طراحی ساختار نظام مستند سازی تجربیات سازمانی مدیران
طراحی ساختار نظام مستند سازی تجربیات سازمانی مدیران
چکیده
امروزه برای بقا و عملکرد سازمانها،
عبرت از گذشته و آگاهی از اشتباه و رموز موفقیت ضروری است. سازمانها مجبور به
یادگیری از تجربه های خود و دیگر سازمانها می باشند. با مستندسازی
تجربه ها، امکان افزایش دانش و یادگیری سازمانی فراهم می شود و با به کارگیری
تجربه های مرتبط با کسب و کار، عملکرد سازمانی افزایش پیدا می کند.
به منظور جمع آوری، مستندسازی، توزیع
و استفاده مؤثر از تجربه های سازمانی، نیاز به نظام و ساختار مناسب ضروری می باشد.
در همین راستا، ابتدا در این مقاله ادبیات و مبانی نظری مرتبط با موضوع بررسی شد و
سپس مؤلفه ها و ویژگیهای نظامهای ثبت، ارزیابی، پاداش و توزیع تجربه ها تعیین و
تشریح شدند. با این روش ساختار مفهومی مستند سازی تجربیات سازمانی طراحی شد. در
پایان با کسب نظرهای خبرگان، ساختار طراحی شده آزمون شد.
کلید واژه ها: تجربیات سازمانی ،
ساختار مستند سازی تجربه ها، نظام ارزیابی تجربه ها، دانش و
یادگیری سازمانی.
1- مقدمه
به طور کلی تجربیات به کارها و
رویدادهای گذشته باز می گردند و شاید بتوان گفت که بزرگترین وجه تمایز انسان با
سایر موجودات در یادگیری از تجربیات گذشته است. انسانهای
یادگیرندة امروز از مجموعه تجربیات و علوم و تمدنهای گذشتگان بهره می گیرند تا از
سطح بالاتری از تجربیات و علوم برخوردار باشند، فراتر از گذشتگان خود بیندیشند و
همیشه به دنبال تغییر، اصلاح و تکامل افکار و رفتار خود باشند]1[. اهمیت این موضوع به
حدی است که بسیاری از پژوهشگران و دانشمندان، یادگیری از طریق تجربه را مورد تأکید
قرار داده اند ]2،3[. از نظر این دسته از صاحب نظران، مجرب و متخصص به کسانی اطلاق
می شود که در زمینه های خاص از دانش عمیق برخوردارند، با تمرین و تجربه آموخته اند
و در مقاطع خاص به دلیل بروز شرایطی خاص، در عمل آزموده و آبدیده شده اند]4،ص563[.
بر اساس تعریفی، تجربه[1] فرایند حصول
دانش یا مهارت در یک مقطع زمانی خاص است که از طریق مشاهده و انجام دادن کاری حاصل
می شود]5[. به عبارت دیگر می توان گفت که برای تحقق تجربه باید به طور مستقیم درگیر
کار بود. بر طبق تعریف دیگری، تجربه عبارت از بیان مشاهدات، تجزیه و تحلیل، اندازه
گیری، ثبت، مقایسه، تمثیل، طبقه بندی و تعریف فعل و انفعالات پدیده ها است. در
تئوری پردازی، روابط بین حقایق از راه تجربه کشف و تعیین می شود]6[.
به زعم صاحبنظر دیگری تجربه عبارت است
از تأثیرگذاری بر قضاوت و احساس از طریق هر نوع حادثه یا رویداد، خواه فرد شاهد آن
باشد، خواه در آن مشارکت کند؛ تأثیر پذیری شخصی و مستقیم در برابر هم و توصیف
مطلبی یا موضوعی، آشنایی شخصی، لذت یا رنج واقعی ]7[.
تعاریف دیگری نیز از سوی صاحبنظران
ارائه شده است اما به دلیل جلوگیری از اطاله کلام در این قسمت تعریف مورد نظر
نگارندگان از تجربه سازمانی مدیران ارائه می شود.
تجربه سازمانی مدیران عبارت است از
مفهوم سازی مدیر از عملیات سازمانی و رخدادهای پیرامونی که شرایط توسعه افق
دیدگاههای فردی و سازمانی وی را فراهم کرده باشد، همچنین قابلیت یادگیری، تحصیل
مهارت استفاده مجدد و انتقال به دیگران (دانش آفرینی) را داشته باشد.
_______________________________
[1]. experience
چنانچه که از تعاریف مذکور برمی آید،
تجربه به کارها و رویدادهای گذشته باز می گردد. بررسیها نشان می دهند که این نوع
تجربه به دو طریق مستقیم و غیر مستقیم حاصل می شود]8[. تجربه مستقیم از طریق
درگیری مستقیم فرد یا سازمان با کار و فعالیت خاص ایجاد می شود. در حالی که تجربه
غیرمستقیم تجربه ای است که به طور غیرمستقیم برای فرد یا سازمان حاصل می شود. به
عبارت دیگر این نوع تجربه از طریق فرد یا سازمان ثالثی به دیگران منتقل می شود.
اهمیت این نوع تجربه در سازمانهای امروزی از آنجا ناشی می شود که ممکن است بسیاری
از تجربیات از طریق خود فرد و یا سازمان (تجزیه و تحلیلهای
فردی و سازمانی) ایجاد نشود، بلکه با الگوسازی و یادگیری از طریق مشاهدة نحوة کار نظام مند
افراد یا شرکتهای موفق و تجزیه و تحلیل نحوة کار آنها به دست آید ]9[.
بررسی تئوریهای سازمان و مدیریت نیز
نشان می دهند که نظریه پردازان مکاتب مختلف برای تجربه سازمانی و مستندسازی آن از
ارزش زیادی قائل بوده اند که این موضوع در بین صاحبنظران مکتب کلاسیک از اهمیت
خاصی برخوردار بوده است؛ به طوری که یکی از جریانهای اصلی آن، یعنی مدیریت علمی
مدافع سرسخت تجربه بود. مشهورترین تجربه آغازین تیلور با جابه جایی مواد در
کارخانه ذوب آهن سر و کار داشت که به وسیله بیل انجام شد و به نتایج مثبتی هم
رسید]10، ص14[. حرکت سنجی، از تجربیات دیگر تیلور بود که بر تجزیه فعالیتهای یک
شغل یا کار و کاهش حرکتهای جسمانی آن تا حد حرکتهای ضروری و اساسی دلالت داشت.
جریان دوم مکتب کلاسیک، یعنی اصول علم
اداره مبتنی بر تلاش برای شناسایی و مستندسازی تجربیات مدیران موفق بود. فایول
بنیانگذار این مکتب در سال 1916م.، پس از سالها کار و کسب تجربه در صنایع فرانسه،
کتاب مدیریت عمومی و صنعتی را منتشر کرد و در آن دیدگاههای خود را در مورد مدیریت
مناسب سازمان و افراد آن بیان کرد. بررسی این جریان نشان می دهد که فایول و
پیروانش از مهندسان و مدیرانی بودند که سالها در صنایع مختلف کسب تجربه کرده
بودند، به همین دلیل به نظریه های این جریان، نظریه های فرایندی مدیریت هم گفته می
شود]11، ص29[.
