نقش فناوري اطلاعات در برنامه ريزي منابع سازمان

نقش فناوري اطلاعات در برنامه ريزي منابع سازمان
ERP<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

دکتر محمد تقوي فرد، محسن زاهدي، مصطفي ترابي

چکيده: يکي از آخرين فناوري هاي اطلاعاتي در زمينه تحول سازمانها، سيستم برنامه ريزي منابع سازمان (ERP=ENTERPRISE RESOURCES PLANNING) است. هدف اصلي در اين فناوري، نفوذ فناوري اطلاعات در تمامي مراحل فعاليتهاي يک سازمان يا بنگاه اقتصادي است تا منابع مختلف بتوانند با يکديگر و رعايت تبادلات منطقي بين هم، خروجي يکپارچه اي را ارائه کنند. در اين مقاله به بررسي سيستم نقش فناوري اطلاعات در برنامه ريزي منابع سازمان مي پردازيم. در مورد سير تکاملي ERP توضيح مختصري مي دهيم، در ادامه کارکردها و روشهاي اجرا، مزاياي پياده سازي ، تعامل و سازگاري سيستم برنامه ريزي منابع سازمان با تجارت الکترونيک و جايگاه آن در لايه هاي نرم افزاري و سيستم هاي اطلاعاتي مطالبي ذکر مي‌شود و سپس به بررسي توسعه برنامه ريزي منابع سازمان و نقش IT در توسعه ERP و شکل گيري ERP توسعه يافته (ERPII) مي پردازيم. در خاتمه نيز به دلايل شکست پروژه هاي برنامه ريزي منابع سازمان و موانع اصلي موجود درپياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان اشاره مي شود.

مقدمه
سيستم هاي اطلاعاتي کارا و يکپارچه که بتوانند همه فعاليتها و وظايف موجود در يک سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروري را بموقع در اختيار استفاده کنندگان آن قرار دهند، از ابزار هاي مفيدي هستند که سازمانها براي افزايش قابليتهاي خود، بهبود عملکرد، تصميم گيري بهتر و دستيابي به مزيت رقابتي از آن استفاده مي کنند. در اين ميان سيستم‌هاي ERP از آخرين ابزارهاي مديريتي است که قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از IT در تمام حوزه هاي فعاليت سازمان به طور يکپارچه و منسجم جمع آوري کند و اين اطلاعات و نتايج حاصل از آن را در اختيار استفاده کنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. اين سيستم ها را مي‌توان جزء ثمره هاي جديد در زمينه IT در يک دهه گذشته دانست که با پيشرفت مداوم در اين زمينه بسرعت در حال دگرگوني و تکامل است.
تعريف سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان
براي ERP تعاريف متعددي ارائه شده است که تقريبا همه يک مفهوم را بيان مي‌کنند. براي نمونه در ادامه به چند مورد اشاره مي شود:
ERP يک راه حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته با سرعت، دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه ريزي و عمليات سازمان را مديريت کنند.
ERP ترکيبي از انسان، فناوري و فرايند هاست. يک فرايند پيچيده است که در کشورهاي در حال توسعه مانند چين که داراي سرمايه هاي فراوان و همچنين داراي باز مهندسي (مهندسي مجدد) فرايند کسب و کار زيادي است، توسعه پيدا کرده است .
سيستم هاي ERP در واقع نرم‌افزار‌هايي هستند که داده هاي موجود در سراسر يک سازمان را يکپارچه مي‌سازند و در زمان مناسب در اختيار کاربراني قرار مي دهند که به آن نياز دارند. چنين سيستمي به تمامي افراد يک مجموعه اجازه مي دهد تا با هماهنگي با هم کار کنند، حتي اگر ميان آنها مرز هاي جغرافيايي وجود داشته باشد. به اين ترتيب، ERP محيطي براي بهبود عملکرد تجاري و کسب مزيت رقابتي فراهم مي کند.

