بررسي وضعيت نظام پيشنهادات و بهبود مستمر در صندوق تامين اجتماعي

.
بررسي وضعيت نظام پيشنهادات و بهبود مستمر
در صندوق تامين اجتماعي

مقدمه
از جمله مهمترين روشهاي ارتقاي بهره وري در سازمانها، تكنيك هاي مختلف مديريت مشاركتي مانند سيستم پيشنهادات و دواير كنترل كيفيت مي باشد و بقول یکی از صاحبنظران مدیریت: «ضرورت مشاركت كاركنان در سازمانهای امروزي مانند هواي تنفسي براي يك موجود زنده است.»
در دهه های گذشته ایران پایین ترین نرخ بهره وری (نیروی کار، سرمایه و ...) را در میان کشورهای منطقه داشته است. به عقیده صاحب نظران دانش مدیریت، عامل اصلی توسعه نیافتگی کشور و ضعف سازمانهای ایرانی در تولید و یا ارائه خدمات با کیفیت مناسب و قیمت رقابتی، ضعف در بعد سازماندهی و مدیریت است.
نیاز به روشها و نظامهای نوین مدیریت که قابلیت بهره گیری بهتر و بیشتر از منابع مختلف (کارکنان، ماشین آلات، انرژی و...) را فراهم سازد بزرگترین اولویت و ضرورت برای کشور و سازمانهای ایرانی است.
نظام پيشنهادها با هدف بهره مندي از خرد و قوه تفكر كاركنان و مشتريان براي بهبود فرآيندها، ارتقا خدمات، رفع مشكلات سازماني، كاهش هزينه ها و همچنين افزايش روحيه مشاركت كاركنان و رضايت شغلي آنان بكار گرفته مي شود. با اجراي اين سيستم افراد اجازه مي يابند تا در مورد مسائل مختلف ابراز عقيده كرده و به ازاي ارائه فكر و انديشه خود پاداش مادي و معنوي دريافت نمايند . با پیاده سازی نظام پیشنهادها و ایجاد امکان بهره گیری از سرمایه فکری و خلاقیت کارکنان (در همه سطوح) سازمانها می توانند ارتقا چشمگیر در بهره وری سازمان پدید آورند. از اجرای نظام پیشنهادات می توان بعنوان یکی از مهمترین زمینه های فرهنگ نخبه پروری و موثرترین روش های حل و فصل مسائل سازمان بهره برد.
يكي از مهمترين نتايج مشاركت، افزايش نوآوري و ابتكار در بين كاركنان است. امروزه خلاقيت و نوآوري بعنوان رمز بقاي سازمانها در دنياي شديداً متغير كنوني محسوب مي شود. در سازمانهاي عمومي و دولتي، فقدان اين ابتكارات به اضمحلال تدريجي سازمان و از دست دادن نيروهاي كيفي منجر مي شود.
همين كه افرادي به دنبال راههاي جديد انجام هر كار باشند خود بخود يك زمينه عمومي براي بروز خلاقيت ها فراهم مي شود و اين مقدمه اي بر ايجاد يك سازمان زنده و پويا مي باشد.
موفقيت نظامهاي مشاركت، در گرو تدابير يا پيش نيازهايي است كه قبل از اجرا و پياده سازي آن و در كنار اجراي خود سيستم بايد به آن توجه شود .

اشاره:
قبل از هر چیز لازم است به وضعیت کلی اجرای برنامه های بهبود و توسعه در سازمان، اشاره ای مختصر داشت. متاسفانه در بسیاری از سازمانهای ایرانی موضوعاتی مثل مدیریت کیفیت، مدیریت مشارکتی، سیستم های ارزیابی و ... به یک امر لوکس، تشریفاتی و مد روز تبدیل شده است به این صورت که هر از چند گاهی برخی از برنامه ها بواسطه الزامات مقامات فراسازمانی، یا اجرا توسط سایر سازمانهای داخلی یا خارجی مورد توجه قرار می گیرد و چند صباحی عده ای در سازمان مشغول به فعالیت در آن حوزه می شوند، مبالغی هزینه می شود، آمار و ارقامی تولید شده و احتمالاً گواهینامه هایی به دیوار اتاق مدیران نصب می گردد.
پس از مدتی با تغییر مدیریت یا با عدم پیگیری فرادستان و یا سرخوردگی به علت عدم دستیابی به نتایج مورد نظر، فعالیت ها متوقف می شود.
در سالهای گذشته همزمان با موج توجه بسیاری از سازمانها نسبت به موضوع مدیریت کیفیت و اخذ گواهینامه ایزو، در سازمان تامین اجتماعی نیز شاهد توجه به این مقوله بودیم.
در اداره کل تهران بزرگ و برخی شعب تابعه آن از نزدیک شاهد برخی از فعالیت های انجام گرفته در این زمینه بودم. بعنوان مثال می توان گفت در هنگام ممیزی برای کسب گواهینامه ایزو تب و تاب فعالیت در واحدهای درگیر اوج می گرفت، در و دیوارها تمیز شده، تابلوها، اتیکت ها و کلاسورها شکیل تر و فرم ها بازنگری می شد و ... و بالاخره گواهینامه مورد نظر اخذ می گردید. سپس تا زمان بازدید بعدی فعالیت ها به حالت نیمه تعطیل در می آمد. در واقع، عملکرد شعب ایزو دار با شعب فاقد این گواهینامه تفاوت محسوسی نداشت.
براستی علت این امر چیست؟ آیا مدیریت کیفیت واقعاً موضوع بی ربط و غیر لازمی است؟ اگر مقوله کیفیت و بهبود مستمر ضرورت لاینفک سازمانهای امروزی است پس چرا در سازمان ما و بسیاری از سازمانهای دیگر ایرانی منجر به نتایج دلخواه نشد.
واقعیت این است که موضوعاتی مثل کیفیت، مدیریت مشارکتی، ارزیابی عملکرد، مشتری گرایی و ... لازمه رشد و توسعه و مهمتر از همه بقای سازمانها در دنیای امروز است. شرکت های عظیم تولیدی و خدماتی که در سطح جهان به فعالیت و رقابت پرداخته و عرصه را بر سازمانهای ناکارآمد و کند محلی تنگ نموده اند همگی از این مباحث و روشهای ارتقای کیفیت و بهبود عملکرد استفاده نموده و اصولاً روشهای مورد نظر در بطن این گونه شرکتها متولد شده و به سایر حوزه ها توسعه می یابد.
غرض اینکه اشکال از روشها نیست. این روشها و سایر روشهای ارتقای عملکرد، امتحان خود را پس داده اند. مشکل اصلی به روش اجرا و یا در حقیقت به اجراکنندگان این تکنیک ها بر می گردد.
مدیریت کیفیت، تنها موضوعی نیست که در سازمان تامین اجتماعی بطور کامل به اهداف خود نرسیده است. برنامه استراتژیک سرنوشتی اسفناکتر داشته است. در سالهای گذشته چندین بار در خصوص تهیه برنامه استراتژیک در سازمان تامین اجتماعی اقدام شده است. اما تنها چیزی که از این برنامه باقی مانده مقداری پوستر و کتابچه و فرم های تکمیل شده است که هیچ وقت مبنای عمل و تصمیم نبوده اند. آیا براستی این سازمان بزرگ اجتماعی نیازی به یک برنامه جامع و بلند مدت ندارد؟ آیا نیازی به یک چشم انداز برای این سازمان نیست؟ آیا عقب ماندگی سازمان در بسیاری از حوزه ها و علی الخصوص در حوزه IT و ارائه خدمات الکترونیک بخاطر فقدان دیدگاه و برنامه استراتژیک در این خصوص نیست؟ سازمان می خواهد در 10 سال آینده خود را در چه وضعیتی ببیند، چه تفاوتهایی را می خواهد در طی این ده سال بوجود آورد؟ و ...
آیا سازمان های مشابه و موفق در عرصه جهان، فاقد استراتژی و برنامه منسجم می باشند؟ اگر این سازمانهای پیشرو، استراتژی دارند و مطابق با آن عمل می کنند. چرا در سازمان تامین اجتماعی این ضرورت احساس نمی شود؟ چرا برنامه استراتژیک در سازمان تامین اجتماعی به "برنامه تکمیل فرم" تبدیل شده است؟
"نظام پیشنهادات" نیز در سازمان تامین اجتماعی وضعیت و سرنوشت مشابهی داشته است. این سازمان با یک تاخیر زمانی زیاد نسبت به سایر سازمانهای تولیدی و خدماتی داخلی بالاخره در سال 1387 اقدام به اجرای این طرح نمود. در این سال دستور العمل "نظام پیشنهادات اجرایی" به کلیه ادارات کل و مدیریت های درمان و واحدهای ستادی ابلاغ شد.
در طول مدتی که این برنامه در سازمان اجرا شد، پیشنهادهایی از طرف همکاران واحدهای اجرایی ارائه شد. علی ایحال کمیت و کیفیت پیشنهادات ارائه شده مطلوب نبوده و نحوه اجرای این طرح نقصان هایی داشت که در طول این نوشتار مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت. نهایتا در سالهای گذشته این طرح نوپا نیز به تعطیلی کامل انجامید. چرایی امر و بررسی علل ناکامی و سطحی نگری در طرح های بهبود سازمانی موجود، نیاز به تحقیق آسیب شناسانه و جامع در این خصوص دارد.

