سیستم جامع ارزیابی عملکرد کارکنان

یکی از مهمترین مشکلات حال حاضر سازمانهای ما مخصوصا در بخش دولتی، عدم و جود شفافیت در رتبه بندی افراد برای مقاصد مختلف از جمله انتخاب کارکنان نمونه، فراخوان به دوره های آموزشی و تعیین نظام کارراهه شغلی و ... است. در سیر تاریخ رشد و تکامل این سازمانها تکیه بر روشهای سنتی بوده که تا کنون نیز موفقیهایی داشته است و ضامن ثبات و پایداری آنها تا کنون همین روشهای سنتی بوده است. پر واضح است که ادامه روند سنتی و بسنده کردن به تجربه صرف خود سازمان، در جامعه پرتکاپو و بازار رقابتی کنونی، نه تنها دیگر پاسخگو نخواهد بود بلکه باعث عقب ماندن از قافله رقابت و بعضا شکست خواهد شد. در این میان صاحبان عرصه صنعت و خدمات، بیکار ننشسته و آنان که خواهان پیشرفت سازمانشان و موفقیت در این میدان رقابتند، علم و تجربه را با هم درآمیخته و سعی می کنند از آن معجونی بسازند که سلامت و سعادت سازمانشان را به ارمغان آورد. دقت کنیم که علم مخصوصا در بعد منابع انسانی چیزی جز جمع بندی، تلفیق و تلخیص حاصل از تجربیات سامانهای مختلف در گذشته نیست و این خورده گیری را که برخی مبنی بر آکادمیک بودن صرف علم می گیرند قابل توجیح نیست. تنها کاری که باید انجام داد بومی سازی دانش و حداکثر تطبیق علم با سازمان مورد مطالعه است به طوری که به ارکان اصلی دانش و علم و چارچوب ساختاری آن خدشه ای وارد نشود.

عدم شفافیت در رتبه بندی کارکنان باعث مشکلات و عواقب ناگواری برای کارکنان و در نهایت سازمان می شود. از جمله این عوامل کاهش انگیزه کارکنان، نخبه کشی، فرار مغزها، افزایش هزینه ها، کاهش کارایی و ... و در نهایت عدم دستیابی به اهداف سازمان را در پی خواهد داشت. با توجه به اهمیت موضوع و اینکه این ارزیابی و رتبه بندی نقش بسزایی را در سایر برنامه ریزی های خرد و کلان سازمانها دارد، بر آن شدیم که با یک تحقیق گسترده به راهکار مناسبی برای این مهم برسیم. لذا بعد از دو سال تحقیق کتابخانه ای و میدانی، سرانجام مدلهای متفاوتی بررسی و ارزیابی شد. از جمله این روشها استفاده از کانون ارزیابی است که معمولا سازمانهای پیشرفته در نظام جانشین پروری از آن استفاده می کنند. توضیح این روش بسیار گسترده است اما خلاصه این روش این است که گروهی متخصص به نام ارزیاب ماهر و کارآزموده با ابزارهای متفاوت و جامعی نظیر آزمونهای تعاملی و غیر تعاملی کارکنان را ارزیابی می کنند و نظام کارراهه شغلی را برای آنها تدوین می کنند. این روش ارزیابی بسیار وقت گیر و هزینه بر است لذا پیامدهایی دقیق و کاربردی دارد.

عیوب ارزیابی با روش فعلی

در بانک ملی سالیانه در پایان سال مالی یک ارزشیابی از کل کارکنان صورت می گیرد که در فرمهایی از پیش تعیین شده طراحی گردیده و صرفا از سوی مافوق تکمیل می گردد. ارزیابی تنها از سوی یک ذینفع و آن هم عمدتا مافوق دارای عیوبی است که ذیلا به مهمترین آنها اشاره می گردد.

۱- ارزیاب شونده تلاش می کند تا مافوق را تحت تاثیر قرار دهد و نسبت به دیگر همکاران و مشتریان بی توجه باشد.

۲- ارزیابی در این روش اغلب می تواند انعکاس قضاوتهای محض شخصی مبتنی بر آنچه مافوق دوست می دارد و یا دوست نمی دارد،می باشد که این حس به راحتی در افراد قابل کنترل نیست.

۳- شغلها پرتغییر و پیچیده تر شده اند و مافوق اطلاعات کافی از تمام جنبه های انجام مشاغل ندارد.

۴- مدیران به طور اجتناب ناپذیری در تماس نیستند. امروزه مدیران و افرادی که آنها را کنترل می کنند اغلب در مکانهای متفاوتی هستند. مدیران کمتر فرصت دارند تا عملکرد کارکنان را از نزدیک مشاهده کنند.

۵- تیمها پاسخگو شده اند، سازمانهای امروزی بر مبنای تیم و ساختارهای ماتریسی بنا شده اند و در تیم ممکن نیست عملکرد فرد را از دیگران جدا کرد. در چنین شرایطی، بازخور 360 درجه اطلاعات بهتری را در زمینه ارزیابی افراد تیم فراهم می آورد. متاسفانه هنوز در ذیل بخشنامه های ما ذکر می شود با مسئولیت مستقیم رئیس شعبه. که این کار با ساختار گروهی و ماتریسی امروزی در سازمانهای پیشرفته مغایر است.

علاوه بر این در مبانی مدیریت سازمانی، خطاهای زیادی وجود دارد که ممکن است هر نقد کننده ای را درگیر کند که متاسفانه در جایی آموزش داده نمی شوند.

روش ارزیابی 360 درجه

از جمله دیگر روشها که در کانونهای ارزیابی نیز از آن استفاده می گردد، روش ارزیابی چند منبعه یا 360 درجه است. معمولا در این روش از منابع مختلفی برای سنجش توانایی های افراد استفاده می گردد. از جمله این منابع مافوق، همکاران، مرئوسان، مشتریان داخلی و خارجی و سهامداران هستند. در مطالعه ای که در بانک ملی انجام شد، روشی را که بتوان آسان، سریع، موثر و با هزینه کم به آن دست یافت، تعدیل شده روش 360 درجه است که ذیلا توضیح مختصری از آن آورده می شود.

چه در روش کانون ارزیابی و چه در این روش پیش رو تعریف یک سری قابلیتهای مشخص و شفاف کاملا ضروری و جزء زیربنایی کار است. کارکنان باید بدانند سازمان از آنها چه انتظاراتی دارد، مسیر ترقی و پیشرفت برای آنها مشخص باشد و خواسته های سازمان و مدیریت را از خود بدانند. انتظارات کارکنان در قالب یک ماتریس قابلیتهای شفاف و مشخص در قالب 13 قابلیت اصلی و 30 قابلیت فرعی مشخص گردید که ذیلا آورده می شود.

ردیف

نام قابلیت

قابلیتهای زیرمجموعه

احساس مسئولیت

۱- تعهد سازمانی

۲- وجدان کاری

۳-خودکنترلی

خلاقیت و نو آوری

ابتکار- خلاقیت و نوآوری

اخلاق حرفه ای

۱- ادب و احترام

۲-مراقبه و تقوا

۳-دوستی

۴- سلامت روانی

نظم و انظباط

۱-وقت شناسی

۲-آراستگی ظاهر

۳- نظم و ترتیب

صداقت و پاکی

۱- صداقت

۲- رازداری و قابلیت اعتماد

۳-عدم آلودگی مالی و پاکدامنی

ارزشهای دینی

انعطاف پذیری

۱- تطابق پذیری

۲-تغییرپذیری

۳-سماجت

روحیه مشارکت و همکاری

۱- داشان روحیه تیمی

۲-آموزش دهی و آموزش پذیری

مهارتهای ارتباطی

۱-روابط عمومی

۲- بازاریابی

۱۰

مشتری مداری

۱۱

تجربه و تخصص

۱- مهارت و کاردانی

۲-دانش شغلی

۳- توانایی تجزیه و تحلیل

۱۲

ریسک پذیری

ریسک پذیری سنجیده

۱۳

مدیریت

۱-برنامه ریزی-سازماندهی-هماهنگی

۲-نظارت و کنترل

۳- رهبری

هر کدام از این زیر معیارها به صورت جامع، مختصر و مفید توضیح داده شده تا مفهوم مد نظر سازمان را برای کارکنان در بر داشته باشد. برای اینکه این نظام ارزیابی طبق روش 360 درجه اجرایی شود، کارکنان همگی باید این فرم ارزیابی را که در قسمت بعد آورده می شود تکمیل کنند. یعنی هر کارمند علاوه بر ارزیابی خودش(خودارزیابی) باید مافوق، مادون و سایر همکاران را نیز ارزیابی کند. این کار صرفا به صورت سیستمی است و هر کس با کد کاربری مخصوص به خود وارد سیستم شده و با آرامش خاطر نسبت به تکمیل فرم ارزیابی اقدام خواهد کرد. قابل توجه اینکه هیچ کس حتی مافوق قادر به رویت ارزیابی شما نخواهد بود و نتایج به صورت سیستمی تجزیه و تحلیل شده و در نهایت مدیریت ارشد قادر به رویت و بررسی روند ارزیابیها جهت تصمیمات لازم خواهد بود. نمونه یکی از معیارها و روش ارزیابی ذیلا آورده می شود. به عنوان مثال وقتی که کارمند بر روی قابلیت " احساس مسئولیت" کلیک کند به صفحه ذیل هدایت می شوید. این علامتw یک منوی کشویی(combo menu) است که پس از باز شدن شامل پاسخهایی از بسیار خوب تا بسیار بد است که کارمند پس از مطالعه توضیح و مصداق معیار، باید به فرد مورد نظر نمره بدهد. قابل توجه اینکه دو قابلیت آخر مربوط به مشاغل مدیریتی است(12و13).

قابلیتهای زیر مجموعه احساس مسئولیت

مافوق

همکاران

زیردستان یا مشتریان

خود

تعهد سازمانی

میزان تعلق خاطر فرد به سازمان از طریق قبول ارزشها و اهداف سازمانی – احساس وفاداری و افتخار به سازمان و ارائه تصویر مثبت قوی از سازمان به دیگران- منافع سازمان را با منافع خود یکی بداند- بی تفاوت نبودن نسبت به عمل خلاف همکاران

وجدان کاری

علاقه و اشتیاق به کار- ایمان و تقوی و توجه به رضایت خداوند در همه حال- پذیرش اشتباهات و تلاش در جهت رفع و عدم تکرار آنها و پیگیری امور تا حصول نتیجه در کمترین زمان ممکن بجای انجام کارها به صورت نیمه کاره- پرهیز از هر گونه تساهل و کم کاری و استفاده منطقی از امکانات و شرایط موجود

خودکنترلی

رضایت قلبی و التزام عملی نسبت به وظایف تعیین شده بدون نیاز به کنترل و نظارت مافوق یا بازرسین- انجام کارها به بهترین نحو و بطور دقیق و کامل با رعایت مقررات

باید توجه کرد که ارزش نظری که مافوق میدهد با نظر زیردست و یا سایرین یکسان نیست و همین طور بقیه افراد با یکدیگر مساوی نیستند. در این رابطه به ترتیب، نظر مافوق بیشترین ارزش و خود ارزیابی کمترین ارزش را دارد. بعد از تکمیل فرم ارزیابی، نمرات به صورت سیستمی محاسبه و پس از ضرب در وزن معیار و جمع بندی، نمره نهایی فرد را محاسبه خواهد کرد. کل این روش ارزیابی 75 درصد نمره هر کارمند است. سایر پارامترها در نمره نهایی کارکنان عبارتند از:

۱-معدل دوره های آموزشی طی شده در بانک 5 درصد

۲- معدل آخرین مدرک تحصیلی 5 درصد

۳-نمره آخرین آزمون تعیین سطح 5 درصد

۴-مقطع تحصیلی 10 درصد

مجموع حاصل ضرب پارامترهای فوق نمره نهایی هر کارمند را مشخص می کند. مدیریت می تواند کارکنان را بر اساس نمره نهایی کارکنان مرتب نموده و تصمیمات لازم را برای انتخاب بهترین کارمند اتخاذ کند.

راههای پیش گیری از تبانی

یکی از عیوبی که شاید بتوان به این روش گرفت، اقدامات تلافی جویانه زیردستان از مافوق و یا سایر کارکنان باشد. باید دانست که نگاه از این دید و زاویه به کارکنان به منزله نگاه پدرسالارانه و کودک پروری است. امروز دیگر وقت آن رسیده که ما کارکنانمان را انسانهای کامل و بالغ و رشد یافته بنگریم و به آنها بها داده و به نظراتشان ارج نهیم. تنها در این صورت است که می توان برای نظر کارکنان ارزش قائل شد و آنان را در تصمیم گیریهای سازمان دخیل و موثر دانست تا احساس مفید بودن بکنند و این توجه باید عینی و واقعی باشد که این روش مدعی آن است. در ضمن علاوه بر وزنی که برای طیفهای مختلف در نظر گرفته شده که همواره نظر مافوق دارای ارزش بالاتری است، اما با رشد فکری و فرهنگی سازمان و کارکنان باید این اوزان به سمت یکی شدن و تساوی سوق پیدا کنند. و اما با این وجود باز هم اقدامات پیش گیرانه ای برای این منظور تدارک دیده شده از جمله:

1. قبل از ورود به سیستم، متنی برای کارکنان نمایش داده می شود که از آنها تعهد گرفته می شود که با توجه به موارد خواسته شده ارزیابی را انجام دهند.

2. انواع خطاهای ادراکی قبل از ورود به سیستم برای کارکنان نمایش داده می شود که کارکنان ملزم به رویت، مطالعه و تعهد و اشراف به آن هستند.

3. سیستم هوشمند طراحی شده به طوری که قادر به تشخیص نظرات با انحراف معیار بالا خواهد بود. به این صورت که مثلا اگر همه یک نفر را در معیاری از "خوب" به بالا ارزیابی کنند و یک نفر آن فرد را در آن معیار "بسیاربد" ارزیابی کند سیستم آن را تشخیص می دهد.

4. روسای حوزه و مدیران ارشدی که این ارزیابیها را تجزیه و تحلیل می کنند چنانچه با مورد خلاف واقع روبرو شوند موضوع را پیگیری می کنند.

5. کسانی که بعد از محاسبات سیتمی و بررسی مشخص شود عمدا تبانی کرده اند، علاوه بر درج در پرونده شان، از آن پس حق هر گونه ارزیابی از آنها سلب و فقط باید مورد ارزیابی دیگران واقع شوند.

کارمندان نباید دیدگاهها و نظرهای شخصی خود را اعمال کنند، آنها باید واقعیات را بیان نمایند هر چند به ضرر شان باشد.

دستاوردهای مدل

برخی از دستاوردهای مدل جدید ارزیابی همه جانبه(360درجه):

1- تسهیل در راه نیل به اهداف سازمان

2- ارزیابی دقیق و شفاف کارکنان

3- بهبود کیفی خدمات ارائه شده توسط کارکنان و در نهایت سازمان

4- ایجاد تعامل و هماهنگی بهتر در بین کارکنان و واحدها

5- ایجاد نمودار قابلیتهای شفاف

6- ارزیابی همه جانبه کارکنان و افزایش احساس تعلق به سازمان

7- ارزیابی ساده، راحت و سیستمی و کاربردی تر به جای روشهای دستی

8- تقویت انگیزه کارکنان و تقویت روحیه آنان و افزایش رضایت شغلی با توجه به امید به آینده بهتر

9- شفاف سازی نظام کارراهه شغلی کارکنان

10- کاهش میزان تعارضات و کشمکشها در محیط کار

11- کاهش هزینه ها و افزایش کارایی

12- تسهیل در دستیابی به تجهیز منابع موثر و کاهش مطالبات معوق

13- تقویت مشارکت کارکنان و ایجاد مدیریت مشارکتی

14- شفاف سازی انتظارات سازمان از کارکنان

15- شایسته سالاری و پرورش همه جانبه کارکنان

16- ایجاد روحیه تیمی و افزایش حس همکاری

17- شناخت استعدادها و پرورش آنها

18- بهبود فرایندهای کاری، خودکنترلی و کاهش نیاز به نظارتهای مستقیم و غیرمستقیم

کلام آخر

باید دانست که مدیریت با سایر علوم یک فرق اساسی و عمده دارد و آن هم این که بسیار مشکل است. به عنوان مثال در فیزیک فرمول F=ma برای تمامی زمانها و مکانها تا کنون صادق بوده است اما انسانها رباط نیستند که بتوان یک فرمول کلی برای همه آنها نوشت و مدعی شد که خطا ناپذیر است. انسانها به حکم انسان بودنشان پیچیده اند و متفاوت و رفتار آنان در بسیاری از موارد غیر قابل پیش بینی است. انسانها در دامان خانواده ها و فرهنگهای متفاوت رشد کرده اند و رفتار متفاوت دارند حتی افراد یک خانواده ممکن است رفتارهایی متفاوت از یکدیگر بروز دهند، بنابراین پیش بینی و طرح ریزی یک برنامه ثابت برای همه کار ساده ای نیست. با این وجود مطالعه در تاریخ سازمانهای موفق، فرمولها و اصولی را به ما نشان می دهد که چشم پوشی از آنها به منزله تجربه را دوباره تجربه کردن است. این مطالعه نشان می دهد که همواره می توان راه حلی را ارائه کرد که با توجه به ساختار سازمانی و فرهنگی افراد، بیشترین موفقیت را به دنبال داشته باشد.

در پایان خوشحال خواهیم شد اگر نقطه نظرات همکاران را پیرامون موضوع داشته باشیم تا قبل از اجرای روش بتوانیم بهترین مدل را که رضایت خاطر کارکنان را نیز در پی داشته باشد، ارائه دهیم. و انشاالله با همکاری شما و پس از موفقیت با هماهنگی مدیریت ارشد سازمان بتوان آن را در کل کشور پیاده کرد. لازم به توضیح است که قابلیتهای فوق ثابت نبوده و می توانند باتوجه به مشاغل و استانهای مختلف به صورت جداگانه طراحی گردند و همچنین هر قابلیت برای هر شغل وزن خاص خود را داشته باشد. چشم به راه نظرات شما عزیزان هستیم.

سیستم جامع ارزیابی عملکرد کارکنان

مطالب مشابه :

اهمیت کارراهه شغلی

کارراهه یا توسعۀ مسیر شغلی

کارراهه یا توسعۀ مسیر شغلی

استراتژی کاررآهه شغلی

کارراهه یا توسعه مسیر شغلی

دوره آموزشی آنالیز مشاغل و تهیه شناسنامه شغلی Hay

نشست هم اندیشی کارکنان بانک ملی استان اصفهان در مورد سیستم ارزیابی 360 درجه

پروژه خانم ذکایی(طراحی سیستم تصمیم گیرنده خبره در برنامه ریزی شغلی کارکنان بانکی)

سیستم جامع ارزیابی عملکرد کارکنان

دانلود مقاله استراتژی کار راهه شغلی