نامه های اداری از دیدگاه ماهیت كار

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت كار:

نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستوري و درخواستی - نامه های هماهنگی.
- نامه های خبری
به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه كار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممكن است آغاز یا پایان یك كار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.

- نامه های بازدارنده
به نامه هایی اطلاق میشود كه از انجام یا متن كار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را كه توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شكل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می كند.

-نامه های دستوری یادرخواستی:
این نامه ها كه بیش تر نامه های اداری را تشكیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن كاری است كه ممكن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه كار از آنها سئوال گردد.
-نامه های هماهنگی
این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممكن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی كند مانند بخشنامه ها .

مراحل تهیه نامه هایاداری
مراحلی كه برای تهیه و تنظیم یك نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:
مرحله اول - بررسی قبل از نگارش
پیش از آن كه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد،لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد كه از مكاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.
مرحله دوم- تهیه پیش نویس

تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی كامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان كار می باشد. پس از آنكه پیش نویس تهیه گردید، لازم است قبل ازماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برایحصول اطمینان از كفایت و كارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه كرد تا اطمینان حاصل شود كه پیش نویس تهیه شده كامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست بررسی (چك لیست) استفاده كرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد كه بررسی پاسخ آنها نمایشگر كفایت یا كافی نبودن پیش نویس است.
پس از آنكه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه كننده آن قرار گرفت ذیل آن را امضاء و برای مقامی كه باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چك و اصلاح لازم را بعمل می آورد و عنداللزوم با افزودن و یا كم كردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می كند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
آماده سازی مقدمات
مقدماتی كه برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی كه باید در نامه قید شود.

تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز
برای تهیه یك نامه خوب و موثر كه مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل و متكی بر قواعد باشد گر چه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی باشد.
تعیین چارچوب كار و تنظیم فهرست مطالب
این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد كه در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی كار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را كه پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت كند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم كند. ممكن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است كه شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است.
نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مكاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می كند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری

در مكاتبات معمولاً مخاطب و دریافت كننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یكی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- زیر دست فرستنده نامه است.
در هریك از حالات فوق نزاكت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین كیفیت كه خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مكاتبه كه باید با كمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه به نكاتي ضروری است.
ممكن است نامه ابتداء بساكن یعنی اولین نامه ای باشد كه در موضوع مورد مكاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذكر عنوان گیرنده و درج موضوع كلی بلا فاصله باصل مطلب پرداخته می شود .

- مقام مافوق:
«باستحضار میرساند«...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد كه ... «
و جملات و عبارات مشابه. به مقام همردیف:
«باطلاع میرساند... «
«اشعار می دارد...» «بطوری كه اطلاع دارید..» و جملات مشابه.
-به مقام زیردست:
»تذكر می دهد»
»لازم است یادآوری نماید كه»
»نيازمند تذكر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام كاری شده باشد بهتراست از این كلمات واصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمايید» یا «تمنا دارد مقرر فرمايید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمايید» یا «تقاضا دارد كه دستور فرمايید». مقامات زير دست:

« مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید.. ........ ..» و موارد مشابه.

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت كار

مطالب مشابه :

جملات زیبا

نكاتي در باره نحوه نوشتن نامه اداري

چند نامه ی اداری کوتاه

گلچین جملات زیبا و طلایی از دکتر شریعتی

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

جملات زیبا و نکته های خواندنی

طریقه نوشتن متن نامه استعفا نامه اداری

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت كار

چگونگی تهیه و تنظیم نامه های اداری