اصول سرپرستي و سرپرستي سازمان در بهبود مديريت عالي سازمان

اصول سرپرستي و سرپرستي سازمان در بهبود مديريت عالي سازمان
ايمان زارع–وحيد رضائيان

چکیده: واژه ی سرپرست در برابر واژه ی لاتین سوپروایزر «Supervisor » به کار گرفته شده است . سرپرست فردی است که از طریق برقراری ارتباط، فعالیت های سازمان را به وسیله ی زیردستان ( نیروی خط مقدم کار و تولید) به انجام می رساند و علم و هنر هدایت و رهبری، نظارت و کنترل بر زیردستان را سرپرستی گویند. سرپرستان سنگ نگهدارنده ی سقف سازمان( سنگ بنای سازمان) هستند، سرپرستان نقطه ی پرگار مدیریت و بی شک حلقه ی ارتباطی بسیار مهم در زنجیره ی مدیریت و سازمان به شمار می آیند که با موقعیت خاص خود موجبات استحکام سازمان شده و حیات، سلامت و بقای آن را تضمین می نمایند . سرپرستی را باید هنر مدیریت و نوعی رهبری دانست زیرا هنر جلب مشارکت زیردستان برای انجام فعالیت های سازمانی است. در واقع اولین رده ای که به طور مستقیم در پیوند و ارتباط با کارگران و کارکنان سازمان می باشند، سرپرستان می باشند، سرپرستی پل ارتباطی بین مدیران میانی و نیروهای عملیاتی خط مقدم کار است. سرپرستی به عنوان یک رده ی بسیار مهم بین مدیران میانی و نیروی خط مقدم کار به امر بهبود وضع زندگی و معیشت افراد در امر بهبود کیفیت راندمان کار پرداخته است. در اینجا لازم به ذکر است که، مدیران رده ی سرپرستی از مهارت فنی قابل توجهی در سازمان برخوردارند و در ارتباط با مديريت عالي به توسعه و ارتقاء شركت كمك شاياني ارائه مي نمايند كه در اين پژوهش به بررسي اين ارتباط مي پردازيم .

واژگان كليدي: سرپرست – سرپرستي – مديريت – مدير - سازمان

مقدمه :
اولین رده ای که به طور مستقیم در پیوند و ارتباط با کارگران و کارکنان سازمان می باشند، سرپرستان میباشند. نقش محوری سرپرستان به محور قائم چتر که مبین هدایت سازمان بر اساس به کارگیری عناصر فرآیند مدیریت به سمت هدف های سازمانی و مبتنی بر چتر فلسفی و نظام ارزشی حاکم بر جامعه و سازمان است، تشبیه شده است. سرپرستان با قبول مسئولیت ها، کمیت و کیفیت کار، انضباط کار و ساختن و پرداختن پیشنهادات برای مدیریت، خود را در حد یک عامل کلیدی در سازمان ها رشد داده اند.
بنابراین سرپرستان باید با شیوه های صحیح برقراری ارتباط و هماهنگی آشنایی کافی داشته باشند تا بتوانند مجموعه ی تحت سرپرستی خویش را به بهترین نحو اداره نمایند .[1]

واژگان کلیدی:
* سرپرست: سرپرست فردی است که از طریق برقراری ارتباط، فعالیت های سازمان را به وسیله ی زیردستان ( نیروی خط مقدم کار و تولید) به انجام می رساند. به عبارت دیگر، سرپرستان مدیرانی هستند که به طور مستقیم مسئولیت هدایت کار و فعالیت کارکنان و زیردستان بلافصل را بر عهده دارند .
* سرپرستی: علم و هنر هدایت و رهبری، نظارت و کنترل بر زیردستان را سرپرستی گویند .
* مدیر: شخصی است که مسئولیت عملکرد یک یا چند نفر از افراد در سازمان را عهده دار می باشد . مدیران با مجموعه متعددی از عناوین مثل سرپرست، رهبر گروه، مدیر بخش، مدیر اداره و معاون در ارتباط بوده و جزء ارزشمندترین منابع یعنی منابع انسانی سازمان به شمار می روند .
* مدیریت: فرآیند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی، مالی، اطلاعاتی و انسانی از طریق برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و رهبری برای دستیابی به اهداف سازمانی بر اساس نظام ارزشی و چتر فلسفی حاکم بر جامعه را مدیریت گویند .
* سازمان: سازمان عبارت است از یک رشته روابط منظم و منطقی بین افراد که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می دهند و به منظور تأمین هدف های مشترک خاصی در کنار هم قرار می گیرند . از طرفی هر جا سخن از سازمان می گردد غالباً با واژه هایی از قبیل ساختمند و جهت دار مترادف و با هرج و مرج متضاد میباشد. پیتر دراکر، عنصر حیات بخش هر سازمان را مدیریت آن سازمان می داند . [4]

تاریخچه ی سرپرستی :
سرپرستی را به عنوان یک حرفه ابتدا باید در تحقیقات فردریک تیلور (1917- 1885) در سطح عملیاتی و با پیدایش مدیریت علمی و تحقیقات وی در این زمینه یافت و سپس بعد از جنگ جهانی اول مورد نظر قرار گرفت و ابعاد مهارت فنی در سطح عملیاتی و نظارت و کنترل بر انجام کار افراد مورد توجه قرار گرفت . بعد از جنگ جهانی دوم سازمان بین المللی کار وابسته به سازمان ملل (I.L.O )1 در امر آموزش و تحقیق در زمینه نیازهای سرپرستی پرداخت . سپس سازمان بهداشت جهانی ( W.H.O )2 با تهیه استانداردهای کار و مشاغل به ویژه مشاغل سرپرستی و بهداشت کار تلاش های فراوانی نمود. در ایران نیز مسئله توجه به امر سرپرستی ابتدا به وسیله وزارت کار و امور اجتماعی آغاز گردید و سپس به امر آموزش و تربیت سرپرستان مبادرت ورزید . در سال های اخیر نیز سرپرستی به عنوان یک رده بسیار مهم بین مدیران میانی و نیروی خط مقدم کار و تولید به امر بهبود وضع زندگی و معیشت افراد در امر بهبود کیفیت راندمان کار پرداخته است . [3]

ارزش و اهمیت سرپرستی:
ضرورت، ارزش و اهمیت سرپرستی از دیدگاه اسلام ( آیات و روایات) :
در قرآن کریم به جای کلمه ی سرپرست از واژه هایی نظیر مدبر، رسول، امام، خلیفه استفاده شده است .       خداوند سبحان در رأس نظام هستی به عنوان نخستین مدبر، تدبیر امور را به دست گرفته است .                     « یُدَّبر الامر مِن السَماءِ إِلی الاَرض»3 . ( خداوند امور را از آسمان تا زمین تدبیر می کند) .                         حضرت علی (ع) در خصوص ضرورت سرپرستی می فرمایند: برای کارهایت سرپرستی برگزین که بزرگی کار بر او چیرگی نیابد و فراوانی کارها او را خسته نکند .
حضرت علی (ع) نقش سرپرست در جامعه را به سه چیز تشبیه نموده است :
1- نخ تسبیح: که اگر پاره شود دانه ها از هم پراکنده می شوند . ( نقش هماهنگی )
2- عمود خیمه: که اگر شکسته شود خیمه فرو می نشیند . ( نقش بنیادی )
3- محور وسط سنگ آسیاب: که اگر از جا کنده شود، سنگ روی سنگ بند نمی شود. ( نقش محوری)
ارزش و اهمیت سرپرستی : در مجموعه ی فعالیت های تولیدی کارخانه ها، مراکز صنعتی و خدماتی، نیاز به سرپرستی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و سرپرستان نقش حائز اهمیتی دارند چرا که این افراد علاوه بر ارتباطی که مابین کارکنان و مدیران برقرار می کنند و کلیه ی فعالیت ها را به سوی اهداف مدیریت هدایت می کنند با بهره گیری از امکانات موجود می توانند ضمن هماهنگی با سایر واحدهای ذیربط از طریق تقسیم کار، راهنمایی، نظارت و کنترل و ارزیابی نیروی انسانی تحت سرپرستی خود را به شکل مطلوبی رهبری نمایند. تنشها، اعتصابات، تأخیرهای هنگام ورود، تعجیل در خروج و حل مشکلات و نظایر آن موضوعاتی است که در یک سازمان همیشه وجود داشته و شخصی که بتواند تنشها را کاهش داده، انگیزه ها و نیازهای افراد را تشخیص دهد و تلاش کارکنان را جهت دستیابی به اهداف سازمان بکار گیرد، سرپرست است . [7]

انواع سرپرستی:
سرپرستان را می توان به گروه هایی تقسیم نمود که در زیر به شرح آن ها می پردازیم :
الف- اتوکرات یا مستبد ( Autocratic Supervision ): از کلمۀ آلمانی باآس Baas مشتق و به معنی ارباب آمده است . ارباب کسی است که معمولاً فرمان می دهد، کنترل می کند و افراد تحت سرپرستی خود را به انجام وظایف و مسئولیت های خود هدایت می نماید. چنین سرپرستی از کارکنان طوری کار میکشد که راهی جز انجام دستورات ندارند و باید زیردستان و پیروان اوامر کورکورانه ی او را تبعیت نمایند. در این نوع سرپرستی با وجود عدم رضایت کارکنان مشاهده می شود که توفیق سرپرستانی که کمتر اتوکرات یا ارباب هستند در عمل بیشتر است.
ب- سرپرست آزادمنش و دموکرات ( Democratic Supervision ): کسی است که تمایل به ارباب بودن ندارد . او با کارکنان خود در انجام کارها شرکت می نماید . با زیردستان با صبر و حوصله و شکیبایی رفتار می کند و کارکنان را شریک خود می داند. بنابراین کسانی که با این گونه سرپرستان کار می کنند خوش اقبال تر و خوشحال ترند . [2]

