نحوه کار با نرم افزار هلو بخش اول

کار با نرم‌افزار هلو طی 4 بخش انجام می‌شود. بخش اول (اطلاعات اول دوره)، بخش دوم (انتهای عملیات اول دوره)، بخش سوم (ورود اطلاعات طی دوره) و بخش آخر (بستن حسابها).

در ابتدای دوره تنها منوهای اطلاعات اول دوره و راهنمایی فعال هستند و بقیه منوهای برنامه غیر فعال می‌باشند. دو اول دوره باید اطلاعاتی که قبل از کار با برنامه به صورت دستی در دفاتر و سندهای حسابداری ثبت نموده‌اید و می‌خواهید در برنامه ذخیره شود، را وارد نمایید. این اطلاعات به عنوان سرمایه اول دوره محسوب شده که تا یک تاریخ خاص گردآوری شده است و شامل 1- موجودی انبار (کالا) 2- طرف حسابها و میزان بدهکاری / بستکانکاری آنها 3- موجودی بانکها و صندوق 4- چکهای دریافتی/ پرداختی می‌باشد.

موجودی انبار در واقع اطلاعات کالاها است که شامل تعداد موجود و حدود قیمت میانگین آنها می‌باشد. (از حاصل ضرب تعداد × فی میانگین خرید، ارزش ریالی اول دوره انبار مشخص می‌شود).

طرف حسابها افرادی هستند که شما با آنها مراوده تجاری دارید. شامل ( مشتریان و فروشندگان) طرف حسابها در واقع کسانی هستند که به آنها بدهکار یا از آنها بستانکار هستید. به هنگام معرفی طرف حساب در اول دوره می‌توانید میزان بدهکاری یا بستانکاری شخص را ثبت نمایید. اختلاف بدهکاری و بستانکاری به حساب سرمایه اول دوره منظور می‌گردد.

در قسمت موجودی بانکها و صندوق، می‌توانید حسابهای بانکی را تعریف و مبلغی که در هر حساب دارید را وارد نمایید. همچنین می‌توانید موجودی صندوق را وارد نمایید.

در قسمت چکهای دریافتی با پرداختی، چکهایی از طرف حسابها دریافت و یا به آنها پرداخت نموده و وصول نشده و یا در جریان وصول است را وارد نمائید.

پس از وارد نمودن اطلاعات اولیه، باید بر روی گزینه «انتهای عملیات اول دوره» کلیک نمایید.

تذکر: بهتر است قبل از استفاده از این گزینه، از اطلاعات وارد شده، نسخه پشتیبان تهیه نمایید. برای انجام این کار از منوی اطلاعات اول دوره، گزینه «تهیه و بازیابی کپی پشتیبان» را کلیک نمایید. چگونگی تهیه نسخه پشتیبان در ادامه به طور کامل توضیح داده شده است.

با انتخاب این گزینه، فرم انتهای عملیات اول دوره نمایش داده می‌شود که در آن اطلاعات چکها، موجودی صندوق، موجودی بانکها و غیره نمایش داده می‌شوند. پس از تایید این فرم برنامه بسته شده و باشد مجدداً آن را اجرا نمایید. پس از اجرای مجدد برنامه، دوره مالی جدید در برنامه آغاز و تمامی منوها فعال می‌شود و منوی اطلاعات اول دوره به امکانات/ اطلاعات پایه تغییر نام می‌یابد.

باید در طی این دوره مالی اطلاعات مربوطه را در نرم افزار وارد نموده و در پایان دوره، عملیات بستن حسابها را انجام داده و سال مالی بعدی را آغاز نمایید.

اطلاعات اول دوره

معرفی اشخاص

برای ثبت اطلاعات کلیه اشخاصی که با شما مراوده تجاری دارند، (به عنوان مثال خریداران یا فروشندگان) از این قسمت استفاده نمایید. از اطلاعات وارد شده در این قسمت، هنگام صدور فاکتور و انجام عملیات مالی در برنامه استفاده خواهد شد.

در این قسمت می‌توانید طرف حسابهای خود را به دو روش فردی و لیستی وارد نمایید. توجه نمایید گزینه ورود لیست اشخاص فقط در ابتدای دوره فعال است به منظور تعریف طرف حساب به صورت فردی دکمه طرف حساب جدید را کلیک نموده و در فرم طرف حساب، نام طرف حساب و مبلغ بدهکاری یا بستانکاری ابتدای دوره را ثبت، سپس تایید نمایید. در قسمت نام مستعار می توانید نام تجاری، القاب یا سایر نامهای مستعار شخص را تعریف نمایید.

