سيستم هاي اطلاعات تجاري

نويسنده:مهدي بيگدلو
منبع:ماهنامه تدبير شماره 150 آبان ماه 1383

مقدمه
سيستم هاي اطلاعات در اشكال گوناگون مي توانند در سازمانها و كسب و كارها به كار گرفته شوند. مواردي نظير انجام فعاليتها، حل مسايل سازماني و پيگيري فرصتهاي تجاري، همگي با استفاده از آن امكان پذير مي گردد.
در اين مقاله قصد داريم سيستم اطلاعات تجاري (BIS) را كه كاركردهاي گوناگون سازمان نظير بازاريابي، مالي، حسابداري، مديريت عمليات و مديريت منابع انساني را پشتيباني مي كند، مورد بررسي قرار دهيم و در پي آن اثراتي كه مي تواند بااستفاده از اين سيستم ها در عملكرد سازمانها و كيفيت خروجيهاي آنها ايجاد شود را مورد مطالعه قرار دهيم.

اهميت اطلاعات در تجارت
امروزه اطلاعات هم به عنوان يك منبع مهم استراتژيك در سازمان و هم به عنوان يك منبع عمده براي ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات همواره به عنوان يك مزيت رقابتي قلمداد شده است. دستيابي به اطلاعات مربوط به فعاليتهاي گوناگون سازمان از جنبه هاي مختلف مي تواند بر عملكرد كلي آن اثرگذار باشد، برخي از مزاياي آن به شرح ذيل است:
داشتن اطلاعات در زمينه نيازها و ديدگاههاي مصرف كنندگان نسبت به كالاها و خدمات فعلي سازمان مي تواند، به بهبود محصولات و ايجاد محصولات جديد منجر شود.
اطلاعات در مورد پيشرفتهايي كه در زمينه مواد و كاربرد فناوري وجود دارد مي تواند به كارايي و بهره وري در فرايند توليد و بهبود طراحي و كيفيت محصول منجر گردد.
ارتباطات پيشرفته ميان كاركناني كه خدماتي را به مشتري ارائه مي دهند و گروه عمليات طراحي و توليد محصول، موجب مشخص شدن نواقص كالا و مشكلات در نصب و اجراي عمليات خواهد شد و لذا موجب افزايش كيفيت شود.
وجود جريان صحيح اطلاعات بين بخشهاي توليد و فروش مي تواند وظايف پيش بيني و برنامه زمان بندي توليد را بهبود بخشيده و زمان تحويل را كاهش دهد.
به علاوه هر سازماني كه داده هاي صحيح، دقيق، بهنگام و جامع در اختيار داشته باشد و بتواند در كمترين زمان، به داده هاي مورد نيازش دسترسي داشته باشد، بهتر مي تواند به اهدافش نايل شود.(7)

ويژگيهاي اطلاعات مناسب :
اطلاعات مفيد داراي چهار ويژگي هستند؛ 1 - بهنگام بودن 2 - كيفيت 3 - كامل بودن 4 - مربوط بودن. بهنگام بودن به اينكه آيا در هنگام تصميم گيري دسترسي به اطلاعات امكان پذير است يا خير، اشاره دارد. كيفيت به معناي صحت اطلاعات است. افراد به سادگي مي توانند بااطلاعات غلط تصميم هاي اشتباهي را اتخاذ كنند. كامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوري شده، دلالت دارد ومربوط بودن به ميزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصميم ها اشاره دارد. معيارهاي مناسب به مديران كمك خواهد كرد تا اطلاعات و گزينه هاي صحيح را انتخاب كنند.(3)

مقاصد كلي اطلاعات
در يك ديدگاه كلي، اطلاعات داده هاي مورد نياز براي تصميم گيري را فراهم مي كند. اين امر از طريق توصيف حالات پديده ها، تبيين رخدادها، پيش بيني رويدادها، پيشنهاد راهكارهاي لازم و سرانجام ارزيابي فعاليتهاي ارائه شده، صورت مي پذيرد.

- توصيف داده ها:
در اين مرحله هدف از گردآوري داده ها توصيف شرايط موجود است. همچنين در اين مرحله داده هاي مربوط به متغيرهاي تاثيرگذار بر عملكرد سازمان و نيز نتيجه عملكرد سازمان جمع آوري مي شود تا در مراحل بعد با تفسير و تعبير اين داده ها به اطلاعات مورد نياز دست يافت.

- تبيين رخدادها:
تبيين رخدادها عاملي است كه ناآشنايي و غيرمنتظره بودن محيط را كاهش مي دهد. در حوزه علم تبيين شرايطي است كه تحت آن برخي رويدادها تغيير يا از اصول پذيرفته شده تبعيت مي كند.

