انبــــارداری
كليات
1-اهداف انبارداری
در امور تداركات و كارپردازي، سيستم انبارداري از اهميت خاصي برخوردار است وهمكاري اين دو واحد خدماتي با يكديگر اجتناب ناپذير مي باشد. سيستم صحيح انبارداري متضمن مزاياي زير است:
دريافت-حفاظت و در دسترس قراردادن كالا،مواد و وسايل مورد نظر بسهولت وسرعت انجام مي شود.
-با اعمال كنترل دقيق، از ازدياد خارج از حد موجوديها كه ممكن است بر اثر تغيير قيمتها باعث زيان گردد، جلوگيري مي شود.
- با استفاده صحيح از سيستم انبارداري، ميزان موجودي كالا در انبار وميزان مصرف آن در هر واحد كالا كه پايه و اساس حسابداري صنعتي مي باشد، محاسبه مي گردد.
- كنترل ميزان موجودي در انبار از نظر قيمت بسهولت صورت مي گيرد.
- صدور قبض انبار (رسيد جنس به انبار) موجبات تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده وعمليات حسابداري ميگردد.
- چون ميزان موجوديها معمولا به قيمت تمام شده در انبار نگهداري مي شود، لذا در صورت خسارت ناشي از آتش سوزي وتعيين ساير ضايعات وخسارت وارد شده محاسبه مي شود.
2- تعریف انبار
به محل وفضايي كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني، صنعتي، مواد اوليه و يا فرآورده هاي مختلف كه براساس يك سيستم صحيح طبقه بندي وتنظيم مي گردد، انبار گفته ميشود.
انبار از نظر فرم به سه صورت مي باشد:
- انبارهاي پوشيده: اين مكان از تمام اطراف بسته وداراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشد.
انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبارداري سقف است ولي چهار طرف آن باز وفاقد حفاظ جانبي مي باشد. اين نوع انبارها،كالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ مي كند.
-انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه مي باشد ومعمولا براي نگاهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.
2-1 وظايف انباردار
انباردار كسي است كه عهده دار وظايف زير مي باشد:
-تحويل گرفتن اجناس وكالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارك خريد.
-صدور قبض انبار يا برگ رسيد جنس به انبار پس از تحويل گرفتن كالا .
- صدور حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا .
- صدور فرمهاي مرجوعي، برگشت از خريد و ساير فرمهاي مشابه .
- صدور برگ درخواست خريد كالا در صورت لزوم .
- ثبت مشخصات وتعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و كارتهاي انبار .
- طبقه بندي ، تنظيم وكدگذاري كالا و جنس .
- همكاري با حسابداري صنعتي و واحد سفارشها در مورد تعيين حداقل ،حداكثر ونقطه ي سفارش .
- حفظ وحراست اجناس و رعايت اصول ايمني در انبار .
- بايگاني اسناد و مدارك انبار .
- ارائه گزارشهاي لازم به مقامات ذيربط .
3- انواع موجوديهاي انبار
اجناس وكالاهاي موجود در انبار اعم از موسسات توليد يا غيرتوليدي را مي توان به پنج دسته به شرح زير تقسيم نمود:
1/3 مواد خام يا مواد اوليه
از اين مواد براي توليد كالا استفاده مي شود.
2/3 مواد ولوازم مصرفي
مواد ولوازم مصرفي به موادي اطلاق مي شود كه به طور غيرمستقيم در توليد كالا دخالت دارد و يا در سازمانهاي توليدي براي انجام خدمات جانبي مورد استفاده قرار داده مي شود. اين مواد بر اثر مصرف از بين مي رود مانند كاغذ و مداد و يا وسايل بسته بندي در سازمانهاي توليدي.
3/3 مواد ولوازم درجريان ساخت
به موادي كه مقداري تغييرات در مواد اوليه ي آن داده شده ولي هنوز به صورت كامل ساخته نشده است مواد ولوازم در جريان ساخت گويند.
4/3 كالاي تمام شده
به كالاهايي گفته ميشود كه از نظر ساخت به مرحله ي تكميلي رسيده و قابل عرضه به بازار باشد.
5/3 اجناس خريداري شده جهت فروش
اين سري از اجناس شامل اجناسي هستند كه بدون هيچگونه تغييري در آنها به بازار جهت فروش عرضه مي گردد وبه طور موقت در انبار نگهداري مي شود. مانند انبار فروشگاهها وموسسات.
6/3سازمان انبار
انبار قطعات ومواد اوليه در واحدهاي توليدي معمولا زير نظر مدير فني كارخانه قرار دارد و در بعضي از كارخانه ها ،انبار مستقيما زير نظر مدير كارخانه انجام وظيفه مي نمايد.
درسازمانهاي بزرگ صنعتي، واحد انبار داراي مديريت مستقلي است كه مستقيما زير نظر مدير عامل قرار دارد وتحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات وابزار الات كه هر يك از آنها داراي مسئول مي باشد انجام وظيفه مي كنند.
در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي، معمولاواحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود اين واحدها نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري محسوب مي شود مي باشد.
