مباني اسناد و گزارش نويسي 1

دانشگاه جامع علمي كاربردي

نيمسـال دوم

91 - 90

كليات:

مكاتبات اداري يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است كه در نهايت قسمت عمده ي آن به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل مي شود. بطور كلي با توجه به اهميت ارتباطات بصورت اعم و مكاتبات اداري بصورت اخص لازم است به نقش و اهميت اين قسمت در هر سازماني پي برده شود.

در هر سازماني واحدي بنام دبيرخانه يا دفتر وجود دارد كه وظايف عمده ي آن عبارت است:

1- برقراري رابطه ي اداري سازمان با واحدهاي داخلي و ساير سازمانهاي خارجي از طريق تبادل اطلاعات مكتوب.

2- تهيه ي نامه هاي اداري ، نگهداري و در دسترس قراردادن مكاتبات و اسناد مورد نياز اصول گردش مكاتبات شامل ايجاد، مراحل گردش ، بايگاني مكاتبات و در نهايت امحاء اسناد غير ضروري مي باشد.

تعاريف و اصطلاحات؛

مديريت اسناد:

عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به اسناد و مدارك مورد نياز از مرحله ي ايجاد نامه تا اقدام آن و همچنين امحاء اسناد زائد. بطور كلي مديريت اسناد از شش شاخه به شرح زير تشكيل مي شود:

1- مديريت ارسال و مراسلات.

2- مديريت فرم ها.

3- مديريت گزارش ها.

4- مديريت دستورالعمل ها.

5- مديريت مكاتبات.

6- مديريت اسناد.

مديريت ارسال و مراسلات ؛

مجموعه روشهاي عملياتي كه براي نگهداري، تنظيم و طبقه بندي اسناد به منظور تسريع و تسهيل مراجعه به آنها صورت مي گيرد، اتلاق مي گردد.

مديريت فرم ها ؛

هرگاه فرم هاي مختلفي در يك سازمان استفاده شود، بدليل حجم بالاي كار و همچنين حفظ وحدت رويه در استفاده از فرم ها، لازم است طبق ضابطه ي خاصي، فرم ها بصورت استاندارد و يكسان به مرحله ي اجرا درآيند، بطور كلي هدف اصلي اين بخش عبارت است: 1- جلوگيري از ايجاد فرم هاي غير لازم يا تكراري. 2- درهم آميختن فرم هاي مشابه براي تشكيل فرم هاي جامع تر. 3- ايجاد مشخصات يكنواخت و مطلوب براي نوع كاغذ و نوع فرم ها.

مديريت گزارش ها ؛

يكي از وظايف عمده ي هر سازمان جمع آوري اطلاعات است و نهايتاً تهيه ي گزارشهاي مالي و غير مالي از درون اطلاعات ارائه شده ميباشد. مشكل اساسي در اين مورد تنوع و اختلاف گزارش هاي ارائه شده بوده و هدف اين قسمت اين است كه اين اطلاعات در حد مطلوب و كافي و حتي الامكان استاندارد ارائه شود.

مديريت دستورالعمل ها ؛

هدف از اين شاخصه ايجاد شيوه ي قابل اطميناني است كه با استفاده از آن بتوان به كليه ي قوانين ، مقررات و دستورالعمل هاي لازم دست يافت.

مديريت مكاتبات ؛

به منظور تأمين اهداف زير در هر سازماني انجام مي شود:

1- اصلاح كيفيت نامه هاي اداري.

2- ايجاد ضوابط و معيارهاي صحيح.

3- به كار بردن روشهاي نو، براي مديريت انبوه نامه ها.

4- تسهيل نگارش اداري از طريق تهيه و توزيع نامه هاي يكسان براي قسمت هاي مختلف سازمان.

تعريف لغوي سند ؛

سند در لغت به معني تكيه گاه و هر چيزي است كه بتوان به آن استناد كرد. در فرهنگ اداري حاصل خدمت و كاري است كه از طرف افراد و سازمان ها بصورت نوشته يا صورتهاي شناخته شده تهيه و تنظيم شده باشد.

اركان سند ؛

اعتبار هر سند به ترتيب اولويت به شرح زير ميباشد:

1- امـضــاء ، 2- تـاريــخ ، 3- شمــاره ، 4- مهـر سازمـان.

امضاء كننده يا پاراف كننده ي نامه مسئول متن و محتواي نامه است.

تاريخ هر نامه در بعضي موارد، اعتبار زماني آنرا بيان مي كند. مانند تاريخ اجراي مفاد يك بخشنامه.

شماره ي نامه براي رعايت نظم و سهولت مراجعه به آن است.

سند بدون امضاء فاقد ارزش بوده و اصطلاحاً انرا ورق مي نامند، به استثناء اوراق بهادار دولتي.

پاراف چيست؟

به علامت و نشانه اي كه مسئول يك واحد در ذيل اسناد و مكاتبات بعنوان رؤيت يا تأييد مطالب مي گذارد پاراف مي گويند. به عبارتي نوعي امضاء موقت ميباشد.

ارزش اسناد :

ارزش اسناد از ديدگاههاي مختلف قابل طبقه بندي بوده و نوع طبقه بندي آنها بستگي به نحوه ي كاربرد و استفاده آن سند دارد. اسناد از نظر ارزش طبق طبقه بندي زير تقسيم مي شود:

1- ارزش اسناد براي سازمانهاي دولتي يا ساير مؤسسه ها از لحاظ اجراي وظايف.

2- ارزش اسناد براي عموم مردم از نقطه نظر فايده ي علمي ناشي از اطلاعات.

3- ارزش اسناد براي محققان و پژوهشگران در فعاليتهاي تحقيقاتي.

فلسفه ي سند نويسي :

هدف از نوشتن اسناد، استوار ساختن اساس مالكيت و امنيت قضائي است. از اينرو قضاوت صحيح بر مبناي سند و مدارك مورد قبول استوار است. طبق ماده يك قانون شهادت قضائي به هيچيك از عقود و تعهدات نمي توان فقط به شهادت شفاهي يا استشهاد استناد كرد.

