نحوة تنظيم وارائه گزارش

بدون شك ارتباط در شكل ها واز ديدگاههاي گوناگون تعريف شده و در مجموع بيانگر اين واقعيت است كه : ارتباط اساس شكل گيري جوامع و گرداننده چرخ هاي عظيم آن و نهايتاً لازمه زندگي است، ارتباط عبارت است از فن انتقال اطلاعات، افكار و رفتارهاي انساني از يك شخص به شخص ديگر، بطور كلي هر فرد براي ايجاد ارتباط با ديگران و انتقال پيام هاي خود به ايشان از وسايل مختلف استفاده مي كند مثلاً وقتي انسان با نگاه يا لبخند نشاط خود را به ديگري نشان مي دهد؛ يا هنگامي كه شخص به شخص ديگر صبح بخير مي گويد؛ با بيان شفاهي دوستي و صميميت خويش را به او مي فهماند، به همين ترتيب، موقعي كه انسان به ديگري نامه مي نويسيد، با بيان كتبي مقصود خود را به نظر او مي رساند و با وي ارتباط برقرار مي سازد.

عنـاصـر مهـم ارتبــاط( شكل گيري ارتباط ):

1-پيام دهنده (مبدأيا فرستنده): شخص (كلام)، نوشته، تصاوير و يا حركات فرد

2- پيام: نوشته (نامه،روزنامه،كتاب)، امواج (راديو،تلويزيون،تلفن،تلگراف و..)، حركات دست وعلائم رمزي و...

3- گيرنده پيام (مقصديا مخاطب ) : فرد شنونده، بيننده يا خواننده و يا يك گروه اجتماعي

4- بازگشت : (اثر ياباز خورد)

5- وسيله ارتباط :‌(كانال يا مجرا)

پيام دهنده: برقرار كننده ارتباط است، پيام خود را با هدفي خاص به صورت گفتار و نوشته، بطور حضوري و يا با استفاده از رابط به پيام گيرنده منتقل مي نمايد.

گيرنده پيام: فرد يا افراد و يا گروهي مي باشند كه پيام به خاطر و براي آنها ارسال گرديده است. ممكن است گيرنده پيام يك شخصيت حقيقي، يك گروه اجتماعي و يا جامعه اي خاص باشد.

پيام: همان چيزي است كه ارتباط به منظور انتقال آن برقرار گريده است، پيام ممكن است انتقال اطلاعات و اخبار، فرمان، درخواست و ... باشد كه به اشكال مختلف ماننده علائم، گفتار، تصوير و نوشته منتقل مي شود.

وسيله ارتباط: منظور ابزار و وسايلي كه در ارسال پيام، پيام دهنده و پيام گيرنده را كمك مي نمايد، وسايل ايجاد ارتباط به دو گروه عمده، اصلي و كمكي تقسيم مي شوند.

الف) وسايلي كه پيام بوسيله آن ارائه مي گردد مانند بيان (گفتار)، نوشته و علائم

ب) ابزاري كه وظيفه انتقال پيام را بر عهده دارند ماننده تلفن،فكس، راديو، روزنامه،مجلات، پست، نامه رسان و...

آثار يا بازخورد (Feed-baek) : طبق يك اصل كلي هر عملي را عكس العملي است، مستقيم و مخالف جهت آن، بدون شك ارسال پيام در ايجاد ارتباط يك عمل مي باشد كه به عكس العمل بوجود آمده باز خورد گفته ميشود.

انواع ارتباط از لحاظ محتوا و كاركرد:

1- ارتباط خصوصي : اين ارتباط بدون واسطه ، رو در رو، فوري و مستقيم است (قابل رويت بودن آثار پيام)

2- ارتباط جمعي يا عمومي: انتقال اطلاعات با وسايلي مثل روزنامه ، كتاب، راديو و...

3- ارتباط نوشتاري : صرفاً ارتباطي پايدار مانند نامه نگاري، روزنامه و...