نمونه هایی از نمودار سازمانی که موقعیت انبار و تدارکات را نشان می دهد در نمودارهای شماره 1 و2 نشان داده شده است.
|
مدیر کارخانه |
|
مدیریت مالی |
|
مدیریت فنی |
|
مدیریت اداری |
|
مدیریت بازرگانی |
|
مدیریت انبارها |
|
انبار محصولات |
|
انبار قطعات |
|
انبار مواد |
نمودار شماره 1 . نمودار موقعیت سازمانی انبار در واحدهای تولیدی
|
مخزن وسایل آزمایشگاهی |
|
مخزن وسایل الکترونیک |
|
انبار شماره 2
|
|
انبار شماره 1
|
|
انبار شماره 3
|
|
انبار شماره 2
|
|
انبار شماره 1
|
|
انبار شماره 1
|
|
انبار شماره 2
|
|
مخزن وسایل اتوماتیک |
|
اداره امور انبارها |
نمودار شماره 2. نمودار ارتباط سازمان انبار با اداره امور انبارها
بخش دوم:
4-منابع ورود كالا به انبار
اجناس و كالاها از چند طريق وارد انبار مي شود:
- از طريق خريدهاي داخلي
- از طريق خريدهاي خارجي
- كالاهاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
- كالا ولوازمي كه در كارگاههاي يك موسسه ساخته مي شود
- كالاهاي اماني
1/4 ازطريق خريدهاي داخلي
اين نوع كالاها در مقابل برگ درخواست كالا توسط واحد خريد تهيه شده وبه انبار ارسال مي گردد. خريدهاي داخلي ممكن است ازطريق مناقصه انجام گردد. اين اجناس پس از كنترل وتنظيم صورت جلسه و انجام ساير تشريفات به انبار تحويل مي گردد.
2/4 از طريق خريدهاي خارجی خرید از خارج کشور مستلزم طی مراحل خاصی است که در بند 8 قسمت دوم این مجموعه توضیح داده شده است.
3/4 كالاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
اين نوع كالاها واجناس معمولا از كالاهاي مازاد بر احتياج و يا اجناسي كه مورد نياز انبار خاصي نمي باشد به انبار ديگر منتقل مي گردد. مازاد كالاي صادر شده جهت عمليات تعمير يا طرحهاي ساختماني و نيز اجناس اسقاط گاهي به انبار عودت داده مي شوند. در اين صورت لازم است صورت دقيقي از كليه ي كالاهاي قابل استفاده برگشتي به انبارتهيه شود تا بتوان حساب انبار را با قيمت آنها بدهكار وحساب هزينه عملياتي يا دستور كارساختماني مربوط را بستانكار نمود.
4/4نحوه وموارد استفاده از فرم انتقال كالا از يك انبار به انبار ديگر
انتقال كالا از انباري به انبار ديگر منوط به استفاده و تكميل فرم خاصي به همين منظور مي باشد. فرمهاي مذكور قبلا شماره گذاري شده اند و مشخصات كالا، كد جنس و مقدار مورد درخواست توسط انباردار متقاضي در آن ثبت مي گردد.معمولا فرمهاي انتقال كالا در چهار و دربعضي از موسسات در پنج نسخه تهيه مي شود. سه نسخه ي اول به انبار تحويل دهنده ي كالا ارسال مي گردد. و نسخه چهارم جهت پيگيري در انبار متقاضي بايگاني مي شود. انبار تحويل دهنده ي كالا پس از دريافت فرم تقاضاي كالا، ستون مربوط به مقدار يا تعداد تحويلي به انبار متقاضي را تكميل وساير نسخ را به ترتيب زير توزيع مي كند:
نسخه ي اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضي ارسال مي گردد. انبار متقاضي پس از دريافت جنس نسخه اول تقاضا را بايگاني مي نمايد. نسخه دوم پس از امضا و تاييد وصول جنس مورد نظر جهت انجام دادن عمليات مالي به حسابداري ارسال مي گردد.
نسخه ي سوم در انبار صادركننده ي كالا و در پرونده هاي كالاهاي صادر شده بايگاني مي شود.
لازم به توضيح است كه پس از وصول نسخه ي اول به انبار تقاضا كننده، نگاهداري نسخه ي چهارم(پي گيري) لزومي ندارد. نمونه فرم انتقال کالا از انباری به انبار دیگر در تصویر شماره 6 نشان داده شده است .
5/4نحوه و مواد استفاده از فرم برگشت كالا
واحد برگشت دهنده ي كالا بايد فرمي جهت ثبت كالاي برگشت شده به انبار تنظيم نمايد. اين فرم شامل مشخصات وشماره وكدجنس و مقدار برگشت شده كالا به انبار خواهد بود.همچنين شماره حساب هزينه ي عملياتي يا دستور كار ساختماني كه بايد بستانكار شود نيز در بعضي از فرم ها قيد مي گردد. فرم كالاي برگشتي به انبار بايد قبلا شماره گذاري شده ودر پنج نسخه صادر گردد. چهار نسخه اول ضمن برگشت جنس به انبار ارسال ونسخه پنجم توسط واحد برگشت دهنده بايگاني مي گردد. انبار دار دريافت كننده ي جنس بايد روي هر چهارنسخه رسيد كالا را اعلام ونسخ اول و دوم را به دايره ي حسابداري كالا جهت ثبت قيمت كالاها در كارتهاي مربوط ارسال دارد. نسخه ي سوم به واحد برگشت دهنده ي كالا فرستاده ميشود و نسخه ي چهارم توسط انباردار جهت ثبت در كارتهاي انبار بايگاني مي گردد. نمونه فرم برگشت کالا به انبار در فرم شماره ی 7نشان داده شده است .
5-كالاها و لوازمي كه در كارگاه هاي يك موسسه ساخته مي شود
اين اجناس معمولا در واحدهاي توليدي و هنرستانهاي صنعتي از مواد اوليه اي كه از انبار دريافت و يا خريداري مي گردد ساخته شده وسپس به صورت يك كالاي جديد به انبار عودت داده ميشود.