در قسمت مشخصات شخصی می‌توانید مشخصاتی چون کد اقتصادی، کد، تلفن، تلفن همراه و غیره را وارد نمایید. ورود کد الزامی نبوده ولی تعریف آن هنگام جستجوی شخص براساس کد، مؤثر و قابل استفاده می‌باشد، در صورت عدم تعریف کد، سیستم به صورت خودکار از کد (0001) به بعد را به ترتیب برای افراد، در نظر می‌گیرد. در صورتی که بخواهید کد طرف حساب را تغییر دهید و کد انتخابی، قبلاً در برنامه ثبت شده باشد، برنامه به شما پیغامی مبنی بر تکراری بودن کد، نمایش می دهد. در صورت مکث موس در این قسمت، کد سرفصل حسابداری طرف حساب نیز مشاهده می‌گردد. طرف حسابهای تعریف شده در صورت حسابهای معین زیر مجموعه سر فصل کل شماره 103 یعنی بدهکاران/ بستانکاران، به طور اتوماتیک ثبت می‌شوند. به طور مثال کد سرفصل حسابداری آقای احمدی که به عنوان اولین شخص در برنامه تعریف شده است، 1030001 می‌باشد.

با کلیک بر روی دکمه سایر امکانات دو گزینه درج در دفتر تلفن و جستجو بر اساس تلفن دیده می‌شود که به توضیح آنها می‌پردازیم.

یا انتخاب گزینه درج در دفتر تلفن، پیغامی مبنی بر ثبت اطلاعات شخص در دفتر تلفن نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی دکمه بله اطلاعات شخص در دفتر تلفن ثبت خواهد شد.

با انتخاب گزینه جستجو براساس تلفن می توانید شخص را براساس شماره تلفن آن جستجو نمایید.

در قسمت مشخصات مالی، می‌توانید اطلاعات مالی مربوط به یک طرف حساب را وارد نمایید. در قسمت درصد تخفیف می‌توانید برای طرف حساب، درصد تخفیف مشخص نمایید، این درصد هنگام صدور فاکتور و فاکتور برگشتی به حساب شخص مورد نظر منظور می‌گردد. در قسمت کادر حد اعتبار می توانید مبلغی را به عنوان اعتبار مالی طرف حساب تعیین نمایید، با انجام این عمل و فعال نمودن گزینه اخطار سقف اعتبار شاخص از منوی اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ طرف حساب (در اول دوره) با منوی تنظیمات مدیریتی/ تنظیمات نرم‌افزار / طرف حساب (در طی دوره)، چنانچه میزان بدهی طرف حساب بیشتر از حد اعتبار باشد قبل از تایید سند، سیستم به طور اتوماتیک هشدار خواهد داد. در قسمت جمع تخفیفات تا کنون مبلغی که شخص تا آن زمان تخفیف گرفته است، را وارد نماید. در قسمت مانده بدهکاری یا بستانکاری، می‌توانید تراز نسیه اول دوره طرف حساب را وارد یا اصلاح نمایید. این گزینه تنها در اول دوره فعال است.

در قسمت تعریف نوع حساب می‌توانید تعیین نمایید که شخص مذکور خریدار یا فروشنده است.

پس از ثبت اطلاعات یک شخص در صورتی که بخواهید نام شخص را اصلاح نمایید، باید بر روی دکمه اصلاح نام شخص کلیلک نموده و در صوتی که مایل به حذف شخص مورد نظر باشید، باید بر روی دکمه حذف طرف حساب کلیک نمایید.

پیش از این ذکر کردیم که می‌توانید اشخاص را به منظور سرعت عمل بیشتر به صورت لیستی نیز در برنامه تعریف نمایید. برای تعریف لیستی اشخاص دکمه ورود لیست اشخاص را کلیک نمایید. فرم ورود لیست اول دوره طرف حسابها نمایش داده خواهد شد که می‌توانید نام طرف حساب و مبلغ بدهکاری یا بستانکاری ابتدای دوره افراد را همراه با کد دلخواه ثبت و سپس تایید نمایید.

در همین صفحه با کلیک بر روی دکمه گزارش لیست فوق می‌توانید از طرف حساب‌های تعرف شده در برنامه گزارش تهیه نمایید.

