حلقه های کیفیت

شاید بدانید که یکی از عوامل مهم موفقیت چشمگیر شرکت های بزرگ و بین المللی ژاپنی استفاده موثر از گروه هایی موسوم به حلقه های کیفیت و یا حلقه های کنترل کیفیت Quality control Circle می باشد.

یک مثال بسیار خوب، شرکت تویوتا می باشد که طی سالیان اخیر رشد قابل توجه و مستمر خود را تا رسیدن به جایگاه بزرگترین خودروساز دنیا ادامه داده است. شرکتی که در استفاده از تکنیک های کیفی و روش های بهبود مستمر در دنیا شهره است. خوب است بدانید که خواستگاه بعضی تکنیک های بهبودی که بسیاری از سازمان ها در سطح جهان آنها را پیاده می کنند همین شرکت تویوتا می باشد. برخی مدیران شرکت های بزرگ خودروساز دنیا بدگویی این شرکت را می کنند و دیگران تحسینش می کنند و این نشانه بزرگی است.

مزایا

ایجاد و تشکیل حلقه های کیفیت روش بسیار مناسبی برای به کار گیری توسط سازمان هایی می باشد که در پی بهبود وضعیت عملکرد و محکم کردن زیر پای خود هستند. بقاء و فنای شرکت ها به دو عامل بهبود کیفیت Quality Improvement و کاهش هزینه ها Cost Reducing بسته است و حلقه های کیفیت در هر دو موضوع می توانند بار عمده ای از این مسئولیت بزرگ را به دوش بکشند.

در مورد مزایای حلقه های کیفیت بسیار گفته و بسیار شنیده شده است. در این جا فقط به ذکر چند نکته کفایت می کنم.

مهمترین نکته شاید در مورد حلقه های کیفیت، جمع شدن منافع قابل توجه و بسیار زیاد کار گروهی و تیمی در کنار استفاده از تکنیک ها و ابزارهای مهندسی کیفیت Quality Engineering در امر بهبود می باشد. بهبودی که مصداق های آن می تواند شامل

کاهش ضایعات و دوباره کاری یا همان بهبود کیفیت
ارتقاء راندمان تولید
کاهش و یا حذف اتلافات
بهبود اثربخشی، کارایی و بهره وری
افزایش روحیه و انگیزه پرسنل در سطوح مختلف، خصوصا لایه های پایینی و اجرایی سازمان به سبب مشارکت دادن پرسنل در مدیریت فرآیندهای عملیاتی و . . . می باشد.

حلقه های کیفیت و مدیریت کیفیت جامع TQM

کاملا صحیح است که فعالیت حلقه های کیفیت در هر سازمانی منشا منافع بسیاری می باشد. اما توجه داشته باشید که سازمان دهی، هدایت و نظارت بر فعالیت های این گروه ها درکی صحیح و عمیق به همراه برنامه ریزی هوشمندانه، پیاده سازی منسجم و پیگیری مجدانه ای می خواهد تا بخشی و یا تمام مزایایی را که از آنها انتظار می رود را بتوانید به دست بیاورید.

بخش عمده ای از فلسفه ایجاد حلقه های کیفیت به اصول و مفاهیم مطرح شده در مدیریت کیفیت جامع TQM بر می گردد. مسئولیت ایجاد و حفظ کیفیت در محصولات تولیدی و یا خدمات ارائه شده یک سازمان، به عهده واحدی خاص مانند کنترل کیفیت و یا تضمین کیفیت نمی باشد. مدیریت سازمان به همراه مدیران و کارشناسان واحدهای تدارکات و خرید، مهندسی، تولید، انبار و در یک کلام همه، در این مهم، نقشی حیاتی و موثر دارند که بایستی آن را به خوبی درک نموده و وظایف خود را به انجام رسانند.

با توجه به زمینه فعالیت شرکت و همچنین نوع محصول تولیدی یا ارائه خدمات سازمان، بزرگی یا کوچکی موسسه، پیاده سازی یا عدم اجرای سیستم های مدیریت کیفیت و بسیاری عوامل دیگر نحوه ایجاد و بهره گرفتن حداکثری از حلقه های کیفیت، متفاوت می باشد. برای اثر بخشی کامل بایستی شرایط هر سازمان از نزدیک ارزیابی شده و مطابق با شرایط جاری سازمان برنامه اجرایی مناسبی برای آن تدوین گردد.

فرآیند اجرایی تشکیل و فعالیت حلقه های کیفیت

توصیه می گردد که فرآیند به کار گیری حلقه های کیفیت را ابتدا به صورت نمونه و پایلوت در یک فعالیت و فرآیند خاص، برنامه ریزی و پیاده سازی نموده و از تجارب به دست آمده، دیگر حلقه های کیفیت مورد نیاز و ضروری را راه اندازی نمود.

پس از انتخاب فرآیند و فعالیت مورد نظر جهت ایجاد حلقه کیفیت، ضروری است که اهداف سازمان از ایجاد حلقه کیفیت را به طور دقیق مشخص نمایید. این اهداف بایستی در اختیار مسئول گروه و نفرات عضو حلقه کیفیت قرار گیرد و نسبت به آن موضوع کاملا توجیه شوند.

حلقه های کیفیت متعددی را بر حسب فرآیند های ساخت و تولید و ارائه خدمات، می توان ایجاد نمود. به عنوان مثال در کارخانه ها و واحد های صنعتی می توان حلقه کیفیت مونتاژ، بسته بندی و . . . را تشکیل داد.

در واحدهای خدماتی نیز می توان حلقه کیفیت بررسی سفارشات مشتریان، تدارکات و خرید، ارائه خدمت که با توجه به نوع فعالیت شرکت می تواند صدور بیمه نامه، اعطای وام، پروژه های مشاوره و . . باشد را ایجاد نمود.

