وبراي بهره‌وري بيشتربدان نظم مي بخشد.ازاينروكتابخانه با توجه به وظيفه‌اي كه درنگهداري ونظم دانايي هاي ضبط شده دارد حياتي‌ترين عامل تبادل فكري است»(ابرامی،31، 1376). بنابراين باتوجه به تعاريف ذكرشده به نظرمي رسد كتابخانه مركزآموزش وياددهي وهم چنين مركزاسناد مي تواند باشد كه با توجه شرايط زماني ومكاني همواره درحال تغييروتوسعه است ووظيفه‌اش آگاهي دادن است كه بي گمان رسالتي بسيارارجمند است . ناگفته نماند كه واژه‌ي كتابخانه نخست بارتوسط يوناني‌ها به كاربرده شده است ومقصود ازآن جعبه‌ي كتاب بود ودرمعناي گسترده‌اش به محل ذخيره ونگهداري كتابها گفته مي شد( سلطاني ،17،1377). كتابخانه‌هاي ...
دانلود طرح توجیهی تولید ام دی اف MDF
طرح : تولید انواع کابینت ام دی اف و فلزی ظرفیت سالیانه: 2000 متر مربع در سال با توجه به كاربرد محصولات در دو گروه كلي خانگي و اداري تقسيم بندي مي شوند. در هر دو گروه محصولات به صورت كالاي نهايي مصرف مي شود. كابينت و كتابخانه در مصارف خانگي و ميزاداري ، كتابخانه و فايل در بخش اداري به كار ميروند MDF روكش شده) به دليل خواصي چون مقاومت در برابر ) استفاده از محصولات ساخته شده ازرطوبت و خش در مصارف مذكور گسترش يافته است به طوري كه در حال حاضر رقيب عمدهاي براي محصولات فلزي و چوب طبيعي مي باشد.همچنين الگوي مصرف خانگي و اداري از استفاده محصولات فلزي به محصولات چوبي و عمدتا MDF تغيير يافته است ، به طوريكه در منازل و اداره ها كابينت هاي MDF محصولات ساخته شده از. MDF رواج يافته است. محصولات دکوراسیون اداری-تجاری-مسکونی،کمد دیواری،کابینت آشپزخانه و.)خود را علاوه بر جنس "mdf می توان از جنس "لترون"و"نئوپان با توجه به خواست مشتری انجام داد (هر چند بعلت عدم برخورداری این مواد از کیفیت مناسب و موردتائید نمی باشد و در عین حال باهدف تشویق مصرف کنندگان به خرید و استفاده از محصول باکیفیت کیفیت مواد اولیه و کیفیت تولید سعی در ارائه بهترین محصول می باشیم.فهرست: بررسی اقتصادیمعرفی محصولمعرفی مجریجداولهزينه هاي سرمايه گذاري طرحجزئيات هزينه هاي سرمايه گذاريزمينساختمان هاتاسيساتماشين آلاتاثاثه اداريهزينه هاي پيش بيني نشدهسرمايه در گردشمواد اوليه و بسته بنديحقوق و دستمزدپيش بيني درآمد حاصل از فروش محصولاتمحاسبه نقطه سربه سر...فرمت فایل: DOC (ورد 2003) قابل ویرایشتعداد صفحات: 9 برای دانلود فایل اینجا کلیک کنید
برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی
پاسخ به تغییر : برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی ارائه شده به هشتمين همايش كتابداران سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور، آذر 1383، اصفهان. (زير چاپ). دكتر رحمت الله فتاحي دانشيار گروه كتابداري و اطلاع رساني دانشگاه فردوسي مشهد [email protected] www.um.ac.ir/~fattahi/fattahi.HTM چکیده به موازات تحولاتی که فن‌آوریهای نوین در محیط اطلاعاتی و در دسترسی راه دور به شبکه‌ها و پایگاههای اطلاعاتی پدید آورده است، مراجعه حضوری کاربران به کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی کاهش یافته است. این تحولات کتابداران را ناگزیر می‌سازد تا رویکردهای تازه‌ای را برای ارائه خدمات به جامعه مورد نظر خود پیش گیرند. این وضعیت برای کتابخانه‌های تخصصی از اهمیت ویژه‌ای برخودار است. در این مقاله، چارچوبها، سیاستها و روشهای توسعه خدمات برون کتابخانه‌ای مورد بحث قرار گرفته است. تأکید