6- ورود و تحويل كالاهاي خريداري شده به انبار
كالاهاي خريداري شده براي تنظيم ونگاهداري تحويل انبار مي شود. اجناس مذكور همراه يك نسخه از فرم درخواست كالا، تقاضاي خريد، فرم سفارش( معمولا بدون ذكر قيمت) به انبار فرستاده مي شود. پس از كنترل دقيق اجناس وتطبيق آنها با فهرست وامضاي مربوط و بالاخره تعيين مقدار آنها توسط انباردار نسبت به تحويل كالا وصدور رسيد انبار اقدام مي گردد. قبض انبار يا رسيد جنس به انبار يكي از مهمترين فرمها واسناد انبار وحسابداري به شمار مي رود.
به مجموعه ي فرمهاي در خواست كالا ،تقاضاي خريد، فرم سفارش، فاكتور فروشنده و رسيد انبار مدارك خريدگفته مي شود. براساس اين مدارك، مبلغ كالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود . در سازمانهای بزرگ و تولیدی عبارت است از :
- تخلیه ی مواد و کالا از وسایل نقلیه
- شناسایی و کنترل کالا - یادداشت کالاهایی که معیوب و یا غیرقابل استفاده می باشد
تحويل كالا به انبار
تحويل فعاليتي است كه در ارتباط با ورود كالا به انبار انجام مي گردد. وظايف واحد تحويل در سازمانهاي بزرگ وتوليدي عبارت است از:
-تخليه ي مواد وكالا از وسايل نقليه؛
-شناسايي وكنترل كالا؛
- يادداشت كالاهايي كه معيوب ويا غيرقابل استفاده ميباشد؛
تحويل كالا به انبار به دو طريق به شرح زيرانجام مي گردد:
لازم به يادآوري است كه در بعضي ازموسسات توليدي واحدي تحت عنوان " واحد دريافت " يا Receiving موظف به دريافت كنترل وهمچنين صدور فرم رسيد انبار مي باشد و انبار در اين زمينه فعاليت انجام نمي دهد.
الف - تحويل دائم پس از كنترل اجناس خريداري شده و تطبيق آنها با اسناد مربوط و تاييدات مقامات مسئل تحويل دائم صورت ميگيرد.
براي حصول اطمينان از كيفيت كالاي خريداري شده از واحدكنترل كيفيت( در صورت وجود) در خواست مي شود نظرات كارشناسي خود را با استفاده از فرم كنترل كيفيت(فرم شماره ی 8) اعلام دارد.
ب - تحويل موقت
در صورتي كه اجناس خريداري شده از لحاظ فني مستلزم كنترل دقيق تر باشد،ابتدا اقدام به تحويل موقت مي شود و آن گاه پس از كنترل فني و تاييد مقامات وكارشناسان مسئول، تحويل نهايي انجام مي گيرد.
معمولا تحويل كالاي خريداري شده در معاملات متوسط وعمده پس از تنظيم صورت جلسه اي انجام ميشود. بايد توجه داشت كه فرم سفارش كالا،فاكتور فروشنده وگزارش تحويل كالا وقبض انبار بايد با يكديگر مطابقت داشته باشد.
ج - نحوه وموارد استفاده ازفرم رسيد انبار
رسيد انبار يا قبض انبار را ميتوان يكي از اسناد مهم انبار محسوب نمود. اين هرم سند دريافت جنس و تحويل آن به انبار است وبراساس فرم مذكور، مبلغ كالاي خريداري شده قابل پرداخت به فروشنده كالا مي باشد.
فرم قبض انبار يا رسيد جنس به انبار فرم شماره ( 9) معمولا در پنج نسخه و به شرح زير صادر و توزيع مي گردد:
نسخه ي اول ،دوم و سوم به واحد تداركات ارسال مي شود. در واحد مزبور پس ازكنترل آن با فاكتور فروشنده وساير اسناد دونسخه ي اول را به حسابداري ارسال و نسخه سوم را در بايگاني خود نگاهداري مي نمايد.
نسخه ي چهارم اين فرم پس از ثبت اطلاعات مندرج آن در كاردكس يا دفاتر در انبار بايگاني مي گردد.
نسخه ي پنجم به تحويل دهنده كالا ارائه مي گردد.
7- درخواست كالا و مواد از انبار
دريافت كالا و مواد، طي تكميل فرم درخواست كالا(فرم شماره ی 10) , از طرف متقاضي ومصرف كننده ي جنس و ارسال آن به انبار انجام مي گردد.
اين فرم پس ازتاييد مسئول واحد ذير بط وامضاي مجاز به انبار ارسال مي گردد.
انباردار پس ازوصول درخواست كالا و اطمينان از موجود بودن كالا در انبار از طريق مراجعه به كارت يا دفاتر موجودي كالا نسبت به ارائه ي آن اقدام مي نمايد.
فرم درخواست كالا در سه نسخه تهيه مي شود. نسخ 1و2 اين فرم جهت دريافت جنس به انبار ارسال مي گردد و نسخه ي سوم جهت پيگيري امر ونگاهداري سوابق در بايگاني واحد متقاضي نگهداري مي گردد.
در صورت موجود بودن كالا انبار دار نسبت به تحويل جنس به درخواست كننده و صدور حواله اقدام نمايد و نسخه ي دوم درخواستكلا درانبار بايگاني مي گردد ونسخه 1 آن را به ضميمه ي نسخه 1و2 حواله انبار از طريق تداركات به امور مالي ارسال مي دارد. انبار دار در صورت موجود نبودن كالا موظف به تكميل فرم درخواست خريد وپي گيري آن مي باشد.
