جزوه درس مبانی سازمان و مدیریت

مبانی سازمان و مدیریت

”بيشتر مديران امروز بايد چنين احساس كنند كه در يك هواپيماي بسيار سريع در حال پرواز هستند و همزمان با آن در حال ساخت چنين هواپيمايي مي باشند“.

تعریف سازمان

گروهی متشکل از دو یا چند تن که در محیطی با ساختار منظم و از پیش تعیین شده برای نیل به ‌‍‎‏‍اهداف گروهی با یکدیگر همکاری می‌کنند.

تعریفی دیگر از سازمان:

1) يك نهاد اجتماعي است؛

2) كه مبتني بر هدف مي باشد؛

3) ساختار آن بصورتي آگاهانه طرح ريزي شده است و داراي سيستمهاي فعال و هماهنگ است؛

4) با محيط خارجي ارتباط دارد.

دلایل اهمیت سازمان:

براي دستيابي به هدفها و نتيجه هاي مورد نظر،منابع لازم را تهيه و تأمين كند.

كالاها و خدمات ره به صورتي كارا و با راندماني بالا توليد و ارائه كند.

نوآوري را تشويق و تسهيل نمايد.

از كامپيوتر و تكنولوژي نوين استفاده كند.

خود را با عوامل محيطي و در حال تغيير وفق دهد و بر آنها اعمال نفوذ كند.

به آنچه مورد نظر مشتريان،مالكان و كاركنان است ارج نهد و بر ارزش آنها بيفزايد.

بكوشد تا با چالشهاي حاصل از ناهمگوني نيروي كار دست و پنجه نرم كند،مسائل اخلاقي را رعايت نمايد و موجب انگيزش،تشويق و هماهنگي كاركنان شود.

ابعاد طرح سازمان

ابعاد ساختاري: پيچيدگي،تخصصي بودن،داشتن استاندارد، سلسله مراتب اختيارات، رسمي بودن، متمركز بودن،حرفه اي بودن و نسبتهاي پرسنلي.
ابعاد محتوايي: اندازه،تكنولوژي،محيط،اهداف و استراتژي سازمان و فرهنگ.

(1-ابعاد ساختاري):

n پیچیدگی:مقصود از پيچيدگي تعداد كارها يا سيستمهاي فرعي است كه درون يك سازمان انجام مي شود يا وجود دارد.ابعاد پيچيدگي عبارتند از عمودي،افقي و فضايي.

يچيدگي عمودي: تعداد سطح در سلسله مراتب اختيار؛
پيچيدگي افقي: تعداد مشاغل؛
پيچيدگي فضايي: محل ها و مناطق جغرافيايي.

n تخصصی بودن:يعني اينكه سازمان مزبور تا چه اندازه يا چه درجه اي كارها و فعاليتهاي خود را به وظايف جداگانه و تخصصي تقسيم كرده باشد.

n داشتن استاندارد:به موردي اطلاق مي شود كه بسياري از كارهاي مشابه به روشي يكسان و همانند انجام شوند.

n سلسله مراتب اختیارات:يعني هر يك از افراد بايد گزارش كار خود را به چه كسي بدهند.

سلسله مراتب اختيار،حيطۀ كنترل هر مدير را مشخص مي كند.

n رسمی بودن:اسناد و مداركي كه در سازمان وجود دارد؛در اين اسناد روشها، شرح وظايف،مقررات و سياستهايي را كه سازمان بايد رعايت و اجرا نمايد،نوشته شده است.

n متمرکز بودن:به آن سطح از اختيارات گفته مي شود كه قدرت تصميم گيري دارد. متمركز: اگر تصميم گيري در سطوح بالاي سازمان صورت گيرد. غير متمركز: اگر تصميم گيري به سطوح پايين تر تفويض گردد.

n حرفه ای بودن:به سطح تحصيلات رسمي و آموزش كاركنان اطلاق مي شود. اگر در يك سازمان،كاركنان براي گرفتن شغل بايد دوره هاي آموزشي بلندمدت را طي كنند،مي گويند كه سازمان بسيار حرفه اي است.

(2_ابعاد محتوايي):

ü اندازه:اندازۀ سازمان عبارت است از بزرگي آن كه بصورت تعداد افراد يا كاركنان مشخص گردد.بزرگي را مي توان با توجه به يك واحد خاص، يك دايره، يك بخش يا كل سازمان مشخص كرد.

ü تکنولوژی سازمان:عبارت است از ماهيت زيرسيستم توليد که شامل عمليات و روشهاي فرآيند توليد مي شود.

