امور اداری

تندخوانی » چیست؟ آثار آن کدام است؟

مجموعه راهکارهای عملی و فنونی که به هنگام مطالعه، سرعت انسان را بگونه‌ای چشمگیر افزایش داده و بسته به تلاش افراد در انجام تمرینات، گاه سرعت مطالعه را به ده برابر رسانده تا در زمانی اندک، توفیق یادگیری صفحات بی شماری فراهم شود، تندخوانی نام دارد.

آثار تندخوانی در فعالیت‌های فرهنگی و زندگی اجتماعی انسان عبارت است از:

1. صرفه جویی در وقت

امروزه پنجره‌های مختلفی از سراسر جهان به روی ما باز شده و اطلاعات بی‌شماری وجود دارد که با توجه به کارهای مختلف فردی و خانوادگی، دست‌یابی به مقداری از آن نیز کاری غیر ممکن به نظر می‌آید. از این رو، باید شیوه‌ای جدید جستجو کرد تا در پرتو آن در زمانی بس کوتاه، گام‌هایی بلند برداشته، افزون بر روزها و ساعت‌ها، ثانیه‌ها را نیز به کار گیریم تا شیرینی دانش و کامیابی موفقیت را نصیب خود سازیم.

تندخوانی ما را نسبت به لحظه‌های زندگی حساس می‌کند و انسان‌های خداجو را با آموزه‌های پیشوایان روشن اندیش بیش از پیش همسو می‌سازد که:

ایام زندگانی، سرمایه‌هایی است که هر لحظه از دست می‌رود; هر روز که به دست می‌آید، روزی را از دست می‌دهیم; نفس‌های انسان ذرات حیات آدمی است و همه ما فرزندان لحظات زندگی خود هستیم که جاودانگی ما به استفاده درست از لحظه‌ها خواهد بود.

برای عمر خود بیش از درهم و دینار خویش بخیل باشید

2. ایجاد حضور ذهن و موفقیت در امتحانات

تندخوانی قوای فکری ما را متمرکز می‌کند و با مطالعه زیاد و سریع، مطالب فراوانی در حافظه ما گرد می‌آورد تا توان استفاده لازم در زمان‌های مناسب را ایجاد کرده، ما را به کامیابی‌های بعدی هدایت نماید. از این رو، در امتحانات مختلف، تندخوانی در زمانی کوتاه، برای ما فهم بسیار ایجاد می‌کند و ما را در جذب نکات اصلی درس و فهم یکایک نکته‌های مهم کمک می‌کند.

بی شک رهاورد تندخوانی، رهایی از الفاظ و عبارت کم محتوا و روی کردن به مفاهیم مهم و کارساز در درس‌ها خواهد بود و این موفقیتی بزرگ در تحصیل محسوب می‌شود.

اتواسیون اداری چیست؟

سیستم هایی که در آنها کار به دقت آنالیز می‌شود و کارهای تکراری یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی نرم‌افزار قابل انجام است جدا شده و برای آنها نرم‌افزار یا سخت‌افزار خاصی طراحی می‌شود و سایر کارها که نیاز به هوش و قدرت تصمیم گیری انسانی دارد توسط انسان انجام می‌شود.

در این راستا شرکت مهندسی نرم افزار اروم مهر پرداز با بهره گیری از متخصصین نرم افزار و استفاده از نیروهای مجرب اقدام به تولید اتوماسیون های اداری می نماید. این نرم افزارها که بنا به نیاز مدیران شرکت ها و ادارات تولید می شوند قابلیت حذف و اضافه خدمات را داشته و بطور اختصاصی تنها برای شما تولید می گردند. به عنوان مثال شما مدیر یک کارخانه با تعدادی پرسنل اداری، پرسنل خدماتی، پرسنل تولیدی و ... هستید. از طرفی جنبه های تجاری کارخانه مانند حسابداری، انبارداری و ... برایتان مشغله دیگری ایجاد میکند. قطعا نگهداری و بروزرسانی این اطلاعات برایتان دشوار است. اما یک اتوماسیون اداری قدرتمند دستیار بسیار خوبی برای انجام این امور است. این نرم افزارها به گونه ای طراحی شده اند که شما می توانید پس از ورود اطلاعات آنها را تغییر داده، حذف کنید، جستجو کنید یا عملیات دیگری را انجام دهید. شرکت مهندسی نرم افزار اروم مهر پرداز بطور روزانه یا هفتگی از اطلاعات شما یک نسخه پشتیبان تهیه می کند تا در صورت بروز هر گونه مشکل اطلاعات شما را برگرداند. این تعهد ما به مشتریانمان است.