برای تهیه گزارش از اشخاص تعریف شده در برنامه از مسیر اطلاعات اول دوره / گزارش اطلاعات وارد شده/ اشخاص استفاده نمایید. با انتخاب این گزینه، فرم انتخاب شروط برای تهیه گزارش نمایش داده می‌شود که می‌‌‌توانید براساس کد طرف حساب، مانده بدهکاری یا بستانکاری یک شخص خاص و جمع تخفیفات از طرف حساب‌ها گزارش تهیه نمایید.

گزارشات پیشرفته

با کلیک بر روی دکمه گزارش پیشرفته فرم دیگری نمایش داده خواهد شد که در آن می‌توانید با توجه به گستردگی و تنوع شروط گزارش دقیق تری را تهیه نمایید. حال در مورد قسمتهای مختلف این فرم به اختصار توضیح می‌دهیم.

تاریخ تنظیم: در این قسمت تاریخ تنظیم گزارش، نمایش داده شده است که به طور پیش فرض تاریخ سیستم می‌باشد و قابل تغییر است.

پیش‌فرض: در صورت انصراف از تغییرات انجام شده با انتخاب این گزینه، تنظیمات فرم گزارش به حالت پیش فرض نرم‌افزار بازی می‌گردد. در این قسمت ستون‌های مختلفی مانند عنوان تیتر، نمایش، ستون، سایر و پهنا قرار دارند. در قسمت عنوان تیتر، ستون‌هایی که باید در گزارش دیده شوند، قرار دارند که بر حسب این که گزارش از کالا، اشخاص، سرفصل و غیره باشد این ستونها متفاوت هستند. در قسمت نمایش تعیین می‌کنید که کدام یک از تیترهای تعیین شده در گزارش دیده شوند. در قسمت ستون ترتیب قرار گرفتن تیترها تعیین می‌شوند. به عنوان مثال اگر در گزارش طرف حساب ستون نام طرف حساب، ستون 5 انتخاب شود در گزارش، نام وی در پنجمین ستون، مشاهده می‌گردد.

در قسمت‌های سایز و پهنا اندازه تیترها در گزارش تعیین می‌شوند.

آخرین نمایش: اگر تغییراتی در نرم‌‌افزار اعمال شده باشد برای بازگشت به یک مرحله قبل، از این گزینه استفاده نمایید.

نمایش امکانات پیشرفته: با انتخاب این گزینه، تعداد ستونهای عنوان گزارش اضافه می‌شود که به شرح آنها می‌پردازیم.

نام ستون: در این ستون، نام فیلدهای اطلاعاتی که به صورت پیش فرض در نرم‌افزار در نظر گرفته شده و می‌توان از آنها در گزارشات استفاده نمود، لیست شده و قابل تغییر نیستند.

نام قلم: برای تنظیم فونت اطلاعاتی که در گزارش نمایش داده می‌شوند با انتخاب نام قلم، دکمه‌ای کنار آن ظاهر شده، با کلیک بر روی آن فرم Font گشوده خواهد شد، در ستون Font نوع قلم، در ستون Font Style نحوه نمایش قلم، در ستون Size اندازه قلم و در قسمت Color، رنگ حروف داخل ستون تنظیم می‌شوند. پس از تأیید تغییرات مورد نظر در گزارش نمایش داده می‌شود.

سایز: سایز انتخاب شده در قسمت قبل در این ستون مشاهده و قابل تغییر نیست.

نمونه قلم: این ستون نشان دهنده نوع قلم اطلاعات ستونها در گزارش بوده و قابل تغییر نیست.

جهت نمایش: جهت تعیین ترتیب نمایش اطلاعات از راست، وسط یا چپ در ستونهای صفحه گزارش با کلیک بر روی این ستون لیستی ظاهر می‌شود که در آن یکی از سه نوع نمایش از راست به چپ، از چپ به راست و وسط چین در آن قابل انتخاب است.

پهنا: عرض ستونها در صفحه گزارش از طریق ستون‌ پهنا تنظیم شده و با درج مقادیر مختلف عرض هر ستون تعیین می‌گردد.

در قسمت پایین فرم، آیتم‌های تنظیمات، مرتب سازی و انتخاب شرط وجود دارد که به توضیح آنها می‌پردازیم.