در خصوص مشکلات اجرای تکنیکهای مدیریت مشارکتی و از جمله نظام پیشنهادات و آسیب های موجود در سازمانهای ایرانی مقالات و تحقیقات متعددی در دسترس می باشد در یک دسته بندی کلی می توان این مشکلات را به شرح ذیل مطرح نمود:
موانع مدیریت مشارکتی در سازمانهای ما
1.      در سازمانهای ما، رابطه بین مدیر و کارکنان همچنان رئیس و مرئوسی است و مفهوم کلمات مدیر و کارکنان هنوز جای خود را به رهبر و پیروان نداده است.
2.      اعتقاد بسیاری از مدیران جامعه ما، به رغم آنکه حتی پذیرفته اند مدیریت مشارکتی در سازمان آنها اجرا شود، صرفاً از نگرش های اقتصادی سرچشمه می گیرد.
3.      عدم تمایل و اعتماد زیر دستان به برنامه های مشارکت جویانه مدیران
4.      بحران محیطی و جو نا آرام و غیر کارآ در برخی از بخشها (مدیریت مشارکتی در سازمان هایی که دارای بحران محیطی و جو نا آرام و غیر کارآ بوده و از آرامش کافی برخوردار نیستند، پا نمی گیرد.)
5.      عدم تثبیت مدیریت و کارکنان در سازمان
6.      عدم توجه به این نکته که مشارکت یک مسیر دو طرفه است. علاوه بر سازمان، کارکنان نیز باید از مزایا و جوایز مشارکت برخوردار شوند.
7.      انتظار بازدهی سریع از اجرای مدیریت مشارکتی و عدم صبر و حوصله لازم
8.      کم اهمیتی به آموزش مشارکت کنندگان و عدم وجود سيستم آموزشي و اطلاع رساني مطلوب و مناسب
9.      فقدان مكانيسم مؤثري براي دريافت مسائل و مشكلات شخصي و نيازهاي كاري كاركنان
10. غالب بودن احساس بر منطق در جوامع شرقي
11. انتظار بيش از حد از كاركنان براي طرح ايده هاي بزرگ و بسيار اثرگذار در فرهنگ سازماني كشور ما
12. پایین بودن روحیه کارکنان به دلیل نامساعد بودن شرايط اقتصادي و عدم تناسب درآمد و هزينه به ويژه در اقشار حقوق بگير
13. فقدان آسيب شناسي، اخذ بازخورد و اصلاح نظام
14. سخيف شمردن پيشنهادها «هر چند كوچك و كم اثر باشد» مهلك ترين سم براي نظام پيشنهادات محسوب مي شود و از همه گير و مردمي شدن نظام جلوگيري خواهد كرد .
15. عدم دسته بندي ايده هاي قابل طرح و اجازه اظهار نظر به كاركنان در همه حوزه ها
ناگفته پیداست بسیاری از مسائل و مشکلات فوق الذکر گریبانگیر سازمان تامین اجتماعی نیز می باشد که در طراحی مجدد برنامه نظام پیشنهادات در صندوق تامین اجتماعی می بایست مورد توجه قرار گیرد. علی ایحال اینجانب با اشاره به تجربیات عینی در خصوص بررسی وضعیت اجرای نظام پیشنهادات در سازمان تامین اجتماعی، سعی نموده، مشکلات موجود را تشریح و پیشنهاداتی جهت رفع آنها ارائه نمایم:

آسیب ها و مشکلات موجود در اجرای نظام پیشنهادات در صندوق تامین اجتماعی:
در یک تقسیم بندی کلی آسیب ها و مشکلات موجود در اجرای نظام پیشنهادات در سازمان تامین اجتماعی به موارد ذیل تقسیم می گردد. لذا در ادامه ضمن توضیح هریک از آسیب های مورد نظر، پیشنهادهایی جهت رفع آسیب ها و بهبود فرایند کار ارائه می گردد.
1.     عدم اعتقاد و باور قلبی مدیران به مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادات
2.     فقدان برنامه های ترویجی، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی
3.     فقدان ارائه آموزش های لازم به دبیران نظام پیشنهادات، اعضای کمیته های ارزیابی و سایر کارکنان
4.     کندی پاسخگویی و بررسی پیشنهادات دریافتی
5.     انتظارات نابجا و کلان از برنامه نظام پیشنهادات
6.     ضعف دبیران نظام پیشنهادات در واحدهای اجرائی
7.     فقدان نگرش جامع و سیستماتیک در اجرای برنامه نظام پیشنهادات
8.     فقدان نرم افزارهای تخصصی و سایت اینترنتی یا داخلی مناسب

