نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در مدیریت
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در مدیریت
مقدمه
با وجود توسعه چشمگیر فناوریهای جدید ،برخی سازمان ها نیاز به پذیرش چنین فناوری هایی را به طور کامل به دست فراموشی سپرده اند و یا اینکه نسبت به تصمیم گیری درباره فرایند های پذیرشی مربوط و اقدام به پیاده سازی آن با سرعت بسیار پایینی حرکت می کنند.برخی از مدیران تمایل دارندتا بهترین فناوری های موجود در دنیای تجارت را به کار گیرند ،در عین حال به نظر می رسد که بسیاری از آنها گرایش به چشم پوشی از اثرات انسانی و سازمانی این فناوری ها دارند. جامعیت این فناوری های جدید و تواناییهای بالقوه آن را می توان درواقع به عنوان منبع بالقوه ای از ضعف در نظر گرفت .دلیل این امر ناتوانی مدیران نسبت به استفاده از این فناوری ها برابر رقبای خود یا ناتوانی شان در بهره برداری از فرصت های ناشی از این فناوری هاست.جهت حل این مسئله بایستی قابلیت های این فناوری ها ،کفایتشان برای کسب وکار،امکان بهره برداری از مزایای آن و تلاش درجهت کسب ذهنیتی نو از مدیریت را درک کرد.در عین حال،درک نحوه ارتباط دقیق فناوری های جدید با سیستمهای اطلاعاتی و نیز چگونگی تضمین تداوم کسب و کار با توجه به امنیت چنین فناوری ها یی ،بسیار ارزشمند است.
بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط در راستای پرهیز از زوال سازمانی ، خود را از نظر اقتصادی متعهد به اتخاذ این فناوری ها می کنند.آنها بایستی این کار را از طریق توجه به ریسک های ذاتی فناوری های مزبور و نیز امنیت تداوم کسب و کار خود –حتی بعد از رویدادهای غیر منتظره و سخت-انجام دهند.
فصل اول
فناوری اطلاعات به عنوان یک نوآوری
برای دهه های متمادی،ارزش و اهمیت سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات و ارتباطات نقشی تعیین کننده و فراگیر در کسب وکارهای سازمانی داشته است .آرایش سریع اینترنت وپایگاه های داده ای سازمانی در دهه های 80و90 ،فرآیند تعدیل رفتار های تجاری و حیطه ارتباطی آن با بازارهای خود را تشدید کرده است .در این زمان، ما می توانیم به وجود میلیونها آژانس که تعاملی پیوسته و مستقل با ابزارهای محاسباتی دارند، اشاره کنیم .
این وضعیت و تحولات احتمالی آن،چالش های متعددی را در برابر توانایی های ما نسبت به طراحی و ارائه سیستم های اطلاعاتی مطرح می سازد.به هر حال برای بسیاری از سازمانها ، سیستم های اطلاعاتی و در کل فناوری اطلاعات و ارتباطات ،هنوز در راستای عملکرد بازاری و ارتباط با دست اندرکاران آن نقشی نو آورانه دارد. این به معنی آن است که فرایند پذیرش به عنوان عینیتی امکان پذیر از فرایند تصمیم گیری و یا مسایل مدیریتی در آمده است .انگیزه برای نوآوری زمانی درسازمانی ایجاد میشودکه تصمیم گیرندگان شکاف های عملکردی را مورد توجه قرار دهند یا پی برند که وضعیت موجود سازمان رضایت بخش نیست.
بهبودی تکنولوژیک و فرایندی نقشی ملموس در تحقق اهداف کیفی و عملکردی دارند.تشخیص این بهبود ها که باعث افزایش سطح کیفی سازمان می شود،روندی تعیین کننده برای عملکرد فر ایندی است.از جنبه استراتژیک ،موفقیت فرایند های نوآوری مدیریتی بسته به تلاش های رقابتی است.این تلاش ها ممکن است شامل دانش عمیقی از پیشرفت های تکنولوژیک و تحلیل کافی ازمزیت های شبکه ها باشند.این به معنی آن است که مدیران بایستی فناوری ها را که الزاماً با ایجاد سطوح بالای دانش و نیز بهبود کیفیت به دلیل های ارائه شده تلفیق می شوند موردتوجه قرار دهند.
این ملاحظات مربوط به ارزش اطلاعات بایست بر ارزیابی سازمان از فناوری اطلاعات متمرکز شود.ارزیابی اجرایی قبلی ممکن است مقدم برفرایند تصمیم گیری باشد ،یعنی قبل از نصب فناوری های محاسباتی درسیستم های اطلاعاتی مربوط به آنها.بعد از این عمل،سازمان می تواند بر ارزیابی فرا عملکردی این فناوری متمرکز شود،یعنی ارزیابی مربوط به استفاده عملیاتی از فناوری اطلاعات.
در زمینه ICTفرایند ارزیابی از طریق ابزار های کمی و یا کیفی برای تعیین ارزش ITنسبت به سازمان تعریف می شود .
تعریف دیگر شامل تشخیص و کمی سازی هزینه ها و مزایای سرمایه گذاری IT است .برخی پژوهشگران بیان می کنند که ارزیابی سرمایه گذری IT فر ایندی است که در نقاط مختلفی از زمان و یا به صورت مستمر انجام می گیرد. این امربه صورت صریح کمی و کیفی به دنبال تاثیرات پروژهIT است.
جهت استفاده بهتر از منابع مدیریتی توسع و پذیرش فناوری های نوین بایستی با شواهد اثر بخشی هزینه ای ومدیریتی آن مرتبط باشد . با اینحال با وجود پیشرفت های عمده اخیر در اجرا و ترویج ارزیابی ICT ،توسعه این فناوری ها تاثیر اندکی دربسیاری ازساز مانها دارد.
این امر تا حدودی به دلیل پیچیدگی نیروهایی (از قبیل مقاومت در بر ابر تغییر،اشتیاق مدیر،مبارزات رسانه ای،نظرات مشتریان،مشوق های کار فرما و توسعه های سازمانی)است که توسعه فناوری های جدید و روش تعامل ارزیابیICTبا آنها را معین می کند.