- پيش بيني :
پيش بيني مشخص مي كند كه چه رويدادي به عنوان نتيجه برخي از موقعيتها و يا مجموعه اي از شرايط، اتفاق خواهد افتاد. اطلاعات حاصل از پيش بيني كمك مي كند تا آينده را بهتر بشناسيم و براساس آن به تدوين برنامه ها بپردازيم.

- پيشنهاد راهكارها :
اين فرايند شامل مراحل تصميم گيري است. تعيين اهداف، شناسايي گزينه هاي مربوط و نتايج احتمالي آنها، ارزيابي اين نتايج و در پايان انتخاب تصميم بهينه.

- ارزيابي :
به طور خاص در سازمان ارزيابي فرايند تعيين چگونگي موفقيت برخي برنامه ها يا اقدامات در دستيابي به اهداف تعيين شده است. اطلاعات مورد نياز براي ارزيابي به مديران كمك مي كند تا برنامه هاي اجرايي را ارزيابي كنند و پتانسيـل آتي آن را مشخص كنند. (4)

سيستم هاي اطلاعات فرابخشي
سيستم هاي اطلاعات اغلب تركيب يكپارچه اي از سيستم هاي اطلاعاتي بخشي هستند. اين قبيل سيستم ها فرايندهاي تجاري را پشتيباني مي كنند.

فرايندهايي نظير:
توسعه محصول جديد، توليد، توزيع، مديريت سفارشها، پشتيباني از مشتريان و نظاير آن. بسياري از سازمانها به سيستم هاي فرابخشي به عنوان راهي استراتژيك براي استفاده از فناوري اطلاعات در سهيم ساختن منابع اطلاعاتي ميان بخشهاي مختلف مي نگرند، كه به موجب آن كارايي و اثربخشي فرايندهاي تجاري خود را در دستيابي به اهداف استراتژيك خود، بهبود بخشند. به عنوان مثال، مي توان از فرايند توسعه محصول جديد در يك سازمان توليدي ياد كرد. اين فرايند تجاري (محصول جديد) مي بايستي از سيستم هاي اطلاعات فرابخشي استفاده كنند كه چندين بخش را درگير مي كند. (شكل 1)

سيستم هاي اطلاعات تجاري
سيستم هاي اطلاعات تجاري براساس وظايف و كاركردهاي تجاري كه آنها را پشتيباني مي كنند، مورد تجزيه تجزيه و تحليل قرار مي گيرند.

همان گونه كه در شكل دو مشاهده مي شود، سيستم هاي اطلاعات تجاري به پنج بخش اصلي گروه بندي شده اند. اين سيستم ها با يكپارچه شدن با يكديگر به صورت فرابخشي سيستم هاي اطلاعات تجاري را شكل مي دهند. (2)
1 - سيستم هاي اطلاعات بازاريابي:
سيستم اطلاعات بازاريابي شامل افراد و تجهيزات و روشهايي است كه اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيران بازاريابي را به صورت صحيح و بهنگام، گردآوري، دسته بندي، تحليل، ارزيابي و منتشر مي كند. (5) شركتهاي تجاري به منظور شناسايي و پاسخ به تغييرات پرشتاب محيط امروزي، به گونه اي فزاينده به سمت استفــــاده از فناوري اطلاعات گرايش پيدا مي كنند. به عنوان مثال وب سايت ها و سرويسهاي اينترنتي امكان برقراري فرايند بازاريابي تعاملي را فراهم ساخته است كه به موجب آن مشتريان مي توانند در ساخت، بازاريابي، خريد و بهبود كالاها و خدمات، به عنـــوان يك شريك براي سازمان تبديل شوند. (2)

بازاريابي دو جانبه (تعاملي):
رشد انفجاري فناوريهاي اطلاعاتي تاثير عمده اي را بر بخش بازاريابي داشته است. واژه بازاريابي دوجانبه به تشريح نوعي از بازاريابي مي پردازد كه برپايه آن، از اينترنت، اينترانت ها و اكسترانت ها براي ايجاد يك تعامل دو سويه ميان سازمان و مشتريانش و يا مشتريان بالقوه اش بهره گرفته مي شود. هدف بازاريابي دو جانبه توانا ساختن شركت براي استفاده سودآور از اين شبكه ها براي جذب و نگهداري مشترياني است كـــه مي خواهند در ساخت، خريد و بهبود كالاها و خدمات با سازمان شريك باشند.

