نامه نگاري اداري

وظايف دبير جلسه به شرح ذيل مي باشد:

۱- تنظيم و ارسال دعوت نامه براي اعضاء جلسه و حصول اطمينان از اين که دعوت نامه در موعد مقرر به دست اعضاء رسيده است.

۲- پيگيري آماده سازي محل جلسه

۳- تنظيم صورت جلسه که توسط اعضاء امضاء شده باشد

۴- ارسال يک نسخه از صورتجلسه و ماحصل بحث و گفتگو براي اعضاي جلسه

۵- بايگاني سوابق جلسات

صورتجلسه:

تعريف صورتجلسه: گردهمايي و نشست صاحب نظران و مسئولان بر اساس وظايف محوله در زمان و مکان مشخص و بحث و گفتگويي درون مسئوله اي خاص را گويند.

ارکان جلسه: ۱- اعضاء جلسه ۲- موضوع جلسه ۳- زمان و مکان جلسه

ساختار جلسه: در هر جلسه يک نفر به عنوان رييس جلسه و يک نفر دبير جلسه و چند نفر اعضاء وجود دارند که با حضور اين اعضاء جلسه رسميت پيدا مي کند . رييس ممکن است توسط مقام بالاتر و يا راي ساير اعضاء انتخاب شود که هدايت و رهبري جلسه به عهده اوست . او وظيفه دارد مراقب باشد گه جلسه از مسير اصلي خود خارج نشود و با صحبت هاي متفرقه و بحث پيرامون حواشي وقت تلف نشود و رييس نيز مانند ساير اعضاء داراي يک حق راي مي باشد. اعضاء جلسه موظفند پيرامون مسئله مشخص شده دپس از مطالعه و تحقيق و جمع آوري اطلاعات در جلسه حاضر شوند اما پيشنهاد مي شود دبيرجلسه از بين اعضاء جلسه انتخاب نشود چرا که اگر دبير عضو جلسه باشد و بخواهد در بحث و گفتگو شرکت نمايد همانا از وظيفه اصلي خود باز مي ماند. بنابراين دبير بهتر است از بين اعضاء انتخاب نشود و حق راي هم نداشته باشد.

ساير نوشته هاي اداري

هميشه افراد فکر مي کنند نوشته اداري همان نامه اداري است اما بايد دانست نوشته هاي اداري که علاوه بر نامه، بخشنامه، صورتجلسه، دستورالعمل، حکم و غيره را نيز در بر مي گيرد که هر کدام داراي شکل و قوانين مربوط به خود مي باشد.

بخشنامه: بخشنامه همان نامه اداري است با اين تفاوت که در نامه مخاطب معمولاً يک نفر مي باشد اما در بخشنامه معمولاً مخاطبان بيش از يک نفر مي باشد. در حقيقت بخشنامه در لغت، دستوري است که به اين افراد پايين و يا کارمندان ابلاغ مي شود.

دکتر محمدجعفر جعفري لنگرودي بخشنامه را چنين تعريف مي کند: نامه اي است که در يک يا چند نسخه نوشته شده براي آگهي چند نفر فرستاده مي شود.

هدف از ارسال بخشنامه موارد ذيل مي باشد:

- ابلاغ قوانين و مقررات

- ابلاغ شيوه نامه انجام امور دستورالعمل

- درخواست گزارش

- ارائه اطلاعات

- ارائه آموزش هاي لازم و غيره

تنظيم بخشنامه ها: در بخشنامه ها بر خلاف نامه هاي اداري از ( از ) و ( به ) استفاده نمي شود و حتماً در ابتداي سطر يا بالاي سطر اول کلمه بخشنامه قيد مي شود. بعد نام گيرنده بخشنامه و بعد متن نامه ارائه مي شود.

متن بخشنامه مانند نامه هاي اداري نيز بايد داراي مقدمه و بعد پيام نتيجه گيري باشد . نکته حائز اهميت در قسمت پاياني بخشنامه هاست که با توجه به گيرندگان آن بايد بسيار مودبانه و اديبانه باشد و هرگز از جملات و کلمات تهديد آميز و اقرار آميز استفاده ننماييم.

