تجزیه و تحلیل شغل

تعریف تجزیه و تحلیل شغل

از تجزیه و تحلیل شغل تعاریف زیادی شده است که به برخی از آنها اشاره می شود.

ماتیس و جکسون(( Mathis and Jackson می گویند تجزیه و تحلیل شغل یک روش سیستماتیک جمع آوری و تجزیه اطلاعات درباره ی محتویات مشاغل، نیازهای انسانی و زمینه ها و شرایطی که شغلها در آن انجام می گیرد می باشد . میر کمالی می گوید: تجزیه و تحلیل شغل یعنی مطالعه ویژگی های کمی و کیفی و شرایط احراز آن از طریق جمع آوری اطلاعات دقیق و نظام یافته درباره ی آن شغل در یک سازمان می باشد .

تجزیه و تحلیل شغل فرآیند سیستماتیک تعیین و تبیین وظایف، مسئولیت ها و مهارتهای مورد نیاز برای اجرای یک شغل در سازمان و رابطه تعاملی آن با سایر مشاغل است .

هدف از تجریه و تحلیل شغل، جمع آوری اطلاعات در مورد پرسش های اساسی زیر است:

1- چه کاری انجام شود؟

2- چرا انجام شود؟

3- چگونه انجام شود؟

4- برای انجام آن، نیازمند چه ابزار و تجهیزاتی است؟

5- در چه شرایطی انجام می شود ؟

6- توسط چه کسی باید انجام شود؟

7- تا چه حد از متغییرهای محیطی متاثر است ؟

8- تا چه میزان در نیل به اهداف سازمانی موثر است ؟

9- مفاهیم واژه های کلیدی در رابطه با شغل کدام است ؟

10-تبلور ملاحظات قانونی به چه صورتی باید در شغل منعکس گردد؟

تا با جمع آوری اطلاعات بر اساس پرسش های مذکور و تحلیل آنها هدایت واحد منابع انسانی و امور کارکنان را در امر استخدام و انجام دیگر فعالیت ها میسر سازد. بنابراین اهمیت تجزیه و تحلیل شغل را در دستیابی به موارد زیر می توان یافت :

- تعیین ارزش نسبی مشاغل که جهت تعیین تعادل و برابری با دستمزد پرداختی با دیگر مشاغل درون سازمان و بیرون از آن ضروری است .

- کمک به مدیران و سرپرستان در جهت تعریف وظایف و مسئولیت های شاغلان و مستخدمان تحت پوشش آنان

- تعیین نیازهای استخدامی زمانی که امر برنامه ریزی نیروی انسانی و کارمند یابی باید تحقق یابد که کمک فراوانی به مدیران خواهد نمود.

- مبنایی برای برنامه ریزی پیشرفت و توسعه شغلی است .

- و سرانجام مبنایی که بر اساس آن بتوان توان بالقوه کارکنان را به بالفعل تبدیل نموده و انتظارت مثبت را در آنها برانگیخت و ترجیحات شغلی را به آن ها نمایاند .

مراحل تجزیه و تحلیل شغل

مرحله اول: بررسی کل سازمانی به منظور تعیین مطابقت مشاغل با بافت واهداف آن

مرحله دوم: تعیین اینکه از اطلاعات بدست آمده از تجزیه و تحلیل چگونه استفاده خواهد شد.

مرحله سوم: انتخاب نمونه هایی از مشاغل برای مطالعه و تجزیه و تحلیل

مرحله چهارم: بدست آوردن اطلاعات لازم با استفاده از روشهای مختلف تجزیه و تحلیل مشاغل

مرحله پنجم: تنظیم شرح شغل

مرحله ششم: تنظیم شرایط احراز شغل

مرحله هفتم: طراحی شغل با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل ششگانه قبل به دست آمده است .

مرحله هشتم: ارزیابی طراحی شغل و انجام دادن اصلاحات لازم در صورت نیاز(سعادت،1386،ص24)

روشهای تجزیه و تحلیل شغل

1) روش مشاهده

مشاهده به معنای مورد بررسی قرار دادن مشاغل حین انجام کار بر اساس رویت و لمس پذیری عینی کار، با توجه به آنچه انجام می گیرد، چگونگی انجام آن و اینکه چه زمانی را به خود اختصاص می دهد، می باشد .

بدیهی است که این روش برای سازمان هایی مناسب است که تدارک کمی از مشاغل آنها نیاز به تجزیه و تحلیل داشته باشند، به کارگیری این روش وقت گیر بوده و برای مشاغل عملیاتی مناسب تر می باشد و برای مشاغل ذهنی، روانی، فکری و قضاوتی مطلوب تر است که از روشهای دیگر استفاده شود و زمانی که تحلیل گران اطلاعات را از روشهای دیگر جمع آوری می کند ، مشاهده ممکن است تردیدها را تایید یا از میان بردارد.

2) روش مصاحبه

به فن استقرار کفتگو جهت کسب اطلاعات یا مقاصد متفاوت که بین یک نفر با یک نفر، یا یک نفر با چند نفر ، چند نفر با یک نفر و چند نفر با چند نفر صورت می گیرد، مصاحبه اطلاق می گردد .

در روش مصاحبه از متصدیان مشاغل و هم از سرپرستان آنها به طور انفرادی و گروهی سوال می شود . گرچه استفاده از مصاحبه گروهی اطلاعات دقیق تری راموجب می شود اما به دلیل پیروی افراد از هنجارهای گروهی ممکن است موجب کاهش اثر بخش شود . علت استفاده از مصاحبه آن است که متصدیان مشاغل بهترین کسانی هستند که با شغل آشنا بوده و تنها افرادی هستند که می توانند تمام مشاهدات واطلاعات کسب شده در طول خدمت خود را عرضه نمایند . آنها وظایف ویژه شغل را می شناسند و قوت و ضعف و اثربخشی وظایف را به درستی می توانند براورد نمایند، ضمن آنکه سرپرستان آنها نیز از رابطه شغل با سایر قسمت ها اطلاعات صحیح تری دارند .

