نرم افزار حسابداری رایان سیستم

به نام خدا

-راهنمای سیستم حسابداری

مقدمه

حسابداری علم طبقه بندی و مدیریت حسابها می باشد .

مدیریت حسابها شامل نگهداری وضعیت مانده حسابهای مختلف و ثبت کلیه عملیات مختلفی است که برای هر حساب اتفاق می افتد .

انتظاری که افراد مختلف از حسابها دارند متفاوت می باشد . مثلا یک مدیر در مورد حساب بانک به طور کلی میخواهد بداند مانده حساب بانکها چقدر می باشد . اما در مورد حسابدار دانستن حساب بانکها کافی نمیباشد او باید حساب بانکها را به تفکیک تک تک حسابهای بانکی داشته باشد و بنابراین حساب بانکها باید به چند قسمت تجزیه شده و در هر قسمت وضعیت یکی از بانکهای طرف حساب را نگهداری شود . مثلا حسابدار باید بداند مانده حساب بانک ملی چقدر می باشد .

اینکه مجموعه ای از حسابها باهم یک حساب بزرگتر را تشکیل میدهند و یا با نگاه مقابل یک حساب بزرگ به چندین حساب جزئی تر تقسیم می شود را طبقه بندی حسابها می گوییم .

در حسابداری حسابهایی وجود دارند که مورد نظر اداره دارایی جهت ارائه عملکرد می باشند .

این حسابها را به عنوان حساب کل می شناسیم . اما این حسابها حسابهایی بسیار کلی هستند و مدیران شرکت نمی توانند براورد مناسبی از عملکرد داخلی شرکت داشته باشند . پس هر یک از این حسابها را تجزیه می کنیم و حسابهایی با عنوان معین ایجاد می شود . همانطور که گفتیم ترکیب عملیات تعدادی از معین ها معادل عملکرد یک حساب کل می باشد . اما در یک سطح پایین تر از مدیران ، حسابداران باید به تمام ریزه کاری های عملکرد حسابداری اشراف کامل داشته باشند و بدیهی است که حسابهای معین برای این دسته از افراد بسیار کلی هستند . بنابراین انها را هم در مرحله بعد تجزیه می کنند و حسابهایی با عنوان تفصیلی تولید می شود . مجموعه ای از حسابهای تفصیلی باهم یک حساب معین را می سازند.

این سه مرحله از طبقه بندی حسابها ساده ترین روشی است که در نرم افزارهای حسابداری معمول وجود دارد .

اما اینکه هر حساب تفصیلی بتواند خود به چندین حساب تفصیلی دیگر تجزیه شود و ایجاد یک طبقه دیگر را بنماید و بالعکس مجموعه ای از حسابهای کل باهم یک حساب کلی تر به نام گروه را تشکیل دهند ، امریست که برحسب نیاز امور مالی شرکتها ممکن است اتفاق بیافتد .

در سیستم های نرم افزاری جهت ایجاد ارتباط بین حسابهای هر سطح و سطح بالاتر به این صورت عمل می شود که کد حساب سطح بالاتر ، پیش کد حساب سطح پایینتر می شود . مثلا اگر یک حساب دارای کد 100 باشد و این حساب در سطح بایین تر به دو حساب تقسیم شود که بخواهیم کدهای 001 و 002 را به انها اختصاص دهیم ، باید کد ان دو حساب معین بصورت 100.001 و 100.002 به سیستم معرفی گردد .

به این روش اگر بدانیم که کد حسابی 100.002 میباشد به راحتی می توانیم نتیجه بگیریم که کد حساب سطح بالاتر 100 می باشد .

به همین صورت اگر بخواهیم حساب معین 100.002 را به دو حساب سطح تفصیلی تجزیه کنیم که کد انها 1001و 1002 هستند ، باید انها را به صورت 100.002.1001 و 100.002.1002 به سیستم معرفی کنیم . همانند مثال بالا اگر کد حسابی 100.002.1001 باشد به راحتی می توان نتیجه گرفت که کد یک سطح بالاتر 100.002 بوده و کد دو سطح بالاتر 100 می باشد .

عملیات حادث شده در سیستم های حسابداری شامل بدهکار شدن یا بستانکار شدن یک حساب می باشد .

در سیستمهای نرم افزاری در هنگام ثبت این عملیات از کد ریز ترین حساب استفاده می شود . و همانطور که در سطرهای بالاتر عنوان شد سیستم باداشتن کد حساب پایین ترین سطح میتواند سطوح بالاتر را تشخیص داده و انها را هم بدهکار یا بستانکار نماید .

مثلا اگر کد حساب جاری 0103622778005 شعبه مرکزی بانک ملی 100.002.121 باشد و این حساب در یک سند حسابداری به مبلغ 1 ریال بدهکار شود سیستم حسابهای سطوح بالاتر که شامل 100.002(حساب بانکها ) و 100 (دارائیهای جاری ) هستند را به روش فوق شناسایی نموده و می تواند انها را به همان مبلغ بدهکار نماید .

در مورد این طبقه بندی و کدینگ حسابها چند نکته حائز اهمیت می باشد :

بدیهی است که حسابهای 100.001 و 101.001 دو حساب متفاوت هستند اگر چه در سطح معین هردوی این حسابها از کد 001 استفاده کرده اند لیکن به علت اینکه ماهیتا از دو حساب کل متفاوت هستند با هم متفاوت هستند . این مثل این است که دو پسر که هردو نام علی دارند به علت اینکه نام پدر یا نام خانوادگی متفاوتی دارند از هم تمیز داده شده و شناخته می شوند .