انواع سند :

از نظر درجه و آثار حقوقي اسناد به 3 دسته ي زير تقسيم مي شوند:

1- سند رسمي. 2- سند عادي. 3- سند لازم الاجرا.

سند رسمي بايد شرايط زير را دارا باشد:

1- نزد مراجع رسمي تنظيم شده باشد.

2- صلاحيت معمول تنظيم سند، در تنظيم آن محرز باشد.

3- در تنظيم آن مقررات مربوطه رعايت شده باشد.

اصطلاح لازم الاجرا براي اسنادي بكار برده مي شود كه بموجب قانون به آن قدرت قانوني داده شده باشد. مانند قانون صدور چك.

تعريف سند از نظر اداري:

به هر نوع سابقه اي كه به صورت مكتوب براي انجام وظايف اداري توسط كاركنان آن سازمان و در حدود وظايف مصوب، ايجاد، دريافت و يا صادر شده باشد، سند اداري گفته مي شود. در صورتيكه از طرف مقامات مسئول در هامش نامه هاي اداري دستور بايگاني صادر شده باشد يا دستور اقدام صادر شده باشد، اسناد قابل بايگاني مي گويند. نسخه ي مخصوص بايگاني ، نياز به دستور بايگاني ندارد و بايگان موظف است آن نامه ها را بايگاني نمايد.

تعريف سند از لحاظ حقوقي و قضائي:

از لحاظ حقوقي سند وسيله ي اثبات حق است و عبارتست از هر نوع نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد. منظور تز نوشته يا خط علامت است كه روي صفحه خود را نشان مي دهد و مبين پيام يا مفهوم خاصي است.

تعريف سند از نظر قانون سازمان اسناد ملي ايران:

سند عبارتست از كليه ي مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكس ها و ساير اسنادي است كه در دانشگاه و دولت تهيه، صادر و يا دريافت مي شود و بطور مداوم يا غير مداوم در تصرف دولت است و از لحاظ اداري، مالي، سياسي، فرهنگي و غيره، داراي ارزش ميباشد.

نامه اداري:

به كليه ي مكاتباتي كه براي وظايف محوله به يك سازمان و توسط يكي از پرسنل آن سازمان و طي فرم هاي مخصوص و تشريفات اداري خاص تهيه شده باشد نامه اداري گفته مي شود. در تهيه ي نامه ي اداري نكات زير بايد مورد توجه قرار گيرد:

1- روي فرم و كاغذ اداري سازمان مربوطه نوشته شود.

2- محتوي آن با وظايف سازمان مرتبط باشد.

3- اصول نگارش مورد توجه قرار گيرد.

4- مقررات اداري در تهيه، ثبت و صدور آن رعايت شود.

يادداشت اداري:

اگر نامه ي اداري بصورت پيام يا اطلاع باشد، يادداشت اداري ناميده مي شود. نكته ي مهم در يادداشت اداري درج امضاء و تاريخ ميباشد و معمولاً بصورت دست نويس مبادله مي گردد.

انواع نامه هاي اداري:

يكي از طبقه بندي هاي مهم مكاتبات اداري بر اساس مرجع صدور نامه مي باشد. از اين طيف مكاتبات به نامه هاي وارده و نامه هاي صادره تقسيم مي شوند. طبقه بندي ديگر از لحاظ سطح دسترسي افراد به نامه ها انجام مي گيرد كه در اين طيف با طبقه بندي اسناد به كلي سري، سري، خيلي محرمانه، محرمانه طبقه بندي مي شود.

نامه وارده:

به كليه ي نامه هائي كه از خارج سازمان يا واحد دريافت مي شود نامه ي وارده اطلاق مي شود.

نامه ي صادره:

تمامي نامه هائي كه از سازمان يا واحد تهيه كننده به خارج از سازمان فرستاده مي شود نامه هاي صادره گفته مي شود.

اسناد به كلي سري:

شامل مطالبي است كه افشاي غير مجاز آن باعث خسارت جبران ناپذير به منافع ملي كشور گردد. از قبيل اطلاعات حياتي و مهم در مورد پيشرفت هاي علمي يا تكنيكي.2- طرح هاي مهم دولتي.3- كليه ي مسائل امور دفاعي و نظامي.

اسناد سري:

شامل اسنادي كه افشاي غير مجاز آن باعث به خطر افتادن امنيت و يا لطمه ي شديد به منافع عمومي گردد. مانند:

1- كليه ي مثالهاي قبل با اهميت كمتر.

اسناد خيلي محرمانه:

شامل اسنادي است كه افشاء آن باعث ايجاد اشكال در امور اداري و منافعي را براي افراد غير مجاز در بر داشته باشد. مانند اكثر نامه هاي مربوط به ارزيابي كاركنان.

اسناد محرمانه:

شامل اسنادي است كه افشاي آن با درجه كمتر اهميت باعث ايجاد اخلال در امور اداري گردد. اكثر مقررات و آئين نامه هاي داخلي.

نحوه ي ثبت و نگهداري اسناد طبقه بندي شده:

1- مسئوليت نظارت و اجراي دقيق مقررات اين اسناد با دفتر حراست ميباشد.

2- هر برگي از اين اسناد بايد مهر خاص مربوط به خود را داشته باشد.

3- در صورت داشتن صفحات بيش از يك برگ حتماً شماره گذاري صورت گيرد.

4- نحوه توزيع اين نامه ها به دقت كنترل شود.

5- محل ارجاع هر سند در هر سازماني بايد روشن و مشخص باشد.

6- برگ پيش نويس ها و كليه ي مكاتبات مربوط به آن در حكم اسناد طبقه بندي شده ميباشد.

7- اسناد به كلي سري نبايد از سازمان خارج گردد و در مواقع ضروري با رعايت تشريفات خاصي انجام گيرد.

جايگاه سازماني دبيرخانه:

يكي از مهمترين واحدهاي هر سازمان چه در سيستم دستي و چه در سيستم اتوماسيون اداري واحد دبيرخانه ميباشد. اين امر بخصوص در واحد اتوماسيون اداري مشهودتر ميباشد. به عبارت ديگر قلب تپنده يك سيستم سازماني از نظر مكاتبات واحد دبيرخانه ميباشد.

بسته به كوچكي يا بزرگي يك سازمان وظايف و مسئوليت هاي واحد دبيرخانه در يكي از حالت هاي زير امكانپذير ميباشد.

گروه اول:

شامل وزارتخانه ها و سازمانهاي دولتي است كه علاوه بر امور دفتري و ثبت بايگاني و تحريرات و تكثير و امور ترجمه ي دستگاه را نيز انجام مي دهد و تحت عنوان اداره ي دبيرخانه يا دفتر وزارتي زير نظر وزير يا قائم مقام يا معاون كل امور محوله را بصورت متمركز انجام مي دهد.

گروه دوم:

سازمانهائي كه واحد دبيرخانه، زير گروه معاونت اداري و مالي در قلمرو اداره ي كل اداري پيش بيني شده است.

گروه سوم:

بسته بنه نوع سازماندهي و نقش معاونتها و ادارات كل سازمانها، براي هر معاونت يك دبيرخانه مجزا پيش بيني گرديده است كه اين دبيرخانه در مواقع ضرورت با دبيرخانه مركزي بالاترين مقام در ارتباط خواهد بود.

تنوع پست هاي سازماني دبيرخانه:

1- رئيس دبيرخانه. 2- مسئول ثبت نامه ها. 3- مسئول توزيع و ارجاع. 4- مسئول ثبت در دفتر انديكس.

5- مسئول پيگيري نامه ها. 6- نامه رسان.

از طريق روشهاي زمان سنجي و كارسنجي تعداد پست ها و افراد مورد نياز براي هر واحد سازماني تعيين مي كنند.

براي تعيين تعداد كاركنان مورد نياز در امور اداري از فرمول زير استفاده مي كنيم.

( به دقيقه ) زمان لازم هر مرحله * تعداد نامه ها

--------------------------------------- = كل ساعات صرف شده براي انجام كار

كل ساعات صرف شده براي انجام كار

------------------------------------------ = تعداد كاركنان مورد نياز

ساعات كار هر نفر در روز ( به دقيقه )

فصل دوم

شرح روشهاي انجام كار:

بسته به كار و نوع فعاليت هر سازمان نظام دبيرخانه مستقر در صنعت به دو روش متمركز و غير متمركز انجام مي شود.

1- نظام متمركز:

اين نظام طبق تعريف عبارت است از اينكه كليه ي مراحل، ورود، ثبت، ارجاع بايگاني و خروج نامه توسط يك واحد انجام گيرد. مراحل انجام كار در اين واحد به شرح زير انجام مي گيرد:

الف) نامه هاي وارده:

1- كليه ي نامه هاي وارده در اين سيستم توسط شخصي كه مسئول رساندن نامه هاست به متصدي يا مسئول دريافت نامه ها تحويل داده مي شود. اين فرد پس از بررسي و حصول اطمينان از اينكه نامه ي وارده مرتبط با كار سازمان مي باشد نامه را دريافت و در قبال آن رسيدي ارائه مي كند. اين توسط فرم هاي از پيش تعيين شده انجام مي گيرد.

2- پس از دريافت نامه، متصدي دريافت، نامه هاي اداري را از غير اداري تفكيك مي كند.

3- تشخيص و تعيين محرمانگي يا عادي بودن نامه.

4- ملاحظه كردن مشخصات اصلي نامه.

5- ممهور كردن پايين نامه به مهر ورود يا ورود به دبيرخانه.

ب) ارجاع نامه:

پس از انجام برنامه هاي فوق، محل اقدام يا شخص اقدام كننده توسط واحد دبيرخانه در هامش نامه قيد مي شود. لازم بذكر است اين كار بستگي به شرح وظايف و خط مشي هاي سيستم ارتباط مستقيم دارد.

ج) ثبت نامه هاي وارده:

در سيستم متمركز پس از بررسي و تعيين شخص اقدام كننده، جهت سهولت در شناسائي و تفكيك بهتر مراسلات، مشخصات مكاتبات وارده در صفحه يا دفتر وارده ي انديكاتور ثبت مي شود. اين دفتر كه داراي صفحاتي بسته به نياز سازمان ميباشد.

قسمت هاي مختلف دفتر انديكاتور:

1- شماره و رديف. 2- ذكر شماره هاي گذشته. 3- تاريخ. 4- صاحبان نامه ها.

۵ - شرح نامه هاي رسيده. 6- پيوست. 7- ارجاع. 8- شماره و تاريخ نامه هاي رسيده.

قسمت هاي مختلف دفتر انديكاتور صادره:

1- ستون شماره پرونده. 2- عنوان نامه ها. 3- شرح نامه هاي فرستاده.

4- شماره هاي بعد/ گيرنده نامه. 5- پيوست. 6- تاريخ نامه هاي فرستاده.

نامه هاي صادره:

نامه هاي صادره در نظام متمركز به دو صورت زير تهيه و صادر مي شوند:

1- صدور نامه هايي كه در پاسخ نامه هاي وارده باشد. مراحل صدور اين قبيل نامه ها به شرح زير ميباشد:

1- نامه پس از وصول به واحد مربوطه ارجاع و پس از صدور دستور به شخص اقدام كننده ارجاع مي شود.

2- نامه از طريق نامه رسان يا متصدي تحويل نامه به شخص اقدام كننده تحويل داده مي شود.

3- متصدي اقدام پس از مطالعه پيش نويس اقدام خود را تهيه مي كند.

4- پس از تهيه ي پيش نويس انرا جهت اصلاح يا تأييد نهايي براي مدير خود ارسال مي كند.

5- پس از اصلاح وتأييد توسط متصدي تايپ، تايپ شده ونسخه دوم توسط تهيه كننده پيش نويس تأييد ميگردد.

6- پس از امضاي مدير مربوطه نامه جهت ارسال به واحد دبيرخانه تحويل داده مي شود.

7- مسئول دبيرخانه پس از كنترل شماره، تاريخ و امضاء آنرا رسيد مي كند.

8- پس از ثبت انديكاتور صادره، جهت ارسال آن به واحدهاي زيربط و خارج از سازمان اقدام نمود.

2- صدور نامه هايي كه ابتدا به ساكن باشند:

اين نامه ها در پاسخ به نامه هاي وارده نيست، بلكه شرح اقدام يا عملي براي گيرنده ي آن ميباشد. مراحل انجام اينكار به شرح زير ميباشد:

1- پيش نويس نامه پس از تأييد مقام مسئول تايپ مي شوند.

2- نسخه ي دوم توسط تهيه كننده پاراف ( امضاء موقت ) مي گردد.

3- نسخ نامه پس از امضاء مديريت براي صدور به دبيرخانه مركزي فرستاده مي شود.

4- دبيرخانه پس از بررسي نامه و ثبت آن در انديكاتور نسبت به ارسال آن اقدام مي كند.

نظام غيرمتمركز دبيرخانه:

نظام غيرمتمركز عبارت است از شيوه اي كه هريك از واحدهاي سازمان اختيار دريافت و ثبت نامه را داشته باشند. در اين نظام دبيرخانه ي مركزي فقط نقش توزيع كننده ي نامه را خواهد داشت. در اين سيستم تمام مراحل به مانند نظام متمركز عمل مي شود با اين اختلاف كه تمامي مراحل در واحدهائي صورت مي گيرد كه نامه به آنها ارتباط پيدا مي كند بنابراين واحدهاي مربوطه وظايف دبيرخانه را نيز عهده دار هستند.

تعداد نسخه هاي نامه هاي صادره:

هر نامه ي اداري حداقل 3 نسخه به شرح زير دارد:

نسخه اول گيرنده ي اصلي نامه.

نسخه دوم براي بايگاني كل.

و نسخه ي سوم براي بايگاني قسمت تهيه كننده.

بررسي امنيت و شبكه امنيتي و اتوماسيون اداري

نسخه ي چهارم رونوشت يا ساير الحاقات آن.

نحوه ي كدگذاري واحدهاي سازماني:

كدگذاري واحد براي سهولت و شناسائي واحدهاي تهيه كننده و صادركننده ي نامه و همچنين تسريع در ارجاع نامه ها به واحدها ميباشد. انتخاب كد مناسب در جلسه اي متشكل از مسئولان دبيرخانه ها اتخاذ مي شود.

2 روش براي اينكار وجود دارد:

1- كد حروفي. 2- كدعددي.

1- در روش اول از حروف الفبا كه معمولاً براساس حرف اول واحد مربوطه است انجام مي گيرد.

مانند: آ / ح/ ك/ كا ç آ (آموزش) / ح (حسابداري) / ك (كارگزيني) / كا (كارپردازي).

2- كد عددي:

يكي از مناسب ترين روشهاي كدگذاري استفاده از كدعددي ميباشد.

نحوه ي كار يا عمل در اين روش به اين شرح است:

با توجه به نمودار سازماني هر مؤسسه به هر معاونت يا مديريت ارشد يك كد يك (1) يا دو (2) رقمي اختصاص مي يابد و هرچه به واحدهاي پايين تر مي رسيم از كد اصلي ، شماره هاي ديگري منشعب مي شود.

پيگيري مكاتبات:

به منظور پيگيري مكاتبات و كسب اطلاع از اقدامات انجام شده در مورد نامه هاي ارجاعي در سيستم هاي دستي از فرم پيگيري و در سيستم اتوماسيون اداري از منوي پيگيري مكاتبات استفاده مي كنيم.

نحوه ي استفاده از فرم پيگيري بدين شكل است كه نامه هايي كه مورد توجه مديريت جهت پيگيري مي باشند با حرف « پ » در بالاي نامه مشخص مي شود. مسئول ارجاع نامه ها موظف است مشخصات اين نامه هاي خاص را در فرم خاصي كه به همين منظور تهيه شده با ذكر شماره ي نامه، شماره ثبت، فرستنده، موضوع و غيره مشخص كند.

بايگاني مكاتبات اداري:

تعريف بايگاني: بايگاني دو مفهوم جداگانه به شرح زير دارد:

1- بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي، تنظيم و نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك طبق روشي معين است. به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه و زمان بتوان به آن دست يافت.

2- بايگاني به معناي محل نگهداري اسناد بر طبق ضوابط معين و علمي ميباشد.

تعريف پرونده:

پرونده مجموعه ايست از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و تقدم تاريخ دريك پوشه يا كلاسه بايگاني مي شود.

تعريف طبقه بندي از نظر بايگاني:

يكي از اساسي ترين مراحل بايگاني، طبقه بندي اسناد است. طبقه بندي عبارت است از: تقسيم بندي اسناد به دسته هايي كه ميان آنها حداقل يك ويژگي مشترك حاكم باشد.

يك طبقه بندي منطقي بايد شامل ويژگيهاي زير باشد:

1- اطمينان. 2- سرعت. 3- سهولت. 4- قابليت انعطاف.

مديريت اسناد:

تعريف تنظيم اسناد: منظم و مرتب كردن پرونده ها در هر يك از گروه هاي تعيين شده در طبقه بندي اسناد را اصطلاحاً تنظيم مي گويند. در تنظيم صحيح محتويات بايد نكات زير را مدنظر قرار داد:

1- جايگزيني صحيح محتويات.

2- رعايت تقدم و تأخر تاريخ انديكاتور و شماره.