بررسی نظریه بوروکراسی هم نشان می دهد
که یکی از ویژگیهای اصلی و مهم بوروکراسی، مستندسازی است. به عبارت دیگر بر طبق
نظریه بوروکراسی قواعد و رویه های رسمی، دستورالعملهای مکتوب که رفتار و تصمیمها
را هدایت می کردند باید مستند باشد و
به طور مکتوب نگهداری شود ]12، ص16[.
جدای از نظریه پردازان مکتب کلاسیک،
افراد دیگری نیز به نقش تجربه و مستندسازی در سازمانها پرداخته اند. یکی از این
صاحب نظران به نام استتا معتقد است: یادگیری سازمانی از طریق ایجاد چشم انداز
مشترک، دانش و مدلهای ذهنی تحقق پیدا می کند و بر مبنای دانش و تجربه گذشته است که
در لفظ شکل گرفته است]13[. افراد و سازمانها از بررسی موفقیتها، شکستهای خود و
دیگران و ارزیابی منظم آنها درسهایی می گیرند]14[.
2- ارزیابی
تجربه ها
تجربه محصول تغییر شکل یافته و مشترکی
است از ادراک و چیزهایی که ما از تخیل خود به آن اضافه می کنیم]15[. ادراک یک
فرایند واسطة شناختی مهم است. انسان طی این فرایند پیچیده موقعیتهای
محرک را که با آن مواجه می شود، گزینش، سازماندهی، تعبیر و تفسیر می کند]16،
صص259-298[. فرایند دریافت، تعبیر و تفسیر محرکهای محیطی را ادراک می گویند. تجربه
محصول تغییر شکل یافته از پالونه های ذهنی (پالونه های حسی و پالونه های توجه) و
ساختار ادراکی انسان است]17، صص 35-69[.
ادراک و پالونه های ذهنی افراد و
همچنین پارادایم حاکم بر افراد، نقش ویژه ای در مستندسازی تجربه ها دارد. آنچه مدیران از تجارب خود ادراک می کنند لزوماً با آنچه در واقع
روی می دهد، یکسان نیست. علاوه بر این، تجربه های موفق در ذهن به طور پررنگ نقش می
بندند و همچنین مدیر این موفقیتها را به خود مستند می کند و در مقابل شکستها را به
بیرون از خود اسناد می کند. از این رو، لازم است تجربه های اخذ شده یا ارائه شده به
وسیله افراد متخصص و خبره در آن زمینه بررسی و ارزیابی شوند تا تجربه ها با
ارزیابی و بازخور تبدیل به دانش شوند.
3- ضرورت طراحی
ساختار نظام مستند سازی تجربه های سازمانی مدیران
با در نظر گرفتن این موضوع که ایجاد
مستندسازی و انتقال تجربیات یکی از عوامل
اساسی در یادگیری سازمانی محسوب می
شود، لازم است تا تجربیات و دانشهای نهفته
(ضمنی) و آشکار (صریح) افراد و سازمانها
به شیوه مناسبی بهره برداری شود.
انسانها به دلیل محدودیت ظرفیت ضمیر
خودآگاه قادر به حفظ و یادآوری تمامی مطالب به طور فی البداهه و کامل نیستند، دیگر
آنکه عقیده اندیشمندان امروز بر آن است که از این پس هر فرد نباید تجربیات و
اطلاعات خود را ملک شخصی خود بداند و به عنوان سرقفلی و سرمایه حرفه و کار خود
قرار دهد]1[. از این رو مستندسازی روشها، فنون و آموخته های انسانها، راهکارهای
مطمئن در انتقال تجربیات فردی و اجتماعی به دیگران است؛ تا جایی که سازمانهای
پیشتاز برای بهبود عملکرد کسب و کار، در حال گذر از دوران انباشت دانش فردی
کارکنان به سوی دوران نگهداری دانش برای منفعت جمعی می باشند؛ زیرا در بسیاری از
مواقع حفظ نظام یافته سوابق و تجربیات ارزشمند و انتقال صحیح آن به افراد در ابعاد
وسیع اقتصادی و صنعتی می تواند مزیتهای بسیاری نظیر کاهش زمان، جلوگیری از تکرار
آزمونهای پیشین و گاهی اوقات مخرب، ممانعت از هزینه های سخت افزاری و نرم افزاری
برای دستیابی به یک تجربه و یا واقعه را به همراه داشته باشد]18[.
تجربه های مدیران به عنوان دارایی
فکری محسوب می شود که با مستندسازی درگذر زمان افزایش پیدا می کند، در غیر این
صورت درگذر حوادث از بین خواهد رفت]19[.
مواردی که می توان به عنوان فواید
نظام مستندسازی اشاره کرد، به شرح زیر می باشد ]1[:
ایجاد هم افزایی (سینرژی)[1] سازمانی
به دلیل بهره برداری سایر افراد از تجربه های به دست آمده،
- افزایش مجموعه تجربه ها و یادگیری از
تجربه های دیگران؛
- ایجاد احساس و چشم انداز مشترک به
دلیل مستندسازی و انتقال تجربه ها
]20،
ص89[؛
- تسهیل گردش اطلاعات و تجربه ها به
دلیل مستند شدن آنها؛
- به وجود آمدن بستر مناسب مبادلة تجربه
ها و اندیشه ها از طریق تیمهای یادگیرنده]21، ص169[؛
- ایجاد و گسترش بینش، دانش، توان و
خلاقیت در بین مدیران و کارکنان؛
- ایجاد تحول سازمان از طریق انتقال
مجموعه تجربه ها؛
- افزایش بهره وری سازمانی از طریق توجه
به مستندسازی معیارهای مربوط به کارایی، اثربخشی و اجرای آنها؛
- گسترش توجه به مشتری (ارباب رجوع) که
عامل ایجاد، ابقا و توسعه سازمان
_______________________________
[1]. senergy
است]22، ص18[؛
- مبنای طرح موضوعات و مسائل آینده؛
- کسب نظریه های جدید از طریق تجربه های
تکراری؛ زیرا در زمانهای مختلف و به وسیله افراد گوناگون تجربه شده است.
اولین قدم در فرایند مستندسازی تجربه
های خود و دیگران، شناخت نوع و ماهیت تجربه و سپس ثبت آن است. قدم دوم ارزیابی ضمن
عمل و پس از عمل و کسب تجربه به طور ذهنی و سپس ارزیابی مجدد پس از ثبت و مستندسازی
است. قدم سوم انتشار و در اختیار قرار دادن تجربه های به دست آمده به دیگران است. البته دیگران نیز به این ترتیب قادر به ارزیابی تجربه خواهند بود؛
بعلاوه یکی از شیوه های ایجاد نظریه پردازی مدیریت بومی و اقتضایی، بهره برداری از
تجربه های بومی ایجاد شده با توجه به شرایط فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و اقلیمی است
که از طریق نظام مستندسازی تجربه ها قابل حصول است. به طور خلاصه مستندسازی تجربه های سازمانی
مدیران و استفاده مؤثر از آنها نیازمند نظام و ساختار مناسب می باشد که به منظور
تدوین ساختار و فرایندهای مستند سازی تجربه ها از رویکردهای مختلفی بهره گیری شده
است.