جمع آوری کننده اطلاعات و تحلیل گر شغل در نقش مصاحبه گر باید قبل از انجام مصاحبه شغلی، آموزش های لازم را دیده باشد و به درستی توجیه گردد مصاحبه به صورت آزاد یا بسته برگزار می شود. مصاحبه آزاد ، چهارچوب یا محتوای مشخص و از پیش تعیین شده ندارد و جو مصاحبه و رابطه ای که میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده به وجود می آید، مسیر و شکل آن را تعیین می کند . مصاحبه به این شیوه، آثار مثبت بسیاری در بهبود روحیه کارکنان دارد. برخلاف مصاحبه آزاد ، چهار چوب مصاحبه بسته یا به قولی مصاحبه منظم، کاملا معلمان استاد سوالات از قبل تعیین شده اند . تهیه ی فهرستی از سوالات و رعایت ترتیب منظمی در طرح آنها یکی از مهمترین مزایای مصاحبه بسته به شمار می آید .

علاوه بر این، قابلیت تطبیق و مقایسه اطلاعات، مزیت دیگر مصاحبه بسته است .

هدف از مصاحبه بایستی بدست آوردن تمام حقایق مربوط به شغل و پرسش دادن قسمت های فهرست شده در قسمت بالای پرسشنامه باشد . برای رسیدن به این هدف آنالیست شغل دستورات زیر را دنبال می نماید.

1) ترتیب منطقی سوالات به طوریکه به مصاحبه شونده جهت منظم نمودن افکارش کمک نماید .

2) مطمئن شوید که شاغلین نخواهند با توضیحات مبهم یا اغراق آمیز خود را از شر سوالات آسوده نماید .

3) یک بیان روشن از شاغل درباره اختیار اخذ تصمیم و میزان دستوراتی که آنها از سرپرستان خود دریافت می نمایند به دست آورید .

4) از پرسیدن سوالاتی که آنان را به پاسخ های مورد انتظار هدایت می نماید، بپرهیزید .

5) مزایای روش مصاحبه این است که انعطاف پذیر است ، می تواند اطلاعات مفیدی ارائه دهد. سازماندهی و اجرا کردن آن آسان است، اما وقت گیر و گران است و پاسخ ها به آسانی قابل تجزیه و تحلیل نیست . ضمن آنکه اطلاعاتی را که از مشاهده نمی توان کسب نمود، از این رشو می توان یافت .

در ضمن بهره گیری مطلوب در این روش به مهارت فردی (جمع آوری کننده اطلاعات و تحلیل گر) مصاحبه کننده وابسته است و اخر اینکه کارکنان مصاحبه را فرصتی برای پیشرفت و ارتقای سمت های شغلی و در نتیجه افزایش حقوق و دستمزد تصور می نمایند و ممکن است در ارائه پاسخ اغراق نمایند

3)پرسشنامه

ساده ترین ، معمولترین و کاربردی ترین و درعین حال کم هزینه ترین روش از بین روشهای مختلف جمع آوری اطلاعات پرسشنامه است. این روش زمانی بیشتر کاربرد دارد که دنبال جمع آوری اطلاعات وسیعی برای سازمانی باشیم و جامعه آماری نامحدود باشد .

پرسشنامه های می توانند موجب صرفه جویی درزمان مصاحبه از طریق ثبت اطلاعات خالص و واقعی بشود که این کار به وسیله ساختار مناسب سوالات پیشرفته در زمینه ی تحت پوشش که مستلزم بررسی عمقیقی است انجام شود .(سوالات بایستی اطلاعات اساسی زیر را ارائه نمایند .

عنوان شغل و شاغل:

- عنوان شغل مدیر یا مافوق شغل

- عناوین شغل و تعداد ستاد گزارش دهی به شاغل

- یک شرح خلاصه (یک یا دو خط) از نقش و مقصود کلی شغل

- یک لیست از وظایف اصلی که شاغل مجبور به انجام آن است .

برای تهیه ی پرسشنامه عواملی را بایستی در طراخی سوالات پرسشنامه در نظر گرفت تا بتوان بر اساس این عوامل پرسشنامه جامع و مانعی را تهیه نمود این عوامل عبارتند از:

عامل اول) استفاده دقیق از کلمات است . از آنجاییکه کلمات معمولا بار معنایی متفاوتی از خود دارند .

2) باز و بسته بودن سوالات پرسشنامه است .انتخاب سوال بازو بسته بستگی به اهداف تجزیه و تحلیل کننده دارد .

3) جهت دار بودن سوالات پرسشنامه است . جهت دار بودن سوالات بدین معنی است که سوال به طوری مطرح شود که گویا پرسش گر انتظار دارد پاسخگو جواب خاصی را بدهد. پس بایستی در طراحی پرسشنامه تا آنجا که ممکن است سوالات جهت دار و تلقین کندنه نباشد .

علاوه بر عوامل فوق ترتیب سوالات، استفاده از سوالات استاندارد و حجم پرسشنامه (به طور کلی داشتن 30 سوال در یک پرسشنامه ضروری ا ست ) در تهیه پرسشنامه جامع و مانع کمک مفیدی می تواند بنماید (رنگریزوحاجی کریمی ،<حاجی کریمی واند بنماید

در این روش به دلیل برداشت نادرست از سوالها ، پاسخ های ناقص و پرسشنامه های برگشت داده نشده دقت کمتر است .

4) گروه متخصصین

این گروه شامل متصدیان ارشد شغل و سرپرستان بلافصل می شود . این روش در برگیرنده دانش و تجربه ی توجهی از سوی گروه درباره ی شغل است . برای دستیابی به اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل، تحلیل گر مصاحبه ای را با گروه تنظیم می کند. تعامل اعضاء گروه در خلال مصاحبه می تواند دقت و بینش را به وجود آورد که تحلیل گر چه بسا از مصاحبه های فردی بدست نیاورد . یک مزیت جانبی این روش می تواند منع ابهام از وظایف مورد انتظار شغل در میان کارکنان و سرپرستاین باشد که در گروه متخصصین قرار دارند . این روش هزینه بروز زمان . همچنین برداشت متصدی شغل از شغلش و واقعیات شغل، یعنی اینکه کار واقعا به چه صورت و در چه شرایطی انجام می گیرد، نادیده گرفته می شود .

5) ثبت وقایع روزانه

در این روش کارکنان در فواصل معین وظایف و فعالیتهای خود را در گزارشهای روزانه به طور خلاصه یادداشت می کنند ثبت وقایع بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول درباره چگونگی انجام کار است ، زیرا کار به وسیله انجام دهنده آن و آنگونه که واقعا انجام می گیرد شرح داده می شود .