4- ارتباط غير نوشتاري: صرفاً ارتباطي سطحي و ناپايدار كه از طريق امواج مانند راديو تلويزيون، تلفن وتلگراف و... دريافت مي شود.

5- ارتباط ملي: انتقال پيامها، اطلاعات و مفاهيمي از طريق وسايل ارتباط جمعي (راديو ، تلويزيون ، مطبوعات) درچارچوب جغرافياي يك كشور.

6- ارتباط فراملي: از طريق ماهواره ها، مرزهاي جغرافياي خارج از يك كشور (تلويزيون اروپايي و آسيايي و...)

7- ارتباط كلامي : از طريق زبان و گفتار مانند تلفن، تلگراف و...

8- ارتباط غيركلامي : مانند عكس، تصوير، فيلم و...

9- ارتباط انساني : انتقال اطلاعات و مفاهيم ميان دو انسان.

10- ارتباط ابزاري (ماشيني): گردش اطلاعات ميان دو ابزار يا ماشين مانند انتقال اطلاعات مخزن به بلندگو يا صفحه تلويزيون.

11- ارتباط زماني : ارتباطي كه انتقال اطلاعات بايد در زمان خود انجام گيرد مانند گزارش هاي خبري

12- ارتباط غير زماني: ارتباطي كه انتقال اطلاعات آن به زمان خاصي نياز ندارد و مي تواند اطلاعات آن پيوسته معتبر باشد مثل كتابخانه.

13- ارتباط سازماني : انتقال اطلاعات و دريافت پيام، نياز به امكانات گسترده فني و برنامه ريزي و سازماندهي شده دارد مانند تلكس،فاكس، راديو ....

14- ارتباط غير سازماني: اين ارتباط به امكانات فني بودجه و سازماندهي و مقررات نياز ندارد مانند نامه ها و گفت و شنودهاي حضوري و...

15- ارتباط نمادين : پيامي كه از طريق حواس فرد دريافت ميشود، مانند حالات چهره پيام دهنده، حركات ، طنين و...

ارتباط با افراد خانواده

ارتباط با اجتماع

ارتباط با سازمان محل خدمت

الف) انواع ارتباط از نظر كليارتباط با دولت

ارتباط دولت با مردم

ارتباط با ساير كشورها

ارتباط قواي سه گانه كشور با يكديگر

ارتباط حضوري: به گونه اي از استقرار

ارتباط اطلاق مي شود كه كليه

عناصر در يك محل جمع شده باشند، مانند

جلسات مذاكره، مصاحبه و...

ب) انواع ارتباط از ديدگاه نحوه استوار آن ارتباط غير حضوري: در اين نوع ارتباط عناصر در يك مكان و زمان جمع نمي باشند، پيام با استفاده از وسايل ارتباطي مانند پيام راديويي، تصوير تلويزيوني، نوشته و يا ... ارسال مي گردد.

ارتباطات سازمان :

عبارتست از انتقال اطلاعات و دستورها و بررسي بازخوردها (هر يك از آنها بمنظور انجام وظيفه براي رسيدن به اهداف و ماموريتهاي سازمان)،از طرفي هم برخي نظام ارتباطات را بعنوان نقش و عامل موثر درايجاد هماهنگي، تصميم گيري، هدايت و رهبري نظارت كنترل و ساير وظايف مدير در اداره امور مي دانند.

عمودي: ارتباط از بالا به پائين سازمان مي باشد، كه معمولاً به صورت دستور ارسال مي شود.

انواع ارتباطات سازماني

افقي: ارتباط از پائين به بالا سازمان مي باشد كه بشكل گزارش برقرار مي گردد.

لازم به ذكر است دستور و گزارش وقتي مي تواند مبنا و پايه كار قرار گيرد كه به صورت مكتوب باشد.

تعريف گزارش:

در لغت به معناي رسانيدن و تبليغ پيام گزار، خبر و اطلاع دادن، گفتن، شرح و تفسير كردن و يا نقش و نگار كردن، در اصطلاح به معناي، يك بيانيه رسمي است كه تابع تحقيقات و بازرسي ها همراه با ريشه يابي علل و انگيزه هاي موضوع تحقيق و ذكر راه حلها است كه ميتواند اين گونه نوشته ها در قالبي منطقي و منظم بصورت مختصر و واضح توسط فرد يا گروهي تنظيم و ارائه گردد.

