جایگاه سازمان در چرخه عمر سازمانی

با عنایت به اینکه اکثر مدیران محترم کشور بخصوص در صنعت ٬ در زمینه مدیریت مطالعات دانشگاهی ندارند. طبیعی است که در امر اداره سازمان از رویکردی سطحی و با استفاده از تجربیاتشان بهره ببرند. البته این مطلب به آن مفهوم نیست که بنده نیز خیلی می دانم اما این حق است که فارغ التحصیلان رشته های مدیریت در این زمینه ها اطلاعات بیشتری داشته باشند. به هر حال آنچه اکنون در سازمانها به نظر میرسد اداره عمومی سازمان برای زنده نگهداشتن شرکت توسط این مدیران می باشد که شاید بیش از ۸۰٪ ایشان مدارک فنی داشته و در رابطه با علم اداره سازمان یا اطلاعاتی ندارند یا اگر دارند پوسته ای از این دانش است. در یکی از دوره ها که استادی از دانشگاه ام آی تی مدرس آن بود می گفت در آمریکا اگر سازمانی به این نتیجه برسد که یکی از مهندسان سازمان توانمندی خوبی برای اجراء و اداره سازمان دارد باید در یکی از آکادمی های آموزش مدیریت رفته و اصول اداره سازمان و کار بامنابع انسانی را طی دو سال فرا بگیرد تا بتوان فرمان سازمان را به دست ایشان سپرد. پس اگر در کشور ما اینک کسی احوالپرس اداره صحیح سازمانها نمی باشد و معنی "مفهوم بهره وری" به لغت منسوخی تبدیل شده که هرزگاهی برای یادبود درگذشتش همایشی برگزار می گردد کار از ریشه خراب است و با برگزاری چندین همایش چند ساعته و کلاسهای کنونی که خودمان به کیفیت آنها واقف هستیم نمی توان قیمت تمام شده محصولات را پایین آورد و با کالاهای خارجی رقابت نمود واقعاْ اقتصاد با دستور راه نمیرود و باید دیوار مدیریت اجرایی در صنعت از پایه درست چیده میشد.

خوب برویم سراغ مطلب اصلی خودمان

در شروع فعالیت کاری یک مدیر عامل جدید در یک سازمان مطلوبست که سازمان را از نواحی مختلف رصد نماید که برخی از آنها میتواند موارد زیر باشد.

۱- آمارهای تولیدی

۲- آمارهای بازرگانی

۳- مجموعه قوانین و مقررات داخلی ( آیین نامه ها - دستورالعملها و .... )

۴- دریافت اطلاعات از افراد گوناگون برای آشنایی با فرهنگ سازمانی

لازم است تعداد افراد ملاقات شونده در یکماه اول آزاد باشد تا بتوان متوجه شد که سازمان فرهنگ غالبش روزمره و کارگری است یا نه فرهنگ صحیح و استراتژیک که توسط مدیران تدوین گردیده است.

۵- بررسی شرایط انتصاب مدیران سازمان ( آیا انتصابات رابطه ای بوده یا واقعی ) و آیین نامه انتصابات ( اگر قصد دارد کاری درست با همه مشکلاتش انجام دهد. )

۶- ایجاد ارتباط با اداره ای که مغز افزار سازمان است و این یعنی اینکه چه واحد سازمانی در تدوین قوانین و سازماندهی و گرفتن فید بک نقش اصلی را دارد . برای هماهنگی بیشتر به منظور تدوین قوانین مرتبط با اهداف شما.

مدیر باید داده های بدست آورده از سازمان را در یک دفتر یادداشت که حتماْ به همراه خود دارد یادداشت نموده و برای تدوین برنامه هایش نگهداری خواهد کرد.

مدیر عامل تازه وارد به یک سازمان بایستی بتواند تشخیص دهد که حال و روز شرکت چگونه است یعنی اینکه در نمودار حیات سازمانی شرکت در کدام نقطه از این خط قرار دارد با عنایت به شناسایی این مطلب که برای هر مدیر عاملی مثل داشتن نقشه راه برای حرکت و رسیدن به مقصد می باشد باید محل استقرار خود را محکم نموده و بدانیم در حال حاضر سازمان به چه چیزی برای حرکت به جلو نیازمند است بنابراین نباید در ماشینی که بیزین تمام کرده اشتباهاْ آب در رادیاتورش بریزیم که هیچ وقت برای ما ثمری در پی ندارد غیر از خسته کردن عوامل سازمان . اگر چه این مطلب بسیار مهم است اما هدف نهایی ما در این مجموعه نگارشها رسیدن به این دید است که مدیران را از جایگاه فعلی خود مطلع و نیازمندیهای آنان را با عنایت به فضای موجود در کشور ترسیم و ابلاغ نماییم. لذا اگر شما در سازمان خود مشاهده نمودید که میزان تولید نرخ رشد خوبی داشته است و با شیب مناسبی به سمت بالا میل نموده باید به سراغ میزان ریالی فروش سازمان رفته و میزان و نرخ رشد آنرا محاسبه نموده ( خالی از هرگونه رانت مثل سود ناشی از تورم و بر اساس نرخ ثابت مثلاْ روش لاسپیرز ) البته تمام این مطالب را باید با ریزه کاری در استراتژی های کامل سازمان بدست آورد پس می توان جایگاه خود را تعیین نمود که طی چند سال گذشته سازمان کجا بوده و به کجا می خواهد برسد لذا در اولین مرحله ما با توجه به دادهای تولید جایگاه سازمان را از نظر وضعیت در صنعت ترسیم می نماییم . در ادامه آمارهای بازرگانی باید تحلیلی از بازار خرید مواد اولیه و فروش محصولات نیز بدست آوریم آیا بازار مواد اولیه با عنایت به شرایط محیطی تامین است یا نه؟ آیا نوع کالای تولیدی ما از کالاهای مورد نیاز مردم و صنایع دیگر است یا نه کالای بخصوصی و برای قشر خاصی تولید میگردد؟ با توجه به این موارد می توان افق چشم انداز سازمان را برای آینده کاری خود تعیین نمود . سازمان باید طبق مقررات دوره عمر سازمانی برای خود چشم انداز یا استراتژی تدوین نماید . در صورت عدم توجه به این موضوع ما استراتژی را برای سازمان انتخاب خواهیم نمود که برای آن دوره عمر سازمان صلاح نیست و ما را به خطا می اندازد بنا براین بدین منظور دوره های عمر سازمانی را در زیر شرح می دهیم . ( البته خلاصه کتاب دوره عمر سازمان آقای ایساک آدیزس )

هر سازمان و شرکت مانند تمام موجودات زنده مراحل تولد، رشد، پيري و شايد مرگ را طي نموده و در هر مرحله از عمر خود داراي الگوهاي رفتاري خاص به منظور غلبه و چيرگي بر مسائل آن دوره و يا مشکلات مربوط به انتقال از دوره اي به دوره ديگر هستند. مواردي نيز پيش مي آيد که اين سيستم ها در حل مسائل باز مي مانند و بمنظور تشخيص و درمان نيازمند دخالت و معالجه عوامل بيرون از سيستم مي شوند. به شکل زیر به دقت توجه فرمائید:

سازمانها مانند موجودات زنده داراي منحني ( دوره هاي ) عمر و يا سيکل حيات هستند. از يک طرف در هر مرحله از مراحل اين دوره ها با مشکلات خاص آن دوره مواجه هستند و از طرف ديگر در مراحل انتقالي بين دور ها با مسائل و مشکلات از نوع خاص مواجه مي گردند.( اديزس، مترجم سيروس، 1388، مقدمه)
همانطور که در شکل نیز مشاهده می فرمائید، سازمان می تواند مانند کودکی نو پا، می تواند مراحل ایجاد، طفولیت، رشد سریع، بلوغ، تکامل، ثبات، اشرافیت، بوروکراسی اولیه، بوروکراسی و در نهایت مرگ را سپری نماید. و در این بین ممکن است دچار عارضه هائی مانند رابطه نافرجام، مرگ در طفولیت، تله بنیانگذار، تله کارآفرینی و پیری زود رس شود. حرکت در جهت عکس این منحنی امکان پذیر نمی باشد.

سوال این است که هم اکنون سازمان یا شرکتی که در آن فعالیت می کنیم، در کجای این منحنی عمر قرار گرفته است؟

پاسخ به این سوال قدری دشوار به نظر میرسد، ولی غیر ممکن نیست. و لازمه آن در ابتدا شناخت ویژگی ها و خصوصیات هر مرحله از عمر می باشد که در ذیل به آن می پردازیم. قابل توجه است پاسخ دقیق به این سوال منوط به انجام دقیق متدولوژی می باشد که دکتر آدیزس در سایت خود معرفی کرده است که قصد داریم با کمک شما و گام و گام آن را طی کنیم. ولی قبل از آغاز بایستی شناختی کافی از هر یک از این مراحل داشته باشیم.

مرحله ایجاد

با توجه به چرخه عمر سازماني مشاهده مي نمائيم که اولين دوره ايجاد (Courtship) مي باشد که داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

1. هدف و انگيزه اصلي ايجاد سازمان، گسترش ارايه خدمات به مشتريان، برطرف نمودن نياز امروز بازار، تغيير رفتار بازار از طريق ارايه محصولات جديد و ايجاد ارزش افزوده مي‌باشد.
2. نوع كار و چگونگي انجام آن تا حدود زيادي مشخص گرديده است.
3. ميزان تعهد بنيانگذار (بنيانگذاران) متناسب با درجه خطر پذيري لازم براي تحقق ايده‌ ايجاد سازمان مي‌باشد.
4. بنيانگذار (بنيانگذاران) ضمن تعهد نسبت به ايده خود، در عين حال واقع بين نيز مي‌باشد.
5. بنيانگذار (بنيانگذاران) انعطاف پذير بوده، آمادگي استفاده از تجارب ديگران را دارد.
6. بنيانگذار (بنيانگذاران) مستقلا و بدون دخالت ديگران در مورد ايده تشكيل سازمان تصميم گيري مي‌كند.
7. تعهد مالي كافي و متناسب با حجم كار وجود دارد.
8. شخص مناسبي براي مديريت سازمان در نظر گرفته شده است.
9. افراد مناسب براي به دست گرفتن امور در بدو ايجاد سازمان، در نظر گرفته شده‌اند.
10. همه افراد ذينفع با تعهدي غير رسمي حمايت خود را به طريقي نسبت به بنيانگذار (بنيانگذاران) اعلام كرده‌اند و تعهدات افراد به طور موفقيت آميزي به معرض آزمايش گذاشته شده است.

رابطه نافرجام

با توجه به چرخه عمر سازماني مشاهده مي نمائيم که عارضه دوره ايجاد (Courtship) رابطه نافرجام مي باشد که داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

1. محو شدن تعهدات و فقدان وجود آزمايش تعهد
2. متعصب و غير واقع گرا بودن بنيانگذار
3. توجه به سود و نرخ بازگشت سرمايه
4. تعهد نامتناسب با خطر مورد نياز
5. تحت کنترل و آسيب پذير بودن بنيانگذار
6. نبود يک آزمايش واقعي از طريق پاسخگوئي به سوالاتي همچون چه کاري را مي خواهيم انجام دهيم؟ چگونه و جه موقعي و بوسيله چه کسي مي خواهيم آن را انجام دهيم؟

طفولیت

با توجه به چرخه عمر سازماني مشاهده مي نمائيم که دومين دوره طفوليت (Infant) مي باشد که داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

1. سازمان پيوسته در حال خلق نيازهاي جديد براي بازار و كارآفريني است.

2. مديريت با طرحها و ايده‌هّاي فراواني مواجه است كه از سوي كاركنان يا از راههاي ديگر و به صورت پيشنهاد مطرح گرديده‌اند.

3. از مطرح شدن و ارايه نمودن ايده ‌هاي جديد در سازمان استقبال مي‌شود و مشكلات ناشي از آن به عنوان فرصتي براي كارآفريني يا بهبود كارهاي جاري سازمان تلقي مي‌شود.

4. تصميمات گرفته شده در قسمتهاي بازاريابي و فروش، جهت نفوذ و افزايش سهم سازمان در بازار، بر نحوه پذيرش طرحها و برنامه‌ها در ديگر قسمتها تاثير مي‌گذارد.

5. افرادي كه طرحها و ايده‌هاي جديدي پيشنهاد دهند، مورد تشويق مديريت قرار مي‌گيرند.

6. طرحهاي توجيهي سازمان به موقع به تصويب مديريت مي‌رسند.

7. مديريت تلاش مي‌كند با مشاركت بيشتر كاركنان، دامنه فعاليتهاي سازمان گسترش يابد و روند رشد سازمان تسريع گردد.

8. نقش كاركنان در حصول نتايج موفقيت آميز در چرخه فعاليتهاي سازمان و ميزان فداكاري و مسووليت پذيري آنان در انجام امور محوله، در ارزشيابي و ارتقاي آنان موثر است.

9. تعويض رهبر (بنيانگذار يا مدير عامل) منجر به دگرگوني اساسي در سازمان مي‌گردد.

10. تصميمات استراتژيك و حياتي سازمان در مورد جهت حركت سازمان، نوع و نحوه انجام فعاليتها توسط مديريت اتخاذ مي‌شود.

11. مديريت در برخي از امور كه لازم باشد، به مشاوره نيز مي‌پردازد.

12. مديريت، به راحتي، مي‌تواند هرگونه مقرراتي را، حتي خارج از قاعده معمول در سوابق همين سازمان و يا سازمانهاي مشابه، وضع نمايد.

13. ايجاد تغييرات در ساختار سازماني به راحتي ميسر مي‌گردد.

14. تغييرات عمدتا، در ساختار سازماني، سيستم حقوق و پاداش يا سيستمهاي اطلاعاتي صورت مي‌گيرد.

15. كاركنان براي انتخاب نحوه انجام امور محوله آزاد هستند، مگر در مواردي كه مديريت، صراحتا، محدوديتي وضع كرده باشد.

گذر از مرحله طفولیت

گذر از مرحله طفوليت داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

1. تشكيلات سازماني، پست سازماني، عنوان و سلسله مراتب در شرکت وجود ندارد و شرکت داراي حداقل مقررات، سيستم، دستورالعمل انجام كار و بودجه بندي است

2. تمركز زيادي در اداره شرکت وجود دارد و تقريبا، همه اختيارات در دستان مدير عامل است و تفويض اختيار صورت نمي‌گيرد.

3. سازمان تامين اجتماعي اجازه نداده است كه دخالت عوامل خارجي موجب خارج شدن كنترل شرکت رفاه گستر از دست وي شود.

4. مديريت تلاش مي‌كند تا حد ممكن توازني بين هزينه‌ها و درآمدهاي شرکت برقرار كند.

5. مديريت اقدام به سرمايه گذاري در زمينه‌هايي كرده است كه در كوتاه مدت به نتيجه مي‌رسند.

6. شرکت تمام توان خود را جهت افزايش توليد و فروش هر چه بيشتر محصول به كار گرفته است.

7. شرکت از طريق ارايه تخفيف هاي ويژه توانسته است به ميزان قابل توجهي فروش خود را افزايش دهد.

8. شرکت تا حد ممكن به شكايت هاي مشتريان رسيدگي مي‌كند.

9. كاركنان نسبت به انجام وظايفشان متعهد هستند.

10. كاركنان تمام وقت در اختيار شرکت هستند و حتي، گاهي، مجبور مي‌شوند در ايام تعطيل نيز به سر كار بيايند.

مرحله مرگ در طفوليت

مرحله مرگ در طفوليت داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

1. سيستمها، مقررات و آيين نامه‌هايي وجود دارد كه تناسبي با فعاليتهاي سازمان ندارند.

2. مديريت (بنيانگذار) اقدام به تفويض اختيارات زودتر از موعد كرده است.

3. مقررات و آيين نامه‌هاي دولتي موانع زيادي براي ادامه حركت سازمان ايجاد كرده‌اند، به نحوي كه هزينه مشاوران حقوقي و زمان لازم جهت برخورد با اين قوانين و مقررات از توان سازمان خارج گشته است.

4. دخالت عوامل خارج از سازمان ( شركا، سهامداران، دولت و …) در امور سازمان به حدي است كه، عملا، كنترل سازمان از دست مديريت (بنيانگذار) خارج گرديده است.

5. جريان نقدينگي سازمان بيش از حد منفي است و سازمان توان برآوردن تعهدات مالي خود را ندارد.

6. مديريت در محاسبه هزينه‌ها و درآمدهاي حاصل از حسابهاي دريافتني و موجودي جنسي سازمان، دقت كافي را ندارد.

7. مديريت براي تامين نقدينگي سازمان، اقدام به دريافت وامهاي كوتاه مدت كرده است.

8. مديريت قراردادهاي بزرگ و پرخطري را منعقد كرده است كه، عملا، از توان سازمان خارج هستند.

9. مشتريان معاملات خود را تكرار نمي‌كنند.

10. علايم وظيفه شناسي در ميان كاركنان كمتر مشاهده مي‌شود و اغلب آنها تنها در وقت اداري در سازمان حضور مي‌يابند.

مرحله رشد سريع

مرحله رشد سريع داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

1. سازمان محصولات (خدمات) جديدي ارايه مي‌كند و از حالت تك محصولي خارج گرديده است.

2. سازمان تلاش مي‌كند سطح خدمات ارايه شده را افزايش دهد.

3. سازمان فروش و موفقيت را يكسان مي‌داند و سود را به عنوان درصد ثابتي از فروش متوقع است.

4. هدف سازمان فروش بيشتر و نفوذ در بازار است، ولي، برنامه مناسبي براي اين منظور تدوين نشده است.

5. معمولا قيمت تمام شده كالايي كه توليد شده نامعلوم است و يا هزينه‌هاي محاسبه شده كمتر از مقدار واقعي است.

6. مديريت زمان و تمركز كافي براي هماهنگ كردن امور ندارد و به آزمايش و كسب تجربه به روش سعي و خطا مي‌پردازد.

7. رشد سازمان بر اساس برنامه نيست، بلكه، بر اساس نياز محيط و به صورت واكنشي است.

8. سازمان دچار كمبود جا و مكان است.

9. محل‌كار افراد پراكنده است و در هرمكاني كه لازم باشد حضور مي‌يابند.

10. تعداد جلسات كم و زمان آنها معمولا كوتاه است و مكان ويژه‌اي براي برگزاري جلسات وجود ندارد.

11. سازمان بر محور افراد سازماندهي شده است و هرگونه تغييري در سطح كاركنان يا مديريت مي‌تواند باعث بروز تغييرات شديد رفتاري در اداره و يا بقاي سازمان گردد.

12. مجوز انجام فعاليت براي كاركنان در سطح وسيعي وجود دارد و در صورت بروز اشتباه، بخشوده مي‌شوند.

13. انتظار مي‌رود كه هر كس، آنچه را لازم است، انجام دهد و برا ي انجام كارها فرهنگ پارتيزاني حاكم است.

14. محدوده مسووليتها مبهم است و بين وظايف كاركنان تداخل وجود دارد.

15. مديريت دچار بحران تفويض اختيار است.

مرحله گذر از رشد سريع

مرحله گذر از رشد سريع داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

1. مديريت درگير فعاليتهايي شده است كه ارتباطي با فعاليتهاي سازمان ندارند.

2. مديريت در تلاش است تا از هر فرصتي كه پيش مي‌آيد براي گسترش فعاليتهاي سازمان بهره ببرد، اما، دچار بحران تعيين اولويت سرمايه گذاري است.

3. مديريت به بودجه و برنامه توجه دارد؛ اما، كنترل واقعي بر نتايج طرح ريزي شده ندارد، به نحوي كه نوسانات شديد و انحرافات جدي بين بودجه و عملكرد واقعي وجود دارد.

4. مديريت براي كاهش فشار حاصل از حجم زياد كارها، برخي از اختيارات خود را، به طور محدود، به زيردستان خود تفويض كرده است.

5. سازمان شروع به وضع مقررات و ضوابط و ايجاد سيستمهاي فرعي جهت اداره امور نموده است؛ با اين حال، سازمان فاقد قالب و رويه و سيستم است و اولويت با عملكرد مي‌باشد.

6. اختيارات و شرح وظايف، تا حدودي، تعريف شده‌اند؛ اما، به صورت مستند وجود ندارند.

7. سيستم تعيين دستمزدها و پرداخت حقوق به صورت محدود و ناهمگون وجود دارد.

8. كاركنان آنچه در توان دارند براي انجام وظايف محوله بكار مي‌بندند.

9. ميزان فروش و سهم بازار رو به افزايش است.

10. مشكل كمبود نقدينگي به حدي نيست كه لطمه اساسي وارد كند ولي حركت سازمان را كند كرده است.

ادامه دارد…

جایگاه سازمان در چرخه عمر سازمانی

مرحله ایجاد

با توجه به چرخه عمر سازماني مشاهده مي نمائيم که اولين دوره ايجاد (Courtship) مي باشد که داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

رابطه نافرجام

با توجه به چرخه عمر سازماني مشاهده مي نمائيم که عارضه دوره ايجاد (Courtship) رابطه نافرجام مي باشد که داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

طفولیت

با توجه به چرخه عمر سازماني مشاهده مي نمائيم که دومين دوره طفوليت (Infant) مي باشد که داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

گذر از مرحله طفولیت

مرحله مرگ در طفوليت

مرحله مرگ در طفوليت داراي ويژگي هاي زير مي باشد:

مرحله رشد سريع

مرحله گذر از رشد سريع

مطالب مشابه :

چرخه حیات سازمانی

چرخه و مراحل عمر

چرخه ی حیات

جایگاه سازمان در چرخه عمر سازمانی

خلاصه کتاب تئوری سازمان استیفن رابینز

خلاصه کتاب تئوری سازمان استیفن رابینز

افول سازمانی

دانلود رایگان مقاله افول سازمانی

داده کاوی، کاربردها، مسائل، تکنیک ها و چرخه حیات