سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت محتوا

مدتی است كه عباراتی نظیر Document Management Systems و Content Management Systems اذهان شركتهای نرم افزاری كشور را به خود مشغول ساخته و برخی از آنها فعالیتهای خود را برای تولید این سیستمها آغاز نموده اند.

اما پیش از آغاز هر حركت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ كاری كشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری كشور تولید شود ; آنچه تا كنون بسیار به ندرت صورت گرفته، یعنی مطالعه و تحقیق قبلی در زمینه تكنولوژی یا علمی كه در غرب به وجود آمده و استفاده می‌شود و تطبیق و هماهنگ سازی آنها برای ساز و كارهای كشورمان.

به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری‌ها یا به درستی استفاده نشده اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد كردن آنها با شكست مواجه شده اند.

بدین ترتیب، نگارنده در این مقاله به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوتهای آنها را بیان خواهد كرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یك از این سیستم‌ها برای شركت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار قرار خواهد گرفت و در نهایت درباره‌ی پتانسیل لازم برای راه اندازی چنین سیستم‌هایی در كشور، نتیجه‌گیری خواهد شد.

● سیستم مدیریت اسناد (Document Management System)

هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است كه حاوی اطلاعات مختلفی‌ست. این مدارك یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه‌داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی كه در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف كاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه بندی، نگه‌داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.

سیستم كامل مدیریت اسناد باید ویژگیهای زیر را دارا باشد:

▪ هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.

▪ ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.

▪ با استفاده از بایگانی، كلیه اطلاعات اسناد را به طور كامل یكپارچه سازد.

▪ تمركز كامل بر ذخیره سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.

▪ مبتنی بر گردش كار قدرتمندی باشد و كلیه روال های كاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور گردش كار باشند.

▪ هدف سیستم، ذخیره‌سازی و بازیابی مستندات به شكل اصلی و اولیه‌ی آنها باشد.

▪ مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب سایت باشد.

البته لازم به ذكر است كه این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارایه میدهند. بیش‌تر سیستم‌های موجود در بازار غرب توانایی‌ها و كاركردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی‌ها نشان‌دهنده‌ی كاركردهای معمول یك سیستم مدیریت اسناد است.

● سیستم مدیریت محتوا (Content Management System)

این سیستم جدیدتر از DMS است و اساسا" به منظور مدیریت و سامان‌دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحی شده است و در حقیقت، مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال‌های اخیر با افزایش سایت‌های اینترنتی و سایت‌های داخلی سازمان‌ها، مدیریت محتوای سایت‌های یادشده و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات آنها برای سازمان‌ها، مشكل ساز گشته است.

این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را برعهده دارد و به كاربر امكان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آنها را می‌دهد.

به طور خلاصه، مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:

▪ اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آنها را مدیریت می‌كند.

▪ امكان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت‌ آنها بر روی سایت را در اختیار كاربر قرار می‌دهد.

▪ ارتباطات مورد نیاز و كامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ایجاد می‌كند.

▪ ایجاد و ویرایش صفحات، كاركرد اصلی این سیستم است.

▪ بین دسترسی‌ و بایگانی یكپارچگی ایجاد می‌كند.

▪ دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی‌ست.

شایان گفتن است كه یكپارچه‌سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم‌های Enterprise CMS می‌شود كه در نهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می‌سازد و به این ترتیب، می‌توان به یك مدیریت كامل معلومات (Knowledge management) رسید. چه آن كه برای دستیابی به چنین نقطه‌ای، كاستی‌های فراوانی وجود دارد.

● مقایسه‌ی دو سیستم

دو سیستم یادشده، برخلاف تصورات موجود كاملا" با یك دیگر متفاوت و در عین حال مكمل یك دیگر اند. با این كه هم اكنون تولید‌كنندگان غربی این سیستم‌ها در حال تلفیق و یكی‌كردن آنها هستند (كه این خود قدم مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان‌هاست)، باید اختلافات و ویژگی‌های هر یك از آنها را به درستی درك كرد و دانست كه از هر یك برای چه منظوری و در كجا باید استفاده شود.

ممكن است سازمانی نیاز به DMS داشته باشد ولی با توجه به ساز و كارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس، برای انتخاب هر یك باید دقت كافی را به كار بست.