اما در مورد حسابهای تفصیلی این رویه دارای مفاهیم دیگری میباشد .

مثلا اگر حساب بدهکاران بخواهد به چند حساب تفصیلی تجزیه شود بدیهی است که افراد بدهکار در سطح پایین تر قرار خواهند گرفت . حال حساب دیگری مثل پیش دریافتها را در نظر بگیرید که ان هم بخواهد به چند حساب تفصیلی تجزیه شود . باز هم مشخص است که افراد پرداخت کننده در سطح پایین تر این حساب قرار می گیرند . در مرحله سوم فرض کنید شخصی هم در حساب بدهکاران و هم در حساب پیش دریافتها حضور داشته باشد . در این صورت اگر بتوانیم کد یکسانی را در هر دو حساب بدهکاران و پیش دریافتها به این شخص اختصاص دهیم ، اتفاق مثبتی روی میدهد و ان این است که هرگاه بخواهیم کلیه عملیات ان فرد را داشته باشیم با دانستن اخرین قطعه از کد یکی از حسابها میتوان عملیات ان فرد را در تمام حسابهای معین مشاهده کرد . و نیازی به این نیست که بدانیم کد کامل این فرد در حساب بدهکاران چه بوده و در حساب پیش دریافتها چه بوده است .

به این روش در تخصیص کد تفصیلی ، کد تفصیلی 'واحد'، 'يکسان' يا 'unique' گفته می شود .

به عبارت دیگر قطعه تفصیلی متصل شده به پیش کد حساب معین ، برای هر موجودیتی یک کد واحد را خواهد داشت .

برای انجام این روش و کنترل تکراری نبودن کد حساب برای تفصیلی های مختلف نیاز است که تعریف حسابهای تفصیلی را در بخشی جداگانه انجام دهیم .

تعریف حسابهای کل و معین :

گزینه تعاریف اولیه از منوی حسابداری را انتخاب و سپس گزینه حسابهای کل ومعین را انتخاب می کنیم .

پنجره ذیل نمایش داده می شود :

در تصویر فوق میتوانید ماهیت تجزیه شونده حسابها را ببینید که حساب دارائیها به دو حساب دارائیهای جاری و دارائیهای ثابت تجزیه شده است و خود حساب دارائیهای جاری به دو حساب صندوق و بانکها تجزیه شده است . همانطور که میدانید جهت ارائه عملکرد شرکت به سازمان دارائی باید عملیات حساب دارائی جاری گزارش شود . پس حساب دارائیهای جاری یک حساب کل می باشد و حساب دارائیها که یک سطح بالاتر قراردارد یک حساب گروه می باشد . و حسابهای صندوق و بانکها که در سطح پایین تر حساب دارائیهای جاری قراردارند ، حسابهای معین محسوب می شوند .

در مثال فوق کد دارائیها 1 ، دارائیهای جاری 1.001 ، بانکها 1.001.002 میباشد . و با توضیحاتی که قبلا گفته شد با ثبت عملیات برای کد 1.001.002 ، کد 1.001 و کد 1 نیز به همان مبلغ دارای عملیات خواهند شد.

در سیستم حسابداری عصر رایانه اخرین سطح مشاهده شده یک حساب معین خواهد بود ، که این امر ناشی از ان است که حسابهای تفصیلی در محلی دیگر تعریف و مدیریت می شوند .

از هر حساب معین وقتی به سطح بالاتر و سپس سطح بالاتر از ان و ... میرویم تا نهایتا به بالاترین سطح برسیم یک زنجیره از حسابها تشکیل می شود .

این زنجیره در پایین ترین سطح ، یک حساب معین خواهد بود و یکی از حلقه های زنجیره که میتواند از پایین ترین سطح الی بالاترین سطح باشد ، باید حساب کل معرفی شود .

سایر حلقه های زنجیره به عنوان گروه معرفی می شوند .

با تعاریف بالا میتوان نتیجه گرفت که هر حساب گروه می تواند به چند حساب سطح پایین تر تجزیه شود که این حسابها میتوانند خودشان گروه ، کل یا معین باشند . ضمنا با توجه به اینکه حساب معین اخرین حلقه زنجیره می باشد پس نمیتواند در این جدول به حساب دیگری تجزیه شود .

لازم به ذکر است که حسابهای کل و معین حتما باید در زنجیره تعریف شوند و حتی اگر بخواهیم یک کد بدون طبقه بندی ایجاد کنیم ، ان کد باید هم کل و هم معین معرفی می شود . ولی حساب گروه میتواند اصلا حضور نداشته باشد .

7 کار عملی :

برای تعریف یک حساب در بالاترین سطح باید ابتدا روی ایتم "لیست حسابها" کلیک می کنیم تا به حالت انتخاب درآید . سپس دکمه جدید را کلیک می کنیم . در مورد سایر سطوح ، ابتدا روی سطحی که میخواهیم انرا تجزیه کنیم کلیک می کنیم تا به حالت انتخاب درآید ، سپس دکمه جدید را کلیک می کنیم .

بلافاصله یک حساب با کد پیش فرض و نام پیش فرض در سیستم ثبت می شود و پنجره ذیل (ویرایش مشخصات حساب ) نمایش داده می شود :

در پنجره فوق شما باید هم کد و هم نام انرا اصلاح نموده و سپس مشخصات انرا تکمیل نموده و نهایتا دکمه ذخیره را کلیک نمایید تا ثبت کد با مشخصات صحیح صورت گیرد .