ü محیط:شامل عواملي مي شود كه در خارج از سازمان وجود دارند.برخي از اين عوامل: صنعت،دولت،مشتري عرضه كنندگان كالا و مؤسسات مالي.

ü اهداف و استراتژیهای سازمان:معمولاً هدفها بصورت اسناد نوشته مي شوند كه بيان كننده و نشاندهندۀ مقصود غايي و هميشگي شركت مي باشند. استراتژي عبارت است از يك برنامۀ عملي كه به موجب آن شيوۀ تخصيص منابع و فعاليتهاي شركت در رابطه با محيط و در راه نيل به هدفهايش تعيين مي گردد.

ü فرهنگ:نشاندهندۀ مجموعه اي از ارزشها،باورها،هنجارها و تفاهم هايي است كه سازمان در آنها با كاركنان وجوه مشترك دارد. فرهنگ سازمان چيز نانوشته اي است ولي با توجه به شعارها، جشنها،نوع لباس و نماي سازمان قابل مشاهده است.

انواع سازمان

l سازمان‎های انتفاعی و غیر انتفاعی

l سازمان‎‎های تولیدی و خدماتی

l سازمان‎‎های دولتی و خصوصی

سازمان‌های انتفاعی:

سازمان‌هایی هستند که با هدف کسب سود تشکیل می‌شوند.

سازمان‌های غیر انتفاعی:

این سازمان‌ها، با اهداف اجتماعی، فرهنگی، مذهبی و سیاسی تشکیل می‌شوند مانند اتحادیه‌های کارگری و انجمن‌های مذهبی.

سازمان‌های تولیدی:

این سازمان‌ها از مواد خام یا مواد اولیه برای تولید کالا استفاده می‌کنند.مانند کارخانه‌های تولید کفش و تلویزیون.

سازمان‌های خدماتی:

این نوع از سازمان‌ها خدمات ارائه می‌کنند مانند خدمات مشاوره عمومی و خدمات پزشکی.

سازمان‌های دولتی:

این نوع سازمان‌ها تحت کنترل دولت هستند.

سازمان‌های خصوصی:

این نوع سازمان‌ها بجای کنترل دولت توسط افراد یا بخش دولتی کنترل می‌شوند.

تعریف مدیریت:

فرآیند برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت بر کار اعضای سازمان و کاربرد کلیه منابع قابل دسترسی برای رسیدن به هدف‌های تعیین شده سازمان.

1)محیط داخلی:

عواطف

ارزشها

اعتقادات

منافع کارکنان

منافع سهامداران

2)محیط خارجی:

مواد اولیه

پول

انرژی

اطلاعات

نیروی انسانی

انواع مدیران:

1) از نظر سطح سازمانی:

مدیران عملیاتی

مدیران میانی

مدیران عالی

2) ازنظر فعالیت‌های سازمانی:

مدیران وظیفه ای

مدیران عمومی

تعاریف مدیران عملیاتی، میانی و عالی:

مدیران عملیاتی(خط اول):

مدیران در این سطح مستقیما مسئول تولید کالا و خدمات هستند مانند سرپرستان.

مدیران میانی:

این مدیران به طور مستقیم به مدیران رده بالا گزارش می‌دهند و پل ارتباطی میان مدیران عالی و عملیاتی هستند.

مدیران عالی:

گروه کوچکی از مدیران را تشکیل می‌دهند. واین مدیران اهداف، خط‌مشی‌ها و راهبردهای سازمان را تشکیل می‌دهند.

تعاریف مدیران وظیفه‌ای و مدیران عمومی:

مدیران وظیفه‌ای(تخصصی) :

کارکنانی با مهارت‌های ویژه در زمینه خاص مانند حسابداری، امور پرسنلی و غیره.

مدیران عمومی:

مسئول کلیه وظایف و فعالیت‌هایی هستند که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌شود مانند تولید، بازاریابی و امورمالی.

مهارت‌های مورد نیاز مدیران:

1)مهارت‌های ادراکی

2)مهارت‌های انسانی

3)مهارت‌های فنی

مهارت‌های ادراکی:

این مهارت به مدیر امکان می‌دهد که سازمان را به صورت یک کل در نظر بگیرد و روابط متقابل بخش‌های مختلف و چگونگی تاثیر تغییر هر قسمت در کل سازمان را پیش‌بینی کند.

مهارت های انسانی:

این مهارت به مدیر امکان می‌دهد تا با افراد، در کنار آنها و به طور موثر با آنها کار کند. مدیران در همه سطوح به این مهارت نیازدارند.

مهارت‌های فنی:

این مهارت‌ها به معنی توانایی به کار بردن ابزار، شیوه‌ها و دانش مورد نیاز برای اجرای یک زمینه تخصصی است.

وظایف مدیر:

1)برنامه‌ریزی

2)سازماندهی

3)هدایت

4)نظارت

5)خلاقیت

تعریف نقش:

نقش یعنی الگوهای رفتاری مورد انتظار از هر فرد در یک واحد اجتماعی.

نقش‏های مدیریتی:

نقش‌های ارتباطی:

• تشریفاتی ، شامل: وظایف تشریفاتی و نمادین

• رهبری ، شامل: آموزش، ایجاد انگیزه و هماهنگی دیگران

• رابط، شامل:

• توسعه روابط با افراد خارج از محیط کار

نقش اطلاعاتی:

• ارزیاب ، شامل: جمع‏آوری اطلاعات از منابع مختلف

• توزیع‌کننده، شامل: انتقال اطلاعات به سایر مدیران

• سخنگو ، شامل: انتقال اطلاعات به افراد خارج سازمان

نقش تصمیم‌گیری:

• نوآور،شامل: تغییر اساسی برای اصلاح واحدها و استفاده ازفرصت‏ها

• آشوب زدایی، شامل: ایجاد تغییرات برای حل مسایل غیرقابل پیش‏بینی

• تخصیص‌دهنده منابع، شامل: تصمیم‏گیری در این‏باره که کدام مدیر یا پروژه چه مقدار از کدام منابع دریافت کند.

• مذاکره کننده،شامل: گفتگو با افراد خارج از سازمان برای جلب حمایت آن از اهداف سازمان

مکتب ماکیاولی در مدیریت:
که اساس آن بر:

- پرهیز مدیر از رفتارهای اخلاقی است.

- به اعمال زور متکی است.

- متکی به شبکه های قدرت داخلی و خارج سازمان.

- به حیله و تزویر متوسل می شود.

- تظاهر به دین داری .

- عمل بر خلاف گفتار.

- عادلانه و غیر عادلانه برایش مفهومی ندارد.

-هدف وسیله را توجیه می کند.

نظریه مدیریت علمی :

بنیان گذار فردریک ونیسلو تیلور1900

این سیستم شامل 5 اصل اساسی است :

1- جاگزینی اصول علمی به جای محاسبات سر انگشتی

2- کسب هماهنگی در فعالیت های گروهی به جای تشتت در عمل

3- جلب همکاری افراد به جای آشفتگی حاصل از فرد گرایی

4- کار و تلاش برای به حداکثر رساندن بازده

5- سعی و تلاش به منظور ارتقای سطح رشد تمام کارکنان برای ترقی روزافزون خود و سازمانشان

هدف نظریه مدیریت علمی:

تعریف جنبه‌های مختلف رابطه میان ماشین –کارگر. برای رسیدن به این هدف، بجای تاکید بر روش‌های سنتی کار، مجموعه‌ای از مشاغل کارگری را تحلیل وزمان و ابزارهای لازم برای انجام کار را نیز مطالعه کردند.

شعار مدیریت علمی انتخاب بهترین روش برای انجام هر کار

شیوه‌های لازم برای تعیین بهترین روش انجام کار:

مطالعات زمان و حرکت، سرپرستی تخصصی ،انگیزه‌های فردی

اصول مدیریت علمی:

1)ایجاد علم واحدی برای اجرای هر جزء کار

2)گزینش علمی کارکنان و آموزش و تربیت آنان

3)همکاری صمیمانه مدیریت با کارکنان

4)تقسیم تقریبا مساوی کار و مسولیت بین مدیران و کارکنان

تغییر در شیوه های تولید( وود وارد):

1- شیوه تولید تکی (واحدی)

2- شیوه تولید مجموعه ای (دسته ای)

3- شیوه تولید انبوه

4- شیوه تولید مکانیزه منسجم

نظریه مدیریت اداری:

نظریه اصول گرایان:

در سال 1917 افرادی چون هنری فایول فرانسوی تجربیات خود را در کار مدیریت به صورت وظایف مدیری منعکس ساختند.

فایول کل سازمان را پیکره ای واحد می دید که فعالیت های آن به 6 دسته تقسيم می شد.

1- فنی ( تولیدی )

2- بازرگانی ( خرید و فروش و مبادله )

3- مالی ( تعیین منابع و مصرف بهینه )

4- ایمنی ( حفاظت از اموال و افراد )

5-حساب داري ( تعیین وضع موجود مالی )

6- وظایف مدیری ( برنامه ریزی، سازمان دهی، فرماندهی ، هماهنگی و کنترل )

وی معتقد است که 5 دسته فعالیت اول مشخص ترند و در نتیجه بیشتر کتاب خود را به تحلیل فعالیت ششم که به وظایف مدیریت مشهور گشته اختصاص داده است.

فایول ضمن بیان این واقعیت که : ؟ در امور مدیریت هیچ چیز مطلق نیست . روش ها و فنونی را که در تجربه بدان رسیده بود و آنها را در تقویت پیکره سازان یا انجام وظایف مدیریت مفید میدانست به عنوان اصول چهارده گانه مدیریت ارائه کرد:

1- تقسیم کار

2- اختیار ( اختیار و مسئولیت باید با هم متناسب باشند )

3- انضباط : اطاعت و تعهد ناشی از توافق های مدیر با کارکنان را انضباط می نامند . (به صورت نوشته باشد یا به صورت حرف و خط و مشی های نانوشته )

4- وحدت فرماندهی

5- وحدت مدیریت : برای اجرای برنامه های واحد باید مدیر واحد وجود داشته باشد . چنین مدیری باید تمام فعالیتش را که دارای هدف یگانه است با هم هماهنگ و رهبری کند .

6- وابستگی منابع فردی به هدف کلی : در هر سازمانی منافع یک عضو یا گروه نباید بالاتر از منافع و هدفهای کلی قرار گیرد؛ مدیر موظف است با قرار دادن الگوهای خوب میان منافع فردی و سازمانی همبستگی ایجاد کند .

7- جبران خدمات کارکنان

8- تمرکز : سازمان مانند سایر ارگانیزم های حیوانی یا اجتماعی به هماهنگی و هدایت از سوی یک سیستم مرکزی نیاز دارند ولی میزان مناسب تمرکز یا عدم تمرکز در فعالیت ها به شرایطی بستگی دارد.

9- سلسله مراتب

10- نظم برای گردش خوب کارها در سازمان ، دستورالعمل نظم برای افراد و تجهیزات چنین است:

الف) افراد: انتخاب صحیح و قرار دادن ایشان در جای مناسب خویش

ب) اشیاء: انتخاب صحیح تجهیزات و استفاده از آنها در جای مناسب

11- عدالت

12- ثبات

13- ابتکار عمل

14- احساس یگانگی

سهم عمده فایول در مطالعه مدیریت در تمایزی است که میان کار مدیری با ؟ فعالیت های فنی – تجاری و مالی تامل شده است. تلاشهای او توسط سایرین پی گیری شد و فعالیت های خاص مدیری با همان تاکید و با بیان ودقیق تری از وظایف صورت گرفت .

تعریف اختیار:

حق دستور دادن و به اجرا درآوردن آن را با کمک پاداش یا تنبیه گویند.اختیار به سه طریق صورت مشروعیت پیدا می‌کند:اختیار سنتی- اختیار شخصیتی - اختیار عقلایی-قانونی

نهضت روابط انسانی(نظریه نئوکلاسیک):

مطالعات هاثورن

نگرش رفتاری

نتیجه‌گیری از مطالعات هاثورن:

1)انسانها اساسا بوسیله نیازهای اجتماعی برانگیخته می‌شوند.

2)انسانها از فشار اجتماعی گروه همکاران بیشتر از تشویق و کنترل متاثر می‌شوند.

3)انسانها به همان اندازه که مدیریت سازمان به ارضای نیازهای اجتماعی می‌پردازند نسبت به آن پاسخگو و متعهدند.

نهضت روابط انسانی مبلغ اندیشه‎های زیر شد:

1)حرمت و شان انسان باید در محیط کار احیا شود.

2)هدف‌های کارکنان باید درجهت رفاه کارکنان باشد.

3)در مدیریت و تصمیم‌گیری از مشارکت گروهی افراد استفاده شود.

4)با تغییر در ساختار سازمان امکان آزادی عمل و ابتکار داده شود.

5)اهمیت و جایگاه گروهها در محیط کار بدرستی شناخته شود.

نگرش سیستمی:

این نگرش تقریبا از سال 1960 به بعد در مدیریت مرسوم شد . طرفداران این نظریه معتقدند که نگرش سیستمی بهترین طریق برای وحدت بخشیدن مفاهیم و نظریه‌های مدیریت و دستیابی به نظریه‌ای جامع است.

عناصر کلیدی در نگرش سیستمی:

تعریف سیستم: مجموعه ای از اجزاست که با ارتباط و پیوند متقابل یک کل واحد را تشکیل می‌دهند و نقش معینی ایفا می‌کنند.

