ظرافت نامه اداری

«نامه اداری و ظرافت پاسخ گویی به آن»

دکتر یوسف محنت فر معاون اداری و مالی دانشگاه

در شرایط فعلی کاهش مکاتبات اداری می تواند باعث کاهش هزینه های جاری دستگاه بزرگی بمانند دانشگاه شود. در سیستم اداری پاسخگو و قانونمند بنظر می رسد که میزان مکاتبات بسیار اندک می باشد. بسیار اتفاق می افتد در پیچ و خم کارهای اداری ارباب رجوع مجبور به نگارش یک نامه اداری می شود. از طرفی این یک امر معمول در اداره ها است که کارمندان باید به مافوق خود، همکاران خویش و یا کارکنان زیردست خودشان نامه نگاری کنند تا این چنین درخواست و یا دستورات خود را انتقال دهند. تمام این اتفاقات در شکل و قالب نامه های اداری انجام می شود. اما نکته ای که در این میان ذهن ما را به خود مشغول می کند، آن است که هر نوشته ای را می توان یک نامه اداری فرض کرد، یا نه، نگارش نامه اداری برای خود سلسه مراتبی دارد که دانستن و رعایت آنها برای همگان ضروری است؟

در تعریف نامه اداری گفته می شود «نامه اداری، نوشته ای کوتاه، صریح است با حداقل کلمات که در آن به شکل محترمانه تقاضایی بیان می شود» از همین تعریف به خودی خود روشن است نامه اداری چیست، چگونه نوشته می شود و از چه بخش هایی تشکیل شده است. پس نامه اداری را می توان چنین تصور کرد که از سه بخش ساخته شده؛ «مقدمه»، «اصل موضوع» و «نتیجه گیری و اختتام» مطلب.

مقدمه باید کوتاه و در چندین کلمه خلاصه شود. این مقدمه می تواند به بیان تاریخ یا شماره نامه ای اختصاص پیدا کند و یا این که مخاطب نامه در آن مشخص شود. اما در هر حال این مقدمه باید به گونه ای باشد که ذهن مخاطب نامه را نسبت به اصل نامه روشن کند تا این چنین او داخل موضوع اصلی شود. بعد از مقدمه، اصل موضوع است که شاکله نامه اداری در آن است. بنابراین اصل موضوع را می توان بخش اصلی و در حقیقت سرنوشت ساز نامه اداری تصور کرد. در این بخش لازم است نویسنده نامه با کلماتی ساده، روان و کوتاه درخواست خودش را به رشته تحریر درآورد. همچنین در نگارش این بخش رعایت زمان خواندن نامه توسط مخاطب رعایت شود تا با حداقل جملات، حداکثر بهره برده شود. البته در بخش نتیجه گیری و اختتام مطلب که پایان نامه اداری است در کنار امضا و تاریخ، تشکر، خواهش و یا دستور لازم ذکر شود تا این چنین نامه کارآمدتر شود. اما نامه های اداری به انواعی تقسیم می شوند که از آن جمله می توان به نامه های خبری اشاره کرد که در آن کار یک اداره و یا سازمان به اطلاع مخاطبان رسانده می شود. یا نامه ای بازدارنده که در آنها سازمان یا اداره ای و یا افرادی، دیگران را از انجام امری نهی می کنند. هم چنین نامه های دستوری و درخواستی که این نوع نامه ها کارکرد زیادی دارند و سرآخر نامه های هماهنگی که بین سازمان ها و اداره ها رد و بدل می شود. در نگارش نامه های اداری مخاطب شناسی یکی از اصول مهم است که به یک نامه اعتبار می دهد. پس لازم است قبل از نوشتن و تحویل نامه اداری مخاطب آن را بشناسیم و با روحیات او نیز آشنا شویم تا طبق آن دست به نگارش نامه ببریم. بنابر آنچه در نگارش نامه های اداری مرسوم است، معمولا نامه های اداری به سه نوع مخاطب نوشته می شود آگاهی به مقامات مافوق که رعایت ادب و سلسله مراتب از اهم واجبات نگارشی است. به عنوان مثال در این گونه موارد از واژگان و عباراتی چون «متمنی است دستور فرمایید»، «تمنا دارد مقرر فرمایید» و «خواهشمند است در صورت صلاحدید دستور فرمایید» استفاده می کنیم. گاهی هم نامه اداری به مقامات هم ردیف است که به عنوان مثال از این نوع واژگان و عبارات استفاده می کنیم. « تقاضا دارد که دستور فرمایید» و «خواهشمند است دستور فرمایید» سرانجام مقامات زیردست است که معمولا از این نوع واژگان و عبارات استفاده می شود» محتاج تذکر است که دستور فرمایید» و «لازم است دستور دهید» البته سوای آنچه عنوان شد، تدوین نامه های اداری نیز به رسایی آن کمک فراوان می کند، زیرا به عنوان مثال انتخاب عنوان صحیح، آغاز کردن منطقی اثری مطلوب در مخاطب دارد و او را وادار می سازد تا نامه را با دقت مطالعه کند. در نگارش و تحویل نامه های اداری ظرافت های فراوانی وجود دارد که از آن جمله می توان به این موارد اشاره کرد؛ نامه های اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند و نباید در حاشیه آنها چیزی نوشت. متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده در نظر گرفته شود. در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب در نظام گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده کرد. از حشو (به کار بردن واژگانی که هم معنی هستند) خودداری شود. در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد. از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و ...) باید درست و به جا استفاده کرد. نباید از جملات توهین آمیز، تهدیدآمیز و مشکل آفرین استفاده کرد. نامه های اداری ترجیحاً باید در کاغذهای بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد. نامه اداری حدالامکان باید تایپ شود یا با خطی خوانا نوشته شود. اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم، باید آن را با یک عنوان کلی بنویسیم.