سایر مشخصاتی که برای هر حساب تعریف میشود در ادامه تشریح میگردد :

سطح حساب : با توضیحات فوق باید یکی از موارد فوق برای سطح حساب انتخاب گردد . ضمنا در شرایط خاص اگر حساب شما بدون طبقه بندی است ، هردو ایتم حساب کل و حساب معین انتخاب میگردد .

ماهیت حساب : در علم حسابداری تعدادی از حسابها بصورت دائمی تعریف می شوند و مانده این حسابها هر سال به سال بعد انتقال می یابد . مثلا حساب بانکها در پایان هر سال دارای مانده ای است که به ابتدای سال بعد انتقال می یابد . این نوع از حسابها را به عنوان حسایهای دائمی میشناسیم و به علت اینکه این حسابها به ترازنامه انتقال می یابند از عنوان ترازنامه ای هم میتوان استفاده کرد . پس برای این نوع از حسابها گزینه ترازنامه ای تیک میخورد .

تعدادی از حسابها درابتدای هر سال ایجاد می شوند و نشانگر عملکرد طی سال هستند . مثلا حسابهای درآمد و هزینه از این جمله هستند و در پایان سال مانده این حسابها به حساب خلاصه سودو زیان انتقال می یابد و یا اصطلاحا بسته می شود . و در پایان سال مانده انها صفر خواهد بود . این حسابها با عنوان موقت یا سودوزیانی شناخته می شوند . و برای انها گزینه سود وزیانی تیک میخورد .

دسته سومی از حسابها در مورد عملیات واقعی حسابداری نیستند و در واقع برای کنترل سایر حسابها و یا کنترل امور دیگر در حسابداری استفاده می شوند . مثلا هرگاه یک چک تضمینی از یک شخص گرفته شود ، ان شخص بابت چک بستانکار نمیشود . اما برای کنترل اینکه افراد به چه میزان چک تضمینی نزد شرکت دارند حسابی در حسابهای انتظامی ایجاد میشود و ان حساب بستانکار می گردد . به این روش علیرغم اینکه ارائه کننده چک در حساب اشخاص ( بدهکاران یا بستانکاران ) هیچگونه عملیاتی را ثبت نکرده است ، ولی در حساب انتظامی دارای حسابی است که عملیات وی ثبت شده و حسابدار با مشاهده عملیات این حساب می تواند پی ببرد که چه میزان چک تضمینی وجود دارد . برای اینگونه از حسابها گزینه انتظامی تیک میخورد.

وضعیت مانده : هر حساب در علم حسابداری باید دارای یک وضعیت در مانده خود باشد . یعنی مانده یک حساب همیشه باید بدهکار یا همیشه بستانکار باشد . این جمله به این معنا نیست که حساب نتواند دارای عملیات بدهکار یا بستانکار باشد . مثلا حساب بانک در صورت پاس شدن یک چک پرداختنی بستانکار می شود اما پس از پاس شدن چک بازهم مانده ای در حساب باقی می ماند که نشاندهنده مانده حساب بانک بوده و همیشه مانده را بدهکار نگه میدارد .

به صورت استثنا چند حساب میتوانند دارای وضعیت نامشخص باشند که شامل حسابهای : جاری شرکا – جاری اشخاص – سود و زیان – مالیات ارزش افزوده و چند مورد خاص دیگر میباشند .

نوع حساب :الف ) اگر حساب تعریف شده شما یک هزینه باشد باید گزینه هزینه تیک بخورد . کاربرد این گزینه انتقال عملیات این حساب به سیستم حسابداری صنعتی جهت تعیین قیمت تمام شده کالای تولید شده می باشد . بنابراین اگر شما از سیستم حسابداری صنعتی استفاده نمی کنید تعیین این گزینه برای حسابهای هزینه ضرورتی ندارد .

ب ) اگر عملیات این حساب باید در صورتحسابی که برای مشتری تهیه میکنید منعکس گردد گزینه مرتبط با مشتری را تیک بزنید . همانطور که گفتیم با توجه به unique بودن حسابهای تفصیلی یک مشتری در کلیه عملیات خود دارای یک کد تفصیلی می باشد . اما در یکسری عملیات مثل ارائه چک تضمینی نباید مبلغ مربوطه به حساب بستانکاری مشتری منظور گردد . جهت رفع این مشکل حسابهایی که باید عملیاتشان به صورت حساب مشتری منتقل گردند با زدن این تیک مشخص میگردد و حسابهایی مثل حسابهای انتظامی تیک نمیخورد .

استفاده گروههای تفصیلی در طبقات حساب :

این جدول جهت ایجاد ارتباط منطقی بین حسابهای معین و حساب گروههای تفصیلی استفاده می شود . بدیهی است توضیحات ان پس از تعریف حسابهای تفصیلی ارائه خواهد شد .

با کلیک روی دکمه قبول مشخصات این حساب در سیستم ثبت میگردد . و به پنجره قبلی باز خواهیم گشت .

در پنجره نمایش درختواره حسابهای معین در هر زمان جهت ویرایش یک حساب میتوان ان حساب را در درختواره با کلیک روی ان انتخاب کرد و با زدن دکمه ویراش به پنجره ویرایش وارد شده و تغییرات را اعمال نمود .

ضمنا در صورت نیاز به حذف ان حساب نیز پس از انتخاب میتوان از دکمه حذف استفاده کرد .

تعریف حسابهای تفصیلی :

در منوی اصلی حسابداری گزینه تعاریف اولیه و سپس گزینه حسابهای تفصیلی را انتخاب کنید .

پنجره ذیل نمایش داده می شود :

در پنجره فوق همانطور که مشاهده می گردد در سمت راست یک درختواره نمایش داده شده است که به طور ساده دارای دو طبقه می باشد که در طبقه اول یک گروهبندی برای حسابهای تفصیلی تعریف شده ( مثل گروههای بانکها ، اشخاص و هزینه ها) و در طبقه دوم عناوین خود حسابهای تفصیلی متعلق به هر یک از گروههای فوق وجود دارند . البته همانند تعریف حسابهای کل معین در اینجا نیز حسابهای گروه می توانند خود شامل گروههای دیگر باشند و طبیعتا حساب تفصیلی اصلی ما در سطوح پایین تری قرار خواهد گرفت .

البته با توجه به توضیحات قسمت قبل ، تعریف تفصیلی در این سیستم بصورت Unique صورت میگیرد و وجود طبقه بندی فوق فقط جنبه نمایشی و زیبا سازی ساختاری دارد و البته در اختصاص کد در محدوده مشخص به اجزاء هریک از گروهها نیز کمک کننده است .لذا عناوین گروهبندی علیرغم اینکه خود یک حساب تفصیلی هستند و کد دریافت می کنند اما در صدور اسناد (بجز در شرایط استثنا) استفاده ای ندارند و فقط حسابهای واقع در آخرین سطح (حسابهای تفصیلی اصلی ) در صدور اسناد استفاده می شوند .

روش کار در سیستم بدین صورت است که برای ایجاد یک گروه ، روی عنوان "حسابهای تفصیلی" و برای ایجاد یک حساب تفصیلی واقعی روی نام گروه مربوطه کلیک می کنیم و سپس دکمه جدید را می زنیم . کد و عنوان پیش فرض به حساب داده می شود و امکان ویرایش هردو برای کاربر وجود دارد . و سپس دکمه ذخیره کلیک می شود .

برای اصلاح عنوان یک حساب تفصیلی نیز پس از انتخاب ان در درختواره ، مستقیما عنوان اصلاح شده دکمه ذخیره کلیک می شود . و همینطور برای حذف پس از انتخاب در درختواره ، دکمه حذف کلیک می شود . (لازم به ذکر است که اگر کد تفصیلی مربوطه در اسناد سیستم استفاده شده باشد ، امکان حذف سلب خواهد شد و طی اخطاری به کاربر گوشزد خواهد شد .)

تعریف گروههای تفصیلی :

گروههای تفصیلی در کد حساب نقشی ایفا نمی کنند و تنها وظیفه آنها ایجاد ارتباط بین حساب معین و حساب تفصیلی می باشد . مثلا در هنگام صدور سند پس از وارد کردن کد بدهکاران در ستون حساب کل معین و رفتن به ستون حسابهای تفصیلی ممکن است که کاربر بخواهد لیستی از حسابهای تفصیلی را مشاهده کند ، در این حالت باید فقط حسابهای تفصیلی مناسب نمایش داده شوند که این حسابها همگی از جنس اشخاص هستند و نباید حسابی مثل هزینه حقوق و دستمزد نمایش داده شود .

به شکل زیر توجه کنید :

روش ایجاد ارتباط در این سیستم بکارگیری گروههای تفصیلی است . بدین صورت که هر گروه تفصیلی نقش یک ارتباط را بازی خواهد کرد که از یک طرف در تعریف حسابهای معین امکان انتخاب آن گروه تفصیلی وجود دارد و از طرف دیگر در تعریف حساب تفصیلی امکان انتخاب گروه تفصیلی وجود دارد . پس به جای آنکه حساب معین و تفصیلی مستقیما به هم مرتبط شوند یک حساب گروه تفصیلی در وسط قرار گرفته و حساب معین از یک طرف و حساب تفصیلی از طرف دیگر به آن مرتبط می شوند . این روش اگرچه دارای کمی پیچیدگی است اما دارای محاسن زیادی است که در آینده توضیح داده خواهد شد .

7 در منوی اصلی حسابداری گزینه تعاریف اولیه و سپس گزینه گروههای تفصیلی را انتخاب کنید .

پنجره ذیل نمایش داده می شود :

که در جدول فوق به سادگی مشخص است که در ستون اول یک کد به هر گروه تخصیص داده می شود و در ستون دوم عنوان گروه تعیین می گردد و سپس دکمه ذخیره کلیک خواهد شد .

روش کار برای ایجاد ارتباط بین معین و تفصیلی :

طرف اول : پس از تعریف یک گروه تفصیلی به پنجره تعریف حسابهای معین میرویم و دکمه ویرایش را میزنیم .

پس از باز شدن پنجره مربوطه مشاهده می شود که در داخل جدولی لیست گروههای تفصیلی نمایش داده شده است . در ستون دوم برای ایجاد ارتباط بین معین مربوطه و گروه انتخابی عدد 1 (یک ) را تایپ می کنیم . پس از اینکار یک طرف از ارتباط ایجاد شده است . توضیح در مورد عدد یک این است که در این سیستم امکان دارد که شما بخواهید چندین تفصیلی برای یک حساب معین داشته باشید .مثلا اگر معین شما در سطح 3 باشد بخواهید سطوح 4 و 5 را به تفصیلی ها اختصاص دهید و درواقع دارای دو سطح تفصیلی باشید . در این حالت برای دومین گروه از تفصیلی ها در ستون مربوطه عدد 2 (دو) را وارد کنید. پس به تعداد سطوح تفصیلی مورد نیاز هر معین عدد های 1 الی سطح مربوطه باید در جدول وارد شوند .

طرف دوم : به پنجره تعریف حسابهای تفصیلی بروید . همانطور که مشاهده می کنید جدول گروههای تفصیلی در قسمت سمت چپ پایین نمایش داده شده است . از درختواره حساب مورد نظر را انتخاب کنید و بعد در جدول گروهها در مقابل گروهی که باید به ان مرتبط شود با زدن دوبل کلیک موس یک ستاره ثبت کنید تا ارتباط برقرار شود .