سایر محدودیت ها
مضاف بر این نیرو های متعامل ،دو محدودیت دیگر در ارتباط با ارزیابیICT وجود دارد. اولی محدودیت سازمانی است : پیچیدگی محیط درونی که ارزیابی فن آوری بایستی درآن انجام گیردو در نتیجه ارتباط آن با تصمیم گیرندگان مورد نظر
دومین محدودیت مربوط به تعارض های ارزشی است که با ظهور فناوری های جدید ایجاد می شود و ممکن است بر بکار گیری رویه ها و روشهای سنتی تاثیر گذار باشد.درک روشن این محدودیت هاو تعامل متقابل آنهاجهت اداره بهینه فناوری ها درسیستم ضروری است .
تکیه بر درک بافت سازمانی مرتبط با توسعه نوآوری های ICTاهمیت بسزایی دارد ، ما بایستی عوامل متعددی از قبیل وجود عامل تغییر ،حمایت مالی،جو مدیریتی و مدیریت منابع انسانی را به عنوان ویژگیهای بافت سازمانی تغییر در نظر بگیریم.
موانع پذیرش برخی فناوری ها ی جدید کدامند؟
برخی سازمان ها واقفند که تلاش نوآوری و پذیرش رویه ها و فناوری های جدید ممکن است باعث افزایش رقابت پذیری سازمان شود.در حقیقت ،نو آوران می توانند همان سرمایه گذاران باشندو این زمانی است که آنها قادر به اداره وظایف تحقیق و توسعه باشند.به علاوه کارکنان دانشی (سرمایه انسانی)می توانند با مد نظرقرار دادن بازارهای هدف ،قادر به دفاع از سازمان در برابرحرکات تهاجمی رقیبشان باشند.
مدیریت دانش ،بر افرادی نظر دارد که درگیر ایجاد ،توزیع وتقویت دانش در میان حوزه های وظیفه ای هستند.
این درگیری ،پایه فرهنگی سازمان است که بسته به یادگیری کار تیمی ،تسهیم دانش و نو آوری است.مدیران می توانند برنامه های تشویقی برای درگیر سازی کارکنانشان در نقشها ،فعالیت ها و فرایند های دانش پایه تجویز کنند.
به هر حال بسیاری از کسب و کارهای با اندازه متوسط قادر به پذیرش سریع فناوری های جدید نیستند و این مشکل یا بی میلی بایستی بررسی شود.برخی عوامل مانع پذیرش فناوری های نوین هستند :
ذهنیت مالکان : کارکنان مثل مالکان فکر نمی کنند و رابطه مالکان با کسب وکار تفاوتی بنیادین با سایرین دارد. بسیاری از مالکان کسب و کار های خود را با توجه به نگرشهای سنتیشان اداره می کنند و علاقه ای به نو آوری ویا فرایند های مدرن ندارند.
ابعاد سازمانی : برای برخی از کسب وکارهای متوسط بکارگیری فرایند های تجاری که از قبل مورد استفاده بوده است کاملا کفایت می کند. به علاوه اطلاعات مربوط به مشتریان (نیاز ها ،رفتارهای خرید و یارضایت)بر مبنای ر وابط شخصی است.
ضعف کاربران در بهره گیری از فناوری های جدید : این مشکل ممکن است منجر به استفاده ناقص از تجهیزات و کاربرد ها شود.در نتیجه بکار گیری همه ظرفیت های بالقوه ناشی از فناوری های محاسباتی غیر ممکن است.
مقاومت دربرابر تغییر: با وجود سرعت بالای ICT ما هنوز مجبور به رویار ویی باچنین وضعیتی هستیم. برخی کارکنان تمایلی به تعدیل روش های شخصی اجرای وظایف معمول خود ندارند،این امر دو دلیل دارد: نخست ،آنها تمایلی به یادگیری نحوه سرو کار داشتن با فناوری های نوین ندارند .دوم،برای بعضی افراد بشری ،تغییر ممکن است باعث ایجاد حس ناامنی شود.
محدود بودن بکارگیری فناوری های نوین به برخی حوزه های وظیفه ای) برای نمونه :تولید)این محدودیت می تواند به عنوان نیرویی باز دارنده در نظر گرفته شود.
نگرانی از مواجهه با فناوری های نوین به عنوان منبعی از بی امنی سازمانی :زمانی که داده ها باتوجه فنون سنتی مورد پردازش قرارمی گیرند ،اطلاعات به دست آمده مشهود و احتمال نابودی یا سرقت آنها بسیارپایین است.
برخی مدیران ممکن است تصورکنند که پیچیدگی صرف شبکه های مدرن کسب وکار ،بزرگترین ضعف برای سازمان هاست .به هر حال مدیرانی که مسئول ارزیابی ICT هستند،مجبور به درک نحوه تعامل این فناور ی ها ی نوین با طرح های موجود هستند.آنها همچنین باید اطمینان حاصل کنند که منابع کافی برای نگهداری سطوح عملکردی مورد نیاز موجود است .تردیدی نیست که تقریبا همه خدمات ارتباطی می توانند به عنوان ریسکی امنیتی در نظر گرفته شود، برای آنکه مزاحمان توانایی اختلال در سیستم رادارند وبیانیه های امنیتی به صورت حقایقی عام تلقی می شوند،به هر حال ،پتانسیل آسیب پذیری به معنی ضعف نیست . روشها و فنونی نیز جهت حفاظت از سرمایه های سازمانی وجود دارد.
آیا می توان ادعای تداوم داشت؟
برخی اطلاعات تکنولوژیکتاتاثیرزیان آوری بر صنعت و تجارت –هم از جنبه زمان و هم هزینه ها-دارند.درصد بالایی از کسب و کارهای کوچک که رویداد های مختل کننده را تجربه می کنند،هرگز شروع مجددی نداشته اند .تجارب و صنعت می توانند،فعالیت های باز دارنده ای را نسبت به محدود سازی آسیب ها و زیان های ناشی ار اختلالات تکنولوژیک تدارک ببیند و به عملیات عادی خود در زمانی کوتاه برگردند.این امر از طریق طراحی و ایجاد طرح اقتضایی میسر می شود .این طرح شامل سه عنصر اصلی است :طرح واکنش الزام آور ،طرح آشکار سازی اختلالات و طرح تداوم کسب وکار.
