جزوه آيين نامه مكاتبات اداري

نامه اداری :

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباطی در داخل و خارج وزارتخانه ، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار می گیرد .

مشخصات نامه اداری :

شماره ، تاریخ ، پیوست در سمت چپ

عنوان واحد گیرنده ، عنوان واحد فرستنده ، موضوع نامه ، نام و عنوان امضا کننده نامه و سرانجام امضای نامه به وسیله شخص صلاحیت دار

سرلوحه :

قسمتی است که بالای کاغذهای اداری چاپ می شود و دارای آرم ، نام ، تاریخ ، شماره و پیوست می باشد .

متن نامه :

مطلب یا شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است .

مشخصات امضاء کننده نامه :

رکن اساسی هر نامه ، امضای آن است . نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی وی در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود .

گیرندگان رونوشت :

منظور واحدهای سازمانی یا اشخاصی است که رونوشت نامه به عنوان آنان صادر می گردد .

انواع نامه های اداری :

1. خبری 2. بازدارنده 3. دستوری یا درخواستی 4 . هماهنگی

گزارش :

عبارت از دادن اطلاعات سازمان یافته درباره اقدامات انجام شده در قبل یا در وضعیت موجود یا رویدادهای احتمالی آینده که بر مبنای آنها گیرنده گزارش می تواند تصمیمات آگاهانه اتخاذ کند .

انواع گزارش:

1. مقدماتی 2. اصلی

گزارش مقدماتی :

شامل : جلد ، عنوان ، مشاوران ، پیشگفتار ، سپاسگزاری ، فهرست مطالب، متن ، فهرست پیوستها

گزارش اصلی :

شامل : موضوع ، سابقه ، پاسخ به سوالات ، آزمون فرضیه ها ، خلاصه طرح ، مراجعه ، پیوست ، واژه نامه ، فهرست راهنما ، فهرست منابع

انواع گزارش :

1. کتبی 2. شفاهی

انواع گزارش بر حسب نوع :

1. رسمی 3. غیررسمی

نکاتی که باید در تهیه گزارش رعایت شود :

1.ترجیح ساده نویسی به پیچیده نویسی

2. توجه هدف و موضوع گزارش

3. رعایت قواعد دستور زبان

4. رعایت بند و پاراگراف

5. رعایت نشانه گذاری و اهمیت آن

اصول ناظر بر درخواست گزارش :

1. معرفی و تشریح موضوع گزارش به صورت شفاهی و شفاف

2. تعیین کاربرد گزارش

3.تعیین معیارهای گزارش

4. تعیین نوع و لحن گزارش ( اطلاعاتی ، تحقیقی ، تحلیلی ، انتقادی و وصفی )

5.تعیین طبقه گزارش

6.تعیین مهلت منطقی

بخشنامه :

در لغت به معنی حکم یا دستوری است که از طرف وزارتخانه یا موسسه در نسخه های متعدد می نویسند و به شعب و کارمندان ابلاغ می کنند .

v بخشنامه یکی از نامه های اداری است که تقریباً از همان ویژگیهای مربوط به آن برخوردار می باشد . اما چون مخاطب بخشنامه معمولاً بیش از یک نفر است کاربرد آن با نامه تفاوت دارد .

هدف از صدور بخشنامه :

1. ابلاغ قوانین و مقررات

2. ارائه اطلاعات و تغییراتی در روال و وضع اداری

3. ابلاغ دستورالعمل ها

4. درخواست گزارش

5. ابلاغ به منظور هماهنگی

6. ارائه آموزشهای لازم به منظور اجرای یکنواخت امور

انشاء بخشنامه :

1. دریافت کنندگان پیام از نظر مقام و دانش اجتماعی با یکدیگر تفاوت دارند پس باید به هنگام تنظیم متن رعایت تمام جوانب بشود .

2. انشاء بخشنامه باید برای تمام دریافت کنندگان قابل درک باشد .

3. استفاده از موارد علمی و پیچیده خودداری شود مگر در مورد بخشنامه های فنی و تخصصی

4. در قسمت پایانی بخشنامه از چند جمله با عنوان اختتامیه و یا بیانه ای پایانی استفاده می شود که در آن تاکیدی بر اجرای دستور تشویق به انجام کار ، مسئولیت مجری و موارد قانونی ذکر شود .

انواع بخشنامه از دیدگاه محتوای مطالب :

1. درخواستی 2. دستوری 3. هماهنگی 4. ابلاغ قوانین 5. ابلاغ مصوبات داخلی

انواع بخشنامه از دیدگاه سطح سازمانی :

1. بخشنامه داخلی 2. بخشنامه خارجی

بخشنامه داخلی :

بخشنامه ای که در داخل سازمان تهیه و در جریان قرار می گیرد .

بخشنامه های داخلی به دو گروه تقسیم می شوند :

الف ) به وسیله بالاترین مقام سازمانی امضا می گردد . در وزارتخانه به این گونه بخشنامه عنوان وزارتی داده شده است .

ب ) بخشنامه های که توسط واحدهای داخلی برای ادارات هم سطح صادر می گردد . به عنوان مثال : بخشنامه اداری در مورد ساعت کار ، بخشنامه های کارگزینی در مورد استخدام

بخشنامه خارجی :

بخشنامه ای که از خارج سازمان برای اجرا به سازمان ابلاغ می شود .

v به منظور همگانی صدور بخشنامه روال بر این است که نسخه ای از بخشنامه را قبل از صدور برای دفتر بالاترین مقام سازمانی صادر می گردد . در صورتی که دفتر صلاح بداند اجاره صدور برنامه را صادر می کند .

دستور العمل :

از ترکیب دو واژه فارسی و عربی به وجود آمده است .

دستور :

معمولاً به وسیله مقام مسئول در ذیل نامه و ارجاع آن به قسمتهای مختلف و یا کارکنان جهت اجرای کار منعکس می گردد .

دستور در لغت به معنی قاعده ، قانون ، آیین و روش ، اجازه ، پروانه ، فرمان ، رخصت آمده است.

عمل در لغت کار ، کردار ، مهیا شدن ، ساخته شدن و اجرا شدن آمده است .

دستورالعمل از نظر تاریخی :

واژه دستورالعمل در سیستم اداری حکومت صفویه مورد استفاده قرار گرفت .

واژه دستورالمعل در اصطلاح عبارت از ترتیب انجام کار به ترتیب اجرای آن که به صورت تدوین و بر اساس موازین برای اجرا به مقامات صالحه و در حدود وظایف و مسولیت به متصدیان ابلاغ می شود.

فایده و کاربرد دستورالعمل :

تنظیم و تدوین انجام روشهای کار و انجام آن و ابلاغ آن به صورت دستورالعمل برای اجرای هر یک از وظایف سازمان در زمان حال و آینده امری ضروری است . از روشهای مربوط به صدور احکام مرخصی ها ، صدور احکام استخدامی ، بازنشستگی که در مجموع سیستم کارگزینی را تشکیل می دهد . به همین ترتیب سیستمهای تدارکاتی ، مالی و محاسباتی ، بازرگانی ، سیستمهای فنی و اختصاصی ، سازمانها و غیره که هر کدام شامل تعدادی از روشهای انجام کار می باشد . در مجموع سیستمهای یک سازمان را به وجود می آورد .

فواید اجرای دستورالعمل :

1. امکان شناسایی جزئیات مراحل کار

2. امکان هماهنگی و یکنواخت کردن روشها

3. آشنایی کارکنان و آموزش آنها با کم و کیف روشها

4. مکتوب بودن روشها و اقدامات اجرایی موجب می گردد که دوباره کاری و تکراری صورت نگیرد .

5. ثابت شدن مراحل اجرای کار

6. اثبات مدون بودن روشها و گرد آمدن اطلاعات لازم و امکان تجدید نظر

انواع دستورالعمل :

الف ) دستورالعمل قانونی :

اینگونه دستورالعمل ها نیاز به تصویب مقام خاص و یا هیات وزیران دارد . در فرهنگ اداری ایران به نام آیین نامه اجرایی معروف است .

ب ) دستورالعمل اداری :

بوسیله سازمان یا موسسه تدوین و در اختیار کارکنان قرار می گیرد . در بعضی موارد سازمان امور اداری استخدامی کشور برای ایجاد هماهنگی اقدام به تدوین دستورالعمل کرده و به کلیه سازمانها ابلاغ می کند .

ج ) دستورالعمل فنی :

این گونه دستورالعمل ها با گونه های اداری و قانونی تفاوت دارد . تفاوت آنها را می توان در نقشه ها ، فرمها ، فرمول ها ، تصاویر جستجو کرد .

شکلهای دستورالعمل :

الف ) دستورالعملهای که به صورت متداول و عادی تنظیم می شود .

ب ) دستورالعملهای که به صورت فرم و بر اساس روش پیشرفته تنظیم می شود .

ارکان دستورالعمل :

1. هدف یا اهداف

2. مستندات اعم از قانونی و یا ایجاد جریان کار

3.دستور دهنده

4. دستور گیرنده

5. استفاده کنندگان

6.نحوه و شیوه انجام کار

7. قوانین و مقررات مورد عمل

8. فرمها و جدولها

1. عنوان :	2. شماره
3.مجری
4. استفاده کننده :
5.هدف :
6.شماره صفحه :	7. عنوان :	8. شماره :
7.شرح مراحل کار : 8.مسئولیت های واحدها و مجریان : 9.فرم های مورد عمل :

برای تنظیم دستورالعمل طی مراحل زیر انجام می شود :

1. مشخص نمودن هدف

۲. مشخص نمودن مستندات

3 .تعیین دامنه شمول

4. تعیین اولویت ها و تنظیم مراحل کار

5. تعیین سر فصلها

6. اطلاعات لازم در زمینه مراحل کار

7. تدوین و تنظیم

صورتجلسه :

جلسه :

گردهمایی صاحب نظران و یا مسولان بر اساس وظایف یا ماموریت در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون یک معضل اداری و یا اجتماعی و ... جستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب و تصمیم گیری در اجرای امری خاص است .

ارکان جلسه :

جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که تجمع ارکان چهارگانه آن یعنی : اعضای جلسه ، دستور جلسه ، در زمان معین و مکان مشخص حاصل شده باشد .

1. اعضای جلسه :

به شرکت کنندگان در جلسه اعضای جلسه گفته می شود .

2.دستور جلسه :

پیش از جلسه هدف از تشکیل آن مشخص گردیده و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد .

3.زمان جلسه :

زمان و تاریخ تشکیل جلسه و همچنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین و ضمن ارسال دعوتنامه و یا به طرق دیگر به اطلاع شرکت کنندگان رسانیده شود .

4.مکان جلسه :

مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود .

5.سازمان جلسه :

در هر جلسه ای یک نفر به عنوان رئیس ، چند نفر اعضا و یک نفر بعنوان دبیر جلسه باید باشد . اداره امور جلسه با رئیس جلسه است .

6.اعضا جلسه :

مطالعه کافی پیرامون دستور جلسه ، رعایت بی طرفی در امور ارائه نظرات لازم

هر یک از اعضا جلسه دارای یک رای می باشند .

7.دبیر جلسه :

تهیه دعوتنامه برای هر یک از اعضا ، نظارت برای آماده شدن محل جلسه ، تنظیم صورتجلسه ، ارسال نسخه ای از صورتجلسه برای اعضا ، بایگانی سوابق جلسه

تنظیم صورتجلسه :

تدوین و تنظیم مطالب به وسیله دبیر یا منشی انجام می شود .

صورتجلسه :

در لغت به معنی نوشته ای است که در آن شرح واقعه و خلاصه گفتگوهای اعضا جلسه ذکر شود .

صورتجلسه سند یا نوشته ای است که در بردارنده مطالب مطرح شده ، گفتگوها و تصمیمات گرفته شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری است .

طرح یا چهارچوب صورتجلسه :

1. مشخصات اعضا شرکت کننده

2. امضا شرکت کننده ( آخرین صفحه ، ولی اگر صورتجلسه مالی باشد همه صفحات )

3. دستور جلسه

4. مطالب مطروحه

5. تصمیمات گرفته شده ( حداقل در چند جمله )

6. زمان جلسه ( تاریخ دقیق شروع و پایان جلسه )

7. مکان جلسه

8. تکلیف جلسه بعدی

انواع صورتجلسه :

صورتجلسه مشروح : بیشتر در جلسات دادگاهها یا تصمیم گیریهای مهم نوشته می شود .

صورتجلسه نیم مشروح : خلاصه و یا اعم مطالب بعد از جمع بندی نوشته می شود .

صورتجلسه خلاصه : فقط نتیجه مذاکرات نوشته می شود .

صورتجلسه به شکل فرم : سهولت در سرعت انجام کار

احکام :

در لغت جمع حکم معادل فرمایش ، امر ، منشور ، ابلاغ ، اجازه ، فتوا آمده است .

حکم :

به صورت عام به نوشته ای اطلاق می شود که از طرف مقام یا مرجع صلاحیت دار ، دستور انجام کاری به فرد یا افراد جامعه داده و یا از کاری منع شود .

حکم :

در اصطلاح اداری نوشته ای است که به موجب آن فردی از طرف مقامات صلاحیت دار و یا دستگاههای اداری به سمتی منصوب و یا انجام کاری به وی محول می گردد .

احکام به دو گروه تقسیم می شود :

1. گروه استاندارد شده : که بیشتر به صورت فرم موجود است . مثل : حکم استخدام

2. احکام غیر استاندارد : با توجه به سلیقه افراد و رویه سازمان در شکلهای مختلف تهیه و ابلاغ می شود . مانند : احکام اولیه انتصاب

روش تنظیم احکام :

معمولاً به صورت فرم است .

ارکان احکام :

1. نام و مشخصات گیرنده و یا اجرا کننده حکم

2. موضوع حکم

3. تاریخ شروع و پایان دستور

4. نام و مشخصات و امضاء مقام دستور دهنده

5. شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور

احکام مانند : سایر مکاتبات اداری ، دارای مقدمه و اصل پیام و اختتامیه است که باید هر کدام در جای خود قرار گیرد .

فرم های اداری :

نوعی از نوشته های اداری که در ارتباطات رسمی سازمان نقش موثری دارد ، فرم می باشد .

به طور کلی فرم کاغذی است دارای عنوان مخصوص که بعضی از قسمت های آن برای ثبت اطلاعات از قبیل نام ، نام خانوادگی ، مشخصات ، تاریخ و سایر جزئیات توصیفی خالی گذاشته می شود .

فواید استفاده از فرم :

1. کمک به مدیریت و کارکنان درباره تصمیم گیری دقیق

2. سرعت در امور

3. جلوگیری از سرگردانی ارباب رجوع

4. هماهنگی در انجام کار

5. آسانی در ضبط اطلاعات

6. صرفه جویی در وقت و هزینه

انواع فرمها :

1.فرم های عمومی :

به منظور ایجاد هماهنگی و انجام امور به طور یکسان در کلیه سازمانهای دولتی بکار گرفته می شود . مانند : فرم حکم استخدامی ، فرم های تقاضای مرخصی

2.فرم های اختصاصی :

به فرم هایی اطلاق می شود که توسط یک سازمان برای انجام وظایف خود تهیه و در جریان قرار می گیرد . مانند : فرم مصاحبه برای استفاده در کارگزینی ، فرم پیگیری نامه ها

3.فرم های نامه :

به نامه های اطلاق می شود که حالت یکنواخت داشته و مقداری از متن نامه چاپ شده باشد. مانند : فرم های استخدامی و مرخصی

4. فرم های ویژه :

این فرمها برای موارد خاص توسط واحد یا سازمان تهیه می شود . منظور از دخالت مورد استفاده در ادارات و سازمانها می باشد . که در دبیرخانه و بایگانی استفاده می شود . مانند : دفتر اندیکاتور ، دفتر ارسال و مراسلات

و لازم به توضیح است که امروزه با ورود سیستم اتوماسیون و ودکار از کامپیوتر استفاده می شود .

نويسنده:سيداحمدموسوي

جزوه آيين نامه مكاتبات اداري

مطالب مشابه :

صورت جلسه و نحوه تنظیم آن

جزوه آموزش مکاتبات اداری- مدرس: سیدرضا نیری

نمونه صورتجلسه پروزه مهر 92

صورتجلسه شورای مجتمع آبان ماه

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

صورتجلسه 19/9/88

متن کامل رای دیوان عدالت درباره سعیدمرتضوی رئیس سازمان تأمین اجتماعی

جزوه آيين نامه مكاتبات اداري

آشنایی با حقوق اداری

نمونه وکالت محضری