نحوه تهیه گزارش

مكاتبات اداري

مكاتبات اداري، يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است، كه در نهايت، قسمت عمده ي آن، به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل ميگردد.

با توجه به اهميت مكاتبات اداري و سهم بزرگ آن به پيشبردن هدف يا اهداف موردنظر، لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارآيي ميشود توجه گردد..

نامه‌هاي اداري در بحث اداره امور دفتري و گردش مكاتبات همان‌طور كه ملاحظه مي‌گردد، ذكر كلمه‌ نامه‌هاي اداري و به كار بردن پسوند و احتمالاً پيشوندهايي همراه آن در بحث امور دفتري بسيار به كار برده شده است. اصولاً از نطر مقررات گردش مكاتبات در سازمان، «نامه» به عنوان وسيله انتقال اطلاعات درنظر گرفته مي‌شود. انتقال اطلاعات در وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌هاي دولتي كه مكاتبات اداري و نامه‌هاي وارده و يا صادره نيز گفته مي‌شود، معمولاً از طريق مكاتبات و همانطور كه در ابتداي بخش نيز بيان گرديد، انجام مي‌شود.

اكنون كه نامه‌ در بحث اداره امور دفتري به عنوان وسيله و ابزار انتقال اطلاعات مطرح است، مي‌تواند داراي طبقه‌بندي و خصوصيات ويژه‌اي باشد كه در زير به آن‌ها اشاره مي‌گردد.

اصولاً نامه‌هاي اداري به دو دسته تقسيم مي‌شوند:

الف- نامه‌‌هاي وارده:

كلية اطلاعاتي كه به صورت مكتوب و با خصوصيت‌هاي ويژه از شخص و يا سازماني به وزارت‌خانه و سازمان‌هاي دولتي برسد «نامه‌هاي وارده» اتلاق‌ مي‌گردد.

ب- نامه‌هاي صادره:

كليه اطلاعاتي كه به صورت مكتوب و با خصوصيت‌هاي ويژه از مؤسسه و يا سازمان‌هاي دولتي به اشخاص و يا سازمان‌هاي ديگر فرستاده مي‌شود، «نامه‌ صادره» خوانده مي‌شود.

ج- هريك از دو نوع نامه‌‌هاي وارده و صادره مي‌توانند به دو صورت ديگر نيز تقسيم مي گردند:
1- نامه‌هاي عادي: نامه‌هايي هستند كه از طبقه‌بندي خاصي برخوردار نمي‌باشند.
2- نامه‌هاي طبقه‌بندي شده: نامه‌هايي هستند كه از طبق‌بندي خاصي برخوردار هستند. و در نظام اداري و در بين كاركنان سازمان‌ها به «نامه‌هاي محرمانه» معروف هستند، در حاليكه اين اصطلاح نمي‌تواند درست باشد، چرا كه نامه‌هاي طبقه‌بندي شده خود به چهار دسته تقسيم‌ مي‌شوند كه عبارتند از:

- نامه‌هاي محرمانه: افراد محدودي امكان دسترسي به آن نامه را دارند.
- نامه‌هاي خيلي محرمانه: افراد محدودتري امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند.
- نامه‌هاي سري: افراد بسيار محدودتري در سازمان امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند.
- نامه‌هاي به‌كلي سري: افراد بسيار محدودتري در سازمان امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند.

همانطور كه ملاحظه مي‌گردد، هم نامه‌هاي وارده و هم نامه‌هاي صادره مي‌توانند شامل دو دسته عادي و يا طبقه بندي شده باشند كه اين درجه‌ها معمولاً از طرف سازمان‌هاي فرستنده نامه تعيين مي گردد.

د- به طور كلي نامه‌هاي وارده چه عادي و يا طبق‌بندي شده باشند، مي‌توانند مرحله‌هاي چهارگانه زير را نيز شامل گردند:

1- نامه‌هاي اشخاص حقيقي

اين گونه نامه‌ها كه در اصطلاح به نامه‌هاي بدون شماره نيز معروف هستند( كه در بحث دفاتر راهنماي اسمي به آن‌ها اشاره شده است) و نامه‌هايي هستند كه معمولاً از طرف اشخاص به سازمان‌ها و مؤسسات فرستاده مي‌شود و در بعضي موارد حتي ممكن است فاقد تاريخ هم باشند، مانند: عريضه‌ها، شكواييه‌ها، درخواست‌ها، تقاضاها و غيره كه مي‌تواند از طرف مراجعه‌كنندگان و يا كاركنان سازمان نيز باشند.

- نامه‌هاي سازمان‌ها و مؤسسات:

اين‌ گونه نامه‌ها كه در اصطلاح به نامه‌هاي اداري معروف هستند (در مبحث دفاتر اندكس و رديابي به آن‌ها اشاره شده است)، نامه‌هاي شماره‌دار نيز گفته مي‌شود و نامه‌هايي هستند كه بر روي اوراق چاپي و با آرم وزارت‌خانه‌ها و مؤسسات و سازمان‌‌هاي دولتي تهيه شده و داراي اركان نامه‌هاي اداري كه شماره و تاريخ و امضاي مقام مسؤول سازماني است، مانند نامه‌هاي وزارت‌خانه و مؤسسات و سازمان‌اي دولتي و وابسته به دولت.

3- نامه‌هاي اشخاص حقوقي

اين‌ گونه نامه‌ها عبارتند از نامه‌هايي كه نه خصوصيت‌هاي نام اشخاص حقيقي و نه خصوصيت‌هاي نامه‌هاي سازمان‌ها و مؤسسات را دارا هستند و معمولاً داراي قواعد قطعي در مورد دو نوع نامه‌هاي اشاره شده نيستند. به عنوان مثال در بعضي موارد داراي شماره هستند و در برخي موارد ممكن است فاقد شماره باشند، ولي به هر صورت به عنوان بخشي از اطلاعات وارده و به سازمان‌ها را تشكيل مي‌دهند. بعنوان مثال نامه‌هاي دفاتر وكلا و يا كارگاهها و شركت‌ها و غيره را مي‌توان نام برد.

4- نامه‌هاي خصوصي كاركنان سازمان‌ها:

اين دسته از نامه‌ها آخرين گروه از نامه‌هاي وارده به سازمان‌ها و مؤسسات را تشكيل مي‌دهند، با وجود توصيه‌هاي زياد در مورد عدم به كاربردن آدرس محل خدمت جهت مكاتبة اين گونه نامه‌ها، معهذا بخشي از وقت واحدهاي دبيرخانه سازمان‌ها و مؤسسات جهت آن مصرف مي‌شود.

در مؤسسات بزرگ نيز توصيه شده كه دفترچه راهنمايي مانند دفترچه تلفن تهيه شود كه شامل نام و نام خانوادگي و واحد محل خدمت و احتمالاً شماره تلفن داخلي كاركنان باشد تا به هنگام وصول اين گونه نامه‌ها به سرعت بتوان محل خدمت هر يك از كاركنان را مشخص نمود و نامه‌هاي شخصي آنان را به واحد متبوع فرستاد.

طريق وصول نامه‌هاي وارده و يا فرستادن نامه‌هاي صادره:

1- نامه‌هاي وارده:

نامه‌هاي وارده از سازمان‌ها و مؤسسات مختلف از چند طريق وصول مي‌گردند كه عبارتند از:
- از طريق تحويل مستقيم مراجعه‌كنندگان به سازمان‌ها.

- از طريق پست.

- از طريق نامه‌رسان سازمانها و مؤسسات.

2- نامه‌هاي صادره:

نامه‌هاي صادره نيز به چند طريق فرستاده مي‌شوند:

الف- نامه‌هاي صادره به واحدهاي سازمان(دروني): كه معمولاً از طريق نامه‌رسان داخلي و يا «موزع» توزيع مي‌گردند.

ب- نامه‌هاي صادره به سازمان‌ها و اشخاص: كه به روش‌هاي مختلف تحويل داده مي‌شوند و عبارتند از:

- فرستادن به وسيله متصدي ارسال مراسلات(نامه‌رسان)

- تحويل به مراجعه‌كنندگان و يا متقاضي به طور مستقيم

- از طريق پست كه مي‌تواند شامل: توزيع از طريق پست شهري- پست داخل كشور- پست به خارج از كشور باشد.

تعاریف

1- تعريف مديريت اسناد

مديريت اسناد عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به مكاتبات و اسناد و مدارك موردنياز از مرحله ايجاد تا امحاي اوراق زائد.

2- تعريف لغوي سند

سند در لغت به معناي «تكيه گاه» و هر چيزي است كه بتوان به آن استناد جست؛ و در فرهنگ اداري، به طور كلي حاصل خدمت و فعاليتي است كه از طرف افراد و سازمانهاي مختلف به صورت نوشته و يا صور مختلف ديگر كه با رعايت موازين و مقررات تهيه و تنظيم شده و براي مراجعات بعدي قابل نگهداري باشد، اطلاق شود.

3- تعريف سند از نظر اداري و بايگاني

از نظر اداري هر نوع سابقهاي كه به صورت مكتوب، مانند: نامه هاي اداري و منقوش مانند: نقشه ها و نمودارها و مضبوط، مانند نوار و صفحه در يك سازمان براي انجام دادن وظايف اداري و توسط مأموران آن سازمان و در حدود وظايف مصوب رسماً ايجاد، دريافت و يا صادر شده باشد اصطلاحاً سند اداري گفته ميشود. در صورتي كه از طرف مقام مسئول در هامش نامه هاي وارده ي اداري دستور بايگاني و يا عبارتي كه دلالت بر رويت و اقدام در مورد آن صادر شده باشد، به چنين اسنادي، اسناد قابل بايگاني ميگويند.

4- تعريف سند از نظر حقوقي و قضايي

از نظر حقوقي سند يكي از وسايل اثبات حق است. به موجب ماده ي 1284 قانون مدني ايران سند عبارت است از «هر نوشته اي كه درمقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد.» منظور از نوشته ها يا خط، علامتي است كه در روي صفحه خود را نشان دهد و مبين پيام يا مفهوم خاصي باشد.

5- تعريف سند از نظر قانون سازماني اسناد ملي ايران

به موجب تبصره ماده ي 1 قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران مصوب 17/2/1349 سند عبارت است از «كليه ي مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكسها و ساير اسنادي كه در دولت تهيه، صادر و يا دريافت شود و به طور مداوم يا غير مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي و علمي تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران داراي ارزش نگاهداري دائمي باشد.»

تعريف بايگاني

بايگاني داراي مفاهيم و معاني دوگانه اي به شرح زير است:

1. بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي، تنظيم و نگاهداري و حفاظت اسناد و مدارك است، برطبق روشي معين به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه، نيروي انساني و وقت، بتوان به آن اسناد دست يافت.

2. بايگاني به معناي محل نگاهداري اسناد برطبق ضوابط معين وعلمي.

تعريف پرونده

پرونده مجموع هاي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا زونكن نگاهداري شده باشد. محتويات يك پرونده مبين آن موضوع و يا مشخصات يك فرد است.

تعريف طبقهبندي از نظر بايگاني

يكي از اساسيترين مراحل بايگاني، طبقه بندي اسناد ميباشد؛ طبقه بندي از نظر بايگاني عبارت است از تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه حداقل ميان آنها يك موضوع خاص و مشترك وجود داشته باشد. يك طبقه بندي منطقي و صحيح كه اساس تشكيل پرونده است، بايد داراي اين خصوصيات باشد:

اطمينان: طبقه بندي اسناد بايد طوري پي ريزي شود كه محل دقيق سند مشخص گردد.

سرعت: طبقه بندي بايد موجبات دست يافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

سهولت: نحوه ي طبقه بندي بايد به سهولت قابل فهم بوده و اجراي آن امكانپذير باشد.

قابليت انعطاف: طبقه بندي بايد طوري طرح ريزي شده باشد كه با تغييرات احتمالي قابل انعطاف باشد.

گزارش نویسی

مقدمه:

روانشناسان مي‌گويند: نوشته هر شخصي باز تاب انديشه‌ها و تمايلات دروني و بروني و پرتويي از شخصيت اوست.

قدمت گزارش داد شايد به اولين هسته‌هاي اجتماعي (خانواده) بر مي‌گردد چون انسانها اوليه براي انجام امور روزمره خود مجبور بودند به صورت شفاهي نياز‌ها و امكانات خود را به گوش ديگران برسانند.

پس از پديدار گشتن خط و جهت پيشبرد اهداف اجتماعي سياسي ... احتياج به تحقيق و بررسي پديدار گشت كه لزوم تداوم و پيگيري مسائل اهميت گزارش را مشخص‌تر كرد.

تعريف گزارش:

از نظر لغوي گزارش به معناي به جا آوردن – انجام دادن- اظهار نظر كردن و به تحرير درآوردن اخبار- اطلاعات- حقايق علل مسائل و رويدادها- شرح و تفسير منطقي و متوالي آنها براي رسيدن به راه حلهاي صحيح كه همراه با اختصار و روشني باشد.

اشكال تهيه گزارش:

الف- درخواست گزارش از طرف مسئول يا مسئولين

ب- خود شروع به تهيه گزارش نمايد.

خواننده گزارش كيست:

قبل از اينكه تصميم به تدوين گزارش بگيريد بايد بدانيد كه گزارش را براي چه كساني تهيه مي‌كنيد.

مراحل گزارش نويسي:

گزارش نويسي به چهار مرحله زير استوار است كه عبارتند از:

الف: مرحله تهيه و تدارك

ب: مرحله ربط منطقي مطالب

ج: مرحله نگارش

د: مرحله تجديد نظر و اصلاح

مقدمه گزارش:

مقدمه گزارش با بيان موضوع كار يا هدف گزارش شروع مي‌شود. يك بخش مهم مقدمه مرور كار ديگران در مقالات و گزارشات منتشر شده است. مقدمه بايد گسترده و كلي باشد.

وظايف اصلي مقدمه

1- روشن ساختن موضوع گزارش براي خواننده

2- مشخص نمودن هدف نويسنده از نوشتن گزارش

3- بدست دادن طرح و نقشه ارائه مطلب

دلايل عدم نگارش:

1- فقدان روشهاي صحيح براي نگارش و آشنا نبودن با اصول آن

2- پراكنده كار كردن، امكان جمع آوري مطالب و ارتباط دادن آنها را به يكديگر و نتيجه گيري از آنها را نمي‌دهند.

3- نداشتن مربي آگاه كه يكي از ضروريات مراحل كار مخصوصاً مراحل اوليه كار است.

آراستن گزارش:

آراستن گزارش براي تأكيد بيشتر روي نكات مورد نظر و بنا كردن امكانات بصري كه بحث شما را پشتيباني كند. از تكنيكهاي مهم گزارش نويسي است.

جذاب كردن گزارش:

طراحي گزارش به معناي مشخص كردن اجزاي آن در راستاي انتقال هر چه بهتر اطلاعات به خواننده است.

سازمان:

سازمان يك گزارش، طرح كلي آن يا معماري بيروني يك گزارش است، چگونگي تقسيم منطقي آن به قسمتهاي مختلف شامل فصل، بخش و زير بخش است.

ساختار:

ساختار يك گزارش معماري دروني يا پژوهش موضوع از ابعاد مختلف است.

نكاتي كه در ساختار يا پردازش يك گزارش مهم هستند عبارتند از:

1- ملموس بودن مطالب: ملموس كردن نتايج تحقيق از مهمترين اركان ساختار گزارش است.

2- تبيين سير تدريجي رسيدن به نتايج: اين موضوع نقش مهمي در جا افتادن آنها در ذهن خواننده دارد.

3- طبقه‌بندي مطالب:‌ همان شكستن موضوع به چندين موضوع است.

4- پيوستگي انتقال مفاهيم: انتقال پيوسته مفاهيم از يك جزء به جزء ديگر شامل جملات، پاراگرافها و بخشها و انجام اجزا داخلي آنها باعث استنتاج صيحح و منطقي مطالب توسط خواننده مي‌شود.

5- ميزان عمق مطالب: عمق مطالب سطح پرداختن به جزئيات است و به نحوه طبقه‌بندي، تحليل و ارزيابي جزئيات بستگي دارد.

6- تأكيد مفاهيم كليدي: يك روش اصولي براي تأكيد روي اجزا، اختصاص فصل يا بخشي مستقل به آن است.

تعريف بند يا پاراگراف و نحوه استفاده از آن:

بند يا پاراگراف عبارتست از جمله يا مجموعه جمله‌هايي كه فكر واحدي را با بيان كند.

وظايف پارگراف:

1- جلب توجه خواننده به موضوع و فكر اصلي نوشته

2- پرورش فكر اصلي نوشته به كمك بندها براي جلو گيري از انحراف فكر خواننده و قطع علاقه او

3- اعلام نتيجه براي اينكه اين سه نكته خوب انجام شود بايد ابتدا موضوع را به اجزاي فرعي تقسيم كرد.

مزاياي استفاده از بند يا پاراگراف:

1- شكستن يكنواختي

2- كمك به درك تقسيم بندي موضوع

3- مشخص سازي جزيي از كل موضوع

4- گذاشتن فاصله سفيد براي بهتر ديدن

5- جلب توجه خواننده به تغيير موضوع يا موضوعات فرعي

6- آساني مراجعه به هر مطلب

ترجيح داشتن ساده نويسي بر پيچيده نويسي:

با سواد‌ترين خواننده نيز در يك رشته كلمات طولاني و پيچيده در مي‌ماند و يا در فهم مطلب دچار ترديد مي‌شود

اقسام گزارش:

الف: گزارش شفاهي: هرگاه اطلاعات به صورت سخنراني و مشاهده و گفتگو ارائه شود گزارش شفاهي است.

ب: گزارش كتبي: چنانچه ارائه اطلاعات به صورت كتبي باشد گزارش كتبي مي‌ناميم.

غالباً‌ گزارش‌هاي روزانه به صورت كتبي ارائه مي‌شود.

مزاياي گزارشات شفاهي:

- امكان استفاده از نظر شنوندگان.

- استفاده از وسائل سمعي و بصري

- آگاهي فوري از نتايج گزارش.

مشکلات گزارش شفاهي:

- نا مناسب بودن محل گزارش.

- نبودن فرصت كافي براي دعوت از افراد زيربط.

- محدود بودن وقت براي بيان مطالب.

مزاياي گزارش كتبي:

- امكان استفاده از وقت و زمان به اندازه كافي.

- امكان استفاده عمومي از گزارشها

- امكان ضبط و بايگاني براي سالها و بلكه قرنها

مشكلات گزارش كتبي:

- دشواري استفاده از تمام اصول گزارش نويسي

- عدم استقبال عمومي افراد از تهيه گزارش به دليل سختي كار

- عدم امكان دريافت فوري نتايج گزارش به صورت كتبي.

طبقه بندي گزارش:

الف: گزارش رسمي كوتاه: به گزارشي اطلاق مي‌شود كه موضوع آن مسائل اداري و روزمره است و حداكثر تا سه صفحه مرسوم اداري تهيه مي‌شود.

ب: گزارش رسمي بلند: به گزارشي اطلاق مي‌گردد كه بيش از سه صفحه مي‌باشد و موضوعات آن فرهنگي، فني، عملي، پژوهشي و ... مي‌باشد و از نظر زمان طولاني مي‌باشد.

انواع گزارش:

1- گزارش ادواري: اين نوع گزارش مربوط به يك واحد بزرگ اداري، صنعتي، بازرگاني است

الف: گزارش ادواري فردي

ب:‌ گزارش ادواري گروهي

2- گزارش اتفاقي: اين نوع گزارش جنبه منظم و تكراري ندارد.

الف: گزارش اتفاقي فردي

ب:‌ گزارش اتفاقي گروهي

یادآوری:

در ارسال گزارش ها سلسله مراتب اداری را باید رعایت کرد و به همین دلیل معمولاً دریافت کننده هر گزارش، رؤسای مستقیم هستند. گاهی گزارش هایی که از طریق سلسله مراتب اداری ارسال می داریم، به منظور ایجاد هماهنگی بیشتر برای مقامات هم سطح و نیز برای ابلاغ، جهت مقامات پایین تر نیز می فرستیم. گاهی هم بعضی از گزارش ها ایجاب می کند که برای آگاهی عموم خلاصه و به صورت بخشنامه صادر گردد.

انواع گزارش براساس هدف ازتنظیم:

گزارش ها برحسب هدف یا غرض ازتنظیم به ده نوع تقسیم می شود:

1- گزارش كار

2- گزارش حقايق امر

3- گزارش فني

4- گزارش علل مسئله

5- گزارش و راه حل مسئله

6- گزارش اطلاعي

7- گزارش مشورتي

8- گزارش انتقادي

9- گزارش تحصيلي

10- گزارش عمومي

انواع گزارش بر حسب موضوع:

الف) گزارش‌هاي توضيحي

ب) گزارش‌هاي تحليلي

ت) گزارش‌هاي ارزشيابي

شكل ارائه گزارش

- شكل مختصر

- شكل نيمه مبسوط

- شكل مبسوط

نشانه گذاري و اهميت آن در نگارش:

جهت روان شدن و درك بهتر مطلب براي خواننده نشانه گذاري از اهميت ويژه‌اي برخوردار است.

به روز كردن گزارش:

به روز كردن شرط تكامل يك تحقيق يا گزارش است.

نوشتن به صورت صحبت كردن نيمه رسمي:

در نگارش بايد افكار خود را با دقت و صراحت و در نهايت روشني و كوتاهي بنگاريم.

فهرست منابع استفاده شده در گزارش:

فهرست منابع شامل ذكر نام كتاب، مقالات و گزارشهايي است كه دو گزارش به آنها ارجاع و به نحوي از آنها استفاده مي‌كنيم.

سه معيار اساسي ارجاع به تحقيق ديگران:

1- استفاده از نتايج تئوري يا تجربي آنان براي جلوگيري از تكرار آنها.

2- تكميل كار ساير پژوهشگران

3- مقايسه كار خود با ديگران

1- 3 نشان دادن تفاوت ديدگاهها

2-3 مقايسه نتايج كار خود با ديگر منابع به طور عمده

صورت جلسات

يكي از ابزار‌هاي مهم پيشرفت يك طرح، تشكيل جلسات بحث و تبادل نظر است.

چهار چوب صورت جلسات:

1- هدف جلسه

2- افراد شركت كننده در جلسه

3- نظر تك تك افراد

4- نتيجه گيري

منابع

آیین نگارش و مکاتبات اداری ، امینی

نحوه تهیه گزارش

مطالب مشابه :

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

نامه هاي اداري

نامه اداري

شیوه نامه ی نگارش نامه های رسمی واداری

مباني اسناد و گزارش نويسي 1

نحوه تهیه گزارش

چگونه بايد بنويسيم