با وجود تعدد اختلالات ،سازمان باید طرحی برای فراهم سازی تداوم وظیفه ای کسب وکار داشته باشد.این طرح بسته به شناسایی وظایف حیاتی کسب وکار و منابع لازم برای پشتیبانی از این وظایف است.
رویداد ها وکنترل
با توجه به قوانین و فر ایند های کنترل داخلی ، می توان رویداد ها راجهت به دست آوردن درکی بهتراز تهدیدات و آسیب پذیری های مقابله با زیان های ناشی از حوادث آینده است. وقوع چنین حوادثی مستلزم فرایندی واکنشی بوده و شامل شناسایی آن ، ارزیابی میزان ریسک آن و نیز مجموعه فعالیت ها و رویه های قابل اکتشاف می باشد .به این دلایل اتخاذ فناوری های جدید چه فناوری های اختصاص یافته به تولید وچه فناوری های ادغام شده با حیطه اطلاعات-مستلزم تلاشی جهت توسعه طرح اکتشاف اختلالات و بخش های آن است.
هدف این طرح ،آماده سازی همه عناصر سازمانی (انسانی،فنی،مالی ومواد)برای ارائه واکنش سریع به رویدا دها و فراهم سازی امکان تداوم مدل های معمول عملیات کسب و کار و روابط آن با تامین کنندگان و مشتریان است.به هر حال با توجه به اینکه هر کسب وکاری در بعدی موقتی اجرا می شود ،این طرح نمی تواند موجودیتی مستقل داشته باشد،با توجه به این اصل ،سازمان ها بایستی ذهنیت ها ونگرش های خود نسبت به امنیت را جهت ایجاد طرح تداوم مناسبی از کسب وکار مجدداً طراحی کنند.
امنیت برای تداوم کسب و کار
مدیران زمانی که برای اعمال امنیت داراییهای خود تصمیم می گیرند،بایستی با اصول امنیت سیستمی عام شروع کنندو با اقدامات مشترکی که در حفاظت از سیستم به کارICT به کار می رود ادامه دهند . اصول امنیت سیسستمی مشخص کننده امنیت فیزیکی و منطقی از یک دیدگاه بر سطح بالا بوده و در بردارنده حوزه های وسیعی مانند پاسخ گویی،اثر بخشی هزینه و تلفیق است.ضرورت دارد مدیران ،حسابرسان داخلی ،کاربران و توسعه گران سیستمی بتوانند برخی نگر ش های گرایشی را جهت تقویت درکی وسیع از الزامات امنیتی که اغلب سیستم های ICTمجبور به داشتن آن هستند اتخاذ کنند.
به هر حال مراقبت از اثربخشی مدیریت ضروری است.دلیل این امر ،هزینه های بالقوه زیاد ناشی از امنیت غیر اثربخش یا ناکافی است ،برای آنکه برخی داراییها نقشهای مهمی در ایجاد درآمد یا ارائه خدمات بازی می کنند .برای نمونه آنها می توانند شامل این موارد باشند:
-هزینه تجدید ساخت ،تعمیر یا جایگزینی سیستم های آسیب دیده
- سازش یا از دادن داراییهای تجاری
-هزینه اختلالات تجاری به دلیل توقف های کاری ناخواسته
-افول کسب وکار به دلیل از دست دادن اعتماد مشتریان ,دست اندر کاران و شرکا
صرفه جوییهای هزینه ناشی از فرایند های بهبود کارایی و بهبود مدیریت ریسک می توانند ارزش ارزیابی امنیت را دقیقتر سازد .سازمان هایی که قادر به اعمال فناوری امنیتی پیشرفته هستند ،اجرای بهترو قابل اعتماد تری خواهند داشت.بنابراین بررسی امنیت اطلاعاتی به طورمنظم انجام شده وگزارش بررسی نیزبا پیشنهاد های کافی برای بهبود امنیت ،آماده می شود.این امر منجر به افزایش ارزش برای سازمان ،شرکای آن و نهایتا شبکه های عمومی در مقیاسی بزرگ می شود.
فصل دوم
ساز مان الکترونیکی چیست ؟
دو واژه ای که به نظر موجب ابهام می شوند تجارت الکترونیکی و کسب و کار ا هستند(1)واژه تجارت الکترونیکی در حال تبدیل شدن به یک بر چسب استاندارد برای تشریح جنبه فروش کسب و کار الکترونیکی است .تجارت الکترونیکی ارائه محصولات و دریافت سفارشات را در سایت های وب دربرمی گیرد.اکثر مقالات و رسا نه ها به اینترنت در در کسب و کار به عنوان مکانی برای خرید – بازار یابی و فروش محصولات و خدمات تحت آن توجه کرده اند ،زمانی که شما می شنوید که تعداد زیادی از افراد از اینترنت خرید می کنند و یا اینکه سازمانها می توانند سایت های وبی ایجاد کنند که در آن می توان محصولاتشان را به فروش برسانندمبادلاتی را انجام دهند و پرداختها را وصول و سفارشاتی بگیرند شما درباره تجارت الکترونیکی می شنوید. تجارت الکترونیکی تغییر شگرفی ر ا در ارتباطات سازمان بامشتریانش ایجاد کرده است،و به طور سرسام آوری در حال گسترش است . حجم جهانی تجارت الکترونیکی 111 میلیارد دلار در سال 1999 بود و این میزان در سال 2003 به 3/1 تریلیون دلار می رسد(2).