نقش های سرپرست:
موقعیت سرپرست خط اول در سازمان ها از این جهت منحصر به فرد است که تنها مدیری است که کار افراد غیر مدیر را سرپرستی می کند. از آنجا که میل به هدف های سازمان به این بستگی دارد که کارها در سطح اجرایی چگونه انجام می شود، بنابراین موقعیت سرپرستان خط اول سازمان اهمیتی بیشتر یافته است. حال چند نظر مختلف را در مورد نقش مناسب سرپرست مورد توجه قرار می دهیم . با اینکه امروز سرپرست عضوی از کادر مدیریت به شمار می رود، از لحاظ تاریخی نظرات مختلفی درباره ی نقش مؤثر وی در سازمان وجود داشته و تأثیر این نظرات هنوز هم احساس می شود . نخستین نظر که به طور خاص بر اهمیت شغل سرپرست در سازمان تکیه دارد وی را به عنوان عضو مؤثر در کادر مدیریت مشخص می کند . در قالب عضو مؤثر، سرپرست از نظر کارکنان نماینده ی مستقیم مدیریت عالی است که با آن ها در تماس رودررو است و تأمین کننده ی نظرات و اوامر افراد مافوق می باشد. نظریه ی دیگری سرپرست را یک واسطه بشمار می آورد که میان توقعات و احتیاجات مدیریت عالی و کارکنان گرفتار است. نقش دیگری که به سرپرست اطلاق میشود این است که او را فردی حاشیه نشین می داند که فقط عنوان سرپرستی را یدک می کشد که نه اختیاری به او داده شده و نه کارگران از او توقعی دارند. نظریه دیگری درباره ی سرپرست هرچند که امروز چندان مورد قبول نیست این است که به جای آنکه او را عضو کادر مدیریت به حساب آورد متعلق به گروه دیگری از کارکنان می داند( نماینده ی کارگران) . در این موقعیت سرپرست به عنوان سخنگو و نماینده ی کارگران خواسته های آنان را برای مقامات بالا تشریح و طالب حقوق و منافع آنها است و از کارگران حمایت می کند و در مواردی ممکن است به مدیران بالا دست تحمیل شده باشد. با آنکه موقعیت قانونی سرپرستان تغییر یافته است اکثر آنها هنوز چنین تصور می کنند که بیشتر به کارکنان گرایش دارند تا به گروه مدیران. نقش دیگری که برای سرپرست در نظر گرفته شده به عنوان کارشناس روابط انسانی است. از دید این نظریه سرپرست یکی از کارشناسانی است که تخصص او به حل و فصل مسائل مربوط می شود. این نظریه بیشتر در سازمان هایی که تا حد زیادی متمرکز است مصداق دارد. با این وجود صرفنظر از نوع سازمان هر گاه از سرپرستان سؤال می شود که عمده ترین مسائل شغلی خود را مشخص کنید به طور ثابت همیشه از مسائلی مانند انگیزش کارکنان و تضاد میان افراد نام می برند و به این ترتیب به نقش ضروری خود به عنوان کارشناس روابط انسانی اعتراف می نمایند. در نگرشی که از نظریات مختلف درباره ی نقش سرپرست چه از دیدگاه تاریخی و چه از دیدگاه فعلی به عمل آمد پنج نظریه عمده مشخص گردید که عبارت بودند از: عضو مؤثر، فرد واسطه، فرد حاشیه نشین، کارمندی دیگر و کارشناس روابط انسانی. اگر چه امروزه تا حدودی کلیه این نظریات درباره ی نقش سرپرست مصداق دارد با این وجود به منظور بهبود موقعیت سرپرست در کارایی مؤثر باید کوشش شود که نقش اصلی او به صورت نقش عضو مؤثر در کادر مدیریت درآید . [1]

وظایف سرپرستی:
نظر به اینکه سرپرستی پل ارتباطی بین مدیران میانی و نیروهای عملیاتی خط مقدم کار است، سرپرست کسی است که وظیفه هدایت، رهبری، نظارت و کنترل زیردستان را برای اطمینان از حصول کار به عهده میگیرد. در یک دسته بندی وظایف ذیل برای سرپرستان ارائه شده است :
1- اتخاذ روش و تعیین اهداف و دست بر نداشتن از هدف تا رسیدن به آن .
2- تعیین و تدارک ابزار کار و آماده سازی محیط کار و ایجاد فضای مطبوع و مناسب به منظور تأمین بهداشت و ایمنی محیط کار .
3- اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی، تعیین وظایف کارکنان سطح عملیاتی و تعیین زمانبندی و زمان سنجی کارها . 4- ایجاد ارتباط مؤثر و برقراری روابط انسانی در سازمان و هماهنگی و ارتباط صحیح میان واحدها .
5- آموزش دادن وارائه الگوهای صحیح مهارت های فنی و حرفه ای لازم به زیردستان .
6- ایجاد انگیزش و رضایت مندی کارکنان جهت تحقق اهداف سازمانی با استفاده از نفوذ در زیردستان و تشویق و ترغیب آن ها در انجام وظایف سازمانی .
7- هدایت و رهبری، راهنمایی و ارشاد و نصیحت کردن زیردستان و ارائه الگوی رفتاری مناسب به آن ها . 8- نظارت و کنترل مستمر افراد و زیردستان و تقویت روحیه ی خود کنترلی در افراد .
9- ارزشیابی و ارزش گذاری بر عملکرد افراد و مقایسه عملکرد موجود با اهداف و تعیین میزان انحراف از هدف و انجام اقدامات اصلاحی و انتخاب معیار مناسبی برای تشویق، پاداش، جایزه و تنبیه .
10- توانایی بهبود روشها و تغییرپذیری و تحول در سازمان به منظور رشد و تعالی و پویایی سازمان.
در دسته بندی دیگر وظایف عمده ای که باید توسط سرپرستان انجام گيرد، بصورت زیر دسته بندی شده:
1- خلاقیت و نوآوری: خلاقیت عبارت است از به کارگیری توانایی های ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید. ضرورت و پیشنیاز هر گونه تحول عینی و ملموس و نوآوری مادی و فیزیکی( در حکم سخت افزار) وجود و پیدایش فکر و مفهوم جدید و مجموعه ای از اندیشه ها، الگوها، نظریه ها و روش های جدید یعنی خلاقیت و در واقع ( نرم افزار) است. نوآوری ( ابداع) یعنی کاربرد فکرهای جدید . خلاقیت با ساختن و یافتن فکرهای جدید سروکار دارد و نوآوری در کاربرد این فکرها و تبلور آن در یک نمود و مصداق مشخص. سرپرستان خلاق غالباً از سایرین متمایز هستند. همچنین سرپرستان میتوانند مشوق یا بازدارنده خلاقیت افراد باشند زیرا یکی از مهمترین راههای ظهور نوآوری و خلاقیت به وجود آوردن فضای محرک خلاقیت است.
2- مسئله یابی و برنامه ریزی: سرپرستان از دو طریق مستقیم( انحراف از تجربیات گذشته، انحراف از برنامه تعیین شده، پیشی گرفتن رقبا) و غیر مستقیم( از طریق کارکنان، از طریق مافوق ها، از طریق ارباب رجوع یا مشتری) از وجود مسئله و مشکل در محیط کار خود آگاه و مطلع می شوند .
3- رهبری، انگیزش و ایجاد تعهد در کارکنان: رهبری وقتی تحقق می یابد که شخصی بخواهد شخص دیگری را به منظور میل به هدف های پیش بینی شده تحت تأثیر قرار دهد و تعهد، روحیه و وفاداری کارکنان برای گردش کار سازمان از اهمیت زیادی برخوردار است .
4- انتخاب و گزینش کارکنان: در فرآیند استخدام کارکنان، سرپرستان فرصت آن را می یابند که آزمون های کتبی را برگزار کنند و یا معرفی نامه ها و گواهی نامه های افراد داوطلب را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهند. آنچه برای آن ها ممکن و در جای خود مؤثر است اجرای یک مصاحبه استخدامی از ناحیه سرپرستان در قبال داوطلبان معرفی شده از واحد متمرکز امور استخدامی است .
5- آموزش کارکنان: آموزش عبارت است از انجام عملیاتی که منجر به ایجاد و ارتقای دانش، مهارت و رفتارهای مطلوب در نیروی انسانی می شود و استعدادهای بالقوه آنان را شکوفا می نماید . نیروی انسانی برای انجام کار مؤثر و وظایف و مأموریت های خود باید از دانش، مهارت، توانایی و رفتارهای اجتماعی لازم و نگرش های مناسب برخوردار باشد و آموزش وسیله ی شناخته شده ای است که برای تأمین آن ها مورد استفاده ی سازمان قرار می گیرد .
6- ارزشیابی عملکرد زیردستان: فرآیند رسمی آگاه کردن کارکنان از تشخیص نتایج مثبت و منفی عملکردشان را ارزشیابی می نامند. راهبری ارزشیابی عملکرد یکی از مهم ترین وظایف سرپرستان است . [2]