4- رویکردهای
اصلی بهره گیری شده در طراحی ساختار نظام
مستندسازی
تجربیات مدیران
برای شناخت موضوعات و پدیده ها، علاوه
بر بررسیهای میدانی و شناخت وضعیت وجود آنها، می توان از پیشینه تحقیقاتی و
مطالعاتی، اسناد و مدارک و سوابق در زمینه آن موضوع یا پدیده، بهره برداری کرد. از
اینرو در طرح حاضر نیز با توجه به اینکه در برخی از رویکردها و نظامها به مفاهیم و
موضوع مستندسازی تجربه ها توجه شده است، لذا به طور خلاصه به بررسی برخی از آنها
پرداخته می شود؛ زیرا با بررسی و مطالعه مفاهیم و همچنین سازوکارها، ابزارها،
اهداف و نتایج هر یک از این رویکردها و نظامها در بحث تجربه و مستندسازی تجربه می
توان جنبه های علمی و کاربردی آنها را استخراج کرد.
4-1- رویکرد
مدیریت دانش
در تعریف بیان شده از دانش، آن را
ترکیب منظم و سازمان یافته ای از آرا و قوانین، رویه ها و
اطلاعات محسوب می کنند؛ به عبارت دیگر
دانش مخلوطی از تجربیات، ارزشها، اطلاعات موجود و نگرشهای کارشناسی نظام یافته است
که چارچوبی برای ارزشیابی و بهره گیری از تجربیات و اطلاعات جدید به دست می
دهد]23[. از طرف دیگر امروزه دانش برای سازمانها به عنوان یک امتیاز محسوب می شود؛
زیرا که یک چنین امتیازی می تواند به آنها توانایی رقابت و نوآوری مداوم ببخشد.
لذا دانش، امروزه به عنوان کلیدی برای کسب مزیت رقابتی است. از این رو مدیریت دانش
به عنوان یکی از رویکرد های مورد توجه در مستندسازی تجربیات از اهمیت خاصی
برخوردار است؛ یعنی اگر دانش، به عنوان محصول اطلاعات، تجربه، مهارتها و نگرشی که
افراد در زمان و موقعیت خاصی دارند، در نظر گرفته شود]24[. مستندسازی تجربیات و
انتشار آن نوعی مدیریت دانش است. می توان گفت که
مستندسازی تجربیات باعث می شود تا دانش ذهنی افراد که در رفتار و درک انسان قرار
دارد و از تعامل افراد ظهور می یابد به دانش صریح که دانش مستند و عمومی است و می
توان آن را از طریق فناوری اطلاعات تسهیم کرد، تبدیل شود و با تبادل تجربیات و
دانش صریح، جامعه به دانشهای جدیدی دست پیدا کند.
4-1-1- نقش
فناوری اطلاعات در مستندسازی تجربیات
مستندسازی تجربیات بیشتر یک متدولوژی
است تا اینکه یک فناوری و یا محصول باشد. مستندسازی
تجربیات سازمانی یک متدولوژی برای ثبت، انتقال و ارائه تجربیات کسب و کار به منظور
استفاده جمعی به دیگران نیز می باشد. با این وجود، فناوری اطلاعات یک ابزار حیاتی
برای موفقیت در نظام مستندسازی تجربیات است. در نظام مستند سازی تجربیات از
فناوریهای ذخیره سازی[1] و فناوریهای ارتباطی[2] می توان استفاده کرد ]25، صص388-409[. سیستمهای مدیریت مستندات
الکترونیکی[3] امکان ثبت، ذخیره سازی و بازیابی تجربیات را فراهم می سازد و
سیستمهای خبره[4] به ثبت، ذخیره سازی و بازیابی دانش حاصل از تجربیات کمک می کند
]26[.
_______________________________
[1]. storage technology
[2].communication technology
[3].electronic documents management systems
[4].expert systems
فناوریهای ارتباطی به کاربران اجازه
می دهد که به تجربیات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و با یکدیگر و به خصوص با صاحبان
تجربه ارتباط برقرار کنند. پست الکترونیکی، اینترنت، اینترانت و دیگر ابزارهای
مبتنی بر وب، قابلیتهای ارتباطی را فراهم می کنند. فناوریهای ارتباطی اجازه
استفاده همزمان یا غیر همزمان، در یک مکان یا در مکانهای مختلف از یک تجربه را می
دهند.
نتایج و فواید نهادینه کردن
مستندسازی، ارزیابی و انتشار تجربیات از طریق فناوری اطلاعات متعدد است. می توان
مجموعه تجربه ها را ضمن حفظ مالکیت صاحبان تجربه در اختیار همگان قرار داد. به این
ترتیب فرد و جامعه از مزایای آن برخوردار خواهند شد.
4-2- رویکرد
خلاقیت و نوآوری در نظام مستندسازی تجربیات
علی رغم تفاوتهای اساسی خلاقیت و
نوآوری با یکدیگر و با تجربه می توانند در بسیاری از موارد از یکدیگر بهره برداری
کنند. خلاقیت به کارگیری تواناییهای ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید است؛ در
حالی که نوآوری به مرحله عمل وارد ساختن ایده های ذهنی است]27[. مهمترین تفاوت
تجربه با خلاقیت و نوآوری در ماهیت زمانی آنها خلاصه می شود. تجربه به مرور عملکرد
گذشته توجه دارد، در حالی که خلاقیت و نوآوری به ایجاد آزمایشها و عملکردهای جدید
توجه دارد.
خلاقیت و نوآوری ابزاری برای آموختن،
انطباق و تأثیرگذاری بر شرایط متغیر جدید است؛ در حالی که تجربه از عملکرد گذشته
می آموزد ]28[.
نظام مستندسازی تجربیات مدیران در
قالب ثبت، مرور، ارزیابی، انتشار و به کارگیری تجربیات قادر است تا با الهام از
رویکرد خلاقیت و نوآوری، به طراحی، استقرار و نهادینه سازی تجربیات مستند شده
مبادرت کند.
با بررسی رویکرد خلاقیت و نوآوری
ملاحظه می شود که می توان از مدلها و ساختارها، زیربناها و عوامل فرهنگی مربوط در
نظام مستندسازی تجربیات بهره برداری لازم به عمل آورد. در ضمن بخوبی می توان از
موانع و عوامل ایجاد خلاقیت و نوآوری نیز مطلع شد، و شیوه های آموزش و گسترش
خلاقیت و نوآوری را به طور شبیه سازی شده در نظام
مستندسازی تجربیات به کار گرفت.
4-3- رویکرد
نظام پیشنهادها در نظام مستندسازی تجربیات
با بهره برداری از ویژگیها، فرایندها
و عوامل حاکم نظام پیشنهادها در نظام مستندسازی
تجربه بخوبی می توان نظام مستند سازی
را در سازمانها طراحی و مستقر کرد؛ زیرا این دو نظام از بسیاری جهتها با یکدیگر
تشابه دارند. وجه تمایز اصلی آنها در ماهیت زمانی آنها است . برای نهادینه سازی
نظام مستندسازی تجربیات، مدیران سازمانها باید اقدام به نهادینه سازی و گسترش این
نظام از طریق زیربناسازی فرهنگی، ساختاری، قانونی کنند.
زیربناهای ساختاری عبارتند از : 1-
تشکیل گروه، دفتر یا دبیرخانه مستندسازی ، مرور و ارزیابی و انتشار تجربیات، 2-
تخصیص امکانات و بودجه کافی به منظور گسترش این نظام؛ 3- گسترش فعالیتهای کارکنان
برای مستندسازی تجربیات؛ 4- ارائه ابزارها و امکانات مناسب جهت فعالیت نظام
مستندسازی تجربیات.