وقایع روزانه یک روش متداول نیست، زیرا برای شاغلین و متخصصین پرسنلی هر دو زمان بر و پرهزینه است ، با از بین رفتن تازگی موضوع، دقت ممکن است کاهش یابد وثبت وقایع کمتر شود

6) پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت یا چک لیست تجزیه و تحلیل شغل

در سالهای اخیر، محققان سعی کرده اند تا یک روش متداول برای تجزیه و تحلیل مشاغل ابداع کنند .

پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت PAQ)) یکی از این روشهاست که در اوایل دهه 1970 به وسیله مک کورمیک و همکارانش در دانشگاه پردو [7]ابداع گردید بررسی هایی که روی پرسشنامه (PAQ) انجام گرفته است موید روایی و پایایی آن می باشد .در این پرسشنامه فعالیتهای هر شغل به شش طبقه اصلی تقسیم می شود . برای هر یک از طبقات عناصری که نشان دهنده حرکت یا عمل آن کار می باشد پیش بینی شده است . مجموعا 194 عنصر که معرف تمام فعالیتهای یک شغل می باشد تدوین یافته اند تجزیه و تحلیل شغل به روشPAQ بدین صورت است که با مطالعه پرسشنامه ؛ تحلیگر معین می کند که اولا شغل از چه عناصری تشکیل شده است و ثانیا، هر یک از این عناصر چه سهمی در شغل دارند . این روش کاربرد وسیعی دارد و برای تجزیه و تحلیل انواع مشاغل از آن استفاده می شود . معایب این روش طولانی بودن زبان فنی و سیستم ارزیابی پیچیده و مشکل آن است

7) فن رخدادهای بحرانی (فن وقایع حساس) :

این فن وسیله ای است برای استفاده داده درباره رفتار موثر و کم تر موثر که به نمونه هایی از حوادث واقعی یا رخدادهای بحرانی مربوط می شود .

این روش اغلب برای شغل های مدیریتی و دفتری مفید است، اما ممکن است مفاهیم گسترده ای را در رابطه با شغل بیان دارد که این امر می تواند برای تجزیه و تحلیل مشکل باشد .

از این رو تحلیل گر بایستی ماهر و با تجربه باشد تا مفاهیم واقعی از عملکرد شاغلان در شغل را با توجه به سطوح دریابد .

8) فن شبکه ویژگی ها :

همانند فن حوادث بحرانی این فن می تواند برای تعریف ابعادی که استاندادرهای ضعیف را از استانداردهای خوب عملکرد متمایز می کند ، به کار رود . این فن بر اساس نظریه ساختاری کارکنان است .

در این روش جهت استنباط ساخت ها و قضاوت ها ، از یک گروه از افراد یا فرد می خواهیم که روی موضوعات یا اجزای معینی تمرکز نمایند . این اجزا وظایفی هستند که توسط شاغلان انجام می شود ودرباره آن اجزاء بر حسب کیفیتی که دارند به نیازمندی های اساسی برای عملکرد موثر اشاره دارند .

9 ) تجزیه وتحلیل سلسله مراتبی وظیفه

تجزیه وتحلیل سلسله مراتبی وظیفه که به وسیله Dancan و Annet ایجاد شده مشاغل یا نواحی کاری را به مجموعه ای از وظایف و وظایف فرعی وبرنامه های تجزیه می کند . وظایف بر حسب اهداف یا محصول نهایی تعریف شده وبرنامه مورد نیاز برای دستیابی به هدف مورد تجزیه وتحلیل قرار می گیرد .

این روش شامل : - به کارگیری افعال عملی آنچه را که بایستی انجام شود به طور روشن ، صریح ومنسجم شرح دهد .

- تعریف استانداردهای عملکرد یعنی سطحی از عملکرد که بایستی در انجام یک وظیفه یا عملیات بایستی به طور رضایتمندانه کسب شود .

- لیست کردن شرایط وابسته به عملکرد یک وظیفه یا عملیات بایستی شامل عوامل محیطی مانند کار درقسمت پر سر وصدا .

این روش بیشتر برای مشاغل فرآیندی یا کارگاهی به کار می رود اما اصول تعریف ستاده ها و استانداردهای عملکرد وتجزیه وتحلیل وظایف فرعی مربوط است به زمان تجزیه وتحلیل هر نوع شغل.

انتخابی روش

در انتخاب روش جمع آوری اطلاعات جهت تجزیه وتحلیل شغل معیارهای انتخاب هدف کاربردی ، اثر بخشی جمع آوری داده ها ، درجه تخصص مورد نیاز برای انجام تجزیه وتحلیل منابع مورد نیاز وزمان در دسترس برای برنامه تجزیه وتحلیل می باشند .از آنجا که هر روش دارای نواقصی است ، تحلیل گران غالبا بر ترکیبی از روشها تکیه می کنند یعنی همزمان دویا چند روش مورد استفاده قرار می گیرد . زمانی که فعالیتها در صحنه ی بین المللی انجام می گیرد ، تفاوتهای فرهنگی احتمالا مورد توجه قرار نخواهد گرفت مگر آنکه تحلیل گران از روشهای متفاوتی برای جمع آوری اطلاعات تجزیه وتحلیل شغل استفاده کنند . افزون بر آن ، ترکیبی از روشها می تواند دقت بالاتری را در حداقل هزینه تضمین کند .

تحلیل اطلاعات جمع آوری شده

قبل از آنکه روش های تحلیل اطلاعات مورد بحث واقع شوند باید به شایستگی ها ومهارت های لازم جهت تحلیل اطلاعات توجه داشت . شایستگی در تجزیه وتحلیل ترکیب از دانش ومهارت وکیفیت های به کاررفته توسط تحلیل گران جهت طراحی محتوی شغل برای کسب اهداف شغل می باشد .

تجزیه وتحلیل مهارت ها از تجزیه وتحلیل کلی شغلی شروع می شود وبه جزئیات بیشتری می پردازد ونه تنها به بررسی درباره آنچه شاغلان بایستی انجام دهند ، بلکه درباره توانایی ها ومهارت های ویژه ای که برای انجام آن نیاز دارند می پردازد . فن تجزیه وتحلیل مهارت ها مراتب زیر را دنبال می نماید .