انواع بخشنامه از نظر مطالب

- بخشنامه هاي درخواستي

- بخشنامه هايي براي ابلاغ قوانين و مقررات

- بخشنامه هاي دستوري

- بخشنامه هايي براي ابلاغ آنچه در سازمان تصويب شده است

انواع ديگر بخشنامه

داخلي: بخشنامه هايي که از داخل سازمان صادر مي شود. مثلاً آزمون مدارس نمونه دولتي

خارجي: بخشنامه هايي که از خارج سازمان به سازمان وارد و اجرا مي شود را بخشنامه هاي خارجي مي گويند. مثلاً بخشنامه نقل و انتقالات خارج از استان که از طريق وزارتخانه ارسال مي شود.

توصيه اساسي

۱- پيش نويس نامه بايد خوش خط و خوانا و بدون قلم خوردگي باشد.

۲- از کاغذهاي مناسب استفاده شود . پيش بيني شود که متن نامه در کاغذ سايز آ۴ يا آ۵ ارائه شود و از پيش نويس با همان اندازه استفاده شود.

۳- از نظر دستوري و املاي کلمات و روانويسي در پيش نويس مورد بررسي قرار گيرد.

۴- هماهنگي لازم بين موضوع و هدف و متن نامه وجود داشته باشد.

۵- پيش نويس توسط شخص تنظيم کننده امضاء شود پاراف نمودن به علاوه در ذيل امضاء کد کارشناسي اختصاص يافته و تاريخ تنظيم پيش نويس نامه ثبت شود.

۶- قبل از ارائه براي تايپ حتماً توسط مسئول مربوط يا مسئول سازمان يا اداره امضاء و تاييد شود.

بخش هاي نامه اداري

۱- مقدمه نامه: هر نامه اداري نياز به مقدمه دارد و اين شروع و مقدمه بستگي به ذوق و سليقه نويسنده دارد . او سعي مي کند که ذهن گيرنده نامه را آماده کرده و او را در دريافت هدف غائي نامه کمک کند . گاهي نامه هاي اداري عطف به پيرو نامه قبلي را نيز در بردارد مانند پيرو نامه ۳۶۵/۷۴۰- ۲/۴/۸۲ وزارت متبوع

۲- پيام اصلي: منظور همان چيزي است که نامه به خاطر آن ارسال مي شود که موفقيت يا عدم موفقيت نويسنده در پيام تنظيم شده منوط به اين قسمت مي باشد که اگر در تنظيم اين قسمت دقت لازم اعمال نشود حتي اثرات نامه منفي بوده و تبعات ناشي از آن بسيار زيانبار خواهد بود. بنابراين لازم است نويسنده ضمن رعايت اصول آيين نامه نگارش تا حد ممکن ، ساده بنويسد نه آن که عاميانه و خيلي ساده نامه را تنظيم کند بلکه عدم کاربرد لغات پيچيده - متروک و ودپهلو مي باشد.

۳- نتيجه نامه: آن چه در پايان نامه بيشتر به چشم مي خورد اهميت و نقش گيرنده را در سرعت بخشيدن به دستورات و درخواست ما بيشتر نمايان مي کند و فرد را ملزم مي کند که با چه درجه و چه واکنش به نامه پاسخ دهد.

بررسي پيش نويس هاي تنظيم شده: قبل از تايپ نامه اداري بايد پيش نويس دقيقاً مورد بررسي قرار گرفته و از نظر قوانين تخصصي کار و از نظر آيين نامه نگارش مورد بررسي قرار گيرد به طوري که هيچ ابهام و پرسش بدون جواب مربوط به نامه در ذهن گيرنده نامه باقي نماند.

مراحل تهيه نامه هاي اداري

الف) بررسي قبل از نوشتن نامه

قبل از نوشتن نامه بايد ضرورت نوشتن آن ثابت شود که از مکاتبات اضافي و بيهوده بايد جلوگيري کرد و فرد قبل از نوشتن نامه بررسي نمايد آيا مي توان بدون نامه هم ارتباط لازم را برقرار کرد يا اطلاع رساني کرد . مثلاً با تلفن آيا اين عمل در مقابل هزينه نامه مقرون به صرفه خواهد بود و غيره ...

ب) تهيه پيش نويس

بعد از آن که مشخص شد که نامه بايد نوشته شود ، بايد نسبت به تهيه پيش نويس نامه اقدام کرد که شامل ۱- مقدمات نامه ۲- تدوين نامه خواهد بود.

۱- آماده نمودن مقدمات نامه : براي تنظيم نامه بايد از منابع و مستندات محکم و استوار استفاده نمود که علاوه بر تحقق وظيفه يک رابطه منطقي را بين هر دو طرف ايجاد خواهد نمود که اين منابع مي تواند مورد استفاده گيرنده نيز واقع شود . مثلاً عطف به بخشنامه شماره ۴۷۸۲/۷۱۰-۳/۲/۸۳ و يا پرونده فرد مثلاً آيين نامه استخدامي و غيره .

۲- تدوين نامه: مهمترين بخش هر نامه اداري عنوان و متن آن است که موجب ارتباط بين نويسنده و خواننده نامه مي شود . پس بايد در تهيه و تنظيم هر يک از موارد مورد بحث در نامه نهايت دقت به عمل آيد. پس از مشخص نمودن فرستنده از و گيرنده به به طور دقيق و مشخص و موضوع نامه به طور رسا نوبت به متن نامه خواهد رسيد.

تنظيم و متن نامه:هر نامه اداري بايد داراي سه بخش باشد ۱- مقدمه نامه ۲- اصل نامه يا پيام نامه ۳- نتيجه گيری

نامه هاي هماهنگ کننده

اين نامه ها براي هماهنگي بين واحدهاي مختلف به کار مي رود که ممکن است حتي در سطح سازمان و وزارتخانه ها نيز صورت گيرد مانند بخشنامه ها

نامه هاي اداري از نظر سطح ارتباطي نيز به دو دسته تقسيم مي شوند:

۱- نامه هاي داخلي ۲- نامه هاي خارجي

نامه هاي داخلي : نامه هايي هستند که در داخل سازمان بين واحدهاي مختلف رد و بدل مي شود که ممکن است بين دو واحد هم سطح و يا از واحد بالاتر به واحد پايين تر و يا بالعکس صورت پذيرد.

نامه هاي خارجي: به نامه هايي گفته مي شود که خارج از سازمان صورت مي پذيرد.

ضوابط نامه هاي اداري

ضوابط مربوط به گيرنده و فرستنده در نامه هاي داخلي سازمان در مقابل کلمه عنوان سازمان يا فرد گيرنده نوشته مي شود و در مقابل کلمه از عنوان واحد فرستنده در نامه هاي از بالا به پايين يا مقام بالا به پايين معمولاً از او به استفاده نمي شود و بيشتر حالت بخشنامه اي دارد و در صورت صدور نامه از پايين به بالا در مقابل به نام و پست مقام بالاتر ثبت مي شود که گاهي علاوه بر نام فرد عنوان پست سازماني وي نيز ثبت مي شود.

ضوابط موضوع

هميشه در قسمت پايين عنوان فرستنده يعني همان به قرار مي گيرد که نماينگر هدف کلي نامه است و محتواي نامه را معرفي مي کند . عنوان موضوع بايد کامل و رسا باشد و از ثبت يک کلمه نامفهوم خودداري شود.

نامه نگاري اداري

مطالب مشابه :

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

نامه نگاري اداري

آشنایی با حقوق اداری

برگزاري آزمون زبان عمومي در دانشگاه تهران

عدم پيش‌بيني حريم در قوانين و مقررات براي املاک واقع در شهرها

نمونه سوالات دوره قوانین و مقررات رسیدگی به تخلفات اداری