مقاله برآنست که توسعه خدمات برون کتابخانه‌ای به برنامه‌ریزی و ملزومات ویژه‌ای نیاز دارد تا مؤثر و کارآمد واقع شود. مفاهیم، بنیانهای نظری و رویکردهای نوین مطرح در خدمات کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی در محیط اطلاعاتي جديد و شبكه اي از جمله نکات مورد توجه مقاله حاضر است. اجرای برنامه‌های آموزشی برای کتابداران و بازآموزی خاص محیط جدید، بویژه در کتابخانه‌های تخصصی و با هدف توسعه خدمات برون كتابخانه اي، از دیگر پیشنهادهای این مقاله براي آماده سازي كتابداران در پاسخ به تحولات جاري است. مقدمه گسترش فناوریهای جدید در دو دهه اخیر موجب بروز تحولات و تغییرات بسیار زیادی در بیشتر عرصه های زندگی شخصی، حرفه ای و اجتماعی شده است. حرفه کتابداری و اطلاع رسانی نیز همچون بسیاری از حرفه ها تحت تاثیر این تحولات قرار داشته و شاهد تغییرات زیادی در فرایندها و روشهای کاری خود بوده است. کتابداران و اطلاع‌رسانان همواره تلاش داشته اند تا خود را با توجه به تحولات و تغییرات پیوسته‌ای که در جامعه رخ می‌دهد با شرایط جدید تطبیق دهند. به بیان دیگر، کتابداری و اطلاع‌رسانی همواره به لحاظ نظری و کاربردی در حال تغییر و تحول پیوسته بوده و خواهد بود و این تحول را شرط ماندگاری خود و نیز ضرورتی برای مؤثر واقع شدن در فرایند توسعه جامعه بشری می‌داند. اندیشمندان کتابداری و اطلاع‌رسانی با مطالعه و تحلیل تحولات و عوامل مؤثر برآن، تلاش دارند تا از ديدگاهي نظري و مفهومي، راهکارهای مناسب برای پاسخ به تغییرات و برآوردن نیازهای اطلاعاتی جامعه را شناسایی و ارائه دهند. طی دو دهه اخیر که فن‌آوریهای نوین رایانه‌ای و ارتباطاتی ...
انواع اراضی
انواع اراضی دایر : اراضی دارای ساختمان و تاسیسات و دیوارکشی متناسب با ملک و یا املاکی که باغ و مشجر و یا زراعی باشد . بایر : به اراضی فاقد ساختمان و تاسیسات میگویند که سابقه دایر بودن را داشته باشد . موات: به املاكي كه فاقد ساختمان و تاسيسات باشد و هرگونه سابقه عمران و آبادي و يا باغ و كشاورزي نداشته اند گويند. مشخصات كاربري ملك : مسكوني: به سطوحي اطلاق مي گردد كه براساس نقشه كاربري اراضي جهت احداث واحدهاو مجموعه هاي مسكوني اختصاص يافته اند. تجاري: اين اراضي براي فعاليت هاي بازرگاني ، مغازه ها و فروشگاه ها ، كسب و پيشه و دواير نمايندگي هاي مختلف و دفاتر تجاري براساس سلسله مراتب طرحهاي تفصيلي (خرده فروشي، عمده فروشي، دفاتر) پاساژ، تيمچه، سرا درنظر گرفته شده است. مختلط : عبارت است از تركيب چندعملكرد از كاربري هاي مختلف دريك قطعه زمين با كاربري مختلط (تجاري اداري، تجاري مسكوني ، مسكوني اداري و اختلاطي از كاربري هاي فرهنگي ،ورزشي، آموزشي) با توجه به طرح تفصيلي مي باشند. باغ: عبارت است از زمين محصور و يا غير محصوري كه در آن درخت به تعدادي كه قانون مشخص نموده است كاشته باشند و يا در طرح تفصيلي به صورت باغ تعيين شده باشد. مذهبي: انواع كاربريهاي مذهبي در سلسله مراتب خدمات شهري به شرح ذيل مي باشد. اراضي مذهبي رده محله: شامل مساجد كوچك، تكاياو حسينيه ها. اراضي مذهبي رده ناحيه شامل: مساجد و فاطميه ها اراضي مذهبي رده منطقه شامل مساجد بزرگ و هيئت ها. اراضي مذهبي رده حوزه شامل: مجتمع هاي مذهبي ، دارالتبليغ ها و مهديه ها. اراضي مذهبي رده شهر و فراتر: شامل مساجد اصلي شهر، خانقاه، كليساها و كنيسه ها، امامزاده ها، بقاع متبركه، مصلي، آتشكده ها و معابد. آموزشي: اين