مهارت ها و توانایی های سرپرستی:
مهارت های سرپرستی: سرپرستان برای ایفای نقش خویش باید از سه مهارت اساسی برخوردار باشند، مهارت به توانایی های قابل پرورش و مشخص که در عملکرد و ایفای وظیفه منعکس می شود اشاره می کند:
        الف- مهارت فنی: به دانایی و توانایی به کار بردن دانش، روش ها، فنون و ابزاری که لازمه ی انجام وظایف و ورزیدگی در کاربرد فنون خاص است اطلاق می گردد و از طریق تجربه، تحصیل و کارورزی کسب میشود . ویژگی های بارز مهارت فنی آن است که به بالاترین درجه ی شایستگی و خبرگی در کار می توان دست یافت زیرا این مهارت را می توان به صورت دقیق، مشخص و قابل اندازه گیری تعیین نمود.
         ب- مهارت انسانی: به توانایی و قدرت تشخیص در کار کردن با زیردستان و انجام دادن کار به وسیلۀ آنها که شامل درک و فهم انگیزش و به کار بردن رهبری مؤثر و تأثیرگذاری بر رفتار کارکنان است، اطلاق میگردد . مهارت انسانی در نقطه ی مقابل مهارت فنی است .
ج- مهارت ادراکی: به توانایی درک و فهمیدن پیچیدگی های کل سازمان و آگاهی از اینکه آیا خود شخص مناسب شرایط سازمان عمل می کند یا نه اطلاق می گردد . (مدیران ردۀ سرپرستی از مهارت فنی و مدیران ردۀ عالی از مهارت ادراکی و مدیران ردۀ میانی به یک نسبت از مهارت ادراکی و فنی تخصصی برخوردارند) . [4]







توانایی های هفتگانه ی سرپرستی :
1- توانایی استعداد سازماندهی و کارآفرینی .     2- توانایی انگیزش کارکنان .     3 - توانایی ایجاد کار استاندارد شده .      4- توانایی ایجاد شرایط کار جمعی. 5- توانایی تصمیم گیری .     6- توانایی یادگیری روابط مؤثر.    7- توانایی برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان . [3]

منابع چهارگانه ی سرپرستی:
سرپرستان برای اداره ی امور سرپرستی به منابع چهارگانه ی زیر نیازمندند :
1- منابع اطلاعاتی: شامل برنامه ها، آئین نامه ها و دستورالعمل ها .
2- منابع مادی: شامل اشیاء، وسایل، امکانات و تجهیزات مورد نیاز سازمان نظیر ساختمان، زمین و غیره .     3- منابع مالی: شامل بودجه و اعتبارات و سرمایه های مالی سازمان .
4- منابع انسانی: شامل افراد و کارکنان که به عنوان عنصر حیاتی و سرمایه ی اصلی سازمان محسوب میشوند و جزء مهم ترین و اثربخش ترین منابع سازمانی به شمار می روند .
کاربرد هر یک از منابع چهارگانه گامی مؤثر در مسیر تحقق هدفهای سازمانی است. در عصر حاضر برخورداری از سازمانهای کارآمد در سبک زندگی بسیاری از افراد مسئله ای اصلی تلقی میگردد لیکن مشکل اساسی اداره امور سازمانها این است که سرپرستان باید منابع چهارگانه ی اطلاعاتی، مادی، مالی و انسانی را که غالباً محدود و ناهماهنگ میباشند شناخته، آن ها را هماهنگ نموده و در جهت تحقق هدفها به کار گیرند. [1]