تاريخچه برنامه ريزي منابع سازمان
ظهور ERP را بايد دهه 1960 ميلادي دانست که عمده تاکيد آن در اين دوران افزايش درآمد و تقويت کسب و کار از طريق يکپارچه سازي فرايند ها و عملکرد ها بود، ولي در سال 1972 پنج تن از مديران IBM جهت تکامل و پياده سازي مفاهيم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتي با عنوان SAP را که به عنوان نخستين شرکت توسعه و اجراي نرم افزارهاي خاص ERP بود، تاسيس کردند و هم اکنون نيز در اين زمينه فعاليت دارند.

با ظهور برنامه ريزي منابع سازمان در حوزه توليد، تمامي سيستم هاي توليدي تحت پوشش قرار گرفتند. بخشها، فرايندها و وظايف مختلفي از جمله کنترل کيفيت، نگهداري و تعميرات، حسابداري و مالي و ... به سيستم هاي توليدي متصل شدند و برنامه ريزي منابع سازمان به عنوان حد فاصل سيستم هاي مديريت زنجيره تامين و مديريت ارتباط با مشتري مطرح شد. اين سيستم بيش از آنکه عنوان جديدي براي MRPII باشد، به عنوان سطح بعدي در سطوح تکاملي سيستم هاي کامپيوتري طراحي شده براي پشتيباني از عمليات سازمان مطرح است. اين‌ سيستم‌ها، علاوه‌ بر ويژگيهاي‌ اضافي، يکپارچه‌سازي‌ بهتري‌ از بخشهاي MRPII دارند. ويژگيهاي‌ اضافه‌ شده‌ به‌ برنامه ريزي منابع سازمان، معمولا‌ شامل‌ مديريت‌ منابع‌ انساني، سيستم هاي‌ پرداخت‌ حقوق‌ و دستمزد، کنترل‌ اسناد و مدارک، کنترل‌ کيفيت‌ و گاهي‌ نگهداري‌ و تعميرات‌ مي‌شود.
در سال 1995، مقوله اينترنت وارد ERP شد و در سالهاي 1998 تا 2000، تبادل الکترونيک اطلاعات و ERP با يکديگر پيوند خوردند. در سال 2000 سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان تحت وب توسعه يافتند که از فناوري چند لايه اي در معماري سيستم اطلاعاتي پشتيباني مي کردند .
امروزه هم سيستم هاي جديدي با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب است و تمرکز بسيار زيادي بر حمايت از بخش مديريت زنجير? تامين دارند و عملا در تعريف امروز ERP، آن را کاملا مرتبط و جدايي ناپذير از مديريت زنجيره تامين تعريف مي کنند.

کارکردهاي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان
به‌طور کلي‌ نمي‌توان‌ استاندارد ويژه‌اي‌ براي‌ کارکردهاي يک‌ نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازمان ارائه‌ داد؛ چرا که‌ اغلب‌ به‌طور خاص‌ براي‌ هر سازمان‌ تهيه‌ مي‌شوند و حتي‌ در صورتي‌ که‌ به‌فروش‌ برسند، نياز به‌ تغيير و هماهنگ‌سازي‌ با موسسه‌ و کسب‌ و کار ويژه‌ آن‌ دارند. از اين رو، ممکن‌ است‌ بعضي‌ از نرم‌افزارها که‌ به‌عنوان‌ بهترين‌ گزينه‌ براي‌ برخي‌ موسسه‌ها استفاده‌ مي‌شوند، تنها بعضي‌ از کارکردهاي مطرح‌ شده را در برداشته‌ باشند و يا اينکه‌ برخي‌ با داشتن‌ تمامي‌ کارکردهاي مطرح، باز هم‌ در پاسخگويي‌ و برآورده‌ ساختن‌ نيازهاي‌ يک ‌موسسه ‌ناتوان ‌باشند‌. با اين‌ حال، عمده‌ کارکردهاي‌ برنامه ريزي منابع سازمان را مي‌توان‌ به‌ شرح‌ زير دسته‌‌بندي‌ کرد:
1 - توزيع‌ و فروش: کارکردهاي‌ توزيع‌ و فروش‌ به‌ دو گروه‌ کلي‌ زير تقسيم‌ مي‌شوند:
الف‌ - اتوماسيون‌ نيروي‌ فروش‌: کارکردهايي‌ را براي‌ انجام‌ فرايندهاي‌ فروش‌ - مانند مديريت‌ قرارداد، پيش‌بيني‌ فروش‌ و مديريت‌ سفارش-‌ در اختيار سازمان‌ قرار مي‌دهد تا با ارائه‌ دسترسي‌ بي‌درنگ‌ به‌ اطلاعات‌ فروش، وظايفي‌ چون‌ ورود سفارش، تحويل‌ و صدور صورتحساب‌ و...، همگي‌ بهبود يابند.
ب‌ - مديريت‌ ارتباط‌ با مشتري‌: ارتباطات‌ ميان‌ مشتري‌ و شرکت‌ را، شامل‌ انتخاب‌ محصول، خريد، دريافت‌ شکايات، خدمات‌ پس‌ از فروش‌ و بازاريابي،‌ به‌سوي‌ يک‌ سيستم‌ تحت مديريت سوق مي دهد.
2 - برنامه‌ريزي‌ توليد: اين‌ بخش از نرم‌افزار با کاهش‌ دوره‌هاي‌ برنامه‌ريزي، ارائه‌ اطلاعات‌ به‌روز و افزايش‌ بهره‌وري‌ فرايندهاي‌ کاري، قابليت‌ تحويل‌ سريع‌ را براي‌ موسسه‌ فراهم‌ مي‌کند. چنين‌ شيوه‌اي‌ قابليت‌ به‌کارگيري‌ در صنايع‌ مختلف‌ را داراست. يکپارچه‌سازي‌ بخش‌ پشتيباني‌ فروش‌ با ساير بخشهاي‌ زنجيره‌ تامين، اين‌ اطمينان‌ را ايجاد مي‌کند که‌ کليه‌ تبادلات‌ مربوط‌ به‌ فرايند پشتيباني‌ - از تدارک‌ مواد و انبارداري‌ تا فروش‌ و توزيع‌ - به‌شکلي‌ بهينه‌ تنظيم‌ شوند.
3 - تهيه‌ و تدارک‌ مواد: بخش‌ پشتيباني‌ تدارک‌ که‌ بعضاً‌ با عناوين‌ مديريت‌ مواد يا مديريت‌ انبار يا حتي‌ مديريت‌ زنجيره‌ تامين‌ نيز شناخته‌ مي‌شود، دامنه‌اي‌ وسيع‌ از توابع‌ يکپارچه‌ را در اختيار دارد که‌ سبب‌ بهينه‌سازي‌ خريد، مديريت‌ موجودي‌ و عمليات‌ انبار مي‌شوند. سطح‌ بالاي‌ اتوماسيون‌ در اين‌ بخش، انجام‌ فعاليتهاي‌ زمانبري‌ همچون‌ تعيين‌ منبع‌ بهينه‌ تامين، تحليل‌ و محاسبه‌ قيمت‌ خرده‌فروشها، صدور سفارشهاي‌ خريد، مديريت‌ فرايند واگذاري‌ اختيار براي‌ تقاضاهاي‌ خريد و پردازش‌ صورتحساب‌ پرداخت‌ را بسيار ساده‌تر مي‌کند.
4 - مديريت‌ سازمان‌ و منابع‌ انساني: ‌اين‌ نوع‌ کارکرد در برگيرنده‌ توابعي‌ نظير مديريت‌ کارکنان، پردازش‌ وقايع‌ تجاري، پردازش‌ مديريت‌ سازمان، پردازش‌ پرداخت‌ و مديريت‌ حقوق‌ و دستمزد است. برنامه‌هاي‌ کاربردي‌ گوناگوني‌ در اين‌ بخش، براي‌ تسهيل‌ وظايفي‌ چون‌ استخدام، برنامه‌ريزي‌ توسعه‌ کارکنان‌ و ايجاد مشخصه‌هاي‌ شغل‌ و سياهه‌هاي‌ تاييد صلاحيت، طراحي‌ مي‌شوند.
5 - برنامه‌ريزي‌ و کنترل‌ تجاري: اين‌ بخش‌ در برگيرنده‌ کارکردهاي‌ کنترل‌ ‌هزينه، تحليل‌ سودآوري، حسابداري‌ مرکز سود و مديريت‌ هزينه‌‌ ‌ است. ‌بسته‌ به‌ نوع‌ موسسه، کنترل‌ هزينه‌ محصول‌ شامل‌ دو فرايند هزينه‌يابي‌ سفارش‌ محصول‌ و کنترل‌ موجودي‌ هزينه‌ است. هزينه‌يابي‌ محصول، دربردارنده‌ تخمين‌ هزينه‌هاي‌ مواد يا هزينه‌هاي‌ موجودي، پيش‌ از به‌جريان‌ افتادن‌ يک‌ سفارش‌ ساخت‌ است. اين‌ بخش‌ کاربردي، ابزاري‌ براي‌ برنامه‌ريزي‌ هزينه‌ها و تعيين‌ قيمتهاست‌ که‌ هزينه‌ کالاهاي‌ توليدي‌ و نيز کالاهاي‌ فروخته‌ شده‌ را براي‌ هر محصول‌ محاسبه‌ مي‌کند.
‌موارد فوق، کارکردهاي يک‌ نرم‌افزار نمونه‌ برنامه ريزي منابع سازمان بودند که‌ به‌صورت‌ خلاصه‌ شرح‌ داده‌ شدند.

روشهاي اجراي پروژه‌ برنامه ريزي منابع سازمان
سه روش متداول براي اجراي يک برنامه ريزي منابع سازمان وجود دارد:
_ انفجار بزرگ :اين روش بلندپروازانه‌ترين و سخت‌ترين راه ايجاد يک ERP است. در اين روش موسسه يکباره همه‌ سيستم‌هاي قديمي خود را کنار مي‌گذارد و يک سيستم ERP در تمام موسسه راه مي‌اندازد. هرچند روزگاري اين روش بر ايجاد ERP ها حکم فرما بود، امروزه کمتر از آن استفاده مي‌شود. واداشتن همه به پذيرش سيستم جديد به طور يکدفعه و همزمان، کاري مهيب است، چون سيستم جديد هيچ مدافعي ندارد. هيچ کس در موسسه تجربه‌ کار با آن را ندارد، بنابراين هيچ کس اطمينان ندارد که سيستم جديد کارش را درست انجام مي‌دهد.
_ راهبرد انتخابي : اين روش به شرکتهاي بزرگ توصيه مي‌کند خيلي از فرايندها را بين بخشهاي مختلف به اشتراک نگذارند، بلکه در هر بخش نسخه اي مجزا از ERP نصب شود و تنها از طريق برخي فرايندهاي خاص (مانند نگهداري اطلاعات مالي) مشترک باشند. اين متداولترين راه است. در اين حالت هر بخش از سازمان نسخه‌ خاص خودش از ERP را دارد که سيستمي جدا با پايگاه داده‌اي جداست. اين سيستم ها تنها از طريق به اشتراک گذاشتن اطلاعات لازم براي به دست آوردن تصويري کلي از کار همه‌ واحدهاي موسسه (مثلا سود واحدهاي مختلف) به هم مربوط مي‌شوند، يا از طريق فرايندهايي که در همه‌ بخشها تقريبا يکسان هستند. (مثلا مديريت منابع انساني) در اين روش ابتدا يکي از بخشها که صبر و حوصله بيشتري دارد و درصورت پيش آمدن اشکال به اصل تجارت ضربه نمي‌زند، براي راه اندازي يک سيستم آزمايشي انتخاب و پس از رفع نقايص ERP در اين بخش، کار روي بخشهاي ديگر آغاز مي‌شود. برنامه‌ريزي براي اين روش بلند مدت است.
_ فروکوفتن: در اين روش، ERP طراحي را ديکته مي‌کند و تمرکز تنها روي تعداد کمي از فرايندهاي کليدي است. اين روش بيشتر براي موسسات کوچکي مناسب است که مي‌خواهند با ايجاد ERP رشد کنند. در اين روش، هدف، راه ‌اندازي سريع ERP است و جدا شدن از روشهاي پيچيده مهندسي مجدد، با استفاده از فرايندهاي از قبل حاضر شده.‌ موسساتي که ERP را اينگونه به خدمت گرفته‌اند، نمي‌توانند ادعا کنند، برگشت سود زيادي از سيستم جديد برده‌اند. اغلب آنها از اين سيستم به عنوان زيربنايي براي کوششهاي بعدي استفاده مي‌کنند. چنين سيستمي فقط کمي از سيستم ‌هاي قديمي بهتر است، چون کارکنان را وادار به تغيير هيچ يک از عادات قديمي‌شان نمي‌کند.
يکي از موثرترين روشهاي اجراي ERP، استفاده از تجربيات شرکتهاي موفق و پيشرو در اين زمينه است. آشنايي با تجربيات صدها شرکت برتر در اقتصاد جهاني و به کارگيري هزاران روش و فرايند نوين، موجب گشايش بسياري از گره هاي کنوني سازمانها و ايجاد روشهاي جديد به منظور پيوستن به جمع پيشروان فناوري اطلاعات و استفاده کننده از فناوريهاي مهندسي مجدد و سپس مديريت روابط مشتري و برنامه ريزي منابع سازمان مي‌شود.

مزاياي پياده سازي سيستم برنامه ريزي منابع سازمان
نخستين مزيتي که در کوتاه مدت و پس از پياده سازي مي توان انتظار داشت، کاهش هزينه هاي عملياتي نظير کاهش هزينه هاي کنترل موجودي انبار، هزينه توليد، هزينه عمليات حسابداري و ثبت وقايع مالي، هزينه هاي بازاريابي و پشتيباني است. از ديگر مزاياي به کارگيري ERP مي توان به موارد زير اشاره کرد:
_ ايجاد يکپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان.
_ پياده سازي برنامه ريزي منابع سازمان با ايجاد ستون فقرات قوي از انباره داده‌ها. اين سيستم دسترسي بهتر و سريعتر به داده‌ها را براي مديريت امکان پذير مي‌سازد و به اين ترتيب مدير مي تواند براي تصميم‌گيري بسرعت به اطلاعات مورد نياز خود دسترسي داشته باشد.
_ افزايش شفافيت و ردگيري فرايند توليد براي مشتري، افزايش قابليت متناسب سازي براي مشتري و تطبيق بيشتر با نيازهاي وي و افزايش رضايتمندي مشتري در تمام فرايندهايي که وي با آنها درگير است، از لحظه سفارش تا دريافت و حمل و نقل محصول از مزاياي ديگر آن است.
_ مهمترين مزيت برنامه ريزي منابع سازمان بهبود هماهنگي بين بخشهاي سازمان و افزايش کارايي فرايندهاست.
_ استاندارد سازي فرايندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي که شرکتهاي عرضه کننده نرم افزار از سازمانهاي مختلف به دست آورده اند.
_ امکان و يا تسهيل توسعه سيستم ها و فناوري هاي جديد از جمله توليد بهنگام، و ... .
_ توسعه زيرساختهاي لازم به منظور وارد شدن به بحث بازرگاني الکترونيک.
_ پشتيباني از برنامه ريزي استراتژيک از مزيتهاي ديگر است.

سازگاري سيستم برنامه ريزي منابع سازمان با تجارت الکترونيک
نرم افزارهاي برنامه ريزي منابع سازمان پيچيده اند و براي استفاده‌ عمومي ساخته نشده‌اند. آنها فرض مي‌کنند کساني که سفارشها را پيگيري مي‌کنند، فقط کارکنان موسسه شما هستند که براي استفاده از اين سيستم آموزش ديده‌اند. اما اکنون مشتريان و کارپردازان شما هم خواستار دسترسي به همان اطلاعات از طريق وب سايت شما هستند. چيزهايي مثل وضعيت سفارش، فاکتور و ... . يکي از مهمترين مشکلات يکپارچه سازي برنامه ريزي منابع سازمان و تجارت الکترونيک اين است که اينترنت هيچ وقت نمي‌ايستد. نرم افزارهاي برنامه ريزي منابع سازمان بزرگ و پيچيده هستند و به نگهداري احتياج دارند. وصل کردن مستقيم سايت وب به ERP راه خوبي نيست، چون باعث مي‌شود در مواقعي که ERP براي نگهداري و تعميرات غير فعال است، وب سايت هم کار نکند. اغلب کهنه‌کاران تجارت الکترونيک ارتباط بين ERP و تجارت الکترونيک را طوري مي‌سازند که قابل انعطاف باشد و در مواقعي که ERP براي نگهداري و تعميرات غير فعال است، برنامه تجارت الکترونيک به کارش ادامه دهد. براي حل مشکلات اين ارتباط، نرم‌افزارهاي ميان‌افزار ايجاد شده‌اند. اين ابزارها نقش مترجم را ايفا مي‌کنند، يعني اطلاعات را از ERP مي‌گيرند و آن را به فرمتي تبديل مي‌کنند که نرم‌افزار تجارت الکترونيک بتواند از آن استفاده کند .

جايگاه ERP در لايه هاي نرم افزاري و سيستم هاي اطلاعاتي
ERPها برپايه استفاده از سيستم‌هاي مديريت پايگاه داده‌اي رابطه‌اي، (RDBMS=relational database management systems) طراحي شده اند. اين بدين معني است که براي استفاده از ERP بايد تمامي ساختارهاي اطلاعاتي سازمان تعريف شده باشد و هيچ خلاء اطلاعاتي در لايه هاي‌ سيستم پردازش مبادلات سازمان وجود نداشته باشد. و علاوه بر آن پيوستگي اطلاعات نيز وجود داشته باشد، يعني اينکه کليه بخشهاي اطلاعاتي ERP بايد تدارک ديده شود. در آن صورت مي توان گفت ERP جزء نرم‌افزارهاي پايه براي تجارت الکترونيک است.
خلاصه اينکه پايه و اساس سيستم‌هاي درون سازماني، RDBMS ها هستند و ERPها مجموعه فرايندهاي سازماني هستند که بر اساس RDBMS ها تهيه وتنظيم شده اند و از آنجا که اين فرايند ها تقريبا در سازمانها و صنايع مشابه به صورت استاندارد و يکسان هستند، پس کمک بسزايي جهت رسيدن اين سازمانها به سيستم هاي برون سازماني SCM و CRM مي کنند.

تفاوت سيستم هاي اطلاعات مديريت با سيستم برنامه ريزي منابع سازمان
ERP را بايد جديدترين ابزار موجود و تکامل يافته سيستم هاي اطلاعات مديريت دانست و مبناي کارکرد آن‌ را تفکر فرايندي به جاي ساختارهاي وظيفه‌اي، توجه و تبديل خواسته‌هاي مشتري به داده‌ هاي کمي در جهت افزايش رضايت مشتريان عنوان کرد. ERP مي‌کوشد تا تمام فرايندهاي سازمان به صورت يکپارچه و با نگرش فرايندي با هم مرتبط باشند .
ERP علاوه بر يکپارچگي، گزينه‌هاي برتر را نشان مي‌دهد، به همين دليل غولهاي نرم‌افزاري از تمامي مراحل همچون توليد و پخش و توزيع مثالهايي دارند که در نسخه ‌هاي خود به سازمانها ارائه مي‌دهند و فناوري از طريق اين سيستم هاي جديد نرم افزاري وارد سازمان مي‌شود.
سيستم ERP به صورت کامل سطوح مختلف سيستمي سازمان را پوشش مي‌دهد. به اين صورت که هسته مرکزي، پوشش دهنده سطوح سيستم پردازش مبادلات و سيستم هاي اطلاعاتي مديريت است و ابزار هاي تحليل و تجزيه تجاري پوشش دهنده سطوح سيستم هاي پشتيباني از تصميم و سيستم هاي اطلاعاتي مديريت اجرايي در سازمان هستند. البته لازم به ذکر است که اين تقسيم بندي چندان شفاف نبوده و مرز مشخصي بين اين سطوح و دو بخش اصلي ERP قابل ترسيم نيست و همپوشانيهايي در اين بين وجود دارد.

توسعه سيستم برنامه ريزي منابع سازمان
توسعه اينترنتي تاثير عظيمي بر جنبه‌هاي مختلف فناوري اطلاعات و از جمله سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان گذاشته است . بنابراين سيستم‌هاي ERP بيشتر مبتني بر اينترنت شده اند. در چنين محيطي (اينترنت) که دسترسي به منابع سيستمي از هر جا و در هر زمان امکان‌پذير است، فروشندگان ERP نيز توانسته‌اند سيستم‌هاي ERP خود را توسعه دهند و با بخشهاي کسب و کار جديد از جمله مديريت زنجيره تامين ، مديريت ارتباط با مشتري ، اتوماسيون نيروي فروش، برنامه‌ريزي و زمان بندي پيشرفته هوش کسب و کار و قابليتهاي کسب و کار الکترونيک يکپارچه کنند .
راه حلهاي مبتني بر اينترنت سبب شده است که رضايت مشتريان فرصتهاي فروش و بازاريابي افزايش و روشهاي پرداخت بهبود يابد. شکل (2) مفهوم سيستم هاي ERP توسعه يافته را نشان مي دهد.

نقش IT در شکست اغلب پروژه هاي برنامه ريزي منابع سازمان
در ساده ترين سطح، ERP مجموعه‌اي از بهترين عمليات براي انجام وظايف مختلف در سازمان است که اين وظايف مثلا شامل مالي، توليد، انبار است. براي اينکه از نرم افزار چيز بيشتري به دست آوريد، بايد افراد داخل سازمان خود را متقاعد به انطباق با روشهاي کاري نرم‌افزار کنيد. اگر افراد در بخشهاي مختلف (که از ERP استفاده خواهند کرد) قبول نداشته باشند که روشهاي کاري که داخل نرم‌افزار گنجانده شده، بهتر از روشهاي مرسوم و جاري است، در استفاده از نرم‌افزار مقاومت مي‌کنند و بخش فناوري اطلاعات را مجبور به تغيير نرم افزار به منظور تطبيق با فعاليتهاي مرسوم و جاري خواهند کرد. اينجاست که پروژه هاي ERP دچار شکست مي شوند و جنگهاي درون سازماني پيرامون نحوه نصب نرم افزار شيوع پيدا مي کند. بخش IT درگير تلاشهاي گرانقيمت و طولاني براي سفارشي سازي نرم افزار مي‌شود تا خواسته هاي افراد قدرتمند تجاري را برآورده سازد. اين سفارشي‌سازيها ماهيت اصلي نرم‌افزار را ناپايدار مي‌کنند و نگهداري آن را نيز بعد از شروع به کار آن مشکل مي سازند.
اما واحد IT بخوبي و بسرعت مي‌تواند اشکالات را در بيشتر موارد حل کند و به علاوه تعداد کمي از شرکتهاي بزرگ مي توانند از سفارشي سازي ERP امتناع کنند. هر فعاليت تجاري متفاوت و مجبور به داشتن روشهاي خاص خود است که اين روشها را فروشنده به هنگام ايجاد نرم‌افزارش در نظر نگرفته است. اشتباهي که شرکتها مي‌کنند اين است که فکر مي‌کنند عوض کردن عادات افرادشان از سفارشي سازي نرم افزار ساده تر است، در صورتي که چنين نيست. مجبور کردن افراد به استفاده از نرم افزار براي بهبود روشهاي کاري‌شان چالش بسيار مشکلتري است. اگر شرکت شما نسبت به تغييرات مقاوم باشد، آنگاه در پروژه ERP شما بيشتر احتمال شکست وجود دارد.

نتيجه گيري
سازمانها در دنياي تجاري امروز، نيازمند برنامه ريزي براي منابع سازماني خود در تمام سطوح مديريتي هستند. با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن، پيشي گرفتن عرضه بر تقاضا و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني، شرکتها ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين کار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري به نظر مي‌رسد. از مهمترين ابزارهاي مورد استفاده جهت کسب اين آمادگي مي توان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره کرد که با استفاده از آن قادر خواهيم بود، هر چه سريعتر اين مسير را طي کنيم. IT به عنوان اصلي ترين زير ساختار سيستم هاي تجاري توسعه يافته است ، از اين رو لازم است صنايع مختلف براي پياده سازي سيستم هاي برنامه ريزي پيشرفته اقدام به تبيين استراتژي هاي تجاري و سرمايه گذاري در زمينه توسعه IT کنند که نتيجه نهايي آن کسب مزيتهاي رقابتي و دستيابي به استانداردهاي جهاني کيفيت است. يکي از ابزارهاي مهم فناوري اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمي در يکپارچگي اطلاعات و عمليات موجود در موسسات دارد و نهايتا با استفاده از امکانات خاص زمينه را براي پيوستن به بازارهاي جهاني فراهم مي سازد، سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان يا ERP هستند که در حال حاضر به عنوان يکي از آخرين ابزارهاي برنامه ريزي و مديريت در جهان مطرح‌اند ERP با پوشش‌دادن‌ شکافهاي‌ اطلاعاتي‌ در سراسر موسسه، فعاليتهاي‌ اساسي‌ آن‌ را بهبود مي‌دهد، به‌اين‌ منظور که‌ بستر لازم‌ براي‌ يکپارچه‌کردن‌ کامل‌ درون‌ و برون‌ بخشها، شرکتها و کارخانه‌هايي‌ که‌ در قالب‌ يک‌ موسسه‌ از مديريت‌ واحدي‌ برخوردارند، فراهم‌ آيد. بدين‌ ترتيب، قابليت‌ سازگاري‌ در محيط هاي‌ درحال‌ تغيير، تسهيل‌ شده‌ و موسسه‌ نسبت به واکنش‌ سريع‌ به‌ نيازهاي‌ تغييريافته‌ و جديد، توانمند مي شود. اين سيستم ها قادرند با بهره گيري از فناوري اطلاعات، سيستم ها و عمليات موجود در سازمانها را يکپارچه کنند و در قالب يک پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند.

منبع: ماهنامه تدبير-سال هجدهم-شماره 186
منابع:
1- Minahan, (1998), “Enterprise resource planning:strategies” , Web Journal.
2- O"Leary D.E, (2002), “Enterprise Resource Planning System: systems, Life cycles”.
3- Bozarth, (2006), “ ERP implementation efforts at three firms Integration lessons from the SISP and IT-enabled change literature”, International journal of operations
4- Poston et al, (2004), “Financial impacts of enterprise resource planning implementations”.
5- Patrice, Jon David, Mohammad a, Rashid. Iiaquuet, hossain, (2002), “the evolution of ERP system, anistorical perspective”.

لطفاً نظرات و پیشنهادات خود را

با مدیریت سایت از طریق پست الکترونیکی؛

Email: [email protected]

در میان گذارید.

نقش فناوري اطلاعات در برنامه ريزي منابع سازمان

مطالب مشابه :

فيش حقوق كاركنان شركت ملي نفت ايران www.portal.nioc.ir

طرح جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات چیست؟

معماري سازماني برپايه فناوري اطلاعات و ارتباطات ‏

فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات

بررسی ارتباط میان مدیریت تحول، تکنولوژی اطلاعات و کسب وکار

فناوری اطلاعات و ارتباطات در آموزش و پرورش ایران

بررسی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری در نظام بانکی

تأثیر سیستم های اتوماسیون بر ارتباطات سازمانی

نگرشي جامع بر تاثير فناوري اطلاعات بر سازمانهاي الكترونيك محور

تأثیر فناوری اطلاعات بر علل ناکامی مدیریت کیفیت جامع