نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

هر روش اجرایی بسته به دانش و تجربه فردی مدیر انبار و با تلفیق روش های استاندارد مطرح در اکثر صنایع دنیا استوار می باشد، روش ها می تواند بسته به سیاست های هر سازمان تعریف شود.

آموزش انبارداری

در صورتی که برای یک سازمان هنوز انبار تعریف نشده باشد در ابتدا موارد زیر می تواند انجام پذیرد (اطلاعات تکمیلی در مورد عنوان های ذیل در مباحث “مدیریت انبار” و “مفاهیم انبار” ذکر گردیده است):

-انواع انبار مورد نیاز سازمان شناسایی گردیده و فضای انبار مشخص، انبار ایجاد شده و تحت کنترل قرار می گیرد.

-کلیه اقلام و کالاهایی که می بایست تحت کنترل انبار باشد به انبارهای مربوطه انتقال و شناسایی و صورت برداری و نام گذاری شده و نوع و دسته واحد شمارش تعریف و مقدار هر کالا مشخص می شود.

-کلیه کالاها کدگذاری شده و طبقه بندی می شوند.

-برای کلیه کالاها براساس مقدار مربوطه سند رسید ابتدای دوره صادر و جهت ریالی شدن به حسابداری انبار ارسال می گردد.

-رسید ابتدای دوره در سیستم نرم افزاری انبار ثبت و سیستم جهت هر کالا بصورت اتوماتیک کارتکس صادر می نماید (در صورت استفاده از روش دستی برای هر کالا یک کارتکس صادر و نگهداری می شود)

-نقشه جانمایی و Layout برای هر انبار تهیه شده و موقعیت هر کالا در جانمایی مشخص و جانمایی و سیستم آدرس دهی در سطح انبار اجرا می گردد.

-کلیه کالاها در جانمایی مربوطه و در داخل قفسه، پالت یا کاذیه قرار می گیرند.

- موقعیت مکانی و آدرس کلیه اقلام در یک بانک اطلاعاتی ثبت و نگهداری می شود.

-کلیه مقصد های صدور و ورود کالا از به انبار که شامل کلیه مراکز هزینه، مراکز تولیدی، تامین کنندگان کالا یا خریداران، شرکت های طرف قرارداد، مشخص و تعریف و کدگذاری می شوند.

ابتدا به تشریح فرآینده های لازم برای دریافت یا ارسال (ورود و خروج) کالا از به انبار می پردازیم:

دريافت كالا در سازمان مي تواند شامل مراحل ذيل باشد :

- مراحل پذيرش حامل هاي وارده به سازمان.

- تخليه محموله.

- انتقال محموله به محل قرنطینه

- بررسي كيفي و کمی محموله.

- انتقال محموله از قرنطینه به محل انبارش.

اگر بصورت كامل تر به تشريح اين مراحل بپردازيم:

-كنترل محموله و حامل در محل نگهباني.

-هدايت حامل و محموله به محل بارانداز دريافت انبار.

-كنترل اسناد دریافت کالا، بارنامه، ارسال کالا ، توسط انبار.

-انجام مراحل تخليه بار در قرنطینه.

-تكميل چك ليست دريافت محموله همزمان با تخليه و بعد از تخليه.

-آماده سازي مدارك تحویل جهت تحويل به راننده یا تحویل دهنده.

-خروج حامل از سازمان.

-تهیه و صدور رسید موقت توسط انبار

-انجام مراحل بازرسي کمی و کیفی محموله تخليه شده.

-انتقال محموله به محل انبارش و صدور سند رسید دائم.

فرايند آماده سازي براي ارسال و خروج محموله ها از سازمان:

اين فرايند به مجموعه فعاليت هايي اطلاق مي گردد كه به منظور آماده سازي محموله براي ارسال یا خروج و فروش كالا انجام می گیرد:

- تهيه ليست ارسال یا درخواست فروش توسط واحد فروش و تحویل به انبار.