فايده گزارش نويسي:

فايده يك گزارش رساندن پيام با سرعت، صحت و روشني به گيرنده است همچنين اثربخشي و فايده ديگر آن تاثير بر برنامه ريزي هاي كلان سياسي، اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي است كه مديرويا مسئولين را در شناخت تنگناها،كمبودها، موانع و نقاط ضعف و قوت ياري مي دهد.

موارد ضرورت تهيه گزارش كتبي:

1- زماني كه فاصله تشكيلاتي گزارش دهنده و گيرنده گزارش بيش از يك رده سازماني باشد.

2- هنگامي كه خواننده از اهميت و جايگاه خاصي برخوردار باشد.

3- زماني كه محتوا از اهميت قابل توجهي برخوردار بوده و حجم مطالب بسيار باشد.

موضوع گزارش:

در واقع مقصود موضوع گزارش، همان انگيزه و زمينه مطالب گزارشي است كه همراه با ساده نويسي و سالم نويسي، پيام به سرعت، صحت و روشني هرچه تمامتر به گيرنده انتقال مي يابد به گونه اي كه خواننده با يك نگاه منظور را در يابد و پس از خواندن محتواي گزارش، همان پيامي را دريافت كند كه از خلال موضوع بدان رسيده و نويسنده نيز همان را ارائه كرده است.

نكته مهم:

بين شيوه هاي بازرسي و گزارش نويسي، رابطه كيفي و كمي محكمي وجود دارد، به اين معنا كه اگر شيوه هاي و شگردهاي بازرسي براساس نظم و اسلوب منطقي و منسجمي استوار باشد، گزارش نيز از غناي مطلوبي برخوردار خواهد بود.

ضمن اينكه يك گزارشگر بايد به زمان سنجي در تهيه گزارش توجه ويژه اي بنمايد چرا كه اگر گزارش تهيه شده فاقد ضمانت اجرايي لازم باشد قطعاً خسارت مضاعفي را در پي خواهد داشت.

اهميت گزارش و كاربرد آن :

الف: در اجتماع

1- استفاده از آن در امر برنامه ريزي اجتماعي، اقتصادي و بنيادي

2- شناخت تنگناها، نارسايي ها و كمبودهاي اجتماعي

3- شناخت نيازهاي جامعه و ويژگي هاي آن از ديدگاههاي مختلف

4- شناسايي انتظارات مردم از دستگاه و حكومت

5- شناخت انتظارات مردم از سازمان

ب: در سازمان

1- اطلاع از نقاط ضعف و قوت دستگاه

2- اطلاع مدير از اجراي صحيح دستورات(حسن اجراي فرامين ،اطمينان از ابلاغ مصوبات و... )

3- آگاهي از نحوه كار كاركنان تحت سرپرستي

4- آگاهي از روشهاي انجام كار، پيشرفت فعاليتها ومراحل عمليات گردش كار

5- اطلاع از وقوع مشكلات احتمالي

6- ارزيابي كاركنان(تعهدات ، توانمنديها ، مهارتها )

7- وسيله ايجاد ارتباط و همچنين اطلاع رساني در سيستم مديريت( انتقال اطلاعات به آيندگان )

هدف از گزارش نويسي :

طرح منظم و مرتب افكار، اطلاعات و اخبار بر مبناي نقشه و برنامه از پيش تعيين شده در جهت تحقق هدفي ويژه كه در ساده ترين شكل خود، پاسخگوي نيازها و يا انتظارات گيرنده باشد.

* دريافت اطلاعات جامع از محيط هاي مورد بازرسي براساس طرح تحقيق.

* دسترسي به نقاط ابهام، مشكلات و موانع عملي اعم از رفتاري و ساختاري و ريشه يابي آنها بهمراه پيشنهادهاي اجرايي در بازرس هاي محيطي و موضوعي.

