شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

مقدمه

نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند. نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند :

الف- نامه هاي رسمي و اداري

ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه

نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از :

- نامه هاي اداري

- پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ...

در جزوه حاضر تلاش كرده ايم همكاران عزيز را تا آنجا كه امكان دارد با طرز درست نوشتن نامه هاي رسمي و اداري آشنا كنيم .

نوشته ي حاضر شامل چند بخش است :

1- تعريف نامه هاي رسمي و اداري

2- آشنايي با انواع ويرايش ها ( ويرايش فني ، ويرايش ساختاري و ويرايش تخصصي )

3- نمونه اي از يك نامه رسمي و اداري .

4- منابع نوشته

نامه هاي رسمي و اداري

نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد.

كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري

براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و اقدام لازم .

قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري

1) سرآغاز ( ذكر نام خداوند )

2) تاريخ ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ).

3) موضوع نامه ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... )

4) عنوان ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...)

5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...)

6) متن نامه

7) امضا

نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم

1) نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد .

2) در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست.

3) اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد.

4) كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً 21 × 15 يا 30 × 21 ) باشد.

5) نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند
( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) .

6) گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است.

7) ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است.

8) سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد.

ويراش فني

منظور از ويرايش فني آراستگي ظاهري و نظم و ترتيب داشتن نوشته است . يكي از كارهايي كه در اين ويرايش انجام مي گيرد رعايت علايم نگارش است :

با شناخت علايم نگارشي و كاربرد آن ها ، از اين پس سعي كنيد درست بنويسيد و درست بخوانيد. براي نشانه گذاري نوشته هاي خود مي توانيد از جدول زير استفاده كنيد.

جدول نشانه گذاري

رديف	نشانه	نام	موارد استفاده
1	0	نقطه	1-در پايان همه ي جمله ها به جز جمله هاي پرسشي و تعجبي: هوا ابري است. شايد درك اين مسئله دشوار باشد. 2-پس از هر حرفي كه به صورت نشانه ي اختصار به كار رفته باشد: ابن سينا متولد سال 428 هـ . ش
2	،	ويرگول	1)ميان عبارت: او با تلاش بسيار صادقانه، به مقصود رسيد. 2)پس از منادا: خدايا، مرا عفو كن. 3) هرجا كلمه يا عبارتي به عنوان توضيح ، در ضمن جمله يا عبارتي ديگر آورده شود: سهراب سپهري ، شاعر معاصر، به نقاشي علاقه ي فراوان داشت. همان جا ، زير آن درخت ، نشسته بودم. 4) بين چند كلمه كه اسناد واحدي باشد: فردوسي ، مولوي، سعدي و حافظ از بزرگان شعر فارسي هستند. 5) بين دو كلمه كه ممكن است خواننده آن ها را با كسره ي اضافه بخواند: پدر، حسن را سرزنش كرد. 6) ميان جمله هاي غير مستقل كه در مجموع جمله ي كاملي را تشكيل مي دهند: اگر شب ها همه قدر بودي، شب قدر بي قدر بودي.
3	:	دو نقطه	1)قبل از نقل قول: صاحب نظران آموزشي مي گويند : شرط درست نوشتن، درست فهميدن است. 2)هنگام برشمردن اجزاي يك چيز: آثار جلال آل احمد عبارت اند از: خسي در ميقات ، مدير مدرسه ، سه تار و ... 3) جلوي كلماتي كه مي خواهيم آن ها را معني كنيم : نغز : دل كش
4	؟	علامت سئوال	1)در پايان جمله پرسشي: آيا تاكنون كتاب گلستان سعدي را خوانده اي ؟ 2) براي نشان دادن مفهوم ترديديا استهزا: وفات حافظ در 721 (؟) اتفاق افتاد. او نابغه (؟ ) است.
5	!	علامت تعجب يا خطاب	1) در پايان جمله ي تعجبي، تاكيدي، عاطفي : عجب روزگاري است! 2) پس از اصوات: هان! اي دل عبرت بين.
6	(( ))	گيومه	1)سخني كه به طور مستقيم از جايي يا كسي نقل مي شود: پيامبرفرمودند((: طلب دانش بر هر مسلماني واجب است)). 2) اسامي و عناوين و اصطلاحات علمي يا فني ( فقط بار اول ). (( صور خيال )) از اجزاي اصلي شعر است.
7	؛	نقطه ويرگول	1)براي جداكردن جمله هايي كه از جهت ساختمان و مفهوم مستقل به نظر مي رسند. ولي در يك عبارت طولاني ، با يك ديگر بستگي معنايي دارند. دانش آموز بايد درس بخواند؛ منظم باشد و به سخنان معلم گوش فرا دهد. 2)در بيان توضيح و مثال پيش از كلمه هاي ((مثلاً ))، (( فرضاً))، ((يعني )) و ...: هنگام نگارش بايد خوب ديد؛ يعني، دقت داشت و هوشياربود.