1.      عدم اعتقاد و باور قلبی مدیران به مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادات
مهمترین عامل در موفقیت و شکست هر برنامه و تغییر و تحولی در سازمان، مربوط به باور قلبی و تعهد عملی مدیریت عالی می باشد. این امر در دانش مدیریت به یک موضوع بدیهی و اساسی تبدیل شده است که مدیریت مهمترین نقش را در موفقیت هر برنامه ای دارد. در صورتیکه مدیریت مجموعه به ضرورت و اهمیت موضوع تغییر و تحول اعتقاد و باور قلبی داشته باشد می توان گفت بخش مهمی از مسیر تغییر طی شده است.
یکی از دلایل اصلی ناکامی طرح نظام پیشنهادات در سازمان، عدم باور قلبی و تعهد عملی مدیران سطوح مختلف و بویژه مدیران عالی سازمان به این مقوله بوده است. متاسفانه بنظر می رسد در سازمان تامین اجتماعی اکثریت مدیران و مسئولان بخش های مختلف، اعتقادی واقعی به مدیریت مشارکتی ندارند. بدیهی است در صورت عدم اعتقاد و باور به مدیریت مشارکتی، اجرای برنامه های مشارکت جویانه، طبق دستورالعملهای ارسالی کارساز نبوده و اثرگذاری لازم را نخواهد داشت. لذا اجرای برنامه های آموزشی و ترویجی مناسب جهت تغییر نگرش و افزایش دانش مربوطه در سطح مدیران ضروری می باشد.
با عنایت به نقش حیاتی مدیریت عالی سازمان در اجرای مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادات در سطح سازمان، در اجرای جدید نظام پیشنهادات لازم است، عالیترین مقام اجرائی سازمان و تصمیم گیرندگان اصلی طرح مجدانه در خصوص اجرای صحیح، مستمر و منظم طرح و راهبری قدرتمندانه آن و توجه به کلیه جوانب امور، تدابیر لازم را اتخاذ نمایند.
نظام پيشنهادها بدون حمايت و هدايت مديريت ارشد راه به جايي نمي‌برد. كوشش مشاركت جويانه، صرف وقت و انرژي، تأمين منابع و امكانات مورد نياز و از ميان برداشتن موانع سر راه نمونه‌اي از اقداماتي است كه مي‌تواند توسط مديريت عالي رتبه راهگشاي اجراي موفقيت آميز نظام مشاركت باشد.

2.      فقدان برنامه های ترویجی، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی
اگر عوامل تعیین کننده فرهنگ سازمانی از ارزشهای مدیریت مشارکتی حمایت نکنند، سازمان باید تغییر و تحول فرهنگی را در نظر گیرد یا بطور کلی ایده مشارکت را فراموش کند. در خصوص ویژگیهای مساعد فرهنگ ملی و فرهنگ سازمانی جهت توسعه مشارکت تحقیقات متعددی بعمل آمده است. لذا بدون اطاله کلام باید گفت فرهنگ موجود در سازمان و به عبارت دیگر باورها، ارزشها، اعتقادات، نگرش ها و رفتارهای کارکنان در سازمان تامین اجتماعی، زمینه مساعدی برای این امر فراهم نمی کند. بعبارت دیگر، عوامل موثر بر فرهنگ سازمانی صندوق تامین اجتماعی از قبیل فرهنگ ملی، بنیانگذاران و مدیران اولیه سازمان، تاریخچه سازمان، ساختار سازمانی، و ماهیت وظائف سازمان و شرح شغلی کارکنان و ... یاریگر مشارکت در سازمان نیستند.
علی ایحال جهت انجام تغییرات فرهنگی و ایجاد بستر مناسب جهت توسعه امر مشارکت، می بایست برنامه های ترویجی، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی متعددی به اجرا درآورد. مخصوصاً در صندوق تامین اجتماعی که سابقه اجرای تکنیک های مدیریت مشارکتی در آن وجود نداشته و یا خیلی کم بوده است، ضرورت اجرای فعالیت های آموزشی، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی بیشتر می گردد.
لازم به ذکر است، اصلاح یا تغییر فرهنگ سازمانی نیاز به زمان، صبر و پشتکار دارد، زیرا فرهنگ یکی از مشکل ترین واقعیتها برای تغییر است.
در اجرای قبلی نظام پیشنهادات در صندوق تامین اجتماعی کمترین توجه ها به برنامه های ترویجی، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی شد. مشارکت قبل از هر چیز یک فرهنگ و مجموعه ای از اعتقادات، نگرش ها و رفتارهای نسبتاً پایدار است. مشارکت صرفاً با صدور بخشنامه و دستورالعمل تحقق نمی یابد، بلکه پیش نیازها و بسترهای مناسب خود را می طلبد.
لازم به ذکر است در کلیه سازمانهای بزرگ که نظام پیشنهادات در آنها اجرا می شود از طرف دبیرخانه نظام پیشنهادات، بولتن یا نشریه داخلی منتشر می گردد، که در آن اطلاعات مربوط به پیشنهادات ارائه شده، پیشنهاددهنده گان برتر، اخبار مربوطه و نیز مطالب آموزشی در خصوص روشهای خلاقیت و حل مسئله و ارائه پیشنهاد چاپ می شود.
با توجه به اینکه در دوره قبلی اجرای نظام پیشنهادات از این امر نیز غفلت شده بود، پیشنهاد می گردد در اجرای مجدد طرح، انتشار این نشریه مورد توجه قرار گیرد.

3.      فقدان ارائه آموزش های لازم به دبیران نظام پیشنهادات، اعضای کمیته های ارزیابی و سایر کارکنان
ضعف دانش تخصصی و مهارتهای عملی دست اندرکاران اجرای برنامه نظام پیشنهادات از عوامل اصلی ناکامی نظام پیشنهادات در سازمان بوده است.
نظام پيشنهادات، به عنوان يك موجوديت پويا، از هنگام شكل گيري احساس ضرورت و استقرار آن در سازمان تا مرحله ارزيابي دستاوردهاي ناشي از پيشنهادهاي جمع آوري شده، به شدت نيازمند به آموزش در دو سطح زير است:
1.      آموزشهاي ويژه مديران در راستاي تغيير سبك و شيوه مديران به سمت مديريت مشاركتي و ترغيب كاركنان به حضور پررنگ تر در عرصه تصميم سازي سازمان.
2.      آموزشهاي ويژه كاركنان در جهت توان بيشتر مساله يابي و ارايه راه هاي خلاق امكان پذير براي حل آنها پيداست هر يك از اين كميت و كيفيت هر يك از اين مجموعه آموزشها به شرايط و ماموريت سازمانها و تركيب منابع انساني آنها وابسته مي باشد.
بنابراین طراحی و تدوین برنامه های آموزشی مناسب و اجرای دقیق آنها در بهبود و نهادینه سازی مدیریت مشارکتی در سازمان ضروری می باشد.