* اصلاح امور در بر گيرنده موضوع گزارش.

* بررسي و يا تجديدنظر و تصميمات وسياست گذاري و دريافت باز خوردها.

ويژگيهاي يك گزارش مفيد

الف) ويژگيهاي عمومي :

1- معين بودن هدف و انتخاب درست موضوع

2- رواني، سلاست و روشني گزارش و رعايت اصل صداقت و مانت

3- پرهيز از تكرار مطالب و انشاء پردازي و لفاظي و سطحي نگري

4- تنظيم منطقي و اصولي و تفكيك موضوعات و مطالب از يكديگر

5- موزون بودن و ارتباط منطقي جملات، بندها و نظام كلي نوشته

6-تهيه و ارائه مناسب و بموقع

7- قاطعيت و صراحت

8- پرهيز از بندهاي طولاني، يكنواخت و خسته كننده

9- دوري از بكار بردن واژه هاي چند پهلو، مبهم و غير متداول

10- انتخاب فرم و چارچوب مناسب

11- رعايت جذابيت و زيبايي ظاهر نوشته

12- جلد و صحافي (در صورت لزوم)

13- برخورداري از تازگي و ابتكار در گزارش

ب) ويژگي هاي اختصاصي :

1-استفاده از فرم ويژه (در صورتي كه بصورت فرم باشد)

2- تكميل جداول مندرج در فرم

3- پاسخ به تمامي پرسشهاي مطرح شده

4- ضميمه نمودن مدارك و مستندات مورد نياز و مفيد

5- ارائه پيشنهادهاي قابل اجرا

6- انعكاس حقايق و دوري از غلو (بزرگنمايي و كوچك نمايي واقعيات)

7- بيان نارسايي ها، مشكلات و معايب

8- مقايسه آنچه هست با آنچه بايد باشد

9- عدم تاثير پذيري ا زجنبه هاي احساسي، عاطفي و سليقه هاي شخصي

انـواع گــــــزارش

گزارش بر حسب مورد و مقتضاي حال، به انواع مختلفي تقسيم ميشود كه به چند نمونه از آن اشاره مي شود:

1- گزارش از نظر نوع و شكل كلي الف) گزارش بلند رسمي و يا تشريفاتي

ب) گزارش كوتاه و يا عادي

الف) گزارش بلند (رسمي):

- معمولاً شامل شش صفحه يابيشتر است.

- قسمتهاي مختلف آن از لحاظ طبقه بندي و حجم مطالب هماهنگ است.

- كليه اصول گزارش نويسي در تهيه آن، رعايت گرديده است.

- داراي جلد و نامه اي است كه همراه آن به مقام مربوط ارسال مي گردد.

اجزاي گزارشهاي رسمي:

1- نامه ضميمه 2- جلد 3- صفحه عنوان 4- فهرست خلاصه موضوعات و مطالب

5- فهرست جامع مطالب 6- فهرست گزارش(مدارك و مستندات، عكس و نمودار، جدول واعلام) 7- متن شامل خلاصه، مقدمه، محتوا، نتيجه يا پيشنهاد

8-فهرست مراجع و ماخذ 9- ضمايم

رسمي - معمولاً كمتر از شش صفحه است.

- زبان و شكل آن رسمي و با تفاوتهاي جزيي ب) گزارش كوتاه (عادي) به گزارش بلند شباهت دارد.

غيررسمي - در يك ويادوصفحه به نگارش در مي آيد.

- زبان آن غيررسمي و خودماني است.

وظايف و مسئوليتهاي گيرنده گزارش

الف) مطالعه اوليه : شناسايي مطالب مهم و تعيين اولويت هر كدام

* مطالعه مجدد بخشهاي مهم گزارش 1-مطالعه دقيق گزارش ب) تجزيه و تحليل مقدماتي *تطبيق مندرجات گزارش با قوانين و مقررات، آئين نامه ها و شرح وظايف سازمان متبوع

ج) نتيجه گيري: * چه چيزهايي خواسته شده است؟

* چه اقدامي بايد كرد؟

چه اقدامي بايد كرد؟

الف) نوع اقدام : چه كسي اقدام كند؟

چگونه اقدام بايد كرد؟

نحوه اطلاع مدير(گيرنده) از اقدام چگونه بايد باشد.