تنظیمات: در قسمت تنظیمات صفحه چاپ می‌توانید تعیین نمایید که در فرم چاپی گزارش خطوط افقی و عمودی بین سطرها و ستونهای گزارش چاپ شود یا خیر. با انتخاب گزینه ارسال مستقیم برای صفحه چاپ گزارش به صورت پیش نمایش نشان داده نخواهد شد و مستقیماً به شکل چاپی نمایش داده خواهد شد.

در قسمت ابعاد کاغذ و صفحه می‌توانید عرض و طول صفحه را که به صورت پیش فرض4A و در ابعاد 295×210 در نظر گرفته شده، تغییر داد. برای این کار، گزینه Custom را انتخاب و طول و عرض کاغذ را به دلخواه تغییر دهید. با انتخاب گزینه نمایش عریض می‌توانید نحوه قرار گرفتن صفحه به صورت افقی Landscape یا عمودی Portrate، را تغییر دهید. گزینه فاصله متن از بالا و راست، مشخص کننده فاصله متن گزارش از بالا و سمت راست صفحه گزارش می‌باشد.

در قسمت تنظیم ارتفاع باند می‌توانید با استفاده از گزینه ارتفاع تیتر گزارش، فاصله تیتر گزارش از بالای صفحه را تعیین نمایید. تغییر در ارتفاع و فاصله بین سطر‌های گزارش با استفاده از گزینه ارتفاع هر سطر مشخص شده و گزینه ارتفاع سطر انتهای صفحه، مشخص کننده فاصله گزارش از انتهای کاغذ است.

برای تعیین تیتر اصلی گزارش، متن مورد نظر را با استفاده از گزینه توضیحات تیتر وارد نمایید، در پایان سطر توضیحات با کلیک بر روی دکمه مربوطه در فرم Font می‌توان تغییرات دلخواه را طبق روشی که قبلاً توضیح داده شد، اعمال نمود.

مرتب سازی: در این قسمت مرتب سازی سطرهای گزارش تعیین می‌گرد.

عنوان: در ستون عنوان با توجه به نوع گزارش، نام عناوین ستونهایی که گزارش باید براساس آن مرتب شود، نمایش داده شده و قابل انتخاب است. در قسمت انتخاب، نحوه مرتب سازی ستونهای گزارش براساس لیست موجود، تعیین می‌گردد. در قسمت اولویت سورت می‌توانید با استفاده از نمایه کنار آن، اولویت نمایش انتخابها به ترتیب از 1 الی 12 مرتب نمایید. در قسمت نوع سورت با استفاده از نمایه مربوط، نوع مرتب‌سازی به صورت صعودی یا نزولی مشخص می‌گردد.

انتخاب شرط:

در قسمت انتخاب شرط می‌توان براساس تعیین یک یا چند شرط، برای تهیه گزارشات، فیلترهای دلخواه را ایجاد نمود، برای این کار پس از کلیک بر روی آیتم‌ شرط و ظاهر شدن نمایه، با کلیک مجدد بر روی نمایه لیست شروط موجود با توجه به نوع گزارش مشاهده خواهد شد که هر یک از شروط مورد نظر را می‌توان انتخاب نمود.

نوع شرط: پس از مشخص نمودن آیتم شرط، باید یکی از انواع شروط مساوی، مخالف، کوچکتر، بزرگتر، شامل، از انتها شامل، از ابتدای شامل و.... را طبق روش قبل انتخاب نمود، در قسمت مقدار شرط با کلیک روی نمایه این ستون، مقدار مورد نظر را از لیست موجود مشخص نمایید، برای تعیین سایر شروط در سطر‌های بعد نیز باید به همین ترتیب اقدام نمود.

به عنوان مثال اگر آیتم شرط نام سرفصل، نوع شرط مساوی شرط حساب کل انتخاب شود، گزارش حاصل از کلیه سرفصل‌های کل تهیه خواهد شد.

پس از تنظیمات و تعیین فیلتر‌های مناسب با کلیک بر روی دکمه پیش نمایش فرم صورت وضعیت نمایش داده می‌شود که در واقع فرم چاپی گزارش قبل از چاپ است.

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش اول

مطالب مشابه :

آموزش تکمیل و ارسال صورت معاملات فصلی به صورت آفلاین

آموزش تصویری استفاده از نسخه offline اطلاعات مالیاتی همراه با نرم افزار

دانلود آخرين نسخه نرم افزار گزارش فصلي خريد و فروش 3 ماهه

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش اول

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش دوم

راهنمای تکمیل و ارسال صورت معاملات فصلی به صورت آفلاین

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هشتم

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هفتم