در مقایسه با تجارت الکترونیکی،کسب و کار الکترونیکی به طیف کاملی از فعالیت های دخیل ،دریک سازمان موفق مبتنی بر اینترنت اشاره دارد .به مفهوم دقیقتر، تجارت الکترونیکی زیرمجموعه کسب و کار الکترونیکی است .کسب و کارالکترونیکی شامل ا یجاد استراتژیهایی برای اداره شرکت های مبتنی براینترنت،ایجاد زنجیره های عرضه منسجم ،همکاری با شریکان به طور الکترونیکی ،شامل خلق بازار های جدید ،یافتن مشتریان جدیدو در کنار این موارد تلاش برای دسترسی به ترکیب بهینه ای از کامپیوتر ،وب و کاربرد هاست
یک کسب و کار الکتر ونیکی، از اینترنت و اینترانت های درونی را برای گشودن کانال های ارتباطی یک سازمان استفاده می کند و این امکان را فراهم می آورد که اطلاعات،منسجم توزیع شوند و به مشتریان ،تولید کنندگان ،کارکنان و دیگرن اجازه می دهند تا باسازمان به طورزنده ارتباط بر قرار کنند.
لازم است تا در باره درجه دخیل بودن کسب و کار الکترونیکی در یک سازمان بیندیشیم . سازمان هایی نظیر آمازون دات .کام، ای ترد(E.TRADE) و پتسمارت(PETSMART) و نظایر آن ،ده سال قبل وجود نداشتند .آنها به طور کلی انقلاب اینترنت را ایجاد کرده اند. مشتریانشان هرگز به طور فیزیکی در فروشگاهایشان قدم نمی زنند هرگز کارمندی را نمی بینند. اینها نمونه هایی از سازمان های کاملا اینترنتی هستند.تنها منبع درآمد آنها ،مبتنی بر تعاملات اینترنتی است.
یک کاربرد فزاینده از کسب و کار الکترونیکی که توجه رسانه ها را خیلی جلب نکرده است ،استفاده از اینترنت ،صرفا برای اداره یک سازما ن در حال فعالیت است.در واقع میلیونها سازمان وجود دارد که کالایی را تحت اینترنت نمی فروشند اما کاربرد های الکترونیکی را برای بهبود ارتباطات با سهام داران داخلی و خارجی و انجام بهتر فعالیت های کسب و کار سنتی استفاده می کنند. همان طور که مفاهیم رفتار سازمانی به همه سازمان ها مربوط است،الکتر ونیکی شدن نیز صرفا ویژگی سازمان های غیرانتفاعی نیست . بنابراین ،در اینجا ما از واژه سازمان الکترونیکی استفاده می کنیم که صرفا مختص سازمان های غیر انتفاعی نیست بلکه همه سازمان ها را د ر بر می گیرد.در این جا سوال این است که چه چیزی درباره سازمان های الکترونیکی منحصر به فرد است ؟قبل از اینکه بتوانیم در باره سازمانهای الکترونیکی و اینکه چطور آنها بر مباحث رفتار سازمانی تاثیر می گذارندحرفی بزنیم لازم است ،مطالبی که درباره سازمان های الکترونیکی منحصربه فرد است بیان کنیم این مطالب در شش قانون جدید کسب و کار الکترونیکی خلاصه می شوند.
1- کار الکترونیکی وجود ندارد .کارد که در یک ماه انجام شده ممکن است در ماه دیگر به طورکلی حذف شود.کسب و کار الکترونیکی در ا بتدای راه قرار دارد و برنامه ریزان نیازمندتجربه اندوزی هستند.
2- مزیت به پیشتازان می رسد.به مصداق دنیای واقعی ،پرنده ای که اول به طعمه برسد آن را میگیرد . در تجارت الکترو نیکی نیز چنین حالتی وجود دارد .اقتصاد های تجارت الکترونیکی با یک حاشیه کوچک و اولیه در بازار می توانند یک مزیت بلند مدت با ارزشی را فراهم آورند.اینترنت مزایای بسیاری را برای عده زیادی از نقش آفرینان در یک بازار فراهم می سازد.
3- موفقیت به سرعت از دست می رود.هر چه قدرسرعت داشته باشید باز به اندازه کافی سریع نیستید.قبلا ((بزرگ ، کوچک را می بلعید))ما امروز ((سریع کند را می بلعد)).رقابت سازمان ها را بلافاصله مواجه با تصمیم گیری سریع ،ایجاد خدمات و محصولات جدید در زمان اعلام شده ،حرکت با شتاب به سمت بازارها ،و پاسخ به اقدامات رقابتی می کند.نگرش قدیمی ((آماده ،هدف،آتش))با((آتش ،آماده ،هدف))جایگزین می شود
4- قیمت ها تحت فشار دائمی قرار دارند.هزینه پایین تر ساختار سازمان های مبتنی بر اینترنت به آنها اجازه می دهدتا محصولاتشان را نسبت به سازمان های سنتی پایین تر قیمت گذاری کنند.و اینترنت مقایسه خرید فوری را (در سایت های مقایسه –خرید از قبیل ((پرایس اسکن دات کام))و ((مای سایمون دات کام))فراهم می کنند . اینترنت بر سود های اضافی که به علت کمبود زمان یا اطلاعات لازم برای پیدا کردن فروشنده ،با پایین ترین قیمت برمشتریان تحمیل می شود ،فشا ر وارد می کند.
5- مکان مطرح نیست .در گذشته افرادی را که سازما نها استخدام می کردند،تولید کنندگان و فروشندگان عموما توسط مکان جغرافیایی تعیین می شدند.برای مثال،سازمان ها کارکنان خود را ترغیب می کردند که در نزدیکی محل کار خود زندگی کنند . اکنون کارفرمایان در محل های دوربه بهترین و باهوش ترین افراد دسترسی دارند و افراد با استعداد هرگز مجبور به ترک محل سکونتشان برای تعقیب فرصت های شغلی به مکان های خیلی دور نیستند.
6- اطلاعات منسجم همه چیز است .اینترنت و اینترانت ها روشی را که اطلاعات به درون سازمان ها انتقال پیدا می کرده اند را تغییر داده اند.سیتم های اطلاعاتی باز ومنسجم ،سلسله مراتب های سازمانی سنتی را دور می زنند و برای کارمندان و مدیران کار پیگیری پروژه ها را تسهیل ،تصمیم گیری درونی را همگانی و سازما نها را به تولید کنندگان ،شریکان و مشتریان متصل می کنند.
