جزوه درس مدیریت اسناد وگزارش نویسی مالی

بسماللهالرحمنالرحيم

جزوه درسمدیریت اسناد وگزارش نویسی مالی

فاضل رحیم

بخش اول

الف) امور دفتري و بايگاني

امور دفتري عبارت است از عملياتي كه حاصل از اين موجب برقراري نظم و ترتيب در مكاتبات و گردش نامه ها ( فرم ها، ارسال و مراسلات، گزارش ها، و دستورالعمل ها) در سازمان گرديده و هم آهنگي و متحداشكل شدن اقدامات را بوجود مي آورد.دفتر سازمان بين واحدهاي اداري سازمان و هم چنين بين اين واحدها و روسا و مديران، ارتباطات اداري، برقرار و حفظ مي كند. بنابراين امور دفتري دو هدف را تعقيب مي كند:

1) ارتباطات داخل و خارج واحد سازمان

2) مركز نگهداري سوابق.

ب) دريافت و " ثبت " و توزيع نامه هاي وارده و صادره.

پ) مراقبت و كنترل توليد و ايجاد اسناد.

ث) تشخيص و تفكيك اسناد با ارزش از اوراق و انتقال اسناد با ارزش به سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران.

ج) طبقه بندي و تنظيم و انتخاب سيستم بايگاني متناسب با احتياجات و نوع عمليات سازمان با مديريت اسناد است.

هدف و وظيفة مديريت اسناد

از جمله وظايف مديران اسناد براي انجام اين مهم مي توان به موارد زير اشاره نمود:

1- ايجاد استانداردها براي كنترل، نگهداري، امحاء يا حفاظت از اسناد دولتي.

2- ارائه خدمات مشورتي و آموزشي در زمينه‌هاي:

- رعايت قوانين، نظامنامه‌ها و سياستهاي دولتي

- تهيه فهرست اسناد و ارزشيابي (تهيه جداول زماني نگهداري)

- نگهداري و امحاء اسناد

- بايگاني اسناد

- حفاظت و مرمت اسناد.

3- طراحي سيستمهاي مرتبط با ايجاد و نگهداري اسناد:

- تجهيزات بايگاني، تهيه فهرستها و اندكسهاي راهنماي اسناد و بازيافت اسناد.

- تجهيزات بايگاني راكد، تهيه فهرستها و اندكسهاي راهنماي اسناد راكد، بازيافت اسناد و دوربينهاي ميكروگرافيك.

- تجهيزات مورد لزوم و راهنماهاي نگهداري اسناد الكترونيك.

- نقشه‌هاي حفاظت از اسناد حياتي و نقشه‌ مقابله با خطرات، بازيابي و مرمت اسناد.

5- تهيه ميكروفيلم و ميكروفيش از اسناد (پرونده‌هاي پشتيبان).

6- تهيه امكانات نگهداري اسناد به شيوه‌ برون سازماني در مراكز اسناد.

رويه ها و ابزارهاي مديريت اسناد

براي نظارت كمي و كيفي بر اين مراحل، مديريت اسناد با استفاده از ابزارهايش به اجراي قانون مي‌پردازد. در مواردي سيستم مديريت اسناد حتي پيشنهاداتي را در خصوص تغيير يا اصلاح اين قوانين ارائه مي‌كند.

از جمله مهمترين رويه‌ها، فنون و ابزارهاي مديريت اسناد، مي‌توان به اختصار به موارد زير اشاره نمود.

- مديريت گزارشها (شامل نحوه توليد و تعيين يا تغيير رسانه مورد نياز براي گزار‌شها، نامه‌ها، آيين‌نامه‌ها و ... از طريق پيشنهاد و انتخاب بهترين مواد براي ثبت و نگهداري آن اطلاعات در مرحله توليد، و استفاده از استانداردها (از قبيل جنس، قطع، ...)؛ نظارت بر توليد اسناد و جلوگيري از ايجاد اسناد غير مرتبط و غير ضروري از طريق توسعه و تفسير و بكارگيري سياستها و رويه‌هاي سازماني و قانوني و جلوگيري از دوباره كاري در واحدها؛ تعيين تعداد نسخه‌هاي مورد نياز براي سند.

- مديريت فرمها (بررسي فرمها و فرم‌نامه‌هاي مورد استفاده، حذف فرم / فرم‌نامه‌هاي غيرضروري و جلوگيري از ايجاد فرم/ فرم نامه‌هاي غير ضروري، تغيير و اصلاح فرم/ فرم نامه‌هاي موجود، طراحي فرم/ فرم‌نامه‌هاي جديد، مشخص نمودن نسخه‌هاي مورد نياز، نگهداري فرم / فرم نامه‌ها به منظور يكسان سازي و كاهش مكاتبات و تسهيل در امر ارزشيابي).

- مديريت مكاتبات (دريافت و ارسال نامه‌ها، ثبت نامه‌ها، گزارش مكاتبه‌ها در واحدهاي سازماني، دسترسي به اسناد در مرحله استفاده،... از طريق دفاتر، اندكسها، راهنماها و فرمهاي مربوط).

- مديريت اطلاعات (پردازش اطلاعات و شيوه‌آن، شيوه‌هاي تكثير اطلاعات، مديريت ريزنگاره‌ها، مديريت فايل‌هاي كامپيوتري، گردش اطلاعات،...)

- مديريت بايگاني (طراحي و انتخاب سيستم و شيوه مناسب و كارآمد بايگاني اسناد، انتقال اسناد به بايگاني نيمه جاري و راكد، انتقال به مركز اسناد، تعيين مدت نگهداري اسناد، دسترسي به اسناد در مراحل نيمه جاري و راكد، نقل و انتقال پرونده‌ها،...)

گذشته از موارد اشاره شده بايد به نقش قوانين آرشيوي در كارآمد ساختن برنامه مديريت اسناد اشاره نمود. براي اين منظور، بايد چند نكته اساسي در قانون آرشيو لحاظ شود:

- حق بازرسي آرشيو و مديران اسناد

- كنترل بر ارزشيابي

- امحاء و انتقال

- استانداردها و راهنماها

- آموزش كاركنان بخش‌هاي مرتبط با اسناد در دستگاهها

- آماده كردن نقشه‌هاي استراتژيكي بلند مدت براي تعيين اولويتهاي برنامه مديريت اسناد

- برنامه ريزي براي تامين و توسعه منابع مورد نياز (از جمله نيروي انساني، ساختمان، بودجه و تجهيزات مورد نياز) براي اجراي صحيح برنامه مديريت اسناد و نقشه‌هاي استراتژيك

- سنجيدن برنامه مديريت اسناد در عمل و ارزيابي كارآمدي و صرفه اقتصادي آن و انجام هرگونه تغييرات مورد نياز ساختاري.

- توسعه سياستها، رويه‌ها، سيستمها و ساختارها به منظور تداوم بخشيدن به نگهداري برنامه مديريت اسناد.

اصلهاي بنيادي مديريت اسناد

سري اسناد

سري اسناد به عنوان اصلي پايه در تمام بحثهاي مديريت اسناد و همة جداول زماني نگهداري و امحاء مورد استفاده مي‌باشد. يك سري سند، بدنه سند يا مدركي است كه ممكن است همراه هم به عنوان يك واحد در سرتاسر چرخه حيات سند، نگهداري و بايگاني شود.

اسناد هر«سري»، به همديگر وابسته و مربوط هستند زيرا آنها از مرحله نگهداري، گردآوري يا روند بايگاني ناشي ‌شده‌اند: همان عمل، همان فعاليت‌، همان شكل (يا دارا بودن شكل مشابه)، داشتن محتواي مشابه يا مرتبط و يا به دليل داشتن وابستگيهاي ديگري كه ناشي از ايجاد، دريافت و يا استفاده از سند مي‌باشد.

جزوه درس مدیریت اسناد وگزارش نویسی مالی

مطالب مشابه :

جزوه درس مدیریت اسناد وگزارش نویسی مالی

مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

دانلود جزوات مکاتبات اداری

نمره مدیریت اسناد و گزارش نویسی مالی

دانلود پروژه فناوری اطلاعات در مدیریت

دانلود پروژه فناوری اطلاعات در مدیریت