در بعضي از انبارها از فرم ادغام شده درخواست وتحويل كالا از انبار استفاده مي شود. اين فرم توسط متقاضي تكميل و پس ازتحويل جنس توسط انباردار و ساير مسئولان امضا مي شود.
8- خروج كالا از انبار و تحویل آن به متقاضی
با توجه به ارزش موجوديهاي انبار همچنين قابل تبديل بودن آنها به نقد ضروري است در مورد صدور جنس از انبار كنترل دقيق به عمل آيد و از سيستمهاي مناسب در اين مورد استفاده شوند.
متداولترين روش صدور جنس از انبار به شرح زير توضيح داده ميشود:
صدور جنس از انبار بايد با توجه به برگ درخواست كالا كه توسط واحد يا شخص متقاضي تكميل و پس از تاييد وامضاي مجاز به انبار ارسال مي شود صورت گيرد.
صدور كالا از انبار مستلزم صدور فرمي است كه اصطلاحا به نام «حواله انبار » معروف است. نمونه فرم حواله انبار ونحوه ي تكميل آن در شكل شماره 11 نشان داده شده است.
پس از دريافت تقاضاي جنس از طرف واحد مصرف كننده كالا (نسخ 1و2) ووجودجنس در انبار كالاي مورد نظر، اقدام به صدور «حواله انبار» مي گردد.
فرم حواله انبار در چهار نسخه تهيه شده و به ترتيب زير توزيع مي شود:
-نسخه 1و2 حواله به انضمام نسخ 1 درخواست كالا به حسابداري ارسال مي شود.
-نسخه سوم همراه جنس به متقاضي ارائه مي گردد.
-نسخه چهارم حواله به انضمام نسخه دوم درخواست كالا دربايگاني انبار نگاهداري مي گردد.
9- رسيد انبار مستقيم
در مواقعي كه جنس خريداري شده مستقيما وبدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحويل داده شود از فرم رسيد انبار مستقيم استفده ميشود. مانند مصالح ساختماني.
مراحل ونحوه ي استفاده از فرم رسيد انبار مستقيم به شرح زير است:
پس از تحويل جنس به مصرف كننده كه معمولا با نظارت مستقيم انباردار بايد انجام گردد. انباردار موظف است كه كالا يا جنس را با نسخه ي سفارش خريد و بارنامه مطابقت نمايد وسپس انباردار اقدام به صدور قبض يا رسيد انبار مستقيم مي نمايد. در اين موارد اين فرم نقش قبض انبار وحواله انبار را خواهد داشت. با توجه به فرم رسيد انبار مستقيم كليه عمليات مربوط به ورود و خروج كالا در كارتها و دفاتر انبار منعكس مي گردد.
رسيد انبار مستقيم پس ازصدور توسط تحويل دهنده امضا وهمچنين توسط نماينده ي قسمت مصرف كننده تاييد وامضا مي شود.
فرم رسيد انبار مستقيم در چهارنسخه به شرح زير تنظيم و توزيع مي گردد.
نسخه اول - حسابداري
نسخه دوم - تداركات
نسخه سوم - همراه جنس به متقاضي ارائه مي گردد.
نسخه چهارم - حواله به انضمام نسخه دوم درخواست كالا در بايگاني انبار نگاهداري مي گردد.
در بعضی ازموسسات فرم رسید انبار مستقیم به امور مالی ارسال و در کاردکس حسابداری انبار ثبت می گردد و عملیاتی در انبار انجام نمی شود نمونه فرم رسید انبار مستقیم در شکل شماره 12 نشان داده شده است .
10- دريافت «ابزار آلات» از انبار
دريافت ابزار آلات از انبار مستلزم تكميل و ارسال فرم «ابزار آلات» از انبار مي باشد.
اين فرم براي استفاده ي موقت از ابزارآلات مورد استفاده قرار مي گيرد فرم رسيد ابزارآلات توسط متقاضي يا واحدمصرف كننده تكميل و به انبار ارسال مي گردد. فرم رسيد ابزار آلات معمولا در دونسخه تهي و به شرح زير توزيع مي شود:
نسخه اول در بايگاني انبار نگهداري مي شود.
نسخه دوم در بايگاني درخواست كننده ضبط مي گردد.
پس از عودت ابزارآلات به انبار نسخه ي اول از انبار دريافت مي شود. در مواقعي كه فقط قسمتي از ابزارآلات به انبار برگشت داده شود در اين صورت براي باقيمانده وسايل دريافتي فرم رسيد جديد صادر مي گردد . نمونه فرم "رسید ابزار آلات " در شکل شماره 13 نشان داده شده است .
11- فرم خروج كالا از موسسه
خروج كالا از موسسه مستلزم «صدور برگ خروج» مي باشد. اين فرم هنگام خروج از موسسه يا كارخانه بايد به نگهباني تحويل داده شود.
اين فرم در 4 نسخه به شرح زير تهيه و توزيع مي گردد.
نسخه اول - حسابداري
نسخه دوم- انبار
نسخه سوم- انتظامات
نسخه چهارم- درخواست كننده
هدف از تشكيل و ايجاد انبارها، چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش خصوصي، تأمين ونگهداري كالاهاي مورد نياز سازمان است و انبارداري به كليه فعاليتهاي مربوط به تهيه و نگهداري وسپس تحويل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب، اطلاق ميشود. وظايف انبارها در سازمان‌را ميتوان در سه بخش زير خلاصه كرد:
الف) برنامه‌ريزي و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نيازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همكاري و مساعدت در خريد و تأمين و تهيه كالاها و كنترل و دريافت كالاهاي‌خريداري شده.
