گزارش نویسی (قسمت پنجم - فصل دوم)

2-3 آراستن گزارش

2-3-1 اهمیت

آراستن یک گزارش برای تاکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بناکردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیکهای مهم گزارش نویسی است، طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده بهجا از موارد زیر فراهم میآید:

- استفاده از دایرهها یا مربعهای تو پر کوچک

- خط کشیدن زیر نوشتهها

- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ

- عنوانبندی

- امکانات بصری موثر

- تاکید بر بعضی نتیجهگیریها از مطالب

- نمایش و سازماندهی پایههای پیچیده

2-3-2 علائم راهنما

در هر متنی اکثر عبارات و جملات نقش پشتیبانی را دارند و تنها یک یا دو نکته است که مهم میباشد. اگر این نکات مهم به حال خود در متن رها شوند ممکن است خواننده آنها را نخواند و در این صورت نویسنده به هدفش نمیرسد. بنابراین میتواند با استفاده از علایم و یا پررنگ نوشتن آن عبارات آنها را مشخصتر نموده.

البته باید توجه داشت مثلا هنگامی که زیر یکسری نوشتهها خط میکشیم تمامی آن نوشتهها باید از حیث اهمیت در یک اندازه باشند و در یک سطح از خلاصهنویسی قرار گیرند.

ابزار نگارش مثل دایرهها یا مربعهای تو پر، خط کشیدن زیر نوشته ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوانبندی میتواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند، زیرا:

- نکات اصلی را تقویت میکند

- بر شکل گیری منطقی بحث تاکید میکند

- بخشهای طولانی را تفکیک و نمایش یک صفحه را بهبود میبخشد.

2-3-3 عنوانبندی

روش دیگری که مراجعه به قسمتهای مختلف را برای خواننده آسانتر میسازد، استفاده از عناوینی است که بخشهای مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز میسازد.

معمولا مطالب اصلی هر نوشته، زیر یک عنوان اصلی قرار میگیرد و سایر مطالب را بر حسب اهمیت و ربط منطقی میتوان در زیر عنوانهای فرعی آورد.

انعطاف پذیری و تصرف در نحوه انتخاب عنوان، بستگی به مهارت نویسنده و ذوق او در نوشتن مقالات یا تنظیم گزارشها دارد.

عنوان بندی باعث تقسیم متن میشود و به خواننده میگوید که موضوعی جدید در حال شروع شدن است و چگونه این موضوع با بخشهای دیگر در ارتباط است. عنوانبندی معقول و مناسب نوشتهها، به خواننده چهارچوب بحث را نشان میدهد.

هر عنوان باید شامل فعلی باشد که بهوسیلهی بحث قابل استنتاج باشد. علاوه بر این، عناوین، نباید دارای واژههای تعریف شده در متنی که بعد از عنوان میآید باشند. عناوین باید همسنگ باشند، به عبارت دیگر عناوین در بخشهای نزدیک و وابسته، باید از لحاظ ساختاری مشابه باشند تا نشان دهند که آن بخشها به یکدیگر مرتبط هستند. عناوین بحث در مورد یک فرآیند باید شبیه عناوین زیر باشند:

- عملیات جاری کارخانه را ارزیابی کنید.

- سیستم گردش کار در خط مونتاژ را بازنگری کنید.

- فعالیتهای تبلیغاتی را از نو بسنجید.

همهی عناوین بالا دارای فعل معلوم هستند، گروه عناوین ذیل ناموزوناند:

- عملیات جاری کارخانه را ارزیابی کنید.

- سیستم گردش کار در خط مونتاژ را بازنگری کنید.

- سنجش مجدد فعالیتهای تبلیغاتی

2-3-4 استفاده از نمودارها و جدولها

صفحههای یک متن پیوسته کسل کننده است، این متنها افکار خوننده را سرگردان میکند. میتوانید اگر ممکن باشد صفحه را با قرار دادن عناوین و یا با گذاشتن بعضی از اطلاعات به صورت جدولها یا نمودارها، شکسته و آنها را از پیوستگی خسته کننده برهانید. البته نباید اجازه دهید که زیبا کردن بیجهت، نحوه آرایش مطالب شما را به سمت تاکید بر نکات فرعی یا انحراف بحث سوق دهد. از آنجا که ابزار و تکنیکهای نگارش نقش مهمی در تمرکز داشتن خواننده و رساندن بهتر پیام شما دارد، مهم است که در استفاده از آنها کمال دقت را داشته باشید.