1) جزء جزء نمودن شغل : در این فن یک شغل را به عملیات ومراحل یا وظایف مجزا تقسیم کرده وتحلیل می نمایند که هر یک از آن ها می توانند به قسمت های قابل اداره برای مقاصد آموزشی و غیره ریز شوند . اقدام تجزیه وتحلیل شغل بر اساس ریز نمودن آن به اجزاء به شکل استاندارد در سه ستون ثبت می شود .

الف : ستون مراحل ب : ستون آموزش ج : ستون نقاط کلیدی

2 ) تجزیه وتحلیل مهارت های دستی: تجزیه وتحلیل مهارت های یدی از مطالعه کارناشی می شود . این فن مهارت ها ودانش های به کار رفته به وسیله کارگر ماهر را در انجام وظایفی که نیازمند میزان بالایی از تبحر وچالاکی یدی است تجزیه وتحلیل می کند . تجزیه و تحلیل روی قسمت های کلیدی وحساس شغل تمرکز دارد تا عملیات تکراری شناسایی ودر جهت آموزش به کاررفته شود .

3 ) تجزیه وتحلیل کار : تجزیه وتحلیل وظایف یک تحلیل منظم از رفتار موردنیاز برای انجام یک وظیفه با نگرش تشخیص ابعاد شغل وفن آوری متناسب ووسایل کمک آموزشی لازم برای موفقیت در آموزش است . این فن می تواند برای تمام انواع شغل مورد استفاده قرارگیرد . نتایج تجزیه وتحلیل معمولا در یک شغل استاندارد از چهار ستون تشکیل می شود . الف ) وظایف ب ) سطح اهمیت ج ) توانایی شغلی د ) روش آموزش

4 ) تجزیه وتحلیل اشتباهات : تجزیه وتحلیل اشتباهات به فرایندی تحلیل اشتباهات عمده که هنگام انجام یک وظیفه اتفاق می افتد به ویژه اشتباهاتی که دارای هزینه بیشتر است، اشاره دارد . هنگامی که میزان وقوع اشتباه بالا است از این فن استفاده می شود .

5) تجزیه وتحلیل یادگیری شغل :

تجزیه وتحلیل یادگیری شغل بر روی داده ها وفرآینده ها به جای محتوای شغل تمرکز دارد . این فن ، 9 مهارت یادگیری را که به رضایت عملکرد کمک می نماید ، تحلیل می کند . تجزیه و تحلیل مهارت فنی است جهت افزایش مهارت های دیگری که مبتنی بر دانش ارائه می گرددوگروههای وسیعی از رفتار شغل را که نیازمند یادگیری هستند ، مطرح می سازد .

روش های تحلیل شغل

سازمان ها از روش های مختلفی برای تحلیل اطلاعات شغلی استفاده می نمایند که این روش ها به دو دسته تقسیم می شوند :

الف ) روش های مبتنی بر شغل : که شامل روش های تجزیه وتحلیل وظیفه ای شغل ، پرسشنامه شرح پست مدیریت ، طراحی هیوتحلیل می باشد .

ب ) روش های مبتنی بر شاغل : که شامل روش تحلیل موقعیت با پست، توانایی های جسمی، بررسی وقایع حساس ، روش وقایع حساس توسعه یافته وروش تحلیلی جهت گرامی باشد.

کاربرد های اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل

کاربرد مستقیم این اطلاعات تبین شرح شغل ، مشخصات شغلی است .

شرح شغل

شرح شغل از تجزیه وتحلیل شغل مشتق می گردد. شرح شغل عبارتست از ملاک ومعیاری که اطلاعات جمع آوری شده در خصوص کارها ، وظایف ومسئولیت های شغل را توصیف می کند به عبارت دیگر شرح شغل ، اطلاعات اساسی درباره مقاصد کلی از شغل طبق مسئولیت اصلی شاغل ارائه می دهد . شرح شغل می تواند برای هر یک از مقاصد زیر به کار رود . تعریف جایگاه شغل در سازمان وروشن نمودن وظایف شغل در دستیابی به اهداف سازمانی ویا دپارتمان ها برای شاغلین یا دیگران – تهیه اطلاعات لازم برای ایجاد ویژگیهای فردی جهت استخدام وبه اطلاع متقاضیان شغل رساندن – بعنوان پایه ای برای قراردادهای استخدام _چنین شرح شغلی نبایستی وارد جزئیات بیشتری شود .

معمولا هر شرح شامل اطلاعاتی به شرح زیر است :

الف ) شناسنامه شغل : برخی از اطلاعاتی که در این قسمت درج می شود عبارتند از :

عنوان شغل : برای هر ثبت سازمانی نامی انتخاب می گردد که معرف آن شغل است وعنوان شغل نامیده می شود .

کد ( شماره پست سازمانی ) : هر شغلی را در سازمان می توان به وسیله کد خاصی که به آن داده می شود از سایر مشاغل مجزا کرد . کد هر شغل نشان دهنده مشخصات اصلی آن شغل از قبیل گروه استخدامی وسقف حقوق است وبه وسیله آن می توان شغل را به سرعت شناسایی کرد .

نویسنده شرح شغل تاریخ : ذکر تاریخ تصویب ضرورت دارد ، چون نشان دهنده سابقه شغل است ، هر چه تاریخ قدیمی تر باشد نشان دهنده به روز نبودن شرح شغل ، می توان ابهامات را پرسیده وتوضیحات لازم را اخذ نمود .

- جایگاه شغلی : واحد یا واحد هایی که در سلسله مراتب سازمان به عنوان جایگاه شغل مطرح است باید شناسایی گردد ، جایگاه شغل شامل اداره کل ، اداره تولید مالی ویا تقسیمات دیگر می باشد .

- سرپرست یا مقام مافوق : سرپرست یا مقام مافوق باید معرفی گردد تا اهمیت نسبی شغل شناخته شود .

- رتبه وگروه : رتبه وگروه شغلی باید درج گردد وتا مبنای محاسبه حداقل وحداکثر یا دامنه حقوقی قرار گیرد .

ب ) خلاصه شغل : در این قسمت از فرم ، وظایف اصلی شغل به صورت کلی بیان می گردد در تنظیم این بخش باید تلاش کرد که مفاهیم به روشنی بیان شوند ومبهم نباشد .