DMS سیستمی است كه می‌توان از آن به عنوان هسته‌ی اصلی برای CMS استفاده كرد. كار اصلی این سیستم، نظم دادن به مستندات سازمان‌ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخ آنها برای كاربران سازمان با توجه به دسترسی‌های هر یك از كاربران است. DMS، سیستم كاملی برای بایگانی و آرشیو كلیه‌ی اوراق اداری سازمان‌ها با حفظ تاریخچه‌ی تغییرات هر یك از آن‌هاست. افزون بر این، دارای گردش‌كار كامل برای مكانیزه ساختن روال‌های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین كاربران با توجه به این روالهاست. در واقع، این سیستم مسئولیت ثبت و نگه‌داری، بازیابی و به گردش‌ در آوردن كلیه‌ی اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.

حال آن كه CMS سیستمی است كه از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت‌های داخلی و یا وب سایت‌های اینترنتی بهره گرفته می‌شود. یعنی سازمان‌ها با استفاده از این سیستم به راحتی می‌توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار كاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات، ارتباط دادن آنها به یك دیگر و به روز رسانی آنها (ویرایش، حذف و اضافه كردن) را به راحتی انجام دهند. آنها می‌توانند سایت خود را، هم برای استفاده‌ی داخلی سازمان و هم برای كاربران خارجی به روی اینترنت، به راحتی طراحی كرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط‌ها میتواند توسط یك سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.

● DMS و CMS در ایران

تلقی خاصی نسبت به مدارك و اسناد اداری در سازمانهای كشورمان نسبت به دیگر كشورها وجود دارد.

اول این كه در سازمان‌ها و شركت‌های دولتی، به علت وجود بوروكراسی‌های موجود، ارتباطات و مكاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد و خروج از این سلسله مراتب، برای مدیران این سازمان‌ها غیر قابل قبول است. ضمن این كه در بسیاری از موارد، فعالیت‌هایی خارج از این بوروكراسی‌ها به صلاح دید مدیران و افراد دیگر صورت می‌پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی‌های فراوانی در این بوروكراسی‌ها و روال‌های كاری می‌شود كه دسته بندی دقیق آنها را غیر ممكن می‌سازد.

این خود باعث می‌شود كه نتوان از گردش كار به مفهوم واقعی آن كه در این سیستم‌هااست، استفاده كرد و باید گردش كاری مطابق با فرآیندهای ذكر شده در بالا و بسیار انعطاف پذیر طراحی و پیاده سازی شود. اگر سیستم های اتوماسیون موجود در بازار كشور به یك Work Flow قدرتمند، با امكانات اشاره شده، تجهیز شوند گام بسیار بزرگی در جهت معرفی و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد در آینده و ایجاد پیش زمینه در فرهنگ سازمان ها برای این سیستم ها، برخواهند داشت.

دوم این كه به علت قانونی نشدن امضاهای الكترونیكی در سطح كشور و همچنین الزام وجود فیزیك اسناد مالی و حقوقی برای بررسی‌های لازم، مشكلاتی در راه جمع آوری كاغذها در سازمان‌ها و در نتیجه راه اندازی سیستم‌هایی كه منتهی به این مورد می‌شود، وجود دارد.

وجود این مورد، باعث می‌شود كه از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در اختیار این سیستم‌ها جلوگیری شود و بدین منظور باید دسترسی‌های بسیار دقیق و تعریف شده‌ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختیارات خود. در نتیجه باید تا حدی كه امكان دارد حتی در حد پایگاه اطلاعاتی نیز دسترسی توزیع شده اعمال شود.

بطور مثال در برخی از سازمان ها حتی به راهبران سیستم‌ها و مسئولین بانك‌های اطلاعاتی، كه دسترسی به كلیه اطلاعات را به علت ماهیت كاریشان دارند و اغلب تعداد آنها به بیش از دو نفر نمی رسد، نیز اجازه دسترسی به چنین اسنادی داده نمی شود.

سوم این كه تصور عموم از اسناد اداری بیش‌تر نامه‌های سازمانی و نه اسنادی مانند سندهای حسابداری، فرمهای استاندارد سازی، اسناد پرسنلی، احكام، فاكتورها و ... است.

علاوه بر این، در سازمان‌های دولتی برای گردش نامه‌ها در درون سازمان از سیستم‌های اتوماسیون اداری استفاده می‌شود كه توسط آن می‌توانند گزارش‌های دقیقی از نحوه عملكرد اداری و گردش نامه‌ها داشته باشند. البته در گذشته برای راه اندازی چنین سیستم‌هایی نیز، به علت نبود بستر لازم برای ارتباطات الكترونیكی و همچنین مقاومت كاركنان سازمان برای استفاده از این سیستم‌ها، مشكلات زیادی وجود داشت.