ویژگی های اخلاقی سرپرست ایده آل:
سرپرست برای انجام وظایف و پاسخگویی مسئولیت هایی که به عهده دارد لازم است، این خصوصیات شخصیتی را دارا باشد و در خود تقویت نماید تا به مقام سرپرست ایده آل نائل آید :
    شایستگی و امانتداری: یعنی داشتن مهارت هایی نظیر دانش، بینش و اخلاق و رفتار پسندیده با زیردستان.
    شخصیت: برخورداری از ویژگی های شخصیتی نظیر هوش، ذکاوت، خلاقیت و درک صحیح از خود و دیگران از مهم ترین ویژگی هایی که مدیر، رهبر و سرپرست را در بین زیردستان و پیروان ارجحیت می دهد .
    شور و اشتیاق به کار: شور و اشتیاق به کار و رسیدن به هدف باید در رفتار سرپرست ظاهر گردد و تنها به اظهار علاقه و اشتیاق نباید اکتفا شود .
    شهامت و جسارت: سرپرست در رهبری کارکنان و اداره ی کارها باید شهامت داشته باشد و از خطرات و یا شکست خوردن نهراسد .
    اعتماد به نفس: در تصمیم گیری اطمینان از صحت اطلاعات ضروری است .
    صداقت، وفاداری، خیرخواهی، خوش قولی: سرپرست لایق به قول و حرف خود پایبند است و افراد به او اعتماد دارند. وفای به عهد موجب آرامش خاطر و دلگرمی کارکنان می شود . در گفتار صادق و نسبت به دیگران خیرخواه است .
    مهربانی و همدلی: سرپرست لایق برای ایجاد دوستی و محبت، به علایق زیردستان پاسخ مناسب دوستی را با دوستی می دهد و در برابر رفتارهای غلط واکنش مناسب نشان می دهد و با رعایت روابط انسانی صمیمیت لازم میان افراد ایجاد می نماید . [4]

اصول هفتگانه ی سرپرستی:
در بعضی منابع اصول هفتگانه ای برای سرپرستان بیان نموده اند که به اهم آنها می پردازیم :
اصل 1: وظایف و مسئولیت های افراد باید کاملاً روشن باشد: معمولاً وقتی کسی به کاری گمارده می شود قبل از هر چیز باید بداند از او چه می خواهند و وسایل و مأموریت های او کدامند .
اصل2: افراد باید در انجام وظایف خود هدایت شوند: از کسی نمی توان توقع داشت که در دنیای بی اطلاعی کار کند، هر مستخدمی علاقه مند به آگاهی از وقایعی است که در سازمان رخ می دهد و با کار او ارتباط دارد، سرپرست باید از آنچه واقع شده یا قرار است واقع شود کارکنان خود را آگاه سازد .
اصل3: کار رضایت بخش مستخدم باید مورد تشویق قرار گیرد: افراد مایل اند از خدمات صادقانه ی آنان تقدیر به عمل آید و مسلماً وقتی خدماتشان مورد توجه قرار گیرد، بهتر و با علاقه ی بیشتر کار خواهند کرد . بهتر است تشویق در جمع صورت گیرد .
اصل 4:کار نامطلوب باید مورد انتقاد قرار گیرد: انتقاد باید خصوصی باشد، عیبجویی در حضور دیگران صرفنظر از هر عاملی دیگر ممکن است سبب رنجش سایرین شود. در هر حال انتقاد باید جنبه ی سازندگی داشته باشد. اصل 5: به مستخدمین باید میدان داد تا بتوانند مسئولیت های بیشتر را بپذیرند : سرپرست موفق کسی است که قبلاً خود را آماده نماید تا شخص با کفایتی را جانشین خود نماید و نگذارد به جریان امور او لطمه وارد آید . اصل 6: کارکنان باید برای پرورش استعدادها و نوآوریها در کار خود ترغیب شوند: سرپرست کاردان کسی است که افراد تحت سرپرستی خود را برای فرا گرفتن معلومات، عقاید و افکار جدید، ترغیب و تشویق نماید. این کار مستلزم دارا بودن تخصص و ابتکار است . سرپرستانی در کار موفق اند که بتوانند افکار افراد تحت سرپرستی خود را به کار بیندازند تا با استفاده از پیشنهادات و عقاید جدید آنان، روز به روز، بر حسن جریان کار بیفزایند. اصل7: محیط کار باید بهداشتی و مصون از استرس های روحی و روانی باشد: آخرین اصلی که اغلب کمتر به آن توجه می شود، اصل بهداشتی و مصونیت محیط کار مستخدم است. بدون شک اجرای این اصل یکی از مسئولیت های سرپرست است. بسیاری از سرپرستان نه تنها در انجام کارهای کم خطر به این مورد توجه ندارند بلکه در کارهای خطرناک هم توجهی به مسئله ی مصونیت نمی نمایند. در نتیجه، گاه و بی گاه با مشکلات عمده ای روبرو می شوند که با اندکی توجه می تواند از بروز مشکلات جلوگیری نمایند. [2]