4.      کندی پاسخگوئی و بررسی پیشنهادات دریافتی و اعطای پاداش ها
یکی از آسیب های جدی در اجرای نظام پیشنهادات در سازمانها، کندی فرآیند پاسخگوئی و بررسی پیشنهادات دریافتی می باشد که در سازمان تامین اجتماعی نیز این امر یکی از مهمترین مشکلات و چالش های اجرای نظام پیشنهادات بوده است.
تاخیر در پاسخدهی به پیشنهاد دهندگان باعث کاهش انگیزه، شوق و علاقمندی کارکنان و ایجاد فضای ابهام و بی اعتمادی می گردد. همچنین طولاني شدن زمان پرداخت پاداشها مي‌تواند باعث دلسردي و كندي روند كار نظام و نيز پرسش هاي ابهام آميز شود. لذا ضروری است در اجرای مجدد این طرح نسبت به تعیین ضرب الاجل و زمان بندی دقیق و سریع بررسی ها و پاسخدهی به پیشنهادات تاکید شده و تدابیر لازم بعمل آید.
لازم به ذکر است کارکنان بسیار تمایل دارند که نتیجه بررسی پیشنهادهایی را که ارائه کرده اند هر چه زودتر ببینند. اگر چه گاهی این کار، مستلزم انجام کار کارشناسی بوده و زمان بر است، طولانی شدن زمان پاسخ گویی، تاثیر نامطلوبی در روحیه پیشنهاد دهندگان خواهد داشت. لذا سرعت عمل در بررسی پیشنهادها به شرط حفظ کیفیت بررسی ها در علاقمندی و ادامه همکاری کارکنان با نظام پیشنهادها بسیار موثر می باشد.

5.      انتظارات نابجا و کلان از برنامه نظام پیشنهادات
کلان نگری و انتظار ایده ها و تغییرات بزرگ و سریع و صرفه جویی های اقتصادی قابل توجه، یکی از معضلات و مشکلاتی است که باعث ناکامی سیستم پیشنهادات در مراحل اولیه می گردد.
مدیران عالی سازمان بواسطه حوزه کاری و جایگاه سازمانی به دنبال بهبودهای کلان و پیشنهادات فراگیر می باشند. از طرفی کارکنان سطوح عملیاتی سازمان نیز با عنایت به حوزه کاری، جایگاه و سطح اطلاعات و مهارتهایشان معمولاً قادر به اجابت این خواسته مدیران نیستند. حوزه هایی که آنها می توانند اظهار نظر نموده و ایده های خوبی ارائه نمایند، اکثراً حوزه های کاری تخصصی شان و مسائل و مشکلات سطوح عملیاتی می باشد. بعبارت دیگر برعکس مدیران عالی، یکی از ویژگیهای اصلی کارکنان رده پائین "جزء نگری" می باشد. لذا تناقص و تضادی که در این خصوص وجود دارد می بایست در طراحی و اجرای نظام پیشنهادات علی الخصوص در مراحل اولیه آن مورد توجه قرار گیرد.
بدون شک برآیند پیشنهادهای کوچک کارکنان در بلند مدت منجر به تغییرات و بهبودهای قابل توجه در فرآیندهای کاری خواهد شد.
لذا به عنایت مطالب فوق الذکر پیشنهاد می گردد رویکرد طراحان و تصمیم گیرندگان نظام پیشنهادات رویکرد "کایزن کوچک" باشد. نگرش "کایزن کوچک" با ایجاد تغییرات کوچک در حیطه کاری پیشنهاد دهنده با مرور فرآیندها و عملیات کاری، باعث حذف و کاهش عظیم اتلاف های درون سازمانی شده و با اجرای بهبودهای کوچک ، زمینه برای نمایان شدن اتلاف های بزرگتر فراهم می شود. در چنین نگرشی وجود تکنیک های مکمل نظیر نظام حل مسئله (qcc) در کنار سیستم پیشنهادها بسیار سودمند و موثر خواهد بود. در مشارکت کایزنی هر فرد باید حداکثر تلاش فکری خود را به کار گیرد تا فعالیت هایی را که خود انجام می دهد بهینه کند.
سیستم پیشنهادهای کایزنی فقط اتلاف های کوچک را هدف قرار می دهد. برای مبارزه با اتلاف های متوسط، گروه های حل مسئله بسیج می شوند و مدیران به مقابله با اتلاف های بزرگ می پردازند.
لازم به ذکر است گروههای حل مسئله اخیراً با ابتکار اداره کل امور استانها در قالب مناطق مجازی فعال شده اند که در صورت هدایت و نظارت صحیح می توانند این حوزه از مسائل کاری سازمان را پوشش دهند.
از آنجا که سیستم پیشنهادهای کایزنی، فردی محسوب می شود و اتلاف های کوچک را هدف قرار می دهد لذا از ویژگیهای خاصی برخوردار می باشد که در ذیل به آنها اشاره می شود.
1-   در حوزه سازمانی فرد پیشنهاد دهنده قرار دارد.
2-   بدون صرف هزینه و یا با هزینه بسیار اندک به اجرا در می آید.
3-   پیشنهاد دهنده در اکثر موارد خود مجری پیشنهاد است.
سیستم پیشنهادهای کایزنی منشاء اصلی اتلاف های متوسط و بزرگ را وجود اتلاف های کوچک می داند و به همین دلیل با بهره گیری از توان فکری تمام کارکنان به مبارزه با آن بر می خیزند و از تمام توان فکری سازمان برای غلبه بر این قبیل اتلاف ها کمک می گیرد و نتیجه حاصل از آن مصداق این ضرب المثل است: «قطره قطره جمع گردد، وانگهی دریا شود».
همانگونه که از این عبارت نتیجه گیری می شود، دریا شدن مستلزم صرف زمان طولانی است. پس کارکنان بالاخص مدیران نبایستی در کوتاه مدت انتظار دستاوردها و اثر گذاری های چشمگیر را داشته باشند بلکه بایستی این سیستم را حمایت کنند و مسئولین و دست اندرکاران نیز آنرا در مسیر صحیح هدایت نمایند تا با پشتیبانی کلیه کارکنان و جمع شدن قطرات در بلند مدت به نظاره دریا بنشینند.
نظام پيشنهادها و كوششهاي مشاركت‌جويانه، زماني به كاميابي نزديك مي‌شود كه مديريت و كاركنان، آن را به عنوان يك فرايند بلند مدت بپذيرند. اين باور با روحيه مديران ناشكيبا و كم‌طاقت سازگاري ندارد. نظام مشاركت پس از استقرار بايد مراحل بلوغ و كمال خود را طي نمايد و نهادينه شود. اين كار نيازمند عبور از فراز و نشيبهاي زيادي است كه در طول زمان انجام مي‌شود.