- اولويت بندي ارسالها: اولويت بندي محموله هاي آماده ارسال بر مبناي رعايت زمان بندي سفارشاتي است که صادر و تحویل انبار می شود. بعنوان مثال هر يك از سفارشات كانباني، زمان تحويل مشخصي دارند و سفارشات غيركانباني نيز از زمان بندي تحويل روزانه برخوردارند. لذا هر محموله بر مبناي زودترين زمان سفارشات در تحويل بايد اولويت بندي شود و در اين ميان الزاماتي از جانب مشتري همچون تحويل تا ساعت مشخصي از روز و… نيز مي تواند مزيد علت شود.

- آماده سازي اقلام در انبار جهت خروج.

- تركيب سفارشات آزاد شده در قالب يك محموله ارسالي.

- انتقال محموله ها به محل بارانداز.

- کنترل محموله های خروجی از نظر کمی و کیفی.

- صدور سند حواله فروش و بارنامه توسط انبار.

- کنترل وسیله نقلیه حامل در محل نگهبانی.

- استقرار حامل در محل بارانداز انبار.

- بارگیری حامل و تحویل بارنامه و سند حواله فروش به تحویل گیرنده.

- ثبت ساعت و تاریخ خروج حامل توسط نگهبانی در سند حواله فروش.

آموزش انبارداری

خرید و ورود كالا به انبار:

پس از ورود كالا به کارخانه یا سازمان و صدور مجوز ورود در محل نگهبانی، مسئول خرید كالاي خريداري شده را توسط مدارک بارنامه و ارسال کالا به انبار تحویل و انبار نسبت به انتقال به محل قرنطينه انبار اقدام نموده و تا زمان تعيين تكليف، در قرنطينه نگهداري می نمايد.

انبار با صدور فرم رسید موقت خرید و همچنین لیبل شناسایی و ردیابی اقلام به انجام کنترل های مربوطه اقدام و سپس با صدور فرم رسيد خرید داخلی کالاها را از قسمت قرنطينه خارج و به محل انبارش طبق نقشه جانمایی (Layout) منتقل و در محلهاي مربوطه انبارش مي نمايد، سپس واحد درخواست كننده را جهت آگاهی، مطلع می سازد.

یک نسخه از فرم رسيد انبار به واحد خرید یا تدارکات ارسال، نسخه دوم در انبار بايگاني، واحد تدارکات یا خرید پس از ضمیمه کردن فاکتور مربوطه به رسید انبار و تکمیل فرم کارپردازی، اسناد را تحویل واحد حسابداری انبار می دهد.

در صورت عدم تاييد محموله ورودي يا بخشي از آن، اقلام در فرم رسيد موقت مشخص گرديده ‌و آن بخش از محموله كه نامنطبق است با استفاده از فرم حواله برگشت خرید موقت، به عنوان مجوز خروج از کارخانه تلقی شده و جنس به واحد خرید و تدارکات جهت برگشت به تامین کننده تحویل می شود، در صورت رسید دائم شدن کالا در صورت هرگونه ایراد در کالای ورودی و یا عدم نیاز به کالا جنس به واسطه حواله برگشت رسید خرید داخلی صادر و با اطلاع به واحد خرید به فروشنده برگشت می شود (لازم به ذکر است جهت سند های رسید موقت انبار و حواله برگشت از رسید موقت، سند حسابداری صادر نمی شود).

هنگام ورود کالاهای تولید شده، از واحدهای تولیدی داخل سازمان به انبار نیمه ساخته و محصول واحد مربوط فرم تحویل قطعه به انبار را تکمیل و همراه کالا تحویل انبار می دهد. سپس انباردار پس از رویت جنس و کنترل مدارک کالا را تحویل گرفته و طبق مشخصات جابجایی و انبارش و Layout انبار در جای مناسب نگهداری می کند و سپس سند رسید دریافت از تولید را صادر می نماید.

در انبار قطعات یدکی و ملزومات هنگام برگشت اجناس از واحد درخواست کننده ضمن تکمیل فرم برگشت کالا به انبار، سند رسید برگشت از مصرف صادر و در انبار های نیمه ساخته، مواد اولیه هنگام برگشت کالا به انبار، سند رسید برگشت از تولید صادر می گردد.