ج) نگهداري كالا در انبار به نحو صحيح و تسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعملهاي سازمان.
انبارها را از دو جهت ميتوان مورد بررسي قرارداد، يكي از لحاظ فيزيكي نظير محل انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل كالاها در انبار، نور، ايمني و وسايل حفاظت كالاها و وسايل حمل و نقل و... وديگري سيستم اطلاعات انبار كه به طرح و گردش فرمها بنحوي كه اطلاعات به بخشهاي مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به كنترلهاي لازم در رابطه با كالاها مي‌پردازد.
منظور از سيستم اطلاعاتي انبار، ايجاد روشي نظام‌مند و منطقي براي اجراي عمليات مربوط به‌كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات ميباشد.
انبار بنا به نياز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و كاركنان آن در تماس و رابطه است. اين رابطه وتماس چه در مورد تحويل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداري حسابها و مبادله اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمي مبتني باشد نه مناسبات شخصي و دوستانه چرا كه اينگونه‌روابط، موجبات كندي كار و بروز اشتباهات را فراهم مي‌سازد. بديهي است در روابط متقابل، رفتارهاي‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسريع كارها خواهد بود ولي نبايد باعث ابهام در حسابها ومدارك و اسناد باشد.
در طراحي سيستم اطلاعات انبار بايستي توجه نمود كه آيا از قبل سيستمي وجود دارد يا خير، درصورت وجود سيستم، شناخت سيستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتي‌ترين فعاليتها محسوب‌مي‌شود. در اين گزارش وضعيت موجود انبار مركز به لحاظ جايگاه سازماني و شرح وظايف؛ نيروي‌انساني موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجوديهاي آن و نحوه چيدمان؛ سيستم كدگذاري كالاها؛ تجهيزات‌موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهاي مربوطه،... تشريح گرديده و كاستيها و محدوديتهاي آن تبيين‌مي‌گردد. بديهي است شناخت وضعيت موجود مبناي طراحي سيستم مطلوب مركز قرار خواهد گرفت‌كه در گزارشهاي آتي به آن خواهيم پرداخت.
1 ـ 2 ـ وضعيت موجود سيستم انبار در مركز:
وضعيت موجود سيستم انبار طي چند مرحله بازديد و مذاكره حضوري جداگانه با مسئول انبار،سرپرست تداركات و رئيس امور اداري مالي و در ابعاد مختلف شناسايي شده و به شرح زير تبيين‌مي‌گردد.
1 ـ 2 ـ 1 ـ جايگاه سازماني و شرح وظايف:
در ساختار سازماني مصوب مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران، فعاليتهاي مربوط به انبار در يك‌پست سازماني با عنوان انباردار و زير مجموعه اداره امور اداري و مالي، خلاصه ميگردد. هيچگونه‌شرح وظيفه‌اي از انبار، انباردار و يا مسئول انبار تدوين نگرديده و يا در دسترس مشاهده نمي‌شود و شرح‌وظايف انباردار بر اساس انتظاراتي كه بطور معمول و يا موردي وجود داشته توسط وي درك گرديده‌است.
1 ـ 2 ـ 2 ـ نيروي انساني موجود:
در حال حاضر يك نفر با تحصيلات ديپلم و بطور قراردادي، متصدي فعاليتهاي انبار ميباشد و لازم‌است آموزشهاي لازم در خصوص انبارداري و حسابداري انبار را طي كند. لازم به ذكر است علي‌رغم‌وجود دو پست حسابدار در كنار يك پست كارشناس مسئول امور مالي و يك پست حسابدار و امين‌اموال در اداره امور اداري و مالي، فعاليت حسابداري انبار بدون متصدي است و از انباردار انتظارمي‌رود.
1 ـ 2 ـ 3 ـ نوع انبار:
انبار مركز به لحاظ فرم ساختماني جزو انبارهاي پوشيده محسوب ميشود، ولي به لحاظ موقعيت‌فيزيكي و شرايط محيطي همچون نور، رطوبت، گردوغبار، نظافت، رفت و آمد و ايمني شرايط مناسبي‌ندارد.
1 ـ 2 ـ 4 ـ كالاهاي موجود در انبار و نحوه چيدمان آنها:
ترتيب عمده كالاهاي موجود در انبار را ملزومات اداري تشكيل مي‌دهد كه شامل ملزومات الكتريكي‌همچون كليد، لامپ مهتابي... و ملزومات رايانه شخصي و لوازم التحرير و مواد خوراكي و بهداشتي‌مي‌باشد. كليه اين ملزومات در دو بخش مصرفي و غيرمصرفي تقسيم بندي مي‌شوند. چيدمان اجناس‌موجود در انبار، خاصي نداشته و بر اساس فضاي موجود، كليه اقلام جايابي شده‌اند.