نگاه کلی به اتوماسیون اداری:

اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری ازعمده ترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری است.

تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری:

امروزه مديريت برگردش كار و مكاتبات اداری و همچنين مديريت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به كلي متحول شده است و استفاده ازروش های كند و مشكل ساز اداری غيرمكانيزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مكاتبات و دسترسي كند ، مسئولين و مديران را كه به مديريت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسيون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .

هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه ، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند. اتوماسيون اداری ،بهترين ابزار برای رسيدن به راه كارهای مفيد در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مكانيزه به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش كارها را ميسرمي سازد. دراين فرايند، حذف مکاتبات كاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهينه از زمان ، عملی می گردد.سيستم مکاتبات اداری به منظور مکانيزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است. اين سيستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دريافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پياده سازی اين سيستم ، يکپارچه سازی علميات گردش نامه در ادارات ، حذف کاغذ ،امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعيت نامه در هر زمان، امکان پيگيری نامه های ارجاع داده شده و يافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است ،بايگانی الکترونيکی ، بهره گيری از امضاء ديجيتالی و کارتابل الکترونيکی می باشد.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است ، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی:

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند ، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده ، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از % 30 زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از % 70 زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

وظایف و کارهای واحدهای صفی به طور مستقیم با اهداف سازمان سر و کار درند. یعنی انجام وظایف صفی به طور مستقیم به تحقق اهداف سازمان کمک میکند در حالی که واحدهای ستادی به طور غیر مستقیم، از طریق کمک به انجام وظایف صفی، در تحقق اهداف سازمان مؤثرند.

واحدهای ستادی به دو دلیل در سازمان مورد توجه قرار می گیرند:

1- توسعه یافتن سازمان و مطرح شدن نیاز به بخشهای پشتیبانی برای حمایت از بخشهای عملیاتی

2- افزایش پیچیدگی در فراگردها، جریان کارها، روشها و عناصر سازمانی، بویژه افزایش پیچیدگی فنی و فنآوری

مزایای استفاده از واحدهای تخصصی به صورت ستادی، عبارتند از:

1- صرفهجویی ناشی از تمرکز فعالیتهای خدماتی در واحدهای تخصصی ویژه

2- ارتقاء سطح مهارت کارکنان متخصص برای ارائه خدمات تخصصی مورد نظر

معایب استفاده از واحدهای تخصصی ستادی عبارتند از:

1- دست یافتن به کارایی به قیمت از دست دادن اقتدار منطقی مورد نیاز در واحدهای صفی

2- ایجاد امکان سوء استفاده از قدرت در واحدهای ستادی (برای کنترل غیر ضروری واحدهای صفی)

3 افزایش احتمال بروز اختلال در روند ارائه خدمات ستادی به واحدهای صفی

صف : واحدهائی هستند که وظایف اصلی سازمان را انجام می دهند و مستقیما به تحقق اهداف سازمانی کمک می کنند

ستاد: واحدهائی هستند که از واحدهای صفی پشتیبانی می کنند.

مزایا و معایب تشکیل ستاد :
مزایا :

1- صرفه جوئی ناشی از تمرکز فعالیت ها دریک واحد
2- ارتقا سطح مهارت کارکنان متخصص برای ارائه خدمات تخصصی

معایب :
1- دست یافتن به کارائی به قیمت از دست دادن اقتدار منطقی در واحدهای صفی
2- ایجاد امکان سوء استفاده از قدرت در واحدهای ستادی ( برای کنترل صف)
3- افزایش بروز اختلال در روند ارائه خدمات ستادی به واحدهای صفی

انواع واحدهای ستادی

ستاد شخصی

منظور از ستاد شخصی واحد یا فردی است که به طور اختصاصی در خدمت یک مدیر اجرایی قرار دارد.