6.      ضعف دبیران نظام پیشنهادات در واحدهای اجرایی
دبیران نظام پیشنهادات یکی از مهمترین نقش ها را در پویایی و عملکرد نظام پیشنهادات دارند لذا می بایست خصوصیات روانی و ویژگیهای رفتاری خاصی را داشته و ضمن آشنایی با ظرایف مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادات، در خصوص جلب نظر کارکنان و ایجاد انگیزه در آنها جهت مشارکت بیشتر در طرح، فعالیت چشمگیری از خود نشان دهند.
یکی از اشکالات مهم اجرای نظام پیشنهادات در گذشته این بود که بدون در نظر گرفتن برنامه های آموزشی و توانمند سازی و بدون توجه به ویژگیهای روحی و روانی و علائق افراد، طبق دستورالعمل مقرر گردید کلیه کارشناسان اقتصاد و برنامه ریزی در ادارات کل استانها و کارشناسان اقتصاد درمان در مدیریت های درمان بعنوان دبیر نظام پیشنهادات انتخاب گردند. حتی اگر در صورتیکه ناگزیر از این انتخاب می بود می بایست برنامه های آموزشی متعددی جهت آموزش این افراد و ایجاد مهارت ها و علاقمندی لازم در آنها اجرا می گردید.
با توجه به گستردگی و اندازه سازمان، ضروری است دبیر نظام پیشنهادات بصورت تمام وقت در این خصوص فعالیت نموده و در صورتی افزایش حجم پیشنهادات و فعالیتهای مورد نظر تعدادی از افراد لایق و علاقمند (به عنوان نیروی کمکی) با دبیرخانه نظام پیشنهادات همکاری نمایند.
علاوه براین، با عنایت به اینکه طرح مناطق مجازی (کارگروه های بهبود مستمر) بعنوان مکمل نظام پیشنهادات می باشد، می توان فعالیتهای مربوط به هر دو حوزه در دبیرخانه ای تحت عنوان «دبیرخانه نظام پیشنهادات و بهبود مستمر صندوق تامین اجتماعی» متمرکز نمود.

7.      فقدان نگرش جامع و سیستماتیک در اجرای برنامه نظام پیشنهادات
اجرای برنامه نظام پیشنهادات صرفا با تهیه دستورالعمل اجرای طرح و ارسال به واحدهای اجرایی محقق نمی گردد. برای اجرای کامل هر طرح و برنامه ای و دستیابی به اهداف مورد نظر لازم است کلیه عوامل موثر و ذیربط، در حد امکان مورد توجه قرار گیرد.
بعنوان مثال باید پرسید: برای اجرای مناسب برنامه نظام پیشنهادات چه تغییراتی می بایست در فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی، میزان تفویض اختیار، دستورالعمل های موجود، سطح مهارت و دانش کارکنان، سیاستهای منابع انسانی و ... بوجود آید؟
ارتباط بین این عوامل چگونه باید باشد تا اثر یکدیگر خنثی ننموده و باعث تقویت و ایجاد هم افزایی گردند؟
آیا سیستم پیشنهادات با سایر سیستمهای سازمانی در تعامل و اثر متقابل قرار دارد؟
چه عوامل محیطی و فراسازمانی بر اجرای نظام پیشنهادات تاثیرگذار می باشند؟ و ...
آیا سیستم پیشنهادات سازمان تامین اجتماعی به اندازه کافی جامع و کامل می باشد؟ آیا در این سیستم کلیه جوانب امور پیش بینی شده است؟
آیا سایر بخش های سازمان در خصوص عملکرد نظام پیشنهادت، بطور مداوم بازخورد می دهند؟ و آیا این بخش متناسب با این بازخوردها در برنامه ها و فعالیتهایش تغییر ایجاد می کند؟
توجه به هرکدام از سئوالات فوق و ایجاد تغییرات متناسب، زمینه ساز اجرای موثر نظام پیشنهادات در سازمان خواهد بود. لذا لازم است در طراحی مجدد نظام پیشنهادات در صندوق تامین اجتماعی کلیه جوانب امر و ارتباطات موجود مورد توجه قرار گیرد.

8.      فقدان نرم افزارهای تخصصی و سایت اینترنتی یا داخلی مناسب
امروزه استفاده از سیستم پیشنهادات الکترونیکی بطور گسترده ای در سطح سازمانها مورد استفاده قرار می گیرد. در این نوع سیستم ها و نرم افزارها این امکان فراهم می شود تا کارکنان پیشنهادات و ایده هایشان را مستقیما به دبیرخانه نظام پیشنهادات ارسال نمایند. بدیهی است سرعت، سهولت، امنیت اطلاعات، اعتماد و ... از ویژگیهای این نوع سیستم ها می باشد.
بنابراین حوزه دیگری که صندوق تامین اجتماعی برای موفقیت در برنامه نظام پیشنهادات باید مورد توجه قرار دهد، حوزه زیر ساخت های تکنولوژیک است. لذا لازم است صندوق تامين اجتماعي زيرساخت سخت افزاري، نرم افزاري و فني لازم را جهت بهره برداري و توسعه این بخش تهيه نمايد. بعنوان مثال علاوه بر سیستم پیشنهادات الکترونیکی ، استفاده از فن آوري كامپيوتری طوفان ذهني الكترونيكی (EBS) این امکان را فراهم می نماید که مشاركت كنندگان به يك اتاق مجازي كه در شبكه كامپيوتري قرار دارد وارد شده و با ديگران به ارائه و تبادل ايده و پيشنهاد بپردازند.
بديهي است اجراي موفق اين روش ها به مواردي نظير وجود بسترهاي فني و مديريتي لازم در سازمان، وجود دانش كافي براي بكارگيري و پذيرش فن آوري در سازمان و نيز تجربه و آگاهي لازم درباره اهداف چنين سيستمي بستگي دارد.

