برنامه ريزي

برنامهريزي يعني انتخاب اهداف درست و انتخاب مسير، راه، وسيله و روش درست براي تامين هدف. به عبارتي در برنامه ريزي، اهداف و اقدامات لازم براي مواجهه با تغييرات و عوامل نامطمئن پيش بيني ميشود.

برنامهريزي گذر از يك گام به گام بعدي نيست بلكه فرايندي خلاق است و ميتواند پيش از تصميم نهايي چندين مرتبه تغيير و بازبيني گردد.

برنامه ريزي فرايندي است كه همه تلاشها و فعاليتها را در راستاي هدف، راه رسيدن به آن و چگونگي طي مسير، تركيب و ادغام ميكند.

برنامه ريزي ترسيمی از گذشته براي تصميمگيري در زمان حال براي انجام اقدامي در آينده ميباشد.

برنامه ريزي سه شكل اساسي دارد:

استراتژيك، تاكتيكي و عملياتي

برنامه ريزي استراتژيك اهداف، خطوط كلي و رسالت سازمان را در بلندمدت تعيين مي كند، جامعيت داشته و در سطح عالي سازمان، چارچوبي براي برنامه ريزي تاكتيكي و عملياتي ميباشد، از نظر زماني بازه بلند مدت را شامل ميشود و چتري براي كل سازمان ميباشد.

برنامهريزي تاكتيكي به مسائلي مربوط ميشود كه براي رسيدن به اهداف در سطوح مياني سازمان مطرحند و دستهاي از فعاليتهاي مرتبط با اجراي يك استراتژي را به تصوير ميكشد.

برنامه ريزي عملياتي شامل فعاليتها و گام هاي ويژهاي جهت رسيدن به اهداف تعيين شده ميباشد. به عبارتي برنامه ريزي عملياتي شامل اقدامات تفصيلي براي رسيدن به اهداف است. اين نوع برنامهريزي در سطح مديريت هاي اجرايي مطرح است و با اهداف مشخص، محدود و عيني سروكار دارد.

گام هاي طراحي برنامه عملياتي

1. در گام اول براي طراحي و تدوين برنامه عملياتي، اهداف و مقاصد سازمان را تعيين ميكنيم.

اهداف كلي تلاش ما را به سمت آينده متمركز ميكنند. چارچوبي براي تفصيليتر كردن برنامه ريزي بوده و اختصاصيتر از رسالت هستند. نتايج مطلوبي هستند كه بعد از سه تا پنج سال حاصل ميشوند. بيانگر جهت گيري كلي سازمان هستند، مشكلات و موضوعات اولويتدار را نشان ميدهد. بيانگر اولويت ها و نتايج حاصل از ارزيابي داخلي و خارجي هستند و در پاسخ به مسائل و مشكلات استراتژيك تعيين ميشوند. بيانگر شكاف بين وضع فعلي و مطلوب هستند. قابل سنجش بوده اما كليتر از مقاصد هستند. در راستاي عملكردهاي كليدي سازمان بوده و چالشي ميباشند.

بهمنظور تعيين هدف ابتدا به ارزيابي اطلاعات حاصل از ارزيابي محيط داخلي و خارجي ميپردازيم. سپس پس خوراندهاي دريافتي از ذينفعان را تركيب ميكنيم. به تحليل شكاف بين خدمات موجود و مطلوب ميپردازيم. براي نيل به اهداف و نتايج مطلوب جهتگيري ميكنيم و آنگاه به اصلاح و طراحي اهداف سازمان ميپردازيم.

2. در گام دوم مقاصد و اهداف اختصاصي سازمان را تعيين ميكنيم. مقاصد، اجزاي قابل سنجشتر و اختصاصيتر براي نيل به اهداف هستند، كمي بوده و بهتر ميتوان در چارچوب زمان آنها را اجرا و پيشرفت را تعقيب نمود. مقاصد بايد SMART باشند يعني اختصاصي، قابل سنجش، قابل دسترس، مبتني بر نتيجه و زماندار باشد. مقاصد نحوه نيل به نتايج را نميگويد بلكه نتايج مطلوب را بيان ميدارند.

مقاصد چگونه تنظيم ميشوند؟

- بازبيني رسالت و اهداف

- تصميم گيري در مورد نتايجي كه ميخواهيد به آن برسيم

- تعيين چارچوب زماني

- تعريف چارچوبي براي پاسخگويي (شاخص سنجش عملكرد)

3. در گام سوم استراتژي تدوين ميشود: استراتژي راه و روش رسيدن به هدف است. براي تهيه برنامه عملياتي مديران، سرپرستان و اعضاي كليدي دخالت دارند. هزينهها و مزاياي احتمالي هر استراتژي ارزشيابي ميشود تا استراتژي كارا انتخاب گردد. استراتژي نشان ميدهد نتايج چگونه حاصل شوند. استراتژيها در قالب روش، نگرش و پاسخ هايي ميباشند كه براي رسيدن به هدف بكار ميروند. استراتژي منجر به تهيه برنامه اجرايي ميشود. تعيين استراتژي مستلزم ارزشيابي هزينهها، مزايا و پيامدهاي هر روش است.

4. در گام چهارم گامهاي عملياتي براي انجام فعاليتها تعيين ميشود

5. در گام پنجم چارچوب زماني براي انجام هر گام اجرايي تعيين ميشود

6. در گام ششم منابع ضروري و موردنياز تعيين ميشود

7. در گام هفتم شاخصهاي سنجش و پايش عملكرد تعيين ميگردد: مشكلترين و مهمترين بعد فرايند برنامه ريزي استراتژيك، انتخاب و برقراري شاخص سنجش عملكرد ميباشد. لزوم سنجش عملكرد آن است كه كيفيت خدمات ارتقاء يافته و هزينهها كاهش يابند، همچنين بر ابعاد مهم كار توجه شود و ميزان پيشرفت برنامه محاسبه گردد. سنجش عملكرد به سازمانها كمك ميكند تا اطمينان يابيم كه منابع صرف فعاليتهايي ميشود كه ارزش آن را دارد. سنجش عملكرد فرايندها را روشن ميكند و ذينفعان را با نتايجي كه از انجام امور بدست ميآيد آگاه ميكند.

8. در گام هشتم پايش عملكرد انجام ميگيرد

در برنامه عملياتي، خروجي برنامه مشخص ميشود، منابع تخصيص مييابد و فرايند كار تحليل ميگردد. هر فعاليت، هر رويه، هر فرايند بطور دقيق مشخص شده و بيان ميگردد كه هر كار توسط چه كسي و چه زماني انجام شود و چه كسي مدير اجرا و پاسخگوي هريك از مراحل برنامه است. براي تحقق هرگام عملياتي ميبايست جداول زماني و هزينهاي را مشخص نمود و به شش كلمه پرسشي زير پاسخ داد:

چه كاري
چگونه
چه كسي
كجا
چه زماني
چه منابع پولي و فيزيكي نياز است؟

پس از آنكه مقدمات كار فراهم شد برنامه تدوين شده اجرا ميشود و سپس پايش و كنترل انجام ميگيرد.

انواع شاخصهاي سنجش و پايش عملكرد:

- شاخص داده يا Input: سنجش مقدار منابع مورد نياز براي ارائه خدمت مانند: نيروي انساني، مواد و لوازم موردنياز.

اين شاخص همچنين شامل عوامل موثر بر تقاضا ميشود. براي سنجش هزينه خدمات، تركيب منابع مورد استفاده و مقدار منابع مورد استفاده بكار ميرود.

- شاخص خروجي يا output: مقدار عرضه خدمات را ميسنجد. بر سطح فعاليت سازمان متمركز است. رايجترين نتيجه اين شاخص سنجش حجم كار است كه همان زمان تخصيص داده شده پرسنل براي ارائه خدمت است. outputبراي تعريف آنچه برنامه ها توليد ميكنند مفيد است اما كاربرد اين شاخص محدود است چون تحقق اهداف را نشان نداده و هيچ چيزي درباره كارايي و كيفيت خدمات نميگويد. شاخص outputبه تنهايي نميتواند به مدير بگويد كه در اجراي برنامه چقدر موفق بوده است يا اينكه چه بخشي از كار با بقيه كار تفاوت دارد. شاخص outputمانند: تعداد بيماران ترخيص شده.

- شاخص نتيجه: پيامد و آثار بلند مدت نيل برنامه به اهداف را ميسنجد. منعكس كننده نتايج تحقق يافته و مزاياي بدست آمده است. شاخص نتيجه مانند درصد بيماران ترخيص شدهاي كه بهبودي كامل يافته اند يا تعداد بيماريهاي قابل كنترلي كه به وسيله واكسن بروزشان كاسته شده است.

- شاخص كارايي: منظور همان نسبت هزينه به output، نسبت ستاده به داده، نسبت ستاده در واحد زمان است و همان بهرهوري را نشان ميدهد.

- شاخص كيفيت: اين شاخص اثربخشي فعاليتهايي كه در جهت تامين هدف صورت ميگيرد ميسنجد. اين شاخص اعتبار، دقت، صحت و كفايت خدمات را ميسنجد. زيان فقدان شاخص كيفيت را ميتوان با سنجش منابع اضافي كه صرف تكرار كارهاي اشتباه، اصلاح خطاها و شكايات مشتري ميشود جبران نمود. براي مثال درصد دادههاي درستي كه بطور صحيح وارد كامپيوتر شدهاند جزء شاخص كيفيت ميباشند.

پايش:

علاوه بر پيگيري اجراي اهداف، مقاصد و برنامهها بايستي پيشرفت عملكردها را نيز در فواصل زماني معين پايش كرد. نتايج سنجش عملكرد بايستي به صورت جدول يا نمودار نشان داده شود. مقايسه عملكردهاي حقيقي با برنامهريزي شده مبنايي را براي ارزشيابيهاي دورهاي را فراهم ميكند. مدير بايد به اين نتايج توجه و دليل عدم تحقق نتايج مورد انتظار را تعيين كند و اين اطلاعات را براي بازبيني و اصلاح سياستها، رويهها، اهداف و مقاصد بكار برد.

كنترل پيشرفت عملكرد يكي از مهمترين روشهاي سنجش تحقق اهداف است.

پايش در واقع نظارت، سنجش و ثبت نحوه انجام فعاليتها است تا از آن طريق برنامه كنترل شود.

موقع پايش برنامه عملياتي بايستي به زمان، شكسته شدن برنامه به مراحل مختلف، تعيين مسئول برنامه، وجود منابع موردنياز، جزئي نمودن برنامه اجرايي به ميزان كافي، تناسب برنامه با اهداف و تسهيل رسيدن به مقصد توجه نمود.

بطور كلي ميتوان گفت پايش، اطلاعاتي براي مقايسه فعاليتها با استانداردها فراهم ميكند كه به دنبال آن براي رفع نواقص، كنترل انجام ميشود. از نشانههاي يك پايش موفق، ارتباطات مناسب و گزارشدهي و گزارشگيري بموقع و دقيق ميباشد.

پايش ميبايست جامع، پويا، گويا و موثر باشد و نتايج حاصل از آن به اعضاي گروه بازخور شود.

لزوم طراحي و تدوين يك برنامه عملياتي چيست؟

بطور كلي ميتوان گفت لزوم طراحي يك برنامه عملياتي شامل موارد زير ميباشد:

- اعتبار بخشيدن به سازمانتان

- اطمينان از اينكه جزئياتي را به دست فراموشي نسپردهايد

- درك اينكه چه كارهايي از عهده سازمانتان بر ميآيد و چه اموري از عهده آن خارج است

- بهمنظور رسيدن به كارايي، صرفه جويي در زمان، انرژي و ساير منابع

- بهمنظور اطمينان از پاسخگويي و بهبود فرصتهاي پيش روي افراد براي انجام آنچه نياز است تا انجام شود

پس از تهيه برنامه عملياتي به موارد زير توجه نماييد:

برنامه عملياتي ميبايست تمامي فعاليتها و اقدامات مقتضي را در برگيرد: برنامه عملياتي بايد كامل، شفاف و به روز باشد. همچنين اين برنامه بايد شامل اطلاعات و نظراتي باشد كه شما از طريق طوفان فكري در ارتباط با اهداف و استراتژيهاي سازمان از همكارانتان دريافت ميكنيد. اين افراد / اعضاي كميته برنامه ريزي عملياتي مي بايست در خصوص موارد زير به توافق برسند:

- چه اقدامات و فعاليت هايي بايد انجام شود

- چه كسي مي بايست انجام آنها را بر عهده گيرد

- چه زماني اين اقدامات مي بايست انجام شود و تا چه زماني بطول خواهد انجاميد

- چه منابعي لازم است كه صرف اين فعاليت ها شود

- اطلاعات در اختيار چه كساني بايد قرار گيرد

انجام امور را پيگيري كنيد: يك قسمت سخت را پشت سر گذاشتيم كه آن تهيه برنامه عملياتي است، حال اين برنامه را اجرايي و عملياتي نماييد.
تمامي ذينفعان را از آنچه در جريان است مطلع سازيد: به تمامي ذينفعان بگوييد كه نقش آنها در تحقق اهداف چيست تا بدين ترتيب همگان اطمينان يابند كه در تحقق اهداف مربوطه نقش موثري دارند.
پيگيري آنچه در حال انجام است را برعهده گيريد: همواره چگونگي انجام امور را پيگيري و دنبال كنيد و زماني كه تغييري در سياست، اهداف، زمان يا منابع صرف شده صورت گيرد ايده خوبي است كه آنچه را به انجام رسانيده ايد ارزيابي كنيد چه اين ارزيابي رسمي باشد و چه غير رسمي.

همواره سوالات زير را در ذهن داشته و به آنها پاسخ گوييد:

- آيا آنچه را كه قرار بود انجام دهيم، انجام دادهايم؟

- آيا ما فعاليت هاي تعيين شده را به درستي انجام ميدهيم؟

- آيا آنچه را انجام ميدهيم سبب تحقق رسالت ميشود؟

مراسمي ترتيب دهيد كه طي آن از اعضاي گروهتان قدرداني كنيد: اين قدرداني سبب ميشود تا افراد علاقمند شوند و در كاري كه انجام مي دهند انرژي كافي را مبذول دارند.

برنامه ريزي

مطالب مشابه :

برنامه عملياتي

برنامه ريزي

اهداف برنامه ريزي چيست؟

عملياتي سازي اقتصاد مقاومتي ؛ مهمترين هدف سال آينده بسيج سازندگي

برنامه عملیاتی سالانه

برنامه سالانه دبیرستان خضرا’ یک در سال تحصیلی 88-87

صورت جلسه

ابلاغ بخشنامه ساماندهي كميته هاي تخصصي مرتبط با مسايل مديريتي و اداري