بطور نمادین میتوان ارتباط را با شکل ذیل نمایش داد :

در شکل فوق نکاتی قابل توجه است که اولا یک حساب تفصیلی ممکن است با دو گروه مختلف مرتبط باشد و در واقع در دو گروه مختلف عضویت داشته باشد که در این شرایط در مقابل هر دو گروه دوبل کلیک می کنیم و ارتباط با هر دو برقرار خواهد شد . ثانیا اینکه در زمان ارتباط یک معین با یک گروه تفصیلی به یکباره تمام تفصیلی های مرتبط با آن گروه ، به معین هم مرتبط می شوند و این کار کاربر را بسیار سریع و آسان خواهد کرد .

تعريف حسابهاي ترکيبي :

حسابهاي ترکيبي درواقع نمايش متفاوتي از حسابهاي کل معين هستند .

اين حسابها همانند حسابهاي کل معين ، داراي طبقه بندي هستند و به صورت يک درختواره در سيستم تعريف مي شوند . اولين سطح از اين حسابها ، گروه اصلي تعريف مي شوند و تمامي سطوح تا سطح قبل از اخر گروه عادي و سطح اخر ،گروه مرتبط تعريف مي شوند .

همانطور که گفته شد اينها نمايش ديگري از حسابهاي کل معين مي باشند و در سيستم عملياتي براي انها ثبت نمي شود . در واقع سند حسابداري براي اينها صادر نمي شود . اما سطح اخر درختواره ، که گروه مرتبط مي باشند با يک يا چند حساب کل معين مرتبط مي شوند و گردش عمليات انها را دريافت مي کنند . سپس عمليات اين سطح (سطح اخر) بصورت جمع جبري به سطح بالاتر منتقل مي شود تا نهايتا به سطح اول (گروه اصلي) برسد . سپس مي توان در گزارشات مربوطه عمليات را مشاهده کرد .

يکي از کاربردهاي اين حسابها تعريف صورت سود وزيان مي باشد که در ادامه بمنظور کارعملي به نحوه ثبت ان مي پردازيم :

7 در منوی اصلی حسابداری گزینه تعاریف اولیه و سپس گزینه حسابهاي ترکيبي را انتخاب مي کنيم که منجر به نمايش پنجره ذيل خواهد شد :

در پنجره فوق در سمت راست درختواره حسابهاي ترکيبي و در سمت چپ مشخصات هريک از حسابهاي انتخاب شده در سمت راست را مشاهده مي کنيد .

براي ايجاد يک شاخه جديد براي هر سطح ، ابتدا سطح مذکور را انتخاب مي کنيم و بعد دکمه جديد را کليک مي کنيم تا يک شاخه براي ان ايجاد شود . براي ايجاد گروه اصلي برروي ريشه (ليست حسابهاي ترکيبي ) کليک کرده و دکمه جديد را بزنيد . سپس عنوان (عنوان سرگروه ) را با عنوان "سود و زيان" وارد کنيد . ورودي بعدي نوع رقم مي باشد که نشاندهنده تاثير رقم هر سطح در سطح بالاتر مي باشد . در هر سطح اگر مبلغ حاصل شده بايد بصورت (+) يا (اضافه مي شود) در سطح بالاتر تاثير داشته باشد ، نوع رقم را افزاينده انتخاب کنيد . اگر بصورت (-) يا (کسر مي شود) تاثير مي گذارد ، نوع رقم را کاهنده و اگر تاثيري ندارد ، نوع رقم را خنثي انتخاب کنيد .

با توجه به اين توضيحات سطح اول بايد بصورت خنثي انتخاب شود . سپس نوع حساب را با توجه به توضيحات بالا ، گروه اصلي انتخاب کنيد . و دکمه ذخيره را جهت ثبت اين سطح کليک کنيد .

حال با توجه به تصوير فوق بقيه سطوح را تعريف کنيد . توجه داشته باشيد که ايتم هايي مثل "بهاي تمام شده کالاي فروش رفته" که در محاسبه "سود ناخالص" بصورت منفي وارد مي شود را کاهنده تعريف کنيد و همينطور در مورد هزينه ها و ماليات بر درامد .

در مورد صورت سود و زيان تمامي حسابهاي تعريف شده در اين درختواره ماهيت سودوزياني دارند و مانده ابتداي دوره انها صفر است بجز حساب موجودي کالا که داراي ماهيت ترازنامه اي مي باشد و در تعريف سود وزيان تفاوت موجودي ابتداي دوره و انتهاي دوره بايد در درختواره وارد شود . به اين منظور در تعريف اين حساب ، نوع محاسبه را مانده گردش طي دوره انتخاب کنيد .

در مرحله بعدي بايد بين حسابهاي سطح اخر (گروه مرتبط) و حسابهاي کل معين ، ارتباط برقرار کنيم.

روش کار بدين صورت است که که ابتدا حساب سطح اول ( گروه اصلي) را انتخاب مي کنيم . سپس دکمه ]تخصيص حسابهاي کل معين تفصيلي[ را کليک مي کنيم تا پنجره ذيل نمايش داده شود :

در پنجره فوق همانطور که مشخص است درختواره حسابهاي کل معين نمايش داده شده است .

