شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش ها

شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش هاوعوامل انتخاب شهر

شرح وظایف دبیرخانه

1- تمهید مقدمات و هماهنگی لازم برای تشکیل جلسات ستاد و انعکاس آن به ستاد برگزاری یادواره .

2- تشکیل جلسات توجیهی مستمر برای مسئولین و اعضای کمیته ها و واحد های ذیربط .

3- صدور ابلاغ برای کلیه ی عوامل اجرایی و پیگیری مربوط به آن .

4- انجام کلیه ی امور مربوط به مکاتبات لازم با ادارات ، سازمان ها و نهادهای دولتی و غیر دولتی ، درون و برون استانی .

5- ابلاغ شرح وظایف مسئولین کمیته ها و اعضای زیر مجموعه ی آن ها .

6- تحریر مشخصات شهدای دانش آموزی و فرهنگی ، تقدیرنامه ها و لوح های یادبود .

7- تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات مورد نیاز بر اساس فرم های ارسالی و ارائه ی آن به کارگروه ها.

کارگروه اجرایی :

1. ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات هماهنگی .

2. انتخاب مسئولین سالن ها ، مجری برنامه ها و رابطین و ... .

3. نظارت دقیق بر اجرای برنامه در طول برگزاری همایش .

4-نظارت کامل بر محل برگزاری همایش و کنترل مسائل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه

5- تعیین جایگاه مناسب برای میهمانان ویژه و مسئولین شرکت کنند

6- تدوین برنامه روز همایش

7 - تهیه جدول زمانبندی و ریز برنامه ها.

9-پیگیری دعوت از شخصیت ها ، مسئولان ، صاحب نظران و پیشکسوتان آموزش و پرورش( با همکاری روابط عمومی و تبلیغات ) .

10-ایجاد هماهنگی بین گروههای مختلف ( مجری برنامه ، قاری قرآن ، گروه موزیک ، حاملان قرآن ،گروههای هنری، سخنرانان و عوامل فنی ، صوتی و تصویری سالن اجرای مراسم).

11-پیگیری حضور عکاسان ، خبرنگاران و صدا و سیما در مراسم و پیش بینی جایگاه مناسب برای آنان(با همکاری کمیته روابط عمومی ) .

12-انجام امور تبلیغی مناسب با همکاری کمیته روابط عمومی و اطلاع رسانی .

13-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به مسئول دبیرخانه .

14-پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم .

15- طراحی مکان برگزاری همایش و .... .

16- استخراج اسامی مهمانانی که نیاز به بیتوته دارند .

17- تهیه گزارش کاملی از روند اجرای همایش و ارائه آن به دبیرخانه .

18- پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم .

19- انجام کلیه ی موارد ارجاعی عند اللزوم .

کارگروه اسکان وپذیرش(روز قبل از همایش):

1-تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای تمامی کسانی که نیاز به اسکان دارند .

2-تکمیل فرم های ویژه پذیرش و اسکان .

3- دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج با همکاری کارگروه نظارت و ارزشیابی

4-پیش بینی اماکن مناسب جهت تسهیل در امر پذیرش افراد و گروهها .

5-پیش بینی خوابگاههای مناسب ودرخور شان ومنزلت اولیاء معزز شاهد وایثارگر به تفکیک جنسیت و براساس آمار

6-توزیع بسته فرهنگی که در بدو ورود باید در اختیار افراد قرار گیرد .

7-تحویل گرفتن خوابگاهها و امکانات غیر مصرفی که در اختیار گروهها قرار داه شده است .

8-انتخاب نیروهای مناسب ، صبور ، پرتوان و خوش برخورد جهت پذیرش میهمانان .

9-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .

10-پیش بینی نیرو ها و امکانات لازم .

11-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .

کارگروه پذیرش:

1-تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای کلیه شرکت کنندگان .

2-تکمیل فرم های اطلاعات و پذیرش شرکت کنندگان .

3-پذیرش میهمانان با استفاده از فرم ها ، از روی لیست های اعلام شده .

4-دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج ، با همکاری و نظارت و ارزشیابی .

5-توزیع بسته فرهنگی که در بدو ورود باید در اختیار افراد قرار گیرد

6-انتخاب نیروهای مناسب ، صبور ، پرتوان و خوش برخورد جهت پذیرش شرکت کنندگان .

7-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .

8-پیش بینی نیرو ها و امکانات لازم .

9-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .

کارگروه تبلیغات:

1-برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات مورد نیاز جهت هماهنگی هر چه بهتر امور .

2-تهیه لوازم مورد نیاز و انجام کلیه ی امور تبلیغی شامل پارچه نویسی ، تهیه و توزیع تراکت ، پوستر ، بروشور ، آویز ،استند ، بنر و…(باهمکاری کارگروه روابط عمومی و اطلاع رسانی)

3- ترویج فرهنگ ایثاروشهادت بویژه ترویج رشادت ها ی شهدای معززفرهنگی ودانش آموز در هشت سال دفاع مقدس

4- هماهنگی با کارگروه روابط عمومی واطلاع رسانی در رابطه با نحوه ی تبلیغات در سطح شهر

کارگروه تدارکات و پشتیبانی :

1-پیش بینی و برآورد اعتبارات در ارتباط با همایش و پیگیری آن تا حصول نتیجه .