سایر پیشنهادات:
علاوه بر موارد مطروحه فوق الذکر، پیشنهادات ذیل جهت ارتقای کارائی و اثربخشی برنامه نظام پیشنهادات در سازمان تامین اجتماعی ارائه می گردد:
1.      ايجاد بسترهاي مناسب و شناخت اوليه نسبت به نظام مشاركت در بين كاركنان و مديران از طريق برگزاري همايش هاي آموزشي قبل از اتخاذ تصميم به استقرار سيستم
2.      مشاركت مجموعه مديران سازمان در اتخاذ تصميم براي استقرار نظام مشاركت در سازمان از طريق جلسات رسمي شوراي مديران و نظرسنجي كتبي
3.      مطالعات كارشناسي و امكان سنجي ماهها قبل از مطرح شدن موضوع در سطح سازمان
4.      تصويب طرح اجرايي و انتصاب مجري طرح از سوي هيئت مديره صندوق به منظور ايجاد قوي ترين مكانيزم حمايتي و پشتيباني از سوي مديريت ارشد سازمان
5.      اطلاع رساني و ارائه آگاهيهاي عمومي از طريق نشريه الكترونيكي در شبكه داخلی و اینترنت و همچنين انتشار فهرست كامل پيشنهادهاي ثبت شده در شبكه داخلی
6.      برگزاري جشن ساليانه نظام پيشنهادات و انتخاب پيشنهادهاي برتر و اهداي جوايز ارزنده به آنها
7.      تشكيل كميته اجرايي نظام پيشنهادات با تركيب بالاترين سطوح مديريت در سازمان ) معاونين صندوق ، مديران دفاتر مستقل، مجري نظام پيشنهادها ، مدير عامل صندوق (
8.      پيگيري و تاكيد مستمر مديريت ارشد سازمان نسبت به تشكيل جلسات كميته اجرايي ودرج آن بصورت ثابت در برنامه هفتگي مدير عامل
9.      اهداي جوايز نقدي و غير نقدي به پيشنهادهاي مصوب و ايجاد بولتن تبليغاتي براي هداياي غير نقدي
10. تقدير مادي ومعنوي از پيشنهاد دهندگاني كه پيشنهاد آنان به تصويب نرسيده است
11. انتخاب مجري تمام وقت براي سيستم پيشنهادات با دارا بودن ويژگيهاي علمي و مديريتي
12. قرائت پيامهاي كوتاه مشاركت در ابتداي جلسات كاري مختلف ( با هدف تعميق و ترويج فرهنگ و مباني علمي مشاركت در سازمان )
13. ايجاد سيستم مكانيزه اجراي نظام پيشنهادات با انواع گزارش هاي آماري و مديريتي
14. ايجاد دبيرخانه مستقل ذير نظر مستقيم مدير عامل در چارت سازماني
15. تهيه و تدوين آئين نامه اجرايي متناسب با ساختار و فرهنگ سازماني
16. گسترش حوزه ارزيابي پيشنهادها بوسيله كارشناسان در تمام سطوح سازماني و عدم انحصار آن توسط تعدادي محدود
17. ابلاغ تمام پيشنهادهاي مصوب با امضاي مديريت عالی سازمان
18. خودداري از طرح موضوع استقرار نظام مشاركت در سطوح مختلف سازماني در مرحله مطالعه و امكان سنجي
19. تداوم كار فرهنگي و بسترسازي در قالب فعاليت هاي سمعي و بصري و همايش هاي عمومي و يا جلسات ويژه با كاركنان واحدهاي مختلف بصورت مجزا
20. تصويب شاخص هاي مشاركت براي ارزيابي عملكرد معاونين ، مديران و كاركنان: در راستاي نهادينه كردن امر مشاركت در تمامي سطوح سازمان و متناسب با جايگاه و نقش معاونين، مديران مياني و كاركنان در تحقق كامل اين سيستم، شاخص هاي ارزشيابي عملكرد كاركنان در 3 بخش: معاونين و مديران مستقيم، مديران مياني و كاركنان تهيه و به تصويب برسد و ارزشيابي عملكرد كاركنان در بخش مشاركت بر اساس اين شاخص ها صورت گيرد.

منابع و مآخذ:
اين مقاله را مي توان نوعي بررسي موردي(Case Study) قلمداد كرد كه بيشتر مآخذ آن، مستندات و تجربيات به دست آمده در حین فعالیت بعنوان دبیر نظام پیشنهادات و یا همکاری در سایر طرح های سازمانی مي باشد. در عين حال، از منابع زير نيز در تدوين و تنظيم آن استفاده شده است:
1.        اسلامي، عليرضا، فرازي ديگر از استقرار نظام پيشنهادها در سازمانهاي دولتي ايران، چهارمین همایش ملی نظام پیشنهادها، جهاد دانشگاهی دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، 1382
2.        تصديقي، محمد علي، نقش مديريت مشاركتي در راه توسعه ي نظام پيشنهادها، چهارمین همایش ملی نظام پیشنهادها، جهاد دانشگاهی دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، 1382
3.        خاكي، غلامرضا، نقش آموزش مديران و كاركنان در نظام پيشنهادات، چهارمین همایش ملی نظام پیشنهادها، جهاد دانشگاهی دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، 1382
4.        جعفري، شهرام، نظام پيشنهادات مبتني بر اصول كايزن و هدف گذاري در سيستم پيشنهادات، چهارمین همایش ملی نظام پیشنهادها، جهاد دانشگاهی دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، 1382
5.        حاج موسي، مرتضي، پيش نيازهاي اجراي موفقيت آميز نظام مشاركت كاركنان، مجموعة مقالات سمينار بررسي شيوه هاي عملي ارتقاي بهره وري نيروي انساني، تهران ، 7و8 آذرماه 1375.
6.        رهنورد، فرج الله، مديريت مشارکتي، انتشارات مرکز آموزشي مديريت دولتي، تهران،1380

بخش ضمیمه

توضيح:
اينجانب در سال 89 بعنوان دبیر نظام پیشنهادات و بهبود مستمر اداره کل شرق تهران بزرگ فعالیت نموده‌ام. همچنين در سالهای 82 الي 85 در اداره کل تهران بزرگ نیز خدمت نموده و در آن اداره کل نیز طرح نظام پیشنهادات (برای اولین بار در سطح سازمان) در سطح واحدهای نامنویسی و حسابهای انفرادی شعب تابعه توسط اینجانب طراحی و اجرا گردید. علاوه بر این در خارج از سازمان نیز بعنوان کارشناس جهاد دانشگاهی دانشکده مدیریت دانشگاه تهران و عضو کمیته برگزاری همایش های ملی نظام پیشنهادات و ارائه مقاله در همایش های مذکور در خصوص نظام پیشنهادات فعالیت نموده ام.
در اداره کل شرق تهران بزرگ، پس از انتصاب بعنوان دبیر نظام پیشنهادات در گام اول اقدام به تهیه برنامه نظام پیشنهادات و بهبود مستمر نمودم. در برنامه مذکور، بمنظور افزايش پويايي و تحول گرايي و بهره مندي از منابع نامحدود خلاقيت و نوآوري کارکنان و نهادينه سازي فرهنگ مشارکت و بهبود مستمر، ساختار اجرايي جديدي با تلفيق نظام پيشنهادها و دواير کيفيت (که هر دو از تکنيکهاي مديريت مشارکتي مي باشند) پيشنهاد شده بود.
خلاصه ای از برنامه نظام پیشنهادات و بهبود مستمر اداره کل شرق تهران بزرگ و فعالیتهای صورت گرفته در ضمیمه مقاله ارائه مي گردد:

ضمیمه 1 :
آشنایی با برنامه نظام پيشنهادها و بهبود مستمر در اداره کل شرق تهران بزرگ

برنامه کلی توسعه نظام پیشهادات در اداره کل شرق تهران بزرگ:

1. طراحی نظام پیشنهادها، شامل:
- تدوین آئین نامه ها و دستورالعملهای مربوطه در قالب سیاستهای سازمان،
- طراحی سیستم دریافت، ثبت و نگهداری پیشنهادها،
- تعیین ساختار سازمانی نظام پیشنهادها،
- طراحی فرم های مربوطه،
- تعیین نحوه ارزشیابی پیشنهادها،
- تعیین مراحل اجرای پیشنهادها،
- تهیه و بکارگیری نرم افزارهای مناسب جهت ذخیره سازی و پردازش اطلاعات. (مکاتبه با ستاد مرکزی جهت نصب نرم افزار مربوطه)
لازم به ذکر است بخش عمده ای از فعالیتهای مربوط به «طراحی نظام پیشنهادها»، قبلا توسط ستاد مرکزی انجام شده است. علی ایحال به منظور رفع نقاط ضعف و تعمیم و نهادینه سازی نظام پیشنهادها و فرهنگ مشارکت و بهبود مستمر ، تمهیدات جدیدی مورد نظر می باشد. از جمله اینکه در طرح جدید، «کمیته های نظام پیشنهادها و بهبود مستمر» در شعب تابعه نیز پیش بینی شده که دبیر این کمیته بعنوان حلقه واسط بین کمیته های نظام پیشنهادها و بهبود مستمر در شعب تابعه و کمیته راهبری و استانی و دبیرخانه مرکزی نظام پیشنهادها و بهبود مستمر در اداره کل شرق تهران بزرگ فعالیت خواهد نمود. علاوه بر این با الگوبرداری از دوایر کیفیت (QC) مقرر شده است کارگروه های تخصصی تحت نظارت و هدایت کمیته های نظام پیشنهادها و بهبود مستمر در شعب تابعه و اداره کل به فعالیت بپردازند.

2. آغاز فعالیتهای اجرایی
- تصویب ساختار تشکیلاتی و فرآیندهای نظام پیشنهادی توسط مدیرکل،
- صدور احکام داخلی مجریان نظام پیشنهادها و اعضای کمیته ها و دبیر اجرایی نظام پیشنهادها،
- برگزاری جلسات ابتدایی اعضای کمیته راهبری نظام پیشنهادها در اداره کل شرق تهران بزرگ.
- مکاتبه با شعب تابعه به منظور:
* ارسال مستندات، چارت تشکیلاتی و فرآیند نظام پیشنهادات به شعب تابعه و درخواست معرفی فرد واجد شرایط به عنوان دبیر اجرایی نظام پیشنهادات شعبه.
* درخواست اعلام زمان های برگزاری کمیته های اداری شعب جهت حضور دبیر اجرایی نظام پیشنهادات اداره کل شرق تهران بزرگ در کمیته های اداری شعب مذکور جهت آموزش، تبادل نظر و توجیه همکاران شعب.
- انجام فعالیتهای تبلیغاتی، ترویجی و آموزشی شامل:
* تهیه پوسترهای تبلیغاتی و آموزشی و ترویجی به منظور جلب نظر و مشارکت همکاران شعب و اداره کل،
* تهیه خبرنامه (یک صفحه ای) جهت آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگ سازی و ارسال به کلیه همکاران شعب تابعه،
* تهیه و راه اندازی سایت یا وبلاگ با هدف برقراری ارتباط اینترنتی با همکاران شعب، ایجاد فضای آموزشی ، گفتگو و پرسش و پاسخ مستقیم با همکاران و تبلیغ و اطلاع رسانی درخصوص فعالیتهای بهبود مستمر و نظام پیشنهادها در اداره کل شرق تهران بزرگ.
- برگزاری جلسات و کلاسهای آموزشی برای دبیران نظام پیشنهادهای شعب تابعه،
- برگزاری جلسات توجیهی با رؤسای شعب و معاونین شعب جهت توجیه و جلب نظر ایشان برای مشارکت و حمایت از نظام پیشنهادها و بهبود مستمر.

3. نظارت بر نحوه عملکرد شعب تابعه در حوزه نظام پیشنهادها
- گزارش گیری از نحوه فعالیتها و اقدامات انجام گرفته در کمیته های بهبود مستمر شعب تابعه و ارزیابی نتایج حاصله و ارائه مشاوره و راهنمایی های مستمر جهت ارتقای عملکرد کمیته های مذکور،
- بازدید دبیر اجرایی نظام پیشنهادها از شعب به منظور بررسی عملکرد کمیته های بهبود مستمر، نحوه تعامل مجریان و فرآیند کار در شعب تابعه ، نحوه نگهداری مستندات مربوطه و نحوه برگزاری جلسات کمیته ها و کارگروه ها در شعب تابعه.
- ارزیابی و اطلاع رسانی در خصوص نحوه عملکرد و میزان فعال بودن شعب تابعه در اجرا و نهادینه سازی نظام پیشنهادات و سایر برنامه های بهبود مستمر.
- نظرسنجی از کارکنان شعب تابعه در خصوص میزان رضایت، آگاهی و شناخت از نظام پیشنهادات و سایر برنامه های بهبود مستمر اجرا شده.
- بررسی مشکلات موجود در اجرای نظام پیشنهادات و سایر برنامه های بهبود مستمر و ارائه راه حل های اصلاحی و بازنگری در برنامه ها.

ساختار اجرايي نظام پيشنهادها و بهبود مستمر در اداره کل شرق تهران بزرگ
       با توجه به ويژگيها و ساختار سازماني اداره کل شرق تهران بزرگ ، اركان اجرايي نظام پيشنهادها مطابق نمودارشماره (1) و توضيحات بعدي مي باشد.
لازم به ذکر است در برنامه و ساختار پیشنهادی سعی شده است تا با تلفیق نظام پیشنهادها و دوایر کیفیت (که هر دو از تکنیکهای مدیریت مشارکتی هستند) از مزایای هر دو روش استفاده شود.
همچنین با توجه به پیش بینی كميته هاي نظام پیشنهادها و بهبود مستمر در شعب تابعه و تعیین دبیر برای این کمیته ها و ایجاد کارگروه های تخصصی (مشابه با دوایر کیفیت) نسبت به توسعه و نهادینه سازی فرهنگ مشارکت در کلیه سطوح سازمانی اقدام می گردد.

