مراحل تهيه نامه هاي اداري (ِشیوه نگارش فارسی در روابط عمومی)

برای نوشتن یک نامه اداری باید مراحل زیر را در نظر گرفت:<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

۱- قبل از نگارش ۲- نگارش مقدماتي يا تهيه پيش نويس ۳- بررسي پيش نويس

تنظيم عنوان نامه :

عنوان نامه در مکاتبات اداري بستگي به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. عنوان مناسب و درست، مخاطب را وادار مي کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابي منطقي براي آن در نظر بگيرد. در سال، ۱۳۵۵ سازمان امور اداري و استخدامي کشور در خصوص عنوان گيرنده به صورت (به : از: موضوع:) طي دستورالعملي به کليه سازمان هاي دولتي ابلاغ نمود که از این شیوه استفاده نمایند.

تنظيم متن نامه : به طور کلي متن هر نامه از سه قسمت متمايز از يکديگر تشکيل مي گردد که عبارت انداز : مقدمه، پيام اصلي و نتيجه گيري یا اختتام مطلب.

منظور از مقدمه همان سرآغاز و آنچه در ابتداي هر نوشته اي آورده مي شود، است که بستگي به سليقه و ذوق نويسنده دارد. نويسنده در مقدمه اي کوتاه يا مفصل که در آغاز نامه عنوان مي نمايد، ذهن خواننده را بر دريافت پيام آماده ساخته و از طرفي ديگر وي را در دستيبابي به سوابق نامه کمک مي نمايد. اما پيام اصلي همان چيزي است که نامه براي انتقال آن ارسال مي گردد بنابراين با اهميت ترين قسمت نامه، متن نامه مي باشد.

شايان ذکر است که موفقيت يا عدم موفقيت نگارنده نامه در گرو تنظيم و تدوين صحيح و درست پيام اصلي نامه مي باشد. چه بسا نامه هائي نوشته شده که به دليل نارسايي، بدون اثر و نامفهوم مانده وحتي در پاره اي از موارد اثر منفي بر جاي مي گذارد. اما نتيجه گيري يا اختتام مطلب، نشان دهنده اهميت و ترقيب اقدام کننده در سرعت بخشيدن به انجام درخواست وارسال پاسخ مي باشد. از طرفي بهتر است در نامه هاي جوابيه نتيجه چه مثبت و چه منفي کاملاً مشخص گردد و از به کار بردن کلمات چندپهلو و مبهم
خودداري گردد.

چند توصيه جهت تهيه پيش نويس ( مرحله دوم تهيه نامه هاي اداري )

۱- کاغذ مناسب استفاده شود.

۲- با خط خوانا نوشته شود.

۳- اگر بيش از حد خط خوردگي دارد، بهتر است بازنويسي شود.

۴- فاصله خط ها با يکديگر حداقل ۱۵ ميليمتر باشد، زيرا اگر تغييرات يا اصلاحاتي لازم باشد جا براي انجام آن وجود داشته باشد.

۵- در تهيه پيش نويس به اندازه کافي حاشيه در هر چهار طرف نامه در نظر گرفته شود که در قطع A4 در بالاي نامه در صفحه اول ۴۵ ميليمتر و در صفحات ديگر ۳۵ ميليمتر، در طرفين آن سمت راست و چپ حداقل ۳۰ و در پائين نامه حداقل ۲۰ ميليمتر حاشيه اختصاص داده شود که اين مراحل در نامه هاي با قطع A5 پنج ميليمتر از اندازه هاي ذکر شده کمتر در نظر گرفته شود.

۶- کنترل شود املاي کلمات درست باشد.

۷- سعی شود هماهنگی لازم بین سخن، موضوع و هدف نامه وجود داشته باشد.

۸- نشانه گذاري و آئين درست نويسي به خوبي رعايت و به کار برده شود.

اما در مورد مرحله سوم تهیه نامه های اداری که بررسی پیش نویس می باشد، نگارنده باید با دقت تمام و با در نظر گرفتن جوانب کار به بررسی محتوایی و املایی نامه پرداخته و در صورت تائید، نامه را برای تایپ اصلی و امضاء پاراف نماید.

مراحل تهيه نامه هاي اداري (ِشیوه نگارش فارسی در روابط عمومی)

مطالب مشابه :

شيوه نامه مكاتبات اداري

آشنایی بانحوه مکاتبات اداری

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

مراحل تهيه نامه هاي اداري (ِشیوه نگارش فارسی در روابط عمومی)

رأي شماره‌هاي ۷۳۲ـ۷۳۱ هيأت عمومي ديوان عدالت اداري با موضوع ابطال بخشنام معاون حقوقي رئيس‌جمهور

رأي شماره‌هاي ۷۳۲ـ۷۳۱ هيأت عمومي ديوان عدالت اداري

آشنایی بانحوه مکاتبات اداری

رأي شماره407 الي 408 هيأت عمومي ديوان عدالت‌اداري

متن کامل جزوه و مطالب مربوط به ارتباط با رسانه

انتشارات در روابط عمومي