- دستور در حاشيه گزارش

2- تصميم گيري ب) نحوه اقدام (انعكاس) :

- دستور در ياداشت جداگانه

مسئول پيگيري كيست؟

ج) پيگيري : چگونه پيگيري شود؟

تاچه مدت زماني بايد نتيجه پيگيري ارائه شود.

اجزاي گزارشهاي كوتاه‌:

1- به : (گيرنده)

2- از : (فرستنده)

3- موضوع : ( بصورت مصدري،خبري يا پرسشي ، به گونه اي كه گوياي محتواي متن باشد).

4- ذكر تعداد صفحات در صورت لزوم:

5- شماره و تاريخ :

6- پيوست وضمايم :

7- متن‌: شامل حقايق امر (محتواي گزارش) و احياناً توضيح مساله- نتيجه يا پيشنهاد.

در گزارشهاي رسمي توجه به نكات زير ضروري است :

* موضوع گزارش، بايد به گونه اي انتخاب شود كه گوياي محتواي آن باشد.

* مقدمه گزارش، بايد متناسب با متن (مختصر) و به گونه اي تهيه شود كه ذهن خواننده را براي بدست آوردن سابقه موضوع، آماده كند.

*نويسنده گزارش از پاراگراف (بند) يا عناوين اصلي وفرعي بمنظور طبقه بندي گزارش، بهره بگيرند.

* ذكر پيشنهاد يا نتيجه در پايان گزارش، فراموش نشود.

* ارائه درخواست و راه حل ، ضروري است.

الف) گزارش شفاهي

2- گزارش از نظر نحوة ارائه ب) گزارش كتبي (نوشتاري)

ج) گزارش تصويري

د) گزارش تلفيقي

الف) گزارش شفاهي : گاهي از زمانها، فوري بودن مطالب و بي نياز از نگهداري وبايگاني آن در پرونده (سوابق) ايجاب مي كند كه گزارش به صورت شفاهي تهيه گردد.

مزاياي گزارش شفاهي

1- قابل تغيير بودن مطالب گزارش متناسب با اوضاع زماني و مكاني و نوع شنوندگان (مقتضاي حال و مقام)

2- صرفه جويي در زمان ، به خاطر امكان طرح فوري گزارش

3- امكان بهره گيري از ابزار شنيداري و ديداري (سمعي و بصري)

4- بيان توضيحات تكميلي ، در صورت اعلام نياز مقام شنونده

5- اطلاع فوري گزارشگر از نتيجه گزارش (غالباً)

6- پائين بودن سطح هزينه آن

7- امكان استفاده از نظريات شنوندگان، از طريق پرسش و پاسخ

مشكلات گزارش شفاهي

1- استنباط هاي گوناگون افراد از مطالب طرح شده در گزارش

2- محدوديت زماني در طرح مطالبي كه نياز به زمان بيشتر دارد

3- نبود امكان كافي براي مطابقت مطالب ارائه شده، با منابع، ماخذ و همچنين استانداردها و موازين در صورت لزوم

4- قابل استناد نبودن (مگر آن كه ضبط شده باشد)

5- نبودن وسايل و ابزار مورد نياز هنگام ارائه

6- محدوديت امكان اطلاع رساني براي عموم ( در صورت نياز)

شكلهاي گزارش شفاهي

اغلب اين گزارشها حضوري انجام مي گيرد بطوريكه اين نوع گزارش بيشتر در محيط هاي نظامي مانند ارتش متداول است.