3- بايگاني تنها يك نسخه در پرونده.

4- رعايت مواردي مانند بازگشت، پيرو و عطف سوابق.

اداره امور بايگاني:

براي بايگاني اسناد از ســه (3) شيوه ي زير استفاده مي شود.

1- بايگاني متمركز. 2- غيرمتمركز. 3- پراكنده

نظام بايگاني متمركز:

در اين شيوه، كليه ي امور از قبيل طبقه بندي، كدگذاري، تنظيم و نگهداري پرونده ها در بايگاني مركزي انجام مي گيرد و ساير واحدهاي سازمان مجاز به نگهداري و بايگاني مستندات نخواهند بود. مزاياي اين روش عبارتند از:

1- صرفه جويي در تعداد كاركنان.

2- صرفه جويي در مكان بايگاني.

3- اعمال مديريت صحيح و تقسيم كار بطور عادلانه.

4- جلوگيري از نظام پراكنده و غيرمتمركز در بايگاني.

نظام غيرمتمركز:

در اين شيوه هر يك از واحدهاي سازمان داراي بايگاني مستقل بوده و پرونده هاي مربوط به خود را تنظيم و نگهداري مي كنند. در مقايسه با روش قبل اين روش مزايا و معايبي به شرح زير دارد:

مزايا:

1- نزديك بودن پرونده ها به استفاده كنندگان.

2- آشنايي به عنوان پرونده ها.

3- احساس تعلق بيشتر به نتيجه كار.

معايب:

1- نياز به كارمندان بيشتر.

2- نياز به مساحت مورد نياز بيشتر جهت بايگاني.

3- نگهداري نامه هاي مشابه در واحدهاي گوناگون.

نظام پراكنده:

در اين شيوه هر يك از اقدام كنندگان و كاربران اسناد و مدارك مربوط به كار خويش را بايگاني و نگهداري مي كنند. از لحاظ اصول امنيت بايگاني اين روش مورد توصيه نميباشد.

اصول روشهاي بايگاني:

سه روش طبقه بندي مربوط به بايگاني اسناد وجود دارد:

1- طبقه بندي بر مبناي شاخص هائي براساس نام افراد، سازمانها و مناطق جغرافيائي مانند مكاتبات استان قم – وزارت بهداشت و ...

2- طبقه بندي براساس موضوع و مفاد نامه، بايگاني پرونده هاي موضوعي و اداري از مهمترين اصول بايگاني بوده و در اكثر سازمان ها از اين روش استفاده مي شود.

3- طبقه بندي براساس تاريخ، مانند مكاتباتي براساس سررسيد نامه بايگاني مي شود.

روشهاي تنظيم پرونده هاي اسمي:

1- روش الفبايي ساده:

چنانچه پرونده ها براساس حروف الفبا در قفسه ها چيده شود روش الفباي ساده اجرا شده است. در اين روش پرونده ها براساس حروف متشكل نام خانوادگي و در صورت تشابه با شماره هاي منحصر بفردي مانند شماره شناسنامه يا كدملي يا شناسه ي ملي و با رعايت حق تقدم حروف الفبا بايگاني مي شود. از اين روش براي تنظيم پرونده هاي مربوط به پرسنل و اداري استفاده مي شود.

2- روش الفبايي و شماره بندي با حروف اول و دوم نام خانوادگي:

در اين روش اسامي پرونده ها بر مبناي حرف اول و دوم نام خانوادگي تفكيك شده و براساس سيستم خاصي كدگذاري مي شود. نحوه ي عمل بدين شكل است كه كليه ي پرونده ها با توجه به حروف اول آنها به 32 قسمت تقسيم مي شود. در مرحله ي بعد 32 حرف موجود در زبان را به 4 گروه تقسيم كرده و براي هر گروه يك كد صادر مي كنيم.

3- روش شماره گذاري متوالي يا پيوسته:

در اين روش كه يكي از رايج ترين شيوه هاي شماره گذاري پرونده هاست، ملاك تنظيم پرونده شماره هاي رديفي است كه به ترتيب به پرونده ها اختصاص مي يابد. نحوه ي استفاده از اين روش بدين ترتيب است كه ابتدا عناوين پرونده ها به ترتيب حق تقدم در دفتر ثبت ميشود. سپس شماره اي به هريك از آنها اختصاص مي يابد. و اين شماره ي اختصاص يافته مبناي قرار گرفتن در بايگاني مي باشد.

روش موضوعي چيست؟

شيوه اي است كه پرونده ها براساس مفاد يا محتوي نامه و تحت عنوان يك موضوع خاص تشكيل مي شود. براي تنظيم پرونده هايي يك سازمان با استفاده از اين شيوه، بايد فهرستي از عناوين موضوعات تهيه و در اختيار كليه ي كاركنان قرار گيرد. در صورتيكه اين موضوعها محدود باشد، مي توان تحت عناوين منتخب براي هر يك پرونده اي اختصاص داد. اما اگر تعداد اين موضوعات متنوع و قابل تفكيك به موضوعات جزئي تري باشد مي توان از روش آماري شاخه و برگ نسبت به طبقه بندي اقدام نمود.

انواع و اقسام روشهاي شماره گذاري طبقه بندي موضوعي به شرح زير تفكيك مي شود:

1- روش الفـبـايـي. 2- روش شماره اي پيوسته. 3- روش شماره گذاري مركب.

4- روش شماره گذاري محدود يا مقطع. 5- روش كارتن – جزوه دان.

روش شماره گذاري محدود:

يكي از روشهاي شماره گذاري براساس طبقه بندي موضوعي است. در اين روش براي هر دسته از فعاليتهاي سازمان تعداد محدودي از اعداد را از ابتدا تا انتها تعيين مي كنند مانند فعاليتهاي مربوط به پرسنل از شماره 1 تا 99 و يا فعاليتهاي توليدي از 200 تا 300.

