شیوه برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی

شیوه برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی

دکتر عباس اسدی عضو هیأت علمی دانشگاه علامه طباطبایی - کنفرانس‌های مطبوعاتی نباید بدون هدف برگزار شوند. مسؤولان روابط‌عمومی‌، قبل از برگزاری کنفرانس‌ها باید به موضوع و هدف برگزاری و نتیجه آن بیاندیشند.

کنفرانس‌های مطبوعاتی جلسات پرسش و پاسخی هستند که با حضور خبرنگاران و یک یا چند مقام مسؤول برگزار می‌شوند. این جلسات معمولاً با سخنان مقام مسؤول آغاز می‌شوند و سپس خبرنگاران، پرسش‌های خود را مطرح می‌کنند.

کنفرانس‌های مطبوعاتی به شهروندان امکان می‌دهند تا از طریق رسانه‌ها، مسؤولان را مورد پرسش قرار دهند و مسؤولان نیز فرصت می‌یابند تا روحیه پاسخگویی خود را به افکار عمومی نشان دهند و پیام خود را به مردم برسانند. در میان کنفرانس‌های مطبوعاتی مسؤولان، معمولاً کنفرانس مطبوعاتی رؤسای جمهور، از تأثیر و اهمیت بالایی برخوردار است.

کنفرانس‌های مطبوعاتی نباید بدون هدف و موضوع برگزار شوند. مسؤولان روابط‌عمومی‌ها، قبل از برگزاری این نوع کنفرانس‌ها باید به موضوع و هدف برگزاری و نتیجه آن بیاندیشند. هر کنفرانس مطبوعاتی دارای یک فرآیند سه مرحله‌ای است که عبارتند از: پیش از برگزاری کنفرانس، در حین برگزاری کنفرانس و بعد از برگزاری کنفرانس.

مرحله نخست: پیش از برگزاری کنفرانس مطبوعاتی

مسؤولان روابط‌عمومی‌ها به عنوان هماهنگ‌کنندگان و برگزارکنندگان این نوع کنفرانس‌ها، قبل از برگزاری آن باید به موارد زیر توجه نمایند:

·        وقوف پیدا کنند که آیا موضوع کنفرانس، به‌راستی ارزش و جنبه خبری دارد؟

·        این موضوع چقدر می‌تواند برای تعداد زیادی از خبرنگاران و رسانه‌ها جالب توجه باشد؟

·         آیا امکانات موردنیاز خبرنگاران در محل کنفرانس وجود دارد؟ در محل کنفرانس باید امکاناتی چون اینترنت، فاکس، تلفن و ... موجود باشد تا خبرنگاران بدون هیچ مشکلی بتوانند با دفاتر خبری خود ارتباط برقرار کنند و اخبار خود را به تحریریه‌ها ارسال نمایند.

·        مشخص شود که شکل برگزاری کنفرانس مطبوعاتی به چه صورتی خواهد بود؟ آیا کنفرانس به صورت حضوری است یا به شکل ویدئوکنفرانس؟

·        قبل از برگزاری کنفرانس، باید سخنانی را که مقام مسؤول باید پیش از شروع کنفرانس و هنگام ارایه پاسخ‌ها بیان کند، تهیه شود.

·         محور یا محورهای کنفرانس باید در سخنان آغازین مقام مسؤول گنجانده شود. بهتر است تعداد محورها از سه مورد بیشتر نباشد.

·         پرسش‌هایی را که ممکن است از سوی خبرنگاران مطرح شوند و همچنین پاسخ‌های مناسب به آنها باید از قبل شناسایی شوند. این پرسش‌ها باید از موضوع و محورهای مورد نظر کنفرانس مطبوعاتی فراتر روند. زیرا خبرنگاران به احتمال قوی در مورد مسایل دیگر نیز پرسش‌هایی را مطرح می‌کنند. بعضی از روابط‌عمومی‌های سازمان‌ها، پاسخ‌های مربوط به موضوعات مهم را در رایانه‌های خود حفظ و آنها را به‌طور مرتب به روز می‌کنند تا لازم نباشد هر بار نوشته شود.