2-هماهنگی با ذیحسابی در خصوص دریافت تنخواه برای انجام امور .

3-هماهنگی برای اجرای برنامه تغذیه ، پذیرایی و....

4-تهیه کلیه ی امکانات مورد نیاز جهت تغذیه و پذیرایی ، نوع غذا و اقلام مورد نیاز واحد های برگزار کننده .

5-نظارت بر نحوه سرو غذا و پذیرایی در تمامی مراحل .

6-پیش بینی نیرو ها و امکانات مورد نیاز .

7-عقد قراردادهای لازم در خصوص برگزاری همایش .

8-هماهنگی با مسئولین سایر کمیته ها جهت رفع مشکلات و موانع و برطرف نمودن نیاز ها .

9-نظارت کامل بر کار کلیه ی نیروهای خدماتی در سالن ها و فضاهای اجرا ، خوابگاهها و غیره .

10- پذیرش راننده ها و تقسیم بندی آنان جهت ایاب و ذهاب شرکت کنندگان و ارائه خدمات لازم به آنان .

11-بررسی وضعیت نقلیه ی مناطق و شهرستان ها و ارائه ی گزارش به دبیرخانه .

12-پیش بینی پارکینگ های مناسب جهت تسهیل در آمد و شد .

13-تهیه جوائز ، هدایا ، تندیس ها و لوح های تقدیر و یادبود های مورد نیاز .

14-پیش بینی چگونگی و نحوه پرداخت حق الزحمه ها در صورت تصویب ستاد و با هماهنگی دبیرخانه.

15-تهیه گزارش کاملی از روند امور جهت ارائه به دبیرخانه همایش.

16-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .

کارگروه حفاظت و حراست :

1-هماهنگی با نیروی انتظامی جهت همکاری و حضور فعال در زمان برگزاری همایش و توجیه آنان در انجام امور مربوط .

2-مکاتبه با اداره آب و برق در خصوص جلوگیری از قطع آنها در زمان اجرای همایش.

3-هماهنگی با اداره راهنمایی و رانندگی .

4-هماهنگی با اداره آتش نشانی جهت استقرار در محل و پیش بینی وسایل ایمنی .

5-هماهنگی با اورژانس و پیش بینی آمبولانس .

6-تهیه کارت ویژه برای عوامل اجرایی .

7-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به دبیرخانه همایش .

8-پیش بینی و درخواست نیروها و امکانات لازم .

9-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم

کارگروه روابط عمومی واطلاع رسانی :

1-برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات مورد نیاز جهت هماهنگی هر چه بهتر امور .

2- دعوت از سخنرانان و میهمانان

3-تحریر اسامی مسئولین در دعوتنامه همایش و ارسال آن .

4- طراحی و ساخت تیزر تلویزیون و تبلیغات لازم .

5-طراحی و چاپ کارت دعوت پس از تایید ستاد برگزاری همایش .

6-تهیه لوازم مورد نیاز و انجام کلیه ی امور تبلیغی شامل پارچه نویسی ، تهیه و توزیع تراکت ، پوستر ، بروشور ، آویز ،استند ، بنر و....

7-هماهنگی جهت فیلمبرداری و عکاسی و تهیه گزارش های تصویری از تمامی مراحل اجرای برنامه

8-تهیه امکانات و وسایل مورد نیاز واحد های سمعی و بصری.

9-هماهنگی با کلیه ارگان ها ، سازمان ها و ادارات مرتبط جهت تبلیغات لازم در مکان های مناسب شهر .

10-تهیه گزارش کامل از روند برگزاری همایش جهت انعکاس در مطبوعات و رسانه های گروهی .

11-نظارت مستمر بر کیفیت صوت و تصویر سالن های اجرای مراسم .

12-ضبط صوتی و تصویری کلیه ی برنامه های همایش.

13-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .

14-پیش بینی و درخواست امکانات لازم .

15-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم

کارگروه نظارت و ارزیابی

1-همکاری و هماهنگی با دبیرخانه همایش و کلیه مسئولین کمیته ها .

2-تهیه فرم های مورد نیاز برای ارزیابی از فعالیت های کارگروه ها و ارائه ی آن به دبیرخانه همایش .

3-تهیه ، تکثیر و توزیع فرم های نظر خواهی از مدعوین .

4-استخراج نظارت ارائه شده و تحلیل و جمع بندی گزارش ها و نتایج ارزیابی مستمر و ارائه ی آن به ستاد برگزاری .

5-ثبت نکات مثبت و منفی کار کارگروه هاو ارائه آن جهت اطلاع مسئولین مربوطه و انتخاب واحد نمونه در پایان همایش .

6-نظارت کامل بر محل های اسکان ، پذیرش ، سالن های اجرا ، و .... .

7-تهیه گزارش کاملی از روند اجرای برنامه ها و ارائه آن به مسئول دبیرخانه .

8-نظارت کامل برنحوه ی اجرای مصوبات ستاد برگزاری همایش .

9-انجام کلیه امور ارجاعی، عنداللزوم

شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش ها

مطالب مشابه :

راهنمای خرید اتومبیل

برای همشهری

همشهری آنلاین: تلو؛ قطب جدید گردشگری پایتخت

شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش ها

دكتر محمود احمدي نژاد

با مصرف روزانه سیب لاغر شوید!

مصرف روزانه امگا3 مهارت خواندن کودکان را تقویت می‌کند