با این همه، سیستم‌های اتوماسیون اداری توانستند در سالهای اخیر در سازمان‌ها جایگاه مناسبی را بیابند و استفاده از آنها همگانی گردد.

با توجه به این مورد و راه افتادن سیستم‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و آشنایی لازم و كافی با این سیستم‌ها، تغییر سیستم و فرآیندها و روال های كاری سازمان های بزرگ ، به مانند آنچه در غرب به علت تلقی خاصی كه از گردش مكاتبات و مستندات سازمانی دارند، استفاده میشود، بسیار پرهزینه و متعاقبا با مقاومت‌های زیادی همراه خواهد بود كه این خود باعث ایجاد مشكلات فراوانی در راه برقراری این سیستم‌ها در سازمان‌ها خواهد شد.

بنا بر این، بهترین راه كار در حال حاضر این است كه در بستر همین سیستم‌ها (یعنی اتوماسیون اداری)، ویژگی‌ها و امكانات سیستم‌های مدیریت اسناد و محتوا، كه نیاز به بسیاری از آنها هم اكنون نیز در سازمان ها احساس شده است، پیاده سازی و قابل استفاده شود تا سازمان‌ها به مرور و با استفاده از قسمت‌های مختلف آن و آگاهی از امكانات و مزایای آن ها، با سیستم‌های DMS و CMS آشنا شوند تا در آینده بتوان گامهای بزرگی در تحول ساز و كارهای اداری كشورمان برداشت.

نكته‌ای كه جای امیدواری برای راه اندازی این سیستم‌ها دارد، این است كه بسیاری از سازمان‌ها به اهمیت وجود سیستم‌های الكترونیكی برای نگه‌داری و كنترل و به روز نگاه‌داشتن اطلاعات اسناد سازمانی خود و در اختیار قرار دادن اطلاعات سازمانی در اختیار كلیه كاركنان داخلی و همچنین برای ارباب رجوعان خارجی با طراحی خروجی‌های مناسب كه اغلب صفحات اینترنتی و سایت‌های داخلی‌ست كه البته بخشی از وظایف سیستم‌های مدیریت محتواست، رسیده اند. همچنین سازمان‌ها خواهان گردش این اسناد (علاوه بر نامه‌ها) میان كاركنان به صورت سیستماتیك و اتوماتیك با استفاده از Work Flowهای قابل طراحی، و حفظ تاریخچه اسناد و به روز نگاه‌ داشتن آنها و امكان گزارش گیری و آرشیو الكترونیكی اسناد و مدارك سازمانی (كه بخشی از وظایف سیستمهای مدیریت اسناد است) هستند.

این خود بهانه‌ای برای شركت‌های نرم افزاری جهت ورود به بازار و ارایه‌ی این سیستم‌هاست كه می‌تواند آنها را به سود آوری برساند، اما این عمل باید با دقت و در نظر گرفتن كلیه جوانب انجام شود.

در نهایت، نگارنده بر این باور است كه این سیستم‌ها باید به مرور و با پیاده سازی امكانات آنها، از قبیل Work Flow های قابل طراحی، آرشیو الكترونیكی، بروز نگهداشتن اسناد و امكان گزارش گیری از محتویات آنهاو ... در سیستم های موجود اتوماسیون اداری و منطبق بر ساز وكارهای اداری كشور وارد بازار شوند تا به این ترتیب، بتوانند با گذشت زمان تحولی در فرهنگ اداری سازمان‌ها بوجود آورند و راه را برای تولید و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد و محتوا در آینده هموار نمایند.

در غیر این صورت، راه اندازی این سیستم‌ها در سازمان‌های دولتی، به مانند آنچه در غرب استفاده می شود، با صرف وقت و هزینه‌ی بسیار بالایی همراه خواهد بود. بعلاوه اینكه، ریسك مورد استفاده قرار نگرفتن آنها نیز، به علت عدم هماهنگی با ساختارهای مكاتباتی كشور و عدم وجود بستر مناسب ارتباطی برای راه اندازی چنین سیستم هایی و اتصال كلیه سازمان ها در قالب آنها، وجود خواهد داشت.

نویسنده : آزاده فارسی نژاد

مقالات ارسالی به آفتاب

منبع : آفتاب

سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت محتوا

مطالب مشابه :

چند نمونه پرسشنامه مديريتي

دانلود پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی

7215 پایان نامه در زمینه فساد اداری

نمونه اجاره نامه + قرارداد اجاره + فرم اجاره

بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران استانداری و حوزه ستادی

سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت محتوا

لیست مقالات رشته معارف اسلامی

2392 دانلود پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی