ارتباطات سازمانی موثر در مدیریت

ارتباطات سازمانی موثر در مدیریت :

در سازمان‏های معاصر، نظریه‏ پردازان و مدیران کارکشته، از سال‏ها پیش به این حقیقت دست یافته‏ اند که ارتباط موثر عامل دستیابی آنان به اهداف سازمانی، بالا رفتن تراز بهره ‏وری و رضامندی کارکنان و ذینفع‏ های راهبردی است. هر یک از موارد فوق می‏تواند به ‏راحتی سازمانی را به اوج رسانده و یا آن را به حضیض سوق دهد، و ارتباطات موثر موجب و موجد آنها است. این توجه به‏ ویژه در آغاز هزاره سوم میلادی شدت بیشتری یافته و مدیران را بر آن داشته است که با دقت و وسواس بیشتری به آنها بپردازند. چه که دریافته‏ اند به اندک قصوری سازمان کار آمد آنها به سازمانی ناکارآمد و مخذول بدل خواهد شد. چگونه می‏توان ارتباطات موثر و بهینه را در سازمان بکار گرفت؟ چگونه می‏توان فضای کاری مناسبی بین کارکنان با خواسته‏ ها و نیازهای گوناگون و با زمینه‏های فکری، تربیتی و نگرشی مختلف به‏ وجود آورد؟ چگونه می‏توان با هزینه‏ای اندک رضایتی فراوان در کارکنان، سهامداران، عرضه‏ کنندگان و مشتریان و ارباب رجوع به‏وجود آورد؟ پاسخ به این سئولات و صدها سئوال دیگری که می‏توان مطرح کرد در یک عبارت است و آن: «ارتباطات سازمانی موثر» می‏باشد. این مقاله بر آن است که به نظریه‏ ها و مفاهیم اساسی ارتباطات سازمانی پرداخته و قواعد و قوانینی جهان‏شمول حاکم بر آنهارا بیابد و به‏ گونه‏ای خودگرایانه روابط سازمانی مستتر در نظام سازمانی هزاره سوم را که مبتنی بر جریان آزاد و روان اطلاعات و ساز و کارهای رقابتی چشمگیر است تدوین و تبیین نماید. وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مديري معمولاً بيشتر وقت خودش را صرف برقرار كردن ارتباطات مي كند براي ايجاد هماهنگي بين عناصر مادي و انساني سازمان به صورت يك شبكه كار موثر و كارآمد ، برقراري ارتباطات مطلوب ضروري است ، زيرا وقتي ارتباطات برقرار نشود ، فعاليت سازمان متوقف مي شود و در واقع مي توان گفت كه مديريت كارساز به برقراري ارتباط موثر بستگي دارد .
تعريف ارتباطات :

در كتاب سازمان از تئوري تا عمل نوشته دكتر ايران نژاد پاريزي و دكتر پرويز ساسان گوهر ، ارتباطات

اين گونه تعريف شده است (( ارتباطات عبارت است از فرآيند ارسال اطلاعات از طريق يك شخص به

شخص ديگر و درك آن توسط شخص گيرنده )) يعني انتقال و سهيم شدن در انديشه ها ، عقايد و واقعيت ها به گونه اي كه گيرنده آنها را دريافت و درك كند .

در كتاب رهبري و كنترل نوشته جيمز استونر ارتباطات اين گونه تعريف شده است :

ارتباطات فرآيندي است كه بدان وسيله افراد درصدد بر مي آيند در سايه مبادله پيامهاي نمادين به مفاهيم مشترك دست یابند .

اهميت ارتباطات در مديريت

اهداف آموزشي

1- تعيين اركان ارتباطات در مديريت

2- تعيين شيوه هاي مختلف ارتباطات در مديريت

3- تعيين مزايا و معايب هر يك از شيوه هاي مختلف ارتباطات

4- تعيين جريان ارتباطات در سازمان

5- تعيين شيوه هاي بهبود ارتباطات سازماني

6- تعيين شيوه ارتباطات موثر در گروهها و سازمان

اهميت و هدف ارتباطات

ارتباطات موثر به دو دليل براي مديران حائز اهميت است ، اولاً ارتباطات فرآيندي است كه مديران با

استفاده از آن وظايف برنامه ريزي ، سازماندهي ، رهبري ، هماهنگي و كنترل را به انجام مي رسانند .

