حسابداری قراردادهای بلند مدت

حسابداری قراردادهای بلند مدت
 
ارکان اصلی پیمانکاری : در هر نوع عملیات پیمانکاری سه رکن اطلی زیر وجود دارد.
1-  کارفرما : شخصی است که اجرای عملیات مشخص را به پیمانکار واگذار می نماید. کارفرما تامین کننده منابع مالی طرح است و برای مطالعه طراحی و نظارت بر اجرای عملیات موضوع پیمان معمولا از خدمات مهندسان مشاور بهره می گیرند ، جانشینان یا نمایندگان قانونی کارفرما در حکم او محسوب می شوند.
2-  پیمانکار : شخصی است حقیقی یا حقوقی که مسئولیت کامل اجرای عملیات موضوع پیمان را تا تکمیل نهائی آن به عهده یا به عبارت دیگر به کلیه اشخاصی که پیمانکار نامیده اند واحد ساخت نیز اطلاق می شود. پیمانکاران معمولا به منظور آسان نمودن اجرای قسمت یا قسمتهای خاص از عملیات موضوع پیمان  نظیر نقاشی ، آهنگری ، لوله کشی و ....
قراردادهایی را با اشخاص یا پیمانکاران جزء منعقد می نمایند .تجهیزاتی را که دستگاهای اجرائی مجاز به ارجاع کار بر اساس قوانین سازمان برنامه و بودجه حائز شرایط شناخته و مربوط به عملیات یاد شده به آن ها هستند به چند نوع زیر تقسیم نموده اند.
·        واحدهای پیمانکاری ایرانی غیر دولتی
·        شرکت ها و موسسات پیمانکاری عمومی و دولتی ایرانی
·        موسسات و شرکتهای مختلط ایرانی
·        موسسات یا شرکتهای پیمانکاری خارجی
·        گروه شرکتهای پیمانکاری (مشارکت و یا ادغام چند شرکت پیمانکاری)
3-  قراردادها : رابطه حقوقی بین کارفرما و پیمانکار قرارداد می باشد که منشاء تعهد و التزام برای طرفین می باشد( بر اساس ماده 968 قانون مدنی تعهد ناشی از قرارداد تابع محل وقوع عقد است )
کارفرما برای انجام دادن موارد زیر معمولا قراردادهایی را با موسسات مشاوره ای یا پیمانکاری منعقد مینماید.
·        مطالعات بنیادی و تحقیقاتی طرح
·        تهیه طرح
·        اجرای طرح
·        نظارت بر اجرای طرح
بستن قرارداد مهمترین بخش از فعالیتهای پیمانکاری است و موضوع این قراردادها معمولا ساختن یک دارائی یا دارائی هایی است که در اجراء طرح واحدی را تشکیل میدهند و قراردادهایی که موضوع آن ها ارائه خدمات است و مستقیم به قرارداد ساخت یک دارائی مربوط میشود نیز جزء قرارداد پیمانکاری به شمار می آید.
 
انواع قراردادهای پیمانکاری :
 
قراردادهای پیمانکاری در صورتی که مخالف قانون نباشد می توان به انواع مختلف بین کارفرما و پیمانکار منعقد شود قراردادهای متداول پیمانکاری به شرح زیر است :
1-  قرارداد بر اساس واحد بها : در قرارداد بر اساس واحد بها پیمانکار تعهد می نماید موضوع پیمان را بر اساس مبلغ معینی که برای هر واحد کار مثلا خاکبرداری یک متر مربع پیشنهاد کرده است انجام می دهد  در این نوع قرارداد برای محاسبه ضریب پیمان مبلغی را که پیمانکار بر اساس قیمتهای واحد مورد نظر برای مجموع کار محاسبه  پیشنهاد کرده است با برآورد مصوب مقایسه کرده و اختلاف آن را به عنوان اضافه و یا تخفیف در نظر می گیرند. جهت محاسبه ضریب پیمان از رابطه زیر استفاده می نمایند.
                                  ضریب پیمان  =      جمع مبلغ پیشنهادی پیمانکار
                                                                  جمع مبلغ برآوردی دستگاه اجرائی
 
*نکته : مبلغ برآورد کار : مبلغی است که بر اساس فهرست اقلام کار و مقادیر کار در چارچوب فهرست بهای مصوب را احتساب و ضرایب مربوط تعیین و طبق مقررات به تصویب مقام مجاز رسیده باشد.
 
2-  قرارداد مقطوع : در این قرار داد مخارج مجاز و تعیین شده در قرارداد به پیمانکار پرداخت می شود و در این شرایط به صورت مبلغ قطعی به پیمانکار واگذار شده و پیمانکار با آن توافق می نماید موضوع پیمان را در برابر مبلغی به عنوان بهای کل کار انجام میدهد.
3-  قراردادهای امانی : در این نوع قرارداد هزینه های مجاز و تعیین شده در قرارداد به پیمانکار پرداخت می گردد و در ازاء خدماتی که انجام داده است درصد معینی از مخارج و یا حق الزحمه ثابت و مشخصی را دریافت مینماید.قراردادهای امانی با روش انجام کار به طور امانی تفاوت دارد . در روش امانی کارفرما برای اجرای طرح قرارداد با پیمانکار منعقد نمیکند بلکه طرح را با استفاده از عوامل و کارکنان خود اجراء و هزینه های مربوط را راساً پرداخت مینماید.
نکته : دولت مکلف است در اجرای پروژه های عمرانی که بصورت امانی به وسیله دستگاههای اجرائی انجام می گردد هزینه های استهلاک تجهیزات و ماشین آلات و حقوق کارمندان و کارگران را که از محل بودجه جاری حقوق دریافت می کند محاسبه و از هزینه های اجرای پروژه کسرمی نماید.
( تبصره 6 قانون برنامه 5 ساله توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران)
     
4-  قرارداد بر اساس مواد و دستمزد: این نوع قرارداد مشابه قرارداد امانی است و طبق آن پیمانکار قرارداد میکند عملیات موضوع پیمان را در ازاء دریافت مستقیم و قیمت مواد و مصالح و سایر مخارجی را که پرداخت کرده است دریافت نماید. پیمانکار نرخ ساعتی دستمزد را بر اساس بازیافت دسمتزد و هزینه های مستقیم و سود مورد انتظار تعیین می نماید.
5-  قرارداد مدیریت اجراء : در این نوع قرارداد پیمانکار در برابر دریافت حق الزحمه معمولا مقطوع مدیریت اجرای طرح را برعهده می گیرد در قرارداد مدیریت اجراء یا مدیریت پیمان تامین مصالح ، ماشین آلات و تجهیزات و نیروی انسانی بر عهده کارفرما میباشد در هریک از قراردادهای پیمانکاری میتوان :
·        مبلغ قرار دادها  را بر اساس تغییر شاخص قیمتها تعدیل نمود.
·   در طول اجرای طرح شرایط قرار داد را باتوجه به تغییر مقادیر کار و یا نوع مصالح ، مدت پیمان و یا بنا بر رضایت طرفین قرارداد را تغییر داد.
·   برای ایجا انگیزه و تشویق پیمانکار به اتمام کار قبل از موعد مقرر پاداش و برای جلوگیری از تاخیر در اجرای عملیات جرایمی در نظر گرفت.
نکته :: منظور از شاخص عددی است که تغییر قیمت را نسبت به سال پایه نشان میدهد.
شاخص به وسیله سازمان برنامه و بودجه و با همکاری بانک مرکزی تعیین و اعلام میگردد.
 
ویژگیهای صنعت پیمانکاری :
1-  اجرای عملیات موضوع پیمان از طریق عقد قرارداد به پیمانکار واگذار میشود و مدت اجرای طرح معمولا بیش از یک دوره مالی ادامه می یابد.
2-  عملیات اجرای پیمان مستلزم خدمات مشاوره ای است ( مطالعه ، طراحی و نظارت) که معمولا کارفرما خود به تنهایی آن را انجام داده و یا مهندسان مشاوره واگذار مینماید.
3-  فعالیتهای پیمانکاری بر خلاف سایر فعالیتهای تولیدی که معمولا در فضای کارخانه انجام می شود در محل اجرای طرح که کارفرما در اختیار پیمانکار قرار میدهد صورت میگیرد.
4-    قرارداد پیمانکاری معمولا به ساختن یک دارائی خاص می انجامد.
5-  قرارداد پیمانکاری پس از انجام تشریفات مناقصه و در مواردی از طریق ترک مناقصه یا ترک تشریفات یا تفاوت قیمت به پیمانکار واگذار میشود.
6-    مبلغ قرارداد به تدریج و در طی دوره اجرای طرح از طریق تنظیم صورت وضعیت به پیمانکار پرداخت میشود.
7-  اگرچه پرداخت مخارج اجرای طرح به عهده پیمانکار است اما کلیه کارها و تدارکاتی که بهای آن ها پرداخت شده است در طول اجرای طرح به کارفرما تعلق دارد.
8-  مخارج پیمان و مبلغ صورت وضعیت های تائید شده در طول اجرای طرح انباشته میشود و این امر مدیریت حسابداری و حسابرسی قراردادهای پیمانکاری را دشوار می سازد.
9-  کارفرما برای جبران خسارتهای احتمالی و اطمینان از مسولیت پذیری پیمانکار علاوه بر پوشش های بیمه ای معمولا ضمانتنامه های متعددی را از پیمانکار در یافت می نماید. در موضوع عملیات پیمان در دو مرحله موقت و قطعی به کارفرما تحویل میشود.
10-          پیمانکار در طول اجرای طرح به ویژه در قراردادهای مکتوب با خطرات ذاتی از جمله حوادث قهری و غیر مترقبه مواجه است.
 
سازمان موسسات پیمانکاری : سازمان باید دست کم سه قسمت اصلی زیر را دارا باشد :
 
1-    برآورد مهندسی : وظایف اصلی این قسمت که به وسیله مهندسان و متخصصین انجام می گیرد به شرح ذیل می باشد:
·        محاسبه و تعیین مبلغ پیشنهادی برای شرکت در مناقصه و اعلام نتیجه آن به سرپرست کل عملیات
·        تهیه صورت وضعیت پیشرفت کار
·        بررسی قیمتهای پیشنهادی پیمانکاران جزء و اعلام نتیجه آن به سرپرست کل عملیات
·   تهیه فهرست مواد سفارش های خرید و سایر نیازمندیهای پیمان و ارسال آن به قسمت حسابداری و رئیس کارگاه .
2-    قسمت اجرای عملیات
وظایف اصلی این قسمت که به وسیله روسای کارگاه ، کارگران ، انبار داران ، نگهبانان ، حسابداران کارگاه انجام می شود به شرح زیر است :
·        سازمان دهی کارگران و کارکنان لازم برای انجام عملیات موضوع پیمان
·        همکاری در تهیه صورت و ضعیت پیشرفت کار
·   محاسبه دستمزد کارگران کارگاه و تهیه صورت جدید دستمزد بر اساس ساعات کار کارگران در هر کارگاه و ارسال آن به قسمت حسابداری.
·        دریافت و شمارش مواد و مصالح ارسال شده به کارگاه و گزارش آن به قسمت حسابداری
·        گزارش وضعیت نقدینگی کارگاه و مخارج آن به دفتر مرکزی
·   کنترل شبانه روزی رفت و آمد افراد و نقل و انتقال ماشین آلات و تجهیزات و وسایل نقلیه و مواد و مصالح و جلوگیری از ورود و خروج افراد و وسایل غیر مجاز
     
