دستورالعمل تنخواه گردان

مقدمه:

از آنجا که پرداخت هزینه های جزئی و آنی ، از قبیل خریدهای اضطراری و یا هزینه های پذیرایی، تشریفات، ارتباطات و غیره می بایست با سرعت زیاد و دقت کافی انجام پذیرد . بدین منظور مبلغ مشخصی تحت عنوان تنخواه گردان در اختیار فرد یا افراد معینی تحت عنوان تنخواه دار قرار می گیرد تا فرآیند مورد نظر تحقق یابد.

ماده(1)-تعاریف:

الف- تنخواه گردان: عبارت است از وجهی با سقف معین و ثابت که جهت پرداخت هزینه های جزئی و آنی در دوره تنخواه گردان، پس ازتائید مدیرعامل شرکت و به صورت وجه نقد یا در حساب بانکی تنخواه دار در اختیار تنخواه دار قرار داده می شود.

ب- دوره تنخواه گردان: عبارت است

از فاصله زمانی بین دریافت سقف مبلغ تنخواه گردان توسط تنخواه دار تا ترمیم مجدد آن.

ج- هزینه های جزئی و آنی: عبارت است از کلیه هزینه هایی تا سقف معاملات کوچک که امکان پرداخت از طریق صدور چک وجود ندارد.

ماده(2)-تعیین سقف مبلغ تنخواه گردان:

تعداد و میزان سقف مبلغ تنخواه گردان در هر واحد یا قسمت، بنا به پیشنهاد مدیرمربوط وتصویب مدیر عامل در ابتدای هر سال تعیین می گردد. در تعیین میزان سقف مبلغ هر تنخواه گردان موارد ذیل باید مورد توجه قرار گیرد:

الف- برآورد دوره تنخواه گردان

ب- متوسط مخارج روزانه در دوره تنخواه گردان

ج- برآورد مدت زمان ترمیم تنخواه گردان

ماده(3)- تعدیل سقف تنخواه گردان:

سقف مبلغ تنخواه گردان در طی دوره مالی و در صورت لزوم، بنا به درخواست تنخواه دار با ارائه دلایل توجیهی و تأیید مدیر واحد یا قسمت مربوطه و موافقت مدیرعامل شرکت قابل کاهش و یا افزایش در سقف مصوب هیئت مدیره می باشد.

ماده(4)- حداکثر پرداختها از محل تنخواه گردان:

پرداخت از محل تنخواه گردان بابت هزینه های مربوطه، در هر فقره پرداخت مجزا ، حداکثر می تواند تا دوسوم سقف تنخواه گردان باشد.

ماده(5)- ترمیم تنخواه گردان:

تنخواه دار موظف است در پایان هر دو هفته و یا با هزینه کرد درصدی از تنخواه گردان، اسناد مثبته هزینه را به امور مالی ارائه و تنخواه را ترمیم نماید. لذا حد مجاز ترمیم تنخواه تحت تأثیر یکی از دو عامل ذیل تعیین می گردد:

1- درصدی از سقف مبلغ تنخواه گردان: کلیه تنخواه داران شرکت می توانند در صورت تحقق هزینه ها ،حد اقل معادل 30% سقف تنخواه گردان نسبت به تهیه وارائه صورت ریز هزینه ها به امور مالی اقدام ودر خواست ترمیم تنخواه نمایند.

2- مدت انجام هزینه ها: حد زمانی ترمیم تنخواه گردان حداکثر طی مدت تعیین شده خواهد بود. به این معنی که کلیه تنخواه داران می بایست هر آنچه در طول مدت تعیین شده پرداخت نموده اند( حتی اگر کمتر از معادل 30درصد سقف تنخواه گردان باشد) ، نسبت به تهیه و ارائه صورت ریز هزینه ها به واحد مالی شرکت و ترمیم تنخواه گردان در اختیار خود اقدام نمایند.

تبصره1- در صورت تکرار 3 بار متوالی ترمیم تنخواه گردان با کمتر از 60 % سقف تنخواه ظرف مدت تنخواه ( دو هفته)، امور مالی موظف است که مراتب را به مدیرعامل جهت کاهش سقف تنخواه گردان گزارش نماید.

ماده(6)- شرایط و مقررات استفاده از وجوه تنخواه گردان:

1- تنخواه گردان تنها به منظور پرداخت هزینه های جزئی و آنی ایجاد می شود.

2- خرید اقلام مصرفی بیش از نیاز جهت مصرف سه ماهه، ازمحل تنخواه گردان ممنوع می باشد.

3- پرداخت مساعده، وام، علی الحساب و سایر پرداخت های مشابه به کارکنان شرکت، از محل تنخواه گردان ممنوع می باشد.

4- چنانچه کالای خریداری شده به عنوان اموال و اثاثه طبقه بندی گردد، لازم است توسط مسئول اموال شرکت یا امور مالی قبل از مورد استفاده قرار گرفتن، شماره گذاری و پلاک کوبی گردد.

5- صورتحسابهایی که از محل تنخواه گردان پرداخت می شود، باید جمله( دریافت شد) در ذیل آنها قید و توسط گیرنده وجه ، با ذکر نام و نام خانوادگی و با قید تاریخ امضاء شود.

6- تنخواه دار مجاز نیست قسمتی یا تمام تنخواه گردان خود را مستقیماً به دیگری واگذار نماید.