در انبارها بعد از برگشت کالای ضایعاتی از واحدهای درون سازمانی با فرم برگشت کالا به انبار، پس از صدور سند رسید برگشت از تولید، سند حواله تحویل ضایعات جهت انبار ضایعات صادر می نماید.

در انبار ضایعات ورودی ضایعات از واحدهای تولیدی با تکمیل فرم تحویل ضایعات به انبار و یا با سند حواله تحویل ضایعات صادر شده از انبارهای دیگر تحویل انبار ضایعات می گردد و انبار پس از رسید ضایعات، و صورت نیاز به بازیافت سند حواله بازیافت ضایعات جهت واحد تولیدی بازیافت صادر می نماید و جهت فروش ضایعات حواله فروش ضایعات صادر میگردد.

رسید های دیگر مورد استفاده در انبارها:

رسید امانی دیگران نزد سازمان – رسید برگشت امانی سازمان نزد دیگران – رسید تبدیل کالا – رسید انتقال بین انبارها – رسید برگشت از ضایعات – رسید مغایرت انبارگردانی.

آموزش انبارداری

خروجی كالا از انبار جهت واحدهای مربوطه و ثبت سفارشات خرید:

در رابطه با درخواست کالاهای مصرفی و قطعات یدکی مورد نیاز واحدها، از انبار قطعات یدکی و ملزومات اداری و خدماتی، ابتدا فرد مربوطه نسبت به تکمیل در خواست کالا از انبار اقدام نموده و با ارائه برگ درخواست به انبار، انبار اقدام به تحویل جنس می نماید و انبار فرم حواله مصرف صادر نموده و پس از تأييد مسئول انبار و اخذ امضاي مدير واحد مربوطه یا فرد تحویل گیرنده نسخه اول را در انبار و نسخه دوم را به واحد مالي تحويل مي دهد (سند حواله مصرف در سیستم نرم افزاری انبار ثبت و عملیات موجودی کالا در کارتکس اعمال می شود).

در صورت نبودن جنس، اگر جنس مورد درخواست در سیکل کنترل موجودی و سفارشات ثبت شده قبلی انبار نباشد، انبار اقدام به ثبت سفارش خرید می نماید و اطلاعات فنی کالا یدر فرم سفارش خرید منظور می گردد، سپس سفارش خرید سیکل خود را در واحد خرید طی می نماید.

اقلامی که جزء سیستم کنترل موجودی انبار تعریف شده اند، در صورت کسری موجودی همیشه طبق یکی از سیاست های کنترل موجودی کنترل و سفارش گذاری می شوند

سیستم نرم افزاری انبار باید قابلیت بازنگری و حذف سفارشات خرید صادر شده را داشته باشد.

جهت درخواست کالا از انبار مواد اولیه و نیمه ساخته، سرپرست توليد اقدام به تکمیل فرم درخواست كالا از انبار، از نوع ارسال به تولید اقدام نموده و جنس مورد نظر را تقاضا و انبار براساس مقدار تقاضای ثبت شده، اقدام به تحویل جنس می نماید و سند حواله ارسال به تولید در انبار ثبت می شود.

جهت پروژه های مربوط به ساخت طي فرآیند درخواست کالا از انبار، از نوع پروژه، کالا از انبار دريافت می نماید و حواله ارسال به ساخت ثبت می گردد.

سفارش گذاری برای مواد اولیه مستقیم و غیر مستقیم بر تولید بر اساس سیاست های کنترل موجودی سازمان صورت می گیرد و به منظور بهينه سازي سيستم گردش موجودي و داشتن پائين ترين سطح موجودي، سيستم مديريت موجودي تعيين و اجرا مي گردد.

حواله های دیگر مورد استفاده در انبارها:

حواله برگشت از خرید داخلی – حواله امانی ما نزد دیگران – حواله تبدیل کالا – حواله انتقال بین انبارها – حواله تحویل ضایعات – حواله بازیافت ضایعات – حواله فروش ضایعات– حواله مغایرت انبارگردانی – حواله برگشت امانی دیگران نزد ما.