هر حسابي که بايد به يکي از حسابهاي ترکيبي مرتبط شود را انتخاب کنيد . سپس در قسمت پايين و در ورودي کد حساب ترکيبي با استفاده از دکمه ؟ ليست حسابهاي ترکيبي را مشاهده کرده و حساب مرتبط با ان را انتخاب کنيد و سپس در ورودي وضعيت ، گزينه تخصيص يافته را انتخاب کنيد و دکمه قبول را در نهايت کليک کنيد. همانطور که مشاهده خواهيد کرد نام حساب ترکيبي در کنار نام حساب کل معين نوشته مي شود . به ياد داشته باشيد که اگر يک حساب گروه يا کل را به حساب ترکيبي مرتبط کنيد تمامي حسابهاي زير مجموعه نيز به ان حساب ترکيبي مرتبط مي شوند مگر انکه صراحتا با ارتباط به حساب ترکيبي دومي ، از ارتباط با حساب ترکيبي اول مستثنا شده باشند .

لازم به ذکر نيست که بسياري از حسابهاي کل معين ، هيچگونه ارتباطي با حسابهاي ترکيبي مذکور نخواهند داشت .

صدور اسناد حسابداری :

پس از تعریف حسابها ، حال باید عملیات مالی اتفاق افتاده در شرکت را در سیستم ثبت کنیم . منظور از عملیات مالی هر اتفاقی است که موجب شود یکی از حسابهای تعریف شده در فوق بدهکار و متقابلا یکی دیگر از انها بستانکار شود .

عملیات بدهکار و بستانکار شدن در بیشتر سیستم های حسابداری از طریق سند حسابداری صورت می گیرد . در واقع سند حسابداری قلب یک سیستم حسابداری میباشد . هر سند دارای یک شماره سریال است که به ترتیب وقوع رویداد مالی شماره گذاری می شود . و نیز یک تاریخ که نشاندهنده زمان وقوع رویداد می باشد . بدیهی است که شماره سریال و تاریخ سند نباید دارای تقدم و تاخر باشند . مثلا تاریخ سند شماره 1 نباید بعد از تاریخ سند شماره 2 باشد .

لیکن در عمل و در بسیاری از موارد به علت اینکه رویدادهای مالی توسط واحدهای مختلف در یک شرکت صورت می گیرد و مستندات و مدارک آن رویداد کمی دیرتر یا به صورت پراکنده و دارای تقدم و تاخر به دست سیستم حسابداری می رسد ، حسابداران پس از ثبت یک سند و دریافت یک شماره سریال ، باید بتوانند سند دیگری مربوط به تاریخ کمی جلوتر را در سیستم ثبت کنند که این باعث بی نظمی خواهد شد .

برای رفع این مشکل در سیستمهای مختلف راههای متفاوتی در نظر گرفته شده است . مثلا در بسیاری از سیستمها امکان درج یک سند در بین سایر اسناد وجود دارد . که به این وسیله سند با تاریخ جلوتر در بین اسناد قبلی درج می شود . بعضی از سیستم ها بطور موقت قانون فوق را نادیده گرفته و اجازه ثبت سند دارای تقدم وتاخر را میدهند و در پایان هر روز یا پایان هر هفته یا هر دوره دلخواه اقدام به مرتب کردن اسناد برحسب تاریخ و شماره گذاری مجدد انها می کنند . در سیستم عصر رایانه سند پس از صدور اصلا شماره گذاری نمی شود و شماره آن صفر خواهد بود . و در واقع سند در وضعیت موقت صادر می شود و به جای شماره سند (که از این پس شماره رسمی سند گفته می شود ) شماره ای به عنوان شماره موقت به آن اختصاص داده می شود . و با این شماره سند قابل شناسایی و پیگیری خواهد بود . سپس در پایان دوره سند های موقت به ترتیب تاریخ مرتب شده و شماره گذاری می شوند .

7 پس از این توضیح مختصر به روش کار در سیستم جامع می پردازیم :

از منوی حسابداری ، گزینه سندهای عمومی را انتخاب کنید تا پنجره ذیل نمایش داده شود :

همانطور که در پنجره فوق مشخص است قسمت بالای پنجره مشخصات کلی سند وارد می شود که شامل شماره سند (شماره رسمی سند) و تاریخ و نوع سند و صادر کننده سند و شماره موقت و شرح کلی سند می باشد .

در مورد اسناد رسمی نام صادر کننده و شماره موقت بصورت غیر فعال در امده و این اسناد در حوزه دفتر داری شرکت قرار گرفته اند اما اگر در قسمت شماره سند عدد صفر را وارد کنیم این فیلد ها فعال شده و اماده دریافت سند موقت خواهند بود . فیلد بعدی نوع سند است که بطور کلی همیشه بصورت "عمومی" انتخاب می شود بجز ثبت سند افتتاحیه در اولین سال استقرار سیستم جامع در شرکت .

ضمنا به منظور تسهیل در مشاهده مستندات ضمیمه سند ، دکمه ای به منظور اسکن کردن ضمایم و ذخیره فایل تصاویر مربوطه برروی سیستم تعبیه شده است .

قسمت بعدی جدولی است که در وسط پنجره واقع شده است و عملیات بدهکار و بستانکار حسابها در آن ثبت می گردد . ستون اول که شماره ردیف می باشد به صورت اتوماتیک پر می شود . ستون دوم کد کل معین حسابی است که باید بدهکار یابستانکار شود و اگر کد مربوطه را به ذهن سپرده اید میتوانید ان را تایپ نمایید و در صورت فراموشی می توانید از دکمه ای که به همین منظور در کنار آن تعبیه شده است استفاده کنید تا درختواره حسابهای کل و معین به شما نمایش داده شود و از لیست برروی یک حساب معین کلیک کرده و دکمه انتخاب را کلیک کنید تا کد ان در ستون مربوطه درج شود . بلافاصله عنوان حساب در کادر پایین جدول نمایش داده خواهد شد .

