کلیات مکاتبات اداری بازرگانی قسمت اول

كتاب اول<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

(نسخه جدید مکاتبات جدید بارزگانی )

مؤلف: غازی صانعی

برخلاف تصور كه مي گويند باطن بايد درست باشد ظاهر چه اهميتي دارد درمكاتبات بازرگاني نه تنها باطن كار بايد درست باشد بلكه ظـــاهر هم بايد كاملا رعايت شود. فراموش نشود كه مكاتبات به زبان انگليسي انجام مي گيرد و ضرب المثل قديمي يا مكن با پيلبانان دوستي يا بنا كن خانه اي در خورد پيل در اين مورد صادق است. وقتي كسي با خارجي ها مراوده برقرار مي سازد آ نهم در اموربازرگاني بايد مماشات كند و رعايت آداب و رسوم بنمايد. بنابراين از نوع كاغذ گرفته تا جمله بندي همگي بايد مو به مو به مورد اجرا درآيد.

در مكاتبات به زبان انگليسي نظم و ترتيب وتميزي حايز كمال اهميت است و اين آراستگي از طريق انتخاب نو ع كاغذ و نحوه تايپ مطالب آغـــاز مي شود. با توجه به اين گفته كه تا مرد سخن نگفته باشد عيب و هنرش نهفته باشد (سعدي)، نامه هم سخن گفتن است ومثل هر كاري نياز به تمرين و ممارست دارد ولي بخشي از نامه نگاري قواعد است و ضوابط و در نتيجه دستيابي به آن بسرعت مقدور ميباشد. اين قواعد به دو دسته كلي تقسيم ميشوند:

لوازم تحرير و فرمت نامه

كاغذو اندازه ها

بطور كلي كاغذ و پاكت بايد از نوع مرغوب باشد. اندازه كاغذ در نامه‌هاي خصوصي با قاطعيت تعيين نميشود. بنابراين هركس به سليقه خود و با توجه به رابطه اش با مخاطب اندازه كاغذ و رنگ آن را انتخاب مي كند. در نامه هاي اداري رنگ كاغذ سفيد واندازه آن معمولاٌ برابر است با 8 ½ x 11 اينج يا 5/21 در 28سانتيمتر. در ضمن كاغذ هايي هم بابعاد زير موجود است:

148 x 210 mm; 7 ¼ x 10 ½ inch; 8 ½ x 13 inch; 8 ½ x 14 inch; 210 x 297 mm; 182 x 257 mm; 257 x 364 mm;

ابزار تحرير

ابزار تحرير قديم و جديد عبارت اند از قلم و دوات و ماشين تحرير و كامپيوتر. شناخت و طرز كار با اين وسايل مبحثي است جداگانه. ولي باختصار ميگويد كه با پيشرفت صنعت كامپيوتر و اينترنت و مولتي ميد يا و ايميل و مسائل امنيتي ايميل، باحتمال قريب به يقين كاغذ و پاكت و پست معمولي و پيك بزودي برچيده خواهد شد. ولي تا آن زمان هنوز بخاطر احتياط و محافظه كاري مسؤلين و عدم وجود تآمين كافي و نامرئي بودن اطلاعات روي ديسك وديسكت بچشم افراد نا وارد بامور كامپيوتري، مطالب مورد مخابره بايد بروي كاغذ هم منتقل شود. ولي پيشرفت هاي فعلي و آتي، روش هاي سنتي و متكي به تجربه بشر را منسوخ نميكند. كما‌اينكه برنامه هاي كامپيوتري بنام Word Processing هنوز هم براساس شيوه‌هاي ديرينه بنا شده است. آنچه ذيلاٌ در مورد فرمت و ابعاد و فواصل ارائه خواهد شد همگي در شمارسواد قبلي و مورد نياز صنعت كامپيوتر قرار دارد. خلاصه اينكه هر جاگفته ميشود كاغذ در واقع شامل تصويرروي صفحه مونيتور كامپيوتر هم ميشود.

طرح استقرار مطالب بروي كاغذ

فرمت نامه هاي انگليسي

با توجه به اينكه هر نامه از شش بخش به شرح زير بوجود مي آيد:

سربرگHeading/Letterhead–

نشاني گيرنده–Inside Address

خطاب مؤدبانه –Salutation

متن– Body

ختم مؤدبانهComplimentary Close–

مجموعه امضا Signature–

طرز قرار گرفتن اين شش بخش بر كاغذ استاندارد مكاتباتي ايجادچهار شكل يا فرمت بشرح زيرمينمايد:

Full Block

Modified Block

Modified Semi-Block

Indented

توضيح: هر بخش نامه در حكم يك پاراگراف است و طبق قاعده حداقل فاصله بين دوپاراگراف متوالي دو فاصله است و فاصله در اين مبحث عبارت است مقدار فضايي كه بين دو سطر متوالي در مكاتبه ايجاد ميشود كه برحسب ميليمتر بيان نميگردد بلكه معادلست با هر آن فاصله‌اي كه درجه ماشين تحرير يا كامپيوترپس از قرار گرفتن روي عدد يك با توجه به فونت انتخابي بوجود ميآورد.

کلیات مکاتبات اداری بازرگانی قسمت اول

مطالب مشابه :

شیوه نگارش نامه اداری

امکانات ویرایش 8.1 سیستم اتوماسیون اداری بایوتک

کلیات مکاتبات اداری بازرگانی قسمت اول

طرح های مختلف کاربردی در سیستم اداری و مدیریتی

دانلود هدر های بسیار زیبا برای سایت شما هدر زیبا