اراضي بسته به سلسله مراتب خدمات شهري با توجه به رده هاي مختلف كاربري آموزشي به احداث ساختمان هاي آموزشي اختصاص دارد. فعاليت هاي مجاز در اين اراضي آموزشي رده هاي مختلف به شرح ذيل مي باشد. اراضي آموزشي رده محله: شامل مهدكودك، آمادگي ،مدرسه ابتدايي مدارس راهنمايي و دبيرستان ها. اراضي آموزشي رده ناحيه: شامل كلاس هاي نهضت سواد آموزي، مراكز آموزش حرفه اي و هنركده ها. اراضي آموزشي رده منطقه شامل: مدارس اسلامي ،موسسات آموزش زبان هاي خارجي وهنرستان هاي صنعتي. اراضي آموزشي رده حوزه اي: شامل مدارس ويژه نابينايان ،مدارس ويژه معلولين كرو و لال و مدارس ويژه ساير معلولين. اراضي آموزشي رده شهر و فراتر: شامل مدارس ويژه خارجيان مقيم تهران و مدارس ويژه كودكان استثنايي فرهنگي: انواع كاربري هاي فرهنگي بنا به سلسله مراتب خدمات شهري به شرح ذيل مي باشد. * ...
انواع اراضی
واع اراضی عبارتند از: داير: اراضي داراي ساختمان و تاسيسات و ديواركشي متناسب با ملك و يا املاكي كه باغ و مشجر و يا زراعي باشد،. باير: به اراضي فاقد ساختمان و تاسيسات مي گويند كه سابقه داير بودن را داشته اند. موات: به املاكي كه فاقد ساختمان و تاسيسات باشد و هرگونه سابقه عمران و آبادي و يا باغ و كشاورزي نداشته اند. 2-عملکردهای مجاز کاربری های شهری بهتفکیک سطوح تقسیمات شهری مسكوني: به اراضي سطوحي اطلاق مي گردد كه براساس نقشه كاربري اراضي براي احداث سكونت گاههاي تك واحدي و مجتمع هاي چند خانواري و آپارتمانهاي چند واحدي و واحدهاي باغ مسكوني اختصاص يافته اند تجاري: اين اراضي براي فعاليت هاي بازرگاني ، مغازه ها و فروشگاه ها ، كسب و پيشه و دواير نمايندگي هاي مختلف و دفاتر تجاري براساس سلسله مراتب طرحهاي تفصيلي (خرده فروشي، عمده فروشي، دفاتر) پاساژ، تيمچه، سرا درنظر گرفته شده است. اداری : محلی که فعالیتهای اداری یک ارگان یا سازمان یا شرکت اعم از دولتی یا خصوصی در آن انجام می گیرد (دفاتر شرکت های خصوصی در تراکم تجاری مرکز شهری از این تعریف مجزا هستند) صنعتي: صنایع و کارگاهها در 5 گروه كارگاههاي درون شهري، بازارچه هاي صنعتي و پارك صنعتي و صنايع با آلودگي زیاد و صنايع و تأسيسات ويژه طبقه بندی می شوند که فقط 2 دسته كارگاههاي درون شهري و بازارچه هاي صنعتي در داخل شهر قابل استقرارند و پارك صنعتي و صنايع با آلودگي زیاد و صنايع و تأسيسات ويژه در خارج از محدوده مصوب شهر مجاز به فعالیت می باشند . هر یک از گروههای مذکور در حوزه کاربری صنایع و کارگاهها به تفکیک تعریف شده اند . كاربري مختلط: عبارت است از تركيب چند عملكرد از كاربريهاي مختلف و سازگار در يك قطعه زمين، عملكردهاي مربوط به كاربريهاي مختلط (تجاري اداري، تجاري مسكوني ، مسكوني اداري و اختلاطي از كاربري هاي فرهنگي ،ورزشي، آموزشي) بايد بدون ايجاد هرگونه مزاحمت برای یکدیگر و با دسترسي مستقل با توجه به طرح تفصيلي مي باشند. باغداري: باغ عبارت است از زمين محصور و يا غير محصوري كه در آن درخت به تعدادي كه قانون مشخص نموده است كاشته باشند و يا در طرح تفصيلي به صورت باغ تعيين شده باشد. در صورتي كه كاربري پلاك در سند باغ قيد شده باشد كاربري پلاك باغ تلقي شده و تفكيك و ساختمان در آن تابع قوانين باغداري خواهد بود و چنانچه در نقشه تفصيلي كاربري پلاك بصورت مسكوني طراحي گرديده شهرداري ميتواند ضمن توافق با مالك نسبت به ابقاء باغ اقدام نمايد .بر اساس ضوابط طرح جامع برخی از شهرها اراضي باغداري ...
آيين نامه مربوط به شرايط و طرز انتخاب و حدود وظايف و مسئوليت هاي امين اموال
آيين نامه مربوط به شرايط و طرز انتخاب<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> و حدود وظايف و مسئوليت هاي امين اموال
آيين نگارش مكاتبات اداري
آيين نگارش مكاتبات اداري درنوشتن نامه هاى ادارى اصول و قواعدى وجود دارد كه رعايت آنها ضرورى است و مسألهاى كه در اينجا وجود دارد، اين است كه كلمات عربى در زبان فارسى فراوان يافت مىشود و به تبع در نامه نگارى هم از آنها استفاده ميشود. بايد سعى كنيم در نامه نگارى از كلمات درست استفاده كنيم و غلط ننويسيم. گاهى مشاهده ميشود كه برخى از مديران محترم سبك و قلم خاصى را براى نوشتن به كار مىبرند و به دليل مأنوس بودن با يك سرى الفاظ و اصطلاحات و غلط هاى مشهور، از تغييرات مسئولان دفاتر در نامه ها خرسند نمى شوند و اين مسأله را جزو وظايف آنها نمى شمارند و پيش نويس نامه ها را شخصاً تهيه مى كنند. در حالى كه نامه نگارى يكى از وظايف مسئولان دفاتر است. نامه هايى كه جنبه بين المللى دارد، بايد از ساختار استاندارد مربوط برخوردار باشد. مثلاً استاندارد نامه بين المللى اين است كه اندازه آن A4باشد؛ وجود نشانى در نامه هاى برون سازمانى با رعايت حاشيه ضرورى است. . مراحل تهيه نامه هاى ادارى معمولاً براى تهيه يك نامه، نگارنده قلم را به دست مى گيرد و به روى قطعه كاغذى كه در دسترس است پيش نويس لازم را تهيه مى كند. گرچه اين يك رويه متداول است اما به هيچ وجه نمى تواند وافى به مقصود باشد. بنابراين لازم است كه با عنايت به اهميت ويژه نامه هاى ادارى براى تهيه آن دقت بيشترى مبذول داشت و با طى مراحل لازم آن را به صورت كاملاً علمى تنظيم و تدوين نمود. مرحله اول بررسى قبل از نگارش پيش از آن كه نامه نوشته شود و يا دستور نوشتن صادر گردد، لازم است با طرح چند سئوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. به اين مرحله از كار، بررسى قبل از نگارش اطلاق مى شود. بررسى قبل از نوشتن باعث خواهد شد از مكاتبات اضافى و بيهوده جلوگيرى گردد. به اين ترتيب در هزينه ها و وقت صرف جويى به عمل خواهد آمد. طرح چند سئوال و پاسخ دادن به آن مى تواند نويسنده را در بررسى قبل از نگارش كمك كند. نمونه سئوالاتى كه مىتوان در اين مورد مطرح نمود و جهت بررسى و نتيجه گيرى به آن پاسخ داد به شرح ذيل است: • آيا مىتوان به جاى نوشتن، از وسائل ديگر ايجاد ارتباط استفاده نمود؟• آيا نوشتن نامه به خاطر آن است كه بايگانى نسخه هايى از نامه ضرورى است؟• آيا نوشتن نامه سريع ترين و مطمئن ترين وسيله ارتباط در اين مورد است؟• آيا هزينه و زمانى كه صرف تهيه نامه خواهد شد، نوشتن آن را ايجاب مى كند؟ بديهى است پس از تجزيه و تحليل پاسخها، مشخص خواهد شد كه نامه نوشته شود و يا براى انجام كار و ايجاد ارتباط به طريقى ديگر اقدام نمود. مرحله دوم ...