·        روابط‌عمومی‌ها باید یک روز قبل از برگزاری کنفرانس، به‌ویژه در شرایطی که مقام مسؤول با پرسش‌های احتمالی، احساس راحتی نمی‌کند یا پیش‌بینی می‌شود که کنفرانس مطبوعاتی جنجال‌برانگیز باشد، یک کنفرانس مطبوعاتی آزمایشی برگزار کنند. در کنفرانس‌های آزمایشی، کارکنان اداره یا سازمان متبوع و حتی مسؤولان مهم دیگر می‌توانند در نقش خبرنگار از مقام مسؤول پرسش کنند. با این روش، مقام مسؤول و کارکنان هر دو می‌توانند از وجود هرگونه نقاط قوت و ضعف در پاسخ‌ها آگاه شوند. برای اخذ نتیجه بهتر، مسؤولان روابط‌عمومی می‌توانند از این کنفرانس آزمایشی فیلم‌برداری کنند و در اختیار مقام مسؤول قرار دهند تا او رفتار و عملکرد خود را ارزیابی نماید.

·         تاریخ و ساعت برگزاری کنفرانس مطبوعاتی با دقت تعیین شود. زمان تعیین شده باید با برنامه بلندمدت سایر سازمان‌ها مقایسه شود تا با نشست‌های خبری آنها که قرار است در همان روز برگزار شوند، تداخل نداشته باشد. بهترین ساعات برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی، اواسط صبح و اوایل بعدازظهر محسوب می‌شوند.

·         برای کنفرانس‌های مطبوعاتی که به‌طور حضوری برگزار می‌شوند، مکانی انتخاب شود که برای خبرنگاران قابل دسترسی بوده و با الزامات فنی رسانه‌ها منطبق باشد. همچنین مکان موردنظر باید از لحاظ بصری جذاب باشد و کیفیت پیام را ارتقا دهد. به‌عنوان مثال، اگر موضوع کشاورزی است، برای پس زمینه یک مزرعه انتخاب شود.

·         مسؤولان برگزارکننده کنفرانس باید بصری فکر کنند. یعنی راه‌های مختلف ارتقا کیفیت پیام خود را مجسم نمایند. مثلاً اگر موضوع، معرفی یک کارزار انتخاباتی است، آیا شعار یا سخن کوتاهی وجود دارد که بتوان در پس‌زمینه و پشت سر مقام مسؤول گذاشت؟ دست‌کم علامت یا پرچم سازمان را  پشت سر مقام مسؤول قرار دهید.

·         برای تبیین و تقویت سخنان مقام مسؤول، می‌توانید از جداول و نمودارها نیز بهره بگیرید. اگر قرار شد که از جداول، نمودار یا عکس استفاده شود، حتماً آنها را در کنار مقام مسؤول بگذارید تا دوربین‌های تلویزیونی بتوانند آنها را در تصویر بگنجانند. علاوه بر آن، بهتر است این جداول یا تصاویر را هم به صورت الکترونیکی برای خبرنگاران ارسال کنید و همچنین آنها را به صورت بسته‌های خبری در اختیار خبرنگاران بگذارید. همین‌طور می‌توانید این عناصر بصری را در تارنمای مربوطه قرار دهید و درباره آنها وبلاگ بنویسید.

·         فردی را به عنوان مجری کنفرانس خبری انتخاب کنید تا شروع و پایان کنفرانس را اعلام و همچنین خبرنگاران را به نوبت برای طرح سؤال صدا کند.

·         در پایگاه اطلاع رسانی سازمان یک شناسه تعریف کنید تا خبرنگاران بتوانند در ارتباط با آن کنفرانس، پیام بفرستند و دیگران هم بتوانند آن پیام‌ها را مشاهده کنند.

·        در صورت وجود امکان فنی، جلسه را به صورت ویدئویی ضبط کنید تا هم در آرشیو خود داشته باشید و هم برای استفاده و آگاهی کسانی که در کنفرانس حضور نداشته‏اند، در تارنما، سازمان متبوع قرار دهید.

·        هنگامی که خبرنگاران را به کنفرانس دعوت می‌کنید، باید علاوه بر دعوت از خبرنگاران حوزه مربوطه، از خبرنگاران مرتبط با موضوعات یا محورهای کنفرانس نیز دعوت به‌عمل آورید. به عبارتی، خبرنگاران را به فراخور موضوع به جلسه دعوت کنید. برای مثال، اگر کنفرانس مربوط به یک مقام سیاسی است، اما در آن مسایل محیط زیست نیز مطرح خواهد شد، علاوه بر خبرنگاران سیاسی، خبرنگاران زیست محیطی را هم مطلع کنید.

·         یک یا دو روز قبل از برگزاری کنفرانس مطبوعاتی با خبرنگاران تماس بگیرید و مراتب را به آنها یادآوری کنید. سعی کنید پیش‌بینی کنید کدام خبرنگاران در کنفرانس حاضر خواهند شد، کدام به صورت تلفنی و کدام از طریق دیگر در کنفرانس شرکت خواهند کرد. این کار در انتخاب سالن کنفرانس کمک خواهد کرد.