3) نمونه وظایف ومسئولیت ها

پس از ارائه خلاصه وتعریف شغل به شرح جزئیات وظایف ومسئولیت های شغل پرداخته می شود . وظایف اصلی شغل به طور مرتب فهرست شده ودر صورت نیاز توضیحاتی نیز به آن اضافه می شود .

پاسخگویی مشاغل د رارتباط باشغل واگذار شده را مسئولیت می نامند . مسئولیت ها به دو نوع مالی ومادی وغیر مالی وانسانی تقسیم می شوند .

4 ) اختیارات : حدود اختیارات شاغل شغل نیز در این بخش آورده می شود ، در این بخش حدود اختیار در اخذ تصمیم ، تنبیه ، تشویق واجرا مطرح می شود .

5 ) ارتباط با مشاغل دیگر : نوع ارتباط یک شغل با مشاغل دیگر به صورت عمودی ، افقی ومورب یک جانبه ، یا دو جانبه ، گزارش دهد یا گزارشگری مطرح می گردد .

6 ) شرایط کار : در این بخش شرح فیزیکی محیط کار ، ساعات کار، خطر های ایمنی وبهداشت ، سفرهای ضروری ، سرو صدا ، شلوغی ، گرما یا سرمای شدید ویا هر شرایط دیگری ذکر می شود .

7 ) ماهیت کار : ماهیت کار اشاره به این دارد که شغل واگذار شده به مشاغل فنی است یا غیر فنی، ستادی است یا صفی ، همچنین آیا شغل نیاز به تلاش جسمی دارد یا تلاش فکری

8) معیار عملکرد : در بعضی موارد ، فرم شرح شغل شامل بخشی درباره معیارهای عملکرد نیز هست . منظور از معیار عملکرد ، فهرستی از ضوابط وموازینی است که انتظار می رود با رعایت آن ، متصدی شغل به وسیله آن بتوان عملکرد واقعی وی را باز یابی کرد .

تعیین معیار برای عملکرد کارکنان کار آسانی نیست . معیار عملکرد باید انتظارات مسئولان از کارکنان را به طور صریح ودقیق بیان کند .

معیارهای نوشتن شرح شغل : معیارهای زیادی در نوشتن شرح مطرح است که در اینجا به با اهمیت ترین آنها اشاره می نماییم :

1) شیوه های نگارش شرح شغل ها . بایستی با حداقل پیچیدگی جمله باشد .

2) از افعال زمان حال در نوشتن استفاده شود .

3) از جزئی گویی اجتناب شود .

4) استفاده از ابزارهای تجهیزاتی که نیاز به مهارت فنی دارد ، به طور خاص نام برده شود .

5) تمام اشارات به سایر مشاغل ، افراد ، واحد ها، بخش ها ، روسا و... بطور صریح وروشن مشخص شود .

6) انجام وظایفی که دارای اهمیت فراوان است با حروف درشت نوشته شود .

7) کلمه ی ممکن است مورد استفاده قرار نگیرد ، فقط اگر اشاره ای به انجام قسمتی از کارهای نیروی کار شود بلا مانع است ،

مشخصات شغلی

تفاوت بین شرح شغل ومشخصات به دیدگاه محققان برمی گردد . شرح مشاغل ، شغل را تعریف می کند در واقع تصویر کلی از شغل را بدست می دهد. مشخصات شغل توضیح می دهد که شغل از شاغل چه می خواهد وچه کسی آن راانجام می دهد ومهارتهای انسانی مورد نیاز را نیز مشخص می کند . این الزامات شامل تجربه ، آموزش ، تحصیل وخصوصیات روانی وجسمانی است استانداردهای عملکرد شغل تجزیه وتحلیل شغل دارای کاربرد سومی به نام استانداردهای عملکرد شغل است .

این استانداردها دارای نقش دو گانه ای هستند ، اولا ، آنها اهدافی برای تلاش کارکنان به شمار می روند . چالش یا غرور دستیابی به این اهداف ممکن است به صورت عوامل انگیزشی برای کارکنان در آید . هنگامی که این استانداردها بدست آمد ، کارگران ممکن است احساس موفقیت ودستاورد کنند. این احساس موجب رضایت خاطر کارکنان می شود. بدون استانداردهای عملکرد، عملکرد کارکنان ممکن است دچار نقصان شود. ثانیا استانداردها معیارهایی هستند که موفقیت یک شغل با آنها سنجیده می شود ، آنها برای مدیران ومتخصصین پرسنلی که تلاش در کنترل عملکرد کار دارند ، اجتناب ناپذیرند . هیچ سیستم کنترلی بدون استانداردها نمی تواند عملکرد شغل را ارزیابی کند .

شرایط احراز شغل

شرایط احراز شغل عبارتست از شرحی از شرایط لازم وضروری د رفردی که در صدد احراز یک شغل بوده به نحوی که بتواند آن شغل را به نحو احسن ومنطبق با استا نداردهای از قبل پیش بینی شده انجام دهد . شرایط احراز شغل یا آنچه تحت عنوان شرایط استخدام یا مشخصات شغلی شناخته می شود ، شامل شایستگی ها ، تجربه وکیفیت مورد نیاز از شاغل وهرنوع اطلاعات ضروری دیگری از نوع شرایط جسمی ، یا زمان انجام کاری که معمول نیست برای انجام کار واطلاعات مربوط به خانواده مشاغل می باشد . البته در این مرحله باید تلاش نمود که از اغراق آمیز جلو دادن ویژگیهای مورد نیاز جهت استخدام پرهیز نمود چون مشکل جذب داوطلبان استخدام را به همراه خواهد داشت ویا وقتی که کارکنان تازه استخدام شدند ومتوجه شدند که به رغم سطح توقع بالای سازمان از آن ها استفاده درست به عمل نخواهد آمد به بی هنجاری وعدم رضایت مندی زودرس در سازمان مبتلا خواهند شد ، از این نظر برای تحلیل مناسب بودن شرایط احراز واجتناب از خطرات ذکر شده از دو طرح زیر استفاده به عمل می آید .

الف ) طرح شش امتیازی رودگر : در این طرح به شرایط زیر توجه می شود .