در محيط جديد اينترنتي بازاريابي، مشتريان تنها نقش يك شركت كننده منفعل را كه پيش از خريد تبليغات رسانه اي را دريافت مي كند، ايفا نمي كنند، بلكه به صورت فعالانه در يك محيط شبكه اي درگير شده اند. بازاريابي دوجانبه مشتريان را تشويق مي كند تا در توسعه محصول جديد، تحويل دادن و موضوعهاي مربوط به خدمات (هنگام فروش و پس از فروش) دخالت كنند. اين امر با استفاده از فناوريهاي گوناگون اينترنتي نظير گروههاي مباحثه خبري، پرسشنامه ها و فرمهاي نظرسنجي روي شبكه و نامه نگاريهاي از طريق پست الكترونيك ميسر شده است.

اتوماسيون نيروي فروش:
رايانه ها و شبكه ها بسترهايي را براي اتوماسيون نيروهاي فروش فراهم آورده اند. نيروهاي فروش مي توانند از طريق شبكه ها از آخرين خدمات و اطلاعات شركت آگاه شوند. اين امر نه تنها باعث افزايش بهره وري شخصي فروشنـدگان مي شود بلكه به طور چشمگيري سرعت دريافت و تحليل داده هاي فروش را از بازار فروش براي مديران بازاريابي در دفتر مركزي شركت، افـــزايش مي دهد و اين امكان را براي مديران فروش فراهم مي آورد كه باارائه اطلاعات بهنگام از فروشندگان خود پشتيباني كنند.

مديريت محصول و فروش:
مديران فروش بايد عملكرد فروشندگان شركتهايشـــــان را برنامه ريزي، نظارت و پشتيباني كنند. بنابراين، در بسياري از شركتها سيستم هاي رايانه اي گزارشهاي تحليلي فروش را ارائه مي كنند كه فروش هريك از محصولات، خطوط محصول، مشتريان، انواع مشتريان، فروشندگان و مناطق فروش را تجزيه و تحليل مي كنند. اين گزارشها در پايش عملكرد فروش محصولات و فروشندگان و نيز در تهيه برنامه هاي پشتيباني از فروش براي بهبود نتايج فروش به مديران بازاريابي كمك مي رسانند. مديران محصول نيز به اطلاعاتي براي برنامه ريزي و كنترل عملكرد هريك از محصولات نياز دارند. سيستم هاي اطلاعاتي مي تواند در ارائه داده هاي مربوط به قيمت، درآمد، هزينه ها و رشد هريك از محصولات موجود و توسعه محصولات جديد ياري رسان باشند.

ترويج فروش و تبليغات:
مديران بازاريابي در تلاش هستند تا در حداقل هزينه هاي تبليغات و ترويج، فروش را حداكثر سازند. سيستم هاي اطلاعات بازاريابي از اطلاعات تحقيقات بازار و مدلهاي ترويج براي كمك در موارد ذيل بهره مي گيرند: 1 - انتخاب رسانه و روشهاي ترويجي 2 - تخصيص منابع مالي 3 - كنترل و ارزيابي نتايج حاصل برنامه هاي متنوع تبليغاتي و ترويجي.

قيمت گذاري كالاها و خدمات:
قيمت گذاري، تصميمي بسيار مشكل است و قيمتها به طور مستمر تغيير پيدا مي كند. براي مثال، شركت بايد در پاسخ به تغييرات قيمتي رقبا، قيمتهاي خود را با قيمتهاي آنها منطبق سازد.
بسياري از شركتها از پردازشگر تحليلي آن لاين براي قيمت گذاري و ديگر تصميمهاي بازاريابي استفاده مي كنند. موتورهاي جستجو مشتريان را قادر ساخته است تا با مقايسه قيمتهاي مختلف، كالا يــــــا خدمت را در قيمتي كه مي خواهند، انتخاب كنند. شركتها نيز اين امكان را دارند تا قيمتهـاي خود را با رقبا مقايســـه كنند. (3)

توزيع :
وجود پروفايل مشتريان در پايگاههاي داده شركت، اين امكان را فراهم مي سازد تا با تقسيم بندي جغرافيايي بتوان به يك شبكه توزيع بهينه دست يافت. خريدهاي اينترنتي نحوه توزيع را تغيير داده است، به طوري كه شركتها بايد نيروي بيشتري را براي تحويل كالاها و خدماتشان در سريعترين زمان و بالاترين كيفيت به كار گيرند. (3)