عمومي (اخبار)

مثل گزارش راديويي ، شامل

اختصاصي (بين سازمانها)

ب) گزارش كتبي : در صورتي كه ارائه اطلاعات، نتيجه بررسي ها، تحقيقات و پژوهش ها به شكل گفتاري ممكن نباشد، گزارش در قالب نوشتاري (كتبي) ارائه مي گرددبطوريكه بيشترگزارش كتبي در قالب فرم ، نوشته هاي متداول ، كتاب ويا مجموعه ديده مي شود.

مزاياي گزارش كتبي

1- وجود فرصت كافي براي ارائه آن

2- گويا ساختن آن از طريق حروف نازك، سياه، رنگي و تزئينات چاپي و...

3- قابل تكثير و انتشار بودن

4- امكان بايگاني و ثبت در سوابق

5- قابليت استناد داشتن

6- امكان فصل بندي

7- قابليت طبقه بندي حفاظتي

8- ايجاد اطمينان و اعتماد

9- برخورداري از دقت بيشتر بلحاظ فرصت زماني در اختيار تهيه كننده

10- قابل بهره برداري براي معرفي و تبليغ

مشكلات گزارش كتبي

1- دشواري استفاده از تمامي قواعد مربوط به گزارش نويسي

2- نياز به صرف زمان زياد (در بيشتر موارد)

3- صرف هزينه زياد(منابع انساني، مالي و تجهيزات)

4- استقبال كم افراد نسبت به تهيه گزارش به علت سختي كار و ترس از مقررات

5- ناممكن بودن اطلاع فوري از نتيجه گزارش

شكلهاي گزارش كتبي

گزارش كتبي اغلب به صورت مجموعه يا نوشته هاي متداول و يا بصورت فرم تهيه ميشود كه اين روش بيشتر در كشورهاي پيشرفته مورد استفاده قرار مي گيرد به اين خاطر كه وقت گزارشگر در اين صرف نمي شود كه از كجا بايد آغاز كند و...

ج) گزارش تصويري : اين گزارشها و به دو دسته عمومي واختصاصي تقسيم شده است *گزارش عمومي براي همه مردم تهيه واز طريق رسانه هاي عمومي پخش مي شود

*گزارش اختصاصي براي فرد ويا افراد خاص تهيه وبه نمايش در مي آيد .

د) گزارش تلفيقي : اين گزارشهاي نيز به صورت (عكس و نوشته) ،(اساتيد و گفتار) و (مجموعه ويژه شامل فيلم ويدئو همراه با گفتارو...) تهيه مي شود.

لازم بذكر است كه سابقاكاربرد اين گزارش در صنايع وبازار يابي بود اما اكنون بيشتر در امور امنيتي ، پليسي ، پزشكي ، علمي ، دانشگاهي ،امور اجتماعي ،اقتصادي و فرهنگي و...كاربرد دارد.

اما آنچه بايد بدانيم اين كه:

هر گاه، فاصله ردة تشكيلاتي ميان كاركنان و روساي آنها زياد نباشد و گزارش ها نيز از حدود كارهاي عادي و روزمره خارج نشود، در اين صورت ميتوان به صورت شفاهي گزارش را ارائه نمود، اما بيشتر گزارشهاي اداري بصورت نوشتاري بايد تهيه وارسال گردد بطوريكه در شيوه ارسال گزارشها، سلسه مراتب اداري بايد رعايت گردد، بهمين خاطر معمولاً دريافت كننده هر گزارش، مسئولان مستقيم هستند.

از طرفي هم گاهي به منظور ايجاد هماهنگي بيشتر با مقامات هم سطح و نيز براي ابلاغ، نمونه اي از گزارش را جهت مقامات پايين تر ارسال مي كنيم و گاهي نيز برخي گزارشها ايجاب مي كند جهت آگاهي عمومي، خلاصه و بصورت بخشنامه صادر گردد.

3) گزارش بر مبناي هدف‌(غرض): غالب اصلي اين گزارشات بصورت زير مي باشد:

گزارش كار: اين نوع از گزارش با توجه به شرح وظايف شغلي هر فرد تنظيم و به مسئول مستقيم او ارائه مي گردد(روزانه،هفتگي و ماهانه)

گزارش حقايق امر: اين گزارش شامل توضيحات و مسائلي است كه در طول متن آمده و وظيفه اصلي گزارشگر بيان حقايق و اطلاعات مرتبط باموضوع است.