زیربناهای فرهنگی عبارتند از: 1-
انجام تبلیغات؛ 2- ارائه آموزشهای دانش مهارتی و نگرشی به منظور تقویت، بهبود نگرش
و دانش و مهارتهای مدیران و کارکنان جهت مشارکت در ثبت تجربیات، مرور تجربیات و
انتشار تجربیات خود.
زیربناهای قانونی عبارتند از: 1-
حمایتهای قانونی و مالی از مدیران یا کارکنانی که اقدام به مستندسازی، مرور و
انتشار تجربیات خود کرده اند؛ 2- ایجاد فضای امن
و مطمئن جهت انتشار ایده ها و تجربیات افراد.
با ایجاد این زیربناها می توان مراحل
نظام مستندسازی تجربیات را طرح کرد ]29،ص20[.
4-4- رویکرد
سازمان یادگیرنده در مستندسازی تجربه
سازمان یادگیرنده سازمانی است که در
ایجاد، کسب، انتقال دانش و اصلاح رفتار خود در واکنش به دانش و بصیرتهای جدید
مهارت دارد. به زعم یکی از صاحب نظران سازمان برای استفاده از فکرهای جدید در
بهبود عملکرد سازمانی و تبدیل آنها به برنامه های عملی به پنج مهارت نیاز است: 1-
حل مسأله؛ 2- کسب تجربه؛ 3- یادگیری از تجربه خود و
تاریخ؛
4- یادگیری از دیگران؛ 5- انتقال یا
اجرا.
اگر سازمانهای امروزی در صدد پیشرفت
باشند، به همه مهارتهای مذکور نیاز دارند]30[. سازمانهای
یادگیرنده در قالب فرایند یادگیری سازمانی، تجربیات موفق و ناموفق را بررسی و ارزیابی
دقیق می کنند و نکات ارزشمند حاکم بر این تجربیات را فرا می گیرند. سازمان یادگیرنده،
در حقیقت سازمانی است که محل وقوع یادگیری می باشد و یادگیری در آن جریان دارد
]31،ص45[. به این جهت لازم است تا برای گسترش فرهنگ و ابزارهای مستندسازی تجربیات
به منظور بهره برداری از نتایج حاصل از تجربه در سطح فردی، گروهی و سازمانی، اقدام
به طراحی و استقرار نظام یادگیری مستمر، نظام یادگیری سازمانی و همچنین سازمان
یادگیرنده کرد. با توجه به بررسیهای به عمل آمده در مبانی نظری یادگیری سازمانی و
سازمانهای یادگیرنده، صاحب نظران از ابعاد و جنبه های گوناگون این موضوع را بررسی
کرده اند. برای مثال، مامفورد[1] به بررسی تجربه فردی و تاریخی سایر سازمانها
پرداخت و به تفصیل در این خصوص مطالبی را ارائه کرد. مامفورد چرخه تجربه و چرخه
یادگیری را با یکدیگر تلفیق کرد و چرخه تکاملی یادگیری را مطرح ساخت. ادگارد شاین[2] نیز
به بررسی مفهوم یادگیری تک حلقه ای و دو حلقه ای و تجدید نظر در هدفها، مفروضات و
آرمانها پرداخت. او به نقش تجربه در این حلقه ها اهمیت داده است.
در تمامی موارد فوق و سایر دیدگاههای
بررسی شده، همانند نظرهای پیترسنج[3]، آرجریس و ریچاردپدلر[4] ، می توان بین
یادگیری سازمانی، عمل گرایی و تجربه مداری رابطه مستقیمی برقرار کرد [2؛ 3]. در
واقع گسترش نظام مستندسازی تجربیات، قدمی در راستای یادگیری مدیران، کارکنان و در
مجموع یادگیری سازمانی است. با بهره برداری از تجربیات مستند شده، می
توان یک قدم اساسی را در جهت یادگیری سازمانی و گسترش سازمان یادگیرنده برداشت.
البته لازم به ذکر است که ایجاد نظام مستندسازی تجربیات به عنوان یکی از ابزارهای
مهم و کارکردی در جهت استقرار سازمان یادگیرنده است.
همچنین می توان از طریق شناخت عوامل و
رفع موانع یادگیری سازمانی به سمت
_______________________________
[1]. Mamford
[2]. Shaine
[3]. Peter Senge
[4]. Richard Pedler
سازمان یادگیرنده قدم برداشت. به این
ترتیب نظام مستندسازی تجربیات و یادگیری سازمانی در یک چرخه به تکامل یکدیگر کمک
می کنند ]1[.
4-5- نقش مورد
کاوی در نظام مستندسازی تجربیات مدیران
مورد کاوی، ابزاری مؤثر و مستند در
آموزش مهارت به مدیران و کلیه کسانی به شمار می رود که می خواهند در عمل وضعیتهای
واقعی را به کار بندند و با تمرکز بر کاربرد نظریه ها، اصول و ضوابط، مشکلات و
مسائل سازمانی را به منظور مقابله با رخدادهای گوناگون تجزیه و تحلیل کنند؛ زیرا
حوادث و پدیده های سازمانی از تنوع بالایی برخوردارند و هر حادثه یا رویدادی حتی
در صورت تکرار مشابه آن با تمام جزئیات، باز هم با توجه به عوامل مختلف نظیر زمان
، مکان و ... رویدادی ویژه و منحصر به فرد به شمار می رود]32[. بنابراین به
منظور مقابله با این مشکل، روش مورد کاوی به عنوان یکی از روشهای انتقال دانش
(تجربه) به شمار می رود.
وجود کاستیهایی که روش مورد کاوی
دارد، با توجه به توانمندیهای خاصی که این روش دارد، می تواند در فرایند مستندسازی
تجربیات مدیران مورد توجه خاصی قرار گیرد؛ زیرا رویکرد موردکاوی و مورد نویسی وجه
تشابهات عمده ای در فرایندها و عوامل با نظام مستندسازی تجربیات مدیران را دارا می
باشد. رویدادهایی که فردی آن را تجربه کرده و با نگارش و ارزیابی آن به وسیله
گروهی دیگر از آن درسهای آموزنده را فرا می گیرد و حتی می تواند این درسها را به
سایر افراد منتقل سازد، به عنوان مورد خاص قابل ارزیابی مطرح می شود. این مورد
همان تجربیات به دست آمده از افرادی است که با ثبت آن می توانند به ارزیابی و
انتشار آن بپردازند.
لازم به ذکر است که در فرایند پژوهش حاضر
از رویکردهای دیگری به غیر از رویکردهای مذکور استفاده شده است. این رویکردها
عبارتند از: نظام مدیریت استراتژیک ، رویکرد ترویج ، رویکرد پژوهشی ، رویکرد
ارتقای اعضای هیأت علمی، رویکرد مشاهیر، رویکرد خاطره نویسی و رویکرد جوایز کیفیت
(شکل 1).