حال که با مشخصات و انواع نامه های اداری آشنا شدیم، یک قلم با جوهر سیاه و یا آبی برمی داریم و روی یک کاغذ سفید چنین شروع می کنیم؛ ابتدا نامه را با نام خدا آغاز می کنیم. تاریخ را درج می کنیم موضوع نامه را می نویسیم نام مشخص گیرنده را با احترام، همراه سمت وی در سمت راست می نویسیم. نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و تفسیرهای اضافی شروع به طرح درخواست یا مشکل خود می کنیم. انتظاری را که از گیرنده نامه داریم، محترمانه بیان می کنیم و اگر نتوانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم. دستور نمی دهیم تا نامه مان بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد. نام و مشخصات خود را در پایین نامه، سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم. اگر چنین کنیم ضمن آن که نامه ای خوب نوشته ایم و به آن توجه می شود، به زبان و ادبیات فارسی نیز خدمت کرده ایم.

نکته بسیار مهم در اصل و اصول اداری و تسریع در انجام مکاتبات مربوط به آن پاسخ گویی به مکاتبات اداری می باشد متاسفانه مشاهده گردیده در دانشگاه ما بعضی ازمعاونت ها و یا ادارات دیگر ضمن عدم توجه به مکاتبات در اصل پاسخ گویی به نامه های اداری تعلل دوچندان داشته یا با توجه به موقعیت اداری خود به پاسخ نامه کاملا بی توجه می باشند. بدانیم که این مهم هزینه مکاتبات را دو چندان می نماید و از طرف دیگر نوعی بی احترامی در عرصه اداری می باشد. البته از هر نظر چه اداری چه قانونی این عمل نوعی تمرد و بی احترامی و در نهایت خارج ازعرف اداری تلقی می شود. باید همه به وظیفه قانونی خود عمل نمایند امروزه که در عصر تکنولوژی به سر می بریم و کلیه مکاتبات از طریق سامانه انجاممیپذیر باید خود را با شرایط موجود وفق دهیم و به آنچه که وظیفه داریم عمل نمایم .در نهایت می توانم به صراحت بیان کنم که خوب نوشتن در گرو خوب پاسخ دادن به نامه و مکاتبات اداری در دانشگاه ما می باشد.

ظرافت نامه اداری

مطالب مشابه :

نمونه نامه های اداری

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

ظرافت نامه اداری

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

نامه اداری

انواع نامه های اداری:

شیوه نامه مکاتبات اداری

شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي