کنترل های میان دوره ای انبار

برای شروع بهتر است که نگاهی داشته باشیم به معنای کنترل و یا ارزیابی و یا انبارگردانی طی دوره. به تمام عملیاتی که در طی سال مالی به جهت کنترل عملکرد انبار چه از لحاظ سیستمی برای ثبت روزانه عملیات انبار و چه از لحاظ فیزیکی بروی انبارش صحیح موجودی صورت میگیرد ارزیابی طی دوره انبار میگویند. همیشه برای خود من یک نکته سئوال بوده است که چگونه می توان با بازدید از انباری پی برد که این انبار عملیات ورود - انبارش - خروج را به شکل مطلوب انجام داده است یا خیر؟ چه فاکتورهایی در خوب بودن یک انبار و کار تیمی که در آن انجام شده است مهم هستند و در زمان ارزیابی باید ملاک عمل قرار بگیرند. از چه نکاتی می توان چشم پوشی کرد؟ چه آیتمهایی در حیطه اختیار مسئولین انبار بوده است و به هر دلیلی مغفول مانده است؟ کنترل انبار چگونه معنا پیدا میکند؟

برای افرادی که در بخش انبار فعالیت میکنند کنترل های میان دوره ای انبارها از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند. دانستن این موضوع که آیا انبار مطابق روند های تعریف شده و استاندارد موجود در سطح سازمان و یا شرکت حرکت میکند و یا خیر کاری بسیار پیچیده و زمان بر می باشد. نفس این عملیات می طلبد که افراد خاصی دارای تجربه و تخصص کافی نسبت به عملیات جاری انبارداری به این کار گمارده شوند. معمولا سرپرستان و مدیران انبار که از نزدیک با عملیات اجرایی درگیر هستند بهترین گزینه برای انجام اینگونه ارزیابی ها هستند. زیرا این افراد علاوه بر اشرافی که بر روی مسائل انبارداری از لحاظ اجرایی دارند و عملیات روزانه ورود و خروج انبارها را مدیریت میکنند در جریان دستورالعملها و رویه های استاندارد موجود در شرکت و سازمان در بخش انبار نیز هستند و در حقیقت می توانند از این استانداردها به عنوان خط کشی برای مقایسه عملکرد انبار با آن چیزی که از قبل پیش بینی شده است استفاده کنند. برای سهولت در انجام این عملیات می توان ارزیابی های میان دوره ای انبار را به دو دسته کلی تقسیم کرد.

۱ - کنترل های سیستمی انبار

۲ - کنترل های فیزیکی انبار

در بخش اول یعنی کنترلهای سیستمی انبار چنانچه محل انبار از دفاتر پشتیبانی دارای بعد مسافت باشد می توان با ارتباط مستقیم به سیستم مکانیزه انبار موارد زیر را بدقت کنترل و ارزیابی نمود.

الف ) بروز بودن ثبت اسناد انبار

در این بخش کافی است یک گزارش ورود کالا و یک گزارش خروج کالا برای روز مورد نظر از سیستم مکانیزه اخذ گردد و متعاقب آن کلیه اسناد مثبته را با گزارش کنترل نمود چنانچه انحرافی مشخص شود می توان نتیجه گرفت که انبار اسنادش را بروز ثبت نمیکندو چنانچه انحرافی شماهده نشد می توان نتیجه گرفت که ثبت اسناد در انبار بروز انجام میگیرد.

به عنوان مثال برای ورود میتوان یک آیتم را از گزارش ورودی در نظر گرفت و تاریخ ثبت همین آیتم را در رسید خرید با تاریخ رسید موقت چنانچه در سیستم این سند جاری باشد و یا در صورت عدم استفاده از رسید موقت با تاریخ ورود جنس به انبار و یا حتی تاریخ ارسال جنس به انبار که از گزارشات بازرگانی اخذ می شود ویا تاریخ بارنامه و یا فاکتور مقایسه نمود. معمولا این تاریخ ها با هم یکی نبوده و طبق استاندارد های موجود نباید بیش از ۲۴ تا ۴۸ ساعت با هم اختلاف زمانی داشته باشند مگر در مواردی که رسید اقلام نیاز به تست های مخرب و آنالیز متریال باشد که این تستها زما ن بیشتری را جهت تایید اقلام نیاز خواهند داشت. پس به سادگی می توانیم بروز بودن ثبت اسناد انبار را از طریق اتصال مستقیم از هر کجای دنیا به شرطی که سیستم مکانیزه شما Web Base بوده باشد ثابت كرد و يا حتي مي توانيم در صد بروز بودن سيستم ثبت اسناد انبار را با توجه به وزن دهي نمونه مورد بازرسي و نتايج به دست آمده را استحصال نماييم. همين مطلب براي اسناد خروجي نيز با تفكيك انواع حواله ها و تخصيص ميزان زمان مورد نياز براي ثبت هر سند به طور متوسط با توجه به ارزيابي فرايند خروج انبار صادق مي باشد.

ب ) موقعیت (Location) انبارش اقلام رسیده

براي كنترل از راه دور جانمايي اقلام انبار نيز مي توانيم با اتصال مستقيم با سيستم مكانيزه انبار و اخذ گزارش هاي خاص دو مورد را چك كنيم اول آنكه كل موجودي انبار آدرس دهي شده باشد يعني با گزارش گيري از كليه اقلام موجودي انبار ثبت شده در سيستم كه داراي موجودي مثبت هستند (موجودي بزرگتر از صفر) يك آدرس قفسه داشته باشيم. اين مطلب از لحاظ انبارداري و ثبت و ضبط موجودي بسيار حائظ اهميت مي باشد دو اينكه يك گزارش از ورود اقلام به تاريخ روز گرفته و ثبت Location را جلوي هر آيتم ورودي انبار بتوانيم ببينيم. اين موضوع نيز به ما ثابت ميكند كه كليه اقلام به محض ورود جايگاه خاص انبارش آن ها مشخص شده و در سيستم نيز هنگام صدور سند ورود در جايگاه از پيش تعيين شده نشسته است ضمن اينكه مي توان با اخذ اين گزارش پي به روش نگهداري و يا چيدمان اقلام موجودي برد. زيرا چنانچه چيدمان بر اساس كد كالا تعريف شده باشد مغايرتهاي تخصيص فضا جهت انبارش را به خوبي مي توان با در دست داشتن اين گزارشات بدست آورد و يا حتي مي توان روشهاي ديگر چيدمان مانند چيدمان بر اساس نوع و يا جنس اقلام را هم با اين گزارشات كنترل نمود.

کنترل های میان دوره ای انبار

مطالب مشابه :

دانلود فرم رسید موقت انبار

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

کنترل های میان دوره ای انبار

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار (قسمت دوم)

اطلاعاتی درباره نرم افزار سرمایه

مقاله و تحقیق رشته حسابداری - اصول انبارداری

روش کلاسیک و استاندارد فرایند گردش کالا و اسناد در انبارهای صنعتی

پروژه مالی - پروژه سیستم های خرید و انبارداری در شرکت تجهیزات و ایمنی راه ها