سند انتقال بین انبارها:

جهت انتقال کالا بین انبارهای درون سازمانی از این سند استفاده می شود، بطوریکه هنگام انتقال کالا از یک انبار، سند حواله انتقال بین انبارها صادر و در انبار دیگر رسید انتقال بین انبارها ثبت می شود.

تبدیل کالا:

جهت تبدیل یک کالا به کالای دیگر ابتدا حواله تبدیل کالا، با قید نام و کد کالای مقصد صادر و در همان انبار سند رسید تبدیل کالا عطف به حواله تبدیل کالا صادر می شود.

ورود كالا به كارخانه:

به هنگام ورود هرگونه كالا به كارخانه فرم مجوز ورود كالا به كارخانه واحد انتظامات یا نگهبانی صادر مي گردد و اگر ورود كالا به صورت اماني یا موقت (جهت تعمیر، نمونه خرید و…) خارج شده از كارخانه باشد، فرم مجوز برگشت كالاي اماني خارج شده صادر مي گردد.

كليه كالاهاي مجاز شخصي كه توسط اشخاص وارد شركت مي گردد و تحت كنترل انبار كارخانه نمي باشد، پس از بازرسي و رويت پرسنل انتظامات و درج در دفتر ورود و خروج انتظامات اجازه ورود داده مي شود.

خروج كالا از كارخانه:

جهت خروج كالاهاي اماني متعلق به کارخانه، از كارخانه فرم مجوز خروج كالاي اماني از كارخانه (معمولا کالاهایی که برای تعمیر و یا نمونه خرید خارج شده اند) توسط انبار صادر و جهت خروج كالايي كه به كارخانه برگشت ندارد فرم مجوز خروج كالا (توسط انبار) صادر و جهت خروج محصول نهايي جهت فروش حواله فروش توسط مسئول انبار صادر می شود.

خروج ضایعات از کارخانه:

ضایعات انبارش شده در انبار ضایعات نگهداری و بصورت دوره ای (دوره های هفتگی ، 15 روزه و … به تشخیص مسئول ضایعات) از طریق مزایده به فروش می رسد، خریداران پس از اعلام آمادگی جهت خرید در مزایده شرکت و برنده مزایده قیمت ضایعات را به حساب شرکت واریز و در واحد حسابداری ابتدا کل مقدار کالای خریداری شده سفارش گذاری شده و تاریخ تحویل مشخص می شود و بعد از امضاء توسط واحد حسابداری جهت مسئول فروش ضایعات ارسال می گردد.

مسئول ضایعات نسبت به ثبت درخواست تحویل فروش بر اساس فرم سفارش فروش اقدام می نماید و انبار این درخواست را به حواله فروش ضایعات تبدیل می نماید.

حواله فروش ضايعات توسط انبار صادر و واحد حسابداری فروش بر اساس فرم حواله فروش، نسبت به ثبت سند حسابداری موقت و صدور فاکتور فروش اقدام نموده و یک نسخه از فاکتور فروش جهت خریدار و نسخه دیگر همراه سند حسابداری موقت و حواله فروش جهت واحد حسابداری مالی ارسال می گردد و سند حسابداری موقت مربوطه در حسابداری مالی قطعی می شود.

ورود كالاي اماني خارج شده به کارخانه:

به هنگام بازگشت كالاهایي که به صورت اماني خارج شده به شركت فرم مجوز برگشت كالاي اماني خارج شده توسط انتظامات صادر مي گردد.

كالاي اماني برگشت شده در انبار قرار مي گيرد تا به واحد مربوطه تحویل شود و کالا در کارتکس اقلام امانی خارج شده که معمولا به صورت نرم افزاری انجام می گیرد ثبت می شود.

خروج محصول از کارخانه جهت فروش:

پس از تعیین خریدار معتبر و تصویب قیمت فروش و قرارداد، ابتدا کل تعداد کالای سفارش داده شده توسط واحد حسابداری فروش سفارش گذاری شده و تاریخ تحویل مشخص می شود و بعد از امضاء توسط واحد حسابداری فروش، جهت واحد فروش ارسال می گردد، در صورت نیاز به پیش دریافت از مشتری، وصول پیش دریافت در قسمت حسابداری فروش انجام و سند حسابداری موقت صادر و به حسابداری مالی ارسال می شود. سپس سند حسابداری موقت در حسابداری مالی قطعی می گردد.