جدول نشانه گذاري

رديف	نشانه	نام	موارد استفاده
8	ــ	خط فاصله	1) در مكالمه ي بين اشخاص داستان ها يا نمايش نامه ها يا ذكر مكالمات تلفني، در ابتداي جمله و از سر سطر به جاي نام گوينده : - كجا بودي ؟ - كتاب خانه . - چه كتابي انتخاب كردي ؟ - خدمات متقابل اسلام و ايران 2) هنگامي كه دو كلمه بر روي هم دو جنبه ي مختلف از يك منظور را نشان دهند: مباحث اجتماعي – رواني گاه بسيار به هم پيوند مي خورند. 3) به معني (( تا )) و (( به )) براي بيان فواصل زماني و مكاني قطار تهران – مشهد حركت كرد. گروه سني 7-13 سال مي توانند اين كتاب را بخوانند. 4) براي جداكردن عبارت معترضه : حضرت علي – عليه السلام – فرمود... 5) هرگاه كلمه اي در آخر سطر نگنجد، با قراردادن يك خط فاصله بقيه ي آن را در سطر بعد مي نويسيم: در نگارش هايي كه جنبه ي ادبي دارند استفاده از احساس و عاطفه ، صور- خيال، صميميت، شيوه ها ي مهم پرورش مطلب هستند.
9	...	سه نقطه	1)براي نشان دادن جملات و كلمات محذوف: كنايه ، استعاره ، مجاز، تشخيص و ... جنبه هايي از صور خيال را تشكيل مي دهند. 2)سخن ناتمام : شما... شما ... زبانم لال ... 3)براي نشان دادن كشش هجا در گفتار: سقفهر.... ي ريخت . آها... ي حسين ، كجايي ؟ 4)افتادگي كلمه يا كلماتي از يك نسخه ي خطي: اول چيزي كه نگاه كنند روز قيامت نماز بود. اگر تمام باشد و به شرط بود بپذيرند و ديگر ... چنان كه باشد بپذيرند.
10	[ ]	قلاب	1)مطالبي كه جزاصل كلام نباشد: معلم: خوشحالم كه اعلام كنم كلاس شما بين ساير كلاس هاي مدرسه بالاترين نمره را كسب كرده است . [ ابراز احساسات دانش آموزان كلاس ] 2)در تصحيح متون كلمات الحاقي يا توضيحات احتمالي در قلاب گذاشته مي شود: گفت: من مردي طرارم، [ تو ] اين زر به من امانت دادي ... 3) دستورهاي اجرايي در نمايش نامه ها: حسين [ با نيش خند ] فكر مي كنيد اين كار به صلاح شما باشد؟
11	( )	كمانك (پرانتز)	1)معني و معادل يك كلمه : زندگي نامه ( بيوگرافي ) و حسب حال ( اتو بيوگرافي ) دو حوزه ي مهم نگارشي هستند. 2) توضيح بيشتر : بناي واقع گرايي ( همان رئاليسم در مكاتب ادبي غربي ) بر حقيقت گويي است. 4) ذكر تاريخ ، شهرت ، تخلص ، نام سابق و... ابن سينا ( 370- 428 هـ ) از نوابغ شرق و جامع علوم گوناگون بود.

جدول نشانه گذاري

رديف	نشانه	نام	موارد استفاده
12	/	مميز ( خط مورب)	1)براي جداكردن روز ، ماه، سال: خواهشمند است در تاريخ 24/1/86 در محل مدرسه حضور به هم رسانيد. 2) براي جدا كردن مصرع هاي يك بيت: آي آدم ها/ يك نفر دارد كه دست و پاي دائم مي زنددر آب
13	*	ستاره	1)براي توضيح يك كلمه در پاورقي 2) در آغاز يك سطر به نشانه ي شروع مطلب جديد
14		پيكان	براي نشان دادن نتيجه ي تركيب چند جزء يا تجزيه ي يك كلمه : (( از پا افتادن )) از چند بخش تشكيل شده است از ( حرف اضافه ) + پا ( اسم ) + افتادن ( مصدر )
15	"	ايضاً	علامت جملات و كلمات مشابه : كتاب (( زبان فارسي )) سال اول دبيرستان " " " دوم "
16	{}	آكلاد (دو ابرو )	براي نشان دادن انشعاب : ساده اسم ها از نظر ساخت چهار دسته اند: مشتق مركب مشتق - مركب
17	=	تساوي	براي نشان دادن تساوي ميان دو مطلب : آمدم كه تو را ببينم = براي ديدن تو آمدم.

ويرايش ساختاري ( زباني )

منظور از ويرايش ساختاري شناسايي كاربردهاي خلاف دستور و زبان و يا تعبير هاي نامناسب و ناروا در نوشته و گذاشتن شكل درست آنها به جاي اشكال نادرست است .

ويرايش ساختاري ( زباني ) در چند فصل مختلف بررسي مي كنيم. مهمترين عنوان هاي اين فصول عبارتند از : 1- جمع 2- مذكر مونث 3- حشو 4- موارد ديگر

1- جمع

1- جمع بستن كلمه فارسي با علامت جمع عربي (( ات، ون وين )) غلط است :

نادرست	درست	توضيح
آزمايشات	آزمايش ها
دستورات	دستورها
فرمايشات	فرمايش ها – فرموده ها
پيشنهادات	پيشنهادها
سفارشات	سفارش ها
دهات	روستاها – ده ها
شيلات		شيل ، كلمه گيلكي است به معني سدي از چوب كه در عرض رودخانه مي بندند تا ماهيان پشت آن جمع شوند و صيدشان كنند . اگر چه شيلات خيلي مصطلح است به جاي ان (( آبزيان )) يا امور آبزيان پيشنهاد مي گردد.
گزارشات	گزارش ها
باغات	باغ ها
گرايشات	گرايش ها
ايلات	ايل ها
گمركات		براي هر شهرستان يا استان مي توان گفت : گمرك براي كل كشور : ادارات گمرك
بازرسين	بازرسان
داوطلبين	داوطلبان

2- جمع بستن هيچ كلمه اي با (( يات )) صحيح نيست.

ننويسيم	بنويسيم
عمليات	كارها ( در مورد امور نظامي : حمله )
غزليات	غزل ها
عرقيات	عرق ها - انواع عرق
كشفيات	اكتشافات

3-افزودن پسوند (( جات )) در آخر هيچ كلمه اي جايز نيست چه فارسي باشد چه عربي ، چه به عنوان پسوند جمع بيايد چه به قول بعضي ، به منزله پسوند نوع و جنس .

ننويسيم	بنويسيم
اداره جات	اداره ها- ادارات
كارخانجات	كارخانه ها
حواله جات – حوالجات	حواله ها
دسته جات – دستجات	دسته ها
نوشته جات	نوشته ها
ترشيجات	ترشي ها – انواع ترشي
سبزيجات	سبزي ها - انواع سبزي
ميوه جات	ميوه ها- انواع ميوه
مرباجات	مرباها- انواع مربا
شيريني جات	شيريني ها- انواع شيريني
طلاجات	انواع زيورطلا
عتيقه جات	عتيقه ها
ادويه جات	ادويه – انواع ادويه

4- دوباره جمع بستن جمعهاي عربي ، غلط است .

ننويسيم	بنويسيم
كسورات	كسور
وجوهات	وجوه
امورات	امور
رسومات	رسوم
شؤونات	شؤون
نذورات	تذور
حبوبات	حبوب
اسنادها	اسناد
مدارك ها	مدارك
اطراف ها	اطراف
اعمال ها	اعمال
افراها	افراد
حوادث ها	حوادث
مراسم ها	مراسم
اخبارها	اخبار
آمالها	آمال

5- جمع بستن كلمه هاي غير عربي به صورت مكسر غلط است:

غلط	صحيح
اساتيد	استادان
فرامين	فرمانها
ميادين	ميدانها
دهاقين	دهقانان- دهقانها
بساتين	بستانها
افاغنه	افغانان- افغانها
اكراد	كردان- كردها
ارامنه	ارمنيان- ارمنيها
بنادر	بندرها
دروايش	درويشها

2- مذكر و مونث

يكي از قواعد و اصول زبان عربي، مطابقت دادن صفت با موصوف در جنسيت است يعني براي موصوف مذكر، صفت مذكر مي آورند و براي موصوف مونث ، صفت مونث

مثل : مكه معظمه – معاصي كبيره – زاويه منفجر اما وقتي كه موصوف يا صفت فارسي باشند آوردن علامت تانيث ( ه) در آخر صفت جايز نيست . حتي اگر موصوف ، موثت باشد.

شكل مصطلح	صورت صحيح
خانم مديره – همسر مربوطه – خواهرمحترمه دختر محجبه- همشيره مكرمه – بانوي فاضله زن مطلقه	خانم مدير – همسر مربوط- خواهر محترم دختر با حجاب – همشيره مكرم – بانوي فاضل زن طلاق داده شده
دبير مربوطه – كارشناس مربوطه – واحد مربوطه-	دبير مربوط- كارشناس مربوط – واحد مربوط
نامه مورخه – نامه وارده – نامه صادره	نامة مورخ – نامة وارشده – نامة صادرشده
گناه صغيره – گناه كبيره – گناهان كبيره	گناه صغيره – گناه كبيره – گناهان كبير
گزارش واصله – بدهي معوقه	گزارش رسيده – بدهي معوق
قرارداد منعقده – دهه مباركه	قراردادمنعقدشده – دهة مبارك
انسان اوليه – ميوه ممنوعه - خانه مخروبه	انسان نخستين- ميوة ممنوع- خانة مخروب
كاغذ باطله – كمكهاي اوليه- اتومبيل مسروقه	كاغذ باطل – كمكهاي ابتدايي ( نخستين ) – اتومبيل سرقت شده
شناسنامه صادره – حكم صادره – راي صادره	شناسنامة صادرشده –حكم صادرشده – راي صادر شده

ولي اگر بتوان براي همين دسته از تركيب ها نيز صفت بدون هاء تانيث آورد صحيح تر و شيواتر است.

همچنان كه تا پنجاه سال پيش مواد مخدره مي گفتند و امروز : مواد مخدر

صحيح	صحيح تر
سورة مباركه – آية شريفه قوة مقننه – قوة مجريه – قوة قضائيه	سوره مبارك – آية شريف قوة قانونگذاري- قوة اجرايي – قوة قضايي
مواد منفجره – موادمحترقه	موادانفجاري – موادآتشزا
مطالب مندرجه	مطالب مندرج

كلمة اينجانبه ، اگر چه همراه موصوف نيايد غلط است و حتي خانمها دربارة خود بايد بگويند : اينجانب

ننويسيم	بنويسيم
1-مردان ليسانس و زنان ليسانسيه	مردان ليسانسيه و زنان ليسانسيه
2- برادرم ليسانس ( فوق ليسانس ) ادبيات است.	برادرم ، ليسانسيه ( فوق ليسانسيه ) ادبيات است.
3- آموزش و پروش پانصد ليسانس استخدام مي كند.	آموزش و پرورش پانصد ليسانسيه استخدام مي كند
4- ديپلم ها و فوق ديپلم هاي فارغ التحصيل امسال به خدمت اعزام مي شوند.	ديپلم ها و فوق ديپلمه هاي فارغ التحصيل امسال به خدمت اعزام مي شوند.
5- جاده آسفالت	جاده آسفالته

3- حشو

يكي از شايع ترين و مهم ترين غلط ها ي نگارشي ، آوردن حشو قبيح است.

حشو يعني آوردن كلام زايد در سخن. حال اگر اين كلام زايد، سخن را زشت كند و هيچ توجيهي نداشته باشد حشو قبيح و ازعيوب سخن است . مثال :

1- اميدوارم اقدامات ايشان مثمر ثمر واقع شود.

2- پيشنهاد شما مفيد فايده بود.

3- اهالي منطقه از امداد رساني به موقع آتش نشاني و هلال احمر سپاسگزاري كردند.

4- مأموران سعودي از بوسيدن سنگ حجرالاسود ممانعت مي كنند.

5- آرزوي سلامت و سعادتتان را خواستارم.

6- اظهارتنفر خود را نسبت به جنايات صيونيستها ابراز مي كنم.

7- علت آمدن او به اينجا براي مذاكره با رئيس سازمان است.

8- به خودت اعتماد به نفس داشته باش .

9- براي تهيه برنامه ريزي دقيق به آمار صحيح نياز داريم.

10- همه بايد در فراگيري آموزش نظامي بكوشند. ( صحيح ) همه بايد در فراگيري فنون نظامي بكوشند.

11- هشتاددرصد مدارس اين منطقه داراي رايانه و وسايل پيشرفته آموزشي دارند.

12- احساس خطري را كه در مورد افت تحصيلي وجود دارد حس مي كنيم.

13- اكنون درس را به طور فهرست وار تكرار مي كنم.

14- اين كار شما مانند عمل آن فردي مي ماند كه ...

15- ميان اين شيوه تعليمي با روش قديم اختلافات زيادي وجود دارد.

16- فرارسيدن حلول سال نو را به شما تهنيت عرض مي كنم .

17- ايمان افراد را از خطر هر نوع انحرافي محفوظ نگه مي دارد.

18- بقية كارمندان ديگر ( ساير كارمندان ديگر) هم مشمول اين مزايا مي شوند.

19- در مدخل ورودي شهر از ايشان استقبال كرديم.

20- در سن 75 سالگي فوت كرد.

21- گندمها ي او را از سال قبل پيش خريد كرده اند.

22- اگر من بعد از اين مرتكب تخلف نشود مجازاتش لغو مي شود.

23- مديريت قوي ، مدبر و سالم ، سازمان را از هر آفتي مصون نگه مي دارد.

24- خانواده آل صبا از رفتار گ شته خود نسبت به ايران اظهار تأسف كردند.

25- ورزش صبحگاهي در مدارس، ضامن تندرستي جسم و فكر و روح دانش آموزان است.

26- با وجود بودن در صدر فهرست حائزين شرايط دريافت وام هنوز وام به من تعلق نگرفته است.

27- محور بحث رئيس سازمان با وزير آموزش و پرورش دربارة بازنشستگان بود.

28- لازم است يك دستگاه تهوية هوا در كلاس درس نصب شود.

29- انگيزه فردوسي در سرودن شاهنامه ، علاقه شديد به مهين دوستي بوده است .

30- نرخ آب بها گران شده است .

31- تلاش سازمان بر اين است كه از شيوع بيماريهاي واگير دار جلوگيري كنند.

4- ستيز معنايي

ستيز معنايي آن است كه بين دو بخش يك كلمه يا تركيب، تعارض يا تضاد باشد .

1- اين اجناس را از ميني سوير نزديك اداره خريدم. اين اجناس را از فروشگاه كوچك نزديك اداره خريدم.

2- يك بازارچه بزرگ مرزي بين دو استان ايران و پاكستان داير شد. يك بازار بزرگ مرزي بين دو استان ايران و پاكستان داير شد.

3- براي رنگ آميزي ديوار به داربست فلزي نياز داريم براي رنگ آميزي ديوار به
بست فلزي نياز داريم .

4- در نظر است كه اتاقهاي اداره به رنگ شاد تغيير رنگ داده شود. در نظر است كه اتاقهاي اداره به رنگ شادكننده تغيير رنگ داده شود.

5- نانوايان سنتي و فانتزي بدون مجوز شوراي شهر، نان را گران كردند. پزندگان نان سنتي و فانتزي بدون شوراي شهر نان را گران كردند.

6- اخيراً سواد آموزي ، دچار پيشرفتهاي چشمگيري شده است. اخيراً سوادآموزي از پيشرفتهاي چشمگيري برخوردار شد ه است.

7- تهران از هواي آلوده اي برخوردار است. تهران ، هوايي آلوده دارد.

8- فيزيكدانان نظري غلط است . دانشمندان فيزيك نظري

9-كشتكاران ديم، غالباً چشمشان به آسمان است . ديمي كاران يا كشاورزان ديمي كار

اداره، گريبانگير مشكلات فراواني شده بود اداره دچار مشكلات فراواني شده بود.

10- بدبختانه بعضي از جوانان ، گريبانگير اعتيادند. بدبختانه بعضي از جوانان ، دچار / گرفتار/ مبتلا به / اعتياد شده اند.