ثانياً ارتباطات فعاليتي است كه مديران قسمت اعظم وقت خود را به آن تخصيص مي دهند . ارتباطات نه

تنها وظيفه مدير را تسهيل مي كند ، بلكه وسيله اي است كه سازمان را با محيط خارج مربوط مي سازد ،

به عبارت ديگر بايد گفت كه از طري ارتباطات هر سازماني به صورت سيستم باز در مي آيد و با محيط

خارج ارتباط برقرار مي كند .

ارتباطات را به عنوان خوني به حساب مي اورند كه در رگ حيات سازمان جريان دارد و نبودن ارتباطات

باعث بروز اختلال در قلب سازمان خواهد شد .

خلاصه اينكه بدون ارتباطات موثر انجام وظايف سازمان و ادامه حيات آن امكان پذير نخواهد بود .

(( هنري مينتز برگ )) عامل ارتباطات را به عنوان يكي از مهمترين عوامل در ايفاي نقش مديران

بيان مي كند .

با استقرار مجاري ارتباطات صحيح بين رئيس و مرئوس 5 هدف ذيل تحقق مي يابد :

1- رهنمود هاي مشخصي براي انجام موفقيت وظايف به مرئوسان داده مي شود .

2- مرئوسان از عمليات و رويه هاي سازماني مطلع مي شوند .

3- به كاركنان آموزش داده مي شود كه چرا شغل آنان در مجموعه سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار است .

4- زير دستان در مورد عمل كرد و اين كه كارشان را چگونه انجام مي دهند و چطور مي

توانند پيشرفت حاصل كنند ، بازخورد لازم را به دست مي آورند .

5- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهاي سازماني در اختيار مرئوسان قرار مي گيرد .

از آنچه گذشت چنين استنباط مي شود كه تمام وظايفي كه مدير انجام مي دهد ، به ارتباطات موثر بستگي دارد .

جريان ارتباطات در سازمان :

الف) ارتباط عمومي

ب) ارتباط افقي

ج) ارتباط مورب

ارتباط در سطح عمودي

ارتباط در سطح عمودي شامل زنجيره فرماندهي مي شود كه در سازمان مسير عمودي(بالاو پايين ) مي

پيمايد . هدف ارتباطات رو به پايين اين است كه درباره هدفها و سياستهاي سازمان ، اطلاعات لازم به

اعضا ء داده شود در حاليكه نقش اصلي ارتباطاتي كه مسير روبه بالا مي پيمايد اين است كه اطلاعاتي را درباره سطوح پايين تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان مي رسانند .

دو پژوهشگر به نامهاي پوتر و رابرتز( Porter and Roberts ) درباره اهميت ارتباطات عمودي

در سازمان يك تحقيق انجام داده اند و به اين نتيجه رسيدند كه دو سوم ارتباطات مديران با سرپرستان و زير دستان برقرار مي شود .

ارتباطات در سطح افقي

معمولاً شبكه ارتباطي افقي داراي الگويي از جريان كارها يا امور در يك سازمان است كه بين اعضاي يك

گروه ، بين گروه و گروه ديگر ، بين اعضاي دواير مختلف و بين نيروهاي صف و ستاد برقرار مي گردد .

هدف اصلي از ارتباطات در سطح افقي اين است كه براي ايجاد هماهنگي و حل مسائل يك كانال مستقيم در

سازمان بوجود آيد .

ارتباطات مورب

ارتباطات مورب هنگامي صورت مي گيرد كه افراد در سطوح مختلف كه رابطه گزارش دهي مستقيم ندارند

با يكديگر مراوده برقرار كنند .

شبكه هاي ارتباطي در درون سازمان

شبكه ارتباطات : انگاره يا قالبي براي تماس ميان مراكز تصميم گيري به شمار مي رود .