سازمان دهی – انتخاب نفرات، مسئولیت ها و ویژگی های اعضاء

داوطلب بودن اعضا

یکی از ویژگی های اصلی حلقه های کیفیت، داوطلبانه بودن حضور و فعالیت در این گروه ها می باشد. جهت این امر که افراد حاضر در گروه، خود، انگیزه های لازم را داشته باشد می توان انتخاب اولیه را از بین داوطلبان انجام داد و سپس شرایط عمومی آن ها را بررسی نمود و جهت مسائل تخصصی، آن ها را تحت آموزش های لازم قرار داد و توانمند ساخت.

تشکیل تیم

اولین اقدام بایستی تعیین یک نفر از مدیران میانی جهت محول نمودن مسئولیت کلی ایجاد حلقه های کیفیت و نظارت بر فعالیت های آنها می باشد. طبیعتا این فرد بایستی به مفاهیم و اصول این مبحث، آشنا و مسلط باشد و یا دوره آموزشی مرتبط را بگذراند.

دومین انتخاب، مسئول تیم و سرپرست حلقه کیفیت می باشد. تسلط مسئول تیم به روش های حل مسأله مانند طوفان ذهنی و استخوان ماهی جهت هدایت جریان بررسی و تحلیل مشکلات و طراحی راه حل های مناسب و کاربردی ضروری می باشد.

از دیگر مهارت هایی که باعث بهبود کارایی و اثربخشی عمکرد مسئول حلقه کیفیت در راهبری فعالیت ها می باشد، آشنایی وی با مفاهیم پایه آماری مانند انحراف معیار، میانگین، واریانس و . . . می باشد.

مسئول تیم بایستی تسلط کامل به تکنیک های مهندسی کیفیت و خصوصا هفت ابزار کیفی داشته باشد که شامل موارد زیر می باشد.

هیستو گرام
برگه داده ها
نمودار علت و معلول / ایشی کاوا / استخوان ماهی
نمودارهای کنترل
نمودار پراکندگی
نمودار تمرکز نقص و
نمودار پارتو

پس از انتخاب مسئول گروه نوبت به مشخص کردن نفرات و اعضای گروه می رسد که به صورت زیر می باشد.

الف ) یک تا سه نفر از پرسنل عملیاتی

این افراد از نفراتی که در پست های انجام فعالیت های تولیدی و ارائه خدمات مشغول به کار هستند انتخاب شوند که طبیعتا بهتر است از افراد با تجربه، دارای دانش فنی و مسلط به فرآیند انتخاب شوند.

این افراد باید دارای ویژگی هایی زیر باشد:

داشتن روحیه کار گروهی
توانایی ایجاد ایده ها و خلاقیت و نوآوری
آشنایی اولیه با مفاهیم کیفی و ابزارهای کیفی
دانش و آگاهی در حد کفایت نسبت به روش های حل مسأله
آشنایی کامل به ویژگی های کیفی محصول یا مشخصات الزامی خدمات

ب ) سرپرست قسمت

ج ) کارشناس محصول یا پروژه / خدمت

د ) بازرس کنترل کیفیت

و ) کارشناس مهندسی کیفیت / تضمین کیفیت

اختیار دادن به گروه و اعطای قدرت اجرایی

حلقه کیفیت بایستی با تعبیه مکانیزم های لازم، توان اجرایی جهت انجام اقداماتی که برای بهبود، طراحی می کند را داشته باشد. مسائلی از قبیل تأیید درخواست های خرید، انجام تغییرات پیشنهادی، تهیه منابع و امکانات لازم و دیگر مواردی که نیاز به حمایت مدیریت دارد.

مکانیزم و رویه فعالیت گروه

در مورد فازهای مختلف فعالیت حلقه های کیفیت، نکات بسیاری برای گفتن هست که مجال و فرصت آن در این مطلب نیست اما به سبب آشنایی و آگاهی شما در حد کفایت، مراحل آن به صورت کلی در زیر ارائه خواهد شد.

پس از تشکیل تیم با اعضای دارای صلاحیت، گام بعدی تعیین و تدوین نحوه و مکانیزم های فعالیت حلقه کیفیت می باشد. لازم می باشد که نحوه ی اجرا و انجام این مراحل طراحی گردیده و رویه ای باید برای آن تدوین گردد. تهیه این مستند به این خاطر است که از انجام فعالیت ها مطابق سلیقه و نظرات شخصی اجتناب گردد و گروه های ایجاد شده مطابق رویه ای استاندارد به فعالیت بپردازند تا حداکثر اثربخشی و کارایی را داشته باشند.

برگزاری جلسات
گرد آوری اطلاعات
جمع آوری ایده ها
پردازش داده ها
طراحی راه حل ها
نحوه برنامه ریزی و اجرای پروژه
پیگیری اقدامات محول شده
چگونگی مدیریت و کنترل پروژه ها
تعیین میزان دستیابی به اهداف تعیین شده
ارزیابی عملکرد تیم
تشویق و پاداش دهی به اعضای تیم

شاید همانطور که شنیده یا خوانده باشید، راه بهبود ایستگاه پایانی ندارد. منافع بیشماری عاید سازمان شما خواهد شد اگر حلقه های کیفیت به درستی سازماندهی شده، فعالیت نمایند و در مسیر درستی هدایت گردند

حلقه های کیفیت

مطالب مشابه :

تکنیک استخوان ماهی

نمودار علت و معلول(ایشی کاوا)-(استخوان ماهی) و کاربرد آن

کاربرد نمودار علت و معلول

کاربرد نمودار علت و معلول

اصول اجرایی و کاربردی سیستم مدیریت نگهداری تعمیرات ، قسمت ششم

حلقه های کیفیت