مسئولیت های سرپرستی:
« مسئولیت» رسالت خطیری است که به عهده ی سرپرست در قبال وظیفه ای که بر عهده وی گذاشته اند و باید بر اساس نیاز پاسخگو باشد.در رده ی سرپرستی می توان به سطوح مختلفی اعتقاد داشت که مهم ترین آن ها را شامل سرپرستی سطح اول، سرپرستی سطح دوم، سرپرستی قسمت و سرپرستی کارها می دانند. از طرف دیگر سرپرست در برابر بالادستان، زیردستان، همکاران،کار و محیط کار مسولیت خطیر دارد. به هر حال نقش و مسئولیت سرپرست را باید به عنوان یک فرد کلیدی و اثربخش تلقی نمود، سرپرستان نسبت به سایر مدیران سازمان ها موقعیت دشوارتری دارند چون سرپرستان سنگ نگهدارنده ی سقف سازمان هستند، سرپرستان نقطه ی پرگار مدیریتند و با موقعیت خاص خود موجبات استحکام سازمان شده و حیات، سلامت و بقای آن را تضمین می نمایند و اگر سرپرستان به درستی نقش و مسئولیت خود را ایفا نکنند خطرات جبران ناپذیری بر سازمان وارد خواهد شد. ( در اینجا لازم به ذکر است که : « نقش» به مجموع انتظارات و توقعات از مدیر و رلی است که وی ایفا می کند).
سه حیطه ی مسئولیت سرپرستان عبارت است از :1- تولید.                2- افراد.                     3- دقت .
به طور کلی مسئولیت های سرپرستان به شرح زیر می باشد :
1- تعیین نمودن تعداد پرسنل مورد نیاز در واحد تحت سرپرستی .
2- انتخاب نمودن نیروهای جدید .
3- گماشتن کارکنان به مشاغل خاص و ویژه .
4- تصمیم گیری در خصوص نرخ مناسب دستمزد پرداختی به کارکنان .
5- تشریح و تعیین شرایط و موقعیت کار برای نیروهای جدید الاستخدام .
6- دادن آموزش های مورد نیاز به کارگران جدید الاستخدام .
7- ارزیابی عملکرد و آموزش دادن به نیروهای قدیمی .
8- انتقال دادن کارکنان، به حالت تعلیق درآوردن یا توصیه جهت اخراج کارکنان .
9- موافقت کردن با درخواست های مرخصی و غیبت کارکنان .
10- تعیین تناسب پاداش های پرداختی .
11- اختیار لازم داشتن جهت برقراری حق اضافه کاری.
12- اعلام موافقت در خصوص بخش هایی از برنامه های خاص سازمان، برقراری حق مأموریت و تعطیل کردن بخش هایی از کار و فعالیت .
13- اجرای قوانین و مقررات شرکت .
14- حفظ ایمنی شرایط محیط کار .
15- رسیدگی به تصادفات و حوادث .
16- ارتباط و اطلاع داشتن از موضوعات مطرح شده .
17- ارتباط و پیوند اولیه با مسائل و مشکلات شخصی کارکنان .
18- نگهداری و راه اندازی سیستم بایگانی .
19- گزارش نمودن کار، فعالیت و رخدادها .
20- ایجاد روابط حسنه با افراد برای رسیدن به نتیجه ی خوب . [5]
دلایل عدم موفقیت سرپرستان:
1- عدم ایجاد جو دوستانه در محیط کار تا کارکنان بتوانند آزادانه صحبت نمایند .
2- ناآگاهی نسبت به این امر که پیشرفت کار یک شرکت تنها در سایه همکاری همه اعضا آن حاصل شود.      3- استفاده نکردن از تجربیات و اطلاعات دیگران .
4- عدم به کارگیری افراد زیردست در رفع موانع و محدودیت های پیش آمده .
5- نداشتن نگرش مثبت نسبت به کارکنان . [1]

انتظارات و توقعات افراد از سرپرستان:
هر فردی از جامعه ای که در آن زندگی می کند انتظاراتی دارد و هنگامیکه وارد سازمان شده و در آن شاغل می شود به طور طبیعی این انتظارات متوجه کارفرما یا مدیریت سازمان می گردد. انتظارات افراد بی شمار و متفاوت است ولی برخی از آن ها مشترک بوده و به عنوان انتظارات واقعی و قابل قبول شناخته می شوند. این گروه از توقعات، انتظارات اساسی نامیده می شوند که عبارت اند از : رفتار انسانی، شناسایی شخصیت، تأمین(جانی، مالی، شغلی )، پیشرفت، فرصت برای نشان دادن ابتکار و کار با ارزش . واقعیت این است که توقعاتی که ذکر شد در همه ی انسان ها وجود دارد ولی میزان یا شدت توقعات در افرا یکسان نیست. در هر موقعیت و شرایطی یک یا چند انتظار اهمیت بیشتری پیدا می کند و عواملی موجب می شود که گرایش ما نسبت به یک انتظار کمتر یا بیشتر گردد . عوامل تغییر دهنده ی توقعات افراد عبارت اند از: سن، تحصیلات، تجربه، نوع و شرایط کار، وضع جسمی، وضع مالی، هوش و استعداد، جنسیت، فرهنگ و خانواده . [5]

منابع قدرت و ابزارهای سرپرستی:
مهمترین منابع قدرت که برخورداری از آنها رمز موفقیت اساسی برای سرپرستان محسوب میگردد عبارتند از: الف- قدرت در اجرا: سرپرست باید در به کارگیری زیردستان و قدرت اجرایی فعالیت سازمان از دید و نگرش جامع برخوردار و دارای تفکر وسیع در مسائل سازمانی باشد .
ب- قدرت در تجزیه و تحلیل مسائل و حل مشکلات: برای رسیدن به این هدف، شناختن مسائل،جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها برای پیدا کردن بهترین راه حل از میان راه حلها برای حل مشکل مهم است. ج- قدرت تعهد و وجدان کاری بین کارکنان: عملکرد یک سرپرست خوب متکی بر صداقت، راستگویی و وجدان کاری اوست، سرپرست باید خود الگویی مثبت در تمام این زمینه ها برای کارکنان و زیردستان باشد . د- قدرت در تعلیم و تربیت: سرپرست همیشه آموزشگر و تعلیم دهنده است، آموزشگری که آموزش آن در هر مرحله جنبه ی راهنمایی، ارشاد و هدایت را دارد .
ه- قدرت در ایجاد اعتماد و همکاری: در این زمینه باید با نفوذ در قلوب زیردستان و مدیریت به دل ها و قلبها و برخورد پسندیده اعتماد دیگران را جلب کرد .
و- قدرت در ایجاد انگیزش در کارکنان: فراهم نمودن فضا و شرایطی که تمایلات شخصی کارکنان را برآورده سازد و افراد را از کشیده شدن به سوی یأس و ناکامی که نتیجه ی رفتار منفی زیردستان است بر حذر دارد . ز- قدرت در ایجاد ارتباط خوب انسانی: برقراری ارتباط مناسب انسانی در سازمان، ایجاد همدلی و تفاهم، نوعدوستی و وفاق ملی از مهم ترین مسائلی است که سرپرستان با برقراری روابط صمیمی و حسنه و به عنوان پل ارتباطی بین کارکنان، کارگران و کارمندان با مدیران فرادست می توانند ایجاد نمایند. [6]