11- بايد به سرعت در تكميل نقايص طرح بكوشيم. پس بايد بگوييم رفع نقايص

12- آيا از بركردن شكل صحيح هزاركلمه مورد نياز ، كاري است از عهده يك شخص عادي بر نيايد؟ آيا از بركردن شكل صحيح هزاركلمه مورد نياز ، كا ري است كه يك شخص عادي از عهدة آن برنيايد؟

13- نصف ليوان را از شربتي گوارا پركرد و نوشيد. بايد گفت: در ليوان تا نيمه شربت ريخت.

14- ساف اعلام كرد از كشته شدن رهبر نظاميش انتقام خواهد گرفت. ساف اعلام كرد از قاتل رهبر نظاميش انتقام خواهدگرفت.

1- جمع بستن كلمه فارسي با علامت جمع عربي (( ات، ون وين )) غلط است :

نادرست	درست	توضيح
آزمايشات	آزمايش ها
دستورات	دستورها
فرمايشات	فرمايش ها – فرموده ها
پيشنهادات	پيشنهادها
سفارشات	سفارش ها
دهات	روستاها – ده ها
شيلات		شيل ، كلمه گيلكي است به معني سدي از چوب كه در عرض رودخانه مي بندند تا ماهيان پشت آن جمع شوند و صيدشان كنند . اگر چه شيلات خيلي مصطلح است به جاي ان (( آبزيان )) يا امور آبزيان پيشنهاد مي گردد.
گزارشات	گزارش ها
باغات	باغ ها
گرايشات	گرايش ها
ايلات	ايل ها
گمركات		براي هر شهرستان يا استان مي توان گفت : گمرك براي كل كشور : ادارات گمرك
بازرسين	بازرسان
داوطلبين	داوطلبان

4- ستيز معنايي

ستيز معنايي آن است كه بين دو بخش يك كلمه يا تركيب، تعارض يا تضاد باشد .

1- اين اجناس را از ميني سوير نزديك اداره خريدم. اين اجناس را از فروشگاه كوچك نزديك اداره خريدم.

3- براي رنگ آميزي ديوار به داربست فلزي نياز داريم براي رنگ آميزي ديوار به
بست فلزي نياز داريم .

7- تهران از هواي آلوده اي برخوردار است. تهران ، هوايي آلوده دارد.

8- فيزيكدانان نظري غلط است . دانشمندان فيزيك نظري

9-كشتكاران ديم، غالباً چشمشان به آسمان است . ديمي كاران يا كشاورزان ديمي كار

اداره، گريبانگير مشكلات فراواني شده بود اداره دچار مشكلات فراواني شده بود.

11- بايد به سرعت در تكميل نقايص طرح بكوشيم. پس بايد بگوييم رفع نقايص

13- نصف ليوان را از شربتي گوارا پركرد و نوشيد. بايد گفت: در ليوان تا نيمه شربت ريخت.

14- ساف اعلام كرد از كشته شدن رهبر نظاميش انتقام خواهد گرفت. ساف اعلام كرد از قاتل رهبر نظاميش انتقام خواهدگرفت.

15- او از بعضي خطاها مي گذرد تا مبادا خشونت باعث دلسردي و زدگي كارمندان نشود.

او از بعضي خطاها مي گذرد تا مبادا خشونت باعث دلسردي و زدگي كارمندان شود.

16- او با وجود داشتن دو قسط ماهانه زندگي خود را به خوبي اداره مي كند. با اين كه دو قسط ماهانه دارد

17- با وجود بودن در بدترين وضع مالي از كسي گدايي نمي كند. با اين كه در بدترين وضع مالي قرار دارد

18- به علت عدم وجود بودجه، برنامه هاي عمراني متوقف ماند. به علت نبود بودجه يا نبودن بودجه

19- محور بحث اين سوره ، پيرامون وحي است . يا : بحث اين سوره دربارة وحي است.

20- از اين كه او را به عنوان فردي غير معقول معرفي كردند خيلي رنجيد . بايد گفت : فرد غير عاقل يا فرد ديوانه يا فرد بيخرد.

21- شانس ابتلا به آنژين استر پتوكوكي براي بچه هاي دبستاني بيشتر است . احتمال ابتلا به آنژين استرپتوكوكي .........