بازاريابي هدفمند:
بازاريابي هدفمند به ابزاري مهم در تدوين استراتژي هاي تبليغي و ترويجي وب سايت هاي تجارت الكترونيك شركتها تبديل شده است. بازاريابي هدفمند شامل پنج جزء است: جامعه هاي ويژه، محتوا براي مخاطبان اصلي، زمينه مورد نظر، عوامل جمعيت شناختي و روانشناختي و رفتار مجازي،
تلاشهاي تبليغات و ترويج مي تواند به تناسب بازديد هر فرد از سايت تغيير كند. اين استراتژي براساس فايلهاي كوكي كه در بازديدهاي قبلي فرد بازديدكننده روي ديسك سخت رايانه او قرار گرفته است، امكان پذير گردد. اين فايلهاي كوكي شركت را قــــادر مي سازد تا به رفتار آن لاين يك فرد در وب سايت پي ببرد و آنگاه تلاشهاي بازاريابي خود را متناسب با آن ارائه كند.

تحقيقات بازار و پيش بيني ها:
سيستم هاي اطلاعات تحقيقات بازار براي كمك به مديران در برآورد پيش بيني هاي بهتر بازاريابي و تدوين استراتژي هاي كارآمدتر بازاريابي، اطلاعات و آگاهي هاي موردنظــــر را ارائه مي كند. سيستم هاي اطلاعات بازاريابي به بازارپژوهان كمك مي كند تا تعداد بي شماري از اطلاعات را باتوجه به طيف گسترده اي از متغيرها، جمع آوري، تحليل و نگهداري كنند. اين اطلاعات شامل مشتريان، خريداران احتمالي، مصرف كنندگان و رقبا مي شود. روندهاي بازار، اقتصاد و جمعيت شناختي نيز مورد تحليل قرار مي گيرند. اين داده هـــــا مي توانند از منابع مختلفي نظير پايگاههاي داده شركت، انبار داده ها، سايت هاي اينترنت، بازاريابي از راه دور و شركتهاي خدماتي اطلاعاتي جمع آوري شوند. پس از آن نرم افزارهاي گوناگون آماري مي توانند در تحليل داده هاي تحقيقات بازار و پيش بيني فروش و ديگر روندهاي مهم بازار به مديران كمك كنند.

2 - سيستم هاي اطلاعات توليد:
سيستم هاي اطلاعات توليد از بخشهاي عمليات و توليد پشتيباني مي كنند كه اين بخشها تمامي فعاليتهاي مرتبط با برنامه ريزي و كنترل فــــــــرايندهاي توليد كالاها يا خدمات را در بر مي گيرد. در اين بخش كاربردهاي توليد مبتني بر رايانه را براي تشريح نحوه پشتيبانــــي سيستـم هاي اطلاعات از بخشهاي توليد و عمليات، مورد بررسي قرار مي دهيم. (2)

توليد يكپارچه رايانه اي:
طيف گسترده اي از سيستم هاي اطلاعات براي پشتيباني از توليد يكپارچه رايانه اي (CIM) به كار مي رود. مفهوم كلي توليد يكپارچه رايانه اي بر موارد ذيل تاكيد دارد:

ساده سازي:
ساده ساختن و مهندسي مجدد فرايندهاي توليد، طراحي محصول و سازمان كارخانه به عنوان پايه اي براي يكپارچه كردن فرايندها و وظايف؛

خودكار كردن:
خودكاركردن فرايندهاي توليد و وظايف تجاري كه بااستفاده از رايانه ها، ماشيـن ها و روبات ها پشتيباني مي شود.

يكپارچه كردن:
همه فرايندهاي توليد و پشتيباني بااستفاده از رايانه ها، شبكه هاي ارتباطات از راه دور و ديگر فناوريهاي اطلاعاتي منسجم مي شوند.
هدف كلي توليد يكپارچه رايانه اي و ديگر سيستم هاي اطلاعاتي توليد ايجاد فرايندهاي توليدي انعطاف پذير و چابك است كه از آن طريق بتوانند محصولات را در بالاترين سطح كيفيت توليد كنند. بنابراين تـوليد يكپارچه رايانه اي از مفاهيمي نظير سيستم هاي توليدي انعطاف پذير، توليد چابك و مديريت كيفيت فراگير پشتيباني مي كند. اجراي چنين سيستمي شركت را قادر مي سازد تا به نيازمنديها و درخواستهاي مشتريان به سرعت پاسخ دهد و به برآورده ساختن آن خواسته ها با كالاها و خدمات با كيفيت بالا، اهتمام ورزد.

