سرگذشت یکپارچه سازی فضاهای اداری

در سال 1384 که تیم جدیدی مدیریت سازمان تامین اجتماعی را بدست گرفت.پس از چند ماه حسب نظر مدیر عامل جدید سازمان مقرر شد بعنوان مدیر عامل شرکت مشاور مدیریت وخدمات ماشینی تامین را برعهده گیرم.مدیرعامل مزبور در آن جلسه اعلام کرد که هنوز در مورد جانشین من به تصمیم نرسیده وبایستی دو تا سه ماه کماکان سرپرستی معاونت را داشته باشم!البته اطلاعات وحدسیات من خلاف این مطلب بود(بالاخره تجربه 7سال مدیرکلی دفتر هیئت مدیره وکار کردن باچهار مدیرعامل تا پیش از این برای کسب این شم مدیریتی کافی است)همینطور هم شد وفردای آن روز حکم جانشین اینجانب صادر شد.باتوجه به اینکه قبلا وسایل ومستندات شخصی خود را جمع وجور کرده بودم همه چیز آماده تحویل و تحول بود .بتازگی خاطرات کلینتون را خوانده بودم واو از رسمی در کاخ سفید سخن گفته بود که رئیس جمهور قبلی قبل از ترک کاخ سفید و به هنگام تحویل اطاق کار به رئیس جمهور جدید طی نامه ای مطالبی را برای می نویسد وروی میزش می گذارد. بنظرم" رسم خوشایندی" آمد.دست بکار شدم ونامه ای در مورد معاونت امور استانها و نیز پرسنل آن ومدیران استانها و... برایش نوشتم وروی میزش گذاشتم.

واما معاونت مزبورجناب آقای بیگی بعدها وکرارا در جلسات مختلف وحتی بدون حضور اینجانب تعارفات ویا تعاریفی از من مطرح کرده بود از جمله اینکه حیدری بایگانی ناطق سازمان تامین اجتماعی است(البته احتمالا در مورد اینکه بایگانی راکد است یافعال! گوینده وشنوندگان قضاوت هایی داشتند).از این نوع تعریف ها آنهم از سوی مخالفینم ویا کسانی که خودشان(در مقاطعی ) یا تیمشان در حق من ناملایماتی را دامن زده اند بسیار دیده ام وشنیده ام .که بی شک همه از الطاف بیکران خداوندی است .ولی یکی از این تعاریف یا تعارفات که خیلی به دلم نشست وقلقلکم داد (متاسفانه به آن برای لحظاتی مغرور شدم) تعارف یاتعریفی بود که جناب آقای دکتر گودرزی رئیس موسسه عالی پزوهش تامین اجتماعی در جلسه شورای پژوهشی موسسه مزبور از من بعمل آورد آنهم در حضور اساتید بزرگی همچون دکتر ساروخانی و...

باری در جریان کنگره عدالت وتامین اجتماعی که در زمان جناب آقای مهندس مددی برگزار می گردید قرار بود از اینجانب بعنوان پژوهشگر برتر تامین اجتماعی واز شرکت مشاور مدیریت وخدمات ماشینی تامین بعنوان پیشتاز در عرصه فناوری اطلاعات وارتباطات تامین اجتماعی تقدیر بعمل آید وحتی عکس وتفصیلات و... نیز از من وشرکت مزبور که مدیر عامل آن بودم توسط موسسه دریافت شد.ولی در روز برگزاری کنگره متوجه شدم که نام حقیر خط خورده واز یکی از بستگان مسئولین رده بالای سازمان بجای من تجلیل شده و در مورد بحث اتوماسیون نیز باکمال تعجب بجای شرکت مشاور مدیریت وخدمات ماشینی تامین که همگان بر پیشتازی تامین اجتماعی در این زمینه اذعان دارند سازمان بازنشستگی کشوری انتخاب واز جناب آقای مهندس ضیائی (که مدتی بعد مدیر عامل سازمان شد تجلیل شد!)در مورد خودم اعتراضی نکردم ولی در ارتباط باشرکت مزبور بعنوان مدیر عامل سازمان و...اعتراضیه ای تند ودفاعیه ای متقن نوشتم وارسال کردم.جناب آقای مهندس مددی در هامش نامه ام نوشتند که بخاطر مصالح سازمان موضوع را خاتمه یافته تلقی کنم.که به منزله قبول اعتراض شرکت بود.

واما در سال 1387در جلسه شورای پژوهشی موسسه مزبور جناب آقای دکتر گودرزی بعنوان رئیس موسسه وشورای مزبور من را"لوترسازمان تامین اجتماعی"قلمداد نمود وامروز که به بحث یکپارچه سازی واحد ها رسیدم یاد این حرف ایشان افتادم .حکایت از این قرار است که صرفنظر از ایده هایی نظیر کارگزاریها وشعب اقماری و...که از مرحله طرح تا اجرای آنها را برعهده داشتم در طول دوران خدمتم توفیق داشتم تا در بسیاری از موارد بدیع در سازمان مشارکت موثر داشته باشم.بطور مثال اولین اوپن سازی در ستاد مرکزی سازمان توسط من صورت گرفت.بدین ترتیب که درسال 1377وقتی که به سمت مدیرکل دفتر هیئت مدیره ومدیر عامل منصوب شدم پرسنل بخش دبیرخانه آن دفتر در چند اطاق فعالیت میکردندوکمبود جا داشتیم وکنترل ونظارت بر کارکرد آنها مشکل بود ویکی از مشکلات دفتر درز اطلاعات به بیرون بودو...یکروز در آخر وقت اداری که مدیر عامل وقت قصد داشت سازمان را ترک کند .ایده اوپن سازی انتهای طبقه نهم را مطرح کردم .خوشبختانه پذیرفت ومجوز آنرا صادر کرد.

سریعا کار اوپن سازی انجام شد و یک فضای یکپارچه برای بخش دبیرخانه ومصوبات فراهم شد وبه نوعی ساختمان قدیمی هم بازسازی شده بود وتجهیزات یک شکل هم خریداری و چیدمان شده بود.این امر در بهبود فضای کاری دفتر وارتقاءکاری آن موثر بود.(البته در سال 1384 مدیرعامل جدید سازمان آن فضا را تبدیل به دفتر کار خود نمود).مدتی گذشت وبحث کمبود جا در ستاد سازمان ونیز ضرورت تجمیع واحدهای ستادی پراکنده نظیر درمان آموزش و... در ستاد بود .چون تجربه اوپن سازی بخشی از طبقه نهم را با موفقیت انجام داده بودم وبعدها نیز ساختمان سازمان امور اداری واستخدامی کشور را در خیابان شیراز دیده بودم که بطور کامل اوپن سازی شده بود.پیشنهاد کردم که مدیرعامل واعضای هیئت مدیره ومعاونین باتفاق برویم وساختمان مزبور را ببینیم .واین کار باحمایت مدیرعامل وقت انجام شد وپس از بازدید مزبور بحث اوپن سازی واحدهای ستادی مصوب هیئت مدیره شد .وتمام طبقات وحتی اطاق مدیرعامل نیز اوپن سازی شد.با اقدام مزبور چند ساختمان آزاد شد(ساختمان آموزش در خیابان مطهری وساختمان درمان در کارگر شمالی و...)وبسیار در وقت وهزینه ها صرفه جویی شد واز همه مهمتر کارایی وبهره وری نیروها بالا رفت.

البته اینکار علی القاعده مخالفین زیادی داشت بویژه آنکه با اینکار کنترل مدیران بر نحوه کار پرسنل سهل تر بود وبسیاری از بی انضباطی ها وبی نظمی ها و...در فضای یکپارچه واوپن میسر نبود.موج اوپن سازی طی مصوباتی به سطوح استانی و واحدهای اجرایی نیز تسری یافت واین امر باعث گردید که بعدها وقتی بحث طرح تکریم ارباب رجوع و...مطرح شد واحدهای سازمان از این بابت امتیازات خوبی بگیرند.نکته دیگر اینکه پس از آنزمان بهر تقدیر تغییرات مدیریتی زیادی در سازمان حادث شد وبه تبع آن تغییرات زیادی در چیدمان اطاقها صورت میگرفت(بطور مثال از آن موعد تاکنون 5معاون اداری ومالی به سازمان آمدند ودر مورد اطاق کارشان 5دکوراسیون جدید اجرا کردند چون بهر تقدیر بهترین "تغییر"چیدمان ساختمانی وتجهیزاتی است وگرنه تغییرات دیگر سخت وصعب است وبه این زودیها به ثمر!نمی نشیند.حال تصور کنید که در ساختار ساختمانی قبلی اگر قرار بود این تغییرات مهم !را انجام دهند چقدر هزینه و وقت لازم داشت!)والبته این شاید حسن اوپن سازی نباشد وبعضی ها بگویند اگر مثل قبل دیوار بود سنگ آجر وسیمان شاید به فکر تغییر نمی افتادند ویا اینکه تغییرات به عمرشان وفا نمی کرد.

سرگذشت یکپارچه سازی فضاهای اداری

مطالب مشابه :

معماری فضاهای اداری

ضوابط واستانداردهای بکارگیری فضاهای اداری

ضوابط طراحی فضاهای اداری

سرگذشت یکپارچه سازی فضاهای اداری

اصول معماری فضاهای اداری

اصول معماری فضاهای اداری

تاثیر متقابل طراحی فضاهای اداری و مبلمان اداری

ساماندهی فضاهای اداری دستگاه های اجرایی کشور