تئوری هایی در زمینه ی سرپرستی:
سه تئوری مدیریت سرپرستی(سه رویکرد در سرپرستی) که نسبتاً مدرن بوده و عمدتاً از رویکردی« تجربی» و نه « فلسفی» ناشی شده اند عبارت اند از:
الف) تئوری رسمی یا سفت و سخت: سابقه ی این تئوری حداقل به زمان حضور سلسله مراتب کلیسای کاتولیک روسی ها و یا لشکرکشی های پروس بر می گردد. این تئوری معتقد به اتوکراسی( خود محوری) یا تصمیمات یک جانبه است، بر اساس این تئوری، نه تنها « بهره وری» تنها هدف سازمان است بلکه برای انجام هر کار « یک بهترین راه» نیز وجود دارد.
ب) تئوری احساسی یا شادی: سرپرستان پس از جنگ جهانی دوم اغلب به وضوح می گفتند که« کارگر شاد و خوشحال، کارگری سودمندتر است» و می کوشیدند تا به هر نحو ممکن و معقول، استفاده از مزایای جانبی را تشویق کنند. در این تئوری، احساسات افراد بسیار مهم اند، آن باعث تشکیل سازمان های غیر رسمی میشوند که می تواند به کاهش شدید تولید و یا افزایش آن به حدی بالاتر از حد تصور منجر شود .
ج) تئوری حساسیت یا شیرینی و روشنایی: این تئوری رویکردی است که با « بهبود یا توسعه ی سازمانی» در ارتباط است و در ده سال گذشته بویژه در دانشکده های بازرگانی مورد توجه خاص بوده است. « کرت لوین» اولین طرفدار این رویکرد توافقی همگانی و طرفدار سرسخت رهبری دمکراتیک است. این تئوری توسعه ی سازمانی معتقد است که یکی از محدودیت های اصلی افراد و اثربخشی آن ها در روابط گروهی، فقدان حساسیت نسبت به احساسات دیگران ( و احتمالاً حتی به احساسات خود) است . به طور کلی می توان گفت که اگر « حساسیت » اصلی ترین مشخصه ای است که افراد باید به آن توجه داشته باشند، در این صورت    « مشارکت» در تصمیم گیری استراتژی فائق در مدیریت خواهد بود. بنابراین به طور خلاصه در این تئوری تأکید بر اعتماد متقابل و تبادل آزادانه ایده ها و احساسات و بر تبادل اطلاعات برقراری ارتباطات در سراسر زمان و بالاخره بر آنچه اصطلاحاً « پژوهش کاری»4 نامیده می شود، است. [4]

نقش سرپرستان در سازمان:
در مطالعه ی احوال بشر هیچ گروه و ملتی را نمی یابیم که در زندگی موفق و پایدار باشند و زندگی کرده باشند مگر به داشتن قیم و رئیس که آنها را در امور مادی و معنوی هدایت گر باشد. ضرورت دانش و مدیریت و سرپرستی منحصر به زمان حاضر نبوده و نیست از زمان پیدایش مدیریت تا به امروز، مدیریت و سرپرستی دستخوش تغییرات چشمگیری شده است با پیشرفت علم، تکنولوژی و فناوری اطلاعات، وجود کارکنان لایق و آموزش دیده که از سطح توقعات بالا برخوردارند سرپرستان را در زندگی شغلی و سازمانی با چالشی روزافزون روبرو ساخته تا جایی که بیشتر وقت سرپرستان به رتق و فتق امور زیردستان و حل مشکلات آن ها می گذرد و امروزه سرپرستی را سنگ بنای سازمان و نقطه ی پرگار مدیریت و بی شک حلقه ی ارتباطی بسیار مهم در زنجیره ی مدیریت و سازمان به شمار می آورند که موجب بقا و استحکام سازمان می گردند. اداره ی امور سازمان و برخورد با کارکنان و زیردستان و هنر انجام کار توسط آن ها برای تحقق هدف های سازمانی از وظایف خطیر سرپرستان به شمار می رود. در هر سازمان اداری، تولیدی، صنعتی، خدماتی، آموزشی و درمانی مسئولیت حفظ و صیانت، آموزش و بهسازی نیروی انسانی، هدایت و رهبری، نظارت و کنترل فعالیت کارکنان به عنوان مؤثرترین رکن اساسی سازمان یعنی « انسان» به عهده ی مدیران سرپرستی است . سرپرستان وظیفه دارند تمام نیروهای انسانی را با هر هدف و منظور در زیر چتری به نام سازمان برای رسیدن به اهداف مشترک سازمانی هدایت و سرپرستی نمایند .
قبل از هر موضوعی بایستی به یک نکته اشاره کرد که واژه هایی که در رابطه با سرپرستی ارائه می گردد در موقعیت های خاص سازمانی تغییر می کند و تمام این واژه ها به صورت کلی یک مفهوم مترادف دارند:      1- رئیس هیئت مدیره.   2-رئیس گروه.   3- رئیس واحد یا بخش.   4- مدیر عملیاتی.    5- سرپرست .    این مفاهیم ما را به سه شاخص هدایت می کند که بر اساس این شاخص ها می توان تعیین نمود که یک فرد را می توان سرپرست تلقی کرد یا خیر و اساساً جدا از عنوان شغل، می توان آن را یک شغل سرپرستی قلمداد کرد یا خیر؟ این سه شاخص عبارتند از: 1- قضاوت مستقل. 2- داشتن اختیار تصمیم گیری و بکارگیری آن . 3- طبیعت کار اساساً فکری و ذهنی است یا فیزیکی . یک سرپرست برای ایفای نقش خود با چهار زمینه در ارتباط است که آنرا به شکل « E3C » نشان می دهند. لذا چالشهای یک سرپرست شامل موارد زیر میباشد :
مشتری       Customer = C
جامعه                                                 Community = C
شرکت Company = C
کارکنان     Employee = E
روش مفید برای فهم و درک شغل یک سرپرست این است که ببینیم مدیران عالی چه انتظاراتی از او دارند . برای بیان مفاهیم سرپرست و تعیین جایگاه او، ابتدا باید رده های مدیریت در سازمان را مورد بررسی قرار دهیم تا موقعیت سرپرستان در سازمان روشن گردد. سطوح مدیریت عبارت اند از:

الف- سطح مدیران عالی(ارشد): مدیران عالی معمولاً کار سیاست گذاری، تعیین خط مشی و برنامه ریزی، تصمیم گیری، آینده نگری و سایر موارد کلان مربوط به سازمان را بر عهده دارند و نوع کار آن ها بیشتر از نوع مهارت ادراکی و ذهنی است .
ب- سطح مدیران میانی: مدیران میانی برنامه ها و سیاست های کلی سازمان را از گروه مدیران بالاتر از خود دریافت می کنند و پس از تبدیل به برنامه های اجرایی در اختیار سرپرستان قرار می دهند . کارشان مدیریت بر سرپرستان است و نقش حلقه ی واسطه را میان مدیریت عالی و مدیران عملیاتی(سرپرستی) به عهده دارند و از مهارت ادراکی( ذهنی) و فنی تخصصی نسبتاً یکسانی برخوردارند .
ج- سطح مدیران عملیاتی(سرپرستی): مدیران سرپرستی به طور مستقیم با کار عملیات اجرایی اصلی که هدف سازمان است، در ارتباط هستند و با ارباب رجوع و مشتریان سروکار دارند و بیشتر وقتشان به حل و فصل مسائل جاری طی می شود. این گروه از مدیران سرپرست نامیده می شوند. واژه ی سرپرست در برابر واژه ی لاتین سوپروایزر « Supervisor » به کار گرفته شده است . این مدیران از مهارت های ادراکی پائین تر و از مهارت فنی تخصصی بالاتری برخوردارند. از میان مدیران سازمان، سرپرستان هستند که به طور مستقیم با کارکنان اجرایی و عملیاتی در ارتباط هستند به همین علت سرپرستان را مدیران خط مقدم « جبهه کار» نیز نامیده اند و آن ها را مدیران بلافصل نیروهای عملیاتی می دانند . [3]

سطوح مدیریت در سازمان
بنابراین سرپرست یک مدیر اجرایی و عملیاتی است که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را بر عهده دارد .
نتیجه گیری:
سرپرستی را باید هنر مدیریت و نوعی رهبری دانست زیرا هنر جلب مشارکت زیردستان برای انجام فعالیتهای سازمانی است. سرپرست کسی است که امور گروهی از افراد و اداره ی یک واحد سازمانی را به عهده دارد .    طبعاً « رئیس» هم یک سرپرست است زیرا کارهای سازمان را توسط افراد انجام می دهد . اداره کنندگان، مدیران و رؤسا همه سرپرست اند، کارفرما نیز به نوعی سرپرست است زیرا اداره ی گروهی از کارگران و کارمندان را در خط مقدم کار و تولید به عهده دارد.
نیاز به سرپرستی، امری ضروری است و تضمین، بقا و حیات سازمان به سرپرستی بستگی دارد و در هر حال سرپرست ایده آل سرپرستی است که بتواند با توجه به موقعیت و شرایط کاری طوری رفتار کند که به بالاترین سطح کارایی زیردستان و پیروان دست یابد .

منابع
1-    اصول سرپرستی سازمان، سید رسول موسویان، چاپ سوم، پائیز 1386 .
2-    اصول سرپرستی، سیده جمیله مدرسی سریزدی، چاپ اول 1386 .
3-    سرپرستی اثربخش در کارخانه های صنعتی، دکتر سید رسول آقا داود ، چاپ اول 1381 .
4-    اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان، تألیف حسن سلطانی و یوسف کشاورز، چاپ اول 1380.
5-    اصول و مبانی مدیریت (در جهان معاصر) ، تألیف دکتر مهدی ایران نژاد پاریزی، چاپ اول 1385، چاپ دوم 1387 .
6-    سایت اینترنتی google و سایت اینترنتی باشگاه اندیشه .
7-    قرآن کریم، سوره ی سجده، آیه ی 5 .

1- مدرس دانشگاه آزاد اسلامي واحد خمين
Email : [email protected]
2- كارشناس حسابداري

اصول سرپرستي و سرپرستي سازمان در بهبود مديريت عالي سازمان

مطالب مشابه :

اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان

اصول سرپرستی

آموزش اصول سرپرستی

برنامه‌ریزی

اصول سرپرستی

کلیات ومفاهیم سرپرستی

اصول سرپرستي و سرپرستي سازمان در بهبود مديريت عالي سازمان

اصول و مبانی سرپرستی و بهبود سازمان

چاپ كتاب اصول سرپرستي سازمان