1 ـ 2 ـ 5 ـ سيستم كدگذاري كالاهاي انبار:
علي رغم وجود يك سيستم كدگذاري (طراحي شده توسط مشاور) كه براي هر كالاي ورودي به‌انبار، كدي مركب از 5 رقم در نظر ميگيرد، كليه كالاها بدون كد در انبار نگهداري شده و كد كالا در هيچ‌يك از فرمهاي گردش اطلاعات انبار ثبت نمي‌شود. لازم به ذكر است كارت انبار كالاهاي انبار در چهاردسته؛ برقي، خوراكي بهداشتي، لوازم التحرير، و لوازم كامپيوتر در كاردكس مربوطه تفكيك گرديده و به‌اين شكل تا حدودي كار جستجوي كارت سوابق كالا را تسهيل مي‌كند. (كد 5 رقمي ذكر شده نشان‌دهنده مصرفي يا غيرمصرفي بودن كالا، گروه كالا و نوع كالا در هر گروه است).
1 ـ 2 ـ 6 ـ تجهيزات موجود در انبار:
بجز چند قفسه انبار، هيچ گونه تجهيزات خاص انبارداري همچون پالت، نردبان دوپايه، تهويه‌مناسب و نيز علائم هشدار دهنده و ايمني و ملزومات مناسب جهت رفع خطر آتش سوزي بچشم‌نمي‌خورد. همچنين به جهت عدم مكانيزه بودن سيستم اطلاعات انبار، رايانه‌اي در انبار موجود نيست.
1 ـ 2 ـ 7 ـ فرايند درخواست كالا از انبار و تحويل آن:
بطور كلي فرايند درخواست كالا تا تحويل آن طي مراحل زير انجام ميشود:
1. درخواست كالا در 3 نسخه توسط واحد درخواست كننده تنظيم ميشود.
2. پس از تأييد مسئول واحد درخواست كننده، درخواست كالا به تأييد رئيس امور اداري‌و مالي رسيده و به انبار ارسال ميشود(كالاهايي كه سرمايه‌اي نبوده و زير 5000 ريال‌مي‌باشد، توسط واحد تأييد ميشود و تأييد رئيس امور اداري و مالي نياز نيست).
3. در صورت وجود كالا در انبار، انباردار كالاي درخواستي را به نماينده واحد تحويل‌مي‌دهد.
4. يك نسخه از فرم درخواست كالا به حسابداري ارسال ميگردد و يك نسخه آن در انباردر زونكن مربوطه به واحد متقاضي، بايگاني ميشود.
5. اطلاعات مربوط به ورود و خروج كالا از انبار در كارت انبار و دفتر سياهه انبار (فرم‌شماره15) توسط انباردار ثبت ميگردد.
6. در صورت عدم وجود كالاي درخواستي در انبار، انباردار موظف به صدور فرم‌درخواست خريد گرديده و فرم را براي كارپرداز ارسال مي‌كند.
7. گردش خريد كالا طي گرديده و كالاي خريداري شده همراه با فاكتور جهت صدور قبض‌انبار تحويل انبار ميگردد.
8. انباردار اقدام به صدور قبض انبار در 3 نسخه كرده و ضمن ممهور كردن قبض انبار به مهرانبار، 2 نسخه اول آن را به كارپرداز جهت تكميل مستندات اداري تحويل مي‌دهد ويك نسخه را در انبار بايگاني مي‌كند (در صورتيكه كالاي خريداري شده جزء اموال باشد، هر 3نسخه به كارپرداز تحويل ميشود و يك نسخه اضافي براي انبار تكميل ميگردد).
1 ـ 2 ـ 8 ـ فرمهاي مورد استفاده در سيستم فعلي انبار مركز:
گردش كارها و عمليات مربوط به سيستم انبار مركز، در قالب 7 فرم با عناوين زير انجام ميشود:
1. درخواست كالا از انبار
2. قبض انبار
3. درخواست خريد
4. كارت انبار
5. فرم برگشت كالا از واحدها به انبار
6. دفتر سياهه اموال
7. دفتر سياهه كتاب
1 ـ 2 ـ 9 ـ برنامه‌ريزي تأمين كالا:
در حال حاضر برنامه‌ريزي خاصي در تأمين كالاهاي مورد نياز انبار صورت
نمي‌گيرد. به بيان ديگرهيچ يك از كالاهاي انبار نقطه سفارش مشخص نداشته و طبق برنامه از پيش تعيين شده با درخواست‌انباردار تهيه و تأمين نمي‌شوند. البته در بعضي موارد خاص همچون تأمين اقلام مصرفي خوراكي مثل‌قند، تأمين بطور عمده و در مقاطع مشخصي از سال انجام مي شود.
1 ـ 2 ـ 10 ـ انبار گرداني:
انبارگرداني در مركز هر ساله توسط تيمي مركب از امين اموال، مسئول/متصدي انبار، و رئيس اموراداري و مالي جهت كسب اطمينان از صحت عمليات موجودي انبارها و جهت كشف و اصلاح‌تفاوتهاي موجود ميان مقدار واقعي موجودي و مانده كارتهاي انبار انجام ميشود.
1 ـ 3 ـ كاستيها و محدوديتهاي سيستم اطلاعات انبار در مركز:
در ادامه به نقائص و مشكلاتي كه در حال حاضر نسبت به وجود يك سيستم اطلاعات انبار مطلوب وكارا پيش روي مركز است مي پردازيم:
- شرح وظايف انبار و انباردار و چگونگي ارتباط آن با ساير واحدها همچون تداركات وحسابداري مدون نيست.
- انباردار آموزشهاي لازم در خصوص انبارداري ، حسابداري انبار و گزارشدهي انبار راطي نكرده است.
- انبار فاقد كاردكس مناسب است.
- كالاهاي انبار كدگذاري نشده است.
- جايابي كالاها در انبار مبتني بر نظم خاصي نيست.
