مدیریت بهره وری (Productivity Management)

تعریف سیستم :

سیستم ، مجموعه ای ازاجزاست که حداقل سه شرط زیررا داشته باشند:

1- اجزاء درارتباط وتعامل بایکدیگربوده ، برهم اثربگذارند و ازهم متاثر شوند.

2- همگی یک هدف مشخص ومشترک داشته باشند.

3- عملکرد جمعی آنان موجب هم افزایی یا سینرژی درکل مجموعه گردد.

با تعریف فوق جمع همکاران ما در شركت یک سیستم را تشكيل مي دهند. فعالیتهای ما درارتباط و تعامل با یکدیگر بوده و اثرگذار و اثرپذیراز همديگرمي باشد. همگی با یک هدف مشخص ومشترک کار می کنیم وعملکردجمعی ما نيزموجب هم افزایی و سینرژی درسازمان میگردد.(باید بشود)

يك سوال مهم : چگونه یک سازمان می تواند از نقاط قوت وضعف خود برای حفظ بقا ودر مرحله بعد براي ارتقاء و قابلیت رقابت پذیری خود نسبت به رقبا مطلع شود؟

ج: از طریق اندازه گیری شاخص های تعیین شده برای سازمان وتجزیه تحلیل آنها (شاخص های خروجی ، شاخص های فرآیندي و شاخص های ورودی) . يادآوري این نکته بسيار مهم و ضروري است که " شما نمی توانید برچیزی که اندازه نمی گیرید مدیریت نمائید."

You can't Manage what you don't Measure

تعريف بهره وری:

یکی ازشاخص های مهم ارزیابی عملکرد سازمان ، شاخص بهره وری است. بهره وری یعنی : سازمان براي دستيابي به مقدارمعینی از محصول یاخروجی ، چه نسبتی ازمنابع تولیدی خود را استفاده می کند. بهره وری یعنی هوشمندی درتولید محصولات و ارائه خدمات و نیزعقلایی مصرف کردن منابع ، چون منابع دنیا محدود است، کسانی حق استفاده ازاین منابع را دارند که شایستگی بیشتری داشته باشند.

بهره وری یعنی نیل به اقتصاد دانایی محورکه بینش اقتصادی ودانش مداری راتشویق می کند. بطورکلی :

بهره وری یعنی تجزیه و تحلیل هزینه- فایده ((Cost & Benefit.

نگرش جدید درتعریف بهره وری:

نگرش قدیمی درتعریف بهره وری صرفا برمبناي مدیریت منابع موجود ، کاهش هزینه ها و حفظ شرایط فعلي تاکید داشت که عمدتا اين نگرش بر خلاف نگرش جديد ، نگاه درون سازمانی ومحدود پذيري دارد.

ولي در نگرش جديد، بهره وری یعنی طرح ایده های نو، خلق محصولات و یا خدمات جدید ، داشتن مشتریان متنوع وتوجه به بازارورقبا ، استفاده از توانایی های بالقوه و بالفعل سازمان برای استفاده ازفرصت ها ومقابله با تهدیدها ، درنتیجه ، ایجاد سازمانی دانش محور، هوشمند، انعطاف پذیروآگاه ازمحیط.

پس بهره وری بیشترازآنکه یک شاخص ارزیابی باشد ، فرآیندی سیستماتیک است که منجربه هم افزایی می شود و امروزه ازآن بعنوان مدیریت بهره وری نام برده می شود ویک الگوی سیستم مدیریتی است.

*درتعبیرعملیاتی ، فرمول بهره وری به دو صورت بهره وري كل و بهره وري جزء بيان مي شود كه عبارتند از:

1- بهره وري كل : نسبت ستانده ي یک سازمان به کل نهاده ها ، که بصورت کمی وریالی درآمده باشند:

کل نهاده ها / ستانده = بهره وری کل

کل هزینه ها و میزان سرمایه گذاری(ریال)/ میزان درآمدها (ریال) = بهره وري كل

2- بهره وری جزء : عبارتست از نسبت مقدار ستانده به هزینه ی هریک ازنهاده ها

هزينه هریک از نهاده ها / ستانده = بهره وری جزء

هزینه های پرسنلی / کل درآمد = بهره وري نيروي انساني

هزینه مواد اولیه / کل درآمد = بهره وري مواد اوليه

هزینه تجهیزات وماشین آلات / کل درآمد = بهره وري ماشين آلات

هزینه انرژی / کل درآمد = بهره وري انرژي

راهكارهاي افزايش بهره وري :

بطورکلی پنج گزینه واستراتژی برای افزایش بهره وری می توان تعریف نمود :

