بخش سوم : متن نامه های اداری

بخش سوم : متن

اصلی ترین و مهم ترین بخش از نامه های اداری متن است . مهم ترین ازآن جهت گفته می شود که موقعیت و دریافت پاسخ مثبت درگرو تنظیم درست همین بخش است . نارسایی و مبهم بودن وبه عبارتی نرساندن پیام اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شود.

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

متن از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود.

دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود.

اول این مطلب را بخوانید

" فواید سلام کردن "

درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود،

مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات .

این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است .

اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟

ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ...

بازهم پیشنهاد برای مدیران

بنابراین اگر مدیران محترم بنا بر باورها و اعتقادات ( که درجای خود قابل تقدیس و احترام می باشد) اصرار برنوشتن واژه سلام در ابتدای نوشته ها دارند، حداقل به نکات زیرتوجه نمایند:

1-یکی ازمعنای سلام ، نام خداوند است و اگر منظور ذکر نام و یاد خداست "بسمه تعالی " دربالای سرلو حه این منظور را می رساند.

2-قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کلیه نوشته های رسمی را به زبان فارسی مجاز دانسته . اگر واژه درود به کاربرده نمی شود تنها به سلام اکتفا شود.

3-درمورد نوشته هایی که ادارات و سازمان ها مورد خطاب هستند از به کاربردن واژه سلام خودداری شود زیرا که مخاطب شخص خاص و معینی نیست.

درمورد احترام گذاشتن به مخاطب هم در برنامه های اداری وضع به همین منوال است کلمات وعبارتی مثل :

احتراما/ محترما/احتراما معروض می دارد/ محترما به عرض می رساند/با نهایت ادب/ با کمال احترام / ضمن عرض ادب و احترام / ضمن عرض ارادت / با تقدیم احترامات فایقه / بارها درنوشته های اداری مشاهده می شود.

اگرنویسنده یا امضا کننده نامه اداری اصرار به نوشتن واژه سلام دارد. حداقل بهتراست آن را با احترام یکجا به صورت عبارت با سلام و احترام در آغاز نامه و درسطر جداگانه ای بنویسد.

1-مقدمه

مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است .

و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .

نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و دربرنامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعریا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل وحکایت و لطیفه . در برنامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر ومثل برای جلب و جذب خواننده استفاده کرد.

بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ

آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیررایج است :

*عطف به نامه شماره ...

*بازگشت به نامه شماره ...

* درپاسخ به نامه شماره...

*با توجه به بخشنامه شماره ...

*در اجرای دستور نامه شماره ...

*دراجرای دستورتلفنی مورخه ...

*دراجرای دستورشفاهی آن مقام ...

سفارش می شود از واژه های بازگشت و " درپاسخ " استفاده شود.

چون پاسخ به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه ، تهیه و ارسال می شود . بهتراست بعد از سابقه موضوع نامه نیزذکرشود تا نیازی به درخواست سابقه و اتلاف وقت نباشد:

*بازگشت به نامه شماره 446-85/7/19 درمورد چگونگی پرداخت پاداش سال کارکنان به آگاهی می رساند....

چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود ، ذکر سابقه بصورت زیرخواهدآمد:

*پیرونامه شماره....مورخ ....

درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود وبدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:

*نظربه این که درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد...

*ازآن جا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان ، همواره یکی از اهداف مورد نظراین دفتربوده است و با توجه به نیازسازمانی ، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه مسئولین امورمالی برگزار می شود...

چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است .

در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگاهداری اسناد محرمانه دولتی ...

2- پیام یا پیکره اصلی:

این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان و اجرای نامه ، مقدمه و موخره هایی هستند که باید درخدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشته های اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن و نارسایی متن اصلی نامه است . اغلب کارکنان سازمان ها و تهیه کنندگان پیش نویس های اداری مشکل اصلی را درتنظیم این قسمت می دانند و معتقدند که تا اینجا کار ، الگو و فرمولهایی مثل بازگشت و " به استحضارمی رساند" دراختیاردارند. اما نوشتن این قسمت ازنامه های اداری به دلیل تنوع پیام ها و وظایف و سلیقه های مختلف همواره سخت و کند پیش می رود.

بخش اصول نگارش درمورد نحوه نوشتن متن اصلی نوشته نکات و راه کارهایی پیشنهادمیشود اما آن چه برای این قسمت به ویژه برای مبتدیان ضروری است که بدان توجه شود موارد زیراست :

درموقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را درمقابل مخاطب فرض کنید.

تصورکنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید.چه می گویید

آن چه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.به همین سادگی و به همان سادگی گفتار.ساختمان اصلی نوشته شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود. مختصربنویسید وجملات را بی جهت طولانی نکنید.

هرنوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را درربط آن ها دچارمشکل می سازد وخواننده اصلی راگم می کند.اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع دریک نوشته ی اداری هستید ، ابتدا به موضوع اصلی وسپس به پیام های فرعی بپردازید. بهتراست موضوع های مختلف را دربند(پاراگراف) ها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.

3- نتیجه یا پایان نوشته :

نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است . صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.

مثال :

*خواهشمند است دستورفرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

* با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکوردقت لازم را داشته باشند.

*از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری 20/2/86به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.

بخش سوم : متن نامه های اداری

مطالب مشابه :

متن سپاسگزاری

سپاسگزاری از خداوند

شکر خدا حاجی به محرم رسید!

در سپاسگزاری

نمونه وصیت نامه

صفحه سپاسگزاری

بخش سوم : متن نامه های اداری