توليد به كمك رايانه (CAM) و سيستم هاي اجرايي توليد:
سيستم هاي (CAM)سيستم هايي هستند كه فرايندهاي توليد را اتـــــوماتيك مي كنند.
سيستم هاي اجرايي توليـــد نيز سيستم هاي اطلاعاتي هستند كه عملكرد عمليات محوطه كارخانه را نظارت مي كنند. اين سيستم ها پنج جزء ضروري فرايند توليد، يعني مواد اوليه، تجهيزات، كاركنان، دستورالعملها و مشخصات فني، و تسهيلات توليدي را نظارت، پيگيري و كنترل مي كنند.

شبكه هاي همكاري توليد:
فرايندهاي توليد نظير مهندسي و طراحي به كمك رايانه، توليد، كنترل، زمانبندي توليد و مديريت تداركات نوعاً درگير يك فرايند همكاري هستند. اين همكاريها از طريق اينترنت، اينترانت و اكسترانت و ديگر شبكه ها براي پيونددادن ايستگاههاي كاري مهندسان و متخصصان با همكارانشان در ديگر سايت ها افزايش يافته است. اين شبكه هاي همكاري توليد مي توانند ارتباط كاركنان درون يك شركت را با يكديگر برقرار كند و يا نمايندگان شركت عرضه كننده يا مشتريان را با آنها مرتبط سازد.

كنترل فرايند:
كنترل فرايند عبارت است از استفاده از رايانه براي كنترل فرايندهاي فيزيكي در جريان. يك سيستم رايانه اي كنترل فرايند به استفاده از حسگرهاي مخصوصي نياز دارد كه پديده هاي فيزيكي نظير تغييرات دما يا فشار را اندازه گيري كند. نرم افزارهاي كنترل فرايند از مدلهاي رياضي براي تحليل داده هايي كه از فرايند در جريان به دست آمده، و مقايسه آنها با استانداردها استفاده مي كند. سپس رايانه فرايند را از طريق تعديل توسط ابزارهاي كنترل نظير ترموستات ها، سوپاپ ها و مانند آن هـدايت مي كند.

روباتيك:
مهمترين پيشرفت در توليد يكپارچه رايانــه اي، خلق ماشين هاي هوشمند و روبات هاست. اين دستگاهها به كمك ميكرورايانه ها فعاليتهاي خود را مستقيماً كنترل مي كنند. اين روبـــات ها به عنوان كارگران يقه فولادين، به منظور افزايش بهره وري و كاهش هزينه ها مورد استفاده قرار گرفته اند. همچنين روبات ها براي حوزه ها و فعاليتهاي كاري مخاطره آميز ارزشمند هستند.

مهندسي به كمك رايانه:
مهندسان توليدي از مهندسي به كمك رايـــــــانه (CAE) براي شبيه سازي مدلهاي طراحي محصول كه با روشهاي طراحي به كمك رايانه ايجاد شده اند، استفاده مي كنند. بسته هاي نرم افزاري مهندسي به كمك رايانه طرحهاي اوليه مهندسي را تعديل كرده و يك گرافيك سه بعدي را ارائه مي دهند كه پس از بررسي كــــــامل، طرح مي تواند به مدل رياضي نهايي محصول تبديل شود.

3 - سيستم هاي اطلاعات منابع انساني:
هدف مديريت منابع انساني استفاده كارا و اثربخش از منـابع انساني يك شركت است. بنابراين، سيستم هاي اطلاعات منابع انساني به منظور پشتيباني از: 1 - كارمند گزيني، انتخاب و استخدام 2 - جايابي شغلي 3 - ارزيابي عملكرد 4 - تحليل منافع كارمند 5 - آموزش و توسعه 6 - بهداشت، ايمني و امنيت، طراحي شده است.(2) مديريت منابع انساني، اينترنت و اينترانت: اينترنت به يك نيروي عمده براي تغيير در ابزارهاي مديريت منابع انساني تبديل شده است. به عنوان مثال سيستم هاي مديريت منابع انساني آن لاين مي توانند كارمند گزيني را از طريق وب سايت هاي شركت در بخش استخدام، به انجام رسانند. شركتها همچنين بانكهاي اطلاعاتي (شركتهاي واسطه) روي اينترنت، پيامهاي پستي در گروههاي خبري اينترنت را مورد استفاده قرار مي دهند.
فناوري اينترانت شركت را قادر ساخته است كه عادي ترين فعاليتهاي مديريت منابع انساني را برروي اينترانت شركت پردازش كنند. آنها مي توانند اطلاعات را بسيار سريعتر از كانال هاي قبلي ارتباطي، منتشر سازند، همچنين مي توانند اطلاعات مورد نياز را براي واردساختن به فايل هاي مديريت منابع انساني به طور آن لاين از كاركنان گردآوري كنند و به اين ترتيب كاركنان بدون آنكه در اجراي وظايفشان وقفه و دخالتي توسط واحد منابع انساني ايجاد شود، مي تواند با واحد مديريت منابع انساني همكاري كنند. مزيت ديگر اينترانت اين است كه مي تواند به عنوان يك ابزار مهم آموزش برتر ارائه خدمت كند. كاركنان به سادگي مي توانند دستورالعملها، فرايندها و اطلاعات يا آموزشهايي را كه نياز دارند برروي رايانه خود ذخيره كنند.