3-    قسمت حسابداری
وظایف اصلی این قسمت که به وسیله حسابداران دفتر مرکزی و کارگاه انجام میشود به شرح زیر است:
·        تطبیق برگ سفارش خرید و گزارش دریافت مواد و مصالح با قبض انبار
·        رسیدگی به پرداخت فاکتور فروشندگان
·        کنترل و رسیدگی مخارج کارگاه و تفکیک صحیح آن به جاری و سرمایه ای
·        ثبت مخارج و صورت وضعیت های پیمان در اسناد و مدارک مالی
·   تهیه گزارش دوره ای از پیشرفت و هزینه های اجرای پیمان و مقایسه آن با اقلام بر آوردی
·        تهیه گزارش دوره ای از پیشرفت و هزینه های اجرای پیمان و مقایسه آن با اقلام برآوردی
·        تهیه صورتهای مالی پایان دوره طبق اصول پذیرفته شده حسابداری و تعیین سود یا زیان پیمان
 
 
انواع خدمات مورد پیمان : خدماتی که برای اجرای طرهای بلند مدت ساخت و ساز به مهندسان مشاور و پیمانکاران ارجاع می شود به شرح ذیل است:
1-    خدمات مشاوره ای : شامل مطالعه ، طرح ، طراحی و نظارت فنی بر اجرای طرح می باشد.
سازمان برنامه و بودجه خدمات مشاوره ای را به دسته های زیر تقسیم بندی نموده است:
·        شهر سازی و ساختمان
·        راه و ترابری
·        مهندسی آب
·        کشاورزی و آبزیان
·        برق ، پست و مخابرات
·        نفت و گاز
·        صنعت و معدن
·        خدمات فنی مشترک
·        خدمات تحقیقاتی(براساس تبصره 1 ماده2آئین تشخیص صلاحیت و رتبه بندی واحدهای خدمات مشاوره)
2-  پیمانکاری اجرا : شامل عملیات ساخت ، نصب و راه اندازی طرح کارهای خدماتی و عملیات اجرایی که میتواند به 3 روش زیر به موسسات پیمانکاری واگذار نمود.
·   اجرای طرح : در این روش پیمانکار بدون آنکه موظف به انجام مطالعه و تهیه طرح باشد اجرای عملیات موضوع پیمان را تعهد مینماید.
·   مشاوره و اجرای طرح : در این روش که اصطلاحا کلید در دست نامیده می شود پیمانکار اجرای مجموعه مشاوره ، طراحی و ساخت را بر عهده میگیرد
·   مدیریت اجرای طرح : در این روش پیمانکار تنها مدیریت اجرای طرح را برعهده میگیرد  بدین معنا که تامین مصالح ، ماشین آلات و تجهیزات و نیروی انسانی مستقیم و سایر هزینه های انجام کار در طول اجرای طرح به عهده کارفرماست.
·   تذکر: لزوم ارجاع کار به هریک از روشهای بند ب و ج به پیمانکار به تائید مشترک سازمان برنامه و بودجه و دستگاه اجرائی میگردد.
 
تذکر: لزوم ارجاع کار به هریک از روشهای بند ب و ج به پیمانکار به تائید مشترک سازمان برنامه و بودجه و دستگاه اجرائی میگردد.
 
دستگاه اجرائی : شامل وزارتخانه ها ، نیروها و سازمانهای تابع ارتش ، استانداری یا فرمانداری کل ، شهرداری ، موسسات وابسته به شهرداری ، موسسات دولتی و موسسات وابسته آن شرکتهای دولتی و موسسات اعتباری تخصصی که عهده دار اجرای قسمتی از برمانه های سالانه بشوند.
 
مراحل اجرای طرح : مراحل اجرای طرح های بلند مدت پیمانکاری در موسسات بخش عمومی ( دولت ) و بخش خصوصی تفاوت چندانی ندارد و موسسات بخش خصوصی در اجرای عملیات کم و بیش در تشریفات مورد عمل بخش عمومی پیروی می نماید. طرح های بلند مدت پیمانکاری معمولا در 3 مرحله انجام میشود که هر یک از این مراحل شامل اقداماتی معین میباشد.
 
مرحله اول : مطالعات مقدماتی طرح : در این مرحله 2 اقدام به شرح زیر انجام می پذیرد.
1-  مطالعات شناسائی طرح که شامل تحقیقات و بررسی های مربوط به تعیین هدف طرح ، شناخت اجزای تشکیل دهنده ، دادها و ستادها و همچنین امکانات فنی و اجرائی طرح با توجه به نوع مصالح ساختمانی ، ماشین آلات و تجهیزات ، نیروی انسانی ، محدودیتها ، حجم ریالی و ارزی ، طول مدت اجرای طرح ، تشخیص و بررسی اجمالی گزینه های احتمالی و توجیه فنی – اقتصادی  و اجتماعی و زیست محیطی طرح است. حاصل این مطالعات به شکل گزارشی تکمیل میشود که مبنای تصمیم گیری در مورد طرح از لحاظ پذیرش قرار میگیرد.
 