علاوه بر این شش تفاوت ، بایستی آنچه را که تناقص سازمان الکترونیکی نام دارد را مطرح کرد.سازمان های الکترو نیکی همچنین به خاطر اینکه دو فرایند متناقص باهم در یک زمان به انجام می رسانند ،منحصر به فرد محسوب می شوند.آنها انزوای کارکنان را افزایش می دهند در عین اینکه اجتماع آنها را هم فراهم می کنند. اینترنت انزوای اجتماعی ر ا به وجود می آورد،و این اثرات زیادر بر رفتار کار دا رد . اما تعداد ی از متخصصان در طراحی اطلاعات و کاراستدلا ل کرده اند که اینترنت همچنین گرو ههای افراد هم فکر و هم سلیقه را ایجاد می کند (3).اینترنت شبکه های اجتماعی را با شکستن موانع سازمانی وژ جغرافیایی ساخت دهی مجدد می کند.اینترنت به کارکنان اجازه می دهد تا باسهولت با دیگران در سازمانشان و خارج از آن همکاری کنند .برای مثال ،تصمیم های اخیر در توسط شرکت های((فورد موتور کو))و ((دلتا ایرلاین))این بوده است که به کارکنانشان کامپیوتر هایی ارائه کنند که بتوانند با یک حق عضویت به اینترنت دسترسی پیدا کرده به طوری که توانایشان را برای ارتباط با همدیگر افزایش داده و احساس همکاری را بین آنان تسهیل کند و مدیریت نیز میتواند به آسانی با آنان ارتباط برقرار سازد .البته این امر همچنین باعث می شود که کارکنان آسانتر شکایات را با هم در میان گذاشته به گونه ای که بتوانند به طور گروهی در مقابل مدیریت متحد شوند.
اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارمندان
اثرات سازمان های الکترونیکی بر کارمندان چیست ؟اگر شما اطلاعاتی را درباره کارکنان سازمانهای الکترونیکی می خواهید بهتر است که کتاب ((بندگان شبکه))رامطالعه کنید.نویسندگان این کتاب خاطر نشان می کنند که اکثر میلیونها کارگر در سازمان های الکترونیکی در حال بندگی در فروشگاههای طاقت فرسای الکترونیکی با ساعات کار طولانی و با فشارهای بالا و امنیت شغلی کم هستند.
رهبری الکترونیکی :
آیا رهبری در یک سازمان الکترونیکی متفاوت از یک سازمان سنتی است؟مدیران سازمان های الکترونیکی که در هر دوی این سازمان ها کار کرده اند،این تفاوت را تایید می کنند. آنها قایل به چهار تفاوت می شوند.تصمیم گیریهای سریع ،وجودچشم اندازی ازآینده ،انعطاف پذیری و توانایی برای تامین انتظارات بالا.
تصمیم گیری های سریع
مدیران در همه سازمان ها ،هرگز تمام اطلاعاتی را ندارن دکه همگام تصمیم گیری لازم دارند. اما مسئله در سازمانهای الکترونیکی جدی تر است .جهان در حال حرکت سریع و رقابت شدید است.رهبران در سازمان های الکترونیکی خود را به عنوان دوندگانی می بینند که از هموطنانشان درسازمان های غیر الکترونیکی فاصله زیادی دارند.آنها مکرراً واژه عصر اینترنت را مطرح می کنند –که اشاره به یک محیط کاری پر شتاب دارد.رهبران سازمان الکترونیکی امروزه برای تصمیم گیری مجبورند از جمع آوری اطلاعات از طریق روش های سنتی بپرهیزند.در عصر اینترنت این کار غیر قابل انجام است.
تمرکز بر آینده نگری
بنیانگذار شرکت ((پرایس لاین دات کام ))می گوید مسایل امروزی را فراموش کنید :شما به مرحله ای رسیده اید که بایست دائما بر ایجاد مسایل آینده متمرکز شوید .این مستلزم رهبری مبتنی بر چشم انداز و یک درک عمیق است از این که چطور فناوری ،در حال تغییر شغل رهبر است .بهترین رهبران یک نقشه ذهنی از صنعت ،فر صتها و ضعف ها ترسیم میکنند و آنها این نقشه ذهنی ر ادائما بررسی می کنند.
حفظ انعطاف پذیری
رهبرا الکترونیکی نیاز به انعطاف پذیری بالایی دارند آنها مجبورند تا با فراز ونشیب ها سازگاری داشته و زمانی که متوجه می شوند که کار به درستی انجام نمی شود ،سازمانشان را تغییر جهت بدهند .آنها مجبور هستند تاتجربه اندوزی را تجربه کنند.
ساختار الکترونیکی
تئوری اقتصادی را فراموش کنید .سازمان های الکترونیکی منحصراً به ساختارهای ارگانیک متکی هستند .آنها نیاز شدید به ارتباط عمودی ،افقی،مورب،تیم های فراسلسله مراتبی ووظیفه ای و رسمیت پایین برای کسب انعطاف پذیری و آزادی عمل دارند.سازمان های الکترونیکی مبتنی بر ساختارهای تیمی هستند که حول پروژه ها طراحی میشوند .این چه مفهومی برای کارمندان دارد ؟ افراد درگذشته نیاز به ساختاری داشتند که به طور کلیشه ای توسط شرح های شغل ،قوانین و رویه ها و میل سرپرستان موجود تعیین می شودکه این نوع ساختار در سازمان های الکترونیکی دوامی ندارند.این سازمان ها نیاز به کارمندانی دارند که ،تحمل ابهام را داشته باشند و بتوانند در آشوب رشد کرده و مهارت های تیمی قوی را دارا باشند.
تصمیم گیری :
در این مورد می توان دو پیش بینی را ارائه کرد.اول مدل های تصمیم گیری فردی احتمالا به طور فزاینده ای برای این سازمانها منسوخ می شوند .سازمانهای الکترونیکی گروه های مبتنی بر تیم هستند به همن خاطر مدل های تصمیم گیری گروهی مناسب تر هستند.