شکل 1 رویکردهای استفاده شده در نظام
مستند سازی تجربیات
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
5- سؤالهای
تحقیق
سئوالهای اصلی تحقیق در این طرح
عبارتند از:
1- نظام مستندسازی تجربیات دارای چه
ویژگیهای ساختاری است؟
2- نظام مستندسازی تجربیات دارای چه
معیارهایی برای ثبت وارزیابی است؟
3- نظام مستندسازی تجربیات در چه سطوحی
می تواند به اجرا در آید؟
سؤالهای فرعی که در راستای سؤالهای
اصلی و در ارتباط با ساختار نظام مستند سازی تجربیات مدیران مطرح شده اند، عبارتند
از:
1- نظام ارزیابی در ساختار نظام
مستندسازی از چه ویژگی و سازوکاری برخوردار است؟
2- نظام پاداش در ساختار نظام مستندسازی
از چه ویژگی و سازوکاری برخوردار است؟
3- نظام انتشار در ساختار نظام
مستندسازی از چه ویژگی و سازوکاری برخوردار است؟
4- مالکیت معنوی (حقوقی) در نظام
مستندسازی از چه ویژگی و سازوکاری برخوردار است؟
5- سازوکارها، قوانین، مقررات و فرمها
در ساختار نظام مستندسازی از چه ویژگی برخوردار است؟
5-1- روش تحقیق
5-1-1- نوع
پژوهش
نوع پژوهش توسعه ای کاربردی است؛ زیرا
که پژوهش حاضر علاوه بر جنبة آگاهی بخشی و علمی، جنبه کاربردی نیز داشته است؛ به
طوری که هدف از این پژوهش طراحی ساختار نظام مستندسازی تجربیات مدیران و آزمون
متغیرهای آن است. در این صورت سعی شده است تا نتیجه نهایی، جنبه کاربردی داشته
باشد.
5-1-2- جامعه و
نمونه آماری
از نقطه نظر جامعه و نمونه آماری ،
جامعه آماری عبارت است از خبرگان و متخصصان در
موضوع مرتبط که از بین آنان نمونه
آماری با استفاده از روش نمونه در دسترس انتخاب شد.
5-1-3- ابزار
جمع آوری اطلاعات
با توجه به ویژگی این پژوهش، در جمع
آوری اطلاعات مورد نیاز از ابزارهای مصاحبه و پرسشنامه استفاده شده است.
5-1-4- روش
تحلیل آماری
با توجه به ویژگی پرسشنامه و سؤالهای
مطرح شده در آن از فنون آمار توصیفی و استنباطی استفاده شده است. در بخش توصیفی به
منظور آگاهی از داده های جمع آوری شده، وضعیت هر یک از متغیرهای مطرح شده به تفکیک
بررسی شد. در بخش استنباطی نیز با استفاده از آزمون دو جمله ای به بررسی اختلاف
بین متغیرها با مقدار متوسط پرداخته شد.
6- تحلیل آماری
ساختار نظام مستند سازی
برای بررسی نظام مستند سازی، تجربیات
مدیران که با هدف کسب نظر خبرگان در مورد این ساختار انجام گرفت، متغیرهای بیان
شده در قالب یک پرسشنامه مطرح شد. این پرسشنامه در قالب 60 سؤال کیفی و در 8 گروه
بیان شد. سؤالات مطرح شده هر کدام با یکی از بخشها (یا مراحل) نظام مستند سازی
تجربیات مدیران مرتبط است و در واقع هر مرحله یا بخش دربرگیرندة چند سؤال می باشد.
در این پرسشنامه که سؤالها به صورت بسته مطرح شده اند، به طیف لیکرت توجه شده است.
از آنجا که باید داده ها از بعد کیفی
به کمی تبدیل شوند، لذا برای هر سؤال 5 گزینه و برای هر گزینه امتیاز خاصی سطوح شد
(جدول 1).
جدول 1
کاملاً موافقم
موافقم
نظری ندارم
مخالفم
کاملاً مخالفم
5
4
3
2
1
تحلیل آماری در قالب تحلیل توصیفی و
استنباطی انجام شده است. در تحلیل توصیفی، فراوانی و درصد خالص هر مؤلفه بیان شده
و در تحلیلهای استنباطی آزمون آماری توزیع دوجمله ای با استناد به فرض آماری کلی
زیر که می تواند برای هر مؤلفه لحاظ شود، استفاده شده است.
6-1- فرض آماری
تحقیق
متغیر X به عنوان یک
متغیر اصلی در ساختار نظام مستندسازی تجربیات مدیران لحاظ نمی شود.
متغیر X به عنوان یک
متغیر اصلی در ساختار نظام مستندسازی تجربیات مدیران لحاظ می شود.
موفقیت (احتمال P) درنظرگرفته
شده مساوی 6/0 است. این تحلیلها در مورد هر کدام از طبقات مؤلفه های ساختار نظام
مستندسازی تجربیات مدیران به صورت زیر ارائه شده است.
6-2- تحلیل
مؤلفه ساختار سازمانی
برای بررسی ساختار نظام مستندسازی
تجربیات مدیران از 10 متغیر به شرح زیر استفاده شده است:
1- قرار گرفتن سازمان مدیریت و برنامه
ریزی در رأس هرم سازمانی نظام مستندسازی تجربیات مدیران؛
2-انتخاب رئیس شورای عالی مستندسازی از
سوی رئیس سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور؛
3-مسؤول بودن شورای عالی مستندسازی
تجربیات برای سیاستگذاری و تدوین خط مشی نظام مستندسازی تجربیات مدیران؛
4- انتخاب اعضای شورای عالی به پیشنهاد
رئیس شورا و حکم رئیس سازمان مدیریت و برنامه ریزی؛
5- برگزیده شدن دبیر نظام مستندسازی به
عنوان دبیر شورای نظام عالی مستندسازی؛
6- انتخاب اعضای هیأت داوران به پیشنهاد
رئیس دبیرخانه و تأیید رئیس شورای عالی مستندسازی؛
7- مسؤول بودن دبیرخانه نظام مستندسازی
در برقراری ارتباط با هیأت داوران و کسب نظرات و نتایج ارزیابی آنها؛
8- تهیه پیش نویس آیین نامه ها و
دستورالعملهای مورد نیاز نظام مستندسازی به وسیله دبیرخانه؛
9- تصویب آیین نامه ها و دستورالعملهای
نظام مستندسازی در شورای عالی مستندسازی؛
10- آزادی عمل و سهولت ارتباط نظام
مستندسازی با نهادهای دولتی.
نتایج حاصل از بررسی نظر خبرگان در
خصوص این مؤلفه در جدول 2 ارائه شده است. با استناد به نتایج این جدول، بیشترین
فراوانی در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است. میانگین نتایج حاصل
97/3 است که از مقدار متوسط (3) بیشتر است. انحراف معیار
نتایج نیز عدد قابل توجهی را نشان نمی دهد.
جدول 2 بررسی مؤلفه های ساختار
سازمانی نظام مستندسازی تجربیات مدیران
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای P-Value حدود خطای کوچکتر است؛ یعنی . لذا
وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3 محرز است و با توجه به تعداد
پاسخها در گروههای 1، 2 و تعداد بیشتر آنها در گروه دوم می توان نتیجه گیری کرد که
صاحبنظران متغیرهای مربوط به
ساختار نظام مستندسازی تجربیات مدیران
را تأیید می کنند؛ یعنی در طراحی ساختار این سیستم می توان به متغیرهای مطرح شده
در این مؤلفه توجه و به آنها استناد کرد.