- عدم وجود فهرستي از كالاهاي موجود در انبار.
- انواع كالاهايي كه بايد و يا مي‌توانند در انبار نگهداري شوند مشخص و مدون نيست.
- كارت حسابداري انبار در محل انبار و توسط خود انباردار مورد استفاده در حد كارت‌انبار دارد.
- عدم صدور حواله انبار كه خود مي‌تواند مبناي ثبت كارت حسابداري انبار بوده و درتعيين بهاي تمام شده فعاليتها نقش بسزايي ايفا نمايد.
- گردش كارهاي مربوط به انبار، از درخواست كالا گرفته تا مرحله تأمين آن و يا موارد ديگرهمچون درخواست خريد و يا برگشت كالا به انبار و يا مراحل انبارگرداني و... مدون‌نيست.
- وجود گردش كارهاي غير ضروري و يا تكراري در فرايند درخواست كالا از انبار همچون‌ارائه درخواست خريد به تداركات و هماهنگي تداركات با انبار.
- نقطه سفارش براي هيچ يك از كالاهاي موجود در انبار پيش‌بيني نشده است.
- حداقل موجودي و يا حداكثر موجودي مجاز كالاهاي موجود در انبار مشخص نيست.
- عدم وجود برنامه ريزي در خريد اقلام مورد نياز مركز كه موجبات خريدهاي مكرر و ياخريد بيش از نياز و ايجاد سرمايه راكد را فراهم مي سازد.
- گزارشهاي برنامه ريزي شده جهت ارائه به مسئولان يا ساير واحدها براي انبار پيش بيني‌نشده است.
- فرمهاي مورد استفاده در سيستم اطلاعات انبار ، كيفيت و كارائي لازم را ندارد.
- هيچ يك از فرمهاي مورد استفاده در سيستم اطلاعات انبار شماره سريال ندارد.
- از فرمها در چند رنگ كه موجبات تسهيل در انجام كار مي گردند استفاده نمي شود.
- فرمهاي درخواست كالا با شمارههاي مشابه براي واحدهاي متقاضي كالا ، امكان اشتباه‌در بايگاني سوابق و تحليلهاي مالي را فراهم مي سازد.(تنها نكته متمايزكننده فرمها درحال حاضر، جدا بودن زونكن مربوط به هر واحد است).
- عدم قيمت گذاري كالاهاي صادره از انبار به واحدها بر مبناي قيمت گذاري مشخص.
- عدم تحليل كارت حسابداري انبار به جهت شناسايي اقلام كم گردش و راكد.
- عدم شناسايي دوره گردش موجوديها.
- عدم اطلاع مسئولين از آمار و اطلاعات موجوديهاي انبار به علت عدم وجود سيستم‌پوياي تعيين موجوديها.
- مشخص نبودن تكليف كالاهاي معيوب برگشتي به انبار.
- ارزش كالاهاي موجود در انبار را بجز در مواقع انبار گرداني نمي توان انتظار داشت.
- عدم امكان محاسبه جمع ارزش كالاهاي مصرفي و غير مصرفي كه متعلق به پروژه‌خاصي بوده به عنوان بخشي از فعايتهاي حسابداري قيمت تمام شده.
- انبارگرداني انبار در مركز رويه مدوني ندارد.
- اتلاف وقت به هنگام انبار گرداني به علت نامنظم بودن انبار.
- اتكاء سيستم به افراد معين بجاي اتكاء به نظامي مشخص.
- عدم وجود يك سيستم رديابي و كنترل موجوديهاي انبار.
- نظارت لازم بر صحت انجام عمليات ثبت انبار صورت نمي گيرد.
- فردي به عنوان حسابرس داخلي و يا حسابرس انبار وجود ندارد.
- عدم وجود فضاي مناسب براي انبار.
1 ـ 4 ـ برخي الزامات قانوني در محاسبات عمومي اموال دولتي:
در اين بخش به برخي الزامات قانوني استخراج شده از فصل پنجم قانون محاسبات عمومي اموال‌دولتي در خصوص اموال منقول(اموالي كه نقل آن از محلي به محل ديگر بدون اينكه لطمه‌اي به آن واردآيد امكان پذير باشد) مي‌پردازيم. لازم به ذكر است در يك دسته‌بندي كلي اموال منقول به دو نوع اموال‌مصرفي و اموال غير مصرفي تقسيم مي شوند. همچنين اموالي كه به علت كمي قيمت، ارزش نگداري‌حساب اموالي ندارد مانند لوازم يدكي، در رديف اموال «در حكم مصرفي» محسوب مي شود. طبق‌قانون محاسبات عمومي كشور، محل نگداري اسناد اموال دولتي، اداره كل اموال دولتي وزارت اموراقتصادي و دارايي ميباشد.
ماده 106 - مسئوليت و حفظ و حراست و نگهداري حساب اموال منقول دولتي در اختياروزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي، با وزارتخانه يا مؤسسه دولتي استفاده كننده و نظارت‌و تمركز حساب اموال مزبور با وزارت امور اقتصادي و دارائي ميباشد.
در اجراي اين ماده وزارت امور اقتصادي و دارائي مجاز است در مواردي كه لازم‌تشخيص دهد به حساب و موجودي اموال وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي به طرق‌مقتضي رسيدگي نمايد و دستگاه‌هاي مزبور مكلف به همكاري و ايجاد تسهيلات لازم‌در اين زمينه خواهند بود و در هر حال رسيدگي و نظارت وزارت امور اقتصادي ودارائي رافع مسئوليت دستگاه‌هاي مربوط نخواهد بود.