1- افزایش میزان ستانده درمقابل همان مقدار ازنهاده (با بهینه کردن خطوط تولید فعلي و افزايش توليد ، بهبود بازاریابی وفروش )

(ثابت) نهاده /ستانده= بهره وری

2- کاهش میزان نهاده درمقابل همان مقدارستانده (برون سپاری فرآيندها - بهینه کردن خرید مواداولیه- بهینه کردن مصرف انرژی)

نهاده /ستانده (ثابت) = بهره وری

3- افزایش میزان ستانده وکاهش میزان نهاده (افزایش محصولات ومشتریان جدید- بهینه کردن خطوط تولید- استفاده ازنیروی دانش محور- کاهش مصرف انرژی- بهبود خرید مواداولیه – کاهش ضایعات)

نهاده /ستانده = بهره وری

4- افزایش ستانده و نهاده ، ولی سرعت افزایش ستانده بیشترباشد(توسعه و سرمایه گذاری جديد – افزایش و تنوع محصولات ، تیراژ بالاتر و فروش بيشترمحصولات ، استخدام نيروي دانش محور)

نهاده /ستانده

نهاده /ستانده = بهره وری

5- ستانده بطور ناخواسته كاهش يافته ، پس لازم است نهاده را هم کاهش دهیم ولی سرعت کاهش نهاده بايد بیشترباشد(سیاست انقباضی در حالت مديريت بحران)

نهاده /ستانده = بهره وری

باتوجه به نوع سازمان و ساختار آن ، اهداف استراتژیک وتصمیمات مدیریتي ، یکی ازروشهای فوق برای افزایش بهره وری سازمان انتخاب می شود. ایده آل آنست که ستانده شرکت كه همان ميزان فروش وميزان سود آوري است هیچگاه کاهش پیدا نکند. ولي درشرایط اضطراری اگربه ناچار ستانده کاهش پیداکرد، روش پنجم که سیاست انقباضی است بایداتخاذ شود. ضمن آنكه بهترين حالت افزايش بهره وري گزينه سوم است كه در عين افزايش فروش و سود شركت ( ستانده) ، بتوان ميزان هزينه هاي اضافه (نهاده ) را هم كاهش داد.

مشخصات یک سازمان پویا و بهره ور:

سازمان های مترقی با بهره وری بالا ، دارای ویژگی های زیرهستند:

1- اثربخشی (Effectiveness): انجام کاردرست ، جهت گیری صحیح به سمت اهداف مورد نظرو دستیابی به آنها.

2- کارآیی (Efficiency): درست انجام دادن کار، سرعت ودقت درانجام کارها برای دستیابی به خروجی بیشتر.

درواقع بهره وری عبارتست از:

( کارآیی+ اثربخشی = بهره وری)

3- نوآوری(Innovation) : میزان تطابق محصولات وخدمات سازمان با روند تغییردرتقاضا ی بازار، تولید محصولات وخدمات مطابق با تکنولوژی روز، داشتن ابتکارعمل

4- انعطاف پذيري (Flexibility): عکس العمل به موقع سازمان نسبت به تغییرات نوع ، ترکیب ومقدار تقاضا دربازار، توان وسرعت بالا درتطبیق محصولات با تقاضای بازار

5- کیفیت زندگی کاری (Quality of work life): سازمان تاچه حد به امنیت شغلی پرسنل، افزایش سطح آگاهی و دانش کارکنان و بالابردن مهارت آنها همت گمارده و رضایت مندی شغلی را درپرسنل ایجاد کرده و تاچه میزان به شایسته گزینی وشایسته پروری پرداخته است؟

6- سودآوری (profitability): میزان موفقیت سازمان درافزایش درآمدها به موازات کاهش هزینه ها چه مقدار است . (میزان سود عبارت است از: محاسبه کل درآمدها پس ازکسرکل هزینه های سازمان). عملکرد سازمان باید به گونه ای باشد که در دوره ي سودآوری ، جلوهزینه های اضافی گرفته شده و نيز درزمینه ي تحقیقات ونوآوری سرمایه گذاری گردد.

7-کیفیت (Quality): تولید محصول یاخدمات ارائه شده مطابق نیازها وانتظارات مشتریان . هزینه هاي کیفیت در بهره وری سازمان خیلی مهم است. چه میزان هزینه برای بدست آوردن چه مقدارکیفیت پرداخت می شود؟

بهره وری را نباید تنها درعوامل مادی وميزان سرمایه گذاري شركت جستجو کرد. بلكه اگریک سازمان تصویرخوبی دربازار ازخود نشان دهد و در بين مشتريان خوش نام باشد ، خیلی ازمزایا رابدست آورده و برعکس اگر سازماني دراثر یک حرکت نامناسب و نامطلوب ، وجهه ي خود را نزد مشتريان و كاركنان خود ازدست بدهد ، هرچند سودش هم کم نباشد ، ولی سازمانی بهره ور محسوب نخواهد شد.