در مرحله بعد در ستون سوم کد تفصیلی حساب را تایپ یا انتخاب کنید . لازم به ذکر است که اگرحساب معین انتخاب شده دارای دو یا بیش از دو حساب تفصیلی باشد ، پنجره درختواره حسابهای تفصیلی چندین بار باز شده و باید حساب تفصیلی مربوطه را انتخاب کنید .

در ستون بعدی شرح عملیات را وارد کنید .در این ستون هم می توانید از شرح های تکراری استفاده کنید . شرح های تکراری شرح هایی هستند که مکررا در سیستم استفاده می شوند و در سه نوع هستند. دسته اول شرح های عمومی هستند که در همه جا کاربرد دارند . دسته دوم شرح های مرتبط با حساب معین هستند که فقط برای حساب معین خاصی تعریف شده اند و نحوه تعریف انها در اینده توضیح داده خواهد شد . و دسته سوم شرح هایی هستند که در سند در حال ویرایش مورد استفاده قرار گرفته اند و بسیار محتمل است که در سایر ردیف ها مجددا مورد استفاده قرارگیرند .

ستونهای بعدی برای ثبت مبلغ در نظر گرفته شده اند و در صورتی که حساب تعیین شده بدهکار شده است در ستون بدهکار و در صورتی که بستانکار شده است در ستون بستانکار اقدام به تعیین عدد می نماییم .

در ستون های کد معین ، کد تفصیلی و شرح با زدن دکمه = (مساوی ) میتوان مقدار اخرین سطر را به سطر جدید کپی نمود و در مورد ستون بستانکار می توان اقدام به بالانس سند نمود .

پس از ثبت یک رقم بدهکار یا بستانکار و پس از رفتن به سطر بعد یا هر سطر دیگر ، جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار در فیلد های مربوطه نمایش داده خواهد شد . ضمنا در زمان حرکت در داخل سطرهای جدول میتوان جمع ستون بدهکار و بستانکار ، از سطر اول تا سطر جاری را در دو فیلد دیگر مشاهده کرد .

از امکانات دیگر این پنجره دکمهء]مرتب شود[ می باشد که با کلیک روی آن سطرهای جدول ابتدا بر حسب بدهکار و سپس بستانکار مرتب می شوند و هرکدام از آنها به ترتیب کد حساب مرتب می شوند. دکمه بعدی ]آمار حساب[ می باشد که آماری از وضعیت حسابی که در سطر انتخابی است را نمایش می دهد .

سه عدد چک باکس برای بررسی و تایید و تصویب سند وجود دارد بدین صورت که پس از ذخیره سند توسط حسابدار ، افراد مافوق مثل رئیس حسابداری و مدیر مالی و مدیر عامل سند مذکور را مطالعه کرده و درصورتی که سند بدون اشکال باشد ان قسمت را تیک می زنند که با تیک کردن قسمت مربوط به خودشان امکان تغییر سند دیگر وجود نخواهد داشت . لذا درصورتی که سند پس از طی مراحل فوق نیازی به اصلاح داشت باید افراد مافوق به ترتیب تیک زدن ، تیک را بردارند تا سند به وضعیت قابل ویرایش درآید . پس از مراحل فوق با زدن دکمه ذخیره سند در سیستم ثبت خواهد شد .

پس از ثبت سند می توان با کلیک روی دکمه چاپ ، یک نسخه چاپی از سند تهیه کرد و در صورت نیاز آنرا پرینت کرد .

صدور اسناد اتوماتیک :

سند های اتوماتیک شامل اسنادی هستند که از سایر مستندات موجود در سیستم ایجاد می شوند .

مثلا در سیستم قبلا فاکتور های فروش ثبت شده اند و با فرض اینکه در برای صدور سند حسابداری از روی فاکتور فروش باید کد خریدار در معین بدهکاران ، بدهکار و کد کالا در معین فروش بستانکار شود ، میتوان صدور این سند را به سیستم سپرد . و کاربر نیاز به ثبت دستی این عملیات در اسناد عمومی نخواهد داشت .

انواع اسناد اتوماتیک که در سیستم قابل ثبت هستند عبارتند از :

الف ) سند انبار :

این نوع از سند های اتوماتیک جهت انعکاس عملیات انبار در سیستم حسابداری می باشند

در هر ورود کالا به انبار ، حساب موجودی کالا بدهکار و تحویل دهنده کالا به انبار بستانکار خواهد شد.

در هر خروج کالا از انبار حساب موجودی کالا بستانکار و تحویل گیرنده بدهکار خواهد شد .

حساب موجودی کالا میتواند در سیستم حسابداری به صورت کلی ، یا به تفکیک انبار ها ، یا به تفکیک گروههای کالا و یا حتی به تفکیک تک تک کالاها باشد . اگر چه وجود سیستم انبار در کنار سیستم حسابداری شما را از انجام اینهمه ریزه کاری معاف خواهد کرد و در واقع سیستم انبار می تواند به سوال مدیران در مورد ريز موارد موجودی کالا پاسخ دهد .

7 به هر حال روش کار در سيستم بدين صورت است که از منوي حسابداري - ساير اسناد ، گزينه سند انبار را انتخاب مي کنيم که منجر به نمايش پنجره ذيل خواهد شد :

در پنجره فوق ابتدا کد انباري که ميخواهيم عملياتش در حسابداري منعکس شود را انتخاب مي کنيم .