·         اجازه دهید همه روزنامه‌نگاران موجه شرکت کنند. محدودیتی برای مطبوعات ایجاد نکنید.

·        اطلاعیه برگزاری کنفرانس مطبوعاتی را در تقویم کاری سازمان‌های رسانه‌ای و خبرگزاری قرار دهید.

·         با ارسال پیامک، ایمیل یا فاکس، مراتب را به رسانه‏های شهرهای دیگر که ممکن است به این موضوع علاقه‌مند باشند، اما قادر به حضور در جلسه نیستند، اطلاع دهید.

·         همه نیازهای فنی مطبوعات را مدیریت کنید. سکوهای نورپردازی، منابع تغذیه برق، امکانات ترجمه، و جعبه‌های مالت (تجهیزات صوتی با ورودی و خروجی‌های متعدد برای دستگاه‌های ضبط) را مهیا کنید. مطمئن شوید همه تجهیزاتی که مورد استفاده قرار خواهند گرفت، به‏درستی کار می‌کنند.

·         یکی از کارکنان را مسؤول امور پشتیبانی کنفرانس قرار دهید. او در روز کنفرانس، باید زودتر از ساعت برگزاری کنفرانس در مکان حاضر شود و برای رسیدگی به هرگونه مشکلات غیرمترقبه تدارکاتی، مانند سر و صدای بیرون و هوای نامساعد و ... تدابیری بیندیشد.

در حین کنفرانس مطبوعاتی

·        برگه فهرستی تهیه کنید تا خبرنگاران و افراد دیگری که وارد کنفرانس می‌شوند، نام خود را در آن وارد کنند تا بدانید چه افرادی در جلسه حضور داشته‌اند.

·         در ابتدای کنفرانس مطبوعاتی، مدت زمان جلسه را به خبرنگاران اطلاع دهید و آماده قطع پرسش‌ها در پایان زمان اعلام شده باشید.

·        مقام مسؤول را توجیه کنید تا پاسخ‌ها را به صورت کوتاه بیان و مختصر کند. خبرنگاران بیشتر پذیرای مسؤولانی هستند که صحبت‌های خود را در جملات کوتاه بیان می‌کنند تا اینکه بخواهد یک سخنرانی نیم ساعته ایراد کند.

·         برای پرسش‌ها وقت کافی در نظر بگیرید، به‌خصوص اگر در مکانی هستید که با آن آشنایی ندارید. از خبرنگاران بخواهید که پیش از مطرح کردن پرسش، خود را (با ذکر نام و وابستگی رسانه‌ای) معرفی کنند. این به‏ویژه در مواقعی مفید است که کنفرانس مطبوعاتی به‏طور مستقیم از رادیو یا تلویزیون پخش می‌شود یا به صورت ویدئویی در اینترنت قرار داده می‌شود.

·         از سخنان مقام مسؤول فیلمبرداری کنید و به صورت کامل آن را در اینترنت قرار دهید. ویدئو و متن مکتوب سخنان نیز باید بایگانی شود تا سوابق دائمی و رسمی در دست باشد.

·        مقام مسؤول را توجیه کنید که اگر نتوانست به سؤال خبرنگاری پاسخ دهد، صادقانه به این موضوع اعتراف کند، ولی قول دهد که بعداً در زمان مشخصی (برای مثال، تا پایان همان روز) پاسخ را به خبرنگار ارایه خواهد کرد.

 پس از کنفرانس مطبوعاتی

·        پاسخ پرسش‌هایی را که حین برگزاری جلسه بی‌پاسخ ماندند، پیدا کنید.

·         ویدئوی کنفرانس مطبوعاتی را هرچه زودتر در تارنمای سازمان خود قرار دهید تا برای همه در دسترس باشد. متن مکتوب آن را هم تهیه کنید و در تارنما قرار دهید.

·         متن مکتوب یا هر مطالب دیگری از کنفرانس مطبوعاتی را از طرق مختلف از جمله ایمیل برای آن دسته از پایگاه‌های رسانه‌ای که در جلسه حاضر نبودند، اما ممکن است به موضوع علاقه‌مند باشند، ارسال کنید.

·         به همه وعده‌های داده شده برای ارسال مطالب بیشتر یا پاسخ به پرسش‌های بی‌پاسخ تا قبل از مهلت مقرر عمل کنید.

·         نقاط قوت و ضعف هر مرحله از کار را شناسایی کنید و در برگزاری کنفرانس‏های بعدی به این نکات توجه کنید.