گزارش فني: اين گزارش كاملاً تخصصي است و در زمينه هاي فني ، اقتصادي، حقوقي و مانند آن تهيه مي گردد.

گزارش علل مساله: در اين گزارش به علل مساله بدون اينكه نتيجه گيري كند، پرداخته ميشود.

گزارش اطلاعي: اين گونه گزارشها غالباً موضوع محدودي را بررسي مي كنند و به صورت خلاصه در اختيار خواننده قرار مي گيرد و چنانچه جنبه پژوهشي داشته باشد بايد خلاصه از يافته ها، نتايج و استدلالها ذكر گردد.

گزارش مشورتي: تهيه وتنظيم اين نوع گزارش از عهده يك فرد خارج است و نياز به مشورت با افراد صلاحيت دار دارد بطوريكه مي بايست همه مسئولان واحدهاي ذيربط را دعوت كرده وبا طرح موضوع، نظر فرد فرد آنها را جويا شد و از طريق بحث و انتقاد و سنجش اعتبار هر نظريه، بهترين راه را بر گزيد و نتيجه نهايي راطي گزارشي به مدير مربوطه ارائه كرد.

گزارش راه حل مساله : در اين گزارش به راه حل مساله پرداخته ميشود و از علل و نتيجه آن بحثي نمي شود.

گزارش انتقادي : در اين گونه گزارشها انتقاد ميتواند به دو صورت عرضه گردد:

الف) فكر و نحوة عمل مورد ارزيابي واقع شود

ب) از فكر يا نحوة عمل انتقاد گردد

بهتر آن است كه در اين قبيل گزارشات راه حلها نيز بيان گردد.

گزارش تحصيلي: در واقع منظور از اين گزاش، بسط و توسعه معلومات و حصول اطمينان از درك كامل مطالب در طي دوره تحصيلي توسط دانش آموز و يا دانشجو است.

اين گزارش غالباً به صورت گزارش درسي و گزارش پايان نامه (رساله) تهيه وارائه مي گردد.

گزارش عمومي : اين قبيل از گزارشها تمامي اقسام گزارش، غير از گزارش تحصيلي را در بر مي گيرد، گزارش عمومي نبايد براساس ذوق و سليقه شخص تنظيم گردد، بلكه هدف بايد رفع نيازهاي سازمان باشد.

گزارشهاي عمومي با توجه به شكل نحوة تنظيم داراي اقسام ذيل است:

1- گزارش اداري: غالبآ گزارشهاي اداري بهمراه يك نامه است كه در آن تاريخ ، شماره ثبت گزارش وعلت تهيه آن قيد مي گردد، اين گزارشها را معمولاً كاركنان سازمان ها، تهيه و به مقامات بالاتر ارائه مي كنند ضمن اينكه بايد صرفه جويي و دقت كافي نيز در هر مرحله از گزارش نويسي مدنظر قرار گيرد.

گزارش ماهانه و يا دوره اي سالانه

انواع گزارشهاي اداري گزارش پيشنهادي

گزارش آماري (مربوط به پيشرفت امور

گزارش وضعيت (تجزيه و تحليل موقعيت گذشته و حال سازمان)

2- گزارشهاي بازرگاني : اين نوع گزارشها تنها در شركتها و سازمانهاي تجاري، بازرگاني و صنعتي تنظيم مي گردد و شامل گزارش سالانه، گزاش مالي، گزارش جلسات(صورتمجلس) مي باشد.

3- گزارشهاي اجرايي: اين قبيل از گزارشها معمولاً از سوي مديران داخلي يا سرپرستان اجرايي تنظيم ميشود و در آنها نحوة اجراي عمليات در بخش يا بخشهاي مربوطه تشريح مي شود.

