تعریف و هدف گذاری اتاق فکر

مقدمه :

« آفرینندگی » یکی از روشهای « حل مساله » در حوزه مدیریت محسوب می شود . یکی از آسیبهای جدی در حوزه مدیریتی گرفتار شدن مدیران تصمیم گیر ، با مسائل جاری واجرایی است . آنان با شرکت در جلسات متعدد و پاسخگویی به مراسلات و پرداختن به امور روز مره ، چندان فرصت تفکر و اندیشه نمی یابند و در خوشبختانه ترین حالت ، اگر هم فرصتی برای این کار داشته باشند . با تصمیم گیری منفرد تضمینی برای موفقیت از اینطریق وجود ندارد ، بنابراین لازمه عبور از این چالش از  نظر ضرورت ایجاد بسترو قابلیتی که بتواند با تفکر و ایده های جدید تولید کند ایجاد ساختاری است بنام  اتاق فکر . ‌شاید یکی از تعاریف توجیه کننده بحث این باشد که اگر مدیران در گذشته صرفاً با تکیه بر دانش خود و حلقه محدود مشاوران به اداره امور عمومی سازمان همت می گماشتند ،‌اینک با بهره گیری از تفکر جمعی ،‌ضمن شناسایی فرصتها ، تهدیدها و نقاط قوت و ضعف ، خطاپذیری عملکرد خود را می توانند به حداقل ممکن کاهش دهند .در این فضا شرکت کنندگان به نوآوری ، خلاقیت ، همفکری و اجماع قابل قبول دست می یابند ،‌چرا که در این محیط دیگر از روابط قدرت خبری نیست و آنچه بنام اتاق فکر یا کانون تفکر مد نظر است با وجود نو پا بودن آن در حوزه مصداق و عمل در کشور ما ، سابقه دیرینه در سنت و اقوال گذشته دارد و سند آن نیز این حدیث نبوی می باشد که : " تفکر ساعه خیر من عباده سبعین سنه "     یعنی " یکساعت فکرکردن بهتر از 70 سال عبادت است " .بدون تردید جامع نگری ،‌غنی سازی ، ابتکار و نوآوری ، کیفیت ، سرعت و بهره وری مرهون فکر و اندیشه ای است که در اتاق فکر شکل می گیرد. این اتاق یکی از ابزارهای لازم برای حل مسأله و توسعه خلاقیت در هر سازمانی می باشد .مکانی است برای اندیشیدن به یک مسأله یا موضوع بدون حضور عواملی که مانع آزاد اندیشی و یا محدودیت می شوند . در کشورهای پیشرفته ، این موضوع سالیان متمادی است که تجربه شده و شاید هم یکی از پایه های اصلی پیشرفت و توسعه یافتگی آنان محسوب شود . گرچه تجویز این کانونها ، به صورت عمده حوزه های کلان سازمان را شامل می شود ، اما نمی تواند مانعی باشد که مجموعه های کوچکتر از آن محروم شوند . این اتاق ، ترمینال افکار ورودی است یا به تعبیر دیگر به عنوان ورودی افکار و اندیشه ها و نظام تصمیم سازی است که در حوزه های گوناگون اعم از آموزش ، پژوهش ،‌فرهنگی ،‌اداری و ... شورهمفکری واتخاذ تصمیم را متجلی می سازد .متن حاضر ضمن برشمردن اهمیت و تأثیرات اتاق فکر بر سایر حوزه های مدیریتی سازمان ،‌ضرورت تشکیل این اتاق را به تفضیل بیان می دارد .

تعاریف و کلیات

اتاق فکر چیست ؟

- اتاق فکر ، اتاق مفهوم سازی و مفهوم ستانی است ، این اتاق ، راهبردی عقلانی برای نهادهای فکرسازی و بازسازی فکرها است . اتاق فکر ، با توجه به ذهنیت های پژوهشی ، آموزشی ، رسانه ای و حکومتی ، فرایندی چاره ناپذیر در منطق عملی است .

اتاق فکر می تواند بازوی مشورتی برای مدیران باشد ،‌در اتاق فکر افرادی که تجربه خوب و پتانسیل تحقیقاتی لازم را داشته واز خلاقیت ونوآوری نیز برخوردار باشند می توانند با ایده ها و اندیشه های خود مدیران اجرایی را در اتخاذ تصمیمات مناسب یاری دهند . در اتاق فکر روشهای گوناگونی برای توسعه خلاقیت وجود دارد که معروف ترین آن «طوفان مغزی» است . در برخی از سازمان ها با توجه به اهمیتی که موضوع خلاقیت دارد ، اتاق فکر در طراحی ساختار سازمانی لحاظ می شود . در واقع یکی از بخشهای اصلی در هر سازمان ، «اتاق فکر» است . از این نظر نمی توان به عنوان یک بخش مکمل و یا فرعی درباره آن صحبت کرد .

* هدف از تشکیل اتاق فکر چیست ؟

اتاق با هدف انجام مطالعات راهبردی در تمامی حوزه های سازمان ، شناخت عوامل مؤثر در WSTOسازمان و برنامه های عملیاتی وتوسعه ای سازمان تشکیل می گردد.به هرحال ، اتاق فکر دو نقش کلیدی ایفا می کند ، یکی فکرسازی برای مفهوم آفرینی ، ودیگر گشودن گره های فکری که در فرآیند عمل رخ می دهد .

* تئوری اتاق فکر چیست و چه مولفه هایی دارد؟

تئوری اتاق فکر ،‌برای گشایش فکر و گشودن فکر در مناطق بنیادین فکر است . این تئوری سه مولفه دارد :

الف – اتاقی برای فکرسازی و فکرکردن مفاهمه ای مفکران .

ب – اتاقی برای شناساندن فکر سازان و برنامه ریزان جهت ارتقای فرهنگ فکر در جامعه و سازمان

ج – کارگاهی برای فکر سازی واحیای فکر بنیادین بر پایه پژوهش ها کرسی فکر عصاره اتاق فکر است . به عبارتی اتاق فکر زیر ساختی آموزشی و پژوهشی دارد و به شکل دادن وضعی می پردازد تا در تمامی حوزه های سازمانی ، کسانی که زمینه فکرسازی و یا فکر شناسی را دارند از امکانات و فرصت های بایسته در به ثمر رساندن افکار خویش بهره مند شوند .

* ضرورت تشکیل اتاق فکر در سه پایه معنی می یابد:

اتاق فکر بر اثر فقر عمیق مدیریتی ، طرح و برنامه های آموزشی ،‌پژوهشی و ستادی ضرورت یافته است . این وضع ،‌بنا به دلایل وجودی موضع کلی را دنبال می کند تا به وضع مجامع تبدیل شود . توفیق این وضع زمانی میسر می شود که پایه عقلانی – اجتماعی ، ‌در فکر عقلانی و عمل عقلانی افزایش یابد .

مدیران و طراحان ، همگی در سیر کپی برداری فکری قرار دارند و در ذهن بیشتر آنان خلاقیت فکرسازی جائی ندارد . اتاق فکر ، هم روند کنونی را نقد می کند و هم راهی برای اندیشیدن و فکر کردن است . بدین گونه اساسی ترین دغدغه اتاق فکر ، به وجود آوردن دغدغه فکر ورزی و فکرسازی برای نهادهای آموزشی ،‌پژوهشی ،‌تصمیم سازی و تصمیم گیری است . ضرورت تشکیل این اتاق در موارد ذیل نمود پیدا می کند .

الف . پایگاه فکرسازی .

ب . بازسازی و اصلاح فکرها .

ج . بانک اطلاعات و دریافت فکرها .

 تشکیلات شکلی اتاق فکر و نحوه کار این اتاق

اتاق فکر با تشکیل کارگروههای تخصصی و تشکیل جلسات هفتگی ضمن تاکید بر ضرورت امر و اینکه بدون سازماندهی مناسب اصولاً نمی توان به اهداف از پیش تعیین شده دست یافت ، با تعیین اولویت در بررسی و اجرای طرحهای سازمانی ، مسائل و مشکلات حوزه های سازمانی را مورد بررسی قرار داده و با نشست کارشناسی ، از نخبگان فکری اطلاعات فکری را با اصل تعامل فکری دریافت می کند و در بانک اطلاعات فکر ذخیره می نماید. این بانک به اتاق فکر امکان می دهد که به صورت باز ، با واقعیت ها مواجه شود و از خزانه فکر ، مبادرت به فکرسازی کند ، به نحوی که بتواند در بلند مدت کارگاه فکرسازی دایر و علاقه مندان به آموزش فکر ورزی را تعلیم دهد . وجود ارتباط بین سازمانها و دانشگاهها و بهره گیری از تحقیقات کاربردی دانشگاهها از ضروریات تشکیل اتاق فکرمی باشد.

این اتاق به فکر ورزی روشمند مبادرت نمی کند بلکه در وضعیت اضطراری به شیوه اضطراری از فکرهای رسیده در بانک اطلاعات فکر استفاده می کند . اصل دغدغه اتاق فکر ، دغدغه سرمشق نوشتن برای تفکر است. 

 این اتاق دعوتی به فکر ورزی است که هرچیز باید ماهیت سیستمی داشته باشد . این نهاد با گفت و گو از نخبگان داخلی و خارجی و تعامل فکری ، افکار را ذخیره می کند تا سیستم از آن بهره مند شود.در این فرایند ، هر چیزی توجیه فکری می یابد و فکر کردن در سامانه زندگی ، پایه هر وضعی قرار    می گیرد . این وضع در فرایند سیاسی ، اقتصادی ، فرهنگی ، تکنولوژی ، اخلاقی ، فلسفی ، ریاضی ، منطقی ، عرفانی و دینی ، به شیوه عقل فکری عمل می کند . در عین حال این وضع به دلیل سازگاری با وضع بشری ، نه در صدد نفی دانش طرح و برنامه و دانش مدیریت بر می آید و نه عین آن دو است ، بلکه در وضع مجامع آن دو قرار دارد.در این صورت ، فرایند طرح و برنامه و مدیریت در وضع دوم قرار دارند ، یعنی نخست پدیداری فکر لازم است تا با طرح و برنامه و اعمال مدیریتی ، در صدد عملیاتی کردن فکر برآییم ، اگر احساس شود که فکری در میان نیست ، طرح و برنامه و اعمال روش های مدیریتی تلاشی بیهوده است .اتاق فکر دعوتی به موضع خودباوری و خودآگاهی است تا طبق چنان منطقی ، امکان خود اصلاحی فراهم شود . اگر فرایند فکرسازی نباشد ، کشف تقابل ها و تضادها میسر نمی شود . این وضع در کشور ما جدی گرفته نشده ، به همین دلیل فقر عمیق فکری در فرایند آموزشی ، پژوهشی ، سایه سنگین گسترانیده است .

* تفکر راهبردی چیست ؟

1.  تفکر راهبردی ، اگر به درستی تعریف شود نه تنها برای بقای سازمان در این دوره تحول شتابان و حیاتی است ، بلکه مهمتر از آن ، می تواند برای تقویت برنامه ریزی راهبردی ، در یک نظام تعیین راهبرد پیشرفته به طور موثری به کار رود.

به طور کلی می توان استدلال کرد که تفکر راهبردی شامل تفکر و عمل در قالب یک مجموعه فرضیه و جایگزینهای عملی بالقوه آنها و همین طور به چالش طلبیدن فرضیه ها و جایگزینهای موجود است که به فرضیه ها و جایگزینهای جدید و مناسبتر منجر می شوند.

نکته اساسی بحث این است که تفکر راهبردی و برنامه ریزی راهبردی هر دو لازم اند و هیچکدام بدون دیگری در نظام تعیین موثر راهبرد کافی نیستند . چالش واقعی آن است که چگونه فرایندهای برنامه ریزی امروز را راهبردی کنیم که به جای تضعیف تفکر راهبردی با آن همساز شوند.تفکر راهبردی و برنامه ریزی راهبردی در یک فرایند منطقی به هم پیوند خورده اند ، به گونه ای که هردو برای مدیریت موثر راهبردی ضروری اند و هر کدام به خودی خود لازم انداما کافی نیستند . هرکدام از ابزارهایی که در هر یک از مراحل فرایند مدیریت راهبردی به کار می رود به خودی خود مهم نیستند ، اما لازمه تشویق بینش خلاق و تحلیل گرند.تفکر راهبردی در بهترین حالت ، از طریق ایجاد شکاف در اذهان مدیران بین واقعیات موجود امروز و آینده مطلوب در همسویی ، ناهمسویی ایجاد می کند . این امر ، به نوبه خود شکافی را که نیروی محرکه اجرای راهبرد با هدف ایجاد تحول است بیشتر می کند . اما تبدیل هدف راهبردی به رفتار نهادی جدید مستلزم برنامه ریزی راهبردی است ، یعنی همسویی جدید ساختارها ، سیستمها ، فرایندها و مهارتها حول هدف جدید، به نحوی که شکافی را که تفکر راهبردی باز کرده است ببندد . پس از بسته شدن این شکاف در یک چرخه تکراری و در حال پیشرفت تفکر و برنامه ریزی راهبردی شکاف جدیدی باز می شود.

* عناصر تفکر راهبردی

-اولین عنصر تفکر جامع نگر است . در تفکر راهبردی ، متفکر یک مدل از سیستم کامل خلق ارزش ، از ابتدا تا انتها ، در ذهن خود دارد و همبستگی متقابل میان حلقه های زنجیر را به درستی درک می کند.تفکر جامع نگر افراد را قادر می سازد تا نقش خود را در یک سیستم بزرگتر و تاثیر رفتار خود را بر سایر بخشهای سیستم و بر خروجی نهایی به طور روشن تعریف کنند.

-دومین عنصر از عناصر تفکر راهبردی « تفکر مبتنی بر هدف » است . هدف راهبردی کانون تمرکزی عرضه می کند که به افراد درون سازمانی این امکان را می دهد تا انرژی خود را به سمت کانون متوجه و به طور موثر و نافذ آن را هدایت کنند. در برابر تفرق و پریشانی پایداری کرده و این وضعیت را تا زمان رسیدن به هدف نهایی حفظ کنند . این انرژی روحی – روانی در فرایندهای پر تلاطم و شتابان تحول ، از کمیاب ترین منابع سازمان به شمار می رود و تنها کسانی در این عرصه موفق خواهند شد که بتواند از آن به صورت مطلوب استفاده کنند.بنابراین تفکر راهبردی به صورت بنیادی با مقوله هدف و شکل دادن و دوباره شکل دادن مستمر به آن مرتبط است و توسط آن هدایت می شود.

- سومین عنصر تفکر راهبردی « فرصت جویی هوشمندانه » است . اساس این نظریه همان ایده استقبال از تجارت جدید است که اجازه می دهد سازمان از جایگزینهای مختلف راهبردهایی که ممکن است در تناسب هر چه بیشتر با تحولات سریع محیط پدید آیند ،  بهره گیرد.در اجرای فرصت جویی هوشمندانه ، نکته مهم توجه جدی سازمانها به دستاورد کارکنان سطوح پایینتر و یا کارکنان خلاق است که می توانند در پذیرفتن و یا هویت بخشیدن به راهبردهای گوناگونی که تناسب بیشتری با محیط دارند، موثر باشند.

چهارمین عنصر از عناصر تفکر راهبردی اشاره به « تفکر در زمان » دارد . هدف راهبردی دلالت بر قابل انعطاف بودن هر سازمان مینماید . ظرفیتها و منابع موجود برای آینده کافی نخواهد بود ، لذا این امر سازمان را به سمت خلاقیت بیشتر برای بهره برداری هر چه بیشتر از منابع محدود سوق می دهد . در حالی که نگرش سنتی به راهبرد بر ایجاد درجه ای از تناسب و سازگاری بین منابع موجود و فرصتهای جاری متمرکز است . هدف راهبردی نهایت عدم تناسب را بین بلند پروازیها و منابع ایجاد می کند . بنابراین در راستای برقراری ارتباط بین گذشته و حال و همین طور پیوند آن با آینده ، تفکر راهبردی همواره همان« تفکر در زمان » است . تفکر در زمان سه مؤلفه دارد . نخست درک این نکته که برای رسیدن به آینده راهی جز عبور از گذشته نیست . از این رو گذشته ارزش پیش بینانه دارد . دیگری تشخیص موضوعات مربوط به آینده در زمان حال است که از گذشته آغاز شده است ، تغییراتی دوره ای و تغییراتی که احتمالاً یا واقعاً جهت جریانهای آشنا را از خط مشی های مؤلوف تغییر می دهند .... سومین مؤلفه عبارت است از مقایسه مستمر ، یک نوسان ثابت از حال به آینده و از آینده به گذشته و برعکس . توجه به تغییرات احتمالی ، نگرانی درمورد تسریع ، محدودیت راهنمایی ، مقابله یا پذیرش آن به عنوان ثمره چنین مقایسه ای را به ارمغان می آورد . خلاصه آنکه تفکر راهبردی زمان گذشته ، حال و آینده را با هم پیوند می زند و در این راه هم از حافظه سازمانی و هم از گستره بافت تاریخی آن به عنوان منابع اساسی برای خلق آینده سازمان بهره می جوید . این نوسان بین گذشته ، حال و آینده هم برای تدوین راهبرد و هم اجرای آن حیاتی است .

- پنجمین عنصر تفکر راهبردی تشخیص این فرایند به صورت یک فرایند فرضیه – بنیاد است که مانند « روش علمی » شامل تولید فرضیه و آزمون آن به عنوان فعالیتهای محوری است . تلفیق این پنج عنصر با یکدیگر یک متفکر تفکر راهبردی را توصیف می کند که با نگاهی جامع نگر کل را با تمام همبستگیهای بین اجزای آن ، هم در چهار سطح سلسله مراتب راهبرد و هم در ارتباطات افقی عناصر در سیستم ارزش نهایی درک می کند .

نتیجه گیری

پدیداری سرعت و حوادث و به وجود آمدن نیازهای مقطعی در عصر جدید موجب شد که اغلب از سرمایه و اندوخته های فکری پیشینیان مصرف کنیم و به دلیل عدم توجه به سرمایه گذاری بنیادی فکری ،سرمایه گذشته ناخواسته در سطح وسیعی به مصرف رسیده است . این اتاق می تواند بازوی مطالعات فکری و مشاور مطالعاتی طراحان و مدیران باشد . تشکیل اتاق فکر جایگزینی خرد جمعی به جای نظر فردی است . مدیران بسته به حوزه مدیریتی خود ، مسائل را به اتاق فکر می برند و صاحبنظران دانشگاهی با ایده های خود آنها را در حل این مسائل کمک می کنند . اهتمام تعهد و توجه ویژه اهل تفکر به این کانون ها و همچنین بازبینی علمی مستمر و منظم آنها برای مصون ماندن از آسیبهای احتمالی مسأله ای ضروری است . پس بهتر است با دقت و وسواس بیشتری در تعبیه ساز واجرائی این اتاق اقدام کرد . البته با حداقل تشکیلات و پرهیز از گسترش تشکیلات بروکراسی بهسبک موجود اداری که به طور آشکار ناکارآمدی خود را به اثبات رسانیده است .