برنامه ریزی فروش هماهنگی لازم جهت تولید کالاهای مذکور اقدام و پس از آماده سازی هر محموله به مقدار قابل حمل نسبت به تکمیل فرم درخواست تحویل فروش بر اساس سفارش فروش اقدام نموده و مقدار درخواست از مانده سفارش فروش کسر می گردد، فرم مربوطه به انبار محصول ارسال و انبار با توجه به فرم درخواست تحویل فروش و زمان بندی ارسال نسبت به بارگیری محموله اقدام و حواله فروش صادر می کند.

یک نسخه از حواله فروش به واحدهاي حسابداری ارسال مي گردد، فاکتور فروش صادر می کند که یک نسخه در حسابداری فروش بایگانی و یک نسخه به حسابداری مالی همراه سند حسابداری موقت مربوط به فاکتور صادر شده توسط حسابداری فروش، تحویل می شود و نسخه دیگر فاکتور فروش برای خریدار ارسال می گردد.

حسابداری سپس نسبت به کنترل سند حسابداری موقت و فاکتور فروش اقدام نموده و سند حسابداری موقت مربوطه در حسابداری مالی کنترل و قطعی می شود.

برگشت محصول به كارخانه از فروش:

پس از دریافت درخواست ارجاع محصول از سوی مشتری، درصورتیکه درخواست مرجوع کالا مورد تأیید باشد، مجوز برگشت از فروش توسط واحد فروش صادر و محصول مرجوعی دریافت می گردد و یک نسخه از مجوز برگشت فروش جهت اطلاع تحویل انتظامات می گردد.

هنگام برگشت محصول به كارخانه (محصول برگشتی از فروش) فرم اعلام برگشت محصول به كارخانه توسط پرسنل انتظامات صادر و محموله برگشتي تا انبار مشايعت مي گردد.

انباردار پس از دريافت محصولات برگشتی با صدور فرم رسيد موقت، اقلام تعیین تکلیف شده و در صورتی که نامنطبق بودن قطعات برگشتی مورد تأیید باشد، رسید دائم برگشت از فروش برای قطعات برگشتی صادر می شود و مطابق با سیاست های سازمان اقدامات بعدی انجام می پذیرد، در غیر این صورت سند حواله برگشت به مشتری صادر می شود.

برگشتی های نامنطبق غیر قابل اصلاح بعد از رسید برگشت از فروش تحویل انبار ضایعات می گردند (صدور حواله تحویل ضایعات) در غیر این صورت سند حواله برگشت به تولید صادر می شود و جهت اصلاح تحویل واحد تولید می شود.

در صورتی که برگشتی از فروش به دلیل نامنطبق بودن محصول نباشد (مواردی که خریدار از خرید منصرف شده)، انباردار پس از دريافت محصولات برگشتی فرم رسيد موقت صادر و در صورت سالم بودن محصولات سند رسید برگشت از فروش توسط انبار صادر می گردد.

پس از صدور سند رسید برگشت از فروش یک نسخه چاپی در انبار و نسخ دیگر در واحدهای فروش و حسابداری مالی بایگانی می گردد. سند رسید برگشت از فروش بعد از ارجاع به قسمت حسابداری فروش، در حسابداری فروش نسبت به صدور فاکتور برگشتی اقدام و سپس سند حسابداری موقت صادر و سپس سند حسابداری موقت و فرم فاکتور برگشتی برای حسابداری مالی ارسال می گردد. سند موقت پس از کنترل توسط حسابداری مالی قطعی گردیده و یک نسخه چاپی آن بایگانی می شود.

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

مطالب مشابه :

سیتم های مالی حسابداری

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

حسابدارى خريد و فروش كالا در موسسات بازرگانى(ادامه درس اصول حسابداری 1)

اطلاعاتی درباره نرم افزار سرمایه

دانلود رايگان آموزش نرم افزار حسابداری هلو

سند حسابداری