6-3- تحلیل
مؤلفه ثبت داده (تجربه ارزیابی نشده)
در بررسی مرحله ثبت داده (تجربیات
ارزیابی نشده مدیران)، متغیرهای زیر به کار گرفته شدند:
1- پنج مرحله ای بودن فرایند مستندسازی؛
2- وجود فرم از پیش طراحی شده به منظور
ثبت تجربه به وسیله مدیران؛
3- متناسب بودن فرمهای ثبت تجربه با
زمینه تجربه مدیر؛
4- آزادانه عمل کردن صاحب تجربه در ثبت
آن؛
5- طراحی فرم ثبت به وسیله مدیران صاحب
تجربه؛
6- اعزام کارشناس ثبت تجربه به منظور
ثبت تجربه مدیر؛
7- استفاده کارشناس ثبت تجربه از فرمهای
مخصوص ثبت تجربه؛
8- استفاده از مکانیزمهایی برای ضبط و
ثبت در مرحله ثبت تجربه.
نتایج حاصل از بررسی نظر متخصصان و
خبرگان در زمینه این مؤلفه در جدول 3 ارائه شده است. با توجه به نتایج این جدول،
بیشترین فراوانی در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است؛ به طوری که
میانگین حاصل 49/3 است که از مقدار متوسط 3 بیشتر است. انحراف معیار نتایج مرحله
ثبت داده نیز 2/1 می باشد.
جدول 3 بررسی مؤلفه ثبت داده
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای ، وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3
محرز است و با توجه به تعداد پاسخها
در گروههای 1 و 2 می توان نتیجه گیری
کرد که خبرگان متغیرهای مطرح شده مرحله ثبت داده را تأیید می کنند. یعنی باید در
طراحی فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران و مرحله ثبت داده به متغیرهای مطرح
شده در این مؤلفه توجه و استناد کرد.
6-4- تحلیل
مؤلفه ارسال تجربه
در بررسی مرحله ارسال تجربه، متغیرهای
زیر استفاده شدند:
1- استفاده از فناوری اطلاعات؛
2- نتایج حاصل از بررسی خبرگان در زمینه
این مؤلفه در جدول 4 ارائه شده است. با توجه به نتایج این جدول، بیشترین فراوانی
در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است؛ به طوری که میانگین حاصل
88/3 است که از مقدار متوسط 3 بیشتر است. انحراف معیار نتایج این مرحله نیز 95/0 می
باشد.
جدول 4 بررسی مؤلفه ارسال تجربه
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای ، وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3
محرز است و با توجه به تعداد پاسخها در گروههای 1 و 2 می توان نتیجه گیری کرد که
خبرگان متغیرهای مربوط به مرحله ارسال تجربه را تأیید می کنند؛ یعنی در طراحی
فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران و مرحله ارسال تجربه به متغیرهای مذکور باید
توجه شود.
6-5- تحلیل
مؤلفه ارزیابی تجربه
در بررسی مرحله ارزیابی تجربه،
متغیرهای زیر به کار گرفته شدند:
1- پالایش تجربیات نامربوط در مرحله
ارزیابی اولیه در دبیرخانه نظام مستندسازی؛
2- ارزیابی تجربه به وسیله هیأت داوران
فقط از نظر فنی و تخصصی؛
3- بازنگری مجدد تجربیات رد شده به
وسیله صاحب تجربه؛
4- متناسب بودن ترکیب اعضای هیأت داوران
با نوع تجربه؛
5- تأیید نتایج ارزیابی در شورای عالی
مستندسازی.
نتایج حاصل از بررسی نظر خبرگان در
خصوص این مؤلفه در جدول 5 ارائه شده است. با استناد به نتایج این جدول، بیشترین
فراوانی در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است. میانگین نتایج حاصل
4 است که از مقدار متوسط 3 بیشتر است. انحراف معیار نتایج این مرحله 05/1 می باشد.
جدول5 بررسی مؤلفه ارزیابی تجربه
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای ، وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3
محرز است و با توجه به تعداد پاسخها در گروههای 1 و 2 می توان نتیجه گیری کرد که
صاحب نظران، متغیرهای مربوط به مرحله ارزیابی تجربه را تأیید می کنند؛ یعنی در
طراحی فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران بهتر است مرحله ارزیابی تجربه نیز
گنجانده شود.
6-6- تحلیل
مؤلفه مستندسازی تجربه
در بررسی مرحله مستندسازی تجربه،
متغیرهای زیر استفاده می شوند:
1- مستندسازی در محیط وب؛
2- به کارگیری روشهای طراحی مکانیزه در
مرحله مستندسازی تجربه؛
3- به کارگیری سیستمهای مدیریت مستندهای
الکترونیکی در مرحله مستندسازی تجربه.
نتایج حاصل از بررسی نظر خبرگان در
خصوص این مؤلفه در جدول 6 ارائه شده است.
با استناد به نتایج این جدول، بیشترین
فراوانی در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است. میانگین نتایج حاصل
4/4 است که از مقدار متوسط 3 بیشتر است. انحراف معیار نتایج نیز 86/0 می باشد.
جدول 6 بررسی مؤلفه مستندسازی تجربه
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای ، وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3
محرز است و با توجه به تعداد پاسخها در گروههای 1 و 2 می توان نتیجه گیری کرد که
صاحبنظران، متغیرهای مربوط به مرحله مستندسازی تجربه را تأیید می کنند؛ یعنی در
طراحی فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران، بهتر است تا از سیستمهای مدیریت
مستندهای الکترونیکی و سیستم خبره استفاده شود.
6-7- تحلیل
مؤلفه انتشار تجربه
در بررسی مرحله انتشار تجربه،
متغیرهای زیر استفاده می شوند:
1- متناسب کردن نوع انتشار تجربه مستند
شده با اهمیت آن از طریق کمیته انتشار؛
2- پیشنهاد هیأت داوران در رابطه با نوع
و شیوه انتشار تجربه؛
3- هماهنگی مدیر صاحب تجربه با شیوه
انتشار تجربه.
نتایج حاصل از بررسی نظر خبرگان در
خصوص این مؤلفه در جدول 7 ارائه شده است.
با استناد به نتایج این جدول، بیشترین
فراوانی در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است. میانگین نتایج حاصل
از 89/3 است که از مقدار متوسط 3 بیشتر است. انحراف معیار
نتایج این مرحله نیز 92/0 می باشد.
جدول 7 بررسی مؤلفه انتشار تجربه
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای ، وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3
محرز است و با توجه به تعداد پاسخها در گروههای 1 و 2 می توان نتیجه گیری کرد که
صاحبنظران، متغیرهای مربوط به مرحله انتشار تجربه را تأیید می کنند؛ یعنی در طراحی
فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران، بهتر است تا به متغیر مربوط به آن استناد
شود.
6-8- تحلیل
مؤلفه پاداش مستندسازی
در بررسی پاداش مستندسازی متغیرهای
زیر استفاده می شوند:
1- اهدای جوایز سالیانه؛
2- ارتقای مدیران؛
3- امتیاز خاصی در انتخاب مدیران؛
4- افزایش حقوق و مزایا؛
5- منتشر کردن تجربه به نام صاحب تجربه
در مجله های تخصصی.