روش كارتن – جزوه دان:

مبناي تشكيل پرونده در اين روش به چهار عامل موضوع، نام سازمان، منطقه ي جغرافيايي و تاريخ مي باشد. در اين روش براي هر يك از 4 فاكتور ياد شده، يك كد عددي اختصاص مي دهند و براساس آن كد اختصاص يافته و مراجعه به دفتر راهنماي كدها به موضوع و محل نگهداري نامه ها ميشود. بطور مثال پرونده 7816 به شرح زير تعريف ميشود:

78 : سال قرارداد / نامه / بخشنامه.

1 : موضوع كار يا نامه.

6 : وزارت خانه، قرارداد يا موضوع نامه.

اين روش يكي از روشهاي قديمي بايگاني محسوب ميشود.

روش جغرافيايي:

تشكيل پرونده در اين روش بنام يك شهر، منطقه با ناحيه ي خاص جغرافيايي است، بدون در نظر گرفتن موضوع مكاتبه. اين روش مختص سازمانهايي است كه بخاطر مسائل كاري واحدهاي پراكنده اي در استان هاي مختلف دارند. مانند گمرك يا وزارت بازرگاني. اين روش به دو شكل زير انجام مي گيرد:

1- استفاده از روش الفبائي:

در اين پرونده ها با توجه به ترتيب حروف افبا و نام استان يا شهر مربوطه بايگاني مي گردد.

2- روش شماره اي:

در اين روش براساس سيستم كدينگ به هر شهر يا منطقه عددي اختصاص داده مي شود و براساس آن پرونده در جاي خاص خود بايگاني مي شود. بديهي است روش دوم از پيچيدگي فني بالاتري برخوردار است و بايد يك كتابچه ي راهنماي كدينگ براي آن تعريف نمود.

روش شماره اي محض:

در اين روش تنها شماره ي پرونده يا شماره ي سند ملاك تنظيم بايگاني ميباشد و بدون در دست داشتن شماره يا عدد نمي توان به پرونده يا سند مورد نظر دسترسي پيدا نمود.

بطور مثال در بانكها براساس شماره حساب و يا در خودروها براساس شماره پلاك يا شماره ملي بايگاني انجام مي گيرد.

روش تاريخي:

در اين روش مكاتبات براساس تاريخي كه مدنظر قرار مي گيرد بايگاني مي گردد. اين تاريخ مي تواند تاريخ ايجاد، مراجعه و يا پيگيري هاي مكرر طي زمان هاي مختلف باشد. اين روش براي ادارات يا پرونده هائي كه بايد در تاريخي معين اقدامات خاصي روي آن انجان گيرد مناسب مي باشد. از قبيل پرونده ي مربوط به سررسيد اقساط بانكي يا وصول مطالبات. بدين منظور در اين سازمانها پرونده ها يا اسنادي كه ميبايست در نزديكترين زمان ممكن پاسخ داده شود، در اولويت دسترسي بايگاني مي شود.

برگ شماري و لاك و مهر كردن پرونده ها:

محتويات بعضي از پرونده ها داراي چنان اهميتي است كه هرگونه دخل و تصرف در آن موجب سود يا زيان افراد ميشود كه عمداً در اين قضيه دخالت داشته اند. معمولاً در ارتباط با مراجع قضايي و يا پرونده هاي پرسنلي كه اطلاعات كاملاً منحصر بفرد مي باشد، كاربرد دارد. در صورت وجود برگ شماري تعداد محتويات هر پرونده بطور خاص شناسايي و ثبت مي شود و اين كار علاوه بر ايجاد امنيت يك نوع روش كنترلي نيز براي سازمان يا مؤسسه ايجاد مي كند.

انتقال برخي پرونده ها يا مكاتبات از يك سازمان به خارج آن به دليل اهميت محتويات پرونده اقتضا مي كند كه از روش لاك و مهر كردن پرونده ها استفاده شود.

لاك و مهر كردن به دو روش:

1- پرونده ها و 2- مكاتبات تقسيم بندي ميشود.

لاك و مهر كردن پرونده به اين شكل انجام مي گيرد كه دو طرف منتهي اليه پرونده را سوراخ كرده و نخ خاصي را از آن عبور مي دهند. به نحوي كه نتوان برگي را به آن اضافه يا كم نمود.

لاك و مهر كردن مكاتبات بدين شكل است كه بسته به اهميت نامه بر روي منافذي كه احتمال مي رود از آن ناحيه باز شود با روش مخصوص بخود پلمپ مي گردد.

پرونده هاي راكــد:

با وجود ابهامات زياد در مورد تقسيم بندي پرونده ها به راكد و جاري، مي توان ويژگيهاي يك پرونده ي راكد را به شرح زير نام برد:

1- پرونده هايي كه اقدام در مورد آنها خاتمه يافته و مكاتباتي در مورد آن صورت بگيرد كه تاريخ اقدام آن سپري شده باشد.

2- پرونده هايي كه محتوياتشان بر اثر مرور زمان مورد استفاده ي زياد مؤسسه قرار نگيرد.

3- پرونده هايي كه مربوط به پرسنل مي باشد، پس از مدتي، بسته به اقدام ايجاد شده از قبيل، استعفا، اخراج و يا مرگ افراد قابل رسيدگي نباشد.

نكته: در مورد بعضي پرونده ها مربوط به مسائل مالي و ذي حسابي اين قضيه با احتياط بالاتري انجام مي گيرد.

تعيين تكليف پرونده هاي راكـد:

پس از اطمينان از اينكه پرونده اي در طبقه بندي پرونده هاي راكد باشد، اقدامات زير را انجام داده و پس از فهرست نمودن آن و تأئيد بالاترين مقام مسئول به واحد بايگاني راكد فرستاده مي شود.

1- عنوان پرونده.

2- تاريخ اولين و تاريخ برگ موجود در پرونده.

3- شماره يا كد پرونده.

4- اطلاعات اضافي.

ارسال پرونده ها به بايگاني راكد:

پس ازتهيه ي ليست پرونده هاي راكد ازطرف مقامات مسئول، پرونده ها با دو روش زيربه قسمت بايگاني ارسال ميشود:

1- با همان شماره يا كد جاري.

2- با شماره و كد جديد.

نكته: فرم راهنماي پرونده هاي راكد دقيقاً به مانند پرونده هاي جاري است.

حفاظت اسناد و مدارك:

رعايت مقررات ايمني و مسائل حفاظتي مكاتبات از عوامل مهم در اصول حفاظتي بايگاني است. توصيه هاي زير در ارتباط با بايگاني اسناد قابل ملاحظه مي باشد:

1- كاغذ معمولاً از الياف سلولزي تشكيل شود، بدليل مقاومت در برابر رطوبت بالا.

2- تاحد امكان از خشكي زياد محل بايگاني پرونده ها جلوگيري شود.

3- رطوبت مناسب در حد ˚ 22 (بيست و دو درجه) به بالا در نظر گرفته شود.

4- تا حد ممكن در محلي به دور از تأسيسات سازمان يا شركت نگهداري شود.

5- محل نگهداري پرونده ها به نحوي تنظيم شود كه در برابر حوادث طبيعي مقاوم باشد.

6- دستورالعمل حفاظتي براي افراد و كاركنان شاغل در بايگاني تهيه و در اختيار قرار گيرد.

نحوه بايگاني اسناد مالي:

مراحل گردش و ثبت و بايگاني اسناد مالي به شرح زير ميباشد:

1- كليه ي وقايع مالي در اسناد حسابداري منعكس مي گردد.

2- پس از تهيه و صدور سند مندرجات آنها به ترتيب تاريخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت ميشود.

طبق قانون تجارت هر تجار مكلف به نگهداري 3 دفتر زير ميباشد:

1- روزنـــــامه. 2- كــــــــل. 3- دارايـــــي.

3 - سندحسابداري پس از ثبت در دفتر روزنامه در دفاتر كل و معين نيز ثبت مي شود.

4- پس از تفكيك دفاتر يك نسخه از آن با كليه ي ضمائم به بايگاني اسناد ارسال ميشود.

5- اسناد حسابداري طبق شماره مسلسل و تاريخ ثبت در دفتر روزنامه بايگاني ميشود.

6- شماره و تاريخ اولين و آخرين سند روي هر كلاسور يادداشت ميشود.

7- كليه ي كلاسورها به ترتيب شماره و تاريخ در قفسه ها نگهداري ميشود.

نحوه بايگاني اسناد پرداخت و اسناد خريد:

اسناد پرداختي و چك هاي صادره به ترتيب سري شماره گذاري شده و كليه ي اسناد با ضمائم آن بايگاني ميشود. لازم به ذكر است كه در صورت پرداخت وجه به دفعات مختلف، ضروري است اسناد پرداختهاي بعدي به پرداختهاي قبلي معطوف شود. اسناد خريد نيز پس از تحويل از اداره تداركات يا كارپردازي براساس موضوع خريد در پرونده اي جداگانه بايگاني ميشود.

نحوه بايگاني اسناد و مدارك انبار:

خريد و تهيه كالا در يك سازمان، طي مراحل زير انجام مي گيرد:

1- انباردار براساس تقاضا و نياز واحدهاي مختلف سازمان برگ درخواست خريد تهيه و به تأييد مسئولين ذيربط مي رساند.

2- فرمهاي تهيه شده به ترتيب توزيع نسخ تفكيك ميگردد. نسخه هائي از آن به تداركات، نسخ هاي از آن جهت كاردكس انبار فرستاده ميشود. بنابراين پرونده اي تحت عنوان تقاضاهاي خريد در انبار تشكيل ميشود. اين پرونده ها بصورت موقت بوده و تا زمان تكميل فرآيند خريد در پرونده هاي خاص نگهداري ميشود.

پس از اتمام فرآيند خريد، كالا تحويل انبارشده و انباردار اقدامات زير را انجام ميدهد:

1- كالاهاي مربوطه را پس از كنترل وزن يا كيفيت موردنظر رسيد نموده و قبض انبار را صادر مي نمايد. نسخه اي از قبض انبار در انبار و نسخه اي ديگر به خريد يا تداركات و نسخه سوم در كاردكس نگهداري و بايگاني ميشود.

2- پس از شرح كامل خريد، مراحل صدور و نگهداري اسناد فروش به ترتيب زير انجام ميگيرد:

الف) براساس حواله يا فاكتور فروش صادره توسط قسمت فروش، خريدار كالا با دردست داشتن 3 نسخه از فاكتور فروش به انبار مراجعه ميكند.

ب ) انباردار پس از مطابقت كالاهاي درخواستي با موجودي ها ، نسبت به بارگيري و صدور برگ خروج از انبار در قبال دريافت فاكتور فروش اقدام ميكند.

نكته مهم در ارتباط با نگهداري اسناد انبار:

الف) بايگاني اسناد براساس شماره و تاريخ است. ب ) تفكيك وظايف حسابداري انبار از انبارداري.

اصول بايگاني اسناد و مدارك فني:

نياز مديران به كسب اطلاعات موردنظر و اقدامات انجام شده بخصوص اتخاذ تصميمهاي مناسب موجب شده متخصصين و كاربران بايگاني اسناد و مدارك توسط بيشتري به شناخت روشهاي مناسب بايگاني ابراز فني نشان دهند. در زمينه بايگاني اداري منابع و مدارك زيادي موجود ميباشد ولي در زمينه ي بايگاني فني منابع به حد كافي در دسترس نميباشد. دليل اين ابهام اختلاف نظر صاحب نظران در تفكيك و طبقه بندي اسناد فني است.