1 – وضعیت جسمانی ، سلامتی ، جثه ، ظاهر ، قدرت تحمل وسرعت

2- ویژگی های اکتسابی به آموزش وپرورش یا تحصیلات ، شایستگی وتجربه

3- هوش کلی، ظرفیت عقلانی، مهارت دستی، ظرفیت لازم در استفاده از واژه ها ونمودارها

4- تمایلات وعلایق ، ذهنی ، عملی ، ساختی ، فعالیت بدنی ، اجتماعی وهنری

5- حالت های ذاتی ،نفوذ بر دیگران ، ثبات ، استقلال ، اعتماد به نفس ، پذیرش یابی

6- شرایط محیط ، شرایط داخلی ، حرفه ای وخانوادگی .

ب ) طرح پنج موردی مونرو- فراسر : که شامل موارد زیر است .

1) تاثیر بردیگران : وضعیت جسمانی ، ظاهر ، سرعت وعادات .

2) کیفیت اکتسابی : تحصیلات ، آموزش حرفه ای وتجربه کاری

3) توانایی های ذاتی : سرعت ذاتی ادراکی واستعدادهای ویژه یادگیری

4) انگیزش : انواع اهدافی که توسط افراد تدوین شده است . تصمیم جدی جهت انجام آن ها وتلاش برای کسب اهداف می باشد .

5) تعدیل : ثبات احساسات ، توانایی اداره وفشارهای عصبی وروانی وتوانایی معاشرت با دیگران .

بدیهی است که در انتخاب این دو روش باید با مقایسه توانایی وضعف های هر روش در شرایط متعدد ، روش مطلوب را پذیرفت . روش رودگر قدمت بیشتری داشته وپیچیده تر است در حالی که طرح مونرو – فراسر ساده تر بوده واز پویایی وروانی بیشتر برخوردار می باشد وهر دو روش چارچوب مناسبی را برای شناسایی شاغلان بر اساس مصاحبه ، تجزیه وتحلیل مهارت ها و... فراهم می آورند . در شرایطی که مشاغل پیچیده اند وتعداد افرادی که داوطلب استخدام می باشند ، به کارگیری طرح پیچیده توصیه می شود .

اطلاعاتی که باید در شرایط احراز شغل گنجانده شود عبارتند از :

1) شرایط جسمانی مشخص کردن مولفه هایی همچون به کار گرفتن عضلات بدن برای استفاده از مواد بکاربردن ابزار آلات به جای قرار دادن ، نگهداری و... اشاره به شرایط جسمانی دارد .

2) توانایی های فکری پایه واساس توانایی های فکری برای احراز شغل تحصیلات وآموزش کلاسیک است

3) سطح مسئولیت

سطح مسئولیت به حالتی گفته می شود که شاغل برای انجام امور محوله ، خود را مسئول می شمارد واحساس مسئولیت زمانی آشکار می گردد که روشنی در کار بوده باشد .

4 ) مهارت ها: در شرایط احراز شغل به دو نوع مهارت بایستی اشاره کرد : الف ) تحصیل ب) تجربه

5 ) آموزش :آموزش به دانش امور جزئی ، دانش راه ها ووسایل برخورد با امور جزئی ودانش امور کلی ومسائل انتزائی یک رشته اشاره دارد .

6) سایر صفات وخصوصیات لازم .

کاربرد تجزیه وتحلیل شغل

اطلاعاتی که از تجزیه وتحلیل شغل به دست می آید در امور مختلف مربوط به مدیریت منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرد که مهم ترین آنها عبارتنداز :

- کارمند یابی : گذشته از اینکه شغلی که می خواهیم برای تصدی آن فردی را جستجو کنیم جدید باشد یا از قبل در سازمان وجود داشته باشد ، لازم است اطلاعاتی درباره ویژگیهای شغل ومهارت های مورد نیاز برای انجام دادن آن در اختیار داشته باشیم تا بتوانیم فرد مناسبی را انتخاب نماییم . بنابر این تجزیه وتحلیل شغل ، شرط موفقیت فرایند کارمند یابی است .

- انتخاب وانتصاب : بیشترین هدف تحلیل شغل برای ایجاد معیارهایی برای انتخاب وگزینش است . گزینش مستلزم شناخت ویژگی های کارکنان ودر نتیجه تطبیق آن با ویژگی های شغل است . گزینش مستلزم شناخت ویژگی های کارکنان ودر نتیجه تطبیق آن با ویژگیهای شغل است . تحلیل شغل دو مزیت عمده برای گزینش دارد اول : ویژگی های ضروری شغل وشاغل را برای انجام رضایت بخش کار می شناساند ودوم : به شناسایی در کمبود های رویه های گزینش قبلی کمک می کند .

- آموزش : بعد از انتخاب ، کارکنان معمولا به وسیله سازمان ها آموزش می بینند . برای کارکنان این نوع آموزش از کسب اطلاعات درباره رویداد ها وسیاست های شرکت جداست ، اما بعضی از کارکنان مهارت های آموزشی جامع را حین کار دریافت می کنند . تحلیل شغل دو مزیت عمده برای آموزش دارد ، اول : نیاز آموزشی کارکنان جهت انجام وظایف را بر طرف می نماید . دوم: در تشخیص روش های مناسب جهت پرورش کارکنان به ما کمک می کند .

- ارزیابی عملکرد : منظور از ارزیابی عملکرد ، سنجش چگونگی عملکرد فرد در انجام وظایفی است که به او محول شده است . برای اینکه مشخص شود عملکرد فرد در سطح مورد انتظار ، کمتر یا بیشتر از آن بوده است ، باید شرح دقیقی از وظایف شاغل وجود داشته باشد . تنها بر اساس چنین معیاری قضاوت درباره چگونگی عملکرد فرد منصفانه خواهد بود .

- ایمنی : تجزیه وتحلیل شغل معمولا خطرهای موجود در کار ، روشهای غلط انجام دادن کار یا فقدان ایمنی در محیط کار را آشکار می سازد .

- ارزیابی شغل : یکی از بیشترین مشکلاتی که مدیران با آن مواجه اند ارزیابی صحیح دستمزد برای شغل می باشد ، برای کمک به این وظیفه فرآیند شناخته شده ای به نام ارزیابی شغل را به کار می گیرند تا در تعیین ارزش پولی شغل اقدام مناسب به عمل آید .

در واقع ارزیابی شغل فرایندی است که تعیین می کند چه تعداد شغل برای سازمان ارزشمند است وبا مقایسه مشاغل ارزیابی می کند که هر شغل چه ارزش پولی برای سازمان دارد . ارزش نسبی آن ها در کسب اهداف سازمان تعیین وحدود ارزش پولی آن مشخص می گردد.

تعیین موفق ارزشهای مربوط به هر شغل در داخل سازمان مستلزم این است که شغل با در نظر گرفتن ویژگی های معین آن ها تجزیه شوند .

- برابری فرصت های استخدام : برای بسیاری از سازمان ها ، قوانین ومقررات به وسیله کمیسیون برابر در فرصت های استخدام در دو دهه گذشته وضع شده که کاربرد تازه ای از کارشکافی را مطرح می نماید .

- مطالعات حرکت وزمان : پس از انقلاب صنعتی سازمانها کسب بهره وری را با حفظ افزایش کیفیت همراه ساختند . یکی از ابزارهای اولیه که به وسیله این شرکت ها به کار گرفته شد ، مطالعات حرکت وزمان بود . تعیین بهترین راه برای انجام یک شغل توسط مشاهده دقیق ، انجام وظایف لازم ومقدار زمان لازم برای انجام هر وظیفه می باشد .

- طراحی شغل : از اطلاعات حاصل از تجزیه شغل در برنامه ریزی نیروی انسانی ، تحقیق وپژوهش وتنظیم قوانین ومقررات استخدامی استفاده می شود .

هدایت گر تجزیه وتحلیل شغلی در سازمان :

مدیریت عادی باهمکاری واحد مدیریت منابع انسانی ، افرادی را جهت هدایت کارتجزیه وتحلیل شغل انتخاب می نماید ، البته روشهای غیر مستقیم مانند استفاده از تجهیزات صوتی وتصویری وشمارشگرهای خود کار جهت جمع آوری اطلاعات مورد استفاده واقع می شود ودر بعضی موارد این کارتنها با استفاده از نرم افزارهای رایانه ای صورت می گیرد . اما بیشتر اوقات افراد کار جمع آوری وتحلیل شغل را به نام جمع آوری کننده اطلاعات وتحلیل گر شغل انجام می دهند . نوع اطلاعات مورد نیاز جهت تحلیل شغل ضرورت دقت در دو مورد زیر را ایجاب می کند . الف ) چه کسی اطلاعات را جمع آوری می کند ؟ .

به طور معمول فردی از طرف واحد مدیریت منابع انسانی وامور کارکنان مامور جمع آوری اطلاعات می گردد که ابتدا در رابطه با کار توجیه در رابطه با کار توجیه شده باشد واز القای نگرش وقضاوت خود در جمع آوری نوع اطلاعات کم تر متاثر شده باشد ، از آنجایی که تحقق این چنین موردی ممکن است به سختی صورت پذیرد ، به طور معمول این کار توسط ترکیبی از ناظر واحد مدیریت منابع انسانی وامور کارکنان ، شخص جمع آوری کننده اطلاعات ومتصدی شغل صورت می گیرد .

ب ) تحلیل گر شغل : فردی است که توسط واحد امور کارکنان با ویژگی های تخصصی وتوانایی تحلیل انتخاب می شود . این فرد می تواند از داخل سازمان وازصاحب نظران در این حوزه واز واحد های منابع انسانی یا از متخصصان خارج از سازمان باشد که به عنوان مشاور به صورت فردی یا ترکیبی در کمیته تجزیه وتحلیل شغلی سازمان حضور یابد وهمراه با دیگر اعضا که به طور معمول ناظر واحد امورکارکنان ، متصدی شغل ویا جمع آوری کننده اطلاعات باشد ، به کارتحلیل شغل بپردازد .

البته انتخاب تحلیل گر شغل از درون سازمان این حسن را دارد که کم تر اتفاق می افتد که وی مشاغل سازمان را نشناسد وشرایط انجام کاررا نداند ، اما انتخاب تحلیل گر شغل از خارج سازمان گرچه این حسن را دارد که فرد در تحلیل قضایا کم تر متاثر از اطلاعات قبلی وفضای کار است ، اما نیازمند توجیه اولیه از نوع کار ، فضای سازمان وشرایط انجام کار می باشد به ویژه فردی که تجربه کمی در این کار داشته باشد .

طراحی شغل

طراحی شغل ( job Design) یکی از پیامدهای شغل شناسی وتجزیه وتحلیل شغل می باشد . که در چند دهه اخیر مورد توجه روز افزون قرارگرفته است . اساس تفکر طراحی شغل به این نگرش بر می گردد که خود شغل ، شرایط ارائه ، محتویات ورابطه آن با ویژگی های فرد ومحیط می تواند در انگیزش کارکنان موثر باشد . دلیل برخی از کم کاری ها ، کم علاقه بودن وخستگی روحیه مربوط عدم سازگاری شغل روحیه ونیازهای کارکنان وهمچنین داشتن حالتی تکراری ، ساده وکم محتوائی می باشد . برای آن که سازمان بتواند به اهداف مورد نظر خود برسد ، باید مشاغل خود را طوری طراحی وسازماندهی کند که از جهات مختلف کار آمدی لازم را داشته باشد . طراحی شغل تاریخی نسبتا بلند دارد . از زمانی که آدام اسمیت با تقسیم کار وتجزیه آن به بخشهای ساده تر توانست تولید را در کارخانه سنجاق سازی به چندین برابر برساند ، اولین گام را برای طراحی شغل برداشت. بدون تردید کوششهای زیادی دراواخر قرن نوزدهم واوایل قرن بیستم در همین راستا برداشته شد ، اما از میان همه افراد ، فردریک تیلور (Fredrick w . Taylor ) اولین کسی بود که قدمهای اساسی در راه علمی تر کردن کار یا شغل برداشت . او با مطالعه حرکت ، زمان ومراحل کار توانست تحولی در طراحی کار یا بهبود روش انجام کار بوجود آورد . از آن زمان ومخصوصا از دهه های پنجاه میلادی کوشش های فراگیری در راستای تجزیه وتحلیل ، مطالعه وشناخت شغل وعوامل مربوط به آن به عمل آمده است .