ستاد تخصصی

منظور از ستاد تخصصی، واحدی تخصصی است که برای انجام وظایف ویژهای ایجاد می شود؛ نظیر واحد حسابداری، امور کارکنان،

ستاد عمومی

منظور از ستاد عمومی، واحدی است که کمکهای گستردهای به مدیریت عالی سازمان می کند و فعالیتهای آن، مانند سایر واحدهای پشتیبانی، محدود به انجام وظایف یک ادارة خاص نمیشود. ستادهای عمومی به دو نوع تقسیم میشوند:

1- ستاد عمومی شخصی

2- ستاد عمومی تخصصی

منظوراز ستاد عمومی شخصی، فرد یا واحدی است که به رئیسسازمان کمکمیکند و همانند «چشم و گوش» درخدمت وی قرارمیگیرد. ستاد عمومی تخصصی واحدی است که برای انجام اموری نظیر بازاریابی، روابط کار طراحی و مهندسی، و نظایر آن ایجاد می شود.

به طور کلی برای سازماندهی می توان دو مبنا را مد نظر قرار داد:

1- سازماندهی بر مبنای هدف

2- سازماندهی بر مبنای فراگرد

علت اختلاف صف و ستاد در یک سازمان

¨ مسئولان صفی و ستادی به نقش خود در سازمان ونقش یکدیگر واقف نیستند

منابع:اصول مدیریت -دکتر علیرضا رضائیان-سمت

مدیریت عمومی دکتر سید مهدی الوانی -نشر نی

تئوری سازمان -استیفن رابینز-مرکز پژوهشهای فرهنگی

گانت چارت چیست؟

گانت چارت ابزاري است براي برنامه ريزي پروژه كه براي نمايش زمان‌بندي فعاليت هاي لازم براي تكميل پروژه از آن استفاده مي شود. در يك گانت چارت، هر فعاليت (وظيفه) در يك رديف نمايش داده مي‌شود. تاريخ‌ها به صورت افزايش روزها، هفته‌ها يا ماه‌ها در بالاي رديف‌ها بسته به مدت زمان پروژه نشان داده مي‌شود.

زمان مورد انتظار براي هر فعاليت توسط خطوط افقي كه انتهاي سمت چپ آن زمان مورد انتظار شروع فعاليت و انتهاي سمت راست آن زمان مورد انتظار پايان و تكميل آن است نشان داده مي شود. فعاليت ها مي توانند به ترتيب، يا موازي و يا اشتراكي انجام شوند.

با توجه به پيشرفت فعاليت هاي پروژه، چارت با پر شدن خطوط افقي (Bars) به صورت بخشي از زمان تعيين شده فعاليت كه براي تكميل آن پيش بيني شده است به روز مي شوند. به اين ترتيب، مي‌توان با نگاهي سريع به نمودار پيشرفت پروژه را با كشيدن خط عمودي در زماني كه چارت بررسي مي‌شود تعيين نمود. وظايف تكميل شده در سمت چپ خط عمودي قرار مي گيرند. وظايف جاري با خط عمودي تقاطع پيدا مي كنند و اگر از برنامه عقب باشند قسمت پر شده آنها در سمت چپ خط عمودي و آنهايي كه از برنامه جلوتر هستند قسمت پر شده آنها در سمت راست خط عمودي قرار مي گيرد. وظايفي كه بايد در زمان هاي آتي تكميل شوند كاملا در سمت راست خط عمودي قرار مي گيرند.

براي پروژه‌هايي كه به صورت تيمي انجام مي‌شوند بهتر است كه ستون مجزايي براي اضافه نمودن افرادي كه مسؤل انجام آن هستند در نظر گرفته شود. گاهي اوقات در پروژه موارد مهمي وجود دارند (مانند موعدهاي مقرري كه مي‌بايست كاري يا محصولي مياني از پروژه تحويل شود) كه مي توان آنها را در زمان بندي پروژه نشان داد، اما اين موارد يك وظيفه يا فعاليت نمي‌باشند. اين موارد در گانت چارت به عنوان موعد (milestone) مشخص مي شوند و علامت آنها يك مثلت بر عكس یست

جدیدترین بخشنامه های امور اداری

ارزشيابي كاركنان( نمونه فرم های ارزشیابی کارکنان ( کادر اداری - معلمان ))

امور اداري واستخدام

آثار و تـأليفـات

امور مربوط به بازنشستگان و...

مرخصي ماموريت انتصاب انتقال خدمت نيمه وقت بانوان

حقوق- مزايا- ترفيعات گروههاي ممتاز

امور اداری

مطالب مشابه :

دانلود مجموعه نمونه قرارداد های پیمانکاری و ساختمانی

ارزشيابي كاركنان( نمونه فرم های ارزشیابی کارکنان ( کادر اداری - معلمان ))

امور اداری

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم