شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش ها
شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش هاوعوامل انتخاب شهر
شرح وظایف دبیرخانه
1- تمهید مقدمات و هماهنگی لازم برای تشکیل جلسات ستاد و انعکاس آن به ستاد برگزاری یادواره .
2- تشکیل جلسات توجیهی مستمر برای مسئولین و اعضای کمیته ها و واحد های ذیربط .
3- صدور ابلاغ برای کلیه ی عوامل اجرایی و پیگیری مربوط به آن .
4- انجام کلیه ی امور مربوط به مکاتبات لازم با ادارات ، سازمان ها و نهادهای دولتی و غیر دولتی ، درون و برون استانی .
5- ابلاغ شرح وظایف مسئولین کمیته ها و اعضای زیر مجموعه ی آن ها .
6- تحریر مشخصات شهدای دانش آموزی و فرهنگی ، تقدیرنامه ها و لوح های یادبود .
7- تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات مورد نیاز بر اساس فرم های ارسالی و ارائه ی آن به کارگروه ها.
کارگروه اجرایی :
1. ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات هماهنگی .
2. انتخاب مسئولین سالن ها ، مجری برنامه ها و رابطین و ... .
3. نظارت دقیق بر اجرای برنامه در طول برگزاری همایش .
4-نظارت کامل بر محل برگزاری همایش و کنترل مسائل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه
5- تعیین جایگاه مناسب برای میهمانان ویژه و مسئولین شرکت کنند
6- تدوین برنامه روز همایش
7 - تهیه جدول زمانبندی و ریز برنامه ها.
9-پیگیری دعوت از شخصیت ها ، مسئولان ، صاحب نظران و پیشکسوتان آموزش و پرورش( با همکاری روابط عمومی و تبلیغات ) .
10-ایجاد هماهنگی بین گروههای مختلف ( مجری برنامه ، قاری قرآن ، گروه موزیک ، حاملان قرآن ،گروههای هنری، سخنرانان و عوامل فنی ، صوتی و تصویری سالن اجرای مراسم).
11-پیگیری حضور عکاسان ، خبرنگاران و صدا و سیما در مراسم و پیش بینی جایگاه مناسب برای آنان(با همکاری کمیته روابط عمومی ) .
12-انجام امور تبلیغی مناسب با همکاری کمیته روابط عمومی و اطلاع رسانی .
13-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به مسئول دبیرخانه .
14-پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم .
15- طراحی مکان برگزاری همایش و .... .
16- استخراج اسامی مهمانانی که نیاز به بیتوته دارند .
17- تهیه گزارش کاملی از روند اجرای همایش و ارائه آن به دبیرخانه .
18- پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم .
19- انجام کلیه ی موارد ارجاعی عند اللزوم .
کارگروه اسکان وپذیرش(روز قبل از همایش):
1-تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای تمامی کسانی که نیاز به اسکان دارند .
2-تکمیل فرم های ویژه پذیرش و اسکان .
3- دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج با همکاری کارگروه نظارت و ارزشیابی
4-پیش بینی اماکن مناسب جهت تسهیل در امر پذیرش افراد و گروهها .
5-پیش بینی خوابگاههای مناسب ودرخور شان ومنزلت اولیاء معزز شاهد وایثارگر به تفکیک جنسیت و براساس آمار
6-توزیع بسته فرهنگی که در بدو ورود باید در اختیار افراد قرار گیرد .
7-تحویل گرفتن خوابگاهها و امکانات غیر مصرفی که در اختیار گروهها قرار داه شده است .
8-انتخاب نیروهای مناسب ، صبور ، پرتوان و خوش برخورد جهت پذیرش میهمانان .
9-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .
10-پیش بینی نیرو ها و امکانات لازم .
11-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .
کارگروه پذیرش:
1-تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای کلیه شرکت کنندگان .
2-تکمیل فرم های اطلاعات و پذیرش شرکت کنندگان .
3-پذیرش میهمانان با استفاده از فرم ها ، از روی لیست های اعلام شده .
4-دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج ، با همکاری و نظارت و ارزشیابی .
5-توزیع بسته فرهنگی که در بدو ورود باید در اختیار افراد قرار گیرد
6-انتخاب نیروهای مناسب ، صبور ، پرتوان و خوش برخورد جهت پذیرش شرکت کنندگان .
7-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .
8-پیش بینی نیرو ها و امکانات لازم .
9-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .
کارگروه تبلیغات:
1-برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات مورد نیاز جهت هماهنگی هر چه بهتر امور .
2-تهیه
لوازم مورد نیاز و انجام کلیه ی امور تبلیغی شامل پارچه نویسی ، تهیه و
توزیع تراکت ، پوستر ، بروشور ، آویز ،استند ، بنر و…(باهمکاری کارگروه
روابط عمومی و اطلاع رسانی)
3- ترویج فرهنگ ایثاروشهادت بویژه ترویج رشادت ها ی شهدای معززفرهنگی ودانش آموز در هشت سال دفاع مقدس
4- هماهنگی با کارگروه روابط عمومی واطلاع رسانی در رابطه با نحوه ی تبلیغات در سطح شهر
کارگروه تدارکات و پشتیبانی :
1-پیش بینی و برآورد اعتبارات در ارتباط با همایش و پیگیری آن تا حصول نتیجه .
2-هماهنگی با ذیحسابی در خصوص دریافت تنخواه برای انجام امور .
3-هماهنگی برای اجرای برنامه تغذیه ، پذیرایی و....
4-تهیه کلیه ی امکانات مورد نیاز جهت تغذیه و پذیرایی ، نوع غذا و اقلام مورد نیاز واحد های برگزار کننده .
5-نظارت بر نحوه سرو غذا و پذیرایی در تمامی مراحل .
6-پیش بینی نیرو ها و امکانات مورد نیاز .
7-عقد قراردادهای لازم در خصوص برگزاری همایش .
8-هماهنگی با مسئولین سایر کمیته ها جهت رفع مشکلات و موانع و برطرف نمودن نیاز ها .
9-نظارت کامل بر کار کلیه ی نیروهای خدماتی در سالن ها و فضاهای اجرا ، خوابگاهها و غیره .
10- پذیرش راننده ها و تقسیم بندی آنان جهت ایاب و ذهاب شرکت کنندگان و ارائه خدمات لازم به آنان .
11-بررسی وضعیت نقلیه ی مناطق و شهرستان ها و ارائه ی گزارش به دبیرخانه .
12-پیش بینی پارکینگ های مناسب جهت تسهیل در آمد و شد .
13-تهیه جوائز ، هدایا ، تندیس ها و لوح های تقدیر و یادبود های مورد نیاز .
14-پیش بینی چگونگی و نحوه پرداخت حق الزحمه ها در صورت تصویب ستاد و با هماهنگی دبیرخانه.
15-تهیه گزارش کاملی از روند امور جهت ارائه به دبیرخانه همایش.
16-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم .
کارگروه حفاظت و حراست :
1-هماهنگی با نیروی انتظامی جهت همکاری و حضور فعال در زمان برگزاری همایش و توجیه آنان در انجام امور مربوط .
2-مکاتبه با اداره آب و برق در خصوص جلوگیری از قطع آنها در زمان اجرای همایش.
3-هماهنگی با اداره راهنمایی و رانندگی .
4-هماهنگی با اداره آتش نشانی جهت استقرار در محل و پیش بینی وسایل ایمنی .
5-هماهنگی با اورژانس و پیش بینی آمبولانس .
6-تهیه کارت ویژه برای عوامل اجرایی .
7-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به دبیرخانه همایش .
8-پیش بینی و درخواست نیروها و امکانات لازم .
9-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم
کارگروه روابط عمومی واطلاع رسانی :
1-برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات مورد نیاز جهت هماهنگی هر چه بهتر امور .
2- دعوت از سخنرانان و میهمانان
3-تحریر اسامی مسئولین در دعوتنامه همایش و ارسال آن .
4- طراحی و ساخت تیزر تلویزیون و تبلیغات لازم .
5-طراحی و چاپ کارت دعوت پس از تایید ستاد برگزاری همایش .
6-تهیه لوازم مورد نیاز و انجام کلیه ی امور تبلیغی شامل پارچه نویسی ، تهیه و توزیع تراکت ، پوستر ، بروشور ، آویز ،استند ، بنر و....
7-هماهنگی جهت فیلمبرداری و عکاسی و تهیه گزارش های تصویری از تمامی مراحل اجرای برنامه
8-تهیه امکانات و وسایل مورد نیاز واحد های سمعی و بصری.
9-هماهنگی با کلیه ارگان ها ، سازمان ها و ادارات مرتبط جهت تبلیغات لازم در مکان های مناسب شهر .
10-تهیه گزارش کامل از روند برگزاری همایش جهت انعکاس در مطبوعات و رسانه های گروهی .
11-نظارت مستمر بر کیفیت صوت و تصویر سالن های اجرای مراسم .
12-ضبط صوتی و تصویری کلیه ی برنامه های همایش.
13-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه .
14-پیش بینی و درخواست امکانات لازم .
15-انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم
کارگروه نظارت و ارزیابی
1-همکاری و هماهنگی با دبیرخانه همایش و کلیه مسئولین کمیته ها .
2-تهیه فرم های مورد نیاز برای ارزیابی از فعالیت های کارگروه ها و ارائه ی آن به دبیرخانه همایش .
3-تهیه ، تکثیر و توزیع فرم های نظر خواهی از مدعوین .
4-استخراج نظارت ارائه شده و تحلیل و جمع بندی گزارش ها و نتایج ارزیابی مستمر و ارائه ی آن به ستاد برگزاری .
5-ثبت نکات مثبت و منفی کار کارگروه هاو ارائه آن جهت اطلاع مسئولین مربوطه و انتخاب واحد نمونه در پایان همایش .
6-نظارت کامل بر محل های اسکان ، پذیرش ، سالن های اجرا ، و .... .
7-تهیه گزارش کاملی از روند اجرای برنامه ها و ارائه آن به مسئول دبیرخانه .
8-نظارت کامل برنحوه ی اجرای مصوبات ستاد برگزاری همایش .
9-انجام کلیه امور ارجاعی، عنداللزوم
مطالب مشابه :
راهنمای خرید اتومبیل
تصادفی و حواله خودرو و اینجور آگهیها، نیازمندیهای همشهری است. بخش عمدهای از این
برای همشهری
خبری تفریحی آموزشی آق چیچک - برای همشهری - - خبری تفریحی آموزشی آق تصویر تصادفی.
همشهری آنلاین: تلو؛ قطب جدید گردشگری پایتخت
تصویر تصادفی. آی پی همشهری آنلاین: تلو؛ قطب جدید گردشگری
شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش ها
نشریه همشهری - شرح وظائف کارگروه های فرهنگی برگزاری همایش ها تصویر تصادفی.
دكتر محمود احمدي نژاد
• مدیر مسوول روزنامه همشهری و راه اندازی همشهری محله در 22 منطقه تهران، همشهری مسافر
با مصرف روزانه سیب لاغر شوید!
تازه های پزشکی و تغذیه - با مصرف روزانه سیب لاغر شوید! - اطلاعات جدید درمانی و تغذیه ای - تازه
مصرف روزانه امگا3 مهارت خواندن کودکان را تقویت میکند
تازه های پزشکی و تغذیه - مصرف روزانه امگا3 مهارت خواندن کودکان را تقویت میکند - اطلاعات
برچسب :
تصادفی همشهری