برنامه ریزی

برنامه ریزی چیست و چرا شما به برنامه ریزی نیاز دارید؟ <?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

برنامه ریزی یکی از مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان و پروژه است.برنامه ریزی آماده سازی توالی مجموعه فعالیتهایی برای دستیابی به اهداف مشخصاست.اگر شما آن را بطورمؤثر انجام دهید می توانید زمان و تلاش لازم برایدستیابی به اهداف را به میزان زیادی کاهش دهید.برنامه مشابه یک نقشه است. هنگامتعقیب آن شما می توانید همیشه ببینید که چه مقدار به سمت هدف پروژه پیشرفت داشتهاید و چه اندازه از آن فاصله دارید؟
دانستن اینکه شما کجا هستید برای ایجادتصمیمات خوب، جهت دستیابی به هدف واینکه چه چیزی را باید در آینده انجام دهید ضروری است.
یک دلیل مهم تر برای اینکه چرا شما نیاز به برنامه ریزی دارید قانون 80/20 است این قانون بیان می کند که برای فعالیتهای غیرساختاری، 80 درصد از تلاشهاکمتر از 20 درصد نتایج قابل ارزش را به همراه دارد.
شما همچنین زمان زیادی راجهت تصمیم گیری برای اینکه چه چیزی باید در آینده انجام گیرد صرف می کنید.
شمابرای رسیدن به نیازهای خود در جریان هر گام عملی بر مبنای زمان، پول یا منابع دیگرنیازمند برنامه ریزی هستید.با برنامه ریزی دقیق اگر در برخی از موارد با مشکلاتیمواجه شوید می توانید آنها را مشاهده کنید.
این کار برای تعدیل برنامه شما بهمنظور اجتناب یا هموار کردن بحرانهای غیر منتظره پیش رو آسان تراست.

اولویت بندی مؤثر:
مهارتهای اولویت بندی عبارت از توانایی شمابرای شناخت وظایفی است که در هر لحظه مهم ترین هستند و بیشترین زمان، انرژی و توجهشما را به خود اختصاص می دهند. سی. ری جانسون در یکی از بخشهای پایانی کتابش بهنام " منطق CEO چگونه مثل یک مدیر اجرایی فکر و عمل کنیم، می گوید: " اولویت- بندی پاسخی به مشکلات مدیریتزمان است. شما نیازی به انجام کار سریع یا حذف شکافهای بهره وری برای استفاده بهتراز زمان ندارید بلکه نیاز به صرف زمان بیشتر بروی کارهای درست داری.
همه ماچیزهای زیادی برای انجام داریم که هرگز زمان و انرژی کافی برای انجام همه آنها وجودندارد. ما زمان و منابع برای انجام همه کارها بطور مساوی و به خوبی همدیگر نداریم. مهم نیست که شما چگونه به سختی تلاش می کنید بلکه مهم اولویت بندی کارها است که راهحلی برای خنثی سازی مشکلات است.
یک دلیل کلیدی برای اینکه چرا کارها را اولویت بندی می کنیم قانون یا اصل 80/20است که بیان می دارد 80 درصد از فعالیتهای ما کمتر از 20 درصد در نتایج کارمانتاثیر دارند.
بنابراین اگر شما فقط 20 درصد از مهمترین وظایف و کارهایتان راانجام دهید بیشترین ارزش را بدست آورده اید.
لذا اگر شما تلاشهای خود را بر رویفعالیتهایی که ارزش بالایی دارند متمرکز کنید به چیز بیشتری نسبت به قبل دست پیدامی کنید و یا اینکه زمان بیشتری را می توانید با خانواده تان صرف کنید.
اولویتبندی با اهمیت کارها و انجام یا عدم انجام آنها مرتبط است.
برای اولویت بندیکارا شما باید توانایی تشخیص اینکه چه چیزهایی مهم است را داشته باشید و بتوانیدتفاوت بین چیزهای مهم و فوری را شناسایی کنید.
وظایف مهم یا با اولویت بالاوظایفی هستند که به ما در دستیابی به اهداف بلند مدت کمک می کنند و یا می توانندپیامدهای قابل ملاحظه و مهمی داشته باشند.
در نگاه اجمالی اول، تعداد زیادی ازوظایف که در طی روز با آن مواجه هستیم بطور یکسان مهم و ضروری به نظر می رسند. بااین وجود اگر شما دقیق تر نگاه کنید متوجه می شوید که تعدادی از فعالیتهای فوری کهبا آنها سروکار داریم در بلند مدت واقعا مهم نیستند.
در همین حال کارهایی مثلبهبود مهارتها ، آموزش و صرف زمان به همراه خانواده که برای ما مهمترین هستند اغلبفوری و مهم نیستند.
با مهارتهای اولویت بندی شما همه وظایف مهم و فوری را به محضاینکه ممکن باشد قبل از اینکه با یک بحران یا مشکل مواجه شوید انجام میدهید.
بنابراین شما توجه و تلاشتان را برای اختصاص زمان بیشتر به آن گروه ازوظایفی که مهمترین هستند متمرکز می کنید.
اصول اولویت بندی می تواند برایفعالیتهای برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده به کار گرفته شود. برای فعالیتهایبرنامه ریزی شده شما می توانید هر یک از وظایف خود را با حروف A,B وC و زمان وبرنامه ریزی همچنین با توجه به اهمیت آنها مشخص نمائید. وظایف نوع B باید هنگامیانجام شود که شما همه وظایف مهم و فوری نوع A را تمام کرده باشید و اگر شما بعداز اتمام وظایف نوع B زمان داشته باشید می توانید وظایف نوع C را آغازکنید.
هنگام تعیین اولویتها این سؤال را از خود داشته باشید که کدامیک از آنهامی تواند حذف شده یا به فرد دیگری تفویض شود.
برای اولویت بندی فعالیتهای برنامهریزی نشده اغلب نیاز به اتخاذ تصمیمات سریع می باشد و زمان کافی برای تحلیل موقعیتبطور کامل وجود ندارد. لذا بهتر است آنها را در ذهن خود بسپارید و به آن اتکاکنید.
اثر بخشی شما در چنین موقعیتهایی بستگی زیادی به شفافیت و وضوح اهدافدارد.

برنامه ریزی

مطالب مشابه :

- دستورالعمل مدیریت اجرایی پسماندهای پزشکی ویژه -

روند تکامل مدیریت

برنامه ریزی

سازمان ملل چیست؟

مدیریت پسماندهای بیمارستانی

سیر تاریخی تکوین نظریه های مدیریت

قالب تهیه خط مشی و روش اجرایی