انبارداری

اهم وظايف انبارداران

قبل از ورود کالا بايد محل مناسب جهت قرار دادن کالا وميزان فضاي مورد لزوم را پيش بيني نمايد.

تحويل گرفتن اجناس و کالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارک خريد .

صدور قبض انبار يا برگ رسيد کالا به انبار پس از تحويل گرفتن کالا وبایگانی نمودن يک نسخه در زونکن مخصوص انبار.

(صدور قبض انبار به منزله تائید مشخصات و کیفیت کالای خریداری شده با نوع کالای درخواست شده است ودر مورد کالا و اقلام تخصصی لازم است به تائید کارشناسان ذیربط برسد)

لازم است تاریخ مصرف و شرایط اختصاصی نگهداری ( یخچال ) و تاریخ گارانتی و خدمات پس از فروش در هنگام ورود کالا ثبت شود و بازدید های لازم بصورت مرتب از اقلام مذکور بعمل آید تا قبل از انقضاء تاریخ مصرف یا تاریخ گارانتی جهت استفاده از کالا به مدیریت اطلاع دهد.

صدور حواله انبار هنگام تحويل کالا به هر واحد يا فردي مسئول براساس درخواست مديران و يا مسئول اداره درخواست کننده کالا از انبار تحويل مي شود

صدور فرمهاي لازم مانند فرم مرجوعي( برگشت از خريد ) يا فرم عودت به انبار (در صورتیکه به هر دليلي اجناس خريداري شده توسط درخواست کننده عودت داده شود)

تعيين نقطه سفارش و ميزان سفارش در مورد اقلام خاص از قبیل دارو و تجهیزات پزشکی مورد نیازدر فوریتها و سوانح که لازم است همواره مقداری از اقلام بصورت ذخیره در انبار موجود باشد.

نقطه سفارش عبارت است از زماني که موجودي انبار به آن ميزان و حدي رسيده است(به حدی کاهش یافته است) که بايد سفارش تأمين موجودي جنس را به مدیریت واحد اعلام کند.

نقطه سفارش با فرمول زير محاسبه مي شود:

حداکثر مدت تحويل x حداکثر مصرف = نقطه سفارش

ثبت اطلاعات در کاردکس انبار از اهم وظايف انبارداران است كه شامل ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارتهاي انبار( اندیکس) مي باشد

تهیه وتامین اطلاعات مورد نیاز مدیریت واحد جهت افزیش توان تصمیم سازی و مدیریت منابع (باتوجه به اينکه انباردار به نوعي امين اموال مي باشد بايد همواره آمار و اطلاعات کالاهاي موجود و توزيعي خود را درحداقل زمان ممکن در اختيار مسئولين ذيربط قرار دهد بنابراين ثبت و ضبط آن جزو ضروري ترين بخش از وظايف انباردار محسوب مي شود)

طبقه بندي انبار ها و تنظيم و کدگذاري کالا و اجناس که براي اين منظورو همچنین به لحاظ اهمیت ایجاد وحدت رویه در دانشگاه انواع انبار ها و کد های آنها بصورت متمرکز اعلام می شودو ليست کليه اقلامي که درانبارها نگهداري مي شود بهمراه کد تخصيصي در اختيار انبارداران قرار مي گيرد.

حفظ و حراست اجناس و رعايت اصول ايمني در انبار.

مراقبت ونظارت دردريافت کالا وتحويل آن طبق آئین نامه مالی ومعاملاتی دانشگاه

بايگاني اسناد و مدارک انبار و ثبت کليه وقايع روزانه انبار در نرم افزار انبارداري وبکارگيري اطلاعات ثبت شده.

اهمیت چيدمان در انبارداری

طرز قرارگرفتن اجناس در داخل انبار از اهميت خاصي برخورداراست، زيرا چيدن صحيح در ساده کردن کار ، اخذ آمار و بالا بردن کيفيت کار بسيار مؤثر است در عين حال منطقي ترين روشهاي چيدن اجناس در انبار استفاده از قفسه است. چيدن صحيح اجناس در انبار در ايجاد نظم و کاهش وقت درورود و خروج بسيار مؤثر است. تنظيم ونگهداري کالا دريک محل خاص را صفافي نيز مي گويند. مهمترين نکاتي که بايد درچيدن کالا درانبار به آنها توجه کرد عبارتند از:

1- ميزان تقاضاي کالا

2- وجه تشابه

3- اندازه وحجم کالا

4- مشخصات کيفي اجناس

ميزان تقاضا مهمترين عاملي است که در چيدن اجناس بايد در نظر گرفته شود لازم است اجناسي که تقاضا براي آن زياد است در نتيجه ورود و خروج آنها زياد مي باشد در دسترس و نزديک محل کار قرارداده شوند.

ميزان تقاضا در انبارها با توجه به استفاده روزمره معمولاً به سه دسته تقسيم مي شوند:

الف) پر مصرف ب) متوسط مصرف ج) کم مصرف

بنابراين توصيه مي شود کالاهاي پر مصرف نسبت به دو نوع ديگر به سهولت در دسترس باشد.

اصل ديگري را که در چيدن مواد و اجناس بايد در نظر گرفت "وجه تشابه" مي باشد زيرا اين روش تحويل کالاهای همسان را ساده مي سازد. منظور از وجه تشابه به لحاظ شباهت در عناوین و مصارف کالاها است بعنوان مثال : تشابه مواد شوینده و پاک کننده که لازم است اینگونه اقلام در کنار یکدیگر چیده شوند

نکته ديگري که در چيدن اقلام بايد در نظر گرفت اندازه و حجم فيزيکي اجناس است به اين جهت درچيدمان انبار بايستي فضاي مناسب جهت اندازه و حجم مختلف اجناس درنظر گرفته شود.

متأسفانه اغلب مشاهده شده که در بعضي از انبارها، موادغذايي، لبنيات، و برخي کالاهاي شيميايي و اسيدي ديگر که از نظر ايمني و سلامتي ديگر اجناس در کنار هم مُضرند در يک محل نگهداري مي شود و يا دو ماده شيميايي را که ترکيب آنها خطرناک وحتی آتشزا است را در کنارهم قرار مي دهند. بنابراين مشخصات اجناس از نظر خواص آنها بايد دقیقاً مورد بررسی قرارگیرد.

همچنین لازم است نسبت به چيدن کالا در قفسه ها و يا پالتها بر اساس خصوصیات کیفی آنها اقدام گردد. بطور مثال اقلامي مانند نمک، شکر و ... باتوجه به نوع بسته بندي وخصوصيات فيزيکي آنها برروي پالت هاي پلاستيکي قرارگيرند.

درمورد کالاهائی که فاسدشدني و مدت دار هستند بایستی در حفظ و نگهداري و توزيع آن دقت لازم صورت پذيرد و توزيع براساس ورود کالاها و تاريخ انقضاي آن صورت پذيردبه نحوی که اقلام مذکور قبل از انقضاء تاریخ مصرف توزیع گردد ضمناً از تحويل و توزيع اجناسي که مدت اعتبار آن به پايان رسيده جداً خوداري شود و بلافاصله با هماهنگي مدیریت واحد نسبت به خروج آن براي عودت يا امحاء اقدام شود.

بسته بندی های کيسه ای نبايد روي هم در ارتفاع زياد قرارگيرد. مثلاً کيسه برنج را نبايد بيش از 5 کيسه روي هم قرار داد و بايد طوري چيد که امکان عبور هوا از لابلاي کيسه ها فراهم شود.

انتخاب محل مناسب انبار

انتخاب محل مناسب جهت استقرار انبار به نحوی که امکان تردد وسايل نقليه بدون ايجاد مزاحمت براي ساير بخش‌ها در محل وجود داشته باشد. دسترسي مناسب براي بارگيري و تخليه ووجود شيب مناسب ونور و تهویه کافی از نکات مهمی است که باید رعایت گردد

بهداشت محيط در انبارها

اصول بهداشت محيط مجموعه‌اي از نکات بهداشتي است که در تمام شرايط و براي تمام اماکن، با کمي تغييرات متناسب با شرايط، قابل کاربرد و استفاده مي‌باشد.ولازم ست این اصول که شامل رعایت نظافت و جلوگیری از انباشت زباله و امثالهم می باشد توسط انبارداران رعایت گردد دسترسي به آب کافي وسالم و امکان دفع بهداشتي فاضلاب و کفپوش مناسب انبارها براي جمع‌آوري آسان و سريع فاضلاب‌هاي حاصل از شستشوي احتمالي ضروري است.رنگ ديوارها بهتر است روشن انتخاب شود.انبارهاي مواد غذايي و کالا و تجهيزات به گونـــه‌اي طراحي شوند که حتي‌الامکان نفوذ گرد و غبار به داخل آن‌ها ميسر نباشد.

زباله‌دان به تعداد و حجم و اندازه کافي، درپوش‌دار، زنگ نزن و قابل شستشو براي داخل انبار و محوطه اطراف انبار در دسترس باشد.بايد جمع‌آوري زباله‌ها از زباله‌دان‌ها روزانه و بر اساس يک برنامه مشخص که توسط مسئول بهداشت واحد ارائه مي‌شود، ‌انجام گيرد.

از انباشتن زباله‌ها و مواد زائد و مواد غذايي فاسد شده و نان خشک و يا وسايل اسقاطي داخل انبار و يا حتي در محوطه بيروني انبار ممانعت شود و محوطه داخل و اطراف انبار بايد هميشه تميز و مرتب باشد و هر چه اين مسئله بيشتر مورد توجه قرار گيرد، شرايط و احتمال بروز حادثـه و حضور حشرات و جوندگان از بين مي‌رود. هر گونه شکاف، درز و منافذي که شرايط را براي نفوذ حشرات و جوندگان داخل انبار فراهم آورد، مسدود و نکات لازم جهت مبارزه با حشرات و جوندگان رعايت گردد.

تهـويه

تهويه، تهيه هواي تازه با درجه حرارت مناسب جهت حذف بو و آلودگي‌هاي هوا بدون ايجاد کوران مي‌باشد. در نتيجه استفاده از انبارهاي سربسته که فعاليت‌ها و واکنش‌هاي شيميايي زيادي در آن انجام مي‌گيرد، دماي هوا بالا مي‌رود و آلودگي هوا ناشي از حضور ميکروب‌ها، ذرات گرد و غبار و گازهاي آلاينده در هواي انبار افزوده مي‌شود. از طرفي ميکروب‌ها عوامل بيولوژيکي زنده و فعال هستند که در آب و خاک و هوا حضور دارند و مي‌توانند باعث آلودگي و تجزيه محصولات و کالاهاي موجود در انبار شوند و بعضاً خصوصياتي کیفی آن‌ها را نيز تغيير دهند، در نتيجه انجام تهويه در انبارها ضروري است.

طراحي و اجراي سيستم‌هاي تهويه کافي، متناسب با نوع انبار و اقلام موجود در آن، بويژه براي انبارهاي نگهداري دارو، مواد شيميايي و اقلام بهداشتي و مواد غذايي ضروري است. در طي مدت نگهداري کالاها در انبار بايد کيفيت آن‌ها حفظ شود و فرايندهاي تجزيه کاهش يافته و يا حتي متوقف شود. تجزيه مواد در طي مدت ذخيره سازي بستگي به دما، رطوبت و اکسيژن موجود دارد. تغييرات اين عوامل به صورت مستقيم تأثير زيادي روي ميزان فعاليت و افزايش حشرات و ميکروارگانيزم‌ها و حضور غير منتظره آن‌ها در انبار و در نتيجه تأثير زيادي روي تجزيه مواد دارند

با افزايش دما، رطوبت کاهش مي‌يابد و اين مسئله بر نگهداري خوب کالاها تأثيرگذار است. به همين دليل بايد تهويه بگونه‌اي انجام شود که دما و رطوبت انبار در حد استاندارد لازم و متناسب با شرايط آب و هوايي منطقه باشد و بايد ساختمان انبارها در موارد لازم نسبت به نفوذ رطوبت و گرماعايق باشند. با رطوبت نسبي هوای کمتر از 70-65 درصد بسياري از فرايندهاي تجزيه، اگر کاملاً متوقف نشوند، تا حد زيادي کاهش مي‌يابند

نور در انبارها

يکي از عوامل مهم در اماکن عمومي نور است که بر بهداشت جسم و روان انسان بسيار مؤثر است. نورآفتاب و روشنايي طبيعي اثر مستقيم بر سلامتي انسان دارد.تأمين نور طبيعي کافي با استفاده از پنجره‌هاي مناسب براي انبارها ضروري است.

براي استفاده بهينه از نور طبيعي خورشيد بهتر است پنجره‌ها در بالاترين قسمت ديوار انبارها نصب شود و بايد به طور متوسط سطح پنجره‌ها 20% سطح کف انبار و يا در مناطق گرمسير به ازاي هر 30 متر مربع يک متر مربع باشد. سطح نورگير در مناطق سردسير حدود دو برابر مناطق گرمسير است البته اگر کاهش دما در زمستان مشکلي ايجاد نکند. سقف انبارهاي سرپوشيده بايد فاقد روزنه و عايق باشد تا دماي داخلانبار در شرايط آب و هوايي مختلف حفظ شود و نبايد در سقف پنجره‌اي وجود داشته باشد.

بايد از تابش مستقيم نور خورشيد به اقلام داخل انبار به خصوص اقلامي که کنار پنجره قرار مي‌گيرد، ممانعت شود چون بعضي از اقلام مثل لاستيک‌ها، کاغذها و ... در اثر قرار گرفتن در معرض تابش نور خورشيد شکننده شده و آسيب مي‌بينند و از عمر مفيد آن‌ها کاسته مي‌شود.

نظافت مرتب شيشه‌ها و پنجره‌هاي انبار، عامل مؤثري در تأمين نور طبيعي کافي داخل انبارهاست لذا تأمين نور مورد نياز (150 لوکس) در انبارها ضروري است.

نکات ايمني در بهره‌برداري از انبار

استعمال دخانيات در انبارها ممنوع است.

حيوانات خانگي از انبارهاي مواد غذايي دور نگهداشته شوند و انبارها در دسترس آن‌ها نباشد.

البسه کار و تجهيزات ايمني فردي متناسب با نوع انبار و کالاهاي انبار شده براي پرسنل تهيه شود.

تعداد کافي سرويس‌هاي بهداشتي شامل روشويي، حمام و توالت پيش‌بيني شده باشد.

معاينات پزشکي کارکنان طبق دستورالعمل‌هاي موجود انجام شود.

علائم و تابلوهاي راهنما و هشدار دهنده بهداشتي و نکات ايمني در محل‌هاي مناسب نصب شوند.

آموزش مرتب افراد شاغل در انبار با توجه به مسئوليت و وظيفه آن‌ها ضروري است، به خصوص آموزش نحوة استفاده از امکانات اطفاء حريق که بهره‌برداري از آن‌ها در هنگام بروز حادثه نيازمند توجه و حمايت و مشارکت پرسنل انبار است و همچنين آموزش روش‌هاي مبارزه با حشرات و جوندگان و پرندگان.

مجموعه اقدامات ایمنی که در انبارها انجــام مي‌شود، بايد به گونه‌اي باشد که احتمال بروز حادثه و به دنبال آن پيامدهاي حادثه احتمالي را به حداقل ممکن برساند. به حداقل رساندن خطر، بستگي به فعاليت‌هايي دارد که در انبارها توسط پرسنل با کمک تجهيزات مناسب و سالم و استاندارد انجام مي‌شود.پرسنل يک انبار بايد با خطرهائي که در انبار آن‌ها را تهديد مي‌کند آشنا باشند و همواره به کوچکترين تهديد و خطر بعنوان بزرگترين خطر توجه کنند.

پرسنل هر کدام در حد وظيفه خود در امور انبار دخالت نمايند و همواره از تجهيزات حفاظتي و ايمني لازم به نحو صحيح استفاده نمايند.

وجود جعبه کمک‌هاي اوليه در محل انبار ضروري است.

ثبت ورود و خروج کالا (سيستم كاردكس)

به عمل ثبت و نگهداري اطلاعات گوناگون مربوط به فعل و انفعالات يک کالا در انبارجهت آگاهي از تعداد اقلام وارده، صادره، موجودي و محل نگهداري آن سيستم کاردکس گفته مي شود.

اطلاعات مندرج درکاردکس انبار

نام کالا-کدکالا- مشخصات کالا- حداکثرموجودي- حداقل موجودي(نقطه سفارش )- تعدادوارده- تعداد صادره- رديف- تاريخ دريافت- شماره سفارش- شماره رسيد انبار- تاريخ صدور -شماره درخواست کالا- شماره حواله انبار- کد قسمت موجودي - محل نگهداري: قفسه و رديف

نام کالا: نام تجاري کالا که باختصار بروي آن درج شده است بايد نوشته شود.

کد کالا: کدهاي اختصاصي بصورت متمرکز و از طريق ستاد دانشگاه براي کليه انبارها يکسان طراحي گرديده است بطوريکه درنرم افزار اين کدها بصورت هوشمند با انتخاب نام کالا قابل دسترسي خواهد بود.

مشخصات کالا: اجناس از نظر اقلام طبقه بندي شده در انبار مشخص مي شوند

نقطه سفارش: در بخش اهم وظايف انبارداران به نقطه سفارش اشاره شد

حداکثر: حداکثر ظرفيت انبار نسبت به کالاي مورد نظر است بطوريکه بيش از ظرفيت درانبار نگهداري شود امکان فاسدشدن را بهمراه داشته باشد بنابراين توصيه مي شود بيش از حداکثر ظرفيت درانبار نگهداري نشود

اين به آن معني نيست که مازاد کالادورريز شود بلکه برنامه ريزي ودقت در اصول حفظ ونگهداري وهمچنين فضاي محدود انبارها اين امکان را نخواهد داد و درصورت وجود چنين وضعي با پیگیری انبارداران در توزيع چرخه مصرفي قابل حل ورفع خواهد بود.

حداقل: همان نقطه سفارش است.

تاريخ دريافت: تاريخ تحويل کالا از شرکت توزيع کننده ثبت مي شود.

شماره رسيد انبار: باتوجه به دريافت کالا از تدارکات انباردار رسيد دريافت کالا صادر مي کند هر رسيدانبار شماره اي دارد که در اين قسمت همان شماره بايد ثبت شود.

مقدار وارده: در اين ستون مقدار کالاي دريافت شده از توزيع کننده که قبلاً کنترل شده است درج مي شود.

تاريخ صدور: ثبت تاريخ خروج کالا از انبار براساس درخواست واحد متقاضي انجام مي شود.

شماره درخواست: هر درخواستي از طرف متقاضي بايد داراي شماره اي باشد که تعداد تقاضا رامشخص نمايد بنابراين شماره برگ درخواست دراين ستون درج مي شود.

حواله انبار: براي خروج هر کالاي از انبار بايد حواله صدور کالا صادر شود با اين توضيح که در يکبرگ حواله امکان صدور حواله خروج چند قلم کالا وجود دارد که هربرگ حواله داراي شماره اي است که در محل مورد نظر درج خواهد شد.

مقدار صادره: مقدار کالاي تحويل به متقاضي به دقت در اين ستون ثبت مي شود، توضيح اينکه مقدار اجناس تحويل شده نه مقدار درخواستي کالا، چون دربرخي مواقع مقدار درخواستي با مقدار تحويلي يکي نيست يا بدليل تعديل تعداد درخواستي توسط متقاضي کالا.

کد قسمت: اجناس در انبار بدليل رعايت نظم و بهداشت محيط و مسائل فني انبارداري طبقه بندي مي شوند که در اين ستون کد بخش نگهدار آن کالا ثبت مي شود.

موجودي: در اين ستون باقيمانده آن کالا پس از خروج کالاي مورد درخواست درج مي شود که اگر اين کار بدقت صورت پذيرد در محاسبه موجودي، مغايرت يابي، انبارگرداني کار انباردار را بسيار تسهيل خواهد کرد.

محل نگهداري: مکان حفظ و حراست از کالا در انبار نسبت به انواع انبارها درج مي شود.

قفسه: شماره قفسه ازنظر مکان فيزيکي انبار درج مي شود.

انبارگرداني

اصطلاحات رایج در انبار گردانی

گروه شمارش

سرپرست شمارش

شمارشگر

ثبات

راهنما

تگ انبارگرداني

فهرست شمارش

صورتجلسه نهائی انبارگردانی

نحوه اجرای عملیات انبار گردانی

انبارداری

مطالب مشابه :

باسکول 60 تنی شهرداری تسوج آماده ارائه خدمات و پذیرش توزین اقلام و اجناس متقاضیان می باشد

انواع انبار

انبارداری

معصوم اوّل حضرت محمّد بن عبداللّه (ص ) پيامبر گرامى اسلام

دموکرات در تسوج

سفر زمینی به ترکیه - سامان_نورمهر