نمودار ساختار اجرايي نظام پيشنهادها و بهبود مستمر در اداره کل شرق تهران بزرگ

الف) كميته راهبری نظام پیشنهادها و بهبود مستمر اداره کل شرق تهران بزرگ
در دستورالعملهای صادره در خصوص نظام پیشنهادها ، کمیته راهبری در سطح استان پیش بینی نشده بود. لذا بمنظور جلب مشارکت کلیه سطوح درگیر در فرایندهای مدیریت مشارکتی و بهبود مستمر و ایجاد هماهنگی و وحدت رویه در واحدهای تابعه در زمینه کلیه فعالیتهای ارتقاء کیفیت و بهبود مستمر مقرر می گردد. این کمیته با حضور مدیر کل (بعنوان رئیس کمیته)، معاونین مدیر کل ، 2نفر از روسای شعب، 2 نفر از دبیران نظام پیشنهادهای شعب، 2 نفر از روسای گروه ها، و دبير نظام پيشنهادهای اداره کل شرق تهران بزرگ تشکیل گردد. اين اعضا توسط مدیر کل انتخاب و معرفي مي گردند. همچنین به منظور ایجاد هماهنگی و وحدت رویه و حذف موازی کاری، میتوان کمیته تحول اداری را با این کمیته ادغام نمود. بعبارت دیگر فعالیتهای مربوط به تحول اداری، نظام پیشنهادها، تکریم ارباب رجوع و بهبود کیفیت و ... هماهنگ شده و تحت یک مدیریت واحد قرار می گیرند.
ایجاد پویایی و تحول سازمانی و نیز پايداري و بهبود مستمر نظام استقرار يافته، به هدايت و پاسداري نياز دارد و كميته راهبري با انجام وظايف ذيل در اين راستا اقدام مي نمايد:
1. سیاستگذاری، تعیین اهداف ، برنامه ریزی و توسعه نظامهای ارتقاء کیفیت و بهبود مستمر از جمله سیستمهای ارزیابی و مدیریت عملکرد، مدیریت مشارکتی، کایزن، FOCUS PDCA، 5S، و ...
2. تدوين آيين نامه نظام پيشنهادها و سایر سیستمهای بهبود مستمر متناسب با ويژگيهاي اداره کل شرق تهران بزرگ و اصلاح مستمر آن
3. نظارت ونگهداري نظام پيشنهاد ها و سایر سیستمهای بهبود مستمر پس از استقرار شامل:
1-3 - بررسي ماهانه روند كاركرد نظام و آگاهي از موانع و مشكلات و ارائه راهكارهاي مناسب به منظور رفع آنها از طريق تعيين اقدامات اصلاحي بويژه اصلاح مستمر آيين نامه اجرايي نظام پيشنهاد ها و سایر سیستمهای بهبود مستمر،
2-3- نظارت بر حسن اجرای نظام پيشنهادها و سایر سیستمهای بهبود مستمر،
3-3- نظارت بر كار كميته هاي بهبود مستمر و دبيران آنها،
4-3- تعيين شاخصها و نظارت بر انتخاب بهترين پيشنهاد، پيشنهاد دهنده وكميته بهبود مستمر نظام،
5-3- برنامه ريزي آموزشي و ارائه آموزشهاي لازم در خصوص نظام پيشنهادها و سایر سیستمهای بهبود مستمر،
6-3- تعيين و برنامه ريزي امور مربوط به فرهنگسازي نظام پيشنهادها و سایر سیستمهای بهبود مستمر شامل بهره گيري از ابزار مديريت ديداري ، برگزاري جشنواره ها و همايشهاي ترويج نظام،
7-3- ايجاد ارتباط بين استراتژيهاي كلان سازمان تامین اجتماعی و نظام پيشنهاد ها و سایر سیستمهای بهبود مستمر با بهره گيري از فن فراخوان پيشنهاد و سایر تدابیر.

ب ) دبير و دبيرخانه نظام پيشنهادها
وظائف دبیر کمیته استانی نظام پیشنهادها در بند 4-5 دستورالعمل شماره 93587/7020 مورخ 20/9/1385 تعیین شده است. علی ایحال در این برنامه مقرر می گردد دبیر نظام پیشنهادها علاوه بر فعالیتهای مربوط به نظام پیشنهادها متناسب با وظائف تعیین شده برای کمیته راهبری نظام پیشنهادها و بهبود مستمر فعالیت نماید.
در شرایط ایده آل، دبيرخانه متشكل از دبير نظام پيشنهادها و كاركنان دبيرخانه ميباشد. دبير ميبايستي فردي واجد شرايط تخصصي و شخصيتي لازم (علاقمند، جدي و پيگير) باشد. دبير بايد تمام وقت به وظيفه دبيري نظام اشتغال داشته باشد.
مهمترین وظايف دبيرخانه و دبير نظام پيشنهادها به شرح زير است:
1. اجراي مصوبات كميته راهبري و كميته استانی
2. نظارت برفعاليتهاي كميته هاي بهبودمستمر (از جمله كيفيت بررسي پيشنهادها)
3. گزارش دهي نظام پيشنهادها به كميته راهبري، كميته استانی و كاركنان
4. تعميم و تسري پيشنهادهايي كه در واحدهاي مختلف پذيرفته و يا اجرا شده اند و قابليت پياده سازي در ساير واحدها را دارند.
5. شناسايي مشكلات نظام پيشنهادها و اقدام براي رفع آنها از طريق طرح در كميته راهبري
6. نظارت بر اجراي برنامه هاي آموزشي مربوط به نظام پيشنهادها با هماهنگي واحدهاي ذيربط
7. تشكيل گردهمايي هاي نظام پيشنهادها و سایر سیستمهای بهبود مستمر و ارتقاء کیفیت با هماهنگي واحد هاي ذيربط
8. تهيه گزارشات مربوطه و ليست ماهانه پاداشهاي نظام و ارائه به ستاد مرکزی و مراجع ذیربط

ج) كميته هاي نظام پیشنهادها و بهبودمستمر(اداره کل و شعب تابعه)
قبلا در دستورالعمل شماره 93587/7020 مورخ 20/9/1385 برای مدیریت نظام پیشنهادها در سطح ادارات کل و شعب تابعه، کمیته هایی تحت عنوان «کمیته استانی نظام پیشنهادها» پیش بینی شده بودند. اعضای این کمیته ها عبارت بودند از:
مدیر کل (رئیس کمیته استانی)، معاون بیمه ای(عضو کمیته) ، معاون ادری – مالی(عضو کمیته) ، رئیس و کارشناس ارشد اقتصاد بیمه و برنامه ریزی (عضو و دبیر کمیته) ، یک نفر رئیس شعبه تیپ ممتاز (به انتخاب مدیر کل – عضو کمیته)، رئیس و کارشناس ارشد نظارت و ارزشیابی (عضو کمیته) ، کارشناس روابط عمومی (عضو کمیته) ، دو نفر به انتخاب مدیر کل(عضو کمیته)
در این برنامه بمنظور هماهنگی با دستورالعملهای ستاد مرکزی، کمیته استانی کماکان با وظائف مقرر در مقررات موجود (دستورالعمل های شماره 93587/7020 مورخ 20/9/1385 و شماره 206/7020 مورخ 17/7/87) فعالیت نموده علی ایحال بنابر مقتضیات سازمانی اصلاحات اندکی در ترکیب اعضا بعمل آمده است.
در برنامه پیشن

بررسي وضعيت نظام پيشنهادات و بهبود مستمر در صندوق تامين اجتماعي

مطالب مشابه :

هدف و فوايد مشاركت :

بیوگرافی

فرم نظام پیشنهادات کارکنان آموزش وپرورش

نظام پیشنهادات ، چالشها و راهکارها

بررسي وضعيت نظام پيشنهادات و بهبود مستمر در صندوق تامين اجتماعي

انتصاب

تاریخچه تأسیس شعبه احمدقصیر(بخارست)

آزمون نظام مهندسی تاسیسات مکانیکی

استقرار سيستم نظام پيشنهادات راهكاري براي تحول در سازمانهاي صنعتي

نشست خداحافظی نمایندگان ICN و WHO با مسئولان و هیئت علمی پرستاری ایران