فرم انتقال نامه ها

کنترل نامه های صادره و وارده:

مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت,ثبت و صدور مکاتبات اداری در یک سازمان طی می شود.

نامه های وارده و صادره:کلیه نامه های وارده به سازمان به دبیرخانه ارسال و در صورت لزوم رسید اخذ می شود(به استثنای نامه هایی که از طریق پست ارسال می گردد)در بعضی سازمانها متصدی دریافت نامه , نامه های وارده را دریافت و پس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان,صحت تعداد پیوست ها وجود امضا و سایر نکات لازم نسبت به ارایه رسید اقدام میکند.

نامه های دریافت شده به مسئول ویا رئیس دبیرخانه ارایه شده ورودی نامه مهر وروذ نامه زده میشود.

مسئول دبیرخانه,واحد و یا شخص اقدام کننده را مشخص ورودی نامه در محل مهر دبیرخانه ثبت میکند د بعضی از سازمانها کارشناس و یا پرسنل اقدام کننده توسط مسئول و یا مدیر واحد مشخص می شود.پس از تعیین محل اقدام ارجاع نامه ,نامه ها به متصدی ثبت نام( اندیکاتور نویس)تحویل داده میشود.

پس از ثبت نامه ها و اختصاص شماره و تاریخ به آنها در بعضی از موسسات این نامه ها را در دفتر دیگری به نام اندیکس دبیرخانه یا دفتر بازرسی ثبت نام میکنند فرم دفتر اندیکاتور و دفتر اندکس دبیرخانه و نحوه استفاده از این دفاتر در این واحد کار توضیح داده میشود.

هدف از ثبت نامه ها دردفاتر اندکس دبیرخانه سهولت دسترسی به شماره اندیکاتور و ثبت نامه های وارده از طریق شماره نامهاست.

پس از طی این مراحل,نامه ها بر حسب واحدهای اقدام کننده در دفاتر ارسال مراسلات یا دفتر رسید ثبت شده و پس از تقسیم آن ها بین توضیع کنندگان نامه(نام رسان ها) به واحد و یا مسئول اقدام تحویل و رسید اخذ می شود.

کنترل نامه های وارده:

با مطالعه و آشنایی با مراحل گردش نامه های وارده و صادره در یک سازمان توجه به این نکات به منظور کنترل نامه ها توصیه میشود:

1-کلیه نامه های وارده باید قبل ازاین جهات مورد بررسی قرار گیرند:

-برای جلوگیری از اشتباه نامه رسان در تحویل و ارایه نامه,توجه مسئول دبیرخانه به نام سازمان و عنوان دریافت کننده نامه از اهمیت خاصی برخوردار است.

- موضوع نامه باید با سازمان گیرنده آن ارتباط داشته باشد.

-وجود امضا تاریخ و شماره روی نامه ها ضروری است.

نامه ها از طریق اداری دریافت و پس از ثبت در دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر شماره گذاری شده و به واحد یا شخص اقدام کننده تحویل داده میشود.

2-کلیه نامه های صادره باید قبل از صدور آن از این جهات مورد بررسی قرار می گیرند:

-نامه از نظر تایپ و مطابقت آن با پیش نویس باید کنترل شود.

-کسب اطمینان از مشخصات امضا کننده(داشتن حق امضا)ضرورت دارد.

-وجود شماره وتاریخ روی نامه الزامی است.

-صحت تعداد اوراق تایپ شده و رو نوشت ها (در صورت داشتن رو نوشت)باید بررسی شود.

مراحل و کنترل نامه های صادره:

نامه های صادره از سازمان باتوجه به نوع نامه وارده مراحلی را طی میکنند:

الف)نامه های وارده که نیازی به پاسخ ندارند:پس از دستور مسئول اقدام کننده با قید عبارتی از قبیل اقدام کردید.پاسخ ندارد.ملاحظه شد آن را روی نامه به بایگانی جهت ضبط و نگهداری ارسال می کند.

لازم به یاد آوری است که مسئول بایگانی موظف است نامه هایی را به دستور بایگانی روی آن صادر شده باشد,بایگانی کند.

ب)نامه های وارده ای که باید به آن ها پاسخ داده شود:مراحل زیر برای پاسخ دادن و صدور نامه ها طی می شود.