7- پرداخت وجه چکهای شخصی کارکنان و سایرین از محل تنخواه گردان و ارائه آن به عنوان موجودی تنخواه گردان ممنوع می باشد.

8- وجوه تنخواه گردان متعلق به شرکت بوده و نباید تصرف شخصی در آن صورت گیرد.وجوه مذکور باید در محل مناسبی در دفتر کار تنخواه دار، بانک یا موسسات مالی و اعتباری نگهداری و همیشه برای رسیدگی توسط بازرسان، حسابرسان داخلی، مدیریت مالی شرکت موجود و آماده باشد.

ماده(7)- اسناد مثبته جهت تسویه تنخواه گردان:

1- اخذ درخواست خرید اضطراری از واحد متقاضی که به تأیید مدیر مربوطه رسیده باشد.

2- ارائه فاکتورهای معتبر ( شامل شماره سریال، تاریخ خرید، نام خریدار، آدرس، امضاء و مهر فروشنده ) بابت هزینه های صورت گرفته.

3- در صورت عدم وجود فاکتور معتبر، تنظیم فرم« هزینه های بدون فاکتور» و تأیید مدیریت واحد یا قسمت و مديريت مربوطه و تأیید مدیرعامل( یا مقام مجاز از طرف ایشان)

4- سایر مدارک و مستندات تکمیلی و توجیه کننده جهت هزینه های تحقق یافته.

5- اخذ تأیید تحویل کالا به واحد متقاضی با تأیید مدیر مربوطه.

ماده(8)- نحوه واگذاری و دریافت تنخواه گردان:

1- وجوه تنخواه گردان جهت ایجاد تسهیلات بیشتر در امور مربوط به خرید و تهیه لوازم و رفع احتیاجات فوری و ضرورت واحد یا قسمت، بر اساس مجوز اخذ شده توسط مسئول هر رده و طبق فرم پیوست این دستورالعمل، توسط واحد مالی در اختیار تنخواه دار واحد یا قسمت مربوطه قرار می گیرد تا با رعایت مفاد این دستورالعمل و همچنین سایر دستورالعمل ها و آیین نامه ها و مقررات و ضوابط جاری شرکت ، نسبت به هزینه کرد آن اقدام نماید.

2- در هر دوره مالی تنخواه گردان فقط به یک نفر از کارکنان واحد یا قسمت مربوطه واگذار می شود. موارد استثناء در این زمینه، با درخواست مسئول مربوطه و منوط به تسویه تنخواه دار قبلی، قابل اقدام می باشد.

3- از تنخواه دار معادل دو برابر سقف تنخواه گردان، سفته تضمینی به عنوان وثیقه و ضمانت حسن اجرا اخذ خواهد گردید.

* تبصره2: هزینه خرید سفته توسط شرکت تأمین خواهد شد.

4- به کارکنان پاره وقت، در هر شرایطی نباید تنخواه گردان واگذار گردد.

5- تنخواه دار ، خود مسئول هزینه و یا خریدهای مربوطه بوده و مسئولیت صحت و سقم عملیات و هرگونه کسری وجه نیز بر عهده وی می باشد .

ماده(9)- نحوه ارائه اسناد تنخواه گردان:

تنخواه دار می بایست اسناد هزینه کرد خود را به تفکیک عوامل هزینه، طبقه بندی و فرم صورت ریز هزینه ها را به همراه مدارک و مستندات مربوطه بعد از انجام تأییدات لازم، جهت رسیدگی و تأمین مالی مجدد، تحویل واحد مالی نماید.

ماده(10)- نظارت بر تنخواه گردان:

واحد مالی مسئولیت نظارت بر نحوه گردش وجوه تنخواه گردان را به عهده داشته و تنخواه داران نیز می بایست در صورت درخواست واحد مالی، مدارک تنخواه گردان به همراه گزارش مانده وجه در اختیار را جهت کنترل و شمارش تحویل نماینده واحد مالی نمایند.

تبصره3- امور مالی نمی تواند خود دارنده تنخواه باشد.

ماده(11)- تسویه حساب تنخواه گردان:

کلیه مبالغ تنخواه گردان ها می بایست در پایان هر سال مالی به طور کامل تسویه و مانده وجوه انها به حساب شرکت واریز شده و حواله مربوطه جهت تراز حساب بدهی تنخواه به واحد مالی ارسال گردد.

تبصره4: در صورت نیاز شرکت و تأیید مدیرعامل، مانده وجوه نزد تنخواه دار می تواند در پایان سال نزد وی باقی بماند.

* تبصره5: تنخواه داران مجاز به تحویل ( واگذاری) مانده تنخواه در اختیار خود، به دیگری نبوده و می بایست در زمان جا به جایی یا ترک شغل، تنخواه گردان در اختیار خود را با واحد مالی تسویه حساب نموده تا متعاقباً به فرد دیگری تحویل داده شود.

ماده(12)- واگذاری امور چند تنخواه گردان به یک شخص، موجب ضعیف شدن کنترل های مربوطه می گردد. لذا به تنخواه دار نبایدمسئولیت بیش از یک تنخواه گردان محول گردد.

ماده(13)- مواردی که در این دستورالعمل ذکر نگردیده ، مطابق با اساسنامه و سایر دستورالعملها و آیین نامه های شرکت خواهد بود.

دستورالعمل تنخواه گردان

مطالب مشابه :

فرم تنخواه

فرم تنخواه گردان