آموزش و پيشرفت:
سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني مي توانند پيشرفت جايگاه كارراهه هريك از كاركنان را به منظور تعيين نيازهاي آموزشي و ارزيابي عملكرد دوره اي بررسي كنند. برنامه هاي آموزشي چندرسانه اي و ارزيابي عملكرد شغلي كاركنان حيطه هايي هستند كه اين سيستم ها در آن ياري رسان هستند.

تجزيه و تحليل جبران خدمات:
سيستم هاي اطلاعاتي مي توانند در تجزيه و تحليل دامنه توزيع پرداختهاي كاركنان (حقوق، دستمزد، پرداختهاي انگيزشي و ساير پرداختها) يك شركت و مقايسه آن با پرداختهاي ديگر شركتهاي مشابه و يا مقايسه با شاخصهاي اقتصادي مثمرثمر باشند.

4 - سيستم هاي اطلاعات حســـابداري:
سيستم هاي اطلاعات حسابداري از قديمي ترين سيستم هاي اطلاعات به كار گرفته شده در تجارت هستند كه دادوستدهاي تجاري و ديگر رويدادهاي اقتصادي را ضبط و گزارش مي كنند و صورتهاي مالي مهم نظير ترازنامه يا صورت سود و زيان را ارائه مي دهند. اين قبيل سيستم ها همچنين پيش بيني هايي را از شرايط آتي (مواردي نظير صورتهاي مالي و بودجـــــه هاي مالي) ارائه مي كند. (2)

سيستم هاي حسابداري آن لاين:
ماهيت آن لاين (مجازي) و تعاملي شبكه ها، فرمهاي جديدي را براي اسناد و مدارك، رويه ها و كنترلهاي دادوستدها طلب مي كند. اين سيستم ها مستقيماً درگير پردازش دادوستدها ميان يك سازمان با مشتريان و عرضه كنندگانش هستند.

پردازش سفارش:
پردازش سفارش فروش يك سيستم مهم پردازش دادوستد است كه سفارشهاي مشتــــريان را گرفته و پردازش مي كند، ضمن اينكه داده هاي مورد نياز براي تحليلهاي فروش و كنترل موجودي را فراهم مي كند.

همچنين در برخي از سازمانها، اين سيستم وضعيت سفارش مشتري را تا زماني كه كالا تحويل داده شود دنبال مي كند.

?كنترل موجودي:
سيستم هاي كنترل موجودي داده هاي تغييريافته اقلام موجودي را پردازش مي كنند. هنگامي كه سيستم پردازش سفارش، داده مربوط به سفارش مشتري را به سيستم كنترل موجودي انتقال داد، اين سيستم تغييرات سطوح موجودي را ضبط كرده و مدارك انتقال مورد نظر را آماده مي سازد. همچنين ميزان موجودي را در گزارشها منعكس مي سازد. سيستم هاي كنترل موجودي رايانه اي به شركت كمك مي كند، ضمن نگهداشتن هزينــه هاي موجودي انبار در حداقل ممكن، خدمات با كيفيتي را به مشتريان ارائه كند.

حسابهاي دريافتي:
سيستم حسابهاي دريافتي، ثبت مبالغ بدهكاري مشتريان را از داده هايي كه توسط صورت پرداختها و خريد مشتريان ايجاد شده است را نگهداري مي كند. آنها فاكتورهاي مشتريان، وضعيت ماهانه مشتريان و گزارشهاي مديريت اعتبارات را تهيــه مي كنند. اين سيستم ها از طريق آماده سازي فاكتورهاي صحيح و به موقع و گزارشهاي ماهانه به مشتريان، پرداختهاي فـــــــوري را تسريع مي بخشند و به اين ترتيب ضرر ناشي از بدهيهاي وصول نشده را به حداقل مي رسانند.

حسابهاي پرداختي:
اين سيستم ها نيز پيگيري داده هاي مرتبط با خريد از عرضه كنندگان و پرداختهاي مربوط به آنها را نگهداري مي كنند.

آنها چك هايي را براي پرداخت فاكتورهاي عقب افتاده مهيا مي كنند. اين سيستم ها در اطمينان بخشيدن به پرداخت فوري و صحيح به عرضه كنندگان براي حفظ روابط تجاري و اطمينان از به دست آوردن موقعيت اعتباري و كسب تخفيف ارائه شده براي پرداخت فوري، به سازمان ياري مي رسانند.

ليست حقوق:
اين سيستم ها داده هايي را از كارتهاي زماني و ساعت كار كاركنان و ديگر موارد دريافت و نگهداري مي كنند. آنها كنترلهاي پرداخت و ديگر اسناد از قبيل صورتهاي درآمد، گزارشهاي حقوق و دستمزد را برعهده دارند.

دفتر كل:
سيستم هاي دفتر كل داده هاي به دست آمده از حسابهاي دريافتي و پرداختي، ليست حقوق و ديگر سيستم هاي اطلاعات حسابداري را تركيب مي كند و در پايان دوره حسابداري همه آن دفاتر را بسته و تراز آزمايشي، صورت سود و زيان و انواع گزارشهاي هزينه و درآمد را براي مديريت فراهم مي كند. سيستم هاي دفتر كل مبتني بر رايانه كنترلهاي مالي و گزارشهاي مديريتي بهتري را به روشي صحيح و به موقع ارائـــه مي دهند، پرسنل كمتري درگير مي سازند و هزينه هاي كمتري را صرف مي كنند.

5 - سيستم هاي اطلاعات مالي:
سيستم هاي اطلاعات مالي مبتني بر رايانه، مديران مالي را در تصميمهاي مرتبط با 1 - تامين مالي 2 - تخصيص و كنترل منابع مالي، پشتيباني مي كند. طبقه بندي سيستم هاي اطلاعات مالي عمده شامل مديريـــت وجوه نقــد، مديريت سرمايه گذاري، بودجه بندي سرمايه اي، تحليل مالي، پيش بيني هاي مالي و برنامه ريزي مالي است. (2)

مديريت وجوه نقد:
سيستم هاي مديريت وجوه نقد اطلاعـات را از تمامي دريافتي ها و پرداختي هاي نقـدي درون شركت به طور دوره اي يا فوري جمع آوري مي كند. اين اطلاعات شركتها را قادر مي سازد تا مبالغ مازاد را هرچه سريعتر سرمايه گذاري كنند، كه اين امر سبب ايجاد درآمــــد از محل وجوه سرمايه گذاري شده مي گردد. اين سيستم ها پيش بيني هاي جريان نقدي را به صورت روزانه، هفتگي يا ماهانه تهيه مي كنند كه براي تشخيص كسري يا مازاد وجوه نقد به كار برده مي شود.

مديريت سرمايه گذاري آن لاين:
بسياري از شركتها مازاد وجوه نقد خود را در اوراق بهادار قابل معامله كوتاه مدت و با ريسك پايين و يا در فرصتهاي سرمايه گذاري با بازده بالا و ريسك بالا سرمايه گذاري مي كنند.
پورتفوليويي متشكل از چنين اوراق بهاداري مي تواند با كمك بسته هاي نرم افزاري مديريت پورتفوليو، مديريت شود. همچنين بسياري از مديران سرمايه گذاري از ابزارهاي داده كاوي به منظور تجزيه و تحليل اطلاعات تاريخي پايگاههاي داده استفاده مي كنند، و بدين ترتيب قادر خواهند بود پيش بيني هاي بهتري را به عمل آورنـد. اطلاعات سرمايـــــه گذاري و معاملات اوراق بهادار از صدها منبع اينترنتي و ديگر شبكه ها به طور مستقيم در دسترس هستند.

بودجه بندي سرمايه اي:
طرحهـاي پيشنهادي، مي توانند بااستفاده از مدلهاي صفحه گسترده كه تجزيه و تحليلهاي ارزش فعلي جريانهاي نقد مورد انتظار را با تحليل احتمـــال ريسك به منظور تعيين تركيبي بهينه از پروژه هاي سرمايه اي شركت ادغام مي كند، مورد ارزيابي قرار گيرند.