تعريف بايگاني فني:

بايگاني فني، محل نگهداري و تنظيم مدارك است. و وظيفه ي جمع آوري، طبقه بندي و در اختيار گذاشتن اطلاعات در اسرع وقت مي باشد. بنابراين فرق بايگاني فني با ساير بايگاني ها در نوع اسناد ميباشد. هرنوع سابقه اي كه بصورت مكتوب تخصصي باشد و يا بصورت ضبط شده باشد و يا بصورت نقاشي شده باشد، اصطلاحاً مدرك يا سند فني خوانده ميشود. مانند كاتالوگ، مقاله ، نوار، اسلايد، نقشه و نمودار.

موقعيت سازماني بايگاني فني:

سازمان عبارت است از همكاري گروهي از افراد كه براي رسيدن به يك هدف با همديگر همكاري مي كنند. هر سازماني از لحاظ انجام وظيفه به دوگروه صف و ستاد تقسيم ميشود. واحدهاي صفي، مجري برنامه هاي واحدهاي ستادي تلقي ميشود. و واحدهاي ستادي بعنوان كمك و پشتيبان واحدهاي صفي در اجراي عمليات عمل مي كنند. با توجه به نياز واحدهاي اجرائي و تصميم گيرنده به اطلاعات سريع و صحيح، بايگاني فني جايگاهي در نمودار سازماني داشته و محل آن با فرم تشكيلاتي و ماهيت وظايف ارتباط دارد. بعنوان مثال در واحدهاي صنعتي و توليدي بايگاني فني از اعتبار خاصي برخوردار است و معمولاض تحت نظر مستقيم مديريت فني يا مؤسسه كار ميكند. در صورت وجود واحدي تحت عنوان مركز اسناد و مدارك فني، بايگاني فني تحت نظر اين واحد فعاليت ميكند. در سازمانها و مؤسسات غيرصنعتي، واحد بايگاني فني بخشي از بايگاني كل محسوب شده و زيرنظر واحد اداري فعاليت ميكند.

شرح وظايف مسئول بايگاني فني:

1- گردآوري و تهيه ي اسناد و مدارك از قبيل نقشه ها ، عكسها و ...

2- كدبندي و تنظيم مدرك با استفاده از روشهاي علمي.

3- در اختيار گذاردن اطلاعات جمع آوري شده.

4- تماس با ساير مراكز در ارتباط با نگهداري اسناد و مبادله اطلاعات.

5- تنظيم دستورالعمل لازم باري نحوه ي دستيابي به اسناد فني.

6- همكاري در تدوين و اجراي برنامه هاي آموزشي.

7- تهيه و ارائه ي گزارشها و آمار لازم.

با توجه به شرح وظايف بايگاني فني افرادي مي توانند مسئوليت يا تصدي آنرا بعهده بگيرند كه در عين امانتداري و ساير ويژگيهاي يك بايگان خوب مهارتهاي زير را دارا باشند:

1- دانش لازم در زمينه ي فن بايگاني.

2- داشتن اطلاعات كافي در زمينه ي وسايل و لوازم فني موجود در سازمان.

3- آشنايي كامل به مراحل گردش اسناد در واحدهاي مختلف مؤسسه.

4- آشنايي به نياز علمي و فني واحدهاي مختلف سازمان.

بايگاني عكس ، فيلم و اسلايد؛

بايگاني عكسها، اسلايدها، نگاتيوهاي مربوط به آنها در سازمانها و مؤسساتي كه با اين گونه مدارك در ارتباط هستند تابع اصول خاصي است كه عدم اشنايي با آن پيامدها و مشكلات فراواني را بهمراه دارد. براي بايگاني اين مدارك روشهايي به شرح زير وجود دارد:

1-بايگاني عكسها و نگاتيوها در سطح وسيع.

در يك سازمان اگر تعداد عكسها، اسلاسيدها و نگاتيوهاي مربوط به ان متعدد باشد مراحل زير طي ميشود:

الف) پس از عكسبرداري، فيلمهاي تهيه شده توسط مسئول آرشيو شماره گذاري شده و به هر يك شماره اي اختصاص داده ميشود.

ب ) پس از شماره گذاري، نگاتيوهاي مشترك در يك موضوع در پاكتي جداگانه قرار داده ميشود.

ج ) عكسهاي موجود در آرشيو در يك آلبوم نگهداري شده و در فهرست موضوعي اول آلبوم كامل شرح داده ميشود.

د ) عكسهاي خاص از قبيل شخصيتها و يا مكانهاي ويژه بطور جداگانه بايگاني ميشود.

2- بايگاني عكسها و نگاتيوها در سطح محدود؛

اگر عكسها و تصاوير موجود در يك سازمان محدود به تعداد خاصي باشد، براساس موضوع و يا رويداد و يا شماره اي كه به آن اختصاص داده ميشود در محلي خاص بايگاني شده تا در موقع لزوم بتوان به آن دست يافت.

مطالب مشابه :

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري
مدیریت منابع انسانی - شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري - موضوعات مربوط به مدیریت منابع

نامه هاي اداري
نامه هاي اداري : مقصود از نامه هاي اداري ،‌ مكاتبه‌هايي است كه در ميان دو مؤسسه‌ي دولتي يا

نامه اداري
مطالب متنوع - نامه اداري - - مطالب متنوع . و نامه را در پوشه‌ي مکاتبات همسرش مي‌گذارد.

شیوه نامه ی نگارش نامه های رسمی واداری
شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري مقدمه نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان

مباني اسناد و گزارش نويسي 1
هر نامه ي اداري حداقل 3 نسخه به شرح زير دارد: نسخه اول گيرنده ي اصلي نامه.

نحوه تهیه گزارش
نامه‌هاي اداري در در صورتي كه از طرف مقام مسئول در هامش نامه هاي وارده ي اداري دستور

چگونه بايد بنويسيم
موضوع چكيده اي ازمتن در سه كلمه درمقابل موضوع مي نويسيم سپس مقدمه ي نامه نامه اداري

برچسب :
نامه ي اداري