شبكه هاي ارتباطي را به طور كمي به دو دسته تقسيم بندي مي نمايند .
الف ) متمركز ب ) غيرمتمركز

شبكه ارتباطي متمركز شامل ارتباطي Y و شبكه ارتباطي ستاره اي.
و همچنين
شبكه ارتباطي غيرمتمركز شامل شبكه ارتباطي زنجيره اي و شبكه ارتباط دايره اي است .

شبكه ارتباطي غيرمتمركز براي وظايف پيچيده و شبكه ارتباطي متمركز براي وظايف ساده و دقيق مناسب هستند . ميزان رضايت در شبكه ها به ترتيب در شبكه دايره اي ، زنجيره اي ، Y و ستاره اي كاهش مي يابد . به عبارت ديگر ميزان رضايت در شبكه زنجيره اي بيشتر از شبكه Y و ميزان رضايت در شبكه Y بيشتر از شبكه ارتباطي ستاه اي است .
انواع ارتباطات

الف ) ارتباط كتبي ب ) ارتباط شفاهي

هركدام از اين ارتباطات داراي مزايا و معايبي است كه به توضيح آنها مي پردازيم :

الف : مزاياي ارتباطات كتبي

1- ارتباطات كتبي شواهدي از رويدادها ، اقدامات و روند عمليات به دست مي دهد .

2- سوابق مدون و مكتوبي براي مراجعات بعدي به وجود مي آورد .

3- امكان سوء تفاهم و تفسير و تعبير غلط را كاهش مي دهد .

ب ) معايب ارتباطات كتبي

1- وقت زيادي صرف شود .

2- براي اطمينان از اينكه گيرنده پيام را درست درك كرده است ، باز خورد وجود ندارد .

3- مطالب مكتوب قبل از فراسيدن زمان مناسب براي ابزارشان ممكن است افشا شوند و در
نتيجه كارآمدي خود را از دست بدهند .

4- به واسطه ارتباطات كتبي روابط افراد بيشتر جنبه رسمي پيدا مي كند .

مزاياي ارتباطات شفاهي

1- ارتباط شفاهي ساده و مستقيم است . وقت كمتري مي گيرد و از حيث هزينه ارزانتر تمام مي

شود .

2- از تاخير و كاغذ بازي جلوگيري مي كند .

3- محبت و رفاقت در سازمان به وجود مي اورد به واسطه تماسهاي شخصي موجب پديد آمدن

احساس تعلق مي شود .

4- به وسيله ارتباطات شفاهي هرگونه سوء تفاهم و برداشت نادرست برطرف مي شود .

معايب ارتباطات شفاهي

1- از ارتباطات شفاهي هيچ گونه سابقه اي برجا نمي ماند .

2- ارتباطات شفاهي در جريان عبور از سلسله مراتب سازماني تحريف مي شود .

3- وقتي كه فاصله جغرافيايي زياد باشد ، ارتباطات شفاهي نمي تواند به طور موثر انتقال يابد .

4- گيرنده پيام ممكن است پيام را بر مبناي برداشت خودش تفسير كند و نه براساس قصد

پيام دهنده .

5- درباره پاسخهاي فوري نمي توان به دقت انديشيد و تامل كرد .

6- شيوه سخن گفتن ، تون صدا و حركات صورت ممكن است كم و بيش معناي متفاوتي را

به گيرنده پيام القا كند .

موانع ارتباطات

1- فقدان برنامه ريزي در ارتباطات

2- موانع مربوط به پارازيت .

الف )زمان نامناسب ب ) مجاري نامناسب ج ) اطلاعات غيرمافي يا نامناسب

د ) مزاحمتهاي فيزيكي ه ) ساخت سازماني و ) زيادي حجم اطلاعات

منبع اینترنتی

ارتباطات سازمانی موثر در مدیریت

مطالب مشابه :

سئولات وپاسخ فرم های ارزیابی کارکنان

ارتباطات سازمانی موثر در مدیریت

روش ارزيابي متوازن BSC(رويكرد جديد استراتژي مديريت)

نمونه سوالات اصول حسابداری 2 و حسابداری صنعتی

آخرين بخشنامه در مورد افزايش حقوق و دستمزد 1386

کار کردن در بخش محیط زیست در کانادا

نمونه سوالات آموزش حرفه و فن سوم راهنمایی 1 تا 4