دوم مدل های تصمیم گیری تحلیلی و مبتنی بر تفکر که بر ادبیات مدیریت استراتژیک تسلط دارند –با مدل های فعال جایگزین می شوند .هیچ مدل کسب و کار با ثباتی برای سازمانهای الکترو نیکی وجود ندارد .موفقیت ها برا ی شرکت هایی است که به تجربه اندوزی بها می دهند و آنهایی که آزمایش وخطا را به کار برده و قادرند به سرعت اطلاعات را جمع آوری و جذب کنند و کسانی که شکست را می پذیرند و از آن درس می گیرند.
انتخاب کارمند:
امروزه استخدام افراد خوب ،خصوصا برای سازمان های الکترونیکی یک چالش محسوب میشود .این سازمان ها نیاز به گروهی خاص از افراد دارند که بایستی توانایی این را داشته باشند تا بتواننددر فرهنگ های دشوار شرکت های الکترونیکی باقی بمانند.به علاوه تعداد افرادی که می توانند کسب وکا ر الکترونیکی را درک کنند کم است و به همین خاطر این افراد می توانند هر کجایی بروند که تمایل دارند .سرانجام رشد سریع ،نیاز به استخدام انبوه را موجب می شود. بنابراین تامین متقاضیان شایسته ،محدود شده است. اکثر شرکت های کسب و کار الکترونیکی ،یک روش تهاجمی را برای استخدام افراد به کار می گیرند.آنها مدیران ارشد را بیش از شرکت های سنتی درگیر این مسئله می کنند و به طور فعال تری متقاضیان با صلاحیت دار را جستجو می کنند . زمانی که متقاضیان شناسایی می شوند ،سازمان های الکترونیکی نیاز دارند تا به دقت کاندیداهای نهایی را برای حصول اطمینان از سازگاری مناسب با فرهنگ سازمان بررسی کنند.سازمان های الکترونیکی تابع خصوصیات فرهنگی مشترکی از قبیل محیط کاری غیر رسمی ،روحیه تیمی،فشار های شدید برای تکمیل سریع و به موقع پروژه هاو توانایی کار 7-24(24 ساعت روز،7 روز هفته) هستند.ابزارهای انتخاب از قبیل آزمون ها ،مصاحبه ها و معرفی نامه ها بایستی افرادی را که نمی توانن ددر تیم موثر بوده و به ابهام و استرس غلبه کنند را شناسایی کنند.
نگهداری و انگیزش:
زمانی که استخدام صورت گرفت کسب و کار های الکترونیکی مواجه با وظیفه نگهداری کارمندان شایسته می شوند.همان طوری که قبلا ذکرکردیم ،این برای سازمان های الکترونیکی یک چالش محسوب می شود، چر ا که تقاضا برای این نوع از افراد زیاد است .این افراد گزینه های جالب توجهی برای استخدام درسازمان های دیگر دارند .کارفرمایان سایر شرکت ها ،احتمالا به طور تهاجمی سعی در جذب آنها می کنند .ترک شغل خصوصا به شرکت های کسب و کار الکترونیکی صدمه می زند ، به خاطر اینکه آنها شدیدا متکی به تیم ها هستند .تیم ها زمانی که از افراد با تجربه کاری مشابه برخور دار باشند موثرتر هستند.پتانسیل برای دریافت های ناعادلانه بین کارمندان در سازمان های مبتنی بر اینترنت خیلی شدید است . برای دست یابی به کارمندان بامهارت های کمیاب،خصوصا طراحان و مهندسان نرم افزار ،شرکت ها مجبور به ارائه پاداش های منعطف و حق انتخاب سهام و حقوق های بالا هستند.کارمندان دیگر ،بسیار کمتر این نوع رفتار خاص را می بینند. این پتانسیل لازم را برای سرکوب انگیزش کسانی که احساس می کنند با آنها به طور نا عادلانه رفتارشده است فراهم می کند .در اینجا مسایل بالقوه انگیزش را ذکر می کنیم که از مقایسه های درون سازمانی به وجود می آیند.زمانی که شما می بینید افراد ،باتجربه سن و تواناییهای مشابه شما مبالغ هنگفتی بابت کارشان در یک سازمان مبتنی به اینترنت می گیرند در حالی که شما دریافت کمتری دارید چه احساسی دارید؟این رفتار ناعادلانه ،به روحیه پایین بعضی از کارکنان منجر می شود .همچنین این رفتار ناعادلانه می تواند به نیروی کار ناراضی منجر شود که احساس میکند از حقوق خود محروم شده است.
بنابراین ،سازمان های الکترونیکی برای انگیزش کارکنان و حداقل کردن ترک خدمت آنها چه میتوانند ،انجام دهند؟جواب این است که پروژه های چالشی برای آنها ارائه تا برروی آن کار کنند ،به کارکنان آزادی عمل بدهند تاتصمیم گیری کنند ،حمایت لازم را برای موفقیت تیم ها انجام دهند،برنامه های حقوق و دستمزد جذابی ایجاد کنند که به وفاداری پاداش می دهند.
ارتباطات:
سازمانهای الکترونیکی نه تنها به کارکنانشان اجازه داده ،بلکه آنها را تشویق به ارتباط مستقیم و بدون کانال های ارتباطی با یکدیگر می کنند .کارکنان می توانند فورا هروقت با هرکس و هر کجا ارتباط برقرار کنند . این سیستم ارتباطات باز ،سلسله مرتبه هایی از قبیل اختلاف بین شبکه های رسمی و غیر رسمی ،ارتباطات غیر کلامی و غربال کردن را از بین می برند . جنبه منفی این شبکه ارتباطات باز بار اضافی ارتباطات است .این اختلالات ارتباط بی شمار امروزی وقت ارزشمند کارگران می گیرد و ممکن است توانایی آنان را برای تمرکز از بین ببرد.
اعتماد سازی :
رفتار سازمانی اخیرا اعتماد را به عنوان یک موضوع اصلی تحقیق کشف کرده است.اگر چه اعتماد سازی در سازمان های سنتی مهم است ،اما آن در سازمانهای الکترونیکی مهمتراست .چرا؟مطالعات نشان می دهندکه اهمیت اعتماد تحت شرایط تغییر و بی ثباتی افزایش می یابد.و این واژه ها شاخصه های سازمانهای الکترونیکی هستند .زمانی که قوانین ،سیاست ها و هنجار ها و اعمال سنتی بی ثبات یا نامشخص هستند ،افراد متوسل به روابط شخصی برای راهنمایی می شوند و کیفیت این روابط عمدتاً توسط سطح اعتماد تعیین می شود.
مشروعیت بخشیدن به احساسات:
موضوع احساسات نیز جدا به مباحث اصلی رفتار سازمانی اضافه شده است.احساسات اساسا در حوزه رفتار سازمانی نادیده گرفته شده بودند به خاطر اسطوره عقلانیت و اعتقاد به این که احساست از هر نوعی در کار مخرب است .اصولا سازمان ها به عنوان ابزاری برای اقدامات منطقی نگریسته می شدند و به همین دلیل احساست هیچ جایی در این دنیای آرمانی منطقی شده نداشتند. البته این باور از روی ناآگاهی بوده است .احساسات قسمتی از زندگی سازمانی هستند . افراد احساساتشان را در بیرون از سازمان نمی گذارند زمانی که با آنها سر کار می آیند.
آیا احساسات در سازمان های الکترونیکی مهمتر از سازمان های سنتی است ؟ممکن است پاسخ مثبت باشد .سازمان های الکترو نیکی به افراد اجازه می دهند تا با همدیگر در مکان هاو زمان های متفاوت کار کنند این موضوع منزوی سازی اجتماعی را مطرح می کند به علاوه تغییر سریع و بی ثباتی شاخص سازمان های الکترونیکی است.این شرایط نیاز به اجتماع بین کارمندان و پیوند های احساساتی قوی را به وجود می آورد.افراد نیاز دارند که به طور باز احساسات را با همکاران تسهیم کنند .در حالی که سازمان های سنی ممکن است با تشویق کارکنان به غلبه بر احساساتشان موثرتر عمل کنند،سازمان های الکترونیکی ممکن است زمانی کارآراتر باشند که کارکنان برای بیان احساساتشان ،احساس آزادی کنند.
طراحی کار:
اینترنت به عنوان قسمتی از چشم انداز گسترده ترشبکه های ارتباطی به شکل دهی مجدد محیط کار و طر احی مجدد شغل کمک می کند.
اینترنت نقل و انتقال ازراه دور آسانتر کرده است . این امر به میلیون ها کارگر اجازه می دهد تا مشاوران کارگران آزادی باشند که در پروژه های مجازی بدون حتی قدم گذاشتن در محیط فیزیکی سازمان کار کنند .اما این چیز مثبتی است که در رابطه با سازمان های الکترونیکی مطرح است.اما جنبه منفی سازمان های الکترونیکی در مورد طراحی کار عبارتند از : ساعت های طولانی و بیرحمانه کار،دسترسی به اینترنت به عنوان یک اتلاف کننده وقت کارمند و مسئولیت های فیزیکی مربوط به کار طولانی با کامپیوتر.ما قبلا به ساعتهای طولانی کار اشاره کردیم که نوعا سازمان های الکترونیکی از کار کنانشان می خواهند ،با وجود این کارکنان در 12 ساعت کار روزانه یا 6 و7 روز هفته موفق هستند اما اکثرا اینوگونه نیستند و برای چنین افراد ی این برنامه های کاری فشرده موجب تحلیل توانشان می شودو کارکنا ن خسته و مضطرب و دارای استرس می شوند .این امر می تواند سلامتی و بهره وری کارمندان را تحلیل برده و نهایتا به ناکار آمدشدن آنها بینجامد.
به علاوه بسیاری از کارکنان کامپیوتر هایی دارند که به اینترنت متصل است و موجب اتلاف زمان کار می شود .کارکنان در حال جستجو در اینترنت ،گپ زنی با دوستان،گفتگو های خودمانی در اتاق های گپ ،رفتارهای دیگری هستند که بهره وری را کاهش می دهند.برای مثال مطالعات نشان می دهد که به طور متوسط کارمندی که به اینترنت دسترسی دارد 90 دقیقه در روز را صرف جستجو د ر اینترنت می کند .کارکنانی که تمام روزشان را در نشستن جلوی کامپیوتر سپری می کنند نسبت به شماری از پیامد های منفی آسیب پذیر هستند . برای مثال کارکنان کامپیوتری که نزدیک مانیتورشان می نشینند ،خستگی و ضعیف شدن چشمانشان را موجب می شود.
توان کار – خانواده:
داستان مشهوری در شرکت مایکرو سافت وجود دارد و آن این است که در ساعت 8 شب زمانی که برنامه ریز جوان در حال قدم زدن در راهرو بود به بیل گیتس رسید .((گیتس )) از او پرسید کجا می روی ، مرد جوان پاسخ داد زمان رفتن به خانه ا ست. من 12 ساعت مشغول کار بودم بیل گیتس با تعجب گفت:آه فقط نصف روز کا ر می کنی ؟تعداد زیادی از کاکنان 12 ساعت در روز را به کار اختصاص می دهند.و 6 و 7 روز هفته را کار می کنند . سازمان ها با فناوری پیشرفته تر خصوصا سازمان های مبتنی بر اینترنت ،در حال گسترش فرهنگ های همیشه کاری(WORKAHOLIC)هستند. افزایش توانایی فناوری در جدایی خطوط کار و خا نواده افزایش بی رویه در زوج های دو شغله بحران بالقوه ای را ایجاد میکند.
افراد به طور فزاینده ای در می یابند که کار به زندگی شخصی شان لطمه می زند . و بسیاری این شیوه زندگی را زیر سوال می برند .توازن بین زندگی کاری و زندگی شخصی احتمالا مهمترین بحث در دهه آینده است.
فصل سوم
رهبری و مدیریت الکترونیک
جهان الکترونیک نیازمند فصل مشترک میان انسانها و فناوری است و کلید دستیابی به نتایج موفقیت آمیز به مدیریت تحول گرایی بستگی داردکه سازمان ،کارکنان و تجارت الکترونیک را به خوبی هدایت کند.تاکید بر کار آفرینی ،توجه ویژه به خلاقیت و نو آوری،هدایت و رهبری مبتنی بر اصول فنی ،فرهنگ سازی موثر و توسعه مهارت های ارتباطی از عمده ترین ویژگیهای عصر دات کام است ؛عصری که به شدت حوزه مدیریت و رهبری را چالش برانگیز ساخته است (رافونی 2001)به اعتقاد سگال"90 درصد مشکلات شرکت ها در فعالیت های آنلاین ناشی از مدیریت است نه فناوری".
تلفیق نظام مدیریتی و نظام فناوری مستلزم داشتن رابطه همه جانبه با مشتری کارکنان و سازمان است تخمین زده می شود تا سال 2013 هر یازده ساعت یکبار اطلاعات دوبرابر شود .به این سرعت تغییر ، افزایش رقابت وتغییر سلیقه و ذائقه مشتری نیز باید اضافه شود .بنابراین در صورت عدم مدیریت درست ،از دست دادن یک مشتر ی به قدری سریع اتفاق می افتد که می توان آن را به کلیک کردن بر موس کامپیوتر تشبیه کرد .
مدیریت الکترونیک چیزی بیش از یک تلاش گروهی یا اجتماعی برای تحقق اهداف سازمان است و در واقع به این موضوع اشاره می کند که چگونه مدیریت در پرتو اقتصاد شبکه ای و تجارت الکترونیک تکامل می یابد.نسل الکترونیک ،صدای غالب قرن 21 است و مدیریت الکترونیک به منزله پلی است که این افراد را در جهت عملکرد بهتر یاری می رساند ..
افرادی که ریشه در کارکردهای سنتی دارندغالبا معتقدند که مدیران بایستی همواره در دسترس و دم دست باشند تا با مسائل سازمان و کارکنان دست وپنجه نرم کنند.این مورد می تواند درکارهای معینی که راهکار های فیزیکی و یدی می طلبد مصداق داشته باشد اما برای بسیاری از وظایف مدیریتی در محیط کاری الکترونیک پایبندی به یک مکان ثابت کار آمد نیست.
در رهبری و مدیریت الکترونیک خصوصیات خاص مدیران در ایجاد سازگاری رشد سریع و مهارت نو آوری بسیار حائز اهمیت است.عصر اینترنت نیاز به تغییر مهارت های مدیران و نحوه یاد گیری آنان ا یجاد کرده است به منظور یک پارچه سازی مدیریت و فناوری لازم است تکنولوژی با تمام سیستم های سازمانی هماهنگ شود.در چنین فضایی از مدیران الکترونیک انتظار می رود که:
· مرکز توجه و کانون تمرکز تجارت خود رابه روشنی مشخص سازند. مدیران الکترونیک موفق در جهت ایجاد الگویی گام بر می دارند که تمام بخشها و اهداف شرکت را یکپارچه سازد.در شرایط عصر حاضر کانون توجه عصر الکترونیک بیشتر بر مشتری وارتباط با او متمرکز است تا بر تولیدات و فرایند های درونی سازمان.در نتیجه مدیران باید در اتخاذ تصمیمات شجاعت زیادی نشان دهند و به منظور بقا و رشد شرکت در صورت لزوم تغییرات لازم را به سرعت اعمال نمایند.
· درجهت جذب و حفظ کارکنان بااستعداد تلاش نمایند .تجارت الکترونیک در جهت جذب ،استفاده و حفظ نیروی کار کمتر اما بهتر وو مناسب تر است ،لذا مدیران باید برنامه هایی را در جهت تکریم کارکنان ,شناسایی استعداد ها و مهارت ها و برآورده ساختن انتظارات آنها اعمال نماید- فرهنگ کاری مناسب را در جهت عملکرد بهتر را تقویت نماید.فرهنگ کار الکترونیک باید منجر به بهبود عملکرد سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی شود . همکاری کار گروهی و ارزش ها و هنجار های مشترک در موفقیت تجارت الکترونیک بسیار اهمیت دارد.
· سازمانی شبکه ای و هوشمند ایجاد نماید.مدیران الکترونیک باید اتحاد را ترویج و تصمیم گیری را توزیع نمایند.علاوه بر این در فضایی تعاملی از ابداعات و فرصت های بازار ،مشتریان و کارکنان استفاده کنند.
توسعه وتوزیع دانش را ترویج و یادگیری سازمانی را تشویق کنند. مدیران الکترونیک باید به منظور دستیابی به فرصت های بازار ابتکار، یادگیری و خلاقیت را مورد تشویق قرار دهند و فضای لازم برای توسعه مهارت های آموزش و رشد و بالندگی کارکنان رافراهم سازند .
شرایط لازم برای مدیریت الکترونیک
هر مدیر خوبی نیز می تواند یک مدیر الکترونیک خوبی نیز باشد.البته برای تبدیل شدن به یک مدیر الکترونی موفق شرایط و ویژگی هایی لازم است که در زیر به ده مورد از بهترین های آنها اشاره می شود:
1- سرعت : در جهان امروز سریع بودن بسیار بهتر از بزرگ بودن شده است.کوتاه شدن دوباره عمر محصولات و خدمات،رشد سریع بازار ها تغییرات فراینده تکنولوژی ،تغییرات روز افزون انتظارات و سلیقه مشتریان و مصرف کنندگان و...منجر به کوتاه شدن تاریخ مصرف تصمیمات مدیران شده است.برای افزایش سرعت تصمیم گیری،لازم است از تکنولوژی مبتنی به اینترنت کمک بگیرید.فراموش نکنید که بوروکراسی قاتل سرعت تصمیم گیری شماست ،آن را کنترل و مهارکنید.
2- کارکنان خوب: منابع انسانی مهمترین ورودی های سا
مطالب مشابه :
نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در مدیریت
،حسابرسان داخلی ،کاربران و توسعه گران سیستمی بتوانند برخی نگر ش ا هستند(1 استانداری
برچسب :
اخرین اخباراستخدامی استانداری ا ش