ماده 107 - انتقال بلاعوض اموال منقول دولت از يك وزارتخانه يا مؤسسه دولتي ديگر درصورتيكه امكان‌پذير خواهد بود كه علاوه بر موافقت وزارتخانه يا مؤسسه‌اي كه مال رادر اختيار دارد موافقت وزارت امور اقتصادي و دارائي قبلاً تحصيل شده باشد.
ماده 110 - وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و شركتهاي دولتي مي‌توانند اموال منقول خودرا به طور اماني در اختيار ساير وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي و شركتهاي دولتي ومؤسسات و نهادهاي عمومي غير دولتي قرار دهند. در اين صورت وزارتخانه‌ها ومؤسسات دولتي و شركتهاي دولتي و مؤسسات و نهادهاي عمومي غير دولتي‌تحويل گيرنده بدون اين كه حق تصرفات مالكانه نسبت به اموال اماني مذكور داشته‌باشند مسئول حفظ و حراست و نگهداري حساب اين اموال خواهند بود و بايدفهرست اموال مزبور را به وزارت امور اقتصادي و دارائي ارسال و عين اموال را پس ازرفع نياز به وزارتخانه‌ها يا مؤسسه دولتي و يا شركت دولتي ذيربط اعاده و مراتب را به‌وزارت امور اقتصادي و دارائي اطلاع دهند.
ماده 112 - فروش اموال منقول وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي كه اسقاط شده و يا مازاد برنياز تشخيص داده شود و مورد نياز ساير وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتي نباشد، بااطلاع قبلي وزارت امور اقتصادي و دارائي و اجازه بالاترين مقام دستگاه اجراي ذيربط‌با رعايت مقررات مربوط به معاملات دولتي مجاز ميباشد. وجوه حاصل از فروش اين‌قبيل اموال بايد به حساب درآمد عمومي واريز شود.
مراجع:
1. اميرشاهي، منوچهر. اصول كارپردازي و انبارداري در سازمانهاي دولتي و مؤسسات توليدي. تهران:انتشارات مركز آموزش مديريت دولتی.
۲. یاراحمدی، احمد، اصول انبارداری، جزوه دانشگاهی
Data Warehousing Cycle TM
Typically neglected and given only lip service, data quality plays a critical part in successful implementation of a business intelligence and data warehousing solution. Knowledge of the company’s operational systems is often assumed and is predictably very unreliable. Expert users and application developers are always very surprised when confronted with the findings of the data discovery efforts. Data rarely complies with the supposed business rules of the organization. A complete Data Warehousing Cycle TM, as defined by EntrePro, contains the phases of: Learning, in which both the business and the data warehousing solution implementers are gaining insight into the operational systems and data, Requesting, during which the business prepares detailed requirements for the data warehouse and data marts, Building, in which the data warehouse is built, and Using, during which the business users and system administrators provide usability and performance feedback to the warehouse developers.
Traditional data warehousing process lacks the learning phase, and often starts towards the end of the requesting phase, meaning that the requirements are not well thought out, are put together in haste and without understanding its sources. In addition, the using phase does not provide a sufficient or meaningful feedback to the warehouse developers, resulting in aggravation of the original data quality/data consolidation problems.
EntrePro makes sure that during the learning phase of the Data Warehousing Cycle TM, the lack of data knowledge is overcome in order to properly define the requirements for the data warehouse in the requesting phase. The building phase requires careful implementation of several critical components of the system, including robust meta data, normalized consolidated data warehouse and de-normalized data marts. Finally, properly set up system monitoring components and customer satisfaction reviews allow the using phase to provide important feedback to the data warehousing solution developers. This phase enables the business to improve the decision support environment and to consider the next set of source systems for integration into the data warehouse.
All of the above phases are done with the members of the business community, as well as the technology community. EntrePro realizes that this is a critical step in understanding the business needs, not only during the requirements phase, but throughout the entire Data Warehousing Cycle TM
مطالب مشابه :
فرم درخواست صدور قبض پرداخت مالیات و عوارض
فرم درخواست صدور قبض پزداخت مالیات و عوارض ُ فرمی است که ژس از تهیه و تنظیم مالیات آن را
فرم های حقوقی ملکی ثبتی دادخواست کیفری - ایمیلی فوری
نمونه قبض رسید نمونه هایی از فرم گواهی عدم پرداخت قسمتی درخواست صدور گواهی موضوع ماده
مدارک لازم برای ثبت درخواست صدور سند
مدارک لازم برای ثبت درخواست صدور سند فرم تکمیل شده گواهی تعیین پرداخت قبض جریمه
خدمات تلفن ثابت
تکمیل فرم درخواست ارائه آخرین قبض تلفن پرداخت شده تکمیل فرم 20 ـ صدور قبض
بزودی دانلود نمونه فرمهای مراجع قضایی در زمینه های مختلف مدنی
فرم درخواست عدم پرداخت فرم اعسار از پرداخت محکوم فرم تقاضای صدور حکم ثبت
انبارداری
- صدور قبض انبار براساس اين مدارك، مبلغ كالا قابل پرداخت به فرم درخواست كالا در سه
اسناد و مدارک مثبته چیست
رسید پرداخت وجه : این فرم توسط بعد از تکمیل فرم درخواست کالا , قبض انبار,
انبــــارداری
- صدور قبض شده قابل پرداخت به موظف به صدور فرم‌درخواست خريد
برچسب :
فرم درخواست صدور قبض پرداخت