تصمیم در مورد اینکه آیا از یک جدول و یا یک نمودار مشخص استفاده کنید، بستگی به مطالبی دارد که میخواهید نمایش دهید. جدولها مقدار زیادی از دادههای کمی را در یک فضای کوچک یکپارچه میکنند، بدون اینکه هیچ عددی را از دست بدهند.

توصیه میشود اگر گزارش شما دربارهی مسائل تحلیلی و آموزش است از جدول و اگر گزارش در زمینه اطلاع رسانی و تصمیمگیری مدیریتی است از نمودار استفاده کنید. اگر نیاز به نمودار برای بسط دادن نکته در متن ندارید، باید نمودار را حذف کنید.

2-3-5 بند یا پاراگراف

تعریف بند: بند یا پاراگراف عبارت است از جمله یا مجموعهی جملههایی که فکر واحدی را بیان کند. در هر بند میتوان یک «ایده» را گنجانید.

هرچه بندهای یک نوشته زیادتر باشند، تنوع بیشتر؛ خستگی کمتر؛ و بهرهگیری زیادتر میشود. بند، بهترین و طبیعیترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فکرهای زاید و اضافی گزارش دهنده در نظام پاراگراف انعکاس مییابد. آغاز هر بند به نسبت سایر سطرها باید یک سانت تورفتگی داشته باشد و این خود موجب برجسته شدن هر بند و پیدا کردن شروع نوشته هر پاراگراف میشود.

بند به نوشته تنوع میبخشد و نمیگذارد در رشتهی افکار نویسنده، گسستگی بهوجود آید، از اینرو آنرا بدین مفهوم نیز تعریف کردهاند:

«پاراگراف پرورش منسجم یا هماهنگ یک فکر واحد از یک نوشته است که با سایر بندهای آن نوشته پیوند ناگسستنی دارد.»

استفاده از تقسیم بندی مطالب و موضوع و راهنماهای نگارش میتواند از انحراف توجه خواننده به جایی دیگر جلوگیری نماید.

هر پاراگراف سه وظیفه اصلی به عهده دارد:

1- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته.

2- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلوگیری از انحراف خواننده و قطع علاقهی او

3- اعلام نتیجه.

اگر مطلب گزارش خود را به پاراگرافهای کوتاه و بلند تقسیم کنیم، باید بدانیم که این کار ضرورت دارد، نه صرفا تنوع یا تظاهر به رعایت قواعد نگارش باشد. باید به خاطر داشت که خواننده میتواند داوری کند و دریابد که آوردن پاراگرافهای مختلف در یک نوشته و توجه به ارتباط منطقی آن، تا چه اندازه فهم را آسان میکند.

اساسا شروع هر پاراگراف، خود فرصتی برای خواننده است تا تجدید قوا کرده، فکر تازهای را در مغز خودش بپذیرد و دفع نکند.

در مورد میزان کوتاهی و بلندی پاراگرافها معیار مشخصی وجود ندارد. ولی نویسندهی مجرب هنگام ارائه مطالب- خودآگاه یا ناخودآگاه- تشخیص خواهد داد که بر حسب سنگینی یا سادگی و اهمیت برای خواننده، چقدر زمان لازم است تا او مطلب را خوب دریابد، پس از این تشخیص است که نوشته را به اجزایی مناسب تقسیم میکند.

فواید استفاده از بند یا پاراگراف:

1- شکستن یکنواختی

2- کمک به درک تقسیمبندی موضوع

3- مشخص ساختن جزیی از کل موضوع

4- گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن

5- جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی

6- آسانی مراجعه به هر مطلب

تقسیمبندی مطالب فشار روانی وارد بر خواننده را تعدیل میبخشد.