در صورت دانستن کد انبار مربوطه ان را تايپ مي کنيم و يا با کليک روي دکمه ]؟[ ، انبار مورد نظر را از ليست انتخاب مي کنيم .

در فيلد بعدي بايد تعيين کنيم که از کداميک از انواع عمليات رويداده در انبار مذکور بايد سند حسابداري صادر شود .

سپس در فيلد شماره سند ، اگر بخواهيم يک سند جديد صادر کنيم عدد صفر را وارد مي کنيم که نشاندهنده سند جديد خواهد بود و اگر بخواهيم که يکي از اسنادي که قبلا صادر شده را اصلاح کنيم شناسه آن سند را وارد مي کنيم . در مرحله بعد تاريخ صدور سند را تعيين مي کنيم . در حالتي که بخواهيم يک سند قبلي را اصلاح کنيم ، تاريخ قبلا تعيين شده و امکان تغيير آن در اين پنجره وجود ندارد . در ورودي بعدي توضيحات کلي براي سند را تايپ مي کنيم و سپس نوبت به انتخاب عمليات انبار يا در واقع مستندات توليد سند حسابداري ميرسد . برحسب نوع مستندات محدوده تاريخ يا محدوده شماره سريال را براي اسناد انبار مشخص مي کنيم و سپس دکمه ]انتخاب مستندات[ را کليک مي کنيم تا ليستي از عمليات انبار با توجه به اطلاعات پرشده در فرم جاري به نمايش درآيد .

سپس عمليات مورد نظر را با زدن کليک فاصله ( space ) يا کليک دوبل انتخاب يا از حالت انتخاب خارج مي کنيم و در نهايت دکمه قبول را کليک مي کنيم تا مستندات اماده توليد سند حسابداري گردند .حال با کليک روي دکمه ادامه سند اتوماتيک توليد مي شود و با يک پيام شماره شناسه آن به اطلاع شما مي رسد . شما مي توانيد در قسمت اسناد عمومي ان را مشاهده و يا درموارد خاص و البته در صورت داشتن مجوز آن را اصلاح کنيد .

شايان ذکر است که اگر يک کالا در چندين سند انبار وارد و يا خارج شده باشد ، کد موجودي آن کالا يک بار و به مبلغ مجموع عمليات رخ داده بدهکار يا بستانکار مي گردد . پس ممکن است بخواهيد ليست ريز عملياتي که به منظور توليد اين سند مورد استفاده قرار گرفته است را براي ضميمه سند خود پرينت کنيد . در اين صورت پس از تعيين شناسه سند دکمه ]چاپ ريز سند[ را کليک کنيد تا ليست مورد نظرتان نمايش داده شود .

ب ) سند فروش :

اين نوع از اسناد اتوماتيک به منظور انعکاس عمليات فروش و برگشت از فروش در سيستم حسابداري مي باشند . هرزمان که يک کالا به فروش مي رسد ، حساب بدهکاران با کد تفصيلي خريدار و به مبلغ فاکتور صادره بدهکار مي شود و در مقابل حساب فروش (ممکن است که به تفکيک کالاي فروش رفته باشد) بستانکار مي گردد .

ممکن است که بر اساس نحوه فروش ،از کد حساب بدهکاران متفاوتي استفاده گردد که در اين صورت هرکدام از ان کد ها را در کدينگ نحوه فروش مربوطه تعيين خواهيم کرد .

از طرف ديگر ممکن است در نحوه فروش عادي تعدادي از مشتريان از کد بدهکاران متفاوتي استفاده کنند ، مثلا مشتريان حقوقي داراي کد متفاوتي از مشتريان حقيقي باشند و يا مشتريان خوش حساب داراي کد متفاوتي از مشتريان عادي باشند . در اين صورتقابليت تعيين کد بدهکاران براي هريک از مشتريان در قسمت تعريف مشتري وجود دارد .

به هر حال روش کار در سيستم بدين صورت است که از منوي حسابداري - ساير اسناد ، گزينه سند فروش را انتخاب مي کنيم که منجر به نمايش پنجره ذيل خواهد شد :

در پنجره فوق در ورودي انتخابي اول (نوع فروش) بايد تعيين کنيم که سند مورد نظر از عمليات فروش صادر شود يا از عمليات برگشت از فروش . در ورودي دوم نوع فروش را انتخاب مي کنيم و سپس شناسه سند را در ورودي بعدي وارد مي کنيم . در صورتي که مي خواهيد سند جديدي را به ثبت برسانيد در اين قسمت عدد صفر را وارد کنيد . اگر در اين قسمت عدد صفر وارد شود در ورودي بعدي بايد تاريخ مورد نظر براي صدور سند را نيز تعيين کنيد ولي اگر با وارد کردن يک شماره خواستار اصلاح يک سند موجود باشيد ورودي تاريخ از دسترس خارج خواهد شد و شما در اين قسمت نمي توانيد اقدام به اصلاح تاريخ سند کن

نرم افزار حسابداری رایان سیستم

مطالب مشابه :

اعلام موجودي كارت بانك سپه www.ebanksepah.ir

تلفنبانک بانک ملی ایران، 100 گردش آخر حساب سیبا را ارائه می دهد

آموزش اطلاع از مانده حساب کارت بانک توسط اینترنت

آموزش اعلام موجودی اینترنتی بانک ملی

انواع حساب ها و سپرده های بانک ملی

اطلاع از موجودی حساب ِ کارت‌های شتاب به صورت آنلاین !

خدمات کارتهای بانک ملی

خود دریافت (میز کار پو یا و هوشمند )

نرم افزار حسابداری رایان سیستم

خدمات همراه بانک ملی