پس از آن كه مطلبي را نوشتيم بايد يك بار ديگر آن را بخوانيم . در اين بازخواني مواردي چون حشوها و تكرارها، ناپيوستگي و ناهمگوني مطالب ، زياده نويسي ، غلط هاي املايي و نگارشي و رسم الخطي و ... خود را نشان مي دهند.

پس به خاطر داشته باشيم كه هيچ نوشته اي را نبايد پيش ازبازخواني، اصلاح ، كاستن ها و افزودن ها ي لازم، تغييرها، جابه جايي مطالب و آراستن و پيراستن عرضه كرد. علاوه بر اين هنگام ويرايش نوشته ي خود يا ديگران بايد به پرسش هاي زير پاسخ دهيم:

آيا آغاز و پايان نوشته مناسب است؟ طرح و چارچوب آن چگونه است؟ اگر نوشته تحقيقي است، آيا ارجاعات و پانوشت ها و منابع آن درست ذكر شده اند؟ كدام قسمت نوشته نامفهوم و مبهم است؟ استدلال ها در كدام بخش ضعيف به نظر مي رسند؟آيا دلايل قوي تري نيز مي توان ارائه داد؟ آيا عبارت ها يا حتي بندهاي اضافه اي هستند كه بتوان آن ها را حذف كرد ؟ آيا زبان نوشته در مجموع يك دست است؟

سعي كنيد نوشته ي خود را يك بار با صداي بلند براي خود يا كسي ديگر بخوانيد.

مي توانيد از روي نوشته ي خود بخوانيد و آن را ضبط كنيد و چند بار به آن گوش دهيد. در اين صورت ضعف ها ، گره ها، ناهمگوني ها ، ابهام ها و ... را به شكلي محسوس و نمايان در مي يابيد.

در ويرايش نوشته، دقت در ارتباط و انسجام بندها نيز كاري اساسي و مهم است.

شايد اكنون براي شما روشن شده باشد كه هر نوشته پس از نگارش به صرف وقت ، دقت و تامل زيادي نياز دارد و البته اين كار مستلزم حوصله و بردباري فراوان است. بسيار ديده شده است كه نويسنده يا پژوهشگري مواد نوشته ي خود را به خوبي فراهم كرده اما به دليل ويرايش نكردن نوشته و خود داري از بازخواني آن، از زحمات خود بهره اي نبرده است. خوب مي دانيد كه در ارزش يابي يك اثر به فرآورده ي نهايي و حاصل كارتوجه مي شود نه رنجي كه براي پژوهش كشيده شده است.

چنان كه قبلاً هم گفتيم ، نوشتن ، محصول آگاهي ، خلاقيت ، دقت، حوصله ، عشق ، علاقه و توجه به ويرايش و پيراستن نوشته از نقايص احتمالي است.

نوشته ي ويراسته به جاده اي مي ماند كه بارها و بارها كوبيده و صاف و هموار شده باشد.

نامه داراي موضوع ، عنوان ، شورع ، پايان ، و متن قالبي و كليشه اي است و حتي نمونه هاي از پيش نوشته شده دارد.

بسمه تعالي

به : تمامي مدارس شهر، دارالقرآن ، كانون حضرت زينب (س) ، كانون شهيد كامفيروزي

موضوع : اسكان مسافرين نوروزي

باسلام و احترام ، ضمن تشكر و قدرداني از همكاري هاي صميمانه ي آموزشگاه در سال هاي گذشته در زمينه ي اسكان مسافران نوروزي با توجه به نزديك شدن ايام تعطيلات مقتضی است در فرصت باقي مانده به نكات زير توجه نماييد تا بتوانيم به نحو شايسته اي از ميهمانان عزيز پذيرايي كنيم.

1- تمامي اتاقها ( به جز دفتر مدير ، كارگاه و آزمايشگاه ) از ساعات اوليه تعطيلات نوروز براي پذيرايي از مسافرين آماده باشد.

2- امكانات اوليه از جمله ( يخچال ، اجاق گاز و ... ) در اختيار ميهمانان قرار گيرد.

3- تلويزيون در محل مناسب جهت استفاده مسافرين نصب شود.

منبع : http://edari.blogfa.com/post-1687.aspx

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

مطالب مشابه :

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

نامه هاي اداري

نامه نگاری - بخش نخست

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

چگونه نامه اداري بنويسيم ؟

نمونه سوال دبیر خانه