نتایج حاصل از بررسی نظر خبرگان در
خصوص این مؤلفه در جدول 8 ارائه شده است. با استناد به نتایج این جدول، بیشترین
فراوانی در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است. میانگین نتایج حاصل
از 06/4 است که از مقدار متوسط 3 بیشتر است. انحراف معیار
این مرحله نیز 62/0 می باشد.
جدول 8 بررسی مؤلفه پاداش مستند سازی
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای ، وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3
محرز است و با توجه به تعداد پاسخها در گروههای 1 و 2 می توان نتیجه گیری کرد که
صاحبن ظران، متغیرهای مربوط به پاداشهای مستندسازی را تأیید می کنند؛ یعنی در
طراحی نظام مستندسازی تجربیات مدیران می توان به متغیرهای مطرح شده توجه و استناد
کرد.
6-9- تحلیل
مؤلفه حقوق مالکیت، قوانین و مقررات مرتبط
در بررسی حقوق و مالکیتهای مستندسازی
متغیرهای زیر به کار گرفته شده اند:
1- برخورداری مدیران از حقوق مالکیت
معنوی؛
2- برخورداری از قوانین مورد نیاز
مستندسازی به منظور جلوگیری از فنا شدن تجربیات؛
3- محدود به زمان و مکان نبودن حقوق
معنوی مستندکنندگان؛
4- قابل انتقال بودن تجربه؛
5- تعیین زمان معین برای حمایت از حقوق
مستندکنندگان تجربه؛
6- تعلق داشتن حقوق مالکیت به شخص مستند
کننده تجربه از تاریخ مستند شدن؛
7- حمایت از نام، عنوان و نشان ویژه ای
که معرف تجربه خاصی است؛
8- برخوردار نبودن تجربیات تکراری از
حقوق لازم؛
9- ضرورت وجود قانون دفاع از حقوق و
امنیت صاحبان تجربه.
نتایج حاصل از بررسی نظر خبرگان در
خصوص این مؤلفه در جدول 9 ارائه شده است. با استناد به نتایج این جدول، بیشترین
فراوانی در گزینه های کاملاً موافقم و موافقم متمرکز شده است. میانگین نتایج حاصل
از 88/3 است که از مقدار متوسط 3 بیشتر است. انحراف معیار
نتایج نیز 04/1 می باشد.
جدول 9 بررسی مؤلفه حقوق مالکیت،
قوانین و مقررات مرتبط
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
با استناد به آزمون توزیع دوجمله ای و
سطح معنا دار نمونه ای ، وجود تفاوت معنا دار نتایج با متوسط گزینه ها، یعنی 3
محرز است و با توجه به تعداد پاسخها در گروههای 1 و 2 می توان نتیجه گیری کرد که
صاحبنظران، متغیرهای مربوط به حقوق و مالکیتهای معنوی مستندسازی را تأیید می کنند؛
یعنی در طراحی نظام مستندسازی تجربیات مدیران می توان به متغیرهای مطرح شده آن
مؤلفه توجه و استناد کرد.
7- ساختار
سازمانی پیشنهادی نظام مستندسازی تجربیات مدیران
در این قسمت با توجه به نتایج حاصل از
کسب نظرهای خبرگان، تحلیل آماری و تغییرات لازم اعمال شده در مدل مفهومی، ساختار
سازمانی پیشنهادی نظام مستندسازی تجربیات مدیران ارائه می شود. این ساختار برآمده
از مدل مفهومی است که بر اساس نگرش سیستمی و رویکردهای مختلف مذکور طراحی شده است.
در طراحی ساختار سازمانی در پژوهش
حاضر به اهداف نظام مستندسازی، فرایند نظام مستندسازی و زیر سیستمهای مربوط به هر
مرحله از آن، قوانین و مقررات و آیین نامه های نظام مستندسازی، حقوق، مزایا و
مالکیت معنوی مستندکنندگان تجربه و نیز چارت سازمانی این نظام پرداخته شده است که
در ادامة مقاله به هر یک از آنها اشاره خواهد شد.
8- اهداف نظام
مستندسازی تجربیات مدیران
اهداف این سیستم به شرح زیر می باشند:
1- حفظ و مدیریت بهینه یکی از داراییهای
فکری و سرمایه های مهم ملی، یعنی تجربیات مدیران؛
2- تلفیق بهینه متون کلاسیک آموزش
مدیریت با شرایط بومی و ایجاد هم افزایی؛
3- انتشار متون مدیریتی علمی بومی؛
4- تقویت مدیریت در بخش دولتی و خصوصی؛
5- مستند سازی تجربیات موفق و ناموفق
مدیران در وقایع حساس درون بخش دولتی و خصوصی؛
6- طرح مدیریت ایرانی در مجامع علمی
مدیریتی؛
7- ایجاد ابزارهایی برای کمک به سیستم
ارتقا و انتصاب در بخش دولتی و خصوصی؛
8- ایجاد چارچوبی برای مبادلة دانش بومی
مدیریتی در بخش دولتی و خصوصی؛
9- کمک به کاهش هزینه ها و علت کاهش
راهکاریهای مبتنی بر آزمون و خطا؛
10- ایجاد زمینه ای برای افزایش خلاقیت
و نوآوری در مدیران بخش دولتی خصوصی؛
11- جهت دادن مدیران به منظور ثبت
تجربیات خود.
9- فرایند نظام مستندسازی تجربیات
مدیران
فرایند نظام مستندسازی تجربیات مدیران
از یک فرایند پنج مرحله ای تبعیت می کند. این مراحل بترتیب عبارتند از:
1- ثبت تجربه (داده)؛
2- ارسال تجربه؛
3- ارزیابی تجربه؛
4- مستندسازی تجربه؛
5- انتشار (ترویج) تجربه (شکل 2 فرایند
مذکور را نشان می دهد).
شکل2 فرایند نظام مستندسازی تجربیات
مدیران
[به تصویر صفحه مراجعه شود]
9-1- مرحله ثبت
داده (تجربه)
مرحله ثبت داده، اولین مرحله
مستندسازی تجربیات مدیران به شمار می رود که از طریق برقراری ارتباط با مدیران
تحقق پیدا می کند. این مرحله به روشهای زیر قابل انجام است:
1- روش ثبت تجربه از طریق فرمهای مخصوص
مستندسازی (ثبت دستی تجربه)؛
2- ثبت تجربه بر مبنای تکنولوژی اطلاعات
(ثبت ماشینی تجربه )؛
3- ثبت تجربه به وسیله کارشناس ثبت
تجربه؛
4- روش ضبط صدا و تصویر؛
5- روش نوشتاری (مورد نویسی، خاطره
نویسی و سایر ابزارهای مرتبط).
9-2- مرحله
ارسال تجربه به دبیرخانه نظام مستندسازی تجربیات مدیران
دومین مرحله از فرایند نظام مستندسازی
تجربیات مدیران، انتقال یا ارسال تجربیات ثبت شده است. انجام این مرحله از فرایند
نظام مستندسازی تجربیات مدیران به روشهای زیر قابل انجام است:
1- ارسال تجربه از طریق کارشناس ثبت
تجربه؛
2- ارسال به کمک تکنولوژی اطلاعات؛
3- استفاده از اسکنر؛
4- ارسال تجربه به روش دستی.