نکته : طرح عبارت است از : انجام تحقیق – بررسی و مطالعه با توجه به امکانات توجیهی و به منظور برنامه ریزی ، سازماندهی و هدایت و مراقبت و کنترل در فعالیتهای مطالعاتی شناسائی شده .
 
2-  پس از انجام و تصویب گزارش شناخت طرح ، اقدامات مربوط به تهیه طرح مقدماتی به وسیله کارفرما آغاز میشود که این فعالیت ها را میتوان به شرح زیر تقسیم نمود.
·        بررسی گزینه های مختلف برای اجرای طرح و تعیین نکات مثبت و منفی مرتبط به هر گزینه
·        تجزیه و تحلیل نتایج حاصل از بکارگیری هر گزینه
توجیه فنی ، اقتصادی ، اجتماعی و زیست محیطی گزینه انتخابی ، لازم به ذکر است که مطالعات این مرحله باید به اندازه ای جامع باشد که بتوان بر پایه آن ابعاد و حجم کار و مخارج اجرای طرح و هزینه بهره برداری را برای تصمیم گیری منطقی و توجیه فنی ، اقتصادی و اجتماعی برآورد  نماید.
·         
 
مرحله دوم : مطالعات تفضیلی طرح :
پس از پذیرش تصویب و طرح مقدماتی مطالعات تفضیلی برای تهیه نهایی آغاز میشود.
 
1-  تهیه نقشه های تفضیلی : طرح تفضیلی و اجرای طرح شامل بررسی ها ، تحقیقات کاوشهای سطحی و زیر سطحی ، نقشه برداری ها ، طراحی های دقیق و آزمایش های لازم به منظور تعیین مشخصات فنی طرح ، مقادیر دقیق کار ، برنامه زمانی اجرای کار ، منابع تهیه مصالح و تهیه نقشه های تفضیلی و اسناد و مشخصات اجرای طرح مقدماتی پیشنهاد شده است.
2-    تهیه اسناد و مدارک مناقصه : اسناد مناقصه شامل شرایط عمومی و خصوصی پیمان می باشد.
·        مشخصات فنی و عمومی و خصوصی
·   مقادیر کار و برآورد هزینه اجرای طرح بر اساس آخرین فهرست بها و استعلام به وسیله مشاوره از روی نقشه های کلی و تفضیلی . این اسناد و مدارک میبایست به طریقی تهیه شود که برای پیمانکار ابهامی وجود نداشته باشد و بتواند با دقت ، قیمت پیشنهادی خود را اعلام نماید.شروع اقدامات مربوط به اجرای طرح موکول به اتمام مطالعات تفضیلی ، پذیرش طرح ، وجود اعتبارات لازم و تامین منابع اجرای طرح از قبیل زمین – پروانه ساخت – آب و برق گاز است.
 
 
ثبت های مربوط به مراحل اول و دوم ذکر شده :
                                              دفاتر کارفرما                       
                                                                 هزینه های مطالعاتی طرحهای عمرانی
                                                                                                                   بانک
 
و در مرحله دوم که مطالعات تفضیلی طرح انجام میشود کارفرما به تنهایی و یا با همیاری مهندسان مشاور مطالعات تفضیلی طرح و انجام داده که این نیز در دفاتر پیمانکار ثبت نشده و فقط در دفاتر کارفرما به صورت زیر ثبت می گردد.
                                                                           
                                                                      
                                        دفاتر کارفرما                    
                                                          هزینه های مطالعاتی طرحهای عمرانی
                                                                                                                  بانک
                                                                                                                                   
تذکر: برای این ثبت در مواردی ممکن است پیمانکار تمام یا قسمتی از هزینه های مطالعاتی تفضیلی طرح را پرداخت نماید که در این صورت مخارج مربوط به اینگونه مطالعات جزء بهای تمام شده پیمان به شمار می آید.این مورد در انجام مطالعات مقدماتی طرح نیز اعمال میگردد.
 
مرحله سوم اجرای طرح:.
 
1-    ارجاع کار به پیمانکار : اجرای طرحهای بلند مدت پیمانکاری معمولا به ترتیب زیر به موسسات پیمانکاری واگذار می شود.
·   دعوت از پیمانکاران برای اجرای طرح پس از آماده شدن اسناد و مدارک مناقصه و اطمینان از مهیا بودن زمین یا محل اجرای طرح به یکی از طرق زیر از پیمانکاران برای اجرای طرح دعوت میشود.
مناقصه عمومی : در این روش با چاپ آگهی در روزنامه از پیمانکاران برای اجرای طرح دعوت میشود و در آگهی نکاتی از قبیل موضوع مناقصه ، مدت و محل اجرای کار ، نام کارفرما ، نام دستگاه نظارتی ، نام دستگاه مناقصه گذار، میزان مبلغ سپرده یا ضمانت نامه شرکت در مناقصه ، میزان پیش پرداخت ، محل توزیع یا فروش اسناد مناقصه و روز و محل قرائت پیشنهادات دریافتی درج میگردد.
 