بر اساس مفاد موضوع نامه وارده,مسئول اقدام کننده,پیش نویس نامه صادره را پس از مطالعه سوابق نامه و از طریق مراجعه به پرونده در صورت وجود سابقه در بایگانی تهیه کرده و آن را پاراف(امضای موقت)می کند.

پس از تهیه پیش نویس در صورت لزوم مسئول مستقیم و مافوق آن را مطالعه و در صورت تایید متن پیش نویس تهیه شده دستور تایپ آن را صادر می کند.

پیش نویس نامه جهت تایپ ارسال میشود.

پیش نویس تایپ شده مجددا به تهیه کننده ارایه میشود تا مورد کنترل و بازدید قرار داده شود.

پس از کسب اطمینان از صحت نامه تایپ شده مسئول اقدام کننده در صورت داشتن حق امضا,مامه را امضا و در غیر این صورت نسخه دوم و سوم نامه را پاراف کرده و جهت امضای نهایی به مسئول و مقام امضا کننده ارسال می کند.

ج)نامه های صادره ای که در پاسخ نامه وارده نباشد:به این سری نامه های صادره نامه های صادره ابتدا به ساکن نیز گفته میشود. در این نامه ها پیش نویس نامه ها با توجه به مطالب مورد نیاز تهیه و پس از تایید پیش نویس به ماشین نویس ارایه می شود پس از تایپ و کسب اطمینان تایپ انها به دبیرخانه جهت ثبت در اندیکاتور و اختصاص شماره و تاریخ به آن ها ارسال شده و نسبت به صدور آن مانند سایر نامه های صادره اقدام می شود.

کنترل دفتر اندیکاتور:

_کلیه نامه ها اعم از وارده و صادره باید در دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر ثبت شده و به آن ها شماره و تاریخ اختصاص یابد,بنابراین نامه ای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده,ارزش اداری نخواهد داشت.

_به هریک از نامه ها یک شماره اختصاص داده می شود.

_اطلاعات کاملی از نامه ها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود.

_لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیر قانونی است.

_شماره گذاری نامه ها در آغاز سال بوده و در پایان هر سال باید با تاریخ و شماره جدید آغاز شود.

ارسال نامه های تایپ شده به نامه رسان ها و ارجاع به قسمت های مربوطه:مسئول دبیرخانه پس از دستور تایپ نامه ها باید اقدامات لازم را انجام دهد:

1-کنترل دقیق نامه های تایپ شده از نظر صحت تایپ

2-ثبت نامه ها در فرم و یا دفاتر رسید

3-تحویل نامه ها و پیوست های مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه

4-تحویل نامه ها توسط نامه رسان به واحد یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.

حروف چینی نامه و نظارت برکار حروف چین ها:

در تایپ نامه ها و گزارشات,علاوه بر آن که عوامل مختلفی از قبیل قطع نامه ها,تعداد نسخ,جدول,آمار,نوع فرم,سطور و سایر عوامل در زمان سنجی و احتساب آن موثر است,مجرب و با مبتدی بودن حروف چین نیز باید مورد توجه قرار داده شود.

با توجه به نکات فوق و با در نظر گرفتن مراحل عملیات کار ماشینی نویسی و با رعایت کاربرد تکنیک زمان سنجی و نیز با توجه به اشتغال یک ماشین نویس مجرب در امور تحریرات, جدول 1-1 تهیه شده است.توضیح آن که در جدول ارایه شده با توجه به ماهیت کار زمان صرف شده برای ماشین نویس مجرب در حدود 5ساعت کار پیش بینی شده است.

به طور کلی باید در نظر داشت که یک ماشین نویس مجرب در هر دقیقه 230 حرف تحریر خواهد کرد که به طور متوسط بین 50 تا 60کلنه را شامل می شود و این اقدام برای یک ماشین نویس مبتدی به نسبت 1تقلیل می یابد.

فرم انتقال نامه ها

مطالب مشابه :

نامه های اداری

مدیریت استراتژیک

مبانی سازمان و مدیریت

فرم انتقال نامه ها

مبانی مدیریت:

مدیریت زنان

مبانی سازمان و مدیریت

مدیریت چیست و گروه مدیریت کجاست؟