4- گزارشهاي دوره اي (ادواري): اين نوع گزارشها درپايان محدوده زماني مشخص تهيه ميشود و از آنجا كه داراي يك شكل معيني است وغالب مطالب و معيارهاي آن تكراري است از اين رو داراي اهميت زيادي نبوده، چنانچه بصورت فرم معيني درآيد، ارزش و اعتبار خود را به ميزان زيادي از دست خواهد دادزيرا تحقيق وتفحص كه از ابزار تهيه گزارش است جاي خود را به رونويسي ونسخه برداري مي دهد .

5- گزارش هاي مخصوص: اين گزارشها پس از مطالعه معين، ماموريتي علمي، آموزشي يا اداري، طي يك بررسي خاص يا ماموريت ويژه اي كه از سوي سازمان به كسي داده مي شود، توسط مامور (عضو) تهيه وارائه مي گردد و معمولاً زمان آن مشخص نبوده و فرم مخصوصي نيز ندارد.

6-گزارشهاي عادي (ساده): به اين نوع گزارشها كه گزارش توضيحي نيز گفته مي شود شامل گزارشهاي ساده اداري است كه براي روساي مستقيم تهيه مي شود.

7-گزارشهاي رسمي و تشريفاتي : اين گزارشها اغلب جنبه علمي، پژوهشي و انتقادي دارد و در صورت كامل بودن قابليت استفاده كردن نيز پيدا مي كند.

8 گزارشهاي انشايي : اين گزارشها جنبه توصيفي داشته و به شيوه يك متن ادبي يا انشايي نوشته مي شود.

9- گزارشهاي مختلط: در اين گزارشها علاوه بر متن معمولي از معيارهاي علمي (آمار، جدول، منحني، فرمول و غيره) استفاده مي شود.

10- گزارشهاي مبسوط (دراز): اين گزارشها حجم زيادي دارد كه غالباً از آن استفاده نميشود.

11 – گزارشهاي فردي : نويسنده و تهيه كننده اين گزارش يك نفر است.

12- گزارشهاي خلاصه (كوتاه): گزارش هايي كه كمتر جنبه تحقيق دارد مانند خلاصه پرونده افراد در صورتيكه نوشتن خلاصه اي از يك گزارش ضروري باشد بايد آنرا پيش از مقدمه يا متن نوشت.

گاهي اوقات ايجاب مي كند كه خلاصه اي از گزارش راجداگانه تهيه كرد كه در اينصورت بايد طبق موازين ذكر شده خلاصه اي از گزارش را فراهم آورد واين نوع خلاصه نويسي را نبايد با گزارش خلاصه اشتباه كرد.

13- گزارشهاي گروهي (تحقيق گروهي): اين نوع گزارشها توسط دو نفر يا بيشتر تهيه مي شود، تنظيم كنندگان چنين گزارشهايي بايد در كار خويش مطلع و متبحر باشند، هر فردي تنها بخش مشخصي از گزارش را تنظيم مي كند ودر پايان همه اينها بصورت هماهنگ تحت سرپرستي مديريت گروه، گردآوري ، تنظيم و ارائه مي گردد.

گزارش اداري: (گزارش كاركرد،آمار نيروي انساني و...)

گزارش مالي و اجرايي :(توليد،بازاريابي، برنامه ريزي منابع انساني (استخدام،آموزش، بازنشستگي)، ترازنامه، موجودي انبار، ميزان توليد صورتحساب سود و زيان و...

4- گزارش از ديدگاه كاربرد : گزارش بازرگاني : وضعيت بازار، فروش ارزيابي (نتيجه

تبليغات و آگهي هاي تجاري)، خريد و .....

گزارش تحقيقي وعلمي: شامل تحقيقات اجتماعي، دانشگاهي و اداري

اطلاعاتي

5- گزارش از ديدگاه محتوا: تحقيقي و تحصيلي

مشاوره اي

نحوة تنظيم وارائه گزارش

مطالب مشابه :

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

گزارش نویسی

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 2

نحوة تنظيم وارائه گزارش

گزارش شورای اداری

آشنائی مختصر با مکاتبات اداری

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

فساد اداری

نحوه تهیه گزارش