مناقصه محدود : در این روش دعوتنامه های شرکت در مناقصه برای پیمانکارانی فرستاده میشود که صلاحیت آغاز برای شرکت در مناقصه قبلا تعیین و نام آنها در فهرست واجدین شرایط شرکتهای پیمانکاری درج شده باشد.
 
ترک مناقصه : در صورتی که به علت وجود شرایطی خاص و بر اساس گزارش توجیهی کارفرما انجام مناقصه میسر یا به مصلحت نمی باشد ، پیمانکار از طریق ترک مناقصه انتخاب می شود.
 
·   فروش یا توزیع مدارک مناقصه : در دعوتنامه شرکت در مناقصه محل فروش یا توزیع اسناد مناقصه مشخص میشود و پیمانکاران واجد الشرایط و مایل به شرکت در مناقصه مدارک و اسناد مناقصه را از کارفرما و مهندسان مشاور خریداری می نمایند. در این شرایط مهندسان مشاور قیمتهای واحد و کل هزینه های کار را تعیین نموده ، به ضمیمه اسناد مناقصه در اختیار پیمانکاران قرار میدهند.
·   شرکت در مناقصه : چنانچه  کادر فنی پیمانکار اجرای طرح را علمی و اقتصادی تشخیص دهد و با رضایت پیمانکار و در نظر گرفتن سود مورد انتظار قیمت پیشنهادی خود را بصورت تخفیف و یا افزایش بر ارقام برآوردی ارائه مینماید.ضمناً وجوهی که بر ضمانتنامه بابت ضمانتنامه در شرکت در مناقصه ، بانک تعهد می نماید در شرایطی که پیمانکار در زمان برنده شدن حاضر به عقد قرارداد نباشد بانک انرا به کارفرما پرداخت خواهد نمود. صدور ضمانت نامه شرکت در مناقصه از طرف بانک ها موکول به دریافت وثیقه از طرف پیمانکار است و وثیقه های مورد قبول بانک عبارتند از : وجه نقد – اوراق مشارکت – اسناد خزانه – سپردههای ثابت – تضمین بانکی معتبر خارجی – اموال غیر منقول – سفته با دو امضاء معتبر و ....  و پیشنهاد دهندگان پیشنهاد خود را در دو پاکت جداگانه شامل اسناد مناقصه و قیمت پیشنهادی به دستگاه مناقصه گذار ارائه میدهند.
·   انتخاب پیمانکار : در مناقصه مربوط به طرحهای عمرانی به وسیله کمسیون مناقصه و به ترتیب زیر انتخاب میشود. دستگاه مناقصه گذار پس از انجام مناقصه کمسیون تعیین برنده مناقصه را تشکیل می دهد.این کمسیون در هنگام گشودن پیشنهاد ها ابتدا پاکتهای اسناد مناقصه را باز نموده و در صورت کامل بودن اسناد و مدارک پاکت مربوط به پیشنهادهای ریالی را باز مینماید. پس از گشودن کلیه پاکتها کمسیون مناقصه با توجه به مقررات ، دستورالعملها و ارزیابی پیشنهادها رسیده مناسب ترین پیشنهادها را از نظر مالی و سایر شرایط انتخاب و به عنوان برنده مناقصه اعلام مینماید.{در شرایط مساوی بودن چند پیشنهاد یکی از آن ها با قرعه انتخاب خواهد شد}
 
عملیات حسابداری مربوط به سوم : پس از انجام مطالعات مقدماتی و تفضیلی اجرای طرح به پیمانکار ارجاع و انجام می شود. اجرای طرحهای بلند مدت پیمانکاری معمولا به صورت زیر و طی مراحل ذکر شده به موسسات پیمانکاری واگذار می گردد.
·   دعوت از پیمانکاران برای اجرای طرح : پس از آماده شدن اسناد مناقصه ، پیمانکاران از طریق آگهی از نوع و مشخصات طرح آگاه میشوند که هزینه های مربوط به آن از قبیل چاپ آگهی و دعوتنامه پیمانکاران همانند طرح های مطالعاتی و تفضیلی فقط در دفاتر کارفرما با همان عنوان ثبت می گردد.
                                  دفاتر کارفرما          
                                         هزینه های مطالعاتی طرحهای عمرانی
                                                                                           نقد و بانک
·   فروش یا توزیع اسناد و مدارک مناقصه : در اطلاعیه مربوط به آگهی محل توزیع یا فروش اسناد مناقصه مشخص میگردد و پیمانکاران واجد شرایط اسناد ذکر شده را معمولا از مهندسین مشاور خریداری نموده و جهت بررسی و مطالعه در اختیار کادر فنی خود قرار میدهد در این مرحله دفاتر پیمانکار و کارفرما ثبتهای زیر اعمال مینماید.
 