سیستمهای فرعی: اجزایی که کل سیستم را می‌سازند سیستمهای فرعی می‌نامند.

سیستمهای باز و بسته: سیستمی که با محیط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد سیستم باز نامیده می‌شود.

سیستمی که با محیط اطراف خود کنش متقابل نداشته باشد سیستم بسته نامیده می‌شود.

مرز سیستم:هر سیستمی مرزی دارد که آن را از محیط اطرافش جدا می‌کند.

هم‌افزایی:یعنی اینکه هر مجموعه بزرگتر از اجزای تشکیل دهنده آن است.

بازخورد:کلید نظارت سیستم است و برای حفظ تعادل پویای سیستم ضروری است.

نگرش اقتضایی(نگرش موقعیتی)

اساس نگرش اقتضایی بر این استوار است که یک الگوی مدیریت برای همه موقعیتها به عنوان بهترین راه وجود ندارد.

متغیرهای اقتضایی:

1)الزامات محیط خارجی سازمان

2)فناوری

3)افرادی که برای سازمان کار می‌کنند

تصمیم گیری:

انتخاب یک راه از میان راههای مختلف و در حقیقت بهترین راه برای نیل به اهداف.

خط مشی:

خط‌مشی ها راهنمای تصمیم‌گیری‌اند و چارچوب وسیعی را ایجاد می‌کنند که مدیران باید در محدوده آنها تصمیم های آتی را اتخاذ کنند.

روش ها:

روشها شیوه‌های مشخص،یا گامهایی معین را برای اجرای فعالیت‌های آینده تعیین می‌کنند و راهنمای عمل‌اند.

قوانین:

اقدامات الزامی ویژه ای را معین می‌کنند(بایدها و نبایدها).

فرآیند تصمیم گیری:

1-تعریف مسئله

2-ارزیابی راه‌حلها

3-اتخاذ تصمیم(انتخاب راه‌حلها)

4-اجرای تصمیم

5-ارزیابی نتایج

انواع مسئله:

1-خوش ساختار

2 – بدساختار

انواع تصمیمات:

1-برنامه‌ریزی شده

2-برنامه‌ریزی نشده

مزایای تصمیم‌گیری گروهی:

1)فراهم کردن اطلاعات بیشتر و کامل‌تر

2)ایجاد راه‌حلهای بیشتر

3)پذیرش بهتر یک راه‌حل

4)افزایش مشروعیت

معایب تصمیم‌گیری گروهی:

1)صرف وقت بیشتر

2)تسلط اقلیت

3)فشار برای هماهنگی

4)مسئولیت مبهم

فنون تصمیم‌گیری گروهی:

طوفان مغزی: از مشهورترین فنون برای ایجاد خلاقیت است زیرا فن نسبتا ساده‌ای است که فشارهای وارد برای هماهنگی در گروه را کاهش می‌دهد تا ایجاد راه‌حلهای تازه به تاخیر نیفتد.

قوانین طوفان مغزی:

هیچ عقیده‌ای مورد انتقاد قرار نمی‌گیرد.

هر چه عقاید بنیادی‌تر(رادیکال‌تر)باشند بهتر است.

کمیت ارائه عقیده مورد تاکید است.

اصلاح عقاید بوسیله دیگران تشویق می‌شود.

گروه اسمی:در این روش اعضای گروهی که در موضوع مورد نظر برای تصمیم‌گیری صاحب نظر و مجرب هستند گرد هم می‌آیند.

فن دلفی:در این روش برای تصمیم‌گیری در یک مورد خاص گروهی از افراد صاحب نظر را انتخاب و نظرات آنان را با پرسشنامه جویا می‌شوند.

ملاقاتهای الکترونیکی:این روش جدیدترین شیوه تصمیم‌گیری گروهی است و روش گروه اسمی را با فناوری پیشرفته کامپیوتر درهم می‌آمیزد.

مزایای اصلی ملاقاتهای الکترونیکی:

گمنامی – درستکاری - سرعت

جزوه درس مبانی سازمان و مدیریت

مطالب مشابه :

مدیریت استراتژیک

مدیریت زنان

مدیریت چیست و گروه مدیریت کجاست؟

مبانی مدیریت:

زنان در عرصه مديريت

دانلودنمونه سوال درس مبانی سازمان و مدیریت/اصول سازمان و مدیریت - مبانی مدیریت و سازماندهی - اصول مد

جزوه درس مبانی سازمان و مدیریت

نامه های اداری

دانلود مجموعه مقالات مدیریت