چه عواملی باعث کاهش بهره وری میگردد؟

کلا اتلاف ها يا به زبان ژاپني مودا (Muda) عواملی هستندکه بهره وری یک سازمان راکاهش می دهند.

مهمترین اين عوامل عبارتند از:

1- اتلاف درتولیداضافی:

تولید اضافه کالاهای نیمه ساخته و محصول نهایی درانبار باعث خواب سرمایه ، هزینه های انبارداری وحمل ونقل اضافی می شود . همچنين به مرور زمان کالاهاي مانده در انبار،کیفیت خودرا هم ازدست می دهند.

2- اتلاف ناشی ازضایعات:

تولید محصول نامنطبق که موجب بالارفتن درصد ضایعات ، دوباره کاری و برگشت محصول ازمشتری(PPM) می گردد.

3- اتلاف درانتظار و تاخیرات:

ازکارافتادن ماشین آلات وتوقف های ناخواسته خط تولید ، قطع مکرربرق، نرسیدن به موقع مواداولیه وبالانس نبودن خطوط تولید که موجب ایجاد گلوگاه می گردد.

4- اتلاف ناشی ازحمل ونقل وجابجایی:

عدم استقرارمناسب ماشین آلات در فرآیندهای تولیدو لی اوت نامناسب ، دوربودن واحدهای مرتبط از یکدیگر، نامناسب بودن تجهیزات حمل ونقل ، عدم استفاده ازکانوایروخطوط پیوسته ،كه باعث مي شود تعدادی از کارگران همیشه درحال جابجایی وحمل ونقل مواد و قطعات دربین خطوط تولید باشند.

5- اتلاف ناشی از فرآیندهای نامناسب و غیرضروري:

پاسخ به این سوالات کلیدی که چه کاری، به چه دلیل، درکجا ، چه موقع وتوسط چه کسی باید انجام شود؟ وبهترین راه برای اصلاح فرآیندهای کاری وحذف عملیات غیرضروری چیست ؟ همچنین استفاده ازعلوم کارسنجی وزمان سنجی به جلوگیری از این اتلاف کمک می کند.

6- اتلاف منابع انسانی:

تورم نیروی انسانی، فقدان آموزش ومهارت کافی، نارضایتی شغلی، عدم مشارکت دادن کارکنان درکارها، عدم وجود سیستم انگیزشی ، عدم تناسب افراد با موقعیت شغلی .

7- اتلاف انرژی:

نوع انرژی مصرفی و پیدا کردن راههایی برای بهینه سازی و یا کاهش میزان مصرف، استفاده ازانرژي هاي نو وجايگزين ، می تواند میزان بهره وری سازمان را بالا ببرد.

نتیجه گیری:

از آنجا که سازمان همانندیک موجود زنده است ، می توان برای آن سلامتی وبیماری تعریف نمود. هنگامیکه یک بیماربه پزشک مراجعه می کند ومعاینه می شود، ابتدا نوع بیماری تشخیص داده شده ، سپس داروی مناسب برای آن تجویزمی گردد.

پروژه عارضه یابی سازمانی نیزحکم چکاپ پزشکی را دارد که ابتدا مسائل ومشکلات سازمان مشخص وآنالیز شده ، سپس براي معالجه و برطرف کردن عارضه های سازمان ، اقدامات اصلاحی و پروژه های بهبود تعریف شده و به مرحله اجرا گذاشته می شود تا سازمان به حالت بهبودی وسلامت کامل برسد.

درخاتمه ، به صورت ضمني می توان گفت " بهره وری خوب از یک درخت سالم و تنومند انتظار می رود ، وگرنه برداشت محصول فراوان و با كيفيت از یک درخت آفت زده و پژمرده غیرممکن و نا معقول مي باشد".

اميدوارم مقاله حاضر كه خلاصه اي از موضوع مديريت بهره وري است مورد توجه و استفاده خوانندگان عزيز قرار گرفته باشد.

ماخذ : دوره آموزشي مديريت بهره وري- موسسه پيشگامان جاويد

مدیریت بهره وری (Productivity Management)

مطالب مشابه :

شاخص های بهره وری زير بخش آموزش عمومي كشور

مدیریت بهره وری (Productivity Management)

دستورالعمل اندازه‌گيري شاخص‌هاي بهره‌وري دستگاه‌هاي اجرايي كشور

شاخص های اندازه گیری بهره وری فردي در بخش خدمات5