تحليل مالي:
تحليل اطلاعات از طريق برنامــــه هاي صفحه گسترده يا نرم افزارهاي تجاري ساخت آماده پشتيباني از تصميم، قابل انجام است.
براي دستيـابي به نتيجه بهتر مــــي توان از سيستم هاي هوشمند نيز در انجام تحليها استفاده كرد. براي نشان دادن تنوع تحليلهاي مالي نمونه هايي از كاربردهاي مالي يك ابزار جـديد به نام محاسبه عصبي ارائه مــي شود. برخي از اين تحليلها به قرار ذيل است: (3)
تجزيه و تحليل سلامت مالي شركتهايي كه براي سرمايه گذاري انتخاب شده اند؛
تجزيه و تحليل احتمال شكست يا ورشكستگي شركتها، بانكها و...؛
تحليل ريسك اوراق قرضه، وام و ديگر ابزارهاي تامين مالي؛
رتبه بندي شركتها براساس ارزش اعتباري آنها؛
پيش بيني عملكرد مالي واقتصادي؛
طراحي استراتژي هاي سرمايه گذاري در بازار سهام؛
قيمت گذاري اوليه سهام؛
تهيه مدلهاي ابزارهاي تجاري؛
قيمت گذاري و هجينگ مشتقات مالي؛
توصيـه كردن يك تركيب مناســــــب سرمايه گذاري؛
پيش بيني نرخ ارزهاي خارجي.

برنامه ريزي و پيش بيني مالي:
تحليلگـران مالي به طور معمول از نرم افزارهاي صفحه گسترده و ديگر نرم افزارهاي برنامه ريزي مالي به منظور ارزيابي عملكرد مالي فعلي يا آينده شركت استفاده مي كنند. اين نرم افزارها همچنين در تعيين نيازهاي مالي شركت و تحليل روشهاي گزينه اي براي تامين مالي آنها، ياري رسان هستند. تحليگران مالي همچنين از پيش بيني هاي مالي مرتبط با وضعيت اقتصادي، عمليات شركت، انواع روشهاي تامين مالي موجود، نرخهاي بهره و قيمتهاي سهام و اوراق قرضه براي تهيه يك برنامه تامين مالي بهينـــه براي شركت استفاده مي كنند. بسته هاي صفحه گسترده، نرم افزارDSS و ابزارهاي گروهـي تحت وب مي تواند در ايجاد و بهره برداري از مدلهاي مالي مفيد فايده باشند. پاسخ به پرسشهاي اگر... در اين صورت... و هدف جو مي تواند توسط مديران و تحليلگران مالي در ارزيابـي طرحهاي تاميـن مالي يا گزينـه هاي سرمايه گذاريشان مورد بررسي قرار بگيرد.(3)

منابع:
1 - TURBAN EFRAIM, MCLEAN EPHRAIM, WETHERBE JAMES, “INFORMATION TECHNOLOGY FOR MANAGEMENT: TRANSFORMATION BUSINESS IN THE DIGITAL ECONOMY”, THIRD EDITION, WILEY INC. 2002.
2 – O BRIEN JAMES A., “INTRODUCTION TO INFORMATION SYSTEMS: ESSENTIALS FOR THE E-BUSINESS ENTERPRISE”, MCGRAW-HILL IRWIN, 2000.
3 - LUSSIER ROBERT N., “MANAGEMENT FUNDAMENTALS CONCEPTS:APPLICATIONS; SKILL; DEVELOPMENT”, SOUTH - WESTERN COLLEGE PUBLISHING, 2000.
4 – O SHAUGHNESSY JOHN, “COMPETITIVE MARKETING: A STRATEGIC APPROACH”, ROUTLEDGE, 1995.
5 - KOTLER PHILIP, ARMSTRONG GARY, SAUNDERS JOHN, WONG VERONICA, “PRINCIPLE OF MARKETING”, SECOND EUROPEAN EDITION, PRENTICE HALL EUROPE, 1999
. 6 – “FROM THE VALUATION OF INFORMATION TECHNOLOGY, A GUIDE FOR STRATEGY” HTTP://WWW.FINANCEANDPROFITABILITY BOOKS.COM/FINANCE-AND-PROFITABILITY-BOOKS/THE-VALUATION-OF-INFORMATION-TECHNOLOGY.HTM
7- صرافي زاده، اصغر و علي علي پناهي، «سيستم هاي اطلاعات مديريت، مفاهيم، نظريه ها، كاربردها»، تهران، انتشارات مير، 1380. ! مهدي بيگدلو: دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت بازرگاني دانشگاه تهران

سيستم هاي اطلاعات تجاري

مطالب مشابه :

..:: بانك نرم افزارهاي حسابداري ايران ::..

انواع نرم افزارهاي حسابداري وانبارداری واموال در ایران

سيستم هاي اطلاعات تجاري

امضاي ديجيتال

تاریخچه تجارت الکترونیک

پروژه کارآموزی - گزارش کارآموزی - کارآموزی - کاراموزی

لیست مقالات و پایان نامه های کارآفرینی