9-3- ارزیابی
تجربیات
یکی دیگر از مراحل فرایند نظام
مستندسازی تجربیات مدیران ارزیابی تجربیات دریافتی می باشد. مرحله ارزیابی تجربیات
در دو سطح و بترتیب زیر انجام می شود:
1- بررسی اولیه تجربه در دبیرخانه
مستندسازی از نظر شکل (فرمتهای کلی تجربه) و استانداردهای موجود؛
2- ارزیابی تجربه به وسیله هیأت داوران
(کارشناسان و متخصصان) از نظر فنی و محتوایی. به طور کلی فرایند ارزیابی تجربیات
در سطوح زیر قابل انجام است:
الف- در سطح دبیرخانه نظام مستندسازی
تجربیات، از نظر شکل (فرمت) و استانداردهای موجود؛
ب- ارزیابی به وسیله کارشناسان،
متخصصان، مدیران و افراد خبره از نظر فنی و محتوایی؛
ج- ارزیابی تجربه در سطح شورای عالی
مستندسازی.
9-4- مستندسازی
تجربه تأیید شده
پس از ارزیابی تجربیات براساس مراحل
مذکور، به مستندسازی نهایی تجربیات تأیید شده پرداخته می شود. این مرحله
دربرگیرنده حفظ و نگهداری تجربه نیز می شود. از این رو مرحله مستندسازی، حفظ و
نگهداری تجربه به کمک فناوری اطلاعات انجام می شود.
9-5- انتشار
تجربه
در این مرحله نسبت به انتشار تجربیات
مستند شده اقدام می شود و همچنین حقوق مستندسازی و پاداشهای تعلق یافته، برای مالک
تجربه تعیین می شود. با توجه به نتایج حاصل از نظرخواهی از خبرگان و تحلیل آماری
در این ارتباط پیشنهادهای زیر ارائه می شود:
1- کمیته انتشار با توجه به اهمیت تجربه
به تعیین نوع انتشار تجربه مستند شده بپردازد؛
2- هیأت داوران پیشنهاداتی در ارتباط با
نوع و شیوه انتشار تجربه ارائه کند؛
3- تعیین شیوة انتشار تجربه مستند شده
با هماهنگی مدیر صاحب تجربه انجام شود.
9-6- پاداش
مستندسازی
در این مرحله از فرایند نظام
مستندسازی تجربیات مدیران و پس از تأیید آن، پاداشهایی به مستندکنندگان تجربه اعطا
می شود. با توجه به نتایج حاصل، اعطای پاداشها می تواند به روشهای زیر انجام شود:
1- ارتقای مدیرانی که به مستندسازی
تجربه خود پرداخته اند و در فرایند مربوط به آن تأیید شده اند؛
2- اعطای امتیاز خاص در انتخاب مدیرانی
که به مستندسازی تجربه خود پرداخته اند؛
3- افزایش حقوق و مزایای مدیرانی که به
مستندسازی تجربه خود پرداخته اند؛
4- چاپ تجربیات مدیران در مجله های
تخصصی به نام صاحب تجربه.
9-7- حقوق
مالکیت و قوانین و مقررات مرتبط با نظام مستندسازی
تجربیات
مدیران
به منظور حفظ و نگهداری تجربیات مستند
شده مدیران و جلوگیری از نابودی آنها وجود قوانین و مقررات مرتبط با نظام
مستندسازی تجربیات و نیز برخورداری مستندکنندگان تجربه از حقوق مالکیت معنوی ضرورت
پیدا می کند. به این منظور در این زمینه پیشنهادهای زیر ارائه می شود:
1- برخورداری مدیران مستند کننده تجربه
از حقوق مالکیت معنوی به منظور تشویق مدیران به مستندسازی تجربه؛
2- محدود نبودن حقوق معنوی مستندکنندگان
تجربه به زمان و مکان ؛
3- قابل انتقال بودن حقوق معنوی
مستندکنندگان؛
4- تعیین زمان معین برای حمایت از حقوق
مستندکنندگان تجربه؛
5- تعلق داشتن حقوق مالکیت به شخص
مستندکننده تجربه از تاریخ مستند شدن؛
6- حمایت از نام، عنوان و نشان ویژه ای
که معرف تجربه خاصی است؛
7- برخوردار نبودن مستندکنندگان تجربیات
تکراری از حقوق لازم؛
8- تهیه و تدوین قانون دفاع از حقوق و
امنیت صاحبان تجربه؛
9- قابل انتقال کردن حقوق مستندکنندگان
تجربه به موجب وصیت یا وراثت به غیر؛
10- حمایت از نام، عنوان و نشان ویژه ای
که معرف تجربه خاصی است؛
11- اگر متخلف شخص حقوقی باشد، به منظور
جبران خسارتهای شاکی علاوه بر تعقیب جزایی شخص حقیقی، از اموال شخص حقوقی هم به
شاکی پرداخت شود؛
12- اعمال مجازات برای کسانی که از
تجربه کسی استفاده درستی نکرده اند.
10- نتیجه گیری
استفاده از تجارب مستند شده مدیران به
عنوان یکی از ارزشمندترین سرمایه های بشری
است. به عبارت دیگر مستندسازی و مجموع
تمام تجربیاتی که در موقعیتها و شرایط متفاوت حاصل شده اند، می تواند مدیران و
سازمانها را در جهت نیل به اهداف کلان و استراتژیک خودیاری رساند. بنابراین س
مطالب مشابه :
دانلود نمونه مستند سازی تجربیات شغلی معلمان
عــــــلــــمــــی - دانلود نمونه مستند سازی تجربیات شغلی معلمان - وبلاگ علمی و درسی
تجربيات يك معلم
انتخابات دانش آموزی دبستان معراج نمونه ای از (مستند سازي ما معلمان كه به اسوه
مستند سازی تجربیات
مستند سازی تجربیات مستند سازی تجربیات معلمان با دیدار رهبر انقلاب با معلمان نمونه
همایش تجلیل از معلمان نمونه
همایش تجلیل از معلمان نمونه. بنده یک طرح در قالب مستند سازی تجربیات علمی فرهنگیان داده
چارچوب و محورهای مستند سازی تجربیات کارمندان برای ارتقاء به رتبه شغلی عالی
چارچوب و محورهای مستند سازی تجربیات کارمندان برای ارتقاء محاسبه آنلاين حجم نمونه با
طراحی ساختار نظام مستند سازی تجربیات سازمانی مدیران
طراحی ساختار نظام مستند سازی تجربیات نظر جامعه و نمونه آماری ، جامعه آماری
: نحوه مستندسازی تجربیات دررتبه شغلی
چارچوب ومحورهای مستندسازی تجربیات کارمندان جهت ارتقاء به رتبه شغلی خبره
فرم ارتقای رتبه شغلی
مستند سازی تجربیات (کارمند محترم لطفا در خصوص هریک از قسمتهای زیر چند سطرتوضیح دهید)
مستند سازی
مستند سازی فعالیت سه ماهه انجام شده که نمونه فرم بخشی تمامی معلمان ودانش آموزان
بخشنامه : درخواست تجربیات مدون شده (فرهنگیان دارای رتبه خبره و عالی)
درخواست تجربیات ارتقاء به رتبه‌هاي خبره و عالي مستلزم مستند‌سازي نمونه سوال تستی
برچسب :
نمونه مستند سازی تجربیات معلمان