                           دفاتر پیمانکار              
                                     هزینه شرکت در مناقصه
                                                              نقد و بانک
 
                                     دفاتر کارفرما               
                                     ح انتظامی –ضمانتنامه شرکت در مناقصه
                                                     طرف ح انتظامی –ضمانتنامه شرکت در مناقصه
 
                     هزینه های بانکی                 
                     ح انتظامی –وثیقه ضمانتنامه شرکت در مناقصه
                            طرف ح انتظامی –وثیقه ضمانتنامه شرکت در مناقص                                               
 
                 هزینه های بانکی               
                       ح انتظامی –ضمانتنامه شرکت در مناقصه
                                       طرف ح انتظامی –ضمانتنامه شرکت در مناقصه
2-    انعقاد عملیات قراردادپیمانکاری:
پس از اینکه پیمانکار از طریق مناقصه عمومی و یا سایر مناقصه ها انتخاب شد قرارداد پیمان براساس قیمت پیشنهادی او تنظیم می شود و عملیات اجرائی پیمان به ترتیب زیر انجام می گیرد:
·   گرفتن تعهد نامه حسن انجام تعهدات : پیمانکار قبل از بستن قرارداد می بایستی برای تضمین حسن انجام تعهدات خود معادل 5% مبلغ پیمان ضمانتنامه بانکی ارائه نموده و یا سپرده نقدی به آن میزان یه حساب کارفرما واریز نماید .بانکها جهت صدور ضمانتنامه علاوه بر وثیقه و کارمزد 10% مبلغ ضمانتنامه را به عنوان سپرده نقدی دریافت می نماید.
·   تنظیم قرارداد پیمانکاری : پس از ضمانتنامه انجام تعهدات که به کارفرما تسلیم گردید قرارداد فیمابین بسته می گردد و هزینه های مربوط به تنظیم این قرارداد در دفاتر رسمی به عهده پیمانکار میباشد و مهمترین نکاتی که در قرارداد پیمانکاری نوشته میشود شامل نکات زیر می باشد:
1-  مشخصات طرفین قرداد 2- موضوع پیمان 3- مبلغ پیمان 4- تغییر مقادیر کار و کارهای جدید 5- مدت پیمان 6- تائیدات و تعهدات پیمانکار 7- تعهدات و اختیارات کارفرما 8- دوره تضمین کارها 9- نظارت در اجرای عملیات 10- تعدیل آحاد بهاء 11- پیش بینی آموزش نیروی انسانی جبران خسارت
 
 
عملیات حسابداری : زمانی که در مناقصه پیمانکاری برنده عقد قرارداد شده ابتدا در دفاتر پیمانکار و کارفرما هزینه های ثبت شده مربوط به این پیمان مسدود در حسابهای جدید منتقل می گردد.
 
پیمانکار                                                                                     کارفرما                                     
      پیمان در دست اجرا                                                               دارائی در جریان ساخت
             هزینه شرکت در مناقصه                                                         هزینه های مطالعاتی طرح 
بابت بستن حساب هزینه شرکت در مناقصه                                  بابت بستن هزینه های مطالعاتی طرح
 
 
سپس جهت ارائه ضمانتنامه حسن انجام کار اقلامی بابت کارمزد وجوهی بابت سپرده به بانک پرداخت شده و وثیقه ای به میزان 20% بیشتر از مبلغ ضمانتنامه وثیقه در اختیار بانک قرار خواهد داشت که ثبتهای مربوط به آن به ثبت زیر می باشد.
 
دفاتر پیمانکار                      
پیمان در دست اجرا
                 نقد و بانک
کارمزد جهت صدور ضمانتنامه
 
                                     
سپرده نقدی ضمانتنامه حسن انجام تعهدات
                          نقد و بانک
     وجوه سپرده 10%کل ضمانتنامه
                                               
وثیقه ضمانتنامه حسن انجام تعهدات
        طرف حساب انتظامی وثیقه ضنانتنامه حسن انجام تعهدات
حسابداری انتظامی –مبلغ وثیقه 120% مبلغ سپرده
 
                                                         
حسابداری انتظامی = ضمانتنامه حسن انجام تعهدات
                 طرف حساب انتظامی – ضمانتنامه حسن انجام تعهدات
                                                         
حساب انتظامی – ضمانتنامه حسن انجام تعهدات
                     طرف حساب انتظامی- ضمانتنامه حسن انجام تعهدات
در زمان دریافت ضمانتنامه جهت تنظیم قرارداد
·        ابطال ضمانتنامه شرکت در مناقصه:
 
پس از امضاء قرارداد کارفرما ، ضمانتنامه شرکت در مناقصه را آزاد نموده و ابطال آن در دفاتر کارفرما و پیمانکار به صورت زیر میباشد.
 
      پیمانکار                                          
طرف حساب انتظامی –  ضمانتنامه شرکت در مناقصه
             حساب انتظامی –  ضمانتنامه شرکت در مناقصه   
 
                                                                  
طرف حساب انتظامی – وثیقه  ضمانتنامه شرکت در مناقصه
             حساب انتظامی – وثیقه  ضمانتنامه شرکت در مناقصه  
 
                                                                  
نقد و بانک 
                سپرده نقدی ضمانت نامه شرکت در مناقصه
 
 
·        تسلیم ضمانتنامه پیش پرداخت:
 
کارفرما معمولا طبق قرارداد به منظور تقویت بنیان مالی و تکمیل تجهیزات پیمانکار درصدی از مبلغ اولیه پیمان را در مقابل ضمانتنامه بانکی به پیمانکار پیش پرداخت می نماید . بانکها جهت صدور ضمانتنامه پیش پرداخت علاوه بر وثیقه و کارمزد معمولا 10% مبلغ ضمانتنامه را  بعنوان سپرده نقدی از پیمانکار مطالبه می نماید و ثبتهای مربوط به آن در دفاتر کارفرما و پیمانکار به صورت زیر می باشد:
 
 
 
 
 
       پیمانکار                                                   
       پیمان در دست اجرا                             **
                  سپرده نقدی ضمانتنامه پیش پرداخت      **
                                             نقد و بانک          **
 