2-4 تنظیم گزارش

2-4-1 حقیقت نویسی

منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. در این رهگذر هر نوع مبالغه یا بیش و کم خواننده را از هدف نویسنده دور میکند و پایههای اعتماد میان نویسنده و خواننده را سست میسازد. اگر در طبیعت گزارش، مطلبی است که خود این مطلب برانگیزانندهی احساسات خواننده است و مبالغهای در آن صورت نگرفته است، چنین گزارشی منطقی و اطمینان بخش است، ولی اگر طبیعت گزارش، برانگیزانندهی احساسات نیست ولی با تلاش دروغین نویسنده این تحریف و کژی صورت گرفته و خواننده را تحت تاثیر قرار داده است، چنین گزارشی، اساسا گزارش نیست، چه در گزارش سخن از مسئولیت است.گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی و سادگی تنظیم شده باشد، عملا بهترین تاثیر را در خواننده میگذارد.

بدیهی است تمام تلاش نویسنده گزارش در نحوه ترکیب کلمات، انتخاب واژهها و کارهای ذکر شده وظیفهای اجتناب ناپذیر است، ولی برانگیختن احساسات- اگر مغایر با واقعیت باشد- تمام تلاش نویسنده را از بین میبرد و اعتماد خواننده را از میان خواهد برد.

2-4-2 نشانه گذاری

انسان از نیروی عاطفه خود برای بیان مقصود استفاده میکند، و زبان، ابزار ادای آن مقصود میباشد. ما بوسیلهی زبان و نوشتن، هدفها و مفهومهای ذهنی خود را به دیگران میفهمانیم و پیغامهای خود را با کلماتی که در گنجینهی زبان ملی خود داریم، به آنها منتقل میسازیم، ولی این الفاظ و کلمات، با همه وسعت ترکیبی خود، چه در تلفظ و چه در نگارش، برای بعضی از حالات درونی و مفاهیم ذهنی، ناتوان و نارسانا هستند. و برای جبران این نارسایی و ناتوانی ناگزیریم در مرحلهی تلفظ از کشش، آهنگ، لحن گفتار، طنین صدا و اشارات چشم، دست، سر و صورت و انقباض و انبساط عضلات چهره و پیشانی خود استفاده کنیم. و در مرحله نگارش نشانهها و اشارات قراردادی و جهانی و بینالمللی را جایگزین نارسایی و ناتوانی الفاظ و کلمات سازیم و به کمک آنها حالت درونی و مفاهیم ذهنی و نکات را که به صورت نوشته و کلمات نمیتوان ادا کرد، به خواننده برسانیم. بنابراین نوشتن که عبارت است از « نمایش دادن کلام به وسیله حروف و ترکیبات گوناگون آن» با استفاده از نشانههای نگارش، روح و روان خاصی پیدا میکند.

2-5 گزارش نویسی برنامههای کوهنوردی

با توجه به توضیحاتی که در مورد گزارش نویسی مطرح شد به این سوال میرسیم که چگونه میتوان گزارش یک برنامه کوهنوردی را نوشت و یا چه نکاتی را باید در چنین گزارشهایی بیان کرد که بتوان به هدف اصلی گزارش نویسی که همان انتقال اطلاعات است، دست پیدا کرد و دردی را از جامعه کوهنوردی درمان نمود.

بر اساس گفتهای قدیمی که میگوید کم رنگترین نوشتهها بهتر از قویترین حافظهها عمل میکند، بنابراین برنامهای که مکتوب نشود ارزش بسیار پایینتری نسبت به برنامهای دارد که مکتوب شده. اما آیا میتوان هر چیزی را در یک گزارش آورد؟. مسلما جواب این سوال «خیر» است. زیرا با توجه به توضیحاتی که دادیم مطالب هر گزارش را موضوع، هدف و خواننده گزارش مشخص میکند و همیشه باید از آوردن مطالب اضافه خودداری نمود.

گزارش نویسی (قسمت پنجم - فصل دوم)

مطالب مشابه :

گزارش نویسی

گزارش نویسی

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

گزارش نویسی (قسمت پنجم - فصل دوم)

شیوه گزارش نویسی(1)

گزارش نویسی

گزارش نویسی ویادداشت برداری