از دهه پنجاه میلادی ، عده ای از مدیران اجرائی مانند توماس واتسون بنیانگذار موسسه
ای. بی. ام . با تاثیر پذیری از مهندسی شغل ، به مطالعه عوامل مختلف کار آمدی شغل از قبیل توسعه شغل وچرخش شغل پرداختند . طراحی شغل که ابتدا جنبه ای فنی ومهندسی داشت ، به مرور زمان ومخصوصا از سالها دهه هفتاد وبه بعد به سوی جنبه اجتماعی ، انسانی وروانی سوق داده شد ونظریه ها ومدلهای نسبتا زیادی در این رابطه ارائه گردید.

تعریف طراحی شغل

طراحی شغل را می توان فرآیندی دانست که طی آن ، وظایف هر شغل ، روشهای انجام آن وظایف وچگونگی ارتباط آن شغل با سایر فعالیت های سازمان تعیین می شود .

سعادت می گوید : تنظیم وظایف ومسئولیتهای دریک شغل یا گروهی از مشاغل وابسته به یکدیگربه نحوی که حداکثر بازدهی بدست آید وباعث رضایت ، رشد ، پیشرفت ودر نهایت بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان شود .

طراحی شغل عبارتست از تصریح مفاد ، روش وروابط کار در جهت تامین حداکثر نیازهای تکنولوژیکی وسازمانی وهمچنین نیازهای شخصی واجتماعی شاغل .

عوامل موثر بر طراحی مشاغل :

طراحی شغل به طور اساسی متاثر از اهداف ، فن آوری ، محیط و طراحی سازمان می باشد ، در نتیجه برای طراحی شغل علاوه بر بررسی اهداف توجه به عوامل زیرنیزمورد تاکید است :

- فرایند ایجاد وانگیزه ناشی از ویژگی های شغلی

- ویژگی های ساختار کارواجرای فعالیت های گروهی

- ویژگی ها ، شغل ، وظایف ومقاصد .

1 ) فرآیند ایجاد انگیزه ی درونی

چگونگی استفاده از فنون طراحی مشاغل بر این فرض نباشد که اثر بخشی کارورضایت کارکنان از ماهیت شغل ناشی می شود . این نکته با این مفهوم بنیادی در ارتباط است که افراد وقتی چگونگی نیل به اهداف برای آنها تدارک شود ، بر انگیخته می گردند . کاربه عنوان یک عامل کسب در آمد که ارضا کننده پاداش برونی است به عنوان مبنای ارضا کننده نیازهای سطوح بالاتر تلقی می شود . اما کار پاداش های درونی نیز برای مشاغل فراهم می کند که تحت کنترل خود شخص می باشد .

چنانچه انگیزش های درونی در شغل وجود داشته باشد سه ویژگی عمده آن طور که لاور متذکر شده می توان برای مشاغل قائل شد: الف- باز خور :افراد باید باز خور معنی داری در خصوص اجرای کار ترجیحا باارزیابی کارخود دریافت کنند .

ب ) استفاده از قابلیت ها : شغل باید به گونه ای توسط کارکنان انگاشته شود که برای انجام بهتر آن نیاز به قابلیت هایی که از آن برخوردارند ، دست یابند .ج) خود کنترلی : افراد باید در حد بالایی احساس خود کنترلی برترتیب دادن اهداف وراههای تحقق آن داشته باشند .

2) ویژگی های ساختار کار واجرای فعالیت های گروهی : طراحی شغل بر اساس مجموعه ای از کار در قالب یک شغل یا گروهی از مشاغل است ساختار درونی هر کار شامل سه عامل برنامه ریزی ( تصمیم گیری در مورد دوره ای عمل ، زمان انجام آن ومنابع مورد نیاز است . ) بدین ترتیب مدیریت وسر پرستاران با برنامه ریزی وکنترل ، مسئولیت اجرای کار را به شاغلان واگذار می نمایند.

3 ) ویژگی ها ، شغل ، وظایف ومقاصد

ویژ گی ها،وظایف ومقاصد، سه خصوصیت بنیادین برای طراحی شغل محسوب می شوند.

الف) ویژگی ها شغل در بر گیرنده ی مفاهیمی مانند تنوع مهارت ها ، اهمیت شغل ، هویت شغل ، استقلال عمل ، بازخورد شغل که تاثیر عمده ای بر طراحی شغل می گذارند .

ب ) وظایف : تلاش ها ورفتار های ویژه ای که در یک شغل وجود دارد، وظیفه نامیده می شود .

ج ) مقاصد : دلایل به وجود آمدن یک کار ، وظیفه وشغل را نشان می دهد .

تکنیک های طراحی شغل

مطالعات نشان می دهد که شش تکنیک عمده برای طراحی شغل می توان مطرح کرد :

1- تخصصی کردن شغل

دو مفهوم در تخصصی کردن شغل مطرح است . مفهوم اول در ارتباط با میدان شغل است بدین معنی که هر شغل باید به چند وظیفه جداگانه تقسیم گردد وهر یک از وظایف بایستی مشخص گردد که چه اندازه ای باید داشته باشد .

به این مفهوم تخصصی کردن افقی شغل گویند . مزیت تخصصی کردن افقی شغل را آرام اسمیت به سه دلیل مطرح می نماید :

1-1) افزایش مهارت نیروی انسانی شاغل در سازمان ناشی از محدود نمودن وظایف ودر قالب تقسیم وظایف اصلی به وظایف ریزتر فرعی تر

2-1) صرفه جویی در زمان

3- 1- ) استفاده از ابزار وماشین آلات جدید برای وظایف فرعی نیروی انسانی

مفهوم دوم در ارتباط با نظارت بر کار است . که به آن تخصصی کردن عمودی شغل می گویند. تخصصی کردن عمودی شغل به معنی جدا کردن انجام کار از اداره ی آن است بدین معنی که یک نفر متخصص کار را انجام می دهد ونفر دیگر آن کار را نظارت می نماید .

2- گسترش شغل : گستر

تجزیه و تحلیل شغل

مطالب مشابه :

فرم شرح وظایف و مسئولیت های شغل

فرم شرح حال کلی

فرم شرح حال دانش آموز

فرم مصاحبه بالینی روانشناختی

تجزیه و تحلیل شغل

معرفی کتاب فُرم های شرح حال و راهنمای تکمیل

فنون تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل

برگ شرح حال بیمار