                                                                  
حساب انتظامی – وثیقه ضمانتنامه پیش پرداخت
                  طرف حساب انتظامی – وثیقه ضمانتنامه پیش پرداخت
 
                                                                            
حساب انتظامی – ضمانتنامه پیش پرداخت
                     طرف حساب انتظامی – وثیقه ضمانتنامه پیش پرداخت
 
 
·   دریافت پیش پرداخت : کارفرما پس از دریافت ضمانتنامه پیش پرداخت از پیمانکار مبلغ پیش پرداخت را به حساب پیمانکار واریز مینماید.کارفرما میتواند مبلغ پیش پرداخت را یکجا به حساب بانک واریز نماید و به تدریج متناسب با پیش رفت کار طی دستورالعمل هایی به بانک مبالغ مورد نظر را به حساب پیمانکار واریز نماید.میزان پیش پرداخت متعلق به پیمانکاری در حال حاضر 20% مبلغ اولیه پیمان است که معمولا در 3 قسط به میزان 8% قسط اول 6.5% قسط دوم و 5.5% قسط دوم پرداخت میگردد.
 
 
 
ثبت آن در دفاتر پیمانکار و کارفرما به صورت زیر می باشد:
 
پیمانکار                                                                                      کارفرما                                                            
نقد و بانک                                                                                          پیش پرداخت
             پیش دریافت                                                                                    بانک
  
2-  عملیات اجرائی: پیمانکار متعهد است کارها را طبق پیمان و دستگاه نظارت در حدود مشخصات و اسناد و مدارک پیمان انجام دهد. مراحل عملیات اجرائی و نظارت در کار به شرح زیر است:
 
·   ایجاد کارگاه : کارفرما متعهد است کلیه زمینهایی را که برای تاسیس و ایجاد کارگاه و عملیات موضوع پیمان مورد نیاز است بلاعوض به پیمانکار تحویل دهد. هزینه های مربوط به تجهیز کارگاه و تامین آب و برق موقت کارگاه و هزینه مصرف آن در طول اجرای طرح به عهده پیمانکار است . ثبت مربوط به این هزینه ها در دفاتر پیمانکار به شرح زیر است.
 
پیمانکار                                      
پیمان در دست اجرا
-                                      نقد و بانک
 
 کارفرما یا دستگاه نظارت برای کنترل مستقیم فردی را به عنوان مهندس مقیم در کارگاه به پیمانکار معرفی نموده و پیمانکار نیز فردی را بعنوان رئیس کارگاه تعیین و کارفرما و دستگاه نظارت معرفی می نماید. هزینه های نظارت از طریق کارفرما پرداخت شده و در دفاتر کارفرما به صورت زیر ثبت می گردد.
 
دفاتر کارفرما                                 
دارائی در جریان ساخت
                           بانک
 
o   تخصیص  تنخواه به کارگاه : معمولا پس از تاسیس کارگاه بخشی از هزینه های کارگاه از محل تنخواه گردانی که پیمانکار به هر کارگاه اختصاص میدهد پرداخت شده و معمولا این حساب نزد نزدیکترین بانک به کارگاه افتتاح و از طریق رئیس کارگاه و یا شخص معینی برداشت میگردد.
دفاتر پیمانکار                                          
پیمان در دست اجرا
                   نقد و بانک
 
 
                                                         
تنخواه گردان کارگاه
                   نقد و بانک
 
 
افتتاح حساب تنخواه
 
o   مخارج اجرای طرح : دوره ای که با امضاء قرارداد آغاز و با تکمیل آن پایان می یابد مخارجی مربوط به قرارداد در دفاتر پیمانکار ثبت میگردد. که این مخارج ممکن است جاری و یا سرمایه ای و یا انتقالی باشد که هر یک در حساب های مربوطه که خود در دفاتر پیمانکار به صورت زیر ثبت میگردد.
 
 
 
 
 
دفاتر پیمانکار                                          
-پیمان در دست اجرا                                هزینه های جاری
-اثاثه اداری                                           دارائی
-انبار کارگاه                                          انتقالی
 
-                                      تنخواه گردان کارگاه
 
 
ضمنا ممکن است تنخواه گردان تجدید و یا ترمیم گردد که در این دو حالت ثبتهای زیر در دفاتر پیمانکار اعمال می گردد.
 
ترمیم و یا تجدید تنخواه                              در زمان ترمیم یا تجدید
 تنخواه گردان کارگاه
                          نقد و بانک
 
 
 
                                                          تسویه        
نقد و بانک
             تنخواه گردان کارگاه  
 
 
o   مخارج اجرای طرح به وسیله دفتر مرکزی: مخارجی را که معمولا دفتر مرکزی به حساب پیمان در دست اجرا منظور می نماید عبارتند از :
1-    هزینه های مربوط به خرید مواد و مصالح مصرفی در پیمان
2-  هزینه های دستمزد کارگزان و سرپرستان کارگاه که معمولا از طریق تنخواه گردان کارگاه پرداخت شده که در غیر اینصورت از طریق مرکز پرداخت میگردد.
3-  هزینه استهلاک ماشین آلات و تجهیزات که در اختیار کارگاه بوده و ثبتهای مربوط به آن به صورت زیر در دفاتر ثبت می گردد.
                                                         
پیمان در دست اجرا
                     نقد و بانک / تنخواه گردان کارگاه
 
                                                         
پیمان در دست اجرا
                     استهلاک انباشته     (هزینه های بدون پرداخت)
 
4-  هزینه های سربار یا هزینه های بالا سری : در موسسات پیمانکاری علاوه بر هزینه های که به طور مستقیم به پیمانهای مشخصی مربوط میشود هزینه های دیگری نیز وجود دارد که بین پیمانها مشترک است که با عنوان هزینه های سربار اتلاق می گردد و معمولا در پایان سال بر اساس مبنی و پایه معقولی بین پیمانهای موجود سرشکن میگردد.ثبت آن در دفاتر پیمانکار به صورت زیر می باشد.
 
 
 
 
 
 
 
زمان پرداخت هزینه های مشترک پیمانها 
 
هزینه های مشترک بین پیمانها
                              نقد و بانک
 
 
 
 
تسهیم هزینه های مشترک بین پیمانها                      
پیمان در دست اجرا
                       هزینه های مشترک بین پیمانها
 
                                    5- هزینه های غیر مرتبط با پیمانها : در موسسات پیمانکاری علاوه بر هزینه های مستقیم و سربار هزینه های دیگری نیز انجام میشود که هیچ گونه ارتباطی با پیمان ها نداشته و نمیتوان آن ها را پیمان ها تسهیم نمود مانند استهلاک ماشین آلات به کار گرفته نشده در پیمان ها و هزینهای مالی غیر مرتبط با پیمان ها که معمولا جزء هزینه های عمومی و اداری در سود و زیان گزارش میگردد.

تنظیم وپرداخت صورت وضعیت کارها

چنانچه قرار براین باشد که کل بهاییمان در خاتمه به پیمانکار تحویل گردد  شکل و انجام آن ناممکن است.لذا به تدریج در مراحل انجام کار با صورت وضعیتهای تهیه شده وجه کار انجام شده از طریق کارفرما به پیمانکار پرداخت می شود:

الف : تنظیم صورت وضعیت موقت کارها : دستگاه نظارت به اتفاق پیمانکارصورت وضعیت تمامی کارهایی که از شروع پیمان تا تاریخ تهیه صورت وضعیت انجام گرفته است و همچنین وضعیت مصالح و تدارکات لازم برای اجرای پیمان را که در پای کار موجود است تعیین و بر اساس نرخهای پیوست به پیمان تقویم می نماید. ( تقویم = غیر نقدی را به نقد تبدیل کردن )

در مراحل ارسال صورت وضعیت به کار فرما که عموما بصورت مبنای تعهدی انجام می پذیرد در دفاتر پیمانکار و کارفرما به صورت زیر ثبت می شود.

پیمانکار                                               

حسابهای دریافتنی کارفرما*****

       صورت وضعیت تائید شده *****

کارفرما                                    

دارائی در دست ساخت ******

      حسابهای پرداختنی پیمانکار*******

ب : پرداخت وجه به صورت وضعیت کارها : کارفرما پس از رسیدگی و اصلاح احتمالی و وضع مبالغ زیر که طبق قانون یا قراردادملزم به محاسبه و کنترل آن استباقیمانده قابل پرداخت را با تنظیم سندی به پیمانکار پرداخت می نماید.

1.       سپرده حسن انجام کار 10%

2.       اقساط پیش پرداخت 20%

3.       پیش پرداخت مالیات موضوع 104 ماده قانون مالیاتهای مستقیم 3%

4.       حق بیمه قرادادهای طرحهای عمرانی 6% (1.6%سهم پیمانکار/4.4%سهم کارفرما)

5.       چنانچه قرارداد از تاریخ اجرای بیمه بیکاری (6/5/69) بسته شده باشد حق بیمه بیکاری به ماخذ 6% کارکرد محاسبه می شود.

6.       مالیات بر ارزش افزوده 6% (مالیات ارزش افزوده 3.6 % عوارض ارزش افزوده20.4%)

ثبت مربوط به دریافت و پرداخت صورت ضعیت در دفاترپیمانکار و کارفرما بصورت زیر می باشد:

دفاتر پیمانکار                         

ح دریافتنی سپرده حسن انجام کار*****

  پیش دریافت  ****

پیش پرداخت مالیات ر درآمد3%*****

  پیش پرداخت مالیات بر ارزش افزوده 6%****

پیمان در دست اجرا****

نقد و بانک *****

                    حسابهای دریافتنی (کارفرما)     *******

دفاتر کارفرما                          

حسابهای پرداختنی (پیمانکار) ******

دارائی در جریان تکمیل  ********

              حسابهای پرداختنی (سپرده حسن انجام کار) *******

              پیش پرداخت *****

              مالیات پرداختنی*****

              حق بیمه پرداختنی ******

             بانک*******

تحویل موقت:

پیمانکار پس از آنکه بیش از 97% عملیات موضوع پیمان را انجام داد در صورتی که باقیمانده یا نقایص کارها مربوط به قسمت عمده ای از کار بصورتی نباشد که استفاده از کار انجام شده را غیر ممکن سازد میتوان از طریق دستگاه نظارت تقاضای تحویل موقت نماید که برای تحویل موقت صورت مجلسی بین کارفرما و پیمانکارو دستگاه نظارت تنظیم می گردد.

الف : برچیدن کارگاه : پیمانکار موظف است پس از تحویل موقت کلیه ماشین آلات و وسائل اضافی متعلق به خود را طی زمانی مناسب از محل خارج نماید و همچنین برچیدن و تخریب کارگاه و خارج نمودن از مصالح خارج از